Möten för miljarder! Micke Darmell, Gr8Meetings

Transkript

1

2 Möten för miljarder! Onsdagen den 26 november klockan sju minuter över sju samlades ett hundratal Malmöföretagare på Slagthuset för att diskutera nyttan med just möten. Vad ska det här frukostmötet leda till?, inledde Malmö stads näringslivsdirektör Björn Bergman när han från Slagthusets scen hälsade deltagarna välkomna till årets sista frukostmöte i serien 0707 AM. Björn berättade att ineffektiva möten kostar Sveriges företagare miljarder varje år. Hela 25 procent av företagens totala arbetstid spenderas på möten. Därför kan en bra möteskultur skapa större möjligheter att ställa om och maximera vinsten, berättade Björn. Och det finns tekniker som hjälper. Tre företagare som var experter på att förbättra möteskulturen för att främja lönsamheten var inbjudna för att dela med sig av sina kunskaper denna morgon. Först ut var Micke Darmell, rådgivare på Gr8Meetings. Micke Darmell, Gr8Meetings Micke Darmell är en före detta sjuksköterska som tröttnade på hierarkin inom vårdsektorn och sadlade om för att istället hjälpa människor att bli bättre på möten med andra människor. Micke har idag arbetat inom vad han kallar för mötesindustrin i drygt 20 år och arbetar nu huvudsakligen med globala möten. Micke Darmell talade om vikten av att ta kontroll över möten. Men vad är det vi ska ta kontroll över?, frågade han sig inledningsvis. För att visa på vad som behöver tas kontroll över gjorde han ett räkneexempel. Med ett par enkla multiplikationer visade han att ett företag med 100 anställda har en kostnad på 15 miljoner kronor, bara i möten. En sådan summa är inte småpotatis, och det är nog inte många företag som gör en sådan investering utan att veta exakt vad man får tillbaka, trodde Micke Darmell. Micke återkom till vad Björn Bergman tidigare sagt, att i genomsnitt 25 % av företags arbetstid ägnas åt möten. I USA är motsvarande siffra 37 %. Men oavsett hur mycket tid man lägger på möten är det inte tiden som är det centrala, det är vad man får ut av mötena, konstaterade han. Varför ser det då ut som det gör, varför är så många möten ineffektiva? Micke Darmell menade att det har att göra med att en viss möteskultur bildas. I en dålig möteskultur gör vi många saker utan att veta varför vi gör det. Och vi är ofta väldigt nöjda med att vara missnöjda.

3 Men det är inte helt lätt att bara ändra på en sådan kultur, fortsatte han. Det finns inga utbildningar i hur man håller möten. Det förväntas av en ledare att man ska kunna leda möten. Och så har det varit de senaste åren. Lyckas man med en bra möteskultur kan istället hela organisationskulturen blomma. Micke berättade om Toyota som fick in medarbetarförslag på ett år. Till stor del tack vare en bra medarbetardialog. Hur ska man då lyckas med att skapa en bra möteskultur? Micke menade att det finns många redskap man kan ta hjälp av för att ta tillvara på den kreativitet som finns i organisationen. I företaget Gr8Meetings har Micke och hans kolleger tillverkat en mötesmatris för att kunna identifiera vilka mötesmetoder som lämpar sig bäst för det ämne som man specifikt ska diskutera. Med denna matris kan man hitta rätt metod för såväl ett kreativt möte som ett problemlösningsmöte. En viktig sak med möten är att skapa energi hos varandra, sa Micke vidare. Han menade att alla möten kan uppnå denna energivinst: Du är inte född med eller utan energi. Du väljer att ge eller ta energi från dina kollegor. Skapa en regel på era möten som säger: vi ska ge varandra energi! Micke menade att energi skapar engagemang i rummet. Men det är viktigt att alla har samma inställning. Om mötesledaren inte har energi så förs det över till resten av gruppen. Ett minus tar bort fyra plus, sa han. Men lyckas man skapa energi så skapas också engagemang. Det blir enkelt, effektivt och ekonomsikt. Och då skapas energi och cirkeln börjar om. Då har man skapat en god möteskultur, menade Micke. Micke sa också att det krävs mod hos ledningen för att inse och erkänna att man har dåliga möten eller att man är en dålig mötesledare. Men det är något som är nödvändigt att fundera över, konstaterade han. Innan Micke Darmell lämnade scenen för att släppa upp nästa talare bad han deltagarna fundera över följande: Vad tror ni är enklast att rationalisera: produktionslinjen eller de 25 % av arbetstiden som går till möten? David Phillips, Presentationsteknik David Phillips är coach inom mötes och presentationsteknik på företaget med det passande namnet Presentationsteknik. David presenterades som en person med gränslös passion för ämnet, eftersom det påverkar människor oerhört djupt. Med enkla medel kan man förenkla kommunikationen mellan sändare och mottagare, på ett helt avgörande sätt för affärerna, var Davids filosofi. David berättade att alla beslut är baserade på en enda sak, nämligen känsla. Därför är det viktigt att förmedla rätt känsla och i lagom mängd, konstaterade han. Davids föredrag handlade om

4 mötets tre budord, som han kallade dem. Dessa hade han hämtat från Den gyllene triangeln, Etos, Logos och Patos. För att ett möte ska fungera behöver avsändaren ha såväl Etos, Logos som Patos, berättade David. Genom att du har etos får du ett stort förtroende. Som exempel tog han Einstein, som han menade skulle ha ett oerhört etos på en vetenskapskonferens, oavsett hur han såg ut. Men på en hårvårdskonferens skulle han inte ha samma etos, sa David. Men man kan inte alltid göra så mycket åt sitt etos, fortsatte David. Exempelvis kan du vara för ung eller för oerfaren. Ett tips han gav var att låna någon annans etos: Jag snackade med chefen, hon sa att vi skulle göra på det här sättet, kan du alltid säga, sa David. Med logos menas att allt du säger måste hänga ihop och följa sunt förnuft, fortsatte David. Om du lanserar två argument som är bra och ett dåligt så kommer alla betraktas som dåliga. Dåliga argument försvagar starka argument. Ditt patos är också väsentligt, sa David. Alla beslut baseras alltså på en känsla, och denna känsla måste du ge mötesdeltagarna. Om du inte är inspirerad inför ett inspirationsmöte kommer du inte heller att kunna inspirera någon annan. Kroppsspråket styr 98 % av hur andra uppfattar dig, berättade David. Ett annat tips David hade var att ta det lugnt med PowerPoint. Det finns inget som är så dåligt men det finns heller inget som är så bra. Det hela beror på vem som gör PowerPointen och hur den presenteras. Som exempel på hur PowerPoint kan göras levande visade David en video på Hans Rosling när han presenterar FN-statistik över världens befolkningsutveckling. Hans Rosling är en av världens bästa föreläsare, just för att han uppfyller alla tre budorden, sa David Phillips som också avslutade med att återupprepa sitt budskap: Om ni har etos, logos och patos så kommer ert möte gå bra. Hoppar ni över något av dem kommer det att fallera. Heléne Arvidsson, hotelldirektör, Scandic Star Lund Heléne Arvidsson är född och uppvuxen i Bollnäs. Hon startade sin karriär som servitris och blev så småningom Scandics yngsta hotelldirektör. Hon presenterade sig själv som en person som inte tycker om att slösa bort tid. Heléne berättade att hon en dag tröttnade på att sitta i möten som inte leder någonstans. Jag tänkte att att detta måste gå att göra något åt! Precis som Micke Darmell berättade har hon inte heller sett några utbildningar i hur man håller möten. Man förväntas kunna detta, men det är inte helt enkelt.

5 Efter flytten till Lund upptäckte hon att man på Scandic lade väldigt mycket tid på dåliga möten. Hon bestämde sig därför för att skapa mötesstrategier för att nå verksamhetens mål, spara tid, ge energi och låta människor vara delaktiga. Vi pratade om varför vi skulle ha möten, varför de var viktiga. Och vi kom fram till en modell, en gemensam strategi. I denna strategi bestämdes vilka som skulle vara med på de olika typerna av möten och hur ofta de skulle vara. Det viktigaste var att fundera på syftet för varje möte, men också agendan, vem som är sammankallande och vilket sätt man ska informera om mötets resultat, berättade Heléne. Man bestämde också mötesregler och enades om att ge energi till varandra. Det sätter press på alla inblandade. Man måste komma in med ett visst förhållningssätt, sa Heléne. Vidare innehöll strategin att man bestämde vad som förväntades av varje möte. Var det information, diskussion eller beslut? Det är viktigt att veta i förväg, om det är ett beslut som ska fattas vill vi skicka ut ett beslutsunderlag. Man bestämde också att alla möten skulle avslutas med en summering av vad som var bra och vad som man kan göra bättre. Detta skapar en ständig förbättring av mötena, menade hon. Är det ett beslut som har fattats på mötet så stäms också beslutet av mot företagets vision och värderingar. Allt för att vara säker på att man fattat rätt beslut och inte gör något i stundens ingivelse. Ett annat tips från Heléne var att inleda möten med att några minuters tystnad för att bli närvarande, för att sedan berätta syftet med mötet. Deltagarna fick sedan testa på en övning som Heléne brukar använda sig av, nämligen att säga något positivt till sin stolsgranne. Ett sorl spred sig i salongen när komplimangerna delades. Vi är inte vana vid detta, vi är snarare vana vid att tänka negativt, så detta är ett bra tips för att ge energi. Resultatet är att alla mår skitbra! Men det krävs lite mod, Heléne tackade med dessa ord för sig och avslutade med att be alla som inte hade en mötesstrategi att skaffa en så fort de bara kunde.

6 Avslutning Efter de tre inspirerande föreläsningarna bjöds föredragarna upp på scen för att svara på frågor. Björn Bergman undrade om inte Scandics företagsidé med konferenser och möten naggas i kanten om man inspirerar gästerna till att ha kortare och effektivare möten? Heléne svarade att om företagen bara skulle ha bra möten så skulle de ha också fler möten. Att byta miljö främjar också kreativiteten, menade hon. Björn Bergman vände sig sedan till Micke Darmell och bad honom att ge exempel på udda mötestekniker. Micke menade att det inte handlar om udda tekniker, utan att det handlar om att göra det lite enkelt för sig. Som exempel på ett enkelt men effektivt verktyg tog han en vanlig Mindmap. Han uppmanade också att krydda till det : Lägg till lite musik i pausen. Krydda med några tusenlappar så kommer du att komma ihåg mötet. Allt utgår från en känsla! Frukostmötet avslutades med årets sista visitkortsdragning. I denna var det Malmö stads Gatukontor som lottade ut en cykel för att minska onödiga bilresor. Den lyckliga vinnaren blev Leif Wellberg från Företagsalliansen.