Beslut om organisation inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Bakgrund

Transkript

1 1(16) Dnr RS/1379/2015 Beslut om organisation inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Bakgrund Regiondirektören beslutade om ny organisation för Region Jämtland Härjedalen. Övergripande syfte och inriktning med omorganisation beskrevs så här: Det har nu bildats en region och nu krävs att det bli en enda sammanhållen organisation. En flexibel organisation skapas, anpassad för de snabba förändringar som kontinuerligt sker i samhället i stort. Dessutom måste organisationen bli effektivare på flera sätt, bland annat ska de strategier som beslutas på ledningsnivå snabbt genomföras i verksamheten. En mer attraktiv arbetsmiljö med beslutsmandat långt ner i organisationen skapas också. Omorganisationen har ett starkt fokus på kvalitet i verksamheten och en tyngdpunkt på enhetsnivån. Verksamhetens resultat och förbättringar ska prioriteras, liksom effektivare och kortare beslutsvägar. Målet är att alla verksamheter ska jobba utifrån en gemensam kultur, varumärke och värdegrund och sträva mot samma mål. Det ska vara en enda organisation, och inte flera autonoma organisationer. Det ska vara en region att längta till och växa i och en region i rörelse framåt. Större fokus ska läggas på första och andra linjen för att skapa mesta möjliga effektivitet. Enhets- och områdescheferna ska få bättre stöd och förutsättningar för att planera och styra sina verksamheter. Det gäller till exempel bättre stöd i medarbetarfrågor, ekonomifrågor och vid förbättringsarbeten. Cheferna ska också ha möjlighet att vara mer delaktig i verksamheten och nära sina medarbetare. Dessutom får cheferna en tydligare roll vad gäller mandat, uppföljning och strategi. Fokus på höjd kvalitet kräver också att en ökad medicinsk kompetens ingår i verksamhetsledningen inom hälso- och sjukvården. Första linjens chefer prioriteras högt och ska få utökat stöd inom flera områden utifrån att det är de som tillsammans med sina medarbetare i störst utsträckning kan mäta, analysera och genomföra förändringar för att förbättra kvalitet och resultat. Första linjens chefer får också större beslutsmandat och större inflytande över budget. Även andra linjens chefers förutsättningar förbättras, bland annat genom att sätta fokus på kvalitet och ett tydligare medicinskt ledningsansvar i områdesledningarna inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Regiondirektörens inriktningsbeslut i korthet Öka resursen till första linjens chefer Stärka områdeschefens roll i organisationen Tydliggöra det medicinska ledningsansvaret i områdesledningen inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen Centrumorganisationen upphör Stabsresursen ska integreras mer i verksamheten En enda regiongemensam stab bildas Tydliggjorda sammanhållna förvaltningar

2 (16) Regiondirektörens beslutade övergripande organisation Regiondirektör Regionstab Närstöd Förvaltningschef Hälsooch sjukvård Biträdande RD och förvaltningschef Regional utveckling Närstöd En tydlig organisation med två förvaltningar. Förvaltningscheferna har i denna organisation möjlighet att ha ett närstöd, direkt underställda personer som stöd för att leda förvaltningen. Det är inte ekonomi- och personalresurser, eftersom den typen av stöd får förvaltningscheferna antingen från teamen i verksamhetsstöd eller från andra delar av regionstaben 2. Hälso- och sjukvårdsförvaltningens organisation Hälso- och sjukvårdsdirektörens beslutar i detta dokument om följande: Kap 4 Utformning av Medicinskt LedningsAnsvar, MLA Kap 5 Områdesindelning Kap 6 Verksamhetsutvecklarnas roll, arbetssätt och organisatoriska placering Kap 7 Hälso- och sjukvårdsdirektörens närstöd innehåll och uppdrag Kap 8 Ledningsstruktur Kap 9 Ekonomisk uppföljningsstruktur Kap 10 Ännu ej klargjorda frågor, kommande steg Kap 11 Risk- och konsekvensanalys - tidplan Bilaga Synpunkter på hur ekonomi- och personal-stödet ska utformas

3 (16) 3. Följande beskrivningar om linjeorganisationens chefer framgår av Regiondirektörens beslut som gäller för HS-förvaltningen 1:a linjens chefer: Enhetschefen ska tillsammans med medarbetarna: utföra arbete av högsta möjliga kvalitet, som mäts, visas och analyseras medvetandegöra regionens arbetssätt, värderingar och strategi föreslå, genomföra, utvärdera och sprida ett bättre sätt att nå högre resultat Har det operativa ansvaret för att verkställa det uppdrag som verksamheten har med god kvalitén, gott bemötande, god arbetsmiljö och inom givna ekonomiska ramar. 2:a linjens chefer = Områdescheferna: Har det övergripande ansvaret för att leda, utveckla och samordna verksamheterna inom området, och att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar. I rollen ingår också omvärldsbevakning, deltagande i regional och nationell samverkan, framtidsanalys för verksamheternas utveckling och samverkan med kommunerna och andra sjukvårdshuvudmän. Inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ligger verksamhetschefsansvaret enligt hälso- och sjukvårdslagen och tandvårdslagen på områdeschefen om inte särskilda omständigheter motiverar att verksamhetschefsansvaret läggs på lägre nivå i organisationen. Längre fram i dokumentet anges var verksamhetschefsansvaret ligger för varje område. Områdescheferna bör få: Tydligare roll avseende mandat, uppföljning och strategi Fokus på höjd kvalitet kräver ett ökat medicinsk ansvar i verksamhetsledningen Ge ett aktivt stöd till första linjen så att de får möjlighet att vara nära verksamheten Leda, mäta, ge feedback på och utveckla förändrings och förbättringsarbetet Sprida, genomföra, följa upp och förbättra regionens strategi och planer Förvaltningschef Hälso- och sjukvård med titel Hälso- och sjukvårdsdirektör Har ansvar för att alla områden inom förvaltningen bedrivs på bästa möjliga sätt, att ständiga förbättringar sker och att följa upp områdenas kvalité, arbetsmiljö, effektivitet och ekonomi. I rollen ingår också omvärldsbevakning, framtidsanalys för verksamheternas utveckling och samverkan med kommunerna och andra sjukvårdshuvudmän. Förvaltningschefen är föredragande i Regionstyrelsen när den agerar som hälso- och sjukvårdsnämnd.

4 (16) 4. Medicinskt ledningsansvar - MLA I Dokumentet Riktlinjer för verksamhetschef samt medicinska ledningsuppdrag från (Dnr:LS/1552/2011) regleras nuvarande ansvar för verksamhetschef och medicinskt ledningsuppdrag. Där regleras: Verksamhetschefens ansvar Verksamhetschef ska enligt hälso- och sjukvårdslagen svara för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Verksamhetschefens ansvar framgår dels av de bestämmelser som reglerar verksamheten, dels av vad som överenskommits mellan denne och vårdgivaren. Eftersom verksamhetschefen representerar vårdgivaren är det vårdgivaren som bestämmer vilka befogenheter, rättigheter och skyldigheter samt vilket ansvar, inklusive resultatansvar, utöver det författningsreglerade ansvaret, respektive verksamhetschef ska ha. Verksamhetschefen har det samlade ledningsansvaret och detta kan inte överlåtas till annan befattningshavare. Verksamhetschefen ansvarar för den löpande verksamheten inom sitt område och ser till att den fungerar på ett tillfredsställande sätt. Till verksamhetschefens uppgifter hör, förutom att tillse att det medicinska omhändertagandet av patienten tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god vård, att tillse att samverkan och samordning med andra enheter fungerar på ett för patienten tillfredsställande sätt, att det finns de direktiv och instruktioner som verksamheten kräver, att personalens kompetens upprätthålls genom adekvata vidareutbildningsinsatser m.m. Verksamhetschefen har, antingen själv eller genom att anlita personer med lämplig kompetens, att säkerställa de krav som ställs på honom/henne. Vårdgivaren ansvarar för att verksamhetschefen har tillräcklig kompetens för uppgiften. Vårdgivaren ansvarar också för att verksamhetschefen ges möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter så att patientsäkerheten är tillfredsställande och vården vid enheten har god kvalitet. Fördelning av Medicinskt ledningsuppdrag - MLU Uppdrag att fullgöra medicinska ledningsuppgifter benämns inom Jämtlands läns landsting läkare med uppdrag att fullgöra medicinskt ledningsuppdrag (MLU) framgår av ikraftträdande. Uppdraget att fullgöra medicinskt ledningsuppdrag är inte ett eget linjechefskap. Den som innehar medicinskt ledningsuppdrag har att tillse att vårdgivarens uppdrag avseende det medicinska innehållet i berörd verksamhet fullföljs. Detta innefattar att svara för att verksamheten avseende diagnostik och behandling står i överensstämmelse med vetenskap och beprövad erfarenhet samt bedrivs med god medicinsk kvalitet inom ramen för verksamhetens uppdrag. MLU ska i sitt uppdrag som verksamhetschefens företrädare 1, utfärda medicinska riktlinjer och direktiv. Det medicinska ledningsuppdraget ska fördelas med utgångspunkt från ett medicinskt kompetensområde, en behovs-/diagnosgrupp eller en specifik verksamhets medicinska innehåll. Medicinskt ledningsuppdrag kan fördelas från flera verksamhetsansvariga verksamhetschefer till en gemensam befattningshavare, MLU, avseende ett visst kompetens-/diagnosområde som ingår i de berörda verksamheternas uppdrag. Uppdraget som MLU förutsätts kunna ingå i anställningen som specialistläkare. ( Definition av specialistläkare enligt patientsäkerhetslagen SFS 2010:659, 4 kap 8 ). Ett medicinskt ledningsuppdrag är personligt utgående från verksamhetschef. Slutar denne, så upphör uppdraget. Uppdraget ska vara skriftligt och tidsbegränsat. Uppdraget att fullgöra medicinskt ledningsuppgifter skall rymmas inom ordinarie arbetstid, med tydligt angivande av omfattning i tid för uppdraget. 1 Denna formulering kan behöva revideras när MLAs uppdrag regleras i dokumentet Riktlinjer för verksamhetschef samt medicinska ledningsuppdrag

5 (16) Verksamhetschefens och det medicinska ledningsuppdraget är oförändrat. Ett av syftena med omorganisationen är att ge första linjens chefer större möjligheter att utöva sitt beslutsmandat 2. Även andra linjens chefers förutsättningar ska förbättras, bland annat genom att sätta fokus på kvalitet och ett tydligare medicinskt ledningsansvar i områdesledningarna inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen. För att uppnå detta skapas en ny funktion i hälso- och sjukvårdens ledning: Medicinskt ledningsansvar Det medicinska ledningsansvaret MLA - innebär: Funktionen består av en (1) person per område eller del av område och är ett deltidsuppdrag som ges av områdeschefen/verksamhetschefen, och har följande uppgifter: (ytterst beslutansvarig är alltid områdeschef/verksamhetschef) Vara arbetsgivarrepresentant och ansvara för området tillsammans med verksamhetschefen/områdeschefen t ex: - Tillsammans med områdeschef/verksamhetschef samordna och prioritera resurserna efter verksamheternas behov - Ingår i verksamhetschefens ledningsgrupp och om verksamhetschefen är enhetschef ingår MLA vid behov i områdesledningen - Medverka i områdets verksamhetsplanering och bokslut Driva gränsöverskridande kvalitetsutveckling i medicinska frågor inkl medverka till lösningar för kortare led- och väntetider. Medverka vid utredningar där medicinsk kompetens är nödvändig Tillsammans med MLU säkra att det finns goda övergripande rutiner för det medicinska omhändertagandet av patienterna, inklusive journalföring, hantering av läkemedel och medicinsk utrustning Vara ett stöd till verksamhetschefen i vårdgivarrollen Vara stöd till verksamhetschefen i arbetet med riskanalyser, avvikelser och vårdskadeutredningar inkl Lex Maria-ärenden, uppföljning och utvärdering av vidtagna åtgärder, när MLU inte är mer lämpad. Samordna MLU inom området vilket bl a innebär att tillförsäkra att nödvändig information mellan MLUer sker och samordnas med områdets verksamhetsplan Ingår i regionövergripande nätverk för MLA Vara chefssamrådsrepresentant inom Norrlandstingens Regionförbunds samarbete, eller om flera chefsamrådsrepresentanter finns inom området ska MLA samordna chefssamrådsrepresentanterna 2 Befogenhetsplan och delegationsordning ska revideras senast Behörigheter i personaladministrativa system ska också ses över senast

6 (16) Förtydligande av skillnad mellan MLA och MLU: MLAs ansvar Arbetar främst med områdeschef/verksamhets- chef Är tydlig arbetsgivarföreträdare Tillsammans med OC/VC samordnar, prioriterar resurser utifrån verksamheternas behov Deltar i områdets ekonomiska prioriteringar Medverkar i verksamhetsplanering och bokslut Ansvarar för gränsöverskridande kvalitetsfrågor Vara stöd till VCs vårdgivarroll Vara stöd till VC i arbetet med riskanalyser, avvikelser och vårdskadeutredningar Samordnar och konsulterar MLUer inom området Kan vara chefssamrådsrepresentant Är samordnare för chefssamrådsrepresentanter där det finns flera chefssamråd inom området, för att fånga information till och från ledningen Funktion som söks/intresseanmäls MLUs ansvar Arbetar främst med enhetschef Är sakkunnig för medicinsk specialitet/grenspecialitet Inget uttalat samordnings-, prioriteringsuppdrag Inget uttalat ekonomiskt uppdrag Inget uttalat ekonomiskt uppdrag Ansvarar främst för kvalitetsfrågor i egen medicinsk specialitet/grenspecialitet Vara stöd till VCs vårdgivarroll Vara stöd till VC i arbetet med riskanalyser, avvikelser och vårdskadeutredningar Är chefssamrådsrepresentant där det finns chefssamråd som passar med MLUs uppdrag Funktion som kan bemannas genom arbetsgivarens rätt att leda och fördela arbetsuppgifter Inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ligger verksamhetschefsansvaret enligt hälso- och sjukvårdslagen och tandvårdslagen på områdeschefen om inte särskilda omständigheter motiverar att verksamhetschefsansvaret läggs på lägre nivå i organisationen. Om områdeschefen är läkare och verksamhetschef finns inget krav på att utse MLA, men det är önskvärt När verksamhetschef tillika är enhetschef ska denne ha stöd från en MLA. Då avgör verksamhetschefen om det också behövs MLU eller om specifika utvecklingsuppdrag då kan ligga på olika överläkarfunktioner. Om det inom samma område finns verksamhetschef och MLA på både områdesnivå och enhetsnivå måste uppdragen preciseras i särskilt beslut av Hälso- och sjukvårdsdirektören så att de inte är överlappande.

7 (16) Funktionen som MLA är ett tidsbegränsat ledningsuppdrag på deltid. Omfattning % tjänst beroende på områdets/verksamhetens storlek och struktur. Med storlek avses budgetomslutning, antal anställda och antal enheter. Geografisk spridning ska också beaktas. Arbetet skall rymmas inom ordinarie arbetstid med schemalagd tid för uppdraget. Den schemalagda tiden skall motsvara uppdragets omfattning. Uppdraget är 3-årigt och utannonseras internt vid behov. En enhetschef som är läkare och ingår i områdets ledningsgrupp kan tillika vara MLA, och då krävs ingen annonsering. Arvodet varierar, beroende på omfattning av uppdraget, mellan 2000 kr och 4000 kr per månad i form av lönetillägg. Omfattning av uppdraget är en förhandlingsfråga mellan sökande och berörd områdeschef/verksamhetschef. I de fall en läkaravdelningschef tillika blir MLA ingår ersättningen i befintligt lönetillägg. Dokumentet Riktlinjer för verksamhetschef samt medicinska ledningsuppdrag från måste revideras med utgångspunkt från detta beslut. Även andra riktlinjer kan behöva revideras utifrån detta beslut t ex dokumentet som reglerar hur ansvaret för patientsäkerhet organiseras, riktlinjer för arbetsmiljöansvar, informationssäkerhet och miljö, och beslutsnivå på olika centuri-dokument 5. Områdesindelning Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har 13 områden. 3

8 (16) Inom områden sker följande ändringar: HIM/HNR: Behåller två områden som idag. Läkaravdelning medicin flyttar i sin helhet från HNR till HIM. De flesta läkarna i läkaravdelningen har sin dagliga arbetsplats inom HIMs verksamhet. Det underlättar samverkansfrågor inkl facklig samverkan. Det gör också att områdena blir lika stora och mer jämn arbetsmängd för områdeschefer och andra övergripande funktioner. Fortsatt tätt samarbete och samverkan mellan HIM och HNR ska finnas. Område psykiatri/barn unga vuxna: Senast den 30 april 2016 skall områdeschef BUV och områdeschef VUP presentera ett förslag till beslut angående RVH:s uppdrag och organisation. Detta med syfte att presentera ett förslag som förbättrar för RVH:s nuvarande målgrupp samt säkra en långsiktig kompetens inom Region Jämtland Härjedalen för denna målgrupp. I förslaget skall eventuella förändringar i uppdrag och organisation som berör andra verksamhetsområden framgå. Hälso- och sjukvårdsdirektör ansvarar för att fatta beslut i de fall sådana förändringar föreslås. Område kirurgi ögon öron bibehålls som ett område. Dock får ögon och örons enhetschefer vara verksamhetschefer med var sin egen MLA. Områdeschef för hela området kirurgi ögon öron är verksamhetschef enbart för kirurgi/urologi med en MLA för kirurgi/urologi.

9 (16) Förslaget rörande MLA innebär följande för organisationen Område/2:a linjen Antal anställda Budget omslutn mkr Områdes chef Enhets chef Verk samhets chef MLA MLU Barn- och ungdomsmedicin OC 0 3st Barn och Unga vuxna OC X 5st Kvinna OC X 1 st Psykiatri OC X 10st Hjärta Neurologi Rehabilitering OC X 8st Hud Infektion Medicin ,5 OC X 7st Akut OC X 6 st Ortopedi OC X 8st Kirurgi Ögon Öron OC X 13st varav ÖNH EC X 0 varav Ögon EC X 0 4st+ Diagnostik och teknik inkl service 6 OC X 5st NUS varav Labmedicin ECspec 0 NUS 1 inkl diagnostik Service teknik Primärvård st varav Närvårds områden EC 8 MLA 19 Folktandvård EC 0 10st OLU Patientsäkerhet OC ej aktuellt 0 I ovanstående tabell framgår följande fakta kring Hälso- och sjukvårdsförvaltningens organisation : 13 st områden (Diagnostik, teknik och service är ett område Patientsäkerhetsenheten placeras som ett område) Områdeschefen är verksamhetschef med 5 undantag: ÖNHs, Ögons, folktandvården och primärvården har enhetschefer som verksamhetschef. Labmedicins lösning är en enhetschef tillika verksamhetschef överordnad en annan enhetschef. Det är krav på att verksamhetschefen har MLA kopplat till sig med dessa undantag: - Barn och ungdomsmedicin, ortopedi, folktandvård pga att OC är läkare/tandläkare. Dock har ortopedi valt att ha MLA - Labmedicin har verksamhetschef med flera MLU(NUS) - Primärvårdens har flera verksamhetschefer som delar samma MLA, dvs en MLA för närvårdsområdet. Funktionen medicinsk samordnare för primärvården (inkl privata aktörer) kvarstår.

10 (16) Upplåtna enheter eller Akademiska sjukvårdsenheter Enligt det nya ALFavtalet regleras tre nivåer på enheter upplåtna för medicinsk utbildning. Upplåten enhet, akademisk sjukvårdsenhet och universitetssjukvårdsenhet. För Region Jämtland Härjedalen är det någon av de två första som är aktuella. Upplåten enhet =. Basenhet upplåten för medicinsk utbildning. Denna enhet är ej berättigad att erhålla Bas-ALF medel. Akademisk sjukvårdsenhet.= Basenhet upplåten för medicinsk utbildning och forskning - Enheten ska ha en FoU-ansvarig. Denne utses av VC och berörd prefekt vid UmU. - FoU-ansvarig ska vara minst disputerad och i normalfallet ha en förenad, eller kombinerad anställning eller vara adjungerad vid UmU. - FoU-ansvarig ska ingå i enhetens ledningsgrupp. - Samtliga beslut rörande GU-ALF eller Fo-ALF på basenhetsnivå fattas i enighet mellan VC och FoU-ansvarig. - Beslut rörande Fo-ALF ska fattas efter vetenskaplig beredning. FoU-ansvarig ska vara minst docent. I normalfallet inneha en förenad eller kombinerad anställning, om inte detta uppnås ska FoU-ansvarig inneha en adjungerad anställning på minst docentnivå. Hälso- och sjukvårdsdirektörens ambition är att verksamheterna ska kunna beskrivas på ett sådant sätt att Umeå universitet kan godkänna dem som akademiska sjukvårdsenheter. Diskussioner med Umeå universitet kommer att föras i denna fråga under november februari 2016.

11 (16) 6. Vårdutvecklare blir Verksamhetsutvecklare Nedanstående gäller inte de vårdutvecklare (patientsäkerhetssamordnare) som finns inom nuvarande Patientsäkerhetsenheten. Vårdutvecklarna ska fr o m ha titeln Verksamhetsutvecklare, VU. Deras uppdrag är att: arbeta med verksamhetsnära förbättringsarbete. VU:s roll bör vara att coacha chefer och vara expert/metodstöd till både OC, EC, och MLA och i förekommande fall även för specialist-sjuksköterskor och MLU. arbeta tillsammans med strategiska och områdesgemensamma frågor för att förbereda dem för verksamheterna och lära av varandras goda exempel. vid behov ingå i nätverk utanför verksamheten som har betydelse för verksamheten göra utredningar och uppföljningar och i samband med negativa händelser, avvikelser, risk och händelseanalyser tillsammans med MLA och MLU och i förekommande fall tillsammans med område patientsäkerhet ha ett nära samarbete med EK/PK-teamen för området. delta i områdesledning ha ett naturligt samarbete med område patientsäkerhet. VU blir fr o m anställda i Regionstabens Forsknings- utbildnings- och utvecklingsavdelning 4 med tydligt uppdrag mot en eller flera områdeschef/er Varje områdeschef ska veta vilken VU som arbetar mot området. VU ska ledas och samordnas i nära samarbete med Hälso- och sjukvårdsdirektörens närstödsfunktion. Argumenten för att vårdutvecklarna samlas i Regionstabens Forsknings- utbildnings- och utvecklingsavdelning är: - Alla utvecklingsresurser i regionen samlas i forsknings- utbildnings- och utvecklingsavdelningen vilket ger möjligheter att göra en enhet inspirerad av Memeologen i Umeå och Qulturum i Jönköping. - Det finns idag inte så många vårdutvecklare att varje område kan få sin egen. Vem skulle då vara chef för de vårdutvecklare som ska delas? - Om verksamhetsutvecklarna samlas kan de som grupp stödja varandra och på ett effektivare sätt agera likartat i utvecklingsarbetet och sprida goda exempel - I en grupp kan olika speciella kunskaper nyttjas brett för alla områden Lokalmässigt ska verksamhetsutvecklarna sitta nära områdeschefen, så långt det är möjligt. Detta beslut rör: Aktuellt läge Detta beslut rör: Aktuellt läge Barn, Kvinna, Barn unga vuxna 1 vårdutvecklare HIM 1 vårdutvecklare Psykiatri 1 vårdutvecklare HNR 1 rehabutvecklare Kirurgi ögon öron 1 vårdutvecklare Folktandvård 1 folktandvårdsutvecklare Ortopedi 1 vårdutvecklare Primärvård 2 vårdutvecklare Akut 1 vårdutvecklare Diagnostik, 2 verksamhetsutvecklare teknik, service 4 Organiseringen inom utvecklingsavdelningen fattas av utvecklingschefen och forskningschefen om möjligt

12 (16) 7. Hälso- och sjukvårdsdirektörens närstöd innehåll och uppdrag Hälso- och sjukvårdssamordnare Förvaltningscheferna har i denna organisation möjlighet att ha ett närstöd, direkt underställda personer som stöd för att leda förvaltningen. Det är inte ekonomi- och personalresurser, eftersom den typen av stöd får förvaltningscheferna antingen från teamen i verksamhetsstöd eller från andra delar av regionstaben. Förvaltningscheferna får inget eget team men kan avropa hjälp och stöd från både regionstaben och från områdesteamen. Närstödet är resurser som är direkt underställda förvaltningschefen för ledning av förvaltningen medan verksamhetsstödsteamen är underställda Ekonomi- och Personaldirektörerna, och verksamhetsutvecklarna är underställda Utvecklingschef och Forskningschef Hälso- och sjukvårdsdirektören har valt att börja med enbart en funktion i sitt närstöd. Funktionen har titeln: Hälso- och sjukvårdssamordnare Funktionen ska vara en erfaren vårdutvecklare med bakgrund som legitimerad sjuksköterska, gärna med magisterkompetens. Det är en heltidstjänst. Arbetsuppgifterna är att som hälso- och sjukvårdssamordnare bidra till ett gränsöverbryggande förändringsarbete för att förbättra hälso- och sjukvårdens kvalitet och effektivitet. samordna arbetet inför olika regionövergripande styrgrupper som hälso- och sjukvårdsdirektören leder. på uppdrag av Hälso- och sjukvårdsdirektören samla ihop verksamheternas utvecklingsbehov och specificera uppdrag till Regionstabens avdelningar. bevaka att områdenas behov av verksamhetsutvecklare tillgodoses av Regionstabens forsknings- utbildnings- och utvecklingsavdelningen. samarbeta med funktioner inom Hälso- och sjukvårdspolitiska avdelningen och Forsknings utbildnings- och utvecklingsavdelning för att uppnå bästa stöd till första och andra linjens chefer i hälso- och sjukvårdsförvaltningen

13 (16) 8. Ledning av organisationen Hälso- och sjukvårdsdirektörens ledningsgrupp Sammankallande: Hälso- och sjukvårdsdirektören Uppdrag: Samordna övergripande frågor för hälso- och sjukvården Antal möten: En gång i månaden Deltagare: Alla områdeschefer Ekonomidirektör, Personaldirektör, Utvecklingschef och Kommunikationschef ska ingå i ledningsgruppen delar av tiden. Beställarchefens behov av information till och från denna ledningsgrupp bör beaktas. Andra funktioner adjungeras vid behov Ledningsgruppmöten ska ha en i förväg utsänd kallelse med dagordning och protokoll ska föras vid mötena. HSdirektörens ambition är att samla alla styrgruppmöte till torsdagar. Då kan en torsdag i månaden vara heldag ordinarie ledningsgruppsdag och övriga torsdagar förmiddag reserveras för styrguppsmöten t ex: styrgrupp Cosmic, styrgrupp läkemedel, styrgupp standardiserade vårdförlopp, styrgrupper inom personalområdet. Det kommer också att finnas anledning att samla alla verksamhetschefer till återkommande strategiska diskussioner. Former för detta kommer HSdirektörens ledningsgrupp att besluta om. 9. Ekonomisk uppföljningsstruktur Ekonomisystemet har idag följande nivåer: Förvaltning(fd Centrum) Område Bas Kostnadsställe Inom Hälso- och sjukvårdsförvalningen används dessa så här: Förvaltning - Används för sammanfattande nivå för uppföljning av hela Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Område Används för uppföljning av den organisatoriska nivån område. Bas - är en kompletterande grupperingsnivå om ett antal kostnadsställen önskas sammanfattas under områdesnivån., t ex om en enhetschef är ansvarig för flera enheter/kostnadsställen. Kostnadsställe - Används för uppföljning av de lägsta organisatoriska nivån dvs enheterna. Omorganisationen inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen kan göra med mycket små förändringar på sättet att följa upp verksamheten. Ekonomiska anslag på övergripande nivå I 2015års strukturer finns ett begrepp som heter Övergripande verksamheter. Ansvar för kostnadsställen där ligger idag inom nuvarande stabsorganisation. I regiondirektörens omorgansiation beslutades att följande anslag ska läggas till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Kst 1600 Centralt riks- och regionvård - bör byta namn till Akut utomläns/utlandsvård och NRF-samverkan Kst 7036 Central läkemedelskostnad

14 (16) 10. Ännu ej klargjorda frågor hantering i olika steg Steg 4 Klart till 31 december - Samverkansformerna, reviderat samverkansavtal - Befogenhetsplan och delegationsordning reviderad - Behörigheter i personaladministrativa system analyserad och eventuellt förändrat - Dokumentet Riktlinjer för verksamhetschef samt medicinska ledningsuppdrag från måste revideras med utgångspunkt från detta beslut. - Organisering av verksamhetsutvecklarna inom Regionstabens forsknings- utbildningsoch utvecklingsavdelning är om möjligt klargjord Steg 5 Under Utvärdering av nuvarande systemförvaltningsmodell för att analysera konsekvenser av att sammanföra systemförvaltning av alla eller vissa av regionens IT-system till ITavdelningen. - Administration som inte är absolut nödvändig för organisationens resultat ska ses över och eventuellt fasas ut för att uppnå besparing på 10 miljoner kronor. - Under våren 2016 beslutas organisatorisk placering av Rett Center, som fram till dess tillhör Regionstabens Hälso- och sjukvårdspolitiska avdelning - Förhandlingar med Umeå universitet gällande upplåtna enheter eller akademiska sjukvårdsenheter klart våren Inriktningsbeslut om Resursenheten för vuxenhabilitering verkställs 11. Risk och konsekvensanalys En mer detaljerad risk- och konsekvensanalys behöver göras för det som beskrivs i detta dokument. Detaljerad risk- och konsekvensanalys har gjorts tillsammans med regionkommittén. Samverkan skedde vid möte 14/12 med enighet 5

15 (16) Synpunkterna på stöd för verksamheterna Bilaga 2 Beslut om teamen med ekonomi- och personalkonsulter fattas av ekonomi- och personaldirektören. I Bilaga 2 sammanfattas synpunkterna som överlämnas till ekonomidirektör, personaldirektör och till chefen för regionstaben för beaktande. Dessa synpunkter överlämnas till ekonomidirektör, personaldirektör och till chefen för regionstaben för beaktande. Område kvinna anser att EK/PK inte behöver sitta ute på området. Område kvinna kan se en fördel med att man samlägger alla opererande områden i samma team. Den gemensamma nämnaren är operation. Idag så äger varje område de olika dyra instrumenten. Kan diskuteras om inte operation ska äga dem för att se till optimal användning av dessa. Enligt förslaget ligger operation i ett annat team. Annars spelar det ingen roll vilket team området tillhör. HIM/HNR vill dela på ett team Den föreslagna teamindelningen känns inte helt logisk för akutområdet. För personalfunktionen spelar det förmodligen ingen roll hur teamindelningen görs bara det finns tillräckligt många resurser. Indelningen som är gjord i teamet Medicin/Akut/barn/BUV motsvarar över 1300 medarbetare vilket är betydligt fler än i andra team. Varför? För ekonomi- och produktionsuppföljning som ekonomer arbetar med så känns det ologiskt att dela på akutområdet med centraloperations verksamhet och de opererande klinikerna som nyttjar c-op. Område ortopedi tror att det kan det vara en fördel om PK och EK jobbar mot verksamheter med liknade uppdrag, tex vårdavdelningar och mottagningar inom op verksamhet. Det viktigaste är dock att de ges möjlighet till att delta på områdesledningar och områdets APT för att kunna jobba proaktivt inom verksamheten. ÖNH och Ögon vill ha ett stabsstöd som är behovsanpassat efter verksamheten. dvs - Funktion som handlägger alla slags anställningar/rekryteringar/rehabiliteringar och som är den som återkopplar till beställande/berörd chef. Funktionen bör ha god verksamhetskännedom. - Funktion som handlägger budget, investeringar, analyser av utfall, produktionsstatistik och är den som återkopplar till beställande/berörd chef. Funktionen bör ha god verksamhetskännedom. - Upphandlingen och avropsfunktion bör hjälpa till med både utskick av avrop och referenstagning på svar från bemanningsföretag. Berörd chef ska ges förslag på vikarier som är kontrollerade (SoS och referenser). - För samtliga funktioner krävs proaktivt arbetssätt med förståelse och insikt i hur stödet ska kunna ges på bästa sätt. Lämpligen bör funktionerna sitta fysiskt intill berörda verksamheter.

16 (16) FTV Centrumchef har en stab/kansli till sitt stöd, dessa ger även stöd ut till linjen. Samtliga är lokaliserade till Göviken. Arbetsformen är redan idag i team där samtliga kompetenser ingår. Teamets samtliga funktioner arbetar med verksamhetsutveckling specifikt för Folktandvården. Verksamhetskunskap är nödvändigt för teamet då tandvård skiljer sig jämfört med övrig hälso och sjukvård vad gäller egen lag, tandvårdslagen, konkurrens gentemot privata vårdgivare, intäkter för vuxentandvård, eget journalprogram (T4 tillsammans med 13 andra landsting/regioner), uppkopplingar mot Försäkringskassan med journalprogrammet, arbetar självständigt med egen rekrytering av tandvårdens yrkeskategorier, nationella och norrlandsnätverk för samtliga funktioner inom Folktandvården som är mycket aktiva, osv... För närvarande består stab/kansli av: o 0,8 tj vårdutvecklare, 0,2 tj stöd i vissa patientsäkerhetsfrågor o 1,0 tj ekonomihandläggare (org i ledningsstab ekonomi) o 0,75 tj personalkonsult anst. i Ftv. 0,5 tj personalkonsult (org. personalenheten) o 1,0 tj assistent o 1,0 IT handläggare o 2,0 T4 support o 0,5 tj projektanställd, samordning uppsökande verksamhet o 0,5 tj IT konsult till andra landsting FTV avser även i fortsättningen att ha alla dessa funktioner/tjänster sittande nära varandra, oavsett var område Folktandvård placeras, så att de kan arbeta i team. FTV anser att det finns klara samordningsvinster med att dela verksamhetsstöd med Primärvården Område diagnostik, teknik och service: Jag tror det är bättre att PV och FTV har samma team pga geografiska skäl. Att CDTS och FTV har intäktsfinansierat är förvisso korrekt men FTV riktar sig till externa kunder och vi till interna. Jag är dessutom av den åsikten att det kanske är dags att gå ifrån köp/sälj för en del av mina verksamheter. Det åstadkommer ganska mycket administration till begränsad nytta. Gör vi det så faller skälet att dela team med FTV. Jag har inget direkt önskemål om område att dela team med men kanske vore Regional utveckling något att fundera över. Ytterligare synpunkter som rör kontaktpersonerna inom IT Område kvinna anser att det är viktigt att få en namngiven kontaktperson vid IT. Verksamheten har idag två patientjournalsystem och behöver ha en kontaktperson som har en sådan kompetens. Verksamheten har delvis ett ungt patientklientel och vill gärna utveckla möjligheten med smidigare kontakter via skype, MVK, eller vad som finns?? Önskemål att IT utser en kontaktperson till området men att den också tar ett stort administrativt ansvar för Obstetrix. Idag är verksamhetschefen systemägare och en enhetschef systemförvaltare. Tar oerhört mycket tid att försöka hinna med även dessa uppdrag så bra som möjligt.