ELEKTRONISK RAPPORTERING TILL SJÖFARTSVERKET AV FARTYGSANLÖP, FARLIGT GODS, FARTYGSGENERERAT AVFALL, FARLEDSDEKLARATIONER OCH LOTSBESTÄLLNINGAR

Transkript

1 ELEKTRONISK RAPPORTERING TILL SJÖFARTSVERKET AV FARTYGSANLÖP, FARLIGT GODS, FARTYGSGENERERAT AVFALL, FARLEDSDEKLARATIONER OCH LOTSBESTÄLLNINGAR Uppdaterad den 14 juni

2 Inledning Mot bakgrund av flera olyckor som har inträffat har EU identifierat ett behov av att förbättra säkerheten för fartyg med farligt gods. Enligt EUdirektiv 2000:59 och 2002:59 ska samtliga fartyg som överstiger 300 bruttoregisterton rapportera sina anlöp till en hamn eller ett ankarområde, last av farligt gods samt fartygsgenererat avfall senast 24 timmar innan anlöpet. EU har för det ändamålet upprättat ett centralt informationssystem, SafeSeaNet (SSN), dit varje medlemsland ska överföra information från de nationella systemen. I Sverige är det Sjöfartsverket som har ansvaret för att samla in informationen och har utvecklat ett datasystem för denna rapportering, FartygsRapporteringsSystemet (FRS) dit uppgifterna om varje fartyg ska rapporteras. En stor del av de uppgifter som ska rapporteras till FRS sammanfaller med de uppgifter Sjöfartsverket behöver för att kunna debitera farledsavgift. Samtidigt har förändringar inom Tullverket gjort att det inte längre kan hantera farledsdeklarationer för Sjöfartsverkets räkning med samma servicenivå som tidigare. Därigenom uppstod ett behov av att skapa nya rutiner för insamling av farledsdeklarationer. Under en längre tid har också ett internt arbete pågått inom Sjöfartsverket, i syfte att effektivisera arbetet inom verksamheterna sjötrafikinformation, VTS (Vessel Traffic Service) och lotsning. Genom att i största möjliga mån samutnyttja de uppgifter som måste rapporteras till FRS med de uppgifter som krävs för debitering av farledsavgifter och beställning av lots, kan Sjöfartsverket uppnå effektivare administration, vilket i förlängningen kommer sjöfartsnäringen till del genom minskade kostnader. Fartygsrapporteringssystemet (FRS) Målsättningen har varit att skapa ett system som är enkelt för användaren där olika informationsbehov ska kunna tillgodoses. Informationen ska kunna delges flera aktörer, t ex Kustbevakningen, Tullverket och olika hamnar. Genom dialog med olika myndigheter arbetar Sjöfartsverket aktivt för att all information kring ett anlöp så småningom ska kunna avlämnas på ett och samma ställe, oavsett vilken myndighet som ska ta del av informationen. Representanter för såväl myndigheter som sjöfartsnäringen Sid 1

3 har deltagit i den referensgrupp som har funnits under utvecklingsarbetet. I samband med introduktionen av FRS har det genom sjöfartsnäringen framkommit önskemål om vissa tekniska förändringar i systemet. Sjöfartsverket kommer därför att fortsätta utvecklingsarbetet för att i den utsträckning det är möjligt tillmötesgå användarnas önskemål. Följande rapportering ska göras i FRS. Fartygsanmälan som innebär rapportering av ankomst och avgång samt uppgift om föregående hamn och nästa hamn. Rapporteringen kan göras via webbapplikationen på Sjöfartsverkets hemsida eller med Edifact- eller XML-överföring. Rapportering om farligt gods Rapportering av fartygsgenererat avfall FRS gäller fartyg över 300 bruttoregisterton i såväl inrikes som utrikes trafik. Rapporteringen om fartygsanmälan ersätter inte i nuläget den rapportering/förhandsanmälan som görs till Tullverket och Kustbevakningen. Farledsdeklarationer Farledsdeklarationer ska lämnas elektroniskt via Sjöfartsverkets hemsida Enligt förordning (1997:1121, ändrad senast 2004:1136) om farledsavgift påtar sig den som undertecknar farledsdeklarationer betalningsansvaret för avgiften. Genom att inrapporteringen ska ske elektroniskt måste betalningsansvaret säkras genom att kunden ansöker om kredit och därefter, om kredit kan beviljas, tecknar avtal med Sjöfartsverket. Ett certifikat för säker inrapportering kommer då att erhållas. De kunder som inte har ansökt om kredit eller som inte har fått sin kreditansökan beviljad ska betala avgiften till Sjöfartsverkets post/bankgiro eller bankkonto innan fartyget lämnar hamnen. Rapporteringen ska i första hand göras elektroniskt. Efter rapporteringen återkommer Sjöfartsverket så snart som möjligt via telefax eller telefon med uppgift om den farledsavgift som ska betalas och det bank- eller plusgiro alternativt bankkonto som kan användas för betalningen. I de fall farledsdeklarationen inte kan lämnas elektroniskt ska uppgifterna anges på den särskilda blankett som finns på Sid 2

4 hemsidan och som kan rekvireras från Sjöfartsverket. Den ifyllda blanketten skickas via telefax till VTS i Luleå. För de kunder som har kredit ska farledsdeklarationen lämnas senast en vecka efter anlöpet. Det innebär att behovet av preliminära deklarationer elimineras. I de fall en definitiv deklaration av någon anledning inte kan lämnas senast en vecka efter anlöpet får dispens sökas i varje enskilt fall. Möjligheten att lämna periodvisa deklarationer kommer att kvarstå med samma förutsättningar som har gällt tidigare. En positiv bieffekt av den elektroniska rapporteringen är att tiden mellan inlämnad deklaration och erhållen faktura i många fall har förkortats jämfört med tidigare. I normalfallet tar det 3-10 dagar från det att deklarationen lämnas till dess att fakturan når mottagaren. Vissa av Sjöfartsverkets kunder har framställt önskemål om att fakturorna ska kunna delas så att den bruttobaserade och den godsbaserade delen av avgiften faktureras på skilda fakturor. För att juridiskt säkerställa betalningsansvaret av avgifterna kan en sådan delning inte ske. Däremot har Sjöfartsverket tillgodosett önskemålet om att kunna bifoga skilda specifikationer för den bruttobaserade respektive godsbaserade delen av avgiften. Utvecklingen av systemet fortgår för att så långt det är möjligt uppfylla de önskemål som lämnats av användarna. Vissa kunder anlitar andra företag för att lämna farledsdeklaration med mera för deras räkning. Det är möjligt att erhålla certifikat även för personer utanför det egna företaget. Avtalet ska dock tecknas med det företag som fakturorna ska skickas till. Lotsbeställningar I samband med att fartygsanmälan görs i FRS ska även anges om fartyget kommer att behöva lots. Den informationen används i planeringssyfte av VTS, men kommer inte att ensamt föranleda att lots skickas ut. Vid lotsbeställningen hämtas uppgifter om fartyget och ungefärlig tidpunkt från den fartygsanmälan som gjorts i FRS. Slutlig beställning av lotsning måste bekräftas senast 5 timmar före beräknad lotsstart. Att lotsbeställning ska ske elektroniskt innebär inte att tidigare kommunikationssätt tas bort. Sid 3

5 I systemet finns kommentarsfält för såväl VTS som för kunden. Möjligheten att kontakta VTS via telefon, telefax eller VHF kommer att kvarstå även i fortsättningen. Löpande information om nyheter Nyheter om elektronisk rapportering avseende FRS, farledsdeklarationer och lotsbeställning finns på Sjöfartsverkets hemsida. Informationen kommer att uppdateras kontinuerligt. Här finns även en uppdaterad XML referens guide för FRS tillgänglig. På hemsidan finns även all annan information och blanketter som kan behövas för den elektroniska rapporteringen. Support Support avseende FRS, farledsdeklarationer och certifikat tillhandahålls under kontorstid av Kundstödsfunktionen på huvudkontoret i Norrköping. De nås på: Tel Fax E-post kundstod@sjofartsverket.se Utanför kontorstid tillhandahålls support av Lotsplaneringen i Gävle. De nås på: Tel Fax E-post seaofbothniapilots@sjofartsverket.se Sid 4