Produktionsavdelningens lokalisering och organisation. Sammanfattning

Transkript

1 Sammanfattning 1(12) Rikskronofogden Datum Dnr Anna Sjöstrand / Produktionsavdelningens lokalisering och organisation Sammanfattning E-postadress: Postadress Besöksadress Telefon Telefax Box 1050 Esplanaden SUNDBYBERG SUNDBYBERG

2 2(12) Innehållsförteckning 1 Uppdraget och arbetssättet Genomförandet av första delen av regeringsbeslutet Extern styrning och externa uttalanden Kronofogdens interna styrning Kronofogdens utmaning och strategier Principer för lokalisering och organisation Utgångspunkter Andra myndigheters lokalisering Regeringens beslut om lokalisering en kort historik Andra myndigheters eget arbete med lokalisering Statens servicecenter Nulägesbeskrivning Lokalisering Organisation Verkställigheten Kronofogdens långsiktiga lokalisering Förändringar i lokalisering på grund av regeringsbeslutet Verksamheter omlokaliseras från Stockholms län Orter som får en utökad verksamhet Kronofogden upphör med verksamhet i Handen och Täby Verksamhet som omlokaliseras inom Stockholms län med mera Genomförande av förändringarna Förändringar i lokalisering för att genomföra strategierna Orter som får en utökad verksamhet Kronofogden kan och behöver minska antalet orter av flera skäl Kronofogden upphör med verksamhet i Arvika, Hudiksvall och Mora Genomförande av förändringarna Organisatoriska följdändringar En sammanfattning av förändringarna Medarbetare som berörs Konsekvenser Konsekvenser av åtgärderna Konsekvenser om myndigheten inte skulle genomföra förändringarna Nästa steg Genomförande Uppdrag/utredningar... 11

3 3(12) SAMMANFATTNING 1 Uppdraget och arbetssättet Det uppdrag som redovisas i denna rapport omfattar dels regeringens uppdrag att pröva om verksamhet i Stockholm kan lokaliseras till andra orter, dels ett arbete att anpassa produktionsavdelningens lokalisering och organisation i andra delar. 2 Genomförandet av första delen av regeringsbeslutet Regeringen har också gett Kronofogden i uppdrag att lokalisera 35 årsarbetskrafter från Stockholm till Kristianstad, Sundsvall och Luleå. Myndigheten har beslutat att lokalisera verkställighetsverksamhet och kundserviceverksamhet. Det pågår ett genomförande av beslutet. 3 Extern styrning och externa uttalanden Kronofogden beslutar själv om sin lokalisering och organisation. Kronofogden ska dels utgå från de krav på att ge service som verksamheten ställer, dels utgå från kraven på att bedriva verksamheten effektivt och hushålla med statens medel. 4 Kronofogdens interna styrning 4.1 Kronofogdens utmaning och strategier Kronofogdens ledningsgrupp har identifierat en utmaning för Kronofogden som består i att myndighetens utvecklingstakt är för låg i förhållande till kraven. Kronofogdens ledningsgrupp har beslutat om nio strategier som syftar till att undanröja gapet mellan myndighetens nuvarande utvecklingstakt och kraven.

4 4(12) 4.2 Principer för lokalisering och organisation Kronofogden har följande principer för lokalisering och organisation. Principer för vilka orter Kronofogden ska vara lokaliserad på: Vi ska minska vår närvaro i Stockholms län. Vi ska finnas på orter som underlättar vår samverkan med andra. Vi ska kunna säkra den kompetens vi behöver. Vi ska ha tillgång till goda kommunikationsmöjligheter. Vi ska ha minst en chef på varje ort. Vi ska genomföra en förändrad lokalisering till så låg kostnad som möjligt. Vi ska inte etablera oss på nya orter. Vi ska finnas på färre orter än i dag. Principer för organisation Vi ska fortsätta att koncentrera geografioberoende verksamhet. Vi ska ha jämnstora team som består av mellan cirka 15 och 25 medarbetare. Vi ska ha tillräckligt stora verkställighetsenheter så att de kan lösa sitt uppdrag även vid avvikelser. 4.3 Utgångspunkter Utgångspunkter: Endast omlokalisera verksamhet som redan finns på den mottagande orten. Om möjligt inte utöka antalet team. Om möjligt minska antalet team och enheter. Inriktning inga uppsägningar och erbjuda arbete på annan ort. Huvudkontoret berörs inte. Minska kostnaden för lokaler i Stockholms län men vara kvar i lokalerna i Sundbyberg.

5 5(12) 5 Andra myndigheters lokalisering 5.1 Regeringens beslut om lokalisering en kort historik De mest framträdande motiven för lokalisering av statlig verksamhet har varit att avlasta starkt växande storstadsregioner och att bidra till en positiv utveckling i orter och regioner som av olika skäl har haft problem. För att Sverige ska hålla ihop har regeringen under de senaste åren framfört att det är viktigt med statlig närvaro i hela landet. Det handlar både om statliga jobb och om medborgarnas tillgång till service. 5.2 Andra myndigheters eget arbete med lokalisering Andra myndigheter med lokalisering på flera orter ser med viss kontinuitet över var de behöver vara lokaliserade. 5.3 Statens servicecenter Det finns totalt drygt 110 servicekontor. Från och med den 1 juni 2019 kommer Statens servicecenter att ansvara för servicekontoren. På kontoren ges service åt Försäkringskassans, Pensionsmyndighetens och Skatteverkets kunder. 6 Nulägesbeskrivning 6.1 Lokalisering Kronofogden bedriver verksamhet på 37 orter från Haparanda i norr till Malmö i söder. Kronofogden bedriver verksamhet på orter som har färre än invånare och på orter som har betydligt fler invånare. Alla orter har under perioden haft en befolkningstillväxt. De flesta orterna har en högskola eller ett universitet samt går att nå med flyg eller tåg. Antalet kundbesök på orterna varierar. Under en vecka varierade medelantalet besök per dag mellan 3 och 32. Även antalet olika typer av arbetsuppgifter som Kronofogden arbetar med på respektive ort varierar. Antalet medarbetare i produktionen på respektive ort varierar mellan 7 och Organisation Produktionsavdelningen är indelad i 13 enheter, varav 1 stödenhet. Alla enheter utom stödenheten är indelade i totalt 112 team. Antalet team per enhet varierar mellan 7 och 14. Antalet medarbetare per team varierar mellan 8 och 33. Regeringens beslut om lokalisering avser lokalisering från Stockholm till andra orter i landet. Med Stockholm menas Stockholms län. Kronofogden bedriver verksamhet på fyra orter i länet: Handen, Sundbyberg, Södertälje och Täby.

6 6(12) 6.3 Verkställigheten Medarbetarna på verkställighetsteamen använder större delen av sin tid till arbetsuppgifter inne på kontoret. 7 Kronofogdens långsiktiga lokalisering Även i framtiden kommer Kronofogden att bedriva verksamhet på orter över hela landet, men antalet orter kommer att vara färre. Kronofogden kommer bland annat att bedriva verksamhet på orter i områden med många invånare och med stora behov av samverkan med andra. 8 Förändringar i lokalisering på grund av regeringsbeslutet 8.1 Verksamheter omlokaliseras från Stockholms län Kronofogden bedriver i dag inregistrering av handlingar till verkställigheten i Sundbyberg med cirka 15 årsarbetskrafter. Verksamheten kan bedrivas var som helst i landet. Hela verksamheten ska omlokaliseras från Stockholms län. Kronofogden bedriver i dag kundserviceverksamhet, det vill säga besvara telefonsamtal och e-post, i Sundbyberg med cirka 21 årsarbetskrafter. Verksamheten kan bedrivas var som helst i landet. Hela verksamheten ska omlokaliseras från Stockholms län. Verkställighetsverksamheten består delvis geografioberoende arbete. Delar av verksamheten, motsvarande cirka 45 årsarbetskrafter, ska omlokaliseras från Stockholms län. 8.2 Orter som får en utökad verksamhet Kronofogden väljer att utöka verksamheten på följande orter: Falun verkställighet Kalmar verkställighet Umeå inregistrering och verkställighet Uppsala verkställighet Visby verkställighet Östersund kundservice. 8.3 Kronofogden upphör med verksamhet i Handen och Täby Kronofogden har tidigare tagit ställning för att myndigheten ska fortsätta att bedriva verksamhet i Södertälje. Det är inte heller aktuellt att ändra lokalisering av huvudkontoret. Kronofogden ska därför fortsätta att bedriva verksamhet i Sundbyberg, även inom produktionen. Det är tillräckligt med två kontor i Stockholms län. Kronofogden ska upphöra med verksamheten i Handen och Täby som motsvarar cirka 80 årsarbetskrafter.

7 7(12) 8.4 Verksamhet som omlokaliseras inom Stockholms län med mera Delgivningen påverkas av att Kronofogden upphör med verksamhet i Handen och Täby. Kronofogden gör inga förändringar nu, delgivningen ska i stället utredas. Skuldsaneringsverksamheten i Handen och Täby ska omlokaliseras till Sundbyberg som redan i dag har en stor skuldsaneringsverksamhet. Verkställighetsverksamhet från alla fyra orterna i Stockholms län kommer att omlokaliseras till de aktuella orterna. Det innebär att verksamhet även omlokaliseras inom Stockholms län till Sundbyberg och Södertälje. 8.5 Genomförande av förändringarna Kronofogden ska upphöra med verksamheten i Täby senast den 31 december 2019 och i Handen senast den 31 juli Skuldsaneringsverksamheten ska senast den 31 december 2019 omlokaliseras från Täby till Sundbyberg och senast den 31 juli 2020 från Handen till Sundbyberg. Cirka hälften av verksamheten som ska omlokaliseras från Stockholms län ska omlokaliseras senast den 31 december 2019 respektive senast den 31 juli Produktionsdirektören ansvarar för att genomföra förändringarna. 9 Förändringar i lokalisering för att genomföra strategierna 9.1 Orter som får en utökad verksamhet Kronofogden utökar verksamheten i Falun, Gävle, Karlstad och Sundsvall. 9.2 Kronofogden kan och behöver minska antalet orter av flera skäl Skäl för att minska antalet orter: Nya, moderna arbetssätt kommer att ge bättre förutsättningar för Kronofogden att tillgodose kundernas behov med verksamhet på färre orter. Kronofogden bedömer att myndigheten på sikt kan komma att omfattas av servicekontorens verksamhet. Kronofogden kommer att erbjuda kunderna fler digitala tjänster. Det leder till att myndigheten kommer att behöva färre medarbetare. Det innebär att myndigheten inte kan finnas på lika många orter som i dag. För att medarbetarna ska ha goda arbetsförhållanden behöver det finnas flera verksamheter på en och samma ort där kompetenskraven är likartade för att göra det möjligt för medarbetare att byta arbetsuppgifter. Myndigheten behöver ha verksamhet på orter där myndigheten långsiktigt kan hitta och behålla den kompetens som myndigheten behöver.

8 8(12) 9.3 Kronofogden upphör med verksamhet i Arvika, Hudiksvall och Mora Kronofogden bör i första hand vara lokaliserad på tätorter med minst invånare som har en högskola eller ett universitet. Kronofogden ska upphöra med verksamhet i: Arvika Hudiksvall Mora. Verksamheten vid dessa orter ska omlokaliseras till Falun, Gävle, Karlstad och Sundsvall. 9.4 Genomförande av förändringarna All verksamhet i Arvika ska senast den 30 september 2020 omlokaliseras till Karlstad. All verksamhet i Mora ska senast den 31 december 2020 omlokaliseras till Falun. All verksamhet i Hudiksvall ska senast den 31 mars 2021 omlokaliseras till Gävle och Sundsvall. Produktionsdirektören ansvarar för att genomföra förändringarna. 10 Organisatoriska följdändringar Förändringarna innebär att sex team ska upphöra, ett team ska inrättas och fyra team byter namn. Verkställighetsenheten öst och special ska upphöra och teamen fördelas på tre enheter, varav verkställigheten syd och utland ska tillföras specialverkställigheten. Förändringarna ska genomföras senast vid de tidpunkter när lokalkontrakten upphör. 11 En sammanfattning av förändringarna Typ av förändring Förändring i lokalisering Förändring i organisation Förändring i verksamhet Betalningsföreläggande Ingen förändring. Ingen förändring. Ingen förändring. Delgivning Verksamhet upphör i Arvika, Hudiksvall och Mora, omlokaliseras till Karlstad, Gävle, Sundsvall och Falun. Verksamhet upphör i Handen och Täby. Ingen förändring. Ingen förändring.

9 9(12) Typ av förändring Inregistrering, rättelser och medelshantering Jurist- och Förändring i lokalisering Verksamhet upphör i Sundbyberg, omlokaliseras till Umeå. Förändring i organisation Inregistreringsteam Sundbyberg upphör. Förändring i verksamhet Ingen förändring. konkurstillsyn Ingen förändring. Ingen förändring. Ingen förändring. Kundservice Verksamhet upphör i Sundbyberg, omlokaliseras till Östersund. Kundserviceteam Sundbyberg upphör. Ingen förändring. Skuldsanering Verkställighet mellersta Verksamhet upphör i Handen, Täby och Hudiksvall, omlokaliseras till Sundbyberg, Gävle och Sundsvall. Verksamhet upphör i Arvika och Mora, omlokaliseras till Karlstad och Falun. Verksamhet upphör i Hudiksvall, omlokaliseras till Gävle, Sundsvall. Skuldsaneringsteam Täby byter namn till Sundbyberg 3. Sundbyberg 1 och 2 förs till enheten. Falun 1/Mora och Karlstad 1/Arvika byter namn till Falun 1 och Karlstad 1. Ingen förändring. Verksamheten utökas i Falun och Uppsala. Verkställighetsteam Verksamheten Verkställighet norr Hudiksvall upphör. utökas i Umeå. Specialverkställighetsteam Eskilstuna/Sundsvall, Göteborg/Malmö och Sundbyberg förs till enheten Verksamheten som byter namn till utökas med Verkställighet syd syd, special och specialverkställighet. och utland Ingen förändring. utland. Södertälje 1 och 2 Verksamheten Verkställighet samt Visby förs till utökas i Kalmar och sydost Ingen förändring. enheten. Visby. Verkställighet väst och försäljning Ingen förändring. Ingen förändring. Ingen förändring. Enheten upphör. Verkställighet Sundbyberg 2/ Visby delas och bildar var sitt team: Sundbyberg 2 och Visby. Teamen förs till mellersta, sydost Verkställighet öst Se förändring i samt syd och Se förändring i och special organisation. utland. organisation.

10 10(12) 12 Medarbetare som berörs Inriktningen är att uppsägningar inte ska genomföras med anledning av dessa förändringar, men uppsägningar kan inte uteslutas. Medarbetarna på de orter som berörs av verksamhet som minskar eller upphör ska inom ramen för sin arbetsskyldighet arbetsledas till eller erbjudas anställning på samma eller annat kontor, vilket hanteras separat. Verksamheten på vissa orter ska utökas. Produktionsdirektören får ge enhetscheferna i uppdrag att omedelbart börja rekrytera till de team som berörs. 13 Konsekvenser 13.1 Konsekvenser av åtgärderna Kronofogden utökar antalet medarbetare på flera orter. Det ger medarbetarna på de orter som växer en bättre arbetsmiljö. Fler medarbetare på en ort ger också en minskad sårbarhet. I Stockholms län kommer medarbetarna inom verkställigheten att få en större andel kvalificerade arbetsuppgifter än i dag. Kronofogdens bedömning nu är att majoriteten av medarbetarna på de orter som berörs av verksamhet som minskar eller upphör kommer att kunna dagpendla till en närliggande ort. Stora delar av den verksamhet som Kronofogden upphör med i Sundbyberg, kommer att omlokaliseras till orter längre bort än vad som är dagpendlingsbart för medarbetarna. Kronofogdens inriktning är att uppsägningar inte ska genomföras med anledning av detta beslut, men uppsägningar kan inte uteslutas. Det innebär att uppsägningar i det enskilda fallet, särskilt på sikt, inte kan uteslutas. Kronofogden stärker sin verksamhet på orter med goda förutsättningar att hitta och behålla den kompetens som myndigheten behöver på lång sikt. Kronofogden minskar verksamheten i Stockholms län respektive på några små orter där det är eller på sikt kan befaras bli svårt att hitta rätt kompetens. Under den tid som myndigheten genomför förändringarna finns en risk att fler medarbetare än normalt slutar på myndigheten. När myndigheten upphör med verksamhet på vissa orter innebär det att restiderna vid exempelvis förrättningar blir längre. Kronofogden upphör med verksamhet på flera orter där det i dag finns få medarbetare. Det innebär att den sårbarhet som finns på dessa orter vid exempelvis sjukdom och ledighet upphör. Större team innebär bättre möjligheter för medarbetare att specialisera sig inom exempelvis näringsindrivning.

11 11(12) De förändringar som ska genomföras innebär både ett minskat och ett ökat behov av lokaler. På alla de orter där Kronofogden ska utöka sin verksamhet är det möjligt att ändra befintliga lokaler eller att hyra till ytterligare lokaler i anslutning till befintliga lokaler. Förändringarna innebär att Kronofogden gör en besparing för de lokaler som myndigheten säger upp. De förändringar som beskrivs i denna rapport innebär inte någon minskning i antalet medarbetare. Det finns dock ett preliminärt besparingskrav på produktionsavdelningen i de preliminära budgetramarna Konsekvenser om myndigheten inte skulle genomföra förändringarna De förbättringar för medarbetarna som förändringarna innebär, exempelvis i flera fall större team och fler medarbetare på en ort, skulle utebli. Kronofogdens möjligheter till god kompetensförsörjning skulle försvåras. Kronofogden har ett ökat behov av investeringar i it-utveckling. Kronofogdens möjligheter att använda sina budgetmedel på bästa sätt skulle försvåras om förändringarna inte genomförs. 14 Nästa steg 14.1 Genomförande Det beslut som fattas med anledning av denna rapport ger en ram för de förändringar som ska genomföras. Produktionsdirektören ska precisera vilken verkställighetsverksamhet som ska omlokaliseras till vilken ort och när alla typer av förändringar ska genomföras. I genomförandet behöver flera delar av huvudkontoret medverka. Förändringarna ska genomföras med respekt för kunder och medarbetare, med så låg påverkan på produktionskapaciteten som möjligt och till en låg kostnad Uppdrag/utredningar Följande uppdrag/utredningar ska genomföras: Ekonomiavdelningen ska följa upp att de beslutade förändringarna enligt regeringsbeslutet genomförs. Ekonomidirektören ska genomföra de förändringar i lokaler som behövs. Produktionsdirektören ska senast den 1 juni 2019 ha utrett möjligheterna utveckla delgivningsverksamheten. Produktionsdirektören ska senast den 1 juni 2019 ha utrett möjligheten att utforma nya arbetssätt inom juristteamen.

12 Produktionsdirektören ska senast den 1 januari 2020 ha utrett möjligheten att koncentrera arbetet med handläggarverksamheter. Produktionsdirektören ska senast den 1 juni 2019 ha utrett möjligheten till en mer flexibel specialverkställighet. Stabschefen ska senast den 15 november 2018 ha utrett om benämningen team ska ändras. Produktionsdirektören ska senast den 1 mars 2019 ta fram rutiner för att säkerställa att det finns en chef på varje ort. Produktionsdirektören ska löpande se över teamen och om det är möjligt se till att de är jämnstora och består av mellan cirka 15 och 25 medarbetare. 12(12)