3 Val av ordförande och sekreterare för mötet - Förslag: Samantha Bergman ordförande & sekreterare Jonatan Svensson Beslut: Enligt förslag.

Transkript

1 Datum: Tid: Plats: Cor-Huset Kallade: Samantha Bergman, Hanna Lindholm, Sebastian Westergård, Jean-Peter Asplund, Pia Bengts, Ann-Sofie Gustafsson, Jennie Johansson, Emelina Enqvist, Niklas Heinonen, Jonatan Svensson 1 Mötets öppnande - Mötet öppnades kl Närvarande - Samantha, Jennie, Hanna, Jean-peter, Emelina, Jonatan, Ann-Sofie, Pia 3 Val av ordförande och sekreterare för mötet - Förslag: Samantha Bergman ordförande & sekreterare Jonatan Svensson Beslut: Enligt förslag. 4 Konstaterande av stadgeenlighet och beslutsförhet HoSK rf. Majstadsgatan Helsingfors

2 - Mötet konstateras vara stadgeenligt kallat och över hälften av styrelsemedlemmar är på plats så styrelsen har rätt att ta beslut. 5 Godkännande av föredragningslista - Föredragningslistan kan godkännas utan tillägg eller förändringar. 6 Ekonomi Vår ekonomi ser för tillfället riktigt bra ut, våra evenemang har gått lite på plus. Vi har nu ett kort kopplat till det nya bankkontot som ska användas för att underlätta föreningens vardagliga inköp så att inte styrelsen behöver förskottera pengar. Styrelsen ska bli bättre på att bokföra sålda saker skilt och ej som en enda klumpsumma för att underlätta vår kassörs arbete. 7 Medlemsregistret För att underlätta registreringen av nya medlemmar har de ansvariga (Niclas och Jonatan) gjort en google docs som delats med styrelsen. Arbete med att uppdatera registret kommer igång så fort vi får infolapparna från ASK. 8 Halare HoSK rf. Majstadsgatan Helsingfors

3 Vi påbörjar sökningen av sponsorer med att först kontakta de som ställde upp förra året och därefter ser vi hur det ser ut.. Primärt sköter våra medlemsansvariga halarsponsoreringen, de frågar övriga i styrelsen om hjälp vid behov och håller vår ordförande uppdatera om läget. Styrelsemedlemmar som har kontakter kan fråga privat om sponsorering och meddela vidare. Förrra årets sponsoreringsförfrågnings mejl finns kvar, vi uppdaterar den och använder den som underlag. Samma priser som förra året. Men förklaringen för priserna/storlekar/placering måste uppdateras. ASK sponsrar med samma summa som förra året. Commedia har frågat om vi vill sponsra deras halare men vi kan i det här skedet inte ta beslut om det då informationen om placering kontra kostnad fattas. g. 9 Evenemang 1. Hosktroduction 82 going, 84 intresserade och siffrorerna stiger på evenemanget på facebook. Det blir chill and meet med några aktiviteter. Vi får låna kubb av ask. Inköp av plastmuggar och pingisbollar. Vi bjuder på grillkol och bokar cor-huset ifall det blir dåligt väder. Vi ber tutorerna om hjälp med förberedelserna. Dresscode för tutorer och styrelsen är halare. Jonatan Tar reda på om vi får låna mål samt bollar från skolan. 2. Gulis Getaway Buss och lokal är fixat. Alla från styrelsen som vill komma med får plats (I dagsläget 8 st), därefter erbjuder vi först 10 tutorplatser och 30 gulisplatser. Då vi har tillgång till bil vid behov tar vi även upp en reservlista om det behövs med 10 platser. Beroende på intresse kan kvoterna ev. justeras. Samtliga i styrelsen har ansvar för evenemanget, målet är att alla ska trivas och ha roligt. 10 Sociala medier - Vi har över 600 likes på facebook och många följare på instagram - Snapchat: Diskussion kring instastories men förslaget om att använda det istället för Snapchat förfaller, vi fortsätter med Snapchat som vanligt vid event och funderar vidare på om man skulle köra en kampanj där varje styrelsemedlem har Snapchat för en dag så att våra medlemmar lär känna oss. Vi funderar vidare på den idén. - För att marknadsföra styrelsen kör vi en ny introduktion av styrelsemedlemmarna på instagram. Men två och två den här gången för att inte dra ut det så långt. (Sami + hanna, JP + Basse, Emelina + Jennie, Jonatan+ Nikke och A-S + Pia ihop) 11 Representation Till kännedom: Hanse, Ask. Fri diskussion kring presentförslag och vem som vill representera föreningen. Ann-Sofi återkommer närmare anmälnings deadline för båda festerna. HoSK rf. Majstadsgatan Helsingfors

4 12 Programkommité - Jennie har tittat närmare på programkommittégruppen på FB. Hon har kunnat konstatera att det finns många inaktiva i gruppen som är tänkt endast för aktiva, de som ej längre vill hjälpa vid evenemang får info som alla andra genom att gilla vår sida. Förslag 1: Vi skapar en ny grupp där de som vill vara aktiva i år får ansöka om att komma med. Förslag 2: Vi kör springcleaning i den nuvarande gruppen.. Beslut: Styrelsen röstade för förslag nr 1. Jennie ansvarar för att fixa en ny grupp snarast samt informera i den gamla om den nya och hur man kommer med i den. 13 Hosken sportar - Till kännedom: Vår Hoskalumn Jannika Kuhlefelt kommer att hjälpa Kiira Kesä- Heino med Hosken sportar under hösten. De planerar en löpskola dagen före gulisintagning. - Styrelsen diskuterar hur man kan göra för att få verksamheten mer synlig och därmed aktiv. I ett första steg kollar vi med dem om vi får presentera dem på vår instagram. Pia sköter det ärendet. - Bättre framförhållning skulle kunna vara ett steg i att få verksamheten mer aktiv, Pia och Samantha frågar efter månadsvisa planeringar av tjejerna i kommittén. 14 Hösten Styrelsen ser fram emot den intensiva hösten och planerar att delta aktivt under hela gulisveckan för att synliggöra föreningen. Ex. ställer man upp med ett styrelselag i Beer olympics. - Vårt återkommande evenemang Sjukis/Teknik kommer i år skötas med en tydligare arbetsfördelning för att underlätta för båda föreningarna. - Vi har underskott på aktiva medlemmar som kan talföra sig på evenemang ( Toasta ) Bristen är stor då det kan konstateras att det endast finns ca 8 st i föreningen. Ev. förfrågan om utbildning av Fatgillet diskuteras, styrelsen avvaktar och ser hur intresset är under de första evenemangen för att se hur det visar sig. 15 Tutorer - Bland årets tutorer finns 26 st som studerar inom vår institution som alla verkar vara taggade och villiga att engagera sig vilket är otroligt roligt! Vi behöver därmed från HoSK rf. Majstadsgatan Helsingfors

5 styrelsen sida också arbeta aktivt för att ta dem med. På förslag från en styrelsemedlem diskuterades en ev tackkväll/fest i slutet av terminen som styrelsens tack till dem för deras insatser. I det här skedet tas inget beslut då det ännu är mycket tid kvar på terminen. - Barnavårdsföreningen har tagit kontakt med oss och vill komma i kontakt med våra tutorer för att få synpunkter från ett yngre perspektiv gällande ett projekt med tanke på mobbning på bland unga i skolåldern. Styrelsen tutoransvarige Hanna anser att det är en bra möjlighet för föreningen på lång sikt och vi uppmanar därmed våra tutorer att delta och Hanna stöttar dem. 16 Övriga ärenden - Inga övriga ärenden. 17 Mötets avslutande - Mötet avslutades Nästa möte är den 15.9 kl HoSK rf. Majstadsgatan Helsingfors