7. Boende För närmare information om hotell se Bilaga 2 - Boende i tjänsten Coor

Transkript

1 Dokumentsnamn Resepolicy Sverige Ersätter Riktlinjer_vid_resor Utgåva 1.0 Ägare Ann Hellman Sida 1 (3) Giltig fr.o.m: Omfattning och information Denna resepolicy gäller för tjänsteresor i tjänsten för samtliga medarbetare inom Coor Service Managements samtliga bolag. Policyn är en sammanfattning där det tillkommer bilagor med djupare information för respektive område. 2. Inledning Resor är en av de största påverkande kostnaderna som vi har inom Coor. Av den orsaken har ledningen beslutat att följande policy skall vara styrande för våra resor och resekostnader. Riktlinjerna är tillämpliga för samtliga tjänsteresor. Särskilda bestämmelser kan dock utfärdas för viss typ av tjänsteresor om särskilda omständigheter gör detta behövligt. Undantag från resepolicyn kan endast beviljas av närmaste chef. Avvikelser från policyn kommer att övervakas och rapporteras 3. Innan resan - Alternativ till att resa skall noga övervägas, t.ex. webb-, telefon-, eller videokonferens. - Innan bokning sker måste resan vara godkänd av närmaste chef. - Resan får ej bokas senare än en vecka (7dagar) innan avresedatumet 4. Resebyrå - Alla resor och boende skall bokas via vår resebyrå, Ticket Biz och deras onlinesystem Travel Online. - Tickets personlig service-avdelning får enbart användas vid avbokning av biljett. Ombokning av biljetter eller boende får ej utföras. 5. Bokningsförfarande Bokning skall ske: - Online via Ticket Biz självbokningsverktyg, Travel Online - Alla måste ha en registrerad reseprofil för att få boka en resa och boende. - I god tid innan resan - när möteskallelsen inkommer men dock senast 7 dagar innan avresedatumet skall resan samt boendet bokas. - Ombokning av biljetter eller boende får ej utföras. 6. Kostnad - Billigaste alternativet skall alltid väljas. - Vid kombination av tjänste- och privat resa skall eventuell merkostnad för den privata delen betalas separat av den anställde via löneavdrag. 7. Boende För närmare information om hotell se Bilaga 2 - Boende i tjänsten Coor

2 Hotell - Alla hotellnätter skall bokas via Travel Online enligt prioriteringslistan se bilaga Bilaga 2 Boende i tjänsten Coor - Vouchers skall inte användas. 8. Färdmedel För närmare information om tranporter se bilaga Bilaga 1 - Färdmedel Coor Flyg Flygresor skall ske till det billigaste alternativet. - Ingen kost får tilläggas i biljetten (för information om kost se intranätet Universum/HR/Personalhandbok SE Tåg Tågresor skall ske till det billigaste alternativet. - Ingen kost får tilläggas i biljetten (för information om kost se intranätet Universum/HR/Personalhandbok SE - Snabbtåg rekommenderas Färdmedel till/från flygplats och station - Resor skall ske med flygbuss eller kommunala transportmedel - Privat bil eller tjänstebil är även ett godkänt tranportmedel - Taxi är ej ett godkänt färdmedel för undantag se bilaga Bilaga 1 - Färdmedel Coor Bil När bil är det bästa alternativet ska val av bil ske enligt följande; Tjänstebil Resenär skall använda dennes tjänstebil framför övriga val av biltransporter. Pool- och Hyrbil Hyrbilar skall bokas via vår avtalspartner och då en mellanklassbil. Privat bil Om omständigheterna kräver det, den egna bilen är helförsäkrad och efter godkännande av närmaste chef kan privat bil användas. Vid längre resor än 30 mil per dag ska egen bil undvikas. Övriga resor Lokaltrafik gäller vid övriga resor 9. Ersättning och utlägg - För information om gällande regler för traktamente, ersättning vid tjänsteresa, utlägg och förmånsbeskattningsregler hänvisas till intranätet Universum/HR/Personalhandbok SE - För företagsupphandlade kreditkort finns mer information till intranätet Universum/HR/Personalhandbok SE 10. Rabatter - Bonus och rabatter som den anställde erhållit vid bokning av tjänsteresor och boende, tillfaller företaget och skall användas i företagets tjänst.

3 11. Miljö - Ens tjänsteresor skall tas hänsyn till miljön genom att minimera ens resande. - Alternativ till att resa skall noga övervägas, t.ex. webb-, telefon-, eller videokonferens. 12. Försäkring - Tjänstereseförsäkring är tecknad för alla anställda som omfattas av denna resepolicy. Mer information finns på Universum/HR/Personalhandbok SE Vill du veta mer om resor och boende, se bilagor Bilaga 1 - Färdmedel Coor Bilaga 2 - Boende i tjänsten Coor Stockholm, Mats Jönsson Verkställande direktör och Koncernchef Coor Service Management

4 Dokumentsnamn Bilaga 1 Färdmedel Coor Ersätter Riktlinjer_vid_resor Utgåva 1.0 Ägare Ann Hellman Sida 1 (2) Giltig fr.o.m: Sammanfattning av färdmedelpolicyn för Coor Service Managment Det har beslutats att följande policy skall gälla våra resor och resekostnader i tjänsten från och med detta datum och framåt. Denna bilaga utgör en del av resepolicyn i Sverige. Bilagan för flyg, tåg, bil och transport är obligatorisk för anställda inom Coor Service Managements samtliga bolag. Bokningförfarande - Online via Ticket Biz självbokningsverktyg, Travel Online - Alla måste ha en registrerad reseprofil för att få boka en resa och boende. - Senast 7 dagar innan avresedatumet skall resan samt boendet bokas. - Ombokning av biljetter eller boende får ej utföras. Instruktioner för bokning av resor (Flyg, Tåg, Hyrbil). Alla resor skall enbart bokas via Travel Online Avbokning av resa, kontakta Ticket Biz Personlig Service. Ticket Biz och Travel Online Intranätet: Under förvalda favoriter/travel Online Ticket Biz Telefon Tonval 1 Personlig Service alt coor@ticketbiz.se (OBS: minimidebitering per samtal är 100SEK oavsett ärende) Tonval 4 Support självbokning och resenärsprofiler alt travelonline@ticketbiz.se Billigaste alternativet Vid resa i tjänsten med flyg eller tåg skall billigaste alternativet alltid väljas oavsett bolag eller biljettyp. Tåg - Tåg är vårt främsta färdmedel och ska väljas i första hand - Snabbtåg rekommenderas - Ingen mat/kost får läggas till i biljetten - Årskort på tåg skall beslutas av Coor Service Management VD Flyg - Flyg får väljas på längre sträckor - Ingen mat/kost får läggas till i biljetten - Årskort på flyg skall beslutas av Coor Service Management VD

5 Färdmedel till/från flygplats och station - Resor skall ske med flygbuss eller kommunala transportmedel - Privat bil eller tjänstebil är även ett godkänt tranportmedel - Taxi är ej ett godkänt färdmedel, för undantag se tabell. Flygplats Till/från Coorkontor Till/från hotell Till/från bostad Stockholm -Arlanda Flygbuss Flygbuss Taxi Stockholm Bromma flygplats Taxi Taxi Taxi Göteborg - Landvetter flygplats Flygbuss Flygbuss Taxi Malmö Airport, Sturup Flygbuss Flygbuss Taxi Oslo - Gardemoen Flygtåg Flygtåg Taxi Köpenhamn - Kastrup Taxi Taxi Taxi Bil När bil är det bästa alternativet ska val av bil ske enligt följande; Tjänstebil/förmånsbil/personalbil Resenär skall använda dennes tjänstebil framför övriga val av biltransporter. Pool- och Hyrbil Hyrbilar bokas via Travel Online och då en medelklassbil. Privat bil Om omständigheterna kräver det, den egna bilen är helförsäkrad och efter godkännande av närmaste chef kan privat bil användas. Vid längre resor än 30 mil per dag ska egen bil undvikas. Övriga resor Lokaltrafik gäller vid övriga resor Stockholm, Mats Jönsson Verkställande direktör och Koncernchef Coor Service Management

6 Dokumentsnamn Bilaga 2 - Boende i tjänsten Ersätter Riktlinjer_vid_resor Utgåva 1.0 Ägare Ann Hellman Sida 1 (2) Giltig fr.o.m: Sammanfattning av hotellpolicyn för Coor Service Managment Det har beslutats att följande policy skall gälla våra resor och resekostnader i tjänsten från och med detta datum och framåt. Denna bilaga utgör en del av resepolicyn i Sverige. Bilagan för boende/ och hotellservice är obligatorisk för anställda inom Coor Service Managements samtliga bolag. Ingen inom Coor Service Management har rätt att ingå egna avtal med hotell/ hotellkedjor i Sverige. Bokningförfarande - Online via Ticket Biz självbokningsverktyg, Travel Online - Alla måste ha en registrerad reseprofil för att få boka en resa och boende. - senast 7 dagar innan avresedatumet skall resan samt boendet bokas. - Ombokning av biljetter eller boende får ej utföras. Instruktioner för bokning av hotell Alla hotellnätter skall bokas via Travel Online enligt prioriteringslistan (se sida två) Enbart när förstahandsvalet av hotell i staden är bevisat kan andrahandsvalet väljas. När samtliga prioriterade hotell är fullbokade kan ett annat hotell väljas, dock måste hotellet vara billigare än de listade hotellen. Det är inte godkänt att boka ett billigare hotell utanför de listade hotellen om det inte har visat sig vara fullbokade. Ticket Biz och Travel Online Intranätet: Under förvalda favoriter/travel Online Ticket Biz Telefon Tonval 1 Personlig Service alt coor@ticketbiz.se (OBS: minimi debitering per samtal är 200SEK oavsett ärende) Tonval 4 Support självbokning och resenärsprofiler alt travelonline@ticketbiz.se Kostnader Betalning av hotell skall ske med kontant/betalkort och tas upp i reseräkningen. Övriga kostnader som inte ingår i hotellövernattningen står den anställda själv för. Voucher är inte accepterat betalningsmedel. Övrigt Avvikelser från policyn kommer att övervakas och rapporteras. Stockholm, Mats Jönsson Verkställande direktör och Koncernchef Coor Service Management

7 Lista på prioriterade hotel Våra avtalspriser gäller till sista rum i aktuell rumskategori så kallad LRA (Last Room Available) där frukost och internet är inkluderat i priset. Stad Prioriterat hotell (förstahands val) Enkelrum vardagar LRA (inkl frukost och VLAN) Andrahands val Enkelrum vardagar LRA (inkl frukost och VLAN) Tredjehands val Enkelrum vardagar LRA (inkl frukost och VLAN) Finspång Hotel De Geer, 3* 995 Gävle BEST WESTERN Hotel City enbart 746 Gävle, 3* när förstahandsvalet är Göteborg Grand Hotel Opera, 4* 898 Hotel Vasa, 3* 842 Ibis Göteborg City, 3* 855 Helsingborg Hotel Maria, 3* 760 Hotell Linnéa, 4* 876 Jönköping Grand Hotell, 3* 894 Kalmar Frimurarehotellet, 3+* 850 Linköping BEST WESTERN Hotel Linköping, 4* BEST WESTERN PLUS John Bauer Hotel, 4* BEST WESTERN PLUS Kalmarsund Hotell, 4* Elite Stora Hotellet, 4* 1075 Malmö Grand Hotel Garden, 4* 798 Hotel Plaza Sweden Hotels, 3* 895 Norrköping BEST WESTERN Princess Hotel, 3* Elite Grand Hotel, 4* 1025 Nyköping Hotel Lanterna, 3* 792 Sunlight Hotel, 3* 827 Olofström First Hotel Olofström, 3* enbart när förstahandsvalet är Skövde Quality Hotel Prisma 850 enbart när förstahandsvalet är Stockholm Inedal 800 BEST WESTERN Kom Hotel, 3* 1190 Östersund Hotel Älgen, 3+* 750 Övriga hotell Billigaste alternativet BEST WESTERN Hotel Gamla Teatern, 3* 944 BEST WESTERN Hotel Danderyd, 3* 863