GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENS UPPFÖLJNING AV MILJÖMÅL

Transkript

1 GEMENSAMMA FÖRVALTNINGENS UPPFÖLJNING AV MILJÖMÅL 2005 Fastställd av Per-Olof Rehnquist Förvaltningschef Göteborgs universitet (12)

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING MILJÖMÅL HELA GF: ÖKAD KÄLLSORTERING MILJÖMÅL HELA GF: MINSKAD ELFÖRBRUKNING MILJÖMÅL FÖR STUDENTAVDELNINGEN MILJÖ-/HÅLLBAR UTVECKLINGSKURSER I KURSREGISTRET DISTRIBUTION AV KURSKATALOG MILJÖMÅL FÖR EXTERNA RELATIONER MILJÖPORTALEN MILJÖ OCH HÅLLBAR UTVECKLING I PUBLIKA ARRANGEMANG MILJÖANPASSA TRYCKSAKER MILJÖMÅL FÖR FASTIGHETSAVDELNINGEN MILJÖINFORMATION I AVTALSDATABASEN LOKALVÅRD MILJÖMÅL FÖR KONFERENS OCH SERVICEAVDELNINGEN INTERNA TRANSPORTER GU SHOPEN MILJÖMÅL FÖR PERSONALAVDELNINGEN PA/HR SYSTEMET MILJÖUTBILDNINGAR I INTERNETUTBILDNINGSPORTALEN MILJÖMÅL FÖR PLANERINGSAVDELNINGEN UPPDRAG OCH UPPFÖLJNING MILJÖMÅL FÖR EKONOMIAVDELNINGEN STIFTELSE- OCH FONDFÖRVALTNING EKONOMISYSTEMET MILJÖMÅL FÖR IT-AVDELNINGEN DATA OCH VIDEOKONFERENS OCH TJÄNSTERESOR TUNNA KLIENTER MILJÖMÅL FÖR REKTORS KANSLI WEBBASERAD REGELSAMLING E-DOK OCH DIARIUM Inledning Förvaltningens miljömål gäller för och detta är således en uppföljning som sker mitt i perioden. Denna redovisning sammanfattar vad som hänt under 2005 när det gäller miljöarbete. Bakgrunden till denna redovisning är Gemensamma förvaltningens miljömål och Handlingsplan för miljöarbetet , se Det skall också sägas att den största delen av miljöarbetet inte sker inom ramen för miljömål och handlingsplaner, utan äger rum i arbetet som sker varje dag och ofta är ett initiativ av någon enskild. 2 (12)

3 2 Miljömål hela GF: Ökad källsortering Gemensamma förvaltningens miljömål: Källsorteringssystemet skall omfatta allt avfall till Andelen materialåtervunnet avfall skall öka till 60 % till Nyckeltal : Materialåtervunnet avfall 1 /total (Exkl. rivningsavfall, grovavfall etc.) 1. Fastighetschef och avfallshandläggaren uppdras att stödja implementering av avfallsplanen i alla lokaler Husprefekter uppdras att driva arbetet med källsorteringsprojektet i respektive fastighet Miljösamordnaren och miljörådet skall skapa rutiner för hur förvaltningen hanterar det farliga avfallet som uppkommer i kontoren, samt utarbeta en kostnadseffektiv hantering från de universitetsgemensamma miljömålen 1. Uppdras åt Avfallshandläggare att tillsammans med lokalvård, och fastighetsägare att verka för att öka andelen avfall som materialåtervinns. 2. Uppdras åt Fastighetschef att årligen uppdatera och fastställa universitetets avfallsplan i enlighet med instruktion i miljöhandboken. 2004, 2005 Under 2003 och 2004 infördes ett källsorteringssystem på gemensamma förvaltningen. Efter en inlärningsperiod med problem dels med avfallshämtarna och dels med personalens beteende fungerar källsorteringen bra idag. En del klagomål på att personalen inte sköljer av förpackningarna ordentligt har förekommit under det gångna året. Detta innebär i första ledet skapar lukt och i andra ledet försämrar kvalitet på det återvunna materialet. Slutsatserna för 2005 är dock att källsorteringen fungerar bra. Redan 2004 framkom att den dåvarande avfallsentreprenören inte kunde tillhandahålla det nödvändiga underlaget för att räkna fram nyckeltalet. Under 2005 har denna entreprenör byts ut och den nya leverantören har lovat att tillhandahålla underlaget för nyckeltalsberäkningen. Det saknas dock fortfarande uppgifter från en del hus, vilket gör att vi inte heller detta år kan beräkna nyckeltalet. Lokalvården rapporterar dock att mängden förpackningar som felaktigt slängs i de vanliga hushållssoporna minskar. När det gäller Fastighetsavdelningens uppdrag att stödja övriga universitetet i införandet av källsortering så har även detta genomförts. Ett led i detta arbete är Avfallsplanen som under året har uppdaterats. Avfallshandläggaren har även besökt och hjälpt fakulteterna med implementering av källsortering. Några fakulteter, såsom Naturvetenskapliga fakulteten, har dock valt att själva driva implementeringsarbetet. Det farliga avfall som uppkommer på förvaltningens kontor, såsom batterier, glödlampor, lysrör mm, var länge ett problemområde som man hade tillfälliga lösningar för. Nu har GF med hjälp av skrivna rutiner och en anmälan till länsstyrelsen kommit tillrätta med denna hantering. Lösningen innebär att internposten transporterar dessa fraktioner mellan avdelningarna och avfallsentreprenören kommer och hämtar endast på ett ställe. 1 Materialåtervunnet avfall innefattar följande avfallsfraktioner: Wellpapp, kontorspapper, tidningar, glasförpackningar färgade och ofärgade, metallförpackningar, sekretesspapper, krymp och sträckfilm, mixad återvinning för eftersortering, samt biologiskt avfall 3 (12)

4 3 Miljömål hela GF: Minskad elförbrukning Gemensamma förvaltningens miljömål Elförbrukningen i förvaltningens lokaler skall minska med 5 procent till Nyckeltal: kwh el/m 2, med 2003 års elförbrukning som basår 1. Miljösamordnare uppdras att anordna en energisparutbildning som belyser konkreta åtgärder som kan implementeras i verksamheten och ger resultat i energiförbrukning Fastighetsavdelningen uppdras att, i samarbete med husprefekter, kartlägga förvaltningens energiförbrukning, samt överväga eventuella åtgärder och investeringar som kan effektivisera energianvändningen Fastighetsavdelningen skall utarbeta en plan för att minska energiförbrukningen i förvaltningens lokaler. Kartläggningen och identifiering av energibesparande åtgärder skall antingen göras genom egen kompetens eller med hjälp av en energikonsult. 4. Husprefekterna uppdras även att genomföra nattvandringar som utreder elförbrukningen nattetid. Målsättningen är att identifiera onödigt energislöseri som uppstår när ingen verksamhet bedrivs i lokalerna. Nattvandringarna sker med fördel tillsammans med respektive fastighetsvärd Upphandlingsenheten uppdras ta hänsyn till elförbrukningen/-kostnaden vid upphandlingar av energiförbrukande apparater och maskiner. 6. Närvarovakter och tidkanaler skall installeras i alla utrymmen som det bedöms som motiverat utifrån dels ekonomiska och dels miljömässiga argument. 7. Möjligheter för förtätning av verksamheten skall identifieras, vilket leder till mindre lokalyta samt energiförbrukning Husprefekt på Ågrenska villan uppdras att ansluta fastigheten till fjärrvärme/värmepump istället för den oljepanna som idag används, om det kan motiveras utifrån dels ekonomiska och dels miljömässiga aspekter. från de universitetsgemensamma miljömålen 1. Uppdras åt Fastighetsavdelningen att skapa incitament för att sänka elförbrukningen lokalt, samt att vidta åtgärder för att minska elförbrukningen, t ex. genom: Energisparkampanj, Nattvandringar och energisnålare utrustning. 2. Uppdras åt Fastighetsavdelningen att vid nya förhyrningar och byggprocesser verka för energieffektiva fastigheter. Elförbrukningen på förvaltningen har minskat något under det gångna året men ännu är det ett långt steg till en minskning med fem procent jämfört med I tabellen nedan kan man se att sedan 2003 har det skett en ökning med 13 procent Det kan också konstateras att ökningen beror på Jonsered herrgård, en fastighet som vi ökat aktiviteten/beläggningen på under året, och Vasaparken, som en byggt en ny datahall. Förutom dessa två verksamhetsförändringar har nästan alla andra avdelningar klarat målsättningen. Några insatser som gjorts under 2005: - Närvarovakter har köpts in - Verksamheten har förtätats ytterligare - Elektriska radiatorer byts ut - Tunna klienter används istället för vanliga PC - En del av fastighetsintendenterna har, tillsammans med fastighetsvärden, detaljkartlagt fastigheten med avseende på elförbrukning och identifierat sparmöjligheter. ELFÖRBRUKNING GF (kwh) Förändring jmf 2003 Betlehem % Studenternas Hus % Lyktan % Föreningsgatan 20/Viktoriag % Vasagatan % Vasaparken % 2 Ågrenska villan % Jonsereds Herrgård (Köptes 2004) Total elförbrukning GF % 2 Ökningen beror troligtvis på en ny maskinhall 3 Jonsereds herrgård köptes in under 2004 och elförbrukningen för 2003 uppskattas vara samma som för På detta sätt kan åren jämföras med varandra. 4 (12)

5 Miljömål för Studentavdelningen 3.1 Miljö-/hållbar utvecklingskurser i kursregistret Gemensamma förvaltningens miljömål: Alla kurser med inslag av miljö och hållbar utveckling skall tydliggöras i universitetets kursregister på webben och/eller i kurskatalogen till Nyckeltal: Tydliggjort i universitetets kursregister på webben/tydliggjort i universitetets kurskatalog 1. Studentavdelningen uppdras att, i samråd med Göteborgs miljövetenskapliga centrum (GMV) och utbildningsansvariga att skapa en rubrik i kursregistret för kurser med inslag av miljö och hållbar utveckling. 2. Utbildningsansvariga och GMV bistår med att definiera aktuella kurser från de universitetsgemensamma miljömålen - Uppdras åt Studentavdelningen att, i samråd med Göteborgs miljövetenskapliga centrum (GMV) och utbildningsansvariga, tydliggöra kurser med inslag av miljö och hållbar utveckling, i GU:s kursregister på webben och i kurskatalog. Under 2005 har Studentavdelningen påbörjat arbetet med att tydliggöra vilka kurser som har inslag av miljö och hållbar utveckling. Göteborgs Miljövetenskapliga centrum (GMV) har hjälpt till att definiera vilka kurser som har inslag av miljö och hållbar utveckling utifrån 2005/2006 års utbildningskatalog. Alla som är inrapporteringsansvariga för kurser har ombetts att rapportera in alla kurser som innehåller moment av hållbar utveckling och miljö, därmed görs listan komplett. Under 2006 kommer en sådan förteckning göras tillgänglig på webben i GU:s portal. 3.2 Distribution av kurskatalog Gemensamma förvaltningens miljömål: Kurskatalogen skall spridas elektroniskt/webb i största möjliga mån. Nyckeltal: Upplagan på pappersversionen av kurskatalogen 1. Studentavdelningen uppdras att tillhandahålla kurskatalogen på fler sätt än pappersversionen. Avdelning skall även försöka göra det attraktivare för studenter att efterfråga kurskatalogen elektroniskt Studentavdelningen uppdras att skapa incitament för studenter att efterfråga kurskatalogen elektroniskt Studentavdelningen uppdras att hålla hög kvalitet och användarvänlighet på kursportalen, vilket gör den mer attraktiv att använda Studentavdelningen uppdras att genom diskussion med VHS och andra universitet/högskolor försöka påverka att programkatalogen, samt andra universitet/högskolor kurskataloger erbjuds i första hand elektroniskt. Studentavdelningen arbetar på flera plan med att hänvisa till studieinformationen på nätet. 1) Under hösten 2005 påbörjades ett arbete med att anpassa Studentavdelningens webbsidor till det utseende och den struktur som GU:s nya webbplats har. Målsättningen är att studenter och blivande studenter ännu lättare ska hitta information om GU:s utbildningsutbud på webben. 2) Under året har en broschyr i A5-format producerats på Studentavdelningen. I broschyren beskrivs mycket kortfattat vilka utbildningsområden som finns inom GU och därefter anges webbadresser till respektive fakultet. När det gäller utbildningskatalogen eller om man har mer allmänna frågor om utbildning hänvisas till Målgruppen för broschyren är i första hand blivande studenter och den har delats ut på utbildningsmässor runt om i Sverige och i Studentavdelningens informationshall. 3) Våra studieinformatörer har medvetet hänvisat till webben i mötet med studenter eller blivande studenter både på mässorna, i informationshallen och i samtal per telefon. 4) Arbetet med Kursportalen pågår kontinuerligt. Under året har flera förbättringar gjorts vad gäller att förbättra användarvänligheten, både ur studentens och ur lärarens synvinkel. Under 2005 utvecklades även Studentportalen. Den gör det än enklare för studenten att nå till sin kurs på Kursportalen samt inte minst viktigt -- nå till student-mail samt till sina Ladok-uppgifter. 5) En samlad informationsbild av samtliga kurser och program finns på Den kommer i framtiden att bli än viktigare, då anmälan till de flesta kurser och program ska göras den vägen. Nyckeltalet, upplagan av pappersversionen av kurskatalogen, har minskat med 7 procent till ex. 5 (12)

6 4 Miljömål för Externa relationer 4.1 Miljöportalen Gemensamma förvaltningens miljömål: Miljöportalen 4 skall bli en av Sveriges mest välbesökta populärvetenskapliga webbplatser om miljö och hållbar utveckling. Nyckeltal: Antalet unika träffar skall öka med 30 % mellan 2004 och : Huvudansvaret för Miljöportalen faller på Göteborgs miljövetenskapliga centrum (GMV), dock skall Externa relationer stödja informationsspridningen av miljöportalen. Exempelvis på följande sätt: 1. Info och flygblad i samband med publika aktiviteter. 2004, I lämpliga trycksaker lyfta fram miljöportalen. 2004, Fungera som ambassadörer för Miljöportalen och sprida information och kunskap i de nätverk som avdelningen är aktiv i. 2004, 2005 När det gäller huvudansvaret för drift och information om Miljöportalen, vilar detta på Göteborgs miljövetenskapliga centrum. Externa relationer har dock under året arbetat som ambassadörer för Miljöportalen genom att nämna och marknadsföra portalen vid flertalet tillfällen. I universitetets påkostade trycksak Göteborg university presenterades Miljöportalen. 4.2 Miljö och hållbar utveckling i publika arrangemang Gemensamma förvaltningens miljömål: Inom ramen för publika och populärvetenskapliga arrangemang skall andelen inslag om hållbar utveckling öka varje år. Nyckeltal: Antal genomförda inslag/föreläsningar/seminarier med fokus på miljö och hållbar utveckling, registrerade i universitetets kalendarium. - Externa relationer uppdras att stimulera arbetet med att öka andelen inslag om hållbar utveckling i sina populärvetenskapliga arrangemang. från de universitetsgemensamma miljömålen - Uppdras åt Externa relationer att stödja och stimulera populärvetenskapliga arrangemang om hållbar utveckling När det gäller andelen inslag om hållbar utveckling i populärvetenskapliga arrangemang var 2005 inget bra år. Nyckeltalet minskar med 23 procent, vilket i och för sig kan bero på beräkningsgrunden. Antalet inslag i Externa relationers arrangemang minskade och inga åtgärder för att stimulera och stödja denna typ av arrangemang har vidtagits. 4.3 Miljöanpassa trycksaker Gemensamma förvaltningens miljömål: Minst 30 procent av alla trycksaker som Externa relationer beställer skall vara Svanenmärkta 2005, andelen skall sedan öka med 5 procentenheter per år. Nyckeltal: Upplaga av svanenmärkta trycksaker/total upplaga av samtliga trycksaker 1. Trycksaksbeställare uppdras att i största möjliga mån ta miljöhänsyn vid inköp av trycksaker. Miljöhänsynen kan beaktas med hjälp av miljökrav, Svanenmärkning eller enkla frågor om trycksakens miljöprestanda. Handledning och stöd återfinns i ovanstående Handbok för miljöanpassad trycksaksbeställning. 2. Trycksaksbeställare uppdras även att minimera antalet överexemplar vid trycksaksbeställning, som utgör onödigt resursslöseri. 3. Miljösamordnaren uppdras att, i samråd med miljögruppen på Externa relationer, genomföra en utbildning som riktar sig till gemensamma förvaltningens beställare av trycksaker Miljösamordnaren uppdras att, i samråd med miljögruppen på Externa relationer, ta fram en Handbok för miljöanpassad trycksaksbeställning När det gäller Svanenmärkta trycksaker har Externa relationer återigen nått upp till målet 35 procent. Det absolut största bidraget till den siffran står programmet till Universitetets vecka för. Ett fåtal andra trycksaker var också Svanenmärkta men det finns en förbättringspotential att arbeta med under se 6 (12)

7 5 Miljömål för Fastighetsavdelningen 5.1 Miljöinformation i Avtalsdatabasen Gemensamma förvaltningens miljömål: Avtalsdatabasen skall kompletteras med miljöinformation för att underlätta för universitetets inköpare att ställa relevanta miljökrav vid inköp/avrop. Nyckeltal: Antal avtal med miljöinformation 1. Miljösamordnaren uppdras att utarbeta förslag på texter om produkternas miljöbelastning som kan integreras i avtalsdatabasen Texterna skall utformas som förslag på frågor till leverantören och på det sättet ge stöd och vägledning till personal som avropar (köper in) på respektive avtal Upphandlingsenheten vid Fastighetsavdelningen uppdras att : - integrera ovanstående miljöfrågor i databasen integrera miljöinformation om leverantörer (företagen) i databasen - I förfrågningsunderlagets inledande text med info om GU, skriva om universitetets miljöarbete från de universitetsgemensamma miljömålen 1. Upphandlingsenheten, på Fastighetsavdelningen, skall vid upphandlingar, i största möjliga utsträckning, ställa miljökrav på såväl leverantörens miljöarbete som upphandlade produkter 2004, 2005 Andelen ramavtalsupphandlingar där miljökrav ställts på den upphandlade produkten minskade för tredje året i rad. Minskningen förklaras främst genom att det i tjänsteupphandlingar är problematiskt att ställa relevanta miljökrav på tjänstens utförande när det gäller exempelvis tankearbete. Detta skall vägas mot bakgrunden att de ramavtalsupphandlingar som gäller varor blir mer och mer träffsäker i sina krav och frågor. Upphandlingsenheten har också lagt ner en stor insats i att föra in miljöinformation i avtalsdatabasen. Numera kan en inköpare som skall köpa kaffe även se att det finns KRAV och Rättvisemärkt kaffe i databasen och i ev. prislistor. Under 2006 skall man även lägga in information om en leverantör är ISO certifierad, eller inte. Enheten har även för 22 ramavtal lagt ut information om vilka miljöfrågor man kan ställa till en leverantör. Med denna insats hoppas man att inköparna inte bara skall fråga efter pris och kvalitet, utan även ställa krav på miljöprestanda. 5.2 Lokalvård Förvaltningens miljömål: Lokalvårdsenheten skall vara en förebild och ledande när det gäller miljöanpassat lokalvårdsarbete Nyckeltal: Inget nyckeltal : Lokalvårdsenheten uppdras att : 1. Sortera det avfall från egen verksamhet, t ex tomma städkem flaskor och förpackningar i våra personalutrymmen mm. Lokalvårdsledningen skall skapa förutsättningar för att kunna sortera och bli av med verksamhetsavfall. Detta ska vara genomfört överallt senast till hösten Använda miljövänliga städmetoder dvs torra/fuktiga metoder. Lokalvårdsintendenterna informerar och utbildar sina lokalvårdare Information till övrig personal vid GU om miljövänliga städmetoder. Lokalvårdledningen tillsammans med fastighetsdirektör, och miljösamordnare tittar på möjliga vägar att nå ut med information till t.ex. husansvariga Minska energi och vattenförbrukning successivt i takt med inköp av ny tvättutrustning. Lokalvårdsinspektör ser till att kraven uppfylls vid nyinköp av tvättmaskiner och torktumlare. Successiv övergång till städklara moppar. 5. Lokalvårdsintendenterna använder sina kontinuerliga personalmöten bla för att informera om gällande miljömål och handlingsplan samt rutiner och avfallshantering År Ramavtalsupphandlingar där miljökrav/-frågor har ställts på leverantörers interna miljöarbete 5 Ramavtalsupphandlingar där miljökrav har ställts på upphandlade produkter Vid transporter ska miljöhänsyn alltid tas Lokalvårdledning skall arbeta med miljöfrågor och information för att upprätthålla kunskapen bland lokalvårdarna. Hela enheten ska vara informerad och involverad i detta arbete. Lokalvårdsledningen ansvarar för att detta arbete genomförs. Lokalvården har ett mycket aktivt internt miljöarbete runt de frågor som man berörs av. Hela 98 procent av lokalvårdskemikalierna är miljömärkta med antingen Svanen eller Falken. När det gäller övriga uppdrag ovan, har man klarat av ungefär hälften. Nämnas kan att man under året informerat i GU journalen om sitt miljöengagemang. Främst var det de torra städmetoderna som togs upp i artikeln, där de senaste rönen visat är dessa metoder är både snabbare och effektivare, vilket visar att universitetets lokalvård ligger i framkant. 7 (12)

8 6 Miljömål för Konferens och serviceavdelningen 6.1 Interna transporter Gemensamma förvaltningens miljömål: Minska internpostens bränsleförbrukning per kilometer med 10 procent till Nyckeltal: Bränsleförbrukning per kilometer, med 2003 som basår - Internpostens chaufförer uppdras att använda sig av Eco driving, i enlighet med den utbildning som de genomgått Konferens och serviceavdelningen uppdras att utreda vilka av universitetets transporter som skulle kunna ersättas med internpostens ordinarie postrundor Konferens och serviceavdelningen uppdras att, i samarbete med miljösamordnaren, undersöka möjligheterna för internposten att transportera hela förvaltningens farliga avfall till en gemensam avfallsstation Inköpare av nya bilar uppdras att se till att vartannat inköp av bil är en miljöbil, i enlighet med regeringens uppdrag till alla statliga förvaltningar Alla uppdrag genomfördes redan förra året för detta miljömål, dock har man fortfarande inte fått bukt på mätningen av nyckeltalet. Det är därför svårt att avgöra om målet är uppfyllt eller inte. Vad man dock kan konstatera är att internpostens chaufförer kontinuerligt försöker förbättra den bränslesnåla körstilen, som kallas Eco Driving. Att effektivisera rundorna är också ett arbete som sparar tid och bränsle. Under året har dessutom internposten börjat transportera det farliga avfall som uppstår inom förvaltningens kontor. Detta farliga avfall utgörs av förbrukade batterier, glödlampor och liknande. Dessa produkter transporterar Internposten ut till förvaltningens fastigheter när de nya men måste anmäla till länsstyrelsen när de skall transporterar desamma när de blivit förbrukade. Denna anmälan har under året lämnats in och godkänts för en treårsperiod. Detta sparar mycket pengar för förvaltningen som slipper ha farligt avfallshämtningar från alla adresser. 6.2 GU shopen Gemensamma förvaltningens miljömål: GU-shopen/Mediateknik skall ställa så höga miljökrav vid inköp att dess kunder kan lita på att de alltid köper bästa miljövalet, om de handlar av GU-shopen/Mediateknik. Nyckeltal: Inget nyckeltal - GU-shoppen uppdras att ställa miljökrav vid alla inköp som det är möjligt. - GU-shoppen uppdras att saluföra ett sortiment som är miljöanpassat så långt som möjligt. - GU-shoppen uppdras att utveckla en webbshop som ersätter pappershanteringen vid inköp I GU shoppens sortiment finns det många miljömärkta produkter. Antalet kan dock ökas och under 2005 har en översyn gjorts i syfte att identifiera vilka substitutioner som är möjliga. Dessa utbyten kommer att göras under Under det gångna året har miljöinformation integrerats i webbshoppen. Numera kan man få information om en produkt är miljömärkt eller inte, vilket ökar inköparens möjlighet att på ett enkelt sätt välja miljömärkt. 8 (12)

9 7 Miljömål för Personalavdelningen 7.1 PA/HR systemet Gemensamma förvaltningens miljömål: Universitetet skall ersätta pappersutskick med elektroniska lösningar i samband med införandet av det nya PA/HR systemet. Nyckeltal: Antal ärenden som går via medarbetarportalen och rekryteringsmodulen. Antal lönespecifikationer som sänds på annat sätt än per post. - Personalavdelningen uppdras att successivt införa en medarbetarportal under 2005/2006, som kommer att leda till att pappersförbrukning och transporter att minska. Medarbetarportalen kommer att innehålla ärenden från fler verksamheter än personalärenden. Inledningsvis införs en egenrapporteringsmodul som innebär att den anställde själv ansöker om semester, ledigheter, registrerar sin resa osv. Ärendet överförs därefter elektroniskt. En rekryteringsmodul kommer att skapas. Alla handlingar i ett ärende kommer att finnas elektroniskt med åtkomst för behöriga i ärendet. Även här minskar pappersförbrukningen och transporterna. - Personalavdelningen uppdras att utreda om lönespecifikationer till anställda kan skickas per e-post Under förra året infördes möjligheten för personalen att få lönespecifikationen via e-post. Denna funktion ökar något under 2005 men mycket svagt. Det är i viss mån kopplat till vilken bank man får in sin lön på. Alla banker tillhandahåller inte denna service. Om och när egenrapportering införs över hela GU så finns ett mål om att personalen ska ta ut sin spec själva. Den elektroniska medarbetarportalen, samt rekryteringsmodulen, införs först under Miljöutbildningar i Internetutbildningsportalen Gemensamma förvaltningens miljömål: Personalavdelningen skall utannonsera miljöutbildningarna i utbildningsportalen för personal på ett tydligt sätt. Nyckeltal: Andelen av miljöutbildningar som finns annonserade på Internetutbildningsportalen. - Personalavdelningen uppdras att integrera miljöutbildningar i internutbildningsportalen 2005 Under 2005 har endast en sådan utbildning utannonserats på utbildningsportalen. Det var Det miljöanpassade kontoret ( ), en stor mässa och temadag, som presenterades på utbildningsportalen för personal på GU. Till utbildningen Det miljöanpassade kontoret ( ) anmälde sig 200 deltagare varav 26 var från gemensamma förvaltningen. Från och med januari 2006 kommer det att bli möjligt för anordnare av miljöutbildningar att presentera samtliga utbildningsaktiviteter för GU:s personal på utbildningsportalen, med en egen länk under kategorin Miljöutbildning. 8 Miljömål för Planeringsavdelningen 8.1 och Uppföljning Gemensamma förvaltningens miljömål: Fortsatt integrering av miljöledningsarbetet uppdrag/uppföljning om miljöledningssystem med övriga verksamhetsuppdrag Nyckeltal: Inget nyckeltal - Planeringsavdelningen uppdras att vid kommunikation med Utbildnings- och kulturdepartementet lyfta fram GU:s miljöledningssystem - Planeringsavdelningen uppdras att, tillsammans med miljöchef, integrera uppdrag/uppföljning av miljöledningssystem med övriga uppdrag från utbildningsdepartementet, styrelsen och rektor. Samarbetet kring statens uppdrag och rapportering har ytterligare fördjupats mellan Planeringsavdelning och Miljöenheten. Planeringsavdelningen arbetar på att integrera miljöfrågor ur olika aspekter i den övergripande verksamhetsplaneringen när så är möjligt. 9 (12)

10 9 Miljömål för Ekonomiavdelningen 9.1 Stiftelse- och fondförvaltning Gemensamma förvaltningens miljömål: Fortsatt och förstärkt inriktning på att placera medel inom stiftelse- och fondförvaltning med hänsyn taget till miljö och etik (enligt fastställt placeringsreglemente). Nyckeltal: Andelen placerade medel inom stiftelse- och fondförvaltning med hänsyn taget till miljö och etik. - Ekonomiavdelningen uppdras att förstärka inriktningen på att placera medel inom stiftelse- och fondförvaltning med hänsyn taget till miljö och etik (enligt fastställt placeringsreglemente) I princip placeras 100 procent av universitetets medel inom stiftelse- och fondförvaltning med hänsyn taget till miljö och etik (enligt fastställt placeringsreglemente). I enlighet med placeringspolicy för donationskapital och stiftelsekapital skall alla investeringar, av våra anlitade kapitalförvaltare, endast ske i företag som följer ILO:s kärnkonventioner och OECD:s program för multinationella företag. ILO:s kärnkonventioner berör fackliga rättigheter, skydd mot tvångsarbete, avskaffande av barnarbete och skydd mot diskriminering medan OECD:s riktlinjer berör miljöskydd, informationsförmedling, konkurrens, anställning, konsumentintressen, bekämpning av mutor, beskattning och vetenskap och teknologi. Våra förvaltare skall årligen "skanna" vårt portföljinnehav så att dessa krav uppfylls. I sammanhanget kan nämnas att stiftelselagen, SL, (som gäller för det förvaltade stiftelsekapitalet) kan komma i konflikt med miljö- och etikintressena. Enligt SL skall förvaltaren, i princip, bara beakta bästa möjliga avkastning för förvaltade medel. För starkt betonade miljö/etikmål kan komma i konflikt med detta avkastningskrav. Totalt är drygt 50 mkr placerade av donationsmedel och ca 625 mkr i stiftelsekapital vid utgången av Ekonomisystemet Gemensamma förvaltningens miljömål: GU ska ha infört elektronisk fakturahantering senast , samt ett inköps/beställningsstöd senast Nyckeltal: Införd elektronisk fakturahantering - Ekonomiavdelningen uppdras att driva inköp och implementering av ett elektroniskt fakturahanteringssystem, samt att planera för ett inköps/beställningsstöd som skall införas senast En utvärdering av elektronisk fakturahantering, EFH, pågår. Under hösten 2006 (oktober) kommer EFH börjas att användas inom organisationen. Målet att alla delar av organisationen skall använda EFH runt årsskiftet 2006/2007. När det gäller inköps/beställningsstöd så har inom NEKST-projektet tagit ett inriktningsbeslut på att det med början under våren 2006 införs nya och gemensamma inköpsrutiner vid GU. Syftet med de nya inköpsrutinerna är att: förbättra kontrollen över vilka inköp som görs, minska kostnader för inköp, frigöra tid till andra arbetsuppgifter samt att höja kvalitén på inköpen (t ex uppfyllande av upphandlingspolicy, större miljömedvetenhet mm). Dessutom införs "beställar-id" på GU (detta för att identifiera inköpare vid EFH och kommande beställnings/inköpssystem). Härtill kommer inriktningsbeslut om inköpsattester. GU-gemensam beställningsblankett, utbildning och att upphandlingsenheten är samordningsansvarig i inköpsfrågor. Nästa steg är att arbeta med ett införande av ett elektroniskt beställningssystem i enlighet med ovanstående uppdrag. 10 (12)

11 10 Miljömål för IT-avdelningen 10.1 Data och videokonferens och tjänsteresor Gemensamma förvaltningens miljömål: Data- och videokonferenserna skall öka med 10 procent per år. Nyckeltal: Antal video- och datakonferenser som genomförs i IT-avdelningens regi. : IT-avdelningen, i samarbete med Konferens och serviceavdelningen uppdras att verka för att användning av videokonferensutrustning ökar med 10 procent per år. från de universitetsgemensamma miljömålen - IT-avdelningen och Konferens och serviceavdelningen verkar för att användning av videokonferensutrustning ökar. Resegruppen säkerställer att miljöaspekter finns med i aktuell resepolicy/reseguide. 2004, 2005 En uppskattning utifrån fakturerade belopp indikerar att vi haft vanliga videokonferenser tre- till fyrahundra timmar. Bryggverksamhet är sådan att varje timma väl kan motsvara femtio- till hundra mantimmar och mer. I faktiska timmar är nog nivån ungefär som videokonferenserna. När det gäller de Marratech server som IT avdelning ansvarar för har det under året genomförts 1918 påloggningar på våra 4 virtuella rum. Året 2004 var motsvarande siffra Ökningen mellan 2004 och 2005 är sålunda 37 procent. Marratech servrar som IT universitet förfogar över har haft sammanlagt 519 påloggningar på sina 5 virtuella rum. Ökningstakten är ungefär 35 procent per år. IT avdelningen har verkat för att Videokonferenser skall öka genom: o Två seminarier 23 febriuari och 30 november med sammanlagt ungefär 120 deltagare o En hands-on kurs i Marratech med en 10 tal deltagare o Installerat en ny Marratech server. o Teknik presentationsbesök o Utrustningsutlåning o Installation av en ny studio på Vasagatan 33 o Utökning av Videokonferensbryggans kapacitet o Marknadsföring vid internationella evenemang med hundratalet deltagande personer Under det gångna året har flera professorer deltagit i disputationer i USA och Canada. En av professorerna kommer dessutom regelmässigt cyklande till Lyktan varför totala miljöpåverkan i det fallet blir marginell. Ett ökande antal personer använder sig av tjänsterna för att bli intervjuade till internationella jobb, t ex när en nybliven doktor efter intervju via videokonferens fick önskad anställning vid Cambridge. Den breda basen för verksamheten har förra året varit studenter som studerar på distans samt handledare som haft studenterna i de norra delarna av Sverige. Ett antal kontakter har även handlat om forskningsprojekt som har ägt rum mot Japan, USA etc. Några återkommande grupper som deltar i internationella seminarier har vi som kunder Tunna klienter Gemensamma förvaltningens miljömål: Tunna klienter och platta skärmar skall ersätta huvuddelen av förvaltningens traditionella datorer. Nyckeltal: Antal tunna klienter, som ersatt traditionella datorer. - IT-avdelningen uppdras att verka för att tunna klienter köps in istället för datorer. Den egna avdelningen skall utgöra pilotenhet. Cirka 130 st av förvaltningens datorer har ersatts med tunna klienter, vilket leder till miljöförbättringar genom att man minskar elförbrukningen radikalt, men också de ingående resurserna minskas. 11 (12)

12 11 Miljömål för Rektors kansli 11.1 Webbaserad regelsamling Gemensamma förvaltningens miljömål: Universitetet skall utveckla en webbaserad regelsamling. I denna kan man söka efter universitetets gemensamma styrdokument, fastställda av rektor eller styrelse. Det kan vara föreskrifter, allmänna råd, regler, riktlinjer, policys, arbetsinstruktioner och arbetsordningar. I färdigt skick bör den centrala regelsamlingen samla alla universitetsgemensamma beslut av regelkaraktär. Regelsamlingen kompletteras dessutom med en regelsamling med "Lagar och förordningar". I ett senare skede kan "Lokal regelsamlingar" tillkomma där fakulteternas regler och policys kan finnas samlade. Nyckeltal: Målet är att antalet besök på denna webbplats år 2005 skall motsvara antalet administratörer anställda vid universitetet multiplicerat med två skall motsvara antalet administratörer anställda vid universitetet multiplicerat med tre. - Rektors kansli uppdras att lansera en webbaserad regelsamling Rektors kansli uppdras att aktivt verka för att efterfrågade handlingar så långt möjligt tillgängliggörs i digital form i stället för i pappersform. Ett steg i universitetets översyn av styrdokument var att implementera en Regelbok. Denna skulle dels bringa klarhet i universitetets styrdokument, vilket samtidigt klargör även miljöhandbokens rutiner, och dels innebära minskad pappershantering eftersom den skulle vara webbaserad. Det återstår dock en del detaljer att lösa under Det ena gäller nyckeltalet som fortfarande inte kan beräknas och det andra gäller några fakulteters styrdokument, som ännu inte integrerats i boken. Under 2006 kommer man att fokusera på detta arbete för att i slutet av året uppfylla hela miljömålet innan tidsperioden för detta miljömål går till sin ända E-dok och diarium Gemensamma förvaltningens miljömål: Med syfte att minska pappersförbrukning och posttransporter skall centrala diariet införa ett system för elektronisk hantering av ärenden. Dessa elektroniska dokument skall kopplas till diariet och sedan spridas via e-post. Nyckeltal: Infört system för E-dok - Rektors kansli uppdras att införa E-dok Rektors kansli uppdras att sprida diarieförda handlingar via e-post, så långt det är möjligt. Rektors kansli har infört ett system för elektronisk hantering av ärenden, kallat E-dok. Detta system har medfört många fördelar både utifrån miljö och hantering. Utifrån miljö har det främst inneburit vinster i form av mindre utskrivna pappersdokument och även mindre transporter, framförallt för internposten. En annan viktig fördel har också visat sig vara att servicenivå och kvalitén har förbättrats för att det går snabbare och enklare att hitta den efterfrågade handlingen i elektronisk form. Personalen på registraturen arbetar kontinuerligt med att övergå till att skicka de begärda handlingarna per e-post. Idag skickas nästan alla handlingar ut via e-post. Ambitionen är att nå samtliga handlingar men det finns vissa strukturella hinder för att uppnå detta. 12 (12)