Expertgruppen för informationsförsörjning och resursdelning Tisdag 4 september, 2012

Transkript

1 ANTAL SIDOR 1(12) Expertgruppen för informationsförsörjning och resursdelning Tisdag 4 september, 2012 Närvarande: ordförande: Madelein Enström Gunilla Eldebro (adjungerad) Anna Gustafsson Chen Ilona Johansson Tommy Johansson Jenny Lorentzi Eva Matsson Monica Moberg Adam Nilsson Lotta Trosell Svender Gunni Öberg Britt Sagnert, sekr. Dessutom närvarande: Elin Lucassi, KB, 11 Anna Lundén, KB, 11 Johanna Olander, KB, 12 1 Mötet öppnas Ordföranden hälsade gruppens medlemmar välkomna till mötet. Ilona Johansson, FMV:s bibliotek, ny representant för specialbiblioteken, presenterades.

2 ANTAL SIDOR 2(12) 2 Föregående mötes protokoll Föregående mötes protokoll godkändes och lades till handlingarna. 3 Presentation av FMV:s bibliotek Ilona Johansson, FMV:s bibliotek, gav en presentation av biblioteket för gruppens medlemmar. På biblioteket arbetar en grupp om fyra personer med Ilona som ansvarig. FMV anskaffar försvarsmateriel till Försvarmakten m.fl. myndigheter. Biblioteket har ordinarie verksamhet med bl.a. förvärv, katalogisering, fjärrlån, tidskriftshantering och informationssökningar på uppdrag. FMV:s egna publikationer katalogiseras i Aleph, bibliotekets lokala katalogsystem. Biblioteket har ett tidskriftsrum för besökare medan samlingarna i övrigt är placerade i magasin. Till de offentliga publikationerna hör bl.a. forskningsrapporter och militära handböcker. Biblioteket kan besökas efter överenskommelse. Länk till FMV:s bibliotek 4 Nya rekommendationer för fjärrlånesamarbetet Eva Matsson, Västerås stadsbibliotek och Tommy Johansson, Linnéuniversitetet, har tagit fram ett genomarbetat förslag till uppdatering och revidering av nuvarande riktlinjer med utgångspunkt från gruppens diskussion vid expertgruppsmötet i maj. Förslaget gav underlag till fortsatt diskussion vid mötet. Begreppet fjärrlån analyserades. Vid sidan om det nationella fjärrlånesamarbetet finns idag regionala lånesamarbeten som stöds av regionala samkataloger. I fjärrlåneutredningen finns förslag till nya definitioner för olika typer av fjärrlån mellan bibliotek: internationella lån, nationella lån, lokala lån respektive Sverigelån (lån mellan användare och andra bibliotek än det

3 ANTAL SIDOR 3(12) lokala), se sid 60 i utredningen: Lätt att hitta- lätt att låna. En utredning om bibliotekens fjärrlån. Annette Johansson, AnnJo Konsulteri, Nils G Storhagen, New Logistics Institute AB. (Januari 2010). Expertgruppen har anledning att analysera utredningens förslag till nya definitioner i ett senare sammanhang. I nuläget anser gruppen att begreppet fjärrlån tills vidare kan finnas kvar i rekommendationerna i likhet med motsvarande riktlinjer/ rekommendationer i våra grannländer. Det inför mötet framtagna förslaget innehåller en punktlista med rekommendationer samt resonerande textavsnitt som ger en bakgrund och belyser olika aspekter av fjärrlånesamarbetet m.m. Gruppen ser det som värdefullt med en fördjupning kring vissa punkter för att skapa samsyn biblioteken emellan och ett gemensamt förhållningssätt. Kollegorna på landets bibliotek är främsta målgrupp för rekommendationerna. De kan ge underlag och stöd när fjärrlåneservice diskuteras inom den egna organisationen, med uppdragsgivare etc. Rekommendationerna kommer att ligga fritt tillgängliga på webben att läsas av professionella, bibliotekens användare och övriga intressenter. De bör därför kännetecknas av tydlighet och transparens. Bibliotekens varierande prissättning av fjärrlånetjänster såväl inom den egna bibliotekssektorn som mellan olika bibliotekstyper diskuterades. Som ett av skälen till detta brukar anges bl.a. det faktum att biblioteken har olika huvudmän. Gruppen konstaterade att en skiftande prissättning för samma typ av tjänster leder till en ojämn biblioteksservice och otydlighet gentemot användaren. Det framtagna textförslaget till rekommendationer kommer att bearbetas vidare och ska behandlas vid nästa expertgruppsmöte den 6 november.

4 ANTAL SIDOR 4(12) 5 Fokusområden Utifrån det framlagda förslaget med fem breda fokusområden som expertgruppen själv tagit fram (se protokoll från expertgruppsmötet den 21 maj 2012, kommer expertgruppen att bilda arbetsgrupper kring följande tre block: A och B: Medieförsörjning allmänt / tillgänglighet /e-medier / digitalisering / kursböcker / fjärrlån. I denna grupp deltar sju medlemmar med Anna Gustafsson Chen som sammankallande. C och E: Samverkan utnyttjande av gemensamma resurser / statliga medel (kompletterande medieförsörjning, webbibliotek, konsortium för e- resurser) samt skolbiblioteksfrågor. I denna grupp deltar tre medlemmar med Lotta Trosell Svender som sammankallande. D: En nationell katalog med Libris som grund. I denna grupp deltar två medlemmar med Gunilla Eldebro som sammankallande. Gruppernas uppgift blir att initiera en fördjupad diskussion inom ett/flera avgränsade område/n inom respektive block. Arbetet i grupperna sträcker sig över hela mandatperioden med start under hösten då grupperna kommer att hålla ett första möte. Varje grupp tar fram en aktivitetsplan för sitt arbete (t.ex. anordnande av konferens/seminarium, initiativ till kartläggning/ar inom området m.m.)

5 ANTAL SIDOR 5(12) 6 Rapport från IFLA 2012 i Helsingfors Gunilla Eldebro som deltagit i IFLA General Conference and Assembly i Helsingfors i augusti berättade om sina intryck från konferensen. Konferensen med temat Libraries now! - Inspiring, Surprising, Empowering, var mycket välorganiserad och värdlandet och de många volontärerna tog omhand de ca besökarna på ett utomordentligt sätt. Gunilla redogjorde för arbetet inom IFLA:s Document Delivery and Resource Sharing Section där hon själv är medlem, se sektionens webbplats Bland intressanta föredrag med anknytning till fjärrlån m.m. kan särskilt nämnas presentationen av den tyska s.k. EVA-modellen med titeln EVA (ErwerbungsVorschlags-Assistant) assists in collection building! Using ILL Data for patron-driven acquisition av Ania Lopez och Peter Mayr, se 139-lopez-en.pdf Även presentationerna av Linked Data väckte stort intresse: Neil Wilson, British Library - Emmanuelle Bermes, Centre Pompidou - Martin Malmsten, National Library of Sweden - Richard Wallis, OCLC - I oktober 2013 arrangerar IFLA:s Document Delivery and Resource Sharing Section sin nästa konferens, som är förlagd till Peking. Temat är Global vision Local strategy och den som är intresserad av att medverka i konferensen är välkommen att skicka in ett paper. Nästa års IFLA General Conference and Assembly äger rum i Singapore den augusti.

6 ANTAL SIDOR 6(12) 7 Utlysning av projektbidrag Utlysningen av projektbidrag för 2013 pågår mellan 11 juni och 17 september. Förslag till insatsområden och övrig information finns på KB:s webbplats och i Samverkansbloggen, se När ansökningstiden gått ut fördelas ansökningarna mellan de inalles nio styr- och expertgruppssekreterarna inom KB:s inflytandestruktur inför handläggning med stöd av respektive styr- och expertgrupp. Grupperna gör en bedömning av ansökningarna och lämnar förslag till beslut till riksbibliotekarien eller till avdelningschefen för Samordning och utveckling. Beslut förväntas kunna tas i november. 8 Hanteringen kring kurslitteratur i det nationella fjärrlånesamarbetet kartläggning En av slutsatserna i fjärrlåneutredningen Lätt att hitta lätt att låna var att frågan om hur kurslitteratur hanteras i det nationella fjärrlånesamarbetet bör utredas närmare. Även i KB:s rapport med slutsatser utifrån utredning och remissyttranden uppmärksammans kurslitteraturfrågan: En medietyp och låntagarkategori som lyfts fram i flera remissyttranden är kurslitteratur och studenter, främst distansstudenter. Bilden som framträder utifrån remissvaren är att huvuddelen av folkoch länsbibliotekens resurser för fjärrlån går till studenternas kurslitteratur. Troligen hänger detta samman med att endast ett fåtal av lärosätenas bibliotek lånar ut kurslitteratur till andra än de egna studenterna. Den uppenbara lösningen på problemet, att ersätta tryckt kurslitteratur med e-böcker eller digitalisering, är inte realiserbart i

7 ANTAL SIDOR 7(12) dagsläget. KB behöver bättre underlag angående omfattning och lånevägar för att kunna ta ställning till om en riktad insats ska göras. (ur Lätt att hitta - lätt att låna. KB:s slutsatser och förslag till åtgärder utifrån utredning och remissyttranden. ( ) Britt Sagnert, KB, redogjorde för den temastudie om fjärrlånehanteringen kring kurslitteratur ur ett nationellt perspektiv som nu påbörjats inom KB:s avdelning för Samordning och utveckling. Syftet med studien är att kartlägga omfattning, låneströmmar m.m. vad gäller hanteringen av kurslitteratur i det nationella fjärrlånesamarbetet och därefter föreslå eventuella åtgärder. Kartläggningen avgränsas till att omfatta hösten 2011 och våren Källa är Libris fjärrlånestatistik samt intervjuer med fjärrlånebibliotekarier. Kartläggningsarbetet delas upp i två faser och slutrapportering sker i en tredje fas. Under fas 1 görs en utredning av vilka data som kan utvinnas ur de fjärrlånebeställningar som passerat via Libris fjärrlånesystem under den aktuella tidsperioden. I första hand undersöks möjligheten att identifiera kurslitteratursignum som matchas mot beställda och effektuerade fjärrlånebeställningar. Under fas 2 genomförs en intervjuundersökning med ett urval bibliotek som använder Libris fjärrlånesystem. Urvalet görs utifrån största utlånande respektive inlånande bibliotek. Syftet med intervjuundersökningen är att fördjupa kunskapen om hur biblioteken uppfattar hanteringen av kurslitteratur. Under fas 3 görs en skriftlig sammanställning med slutrapportering och förslag till åtgärder. Arbetet planeras avslutat våren Referensgrupp för temastudien är Expertgruppen för informationsförsörjning och resursdelning.

8 ANTAL SIDOR 8(12) I den efterföljande diskussionen framhölls att man bör beakta att (fjärr)lånehantering av kurslitteratur även sker t.ex. via regionala samkataloger. Konstaterades dessutom att folkbiblioteken medger utlån av kurslitteratur, som på dessa bibliotek inte har någon särskild kursboksmärkning. En granskning av beställningsflödena via Libris fjärrlånesystem är utgångspunkt i temastudien vilket av naturliga skäl inte ensamt kan ge en heltäckande bild av bibliotekens (fjärr)lånesamarbete. Komplettande uppgifter kan därför behöva samlas in under arbetets gång. 9 Nationell konferens om fjärrlån/resursdelning, referensarbete m.m. Ett första möte med arbetsgruppen för planering av nästa nationella konferens om fjärrlån/resursdelning, referensarbete m.m. äger rum på Stockholms stadsbibliotek den 6 september. I arbetsgruppen ingår följande personer: Britt Löfdahl, ILS, Regionbibliotek Stockholm (sammankallande) Gun-Mari Isaksson Legrell och Bertine Pol Sundström, ILS Umeå Philippa Andreasson, Stockholms universitetsbibliotek Gunilla Eldebro och Britt Sagnert, Kungliga biblioteket Förslag till tema för konferensen som planeras äga rum i april 2013 är Det livslånga lärandet och de studerandes informationsförsörjningsbehov. Arbetsgruppen har ansvar för konferensens innehåll och Kungliga biblioteket för administration och praktiska arrangemang. 10 Nobicon som verktyg för omvärldsbevakning Gruppen har fått e-postutskick från Nobicon med automathämtade referenser utifrån förvalda sökord inom gruppens bevakningsområde en

9 ANTAL SIDOR 9(12) gång per vecka sedan expertgruppsmötet den 21 maj. Gruppen konstaterade att mängden utskickade referenser varit mycket begränsad under sommarperioden och endast i enstaka fall varit relevanta för gruppens bevakningsområde. Förhoppningen är att Nobiconverktyget ska visa sig komma till bättre användning när nu medlemmarna startar arbetsgrupper inom mer avgränsade områden där mer exakt definierade sökord kan väljas för utsökning av referenser. En stående punkt på dagordningen vid expertgruppsmötena med rubriken Läst och lärt kan vara ännu ett sätt att bedriva omvärldsbevakning. Den gruppmedlem som sedan det senaste mötet läst en för bevakningsområdet intressant publikation, artikel etc. får på så sätt möjlighet att förmedla detta till hela gruppen vid mötet. 11 Två grupper inom inflytandestrukturen presenterar sig - Styrgruppen för BIBSAM-konsortiet Anna Lundén, styrgruppssekreterare och samordnare för licensgruppen inom KB:s avdelning för samordning och utveckling, presenterade konsortiet och licensgruppens arbete. BIBSAM-konsortiets styrgrupp består av sju ledamöter som för de deltagande institutionerna inom konsortiet agerar beställare av e-licenser. KB å sin sida är ombud genom fullmakt för deltagande institutioner och tecknar (ram)avtal genom direktupphandling med leverantörerna. Inalles sju personer (licenshandläggare m.fl.) är engagerade i det dagliga licensarbetet på KB. Licensavtalen uppgår i år till 38 st med 68 produkter/e-resurser och en total omsättning om ca 257 miljoner kr. Gruppen arrangerar även årliga informationsdagar, seminarier och kurser.

10 ANTAL SIDOR 10(12) Se vidare Anna Lundéns PowerPoint-presentation, bilaga 1. Styrgruppen för BIBSAM-konsortiet och Expertgruppen för informationsförsörjning har fått Nationella referensgruppens uppdrag att initiera samarbete/ kunskapsutbyte gällande behoven av e-resurser på folk- och skolbibliotek. Frågor i anslutning till detta uppdrag ventilerades. - Expertgruppen för utbildning och lärande Elin Lucassi, sekreterare i Expertgruppen för utbildning och lärande, presenterade ledamöterna i sin grupp, gruppens uppdrag och de frågor man hittills arbetat med. Följande tre arbetsgrupper har bildats: Arbetsgrupp - för kontakt med Sveriges kommuner och landsting. - för utformande av stöd-/informationsprodukt (målgrupp rektorer/pedagoger/bibliotek) - för utbildning och framtida kompetensbehov. Skolbiblioteksfrågan för lärarutbildningen. Till frågor som expertgrupperna för utbildning och lärande respektive informationsförsörjning och resursdelning kan samarbeta kring hör bl.a. behovet av e-resurser på folk-och skolbibliotek och det livslånga lärandet. Se vidare Elin Lucassis PowerPoint-presentation, bilaga 2.

11 ANTAL SIDOR 11(12) 12 Behovsanalys av Libris tjänster Johanna Olander från avdelningen för Libris presenterade den behovsanalys av Libris tjänster som utförts under våren i samarbete med företaget InUse. Uppdraget omfattade en fördjupad behovsanalys utifrån tidigare genomförda kartläggningar att användas inom KB-organisationen som stöd för beslut i strategiska och tekniska frågor m.m. Rapporten publicerades i juni och återfinns på KB:s webbplats, Målgrupper och behov. Det digitala biblioteket. Studie om KB/Libris målgrupper och behov, Övriga frågor - Rapport om projektet Kartläggning av fjärrlåne - och medieströmmar en kvalitetssäkring Gunni Öberg, Umeå universitetsbibliotek, informerade gruppen om det pågående projektet Kartläggning av fjärrlåne - och medieströmmar en kvalitetssäkring. Projektet, som finansieras med bidrag från KB, är ett samarbete mellan Umeå universitetsbibliotek, Informations- och lånecentralerna i Umeå, Stockholm och Malmö, Sveriges depåbibliotek samt Internationella biblioteket. Projektledare är Anna-Greta Johansson, Umeå universitetsbibliotek. Projektet arbetar med att kartlägga arbetsprocesser med hjälp av flödesscheman i syfte att identifiera dubbelarbete m.m. och effektivisera arbetsgången. Som resultat ska metoden kunna appliceras på flera rutiner. Anna-Greta Johansson kommer att presentera projektet på Bok- och Biblioteksmässan i Göteborg i slutet av september.

12 ANTAL SIDOR 12(12) - fjärrinlån av svensk upphovsrättsskyddad litteratur Gunilla Eldebro, KB, informerade om den kartläggning av fjärrinlån av svensk upphovsrättsskyddat material som KB och Umeå universitetsbibliotek gemensamt genomförde under en fyraveckorsperiod i våras. Syftet med kartläggningen var att få en överblick och mer kunskap om det material som lånas in inför ev. framtida förändringar av regelverket kring fjärrlåneleveranser av digitalt producerat material. 14 Kommande sammanträde Nästa sammanträde äger rum den 6 november. 15 Ordföranden avslutade sammanträdet Vid protokollet: Britt Sagnert Sekreterare Justeras Madelein Enström Ordförande Justerare