Maria Larsson Chef Servicecenter

Transkript

1 Maria Larsson Chef Servicecenter

2

3 SFV, FORTV och staten Statsministern Styrelse Samordning Styrelse Generaldirektör Generaldirektör Socialdepartement Fortifikationsverket Statens fastighetsverk Ny organisation fr.o.m. den 1 januari 2015 och från detta datum kommer SFV och FORTV att lyda under Finansdepartementet.

4 Vårt uppdrag Äga och förvalta Sveriges försvarsfastigheter Att bidra till ett mer robust samhälle En del i Sveriges krisberedskap

5 Vår vision En säker värd för en säkrare värld

6 Specialister på skydd Skydds- och sårbarhetsanalyser Skyddstekniska utredningar Analys och kontroll Bergssäkring

7 Vi äger hektar mark, varav hektar skog byggnader 33 byggnadsminnen med drygt 300 byggnader försvarsanläggningar 9 flygfält 350 mil väg

8 Investering vi bygger nytt Ca 600 investeringsprojekt per år

9 Förvaltning vi förvaltar

10 Avyttring Förädling Försäljning

11 Ca. 650 anställda på 52 orter i landet.

12 Organisation

13 Ny organisation fr

14 Resemönster De huvudsakliga resorna sker inrikes. Ett mindre antal resor går till övriga Norden, Europa och interkontinentala destinationer. Frekventa destinationer: Arvidsjaur, Eskilstuna, Kristianstad, Luleå, Malmö, Ronneby, Stockholm, Visby och Östersund.

15 Kostnader Avtal med Via Egencia Personalen reser till största delen papperslöst och kostnaderna debiteras resekonto hos Diners uppgick den fakturerade volymen för resor till nästan 16 miljoner kronor. Drygt 5,5 miljoner via resebyrån. Liten andel bokas via Online.

16 Samverkan Regeringsuppdrag om samverkan med andra statliga myndigheter. Reseupphandlingen är en av flera gemensamma upphandlingar tillsammans med Statens fastighetsverk (SFV).

17 Christina Brask Administratör/Travel Manager

18 Uppdraget På uppdrag av svenska folket, genom regeringen, förvaltar Statens fastighetsverk Sveriges nationalbyggnader och fria marker; slott och kungsgårdar, teatrar, museer, ambassader och en sjundedel av landets yta med skog och mark. SFV bildades 1993 ur Byggnadsstyrelsen men vår verksamhet har anor från 1600-talet.

19 Sveriges kronjuveler Sveriges kronjuveler SFV äger fastigheter i Sverige med ungefär byggnader; 2 miljoner m². Slottsbild Alla svenska kungliga slott, bl a Stockholms slott, Drottningholm, Haga och Strömsholm. Andra slott; Bogesund, Gävle, Hovdala, Kalmar, Läckö, Malmö, Skokloster, Svartsjö, Uppsala, Vadstena.

20 Till fästningars försvar Bilder SFV delar ansvaret för landets 300 statliga byggnadsminnen med bl a Riksantikvarieämbetet, Fortifikationsverket och Sjöfartsverket. Vi vårdar Sveriges gamla försvarsverk och gör dem tillgängliga för besökare. T ex Oskar II:s fort, Varbergs och Vaxholms fästningar.

21 Rampljus för svensk kultur SFV förvaltar några av Sveriges teatrar och museer bl a Kungliga Operan, Dramaten, Världskulturmuseet i Göteborg och Moderna Museet i Stockholm.

22 Våra blågula representanter Bilder idag SFV förvaltar utomlands cirka 135 svenska ambassader, residens och institut i ett 60- tal länder.

23 Allemanslandet SFV förvaltar 6,5 miljoner hektar mark vilket är en sjundedel av Sveriges yta. Stora områden är skyddade i reservat. På hektar bedrivs skogsbruk. Parker, kungsgårdar och rennäringens året-runt-marker.

24 Nuvarande organisation SFV har ca 400 anställda över hela Sverige. Styrelse Operativ verksamhet SFV Regerings- och domstolsbyggnader m m Regeringsbyggnaderna, Riddarholmen, Gamla stan och andra kulturbyggnader med mer generell användning Generaldirektör Staber vid huvudkontoret Kulturarvsenheten Bevarande, vård, utveckling och levandegörande av det nationella kulturarvet SFV Kungliga Slott De Kungliga Slotten och Kungliga Djurgården Projektenheten Nygestaltning, projektledning och specialistfunktioner SFV Musei- och teaterbyggnader i Stockholm Statliga museibyggnader och teaterbyggnader bl.a. på Skeppsholmen och Kastellholmen Verksamhetsutvecklingsenheten Utvecklar och samordnar verkets verksamhetssystem och IT-system SFV Syd - Väst Residens, fästningar och monument i södra och västra Sverige SFV Nord - Ost Residens, fästningar och monument i östra och norra Sverige och Tumba bruksmiljö Kommunikationsenheten Övergripande kommunikationsstrategier Ekonomienheten Samordning av redovisning, budget och prognoser SFV Mark Fjäll- och skogsområden väster om odlingsgränsen, renbetesfjällen, skyddade älvsträckor i norra Sverige, fyrar, kronoholmar längs hela kusten, samt jord- och skogsegendomar SFV Utrikes Statsägda ambassader samt andra statliga byggnader och anläggningar i utlandet Personalenheten Personal- och servicefunktion Juridikenheten Hyresförhandlingar, köp och försäljning av fastigheter Ny organisation fr.o.m. den 1 januari 2015

25 Beskrivning av SFV:s resmönster Antalet anställda vid SFV är ca 400, uppdelade på huvudkontor och sju fastighetsområden. Organisationen är utspridd över hela landet och huvudkontoret är placerat i Stockholm. Två anställda är stationerade utomlands (Moskva och Beijing). Totalt bokades ca 9% av resorna online under Andelen onlinebokningar varierade dock mellan olika enheter och fastighetsområden, från 0% till 54%. Kortare tågresor, inom Mälardalen, inhandlas via SJ:s fakturakort. Av flygresorna gjordes ca 37% till utrikes destinationer, varav merparten till orter där staten förvaltar Sveriges ambassader.

26 Reskostnader SFV Avtal med Ticket Biz sedan 2008, förlängning med option t.o.m 31 augusti Resekostnaderna för SFV uppgick år 2012 till närmare 8 mkr, varav nära hälften, ca 3,7 mkr inom fastighetsområdet SFV Utrikes (ca 20 personer). Debitering sker via Diners resekonto. Hotellrum och hyrbilar betalas företrädesvis med betalkort.

27 Reseupphandling Målet med gemensam reseupphandling: Effektivare reseprocess Kostnadsbesparing Förenklad administration Dra nytta av varandras erfarenheter

28 Upphandlingsgrupp FORTV Administrativ direktör Chef Servicecenter (Travel Manager) Upphandlingssamordnare Reseadministratör Jurist SFV Administratör (Travel Manager) GD-sekreterare Administratör utrikes fastighetsområde

29 Inför upphandling Gemensamma krav: Personlig service på svenska via telefon och e- post Web-baserat systemstöd för självbokning Följa de krav och råd som finns i våra styrande dokument Tillhandahålla en specifik grupp av resekonsulter Organiserad så att frånfälle kan hanteras utan att avtalad servicenivå underskrids 24-timmarsservice på svenska Integrera och hålla sig uppdaterad om de statliga avtalen och de förändringar som sker

30 Inför upphandling Gemensamma krav: Rutiner för att hantera personuppgifter enligt PUL Sträva efter att erbjuda den mest kostnadseffektiva lösningen med hänsyn till tid, pris och säkerhet Leverera elektroniska färdhandlingar och fakturainformation för att elektronisk fakturering ska kunna ske Elektroniska vouchers ska kunna användas Kvartalsvis och utan kostnad kunna leverera statistik Tillhandahålla miljöstatistik enligt de krav som Naturvårdsverket har

31 Inför upphandling Olika krav vid betalning av hotellrum: FORTV fakturering via Hotelzon (ej kort) SFV betalning via kort Valbara önskemål: Single sign-on HR-feed Inloggning i spårningssystem

32 Överprövning 2 juli 2013: Förfrågningsunderlaget publicerat 8 oktober 2013: Tilldelningsbeslut på Ticket Biz 17 oktober 2013: Meddelande om överprövning av VIA Egencia. 21 oktober 2013: Föreläggande Förvaltningsrätten i Linköping om överprövning. Yttranden från såväl SFV/Fortifikationsverket som Ticket Biz. 6 november: Underrättelse från Förvaltningsrätten om yttrande från VIA Egencia. Yttrande nr 2 från SFV/Fortifikationsverket. 18 november: Meddelande om att VIA Egencia vidhåller ansökan och tidigare yttranden. 5 december: Meddelande om att Ticket Biz har fått yttra sig. 30 januari 2014: Förvaltningsrättens dom att bifalla överprövningen. Avgörandet överklagat av Ticket Biz. 24 februari 2014: Kammarrätten i Jönköping beslutar interimistiskt att SFV och Fortifikationsverket inte får ingå avtal innan något annat beslutas. 16 april 2014: Kammarrätten har beslutat att inte meddela prövningstillstånd. Förvaltningsrättens avgörande står därför fast. 20 maj 2014: Tilldelningsbeslut på VIA Egencia. Avtalsspärr t.o.m. den 30 maj november resp. 1 december 2014: Implementering av de nya resebyråavtalen hos SFV resp. Fortifikationsverket.