Kravspecifikation/Uppdragsbeskrivning. Bevakningstjänster. Bilaga 4 Dnr: KSN

Transkript

1 Kravspecifikation/Uppdragsbeskrivning Bevakningstjänster Observera att beskrivningar eller andra verifikationer ska bifogas till anbudet för att visa hur anbudsgivaren avser att uppfylla vissa ska-krav. Saknas efterfrågade beskrivningar eller i de fall beskrivningar inte bedöms uppfylla ställda krav kommer anbudet att förkastas.

2 Innehållsförteckning 1 Bevakningstjänster Bakgrund och syfte Förteckning över tjänster Krav på leverantören Författningar Standard Auktorisation Etiska normer Drogpolicy inkl. riktlinjer Personal Omdöme Utbildning och kvalifikationer Ledningssystem Beskrivning av bevakningstjänster som kan komma att avropas Larmutryckning Störningshantering Uppsala kommun Uppsalahemkoncernen Ronderande bevakning Avvikelser Skolbilen Stationär bevakning Socialtjänsten Öppettider Uppdraget Beskrivning av tjänsten Personal Option Personskydd Uppdrag Avrop Utrustning

3 1 Bevakningstjänster 1.1 Bakgrund och syfte Ramavtalet handlar om att Leverantören ska bedriva bevakningstjänster för att skydda liv, egendom och stora värden åt beställarna och deras verksamheter. I denna kravspecifikation/uppdragsbeskrivning finns det beskrivet ett antal specifika tjänster som beställarna ämnar avropa från, utöver dessa står det fritt upp till respektive verksamhet att själva göra avrop från övriga tjänster i denna kravspecifikation/uppdragsbeskrivning och själva beställa bevakningstjänster. Alla avrop från ramavtalet ska ha samma avtalstid och villkor som ramavtalet. 1.2 Förteckning över tjänster Larmutryckning Ronderande bevakning Stationär bevakning Personskydd Störningshantering Ordningsvakter (ordningsvakter vid evenemang ingår inte i detta ramavtal) 2 Krav på leverantören 2.1 Författningar Anbudsgivaren ska uppfylla de vid var tid gällande författningar som omfattas inom ramen för detta uppdrag. 2.2 Standard Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i Svensk standard SS 99100:2010 Bevakningstjänster eller motsvarande. För att uppfylla krav på yrkeskunnande och tillförlitlighet ska anbudsgivaren bifoga en skriftlig försäkran med innebörd att anbudsgivaren lägst kommer att följa kraven i Svensk standard SS Bevakningstjänster - Organisation, ledning och personal eller motsvarande till anbudet. 2

4 2.3 Auktorisation Anbudsgivaren ska för uppdraget inneha aktuell auktorisation under ramavtalets hela giltighetstid. Vid återkallelse eller begränsning av auktorisation ska detta utan dröjsmål meddelas upphandlande myndighet. För att verifiera kravet på auktorisation ska anbudsgivaren bifoga kopia på auktorisation till anbudet. Anbudsgivarens auktorisation ska omfatta de verksamhetsslag som är föremål för upphandling. 2.4 Etiska normer Anbudsgivaren ska ha normer för den etik som ska råda inom företaget. Normerna ska spegla företagets värderingar och krav på sina medarbetare. Normerna ska påvisa hur företaget och enskilda medarbetare ska uppträda inom ramen för tjänsten/tjänsterna för att hantera och bevara det förtroende som getts dem. Anbudsgivaren ska bifoga etiska normer enligt ovan i anbudet. 2.5 Drogpolicy inkl. riktlinjer Anbudsgivaren ska ha en tydlig policy rörande droger, alkohol och medicin. Policyn ska syfta till att öka säkerheten och främja en god kvalitet på tjänsten. Anbudsgivaren ska ha riktlinjer och rutiner för hur företaget hanterar problematik som kan uppstå kring droger, alkohol och medicin. Riktlinjerna och rutinerna ska omfatta slumpvisa tester samt tester vid misstanke om missbruk av narkotika och alkohol på medarbetare Anbudsgivaren ska bifoga drogpolicy inkl. riktlinjer och rutiner enligt ovan i anbudet. 2.6 Personal Omdöme Leverantörens personal ska ha en tillmötesgående och korrekt attityd under sitt arbetspass. Finner Beställaren att detta inte fungerar tillfredsställande kan en diskussion om personalutbyte upptas. Beställaren ska ha rätt att säga nej till anvisad personal om beställaren haft dåliga erfarenheter/samarbetssvårigheter av honom/henne och framfört skriftliga klagomål rörande detta. Gällande Socialtjänsten; Om tjänstgörande ordningsvakt inte kan hantera akuta situationer tillfredsställande ska beställaren ha rätt att omedelbart byta ut personen. I detta fall behövs ej skriftligt klagomål. Ytterligare krav finns specificerade under respektive tjänst i denna kravspecifikation/uppdragsbeskrivning. 3

5 2.6.2 Utbildning och kvalifikationer Leverantören ska garantera att aktuell personal hos företaget har adekvat utbildning och erfarenhet i enlighet med respektive tjänst. Ha körkort för personbil och god körvana vid rondering med bil. 2.7 Ledningssystem Leverantören ska ha ett dokumenterat ledningssystem för hur bevakningsbolaget uppfyller krav som bl.a. ställs i erkända och certifierade system: Kvalitetsledningssystem - Leverantören ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete. Kvalitetsarbetet ska vara väl förankrat hos leverantörens personal och av anlitad personal. Köparen har rätt att genomföra en granskning av företagets kvalitetsarbete avseende kvalitetsledning. Miljöledningssystem Anbudsgivaren ska bifoga en tydlig beskrivning av deras kvalitetslednings- samt miljöledningssystem. Obs att hela manualen inte behöver bifogas. 3 Beskrivning av bevakningstjänster som kan komma att avropas 3.1 Larmutryckning Larmutryckning till fastigheter som ägs av kommun/bolag samt externa fastigheter där kommunen/bolag bedriver verksamhet. När ett inbrottslarm utlöser, ska utryckning ske enligt åtgärdsplan hos larmmottagare. Utryckningsrapporten ska innehålla: Datum och tid när man fick larmet, när man kom till platsen och när uppdraget avslutades. Objektets populärnamn och adress. Uppgifter på vilken/vilka väktare om utförde uppdraget. Orsak till larmutryckning. 4

6 Utryckningstiden är indelad i kommunens olika zoner; Zon 1 har en utryckningstid på 15 minuter Zon 2 har en utryckningstid på 30 minuter Zon 3 har en utryckningstid på 45 minuter Om utryckningstiden överskrids ska ingen betalning för utryckningen ske. Beställaren har även cirka överfallslarm/bråklarm, typ av åtgärd meddelas via SOS Alarm Sverige AB. Leverantören monterar själva upp de skyltar och dekaler med information om bevakningstjänster och bevakningsbolagets namn i skälig omfattning. Detta bekostas inte av Beställaren. Leverantören ska ha kunskap om beställarens olika larmsystem. Om detta saknas, ska instruktion om befintligt inbrottslarmsystem upprättas av beställaren och förmedlas till leverantören. Kostnaden för larmförmedling (t ex förmedlingskostnad, abonnemangskostnad) mellan SOS Alarm Sverige AB till Leverantörens eventuella larmcentral och hela vägen till väktaren ska ingå i offererat pris. För närvarande anlitar Beställaren SOS Alarm Sverige AB för all larmförmedling, det kan komma att förändras. SOS Alarm Sverige AB hanterar all dokumentation om larmkoder, bevakningsinstruktioner mm. Beställaren kommer att variera beroende på avrop/avtal. Streckkoder så kallade GRS/RIS markeringar eller likvärdigt ska sättas upp och användas på samtliga larmade och ronderade objekt. Detta ska ingå i avtalet utan extra kostnad. Väktaren ska rapportera t ex klotter, mindre skadegörelse, öppna fönster och dörrar via leverantörens IT-system. Information om var på fastigheten händelsen har inträffat ska rapporteras. Skadegörelse som kräver åtgärd som t ex glaskross ska även rapporteras omedelbart till SOS Alarm Sverige AB som vidtar åtgärd. Om väktaren saknar nycklar, tags eller kort vid ett larmryck och inte kan ta sig in, trots att dessa är utkvitterade från beställaren, eller beställarens ombud, till leverantören, ska ingen ryckkostnad ske för detta larmryck. 5

7 3.2 Störningshantering AB Uppsalahem samt Uppsala kommun har behov av störningsjour. Under punkterna tom anges de generella kraven för tjänsten. Beställarnas specifika behov anges under punkterna samt Ett pris per störningsutryckning/uppdrag ska gälla Utryckningstid Utryckningstiden är indelad i kommunens olika larmzoner; Zon 1-2 har en utryckningstid på 30 minuter Zon 3 har en utryckningstid på 45 minuter Om utryckningstiden överskrids ska ingen betalning för utryckningen ske Störningsrapport Störningsrapport ska skickas nästkommande arbetsdag senast klockan enligt sändlista från Beställaren. Störningsrapporterna skannas och skickas via e-post. Störningsrapporten ska innehålla: Namn, adress, lägenhetsnummer och telefonnummer på anmälaren. Namn, adress och lägenhetsnummer på störande. Datum och tid när man fick larmet, när man kom till platsen och när uppdraget avslutades. Uppgifter på vilken/vilka väktare om utförde uppdraget. Störningens art och vidtagen åtgärd. En fritext beskrivning av störningen och åtgärden ska finnas på rapporten. Störningsrapporten ska vara tydligt läsbar. Om störningsrapporten är felaktig/ej läsbar/ej spårbar/felaktig osv utgår ingen betalning för uppdraget. Beställarna tillhandahåller mall för störningsrapport Arbetsordning vid störningshantering Störningsjouren ska ta sig till platsen på ett sådant sätt att de inte uppmärksammas eller på något sätt hörs. På fastighetsägarens uppmaning ska väktaren gå in i lägenheten för att lokalisera eventuell störning. 6

8 3.2.2 Uppsala kommun Uppsala kommun äger cirka 1000 bostadsrättslägenheter. Omfattningen uppskattas till cirka: 50 störningshanteringar per år. Beställs endast av bostadsrättsföreningarnas styrelse utsedd person som får ringa larmnummer hos förvaltningen Teknik & service. 10 ronderingar i oroliga områden eller uniformerad väktarassistans vid stökiga hyresgästbesök per år. Detta beställs endast av namngivna personer hos förvaltningen Teknik & service Arbetsordning vid störningshantering Yttre rondering på plats, parkera väktarbilen ej synlig. Vid behov hämtas nyckel till trapphuset och att det sen genomförs inre rondering i trapphuset. Nycklar och tags finns att hämta i Föreningsservice Stadshuset. Utkvitterade nycklar ska efterföljande dag återlämnas till Receptionen Sågargatan 17A Utryckningstid Vid händelse att nycklar måste utkvitteras förlängs tiden med ytterligare 30 min, se även p Uppsalahemkoncernen Bakgrund och omfattning Koncernen har totalt cirka hyreslägenheter med en stor geografisk spridning i kommunen, varje år byggs cirka 500 nya bostäder. Koncernen har även ett stort antal olika lokaler som ligger i anslutning till befintliga hyresbostäder. Uppsalahemkoncernen har cirka 1000 störningsärenden per år varav Studentstaden cirka 20. Beställning ska ske via Uppsalahems jour, telefon Återlämning av nycklar Vid avtalstiden utgång ska samtliga utkvitterade nycklar/tags utan dröjsmål återlämnas enligt anvisning från Uppsalahem. Ej återlämnade nycklar/tags debiteras Leverantören. 7

9 3.3 Ronderande bevakning Rondering utförs under överenskommen tidsperiod och omfattar ett eller flera objekt. För varje enskilt ronderingsuppdrag upprättas ett avropsavtal. Vid varje avrop kommer uppdraget att preciseras närmare vad gäller tid, plats, omfattning och frekvens samt vilka åtgärder som ska vidtas. Arbetet ska dokumenteras digitalt i en rapport och som skickas in via mail till beställarens kontaktperson senast påföljande dag. På rapporten ska namn på väktaren, tjänstgöringstid, datum, vilka objekt som besökts och eventuella avvikelser på objektet, anges Avvikelser Beställarens kontaktperson har rätt att begära förändring/komplettering av innehållet i uppdraget. Förändringen meddelas leverantören per e-post före kl samma dag som förändringen önskas om inte annat överenskommits med beställaren. Kontaktperson hos leverantören meddelas beställaren. Alla förändringar som beställs ska omgående bekräftas med e-post till beställaren. Väktaren har själv möjlighet att avvika från rondschemat om säkerhetsläget kräver det. Denna avvikelse ska beskrivas i dokumentation och skickas in till beställarens kontaktperson via e- post senast påföljande dag Skolbilen Skolbilen benämns den rondering som utförs med bil på Uppsala kommun Skolfastigheter. Syftet med Skolbilen är att skapa relation med ungdomar och vuxna och på så sätt bidra till att förebygga skadegörelse och social oro samt säkerställa säkerhet och ordning på Uppsala kommun Skolfastigheter ABs fastigheter, nedan benämnd beställare Omfattning Skolbilen ska besöka fritidsgårdar, utföra ronderande bevakning och utföra riskobservationer av grundskolor och förskolor och gymnasium som drivs i beställarens fastigheter. Uppdraget gäller alla dagar inklusive helgdagar mellan kl till Angivet antal timmar per ronderingsdygn ska kunna justeras med 1-2 timmar utan att säga upp eller omförhandla detta avtal. 8

10 Rapportering Arbetet ska dokumenteras digitalt i en rapport och som skickas in via mail till beställarens kontaktperson senast påföljande dag. På rapporten ska namn på väktaren, tjänstgöringstid, datum, vilka objekt som besökts och eventuella avvikelser på objektet, anges. Vid besök av fritidsgård ska uppdraget även kort beskrivas, t ex hur det upplevdes av ungdomarna eller fritidsledaren och vad som gjordes Besöka fritidsgårdar Skolbilen ska kontinuerligt besöka fritidsgårdar i beställarens fastigheter enligt en fastställd rutt angiven av beställaren, och som kommer att variera beroende av behovet. Väktaren ska med ett gott handlag och ett professionellt bemötande skapa relation till ungdomarna och fritidspersonalen och andra vuxna på fritidsgården. Detta uppdrag ska fördelas på ett begränsat antal väktare, i syfte att underlätta relationsarbetet. Beställaren ges rätt att påtala uppkomna brister/synpunkter i detta arbete varpå leverantören åläggs vidta lämpliga åtgärder. Anbudsgivaren ska bifoga en tydlig beskrivning till anbudet av hur de ska utföra uppdraget enligt de ovan ställda kraven p Bevakning av fastigheter Skolbilen ska kontinuerligt utföra ronderande bevakning av beställarens fastigheter enligt en fastställd rutt angiven av beställaren, och som kommer variera beroende av behovet. I genomsnitt kommer rutten innehålla fastigheter. Väktaren ska kontrollera att fastigheten inte utsatts för skadegörelse, som t ex glaskross, klotter eller annan skadegörelse. Det som kräver akut åtgärd, t ex glaskross, ska omedelbart anmälas till larmoperatör som vidtar åtgärd. Vidare ska väktaren säkerställa att dörrar, fönster, grindar och övrigt i skalskyddet är stängt och reglat. Ansvarig för Skolbilen ska se till att tiden för besök/rondering varierar, i syfte att minimera risken för rutinmässiga tider som kan utnyttjas negativt Riskobservationer Genom beställning från beställaren eller genom eget initiativ, ska väktaren under ronderande bevakning utföra riskobservationer i utemiljö och innemiljö. Exempel på risker i utemiljö är trasig belysning, bristande insyn på området, brandrisker etc. Exempel på risker i innemiljö är rinnande kranar, brännbart material på t ex torkskåp och spisplattor, uppställda dörrar i brandcellsgräns etc. Beställaren ansvarar för att upprätta en mall som leverantören ska använda. 9

11 3.4 Stationär bevakning Särskilda beordrade väktartjänster i kommunala verksamheter/fastigheter kan komma att avropas. Tillfällig bevakning när t ex befintligt larm är ur funktion, efter ett inbrott eller en brand där bevakning av skada eller annat krävs. Stationär bevakning utförs av bevakningspersonal mellan överenskomna klockslag för varje kund och objekt. Vid stationär bevakning svarar väktaren bland annat för att utföra bevakning av områden, byggnader, rum eller viss verksamhet. 3.5 Socialtjänsten Socialtjänsten, med kontor på Salagatan 18, har för avsikt att beställa bevakning som kan ske akut eller planerat. Socialtjänsten har cirka 3000 besökare/månad, flera av dessa besökare har svåra livssituationer och det inträffar flera hot- och våldssituationer per år Öppettider Socialtjänsten har öppet alla vardagar året om. Halvdagar samt röda dagar har Socialtjänsten stängt Uppdraget Följande beskrivningar syftar till att ge anbudsgivaren en uppfattning om uppdragets omfattning och innehåll som tjänsten ser ut idag. Tjänsten kan komma att ändras utifrån verksamhetens behov. Uppdraget består av flera delar som ska samordnas av leverantören: Stationär bevakning i reception Rondering Förbokade besök Beskrivning av tjänsten Tider och omfattning av avropet ska planeras efter överenskommelse med beställaren. Socialtjänsten beräknar kunna göra en beställning under en längre sammanhållande tidsperiod. 10

12 Stationär bevakning i reception Socialtjänsten har en reception på Salagatan 18. Receptionens öppettider är följande: måndag, tisdag och fredag onsdag torsdag Receptionen bemannas stationärt med ordningsvakt mellan kl samt kl , vilket är de tidpunkter då det finns risk för enmansbemanning. Framöver kommer behovet av stationär bevakning eventuellt att minska till att omfatta tiden och eftermiddagspasset utgår då i sin helhet. Detta utgående pass som avser eftermiddag och omfattar 1 timme/arbetsdag. Vid öppning samt stängning ska ordningsvakt göra en yttre samt inre rondering av lokalen enligt överenskommelse med beställaren. Ordningsvakt ska vara kvar på plats vid stängning och se till att de sista besökarna släpps ut och att inga nya kommer in under så lång tid som krävs. Ordningsvakt får ej avsluta uppdraget innan samtliga besökare lämnat lokalen om inte annat överenskommits med huvudansvarig kontaktperson för beställaren. Det är i huvudsak samma person som är stationerad i receptionen som även ronderar de tider som receptionen inte är stationärt bemannad. Rondering med ordningsvakt Ordningsvakt skapar genom närvaro trygghet för personalen. Ronderande ordningsvakt ska kunna ingripa vid incidenter. Ordningsvakten ska under receptionens öppettider finnas tillgänglig vid larm inom fem (5) minuter genom samordning med leverantörens eventuella närbelägna uppdrag. Periodvis kan ronderingen kräva flera besök under en dag, medan andra perioder är lugnare. Förbokade besök Förbokade besök hanteras normalt inom ramen för det dagliga uppdraget då ordningsvakt med stationering i receptionen samt ronderingsuppdrag hanterar dessa besök. Ytterligare ordningsvakt som närvarar vid planerade besök av person(-er) som Socialtjänsten misstänker kan orsaka problem ska kunna avropas. Vid alla planerade besök där det bedöms krävas en (1) vakt ska en riskanalys göras enligt Socialtjänstens rutiner. I normalfallet räcker det med en ordningsvakt för uppdraget. I de fall riskanalysen påvisar att det kan krävas dubbel bemanning av ordningsvakt ska ansvarig chef hos beställaren slutgiltigt avgöra bemanningen tillsammans med leverantören. Denna extravakt kommer att debiteras verksamheten. 11

13 Vid beställning av två ordningsvakter för förbokade möten ska den ordinarie ordningsvakten vara huvudansvarig för uppdraget. Alla bokningar ska ske via av beställaren namngiven person via e-post. Inga personnummer får anges i e-posten. Larmutryckning Larmutryckning sker via SOS Alarm Sverige AB alternativt via telefon direkt från Beställaren till Leverantören Personal Personal som tjänstgör för Socialtjänsten ska vara ordningsvakt. Personalen ska ha erfarenhet av motsvarande typer av uppdrag. Personalen ska ha förståelse för uppdragets karaktär samt kunna hantera den typ av situationer som kan uppstå. Social kompetens och förståelse för uppdraget hos den enskilda ordningsvakten är av grundläggande vikt. Beställaren äger rätten att i undantagsfall acceptera väktare som ersättare till ordningsvakt så länge som denne bedöms kunna utföra uppdraget likvärdigt. En dialog kring vilka ordningsvakter som är lämpliga att tjänstgöra för Socialtjänsten ska kontinuerligt föras mellan beställaren och leverantören med syfte att förbättra matchning efter specifika behov. Ordningsvakt ska vara tillmötesgående och hjälpa besökarna tillrätta. Ordningsvakt ska ha lokalkännedom om kontoret och veta vilken åtgärd den ska utföra vid ankomst. Om tjänstgörande ordningsvakt inte kan hantera akuta situationer tillfredsställande ska beställaren ha rätt att omedelbart byta ut personen. Uppdraget ska fördelas på ett begränsat antal ordningsvakter, två till tre personer, i syfte att underlätta relationsarbetet. Anbudsgivaren ska lämna beskrivning på hur de kan tillgodose behovet av ett begränsat antal ordningsvakter med efterfrågad kompetens. 12

14 3.6 Option Personskydd Anbudsgivaren får erbjuda personskydd som option, det är dock inget ska-krav att tillhandahålla denna tjänst. Bilaga 4 I det fall leverantören erbjuder personskydd ska pris anges i prisbilagan samt nedanstående krav uppfyllas. Optionen ska kunna avropas under ramavtalets hela löptid Uppdrag Leverantören ska minst kunna tillhandahålla följande typer av uppdrag: Personskydd för hotad tjänsteman. Personskydd för politiker med ökad hotbild. Olika transportskyddslösningar. Personskydd i samband med förälder genomför umgänge med barn som övrig tid har skyddat boende. Rådgivning samt riskbedömning, hotbildsanalys. Beroende på aktuellt behov kan även andra inriktningar av uppdrag komma att avropas Avrop Leverantören ska påbörja ett uppdrag senast tre timmar efter att man mottagit avrop från beställaren, om inte annat överenskommits med beställaren. Avrop ska kunna genomföras under 24 timmar per dygn under årets alla dagar Utrustning Leverantören ska kunna tillhandahålla: överfallslarm - GPS/GSM - tillfälligt överfallslarm kopplat till LC och polis utrustning för detektering av främmande utrustning Anbudspriset ska inkludera samtliga kostnader såsom personalkostnader, lön, utryckningsberedskap, personalens utrustning, ev. fordon, planering, arbetsledning, kommunikationsutrustning, IT-stöd, rapportering, statistik, och annat för genomförande av tjänsten. Ytterligare utrustning debiteras enligt principen självkostnadspris + 10 %. Debitering får endast ske efter en konsultativ bedömning mellan beställaren och leverantören kring pris samt behov. 13