AVTALSBILAGA 1 KRAVSPECIFIKATION AV-PRODUKTER 2010 REFERENSNR SID 1 (9) KRAVSPECIFIKATION AV-PRODUKTER 2010, OMRÅDE II

Transkript

1 SID 1 (9), OMRÅDE II

2 2 INNEHÅLL OMRÅDE II PAKETLÖSNINGAR AVSEENDE KONFERENSPRODUKTER Rangordning eller förnyad konkurrensutsättning? Avrop genom rangordning Avrop genom förnyad konkurrensutsättning CE-märkning Paket Supportorganisation Beställning Beställningsbekräftelse Avbeställning Leveranstid Fel i leverans Utförande Utbildning Dokumentation Service & Åtgärdstider för fel... 9

3 OMRÅDE II PAKETLÖSNINGAR AVSEENDE KONFERENSPRODUKTER Detta område omfattar köp av kompletta konferenspaket, dvs. lösningar där både produkter och tjänster såsom leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, installation och service inkluderas. Köp av enstaka konferensprodukter innefattas inte utan sker på ramavtal avseende område IV. För att möjliggöra både 1. enkla, snabba avrop och 2. flexibilitet vid köp av konferensutrustning för att täcka det speciella behovet kommer de avropande organisationerna att kunna avropa dels vissa i förfrågningsunderlaget specificerade paket genom att vända sig till den högst rangordnade Leverantören, dels övriga paket genom förnyad inbjudan att lämna anbud riktad till Leverantörerna på ramavtalet (s.k. förnyad konkurrensutsättning). Rangordning tillämpas då samtliga villkor avseende avropet är fastställda i ramavtalet, dvs. avrop som omfattar de paket som specificeras med fullständiga krav i detta avsnitt (1.1). Förnyad konkurrensutsättning tillämpas då avropet avser andra, ej specificerade, paket som dock avser konferensutrustning (inklusive AV-möbler) och därtill hörande tjänster såsom rådgivning, utbildning, installation och service. TYP AV AVROP Paket enligt specifikation i avsnitt Köp av andra konferenslösningar än de specificerade i avsnitt AVROPSORDNING Rangordning Förnyad konkurrensutsättning RANGORDNING ELLER FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING? Val av avropsordning (rangordning eller förnyad konkurrensutsättning) sker på motsvarande grunder som redovisas ovan avseende område II (se Fel! Hittar inte referenskälla.) AVROP GENOM RANGORDNING Avropande myndighet/enhet tillfrågar den Leverantör som är rangordnad som nummer ett på ramavtalet. Om denne Leverantör inte svarar inom stipulerad tid enligt eller denne inte har möjlighet att leverera efterfrågade produkter får den avropande myndigheten/enheten tillfråga näste Leverantör i rangordningen osv.

4 AVROP GENOM FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING Den avropande myndigheten/enheten ska skicka ut en skriftlig förfrågan till samtliga Leverantörer på ramavtalet. I avropet ska följande anges: Svarstid (sista anbudsdag) skälig svarstid mot bakgrund av avropets omfattning Beskrivning av det behov som avropet avser täcka tillsammans med eventuella krav på ingående produkter och tjänster Leveranstid Utvärderingskriterier: pris procent, leveranstid 0-10 procent, lösningens funktionalitet och ändamålsenlighet procent. Exakt viktning anges i avropsförfrågan CE-MÄRKNING Samtlig utrustning ska uppfylla kraven och vara CE-märkt i enlighet med gällande normer och föreskrifter i Sverige avseende elsäkerhet PAKET TYPRUM 1 Antal deltagare: Takmonterad projektor ska uppfylla följande krav: Upp till 3,20 meters takhöjd med nedsänkt innertak på 2,50 meter Manuell projektionsduk ska monteras Projektor ska användas för visning av PC-bild/ljud/film 2. Ljudanläggning installeras med två aktiva högtalare I paketet inkluderas produkter, leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, kalibrering, installation och service i enlighet med vad som anges i detta förfrågningsunderlag. Produkter som ska ingå: projektor, projektionsduk, högtalare, stativ för projektor och tillhörande kablage. II Modell/artikelnummer på produkter som ingår i erbjudet paket: Projektor Takpendel/stativ Projektionsduk Högtalare Kablage Vägguttag NEC NP115 ARM 405L Draper Star 152x152 Edifier R1200T RGB 8C VGA kabel 10 m, 10 m audiokabel Vägguttag med VGA och ljud Thorsmann F80

5 TYPRUM 2 Antal deltagare: Takmonterad projektor ska uppfylla följande krav: Upp till 3,20 meters takhöjd med nedsänkt innertak på 2,50 meter Motorstyrd projektionsduk ska monteras framför och ovan digital skrivtavla Digital skrivtavla ska väggmonteras under och bakom projektionsduk Projektor ska användas för visning av PC bild/ljud/film 2. Ljudanläggning installeras med två aktiva högtalare 3. Styrsystem För styrning av samtlig ovanstående utrustning från en användarvänlig tryckkänslig skärm. 4. Bordsbrunn innehållande kablage för anslutning av portabel PC till konferensutrustningen. Skärmkabel, VGA/DVI och 3,5 mm ljudkontakt. Bordsbrunnen ska dessutom utrustas med minst två IP-uttag, RJ-45 och två jordade 230 v uttag. I bordsbrunnen ska finnas plats för nätadaptrar till PC och överskottskablage så att minimalt med kabel finns på bordet under möte. I paketet inkluderas produkter, leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, kalibrering, installation och service i enlighet med vad som anges i detta förfrågningsunderlag. Produkter som ska ingå: projektor, projektionsduk, digital skrivtavla, högtalare, bordsbrunn, takstativ för projektor och tillhörande kablage/kanaler. II Modell/artikelnummer på produkter som ingår i erbjudet paket: Projektor Takpendel/stativ Projektionsduk Digital skrivatavla Ebeam Högtalare Styrsystem Bordsbrunn Golvkanal Kablage NEC NP310 ARM 405L Euroscreen Connect 150x150 med motor Whiteboard 2000 x 1230 mm Interaktiv digital skrivtavla för anslutning mot dator Edifier R1900T RTI RK2 touchskärm komplett Götesson, enligt spec. Anslutning mellan vägg och bord RGB 8C VGA kabel 10 m, 10 m audiokabel, 10 m video/ljud kabel Styrkablage x2,

6 TYPRUM 3 Antal deltagare: minst 9 st 1. Takmonterad projektor ska uppfylla följande krav: Upp till 3,20 meters takhöjd med nedsänkt innertak på 2,50 meter Motorstyrd projektionsduk ska monteras framför och ovan digital skrivtavla Digital skrivtavla ska väggmonteras under och bakom projektionsduk Projektor ska användas för visning av PC bild/ljud/film 2. Ljudanläggning installeras med två aktiva högtalare. 3. Styrsystem För styrning av samtlig ovanstående utrustning från en användarvänlig tryckkänslig skärm. 4. Bordsbrunn innehållande kablage för anslutning av portabel PC till konferensutrustningen. Skärmkabel, VGA/DVI och 3,5 mm ljudkontakt. Bordsbrunnen ska dessutom utrustas med minst två IP uttag, RJ-45 och två jordade 230 v uttag. I bordsbrunnen ska finnas plats för nätadaptrar till PC och överskottskablage så att minimalt med kabel finns på bordet under möte. Inkluderar produkter, leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, kalibrering, installation och service i enlighet med vad som anges i detta förfrågningsunderlag. Produkter som ska ingå; projektor, projektionsduk, digital skrivtavla, högtalare, bordsbrunn, takstativ för projektor och tillhörande kablage/kanaler. II Modell/artikelnummer på produkter som ingår i erbjudet paket: Projektor Takpendel/stativ Projektionsduk Digital skrivatavla Ebeam Högtalare Styrsystem Bordsbrunn Golvkanal Kablage NEC NP410 ARM 405L Euroscreen Connect 180x180 cm med motor Whiteboard 2000 x 1230 mm Interaktiv digital skrivtavla för anslutning mot dator Edifier R1900T RTI RK2 touchskärm komplett Götesson, enligt spec. Anslutning mellan vägg och bord RGB 8C VGA kabel 10 m, 15 m audiokabel, 15 m video/ljud kabel Styrkablage x 2, Linjekabel ljud

7 SUPPORTORGANISATION Kontaktperson för frågor som gäller stöd för den avropsberättigade myndigheten/enheten ska vara den av Leverantören utsedda samordningsansvarige. Samordningsansvarig person ska kunna nås via ett av Leverantören tillhandahållet direktnummer och e-post och vara tillgänglig på vardagar Leverantören ska tillse att det finns resurser som kan träda i dennes ställe vid de tillfällen denne inte kan nås inom skälig tid. Den samordningsansvariga personen ska fungera som länk mellan den avropsberättigade myndigheten/enheten och tekniker hos Leverantören för frågor som rör produkter och tjänster som omfattas inom detta område. Utöver ovan beskrivna resurs, ska Leverantören vid genomförandet av uppdraget ha en adekvat organisation avseende enklare supportfrågor av allmän karaktär (kundtjänst). Supportorganisationen ska kunna tillhandahålla hantering av frågeställningar med anknytning till området såsom reklamationer, beställningshantering, ärenden avseende slutsålda varor, garantiärenden, telefonsupport samt ha en rutin för felanmälningar. Kundtjänsten ska vara tillgänglig på vardagar Kundtjänsten ska kunna nås via telefon, e-post, fax och post. Samtliga inkommande frågor ska behandlas med skyndsamhet. Väntetid vid telefonkontakt ska ej överstiga tio (10) minuter BESTÄLLNING Vid förnyad konkurrensutsättning sker beställning 11 dagar efter att meddelande om tilldelning av kontrakt avsänts till samtliga Leverantörer på ramavtalet. Vid avrop genom rangordning sker beställning genom den avropande myndighetens/enhetens beställningsskrivelse till Leverantören. Beställning ska kunna göras via fax, e-post och traditionell post BESTÄLLNINGSBEKRÄFTELSE Leverantören ska efter mottagen beställning skriftligen senast inom två arbetsdagar översända en beställningsbekräftelse som bekräftar avropet till den avropsberättigade myndigheten/enheten. Bekräftelsen ska innehålla: specifikation för beställda produkt/-er antal leveransdag och eventuella restorder total orderkostnad (exklusive mervärdesskatt) AVBESTÄLLNING Avropande myndighet/enhet ska ha möjlighet att avbeställa en beställning av lagerförda produkter kostnadsfritt fram till dess beställningen avsänts för leverans. Med lagerförda produkter avses produkter som normalt finns i lager och ingår i Leverantörens ordinarie sortiment, dvs. ej beställningsvara. Detta gäller också eventuella restorder. Om avbeställningen nekas på grund av att beställningen redan avsänts för leverans ska detta styrkas av Leverantören.

8 LEVERANSTID Produkterna ska vara den avropande myndigheten/enheten tillhanda senast tio (10) arbetsdagar efter myndighetens/enhetens beställning, såvida inget annat överenskommits mellan avropande myndighet/enhet och Leverantören. Om installation ingår i avtalat åtagande ska även installationen vara slutförd senast denna tid FEL I LEVERANS Felaktiga levererade produkter ska kunna returneras utan kostnad för den avropande myndigheten/enheten. Med felaktig leverans avses leverans som ej överensstämmer med avropsavtalet UTFÖRANDE Kabeldragning ska utföras på ett ändamålsenligt och funktionellt sätt. Leverantören ska vid kabeldragningen ta hänsyn till rummets utformning och beskaffenhet och säkerställa att arbetet genererar ett diskret och stilrent resultat. Leverantören ska vid kabeldragning i möjligaste mån använda sig av befintliga kabellister och andra lösningar. Leverantören ska kalibrera utrustningen i den mån detta krävs för att uppnå optimal funktionalitet. Leverantören ska regelbundet informera om programvaruuppgraderingar och deras eventuella påverkan på leverad utrustning UTBILDNING Leverantören ska i samband med slutförd installation erbjuda en introduktionsutbildning avseende produkternas funktion och användningsområde. Utbildningen ska vara kostnadsfri för den avropsberättigade myndigheten/enheten under förutsättning att maximalt fem deltagare från den avropsberättigade myndigheten/enheten närvarar vid ett utbildningstillfälle under maximalt 3 timmar. Utbildningen ska ske hos den avropande myndigheten/enheten om inte annat överenskommits mellan den avropande myndigheten/enheten och Leverantören. Den representant hos Leverantören som genomför utbildningen ska ha för ändamålet relevant kompetens och erfarenhet. Introduktionsutbildningen ska inbegripa genomgång av berörda produkter och resultera i att deltagarna ska kunna använda produkterna på ett sätt som täcker myndighetens/enhetens behov. Utbildning ska utöver introduktionsutbildningen på anmodan av den avropsberättigade myndigheten/enheten även kunna äga rum under avtalstiden efter avrop. Möjligheten till sådan extrautbildning utformas vid förnyad konkurrensutsättning som en option i avropet DOKUMENTATION Leverantören ska i samband med leverans tillhandahålla manualer som i huvudsak är författade på svenska innefattande instruktioner för användandet av produkterna. Undantagsvis kan tekniska beskrivningar på annat språk än svenska, företrädesvis på engelska, godtas under förutsättning att det är allmänt vedertaget i branschen att de är på annat språk än svenska.

9 9 Vid leverans ska Leverantören tillhandahålla en lättförståelig uppstarts- och användandemanual inbegripande alla de delar som krävs för användandet. Manualen ska innefatta en steg för steg instruktion som användaren kan följa för att brukande av produkten och eventuella tillhörande tjänster. Manualen ska vara på svenska och vara särskilt anpassad till den specifika levererade utrustningen. Leverantören ska på anmodan av avropande myndighet/enhet tillhandahålla övrig dokumentation och specifikation av levererad utrustning såsom inkopplingsinstruktion, scheman och andra ritningar som beskriver hur levererad utrustning kopplats samman SERVICE & ÅTGÄRDSTIDER FÖR FEL Mjukvaruuppgraderingar i form av felrättning och reparation/utbyte av hårdvara ska ingå under garantitiden. Funktionsfel ska vara avhjälpt inom fem (5) arbetsdagar från inkommen felanmälan. Tid mellan kl dag före helgdag och kl efterföljande vardag räknas inte in i åtgärdstiden. Inkommer felanmälan efter kl på vardag räknas felanmälan inkommen efterföljande vardag kl I det fall anmält fel ej är avhjälpt inom denna tid utgår vite om 500 kr, dock maximalt 10 procent av inköpspriset för den felaktiga produkten, för varje påbörjad timme under ordinarie arbetstid (vardagar ) som felet kvarstår. Om Leverantören tillhandahåller en likvärdig ersättningsprodukt under åtgärdstid som överstiger 24 timmar, utgår inget vite efter den tid då ersättningsprodukt kan tas i bruk. Inga kostnader i samband med tillhandahållande av ersättningsprodukt får påföras avropande myndighet/enhet. Leverantören ska därutöver ha en organisation som möjliggör att funktionsfel ska vara avhjälpt inom 24 timmar från inkommen felanmälan. Sådant serviceavtal ska kunna avropas vid tillämpning av förnyad konkurrensutsättning. Produkt som visar sig vara defekt vid leverans ska utbytas omgående mot produkt som uppfyller avtalat åtagande utan kostnad för avropande myndighet/enhet. Alla inkommande felärenden ska registreras i ärendehanteringssystem. II Redovisning av service- och supportavtal som kan tecknas som komplement till garantin Verifiering av service och åtgärdstider. Alla funktionsfel inom garantitiden skall vara avhjälpta inom 5 arbetsdagar. Felanmälan lämnas via mail eller telefon. Telefonsupport är tillgänglig vardagar mellan Beroende på felets art kommunicerar serviceavdelningen en åtgärdsplan mot uppgiftslämnaren, vilket innefattar ärendenummer, kontaktperson och tidplan för felavhjälpan. Serviceavtal med större tillgänglighet och snabbare inställelsetid finns redovisade nedan. Samtliga serviceavtal koordineras av DAV Partners serviceavdelning och hanteras praktiskt av våra underleverantörer, som med en geografisk spridning, garanterar kundens önskemål om inställelsetid.