MÖTESPROTOKOLL. Styrelsemöte, Sektionen för Industriell Ekonomi

Transkript

1 Styrelsemöte MÖTESPROTOKOLL Styrelsemöte, Sektionen för Industriell Ekonomi Tid: , kl Plats: Styrelserummet, M-huset Närvarande Svante Nyman (Ordf), Elin Håkansson (Vice ordf), Hanna Krokström (Admin), Emil Persson (Kassör), Elin Söderberg (SRI ordf), John Scherrer (Ivent ordf), Filip Östlund (AU ordf), Astrid Petersson (AlumnI-ordf), Filippa Fritz (InUtI-ordf), Sofia Tenerz (Sexmästare), Abtin Salahshor (Info-ordf), Hedda Malmström (Image/Design), Andreas Norrman (Inspektor), Erik Hansson (Suppleant revisor), Carl Göransson (Pryl General), Victoria Ahlqvist (TackI), Emelie Craft (TackI), Anders Lundqvist Persson (Kårkontakt), Marcus Petersson (Kårkontakt), Erik Jacobsson (Seniors) Ärenden: 1. Mötet öppnas 2. Val av mötesordförande Svante Nyman väljs till mötesordförande 3. Val av mötessekreterare Hanna Krokström väljs till mötessekreterare 4. Val av justerare Emil Persson väljs till justerare 5. Godkännande av dagordning och mötets utlysande 6. Föregående mötesprotokoll 7. Kåren rapporterar a. Aktsam - Pubenpuben imorgon onsdag 9/3 b. Pedell - Enkät om Kårhuset i Kårnytt. Svara gärna på denna och kom med idéer! c. InfU - Påminnelse om enkäten gällande Kårens transparens och kommunikation d. Ansökan för två nya projektgrupper för webbutveckling har öppnat. Det är en projektgrupp som kommer att arbeta med utveckling av hemsidan och en projektgrupp som kommer att utveckla ett nytt intranät. e. Valberdningen - Ansökan har öppnat på nytt för några poster - in och nominera! f. Styrelen- Får gärna gå på Kårstyrelsens styrelsemöten, varannan tisdag. Om intresse finns för att delta så säg bara till så ges tillgång till anmälningslänken. 8. Seniors rapporterar a. Vad? Uppdatering kring pågående projekt. Sida 1 av 6

2 Styrelsemöte i. Vilka projekt är igång? Hur är status på dessa projekt? Behövs input på något? 1. Husfondsutredningen kommer vara klar till helgen. 2. Namn och postbeskrivningsprojektet är igång. Förhoppningsvis är ett förslag klart till VT-mötet, detsamma gäller för Tackprojektet. 3. Möte för Kassörsprojketet är spikat. 9. Husstyrelsegruppen rapporterar a. Vad? Uppdatering kring vad som görs för situationen, lokalerna och begränsningarna. i. Situationen : 1. Möte med PLI under förra veckan, situationen förklarades och diskuterades. a. Representant från PLI kommer vara med på mötena 2. Framtida handlingsplan är uppsatt a. Ytterligare en representant i Husstyrelsen, som kan representera studenternas studiesituation exempelvis från PLI. ii. iii. Pågående arbete 1. Utredning av lokalsituation a. Potentiella lokaler: Rådet samt ledigt gallerförråd. Väntar härnäst 1. Möte med Bengt, Husprefekt 2. Möte med Vice kårordförande och Björn Sanders. 3. Möte med rektorn för LTH 10. Ekonomi a. Kassören rapporterar i. Budgetposten för bankavgifter (Overheadkostnad) är i nuläget överskriden med kr, pga många internationella betalningar, som medför en extra kostnad. Emil kommer föra en dialog med de utskott som använder sig av internationella betalningar, för att undersöka om detta kanske ska läggas in i respektive utskotts budget. ii. Vid betalning med izetttle tar izettle ut en avgift på 1,5%, vilket inte är inräknat i den nuvarande budgeten. Som utskott måste man därför tänka på att det vid betalning försvinner 1,5% när man tar in betalning via izettle. Ökad tydlighet kommer att göras i budgetsättning inför nästa år. b. Äskningar i. Äskning för sångböcker (Carl Göransson) ( Bilaga 1 ) 1. Diskussion : a. Höga kostnader när man beställer få exemplar. Tryckeriet vill inte sälja färre än 400 stycken, på grund av att styckkostnaden per bok blir hög. b. Äskningen kommer behandlas som ett överskridande av budgetposten och äskningen avser därmed överskridandet på i kr. c. Detta beslut påverkar årets resultat så att risken för negativt resultat ökar. Sida 2 av 6

3 Styrelsemöte Beslut: Äskningen godkänns i sin helhet. Emil och Svante kollar vidare på hur man bäst bokför kostnaden och om den eventuellt ska periodiseras över flera år. ii. Uppdaterad äskning för Wordpresstema (Anton Nystedt) ( Bilaga 2 ) 1. Beslut: Äskningen godkänns i sin helhet. iii. Äskning för kniv till kökskvarn (John Felix Abrahamsson) ( Bilaga 3 ) 1. Beslut: Äskningen godkänns i sin helhet, i enlighet med per capsulam beslut. 11. TackI a. Vad? Planeringen och bokningar inför tackresan är i full gång. Projektgruppen skulle gärna vilja vet hur vi ställer oss till följande frågor gällande budgeten: i. Överskridande, exempelvis på grund av ett större antal deltagare eller andra kostnader ii. Att alkohol ingår till sittningen b. Diskussion: i. Överskridande av budget (Budget: kr) 1. Presentation av Worst case -scenario a. Om 150 stycken personer kronor. b. Schema i. Hemlig aktivitet ii. Busskostnader cirka kr om man lyckas nyttja Kårens rabatt iii. Middag (+ev ett glas vin) + frukost iv. Hemligt boende 2. I dagsläget 106 stycken anmälda. Kostnader för boende, mat och bussar beror på antalet deltagare och är därmed osäkert. 3. Förra året kostade tackresan kr och dåvarande budget var kr. Antal deltagare var ca 120 st. 4. Bör vara försiktiga med att överskrida budget. Risken för ett negativt resultat i år ökar, vilket innebär att man måste ta av sparade pengar för att täcka upp detta. Det i sin tur begränsar Sektionens verksamhet i framtiden. 5. Om det inte går att genomföra tackresan enligt planering finns det en alternativ lösning. 6. På Kåren får budget inte överskrida mer än 50 % för den totala ramen för budgetposten. Kan vara bra att i framtiden ta ett beslut kring vilka budgetöverskridande styrelsen får godkänna. ii. Alkohol till sittningen 1. I budget ingår ett glas vin till middagen. Denna kostnad ligger på kr av budgeten beroende på antal deltagare. Om budget överkrids kanske detta bör vara något som dras in på. Dock skulle detta kunna bidra till en finare stämning vid middagen. c. Resultat: i. Budgetöverskridande Sida 3 av 6

4 Styrelsemöte Alla funderar vidare och beslut tas via Per Capsulam imorgon, efter sista anmälningsdag, då vi vet hur stort ett potentiellt överskridande skulle bli utifrån antalet deltagare. ii. Alkohol till sittningen 1. Om det finns risk för budgetöverskridande bör posten tas bort, men beslut tas imorgon via Per Capsulam. 12. Ökad transparens på Sektionen a. Vad? Under föregående veckors styrelsemöten diskuterades att många utskott och grupper har dålig koll på Styrelsens verksamhet och vad de andra utskotten och grupperna på Sektionen arbetar med. Inför veckans styrelsemöte ska alla ha funderat på och diskuterat i sina utskott hur detta kan arbetas med och förbättras. Se gärna föregående mötesprotokoll för förslag och länkar till tidigare utvärderingar. b. Frågor att ta ställning till: i. Vad kan vi göra för att ytterligare öka transparensen från Styrelsen ut mot sektionens medlemmar? 1. Vilka av förslagen nedan vill och kan vi ta vidare? ii. Vad kan vi göra för att ytterligare öka transparensen mellan olika utskott och grupper? 1. Vilka av förslagen nedan vill och kan vi ta vidare? c. Förslag från föregående möte i. Styrelsen utskotten/sektionen: 1. Styrelsen rapporterar i UoG blir gemensamt ansvar. Alla skriver där upp punkter eller information som bör tas vidare ut i utskotten och undergrupper. Det finns då möjlighet att lägga till information från händelser från styrelsemötet. 2. Alla utskottsordförande ska ha en stående punkt på dagordningen är Styrelsen rapporterar baserat på det som står i UoG rapporterar. 3. Dagordning och mötesprotokoll från Styrelsen till alla i ansvar@isek.se 4. Använda Veckobrevet i större utsträckning för att sprida information. 5. Öppet och marknadsfört styrelsemöte med gofika i ett klassrum! 6. Övriga förslag som inkommit efter möten i utskotten? ii. Utskott Utskott: 1. Göra UoG tillgängligt för alla aktiva 2. Övriga förslag som inkommit efter möten i utskotten? iii. Diskussion: 1. Bör ta i beaktning att det blir fler mail om dagordning och mötesprotokoll skickas ut till ansvar. Kanske bättre att upplysa om att protokollen finns på hemsidan? Kan också bli lite kaka på kaka då protokollet kommer ut i Veckobrevet 2. Ge fler möjlighet att vara med och komma på mötet. 3. Det är skillnad på att få ett mail till sin ansvarsmail och på att få det till sin privata mail. iv. Reslutat: Styrelse Sektion Sida 4 av 6

5 Styrelsemöte Styrelsen rapporterar blir gemensamt ansvar. Svante samlar upp och ser till så att den verkligen fylls i. Detta kommer sedan tas vidare till utskotten. I samband med styrelsemöte genomgås rapporteringen och knyts ihop. 2. Mötesprotokoll kommer fortsätta att skickas ut i Veckobrevet. 3. Skicka ut kallelse och dagordning samt mötesprotokoll till ansvar@isek.se, med förtydligande kring var det står vilka som är kallade till mötet. 4. Ha ett öppet styrelsemöte. Svante, Elin och Emil kommer att dra i detta Utskott Utskott 5. Uppmana folk att läsa igenom Utskott och grupper rapporterar. Rapporten skulle till exempel kunna skickas ut med en kallelsen till utskottens grupper. a. Fundera vidare kring hur detta skulle förmedlas till alla sektionens medlemmar. 6. Använda Sektionens Instagram mer. 7. Uppmana medlemmar att höra av sig och gå på andra utskotts lunchmöten 13. Projektforum I-sektionen a. Vad? Hur kan vi utnyttja och arbeta med denna kommunikationskanal den nästkommande läsperioden? Finns det några kommande projekt som kan vara aktuella att utlysa i gruppen? Känner alla till dess funktion? b. Reslutat: Bordläggs till nästkommande möte 14. Övrigt a. Skåp utanför Styr i. Vad? Kolla vem som äger skåp utanför Styr. Används alla skåp i dagsläget? ii. Resultat: Bordläggs till nästkommande möte. b. Tankar kring Vice kassör i. Vad? Ett pågående projekt är utvärdering av Vice Kassör. Om någon har några input eller tankar kring detta så hör av er till Emil. ii. Resultat: Emil ska ha möte med Seniors efter tentorna och vill gärna ha input innan dess. c. Kaffekokare tillgänglig under tentavekan i. Vad? Ett förslag att under tentaveckan placera kaffekokaren i Svantes skåp, för att ge möjlighet för sektionsmedlemmar att koka kaffe har kommit fram. Svante förklarar konceptet och styrelsen tar ställning samt ger input. ii. Diksussion 1. Svante presenterar idé. iii. Resultat: Svante sätter detta i verket och sprider information. d. Påminnelse i. Vad? Glöm inte att fylla i Utskott och grupper rapporterar och påminna era undergrupper om att fylla i rapporten. Dokumentet är ett bra och enkelt sätt att få ta del av varandras verksamheter och få en ökad medvetenhet kring olika projekt som är pågång. Sida 5 av 6

6 Styrelsemöte Kommande möten a. Nästa Styrelsemöte: kl 12 tisdagen den 22:a mars, 2016 b. Kvällsmöte: kl 17 måndagen den 21:e mars, Mötet avslutas 17. Action Points a. Emil och Svante kollar vidare på hur äskningen för sångböcker skall behandlas gällande årets budget. b. Svante, Elin och Emil kommer att dra i planering av ett Öppet styrelsemöte c. Svante sätter kaffe i tentaveckan -projektet i verket. Hanna Krokström Mötessekreterare Emil Persson Justerare Sida 6 av 6

7 VT16 Datum: Ansvarig: Carl Göransson Mobilnummer: Mailadress: Utskott/grupp/post: Ändamål: Prylet Inköp av sångböcker till sektionen. Tanken är att de ska räcka till de tre kommande årens nollningar + ströförsäljning. Det senaste gångerna sångboken gjorts om har det varit med tre års mellanrum och när jag pratade med Ingrid räknade hon med att trenden borde fortsätta med den här boken. I och med att det är en ny upplaga av sångboken räknar vi med att det kommer finnas visst intresse för sångboken, särskilt kring sångboksinsjungningen. Vi räknar med att sälja kanske 20 stycken då. Varje nollning går det åt 100+ sångböcker. Detta leder till att om boken ska användas de tre kommande åren måste minst 300 exemplar köpas in. Anledningen till att vi har äskat för 400 stycken är att styckpriset då blir lägre än vid inköp av 300 stycken samt att vi då kan garantera att böckerna kommer räcka till 3 nollningar. Jag var inte med när budgeten lades förra året men som jag uppfattat det så kom summan kr ifrån en överslagsräkning på 300 ex multiplicerat med säljpriset för en sångbok då(60 kr). Man tog alltså inte i beaktning för vad inköpspriset var utan enbart vad vi sålde den för vilket kan ha gett ett missvisande resultat - vissa produkter kan vi sälja billigare eftersom andra produkter väger upp deras kostnader. Värt att nämna är att ett inköp på 400 böcker till ~ kr skulle ge en kostnad på ~66 kr per bok. Jag har inte en exakt siffra på hur många böcker vi skulle kunna få för den budgeterade summan men enligt Hedda Malmström, som är den som har kontakt med tryckeriet, skulle vi inte få särskilt många böcker för det priset vilket skulle ge en orimlig kostnad per bok. Klichékostnad är kostnaden för verktyget man använder för att prägla framsidan. Budget: Pris för 300 exemplar exkl. moms: kr Pris för följande 100 exemplar exkl. moms: kr Klichékostnad exkl. moms: kr Fraktkostnad exkl. moms: kr Momssats: 6% Totalt: kr Kostnader utöver äskningsbeloppet kommer att täckas av Prylets budgetpost för sångböcker som ligger på kr. Summa som äskas: kr , Lund Sida 1 av 3

8 VT , Lund Sida 2 av 3

9 VT16 Följande uppgifter fylls i av Kassören för Datum för beslut: Äskningen godkänns med summan: Äskningen avslagen Motivering till beslut: Signatur (Kassör: Emil Persson): , Lund Sida 3 av 3

10 VT15 Datum: Ansvarig: Anton Nystedt Mobilnummer: Mailadress: Utskott/grupp/post: Webbmästare Ändamål: Sektionens hemsida håller som bekant på att göras om, både till struktur och utseende. Utseendet är väldigt enkelt att anpassa, men när det kommer till struktur är det viktigt att ha ett bra grundtema att utgå ifrån. Därför har vi i WebbI letat efter ett tema som skulle kunna strukturera upp isek.se på ett sätt som gör att man inte vill slänga ut datorn genom fönstret i jakt på, till exempel, en äskningsmall. WebbI äskar alltså för wordpress-temat The7, som uppfyller detta krav. Temat är dessutom inte begränsat till en hemsida utan skulle kunna användas till flera sidor. Det skulle till exempel fungera utmärkt som mall för isek.se/inka då dess conference-version passar ett event som INKA väldigt bra. Budget: Korrigerat pris sedan första äskning: Wordpress-temat The7: 78$ eller kr efter skatt och hanterings avgifter (vid en dollarkurs på 8.62kr). ( ) Billigare alternativ: Blankslate är gratis (hittas på Summa som äskas: 673 kr (78$) , Lund Sida 1 av 2

11 VT15 Följande uppgifter fylls i av Kassören för Datum för beslut: Äskningen godkänns med summan: Äskningen avslagen Motivering till beslut: Signatur (Kassör: Emil Persson): , Lund Sida 2 av 2

12 VT15 Gör så här: 1. Fyll i och spara filen som pdf. 2. Låt filnamnet ha följande format: Äskning <Datum> <För - och efternamn> <Kort och kränfull beskrivning av äskningen> Exempel: Äskning Emil Persson Skrivmaskin till styrelserummet 3. Bifoga filen i ett mail till presidie@isek.se. Hör av er till er utskotts- eller gruppordförande vid frågor. Tack för hjälpen! Datum: Ansvarig: John Felix Abrahamsson Mobilnummer: Mailadress: Utskott/grupp/post: Ändamål: kallaren@isek.se Källaren Äskning från skadefonden (eller den fond som täcker skador på sektionens utrustning) för borttappad kniv till sektionens köttkvarn Budget: Skadefonden? Summa som äskas: 198 kr , Lund Sida 1 av 2

13 VT15 Följande uppgifter fylls i av Kassören för Datum för beslut: Äskningen godkänns med summan: Äskningen avslagen Motivering till beslut: Signatur (Kassör: Emil Persson): , Lund Sida 2 av 2