Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen. Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen

Transkript

1 Upphandlande organisation Region Östergötland Örjan Lehnberg Extern remiss Sänkaläsare med tillbehör UC Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köpare Utskrivet: :52 Sida 1 av 9 Refnr.: ER

2 Kommersiella villkor Avtalsform Avtal tecknat efter upphandling utgör avtal med en (1) Säljare. Rätt att avropa avtal Entreprenör som på uppdrag av Köparen utför arbete som ingår i Köparens kärnverksamhet har rätt att på samma villkor som Köparen göra avrop från detta avtal, i den omfattning som avser uppdraget hos Köparen. Varje entreprenör svarar för sina egna kostnader och åtaganden hänförliga till avrop från detta avtal. En entreprenör som utnyttjar sin rätt att göra avrop från detta avtal blir inte en part i avtalet. Förutsättningar och omfattning Avtal tecknat efter genomförd upphandling reglerar det övergripande förhållandet mellan Köpare och Säljare vid leverans av rubricerad produkt/tjänst. Upphandlad kvantitet framgår i förekommande fall av förfrågningsunderlag eller bilaga. Angiven omfattning utgör beräknat behov och kan komma att förändras under avtalstiden. Upphandlad kvantitet avropas successivt under avtalsperioden om inget annat avtalats. Köparen förbehåller sig rätten att inte avropa upphandlad kvantitet vid metodförändringar och myndighetsbeslut, samt vid produktförändring förorsakad av Säljaren. Detta avtal förhindrar inte heller att Köparen genomför förnyad upphandling vid exempelvis utrustningsbyte som medför att förutsättningarna för detta avtal förändras. Priser och prisjusteringar Priser Säljarens ersättning framgår av bilaga till avtal. Expeditions-, fakturerings- eller andra avgifter godkänns ej. Nedan angivna pris- och valutaklausuler, avseende prisförändringar påkallade av ändrade produktions- eller anskaffningskostnader respektive valutaförändringar, verkar oberoende av varandra efter ställda kriterier. Valutaförändring Om priserna baseras på annan valuta än svenska kronor (SEK) framgår valuta och hur stor andel som är valutaberoende av anbudet. Oavsett hur stor andel av pris som i anbud angivits som valutaberoende, medges justering om maximalt nittio (90) procent av pris till följd av valutaförändring. Som valutadatabas tillämpas Nedanstående tabell anger aktuella valutor, baskurs och i anbudet angiven andel av priset som är valutaberoende. Valutaförändringar som innebär att genomsnittskurs för tre (3) hela kalendermånader, i enlighet med FX History vid Oanda, avviker mot baskurs mer än +/-5 % ger Parterna rätt att påkalla prisjustering. Om Part inte motsatt sig begärd prisjustering tillämpas de nya priserna trettio (30) dagar efter inkommen begäran. Exempel: Sista anbudsdag: Valutabasdag: Baskurs (FX History, Average): 1 USD = 6,04490 Begäran om prisjustering: Genomsnittlig kurs (FX History, Average) : 1 USD = 7,64945 Skillnad genomsnittlig kurs mot baskurs: 26,544 % Utskrivet: :52 Sida 2 av 9 Refnr.: ER

3 Den genomsnittliga kursen under tre (3) kalendermånader har avvikit mer än 5% från baskursen, vilket ger rätt till valutajustering enligt nedan. Valutajustering skall ske till den genomsnittliga kursen som valutan förändrats dag för begäran om justering jämfört med tidpunkt 14 dagar dessförinnan, i enlighet med FX History vid Oanda. Genomsnittlig kurs (FX History, Average) 7/12-20/12: 1 USD = 8,04680 Ny avtalskurs: 1 USD = 8,04680 Förändring av kurs: 33,117 % Valutaberoende andel av pris: 80 % Avtalat pris (ex. per styck): 10 SEK Pris (ex. per styck) efter valutaförändring: (1+(0,33117 x 0,8)) x 10 = 12,65 SEK Vid första begäran om prisjustering är valutabasdag 10:e dagen före sista anbudsdag. För prisjustering därefter är ny valutabaskurs den senast fastställda avtalskursen. Valuta Nedan anges om anbudspriser är valutaberoende eller ej. Om ja, ange valuta och kurs enligt oanda.com (FX History, median bid). Kursdatum är 10 dagar före sista anbudsdatum som är Pris är valutaberoende, om JA ange valuta/valutor, kurs och valutaandel i vidstående textfält. (Fasta svarsalternativ) Utskrivet: :52 Sida 3 av 9 Refnr.: ER

4 Ja, flera valutor. Ange valuta och valutaandel i vidstående fritextfält. Om valutaberoende skiljer inom anbudet anges detta för respektive anbudsgrupp. Ja, en valuta. Ange valuta och valutaandel i vidstående fritextfält. Nej Prisförändring Priserna skall om inte annat anges i kravspecifikationen vara fasta under tjugofyra (24) månader räknat från avtalets början. Vid begäran om prisförändring därefter, har Part att tillstyrka eller avslå begäran inom trettio (30) dagar. Det nya priset skall börja gälla trettio (30) dagar efter överenskommelse om justering och skall därefter gälla under minst tolv (12) månader. Prisjustering gäller ej retroaktivt. Prisjusteringar skall endast göras i den mån Säljaren fått förändrade produktions- eller anskaffningskostnader vad gäller avtalade produkter. Part som begär prisjustering skall således redovisa en dokumenterad kostnadsförändring motsvarande begärd justering. Accepterar inte Part begärd prisjustering, trots en dokumenterad kostnadsförändring, upphör avtalet att gälla med sex (6) månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller de ursprungliga priserna. Prisförändringar under avtalstiden p.g.a. Säljarens utveckling av avtalad produkt/tjänst accepteras normalt inte av Köparen. Om indexjustering av priser avtalats gäller detta som ersättning för ovanstående prisjusteringsklausul. Om avtalat index upphör under avtalstiden förbehåller sig Köparen rätten att ersätta detta med annat, likvärdigt index. Leveransförsening, ersättningsleverans och vite Parterna förbinder sig att ofördröjligen skriftligt meddela varandra om risk för försening, samt vilka åtgärder de avser att vidta för att eliminera uppkommen risk/minimera konsekvenserna av eventuell försening. Kan Säljaren ej leverera enligt avtal skall av någon av parterna föreslagen och av Köparen skriftligt godkänd modifierad (avseende utförande, leveranstid, etc.) leverans utföras. Köparens kostnad för ersättningsleverans, även från annan än Säljaren, skall ej överstiga gällande avtalspris. Eventuella merkostnader föranledda av ersättningsleveransen skall bekostas/ersättas av Säljaren. Vid leveransförsening där godkänd ersättningsleverans genom Säljarens eller Köparens försorg ej skett inom avtalad leveranstid äger Köparen rätt till vite för varje påbörjad sjudagarsperiod med två procent (2 %) av värdet för den del av avtalad leverans som till följd av leveransförseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Godkännande av modifierad leverans innebär ej att rätt till vite enligt ovan upphör. Vite utgår dock högst under tio (10) Utskrivet: :52 Sida 4 av 9 Refnr.: ER

5 veckor. När denna tid har löpt ut föreligger rätt för Köparen att säga upp hela eller delar av berört uppdrag. Säger Köparen upp uppdraget p.g.a. försening är Köparen även berättigad till skadestånd. Vid debitering av vite utgår även 1000 SEK i administrationsavgift. Ytterligare ersättning utöver vad som tidigare erlagts skall ej utgå till Säljaren för nedlagt arbete. Vite eller skadestånd utgår ej för leveransförsening förorsakad av Köparen. Reklamation Säljaren har ansvar för leveransen enligt gällande direktiv och ansvarar för samtliga kostnader förknippade med fel i leveransen. Säljaren skall omgående underrätta beställare och Köparens Upphandlingscentrum om uppkomna eller misstänka fel och brister i leveransen såvida inte annat avtalats. Fakturering och betalning Fakturering Slutfakturering skall ske senast tre (3) månader efter fullgjord och, om tillämpligt, godkänd leverans/uppdrag och i förekommande fall slutbesiktning. Om senareläggning av fakturering ej överenskommits mellan Säljaren och Köparen eller om inte särskild betalningsplan annat stadgar, äger Köparen rätt att göra avdrag om fem (5) procent av fakturerat belopp, dock minst femhundra (500) kr, som fakturerats för sent. Fakturering skall ske per beställning. Samfakturering av beställningar får ej ske. Faktura skall endast omfatta den del av leverans som utförts/kan tas i bruk. Vid arbete på löpande räkning eller vid periodisk leverans skall fakturering ske månadsvis i efterskott om annat ej avtalats. Vid arbete på löpande räkning skall det med fakturan bifogas ett komplett fakturaunderlag såsom verifierade omkostnader som Säljaren äger rätt att debitera enligt avtal. I mån fakturaunderlag inte kan eller bör levereras elektroniskt (ex. färdbiljetter, sekretessunderlag etc.) insändes dessa enligt överenskommelse. Vid fast pris sker fakturering enligt avtalad betalningsplan med specificerade acceptanskriterier. Om ordernummer finns skall även detta anges på fakturan. Elektronisk fakturering Utskrivet: :52 Sida 5 av 9 Refnr.: ER

6 Säljaren skall fakturera Köparen elektroniskt. Nedanstående format motsv. hanteras: - Inmatning av faktura i Köparens kostnadsfria fakturaportal - Svefaktura - SFTI scenario 6 - SFTI scenario 9 Mer information om e-faktura hos Köparen finns att läsa på Betalningsvillkor Betalning skall ske trettio (30) dagar efter avtalad leverans och erhållen korrekt faktura. Vid leverans före begärd leveransdag erlägges betalning trettio (30) dagar efter på beställningen angiven leveransdag, förutsatt att leveransen godkänts och att korrekt faktura erhållits. Köparen äger av betalning för leverans varom tvist råder innehålla ett belopp motsvarande kostnaden för att avhjälpa fel eller brister, samt i förekommande fall belopp motsvarande försuttet vite och ersättningsgill skada. Vid förskottsbetalning för vilken säkerhet saknas krävs förskottsgaranti. Denna skall utställas av svensk bank alternativt svenskt försäkringsbolag och godkännas av Köparen samt bekostas av Säljaren (underlag erhålles från Köparen). Vid användning av bankgaranti gäller Köparens rutiner för detta. Denna återlämnas då leveransen fullgjorts och godkänts. Betalning innebär inte godkännande av leveransen. Dröjsmål med betalning Vid dröjsmål med betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelag (1975:635). Övrigt Ansvar Säljaren svarar för den skada som han genom avtalsbrott vållar Köparen. Säljaren svarar vidare för direkta skador som kan drabba Köparen, patienter eller tredje man p.g.a. fel eller försummelse hänförlig till Säljaren, dess personal eller av Säljaren anlitad underleverantör. Som skada definieras även avsaknad av F-skattsedel eller skattemyndighetens bedömning att sådan inte är giltig. Kvalitetssäkring Säljaren skall tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsfrämjande rutiner som säkerställer att utfört uppdrag sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Säljaren skall på begäran visa hur man avser att arbeta med sitt kvalitetsuppföljningssystem för det aktuella uppdraget. Statistik På anmodan av Köparen skall Säljaren lämna statistik över utförda leveranser samt värdet av desamma. Statistiken skall delas upp på beställningar gjorda av Köparen och beställningar från entreprenörer som avropat produkter på Köparens avtal. Av statistiken skall framgå: - Mottagare av respektive leverans - Levererade varor/tjänster med pris, antal och ev. artikelnummer - Leveransdatum Utskrivet: :52 Sida 6 av 9 Refnr.: ER

7 Om Köparen så begär skall statistik levereras i datafil kompatibel med Microsoft Excel. För tjänster skall dessutom uppgift om upparbetad tid samt total kostnad under den efterfrågade tiden kunna lämnas. Produktinformation Säljaren skall på anmodan av Köparen fylla i av Köparen tillhandahållen Excelmall för produktinformation enligt de anvisningar som ges. Information som då kan komma att efterfrågas är uppgifter om pris, produktnummer, ev. vikt/volym, produktgrupp, länk till bildfil och/eller produktbeskrivning m.m. Marknadsföring Säljaren äger ej rätt att utan Köparens medgivande använda sig av avtalat uppdrag i sin marknadsföring. Information eller marknadsföring till verksamheter hos Köparen skall godkännas av Köparens Upphandlingscentrum innan sådant utskick görs. Lagstiftning m.m. Säljaren svarar vid var tid för att samtliga för driften nödvändiga myndighetstillstånd finns och att gällande lagar, säkerhets- och miljöförfattningar följs. Region Östergötland har antagit en miljöpolicy som stadgar att miljöanpassade kemikalier, material och produkter skall väljas, och att enheterna skall verka för ökad återanvändning och återvinning av material. Vid bedömning av kostnader för miljöförbättrande åtgärder skall värdering även ske med hänsyn till de långsiktiga miljöeffekterna. Tystnadsplikt Personal som arbetar för Säljaren omfattas i viss utsträckning av samma regler som landstingets egen personal avseende tystnadsplikt (2 kap 1 offentlighets- och sekretesslag (2009:400). I de fall försäkran om tystnadsplikt för Säljarens personal krävs, tecknas separat avtal om detta. Omförhandling Om förutsättningarna för detta avtal väsentligt ändras, exempelvis genom myndighetsbeslut, allmänt förändrad prisbild på marknaden eller liknande händelse som parterna ej kunnat råda över eller förutse vid avtalets ingående, äger endera parten rätt att påkalla omförhandling av gällande priser. Om Köparens förutsättningar för ingående av detta avtal väsentligen ändras, har Köparen rätt att omförhandla eller säga upp avtalet. Vid uppsägning gäller en uppsägningstid om sex (6) månader. Köparen skall vid uppsägning ersätta Säljaren för nedlagt arbete, dock ej för utebliven vinst eller dyl. Vid uppsägning enligt denna klausul utgår inget skadestånd. Överlåtelse av avtal Säljaren äger ej rätt att överlåta någon del av avtalet med Köparen utan dennes skriftliga godkännande. Det är normalt inte tillåtet att överlåta ett, genom en offentlig upphandling, tilldelat kontrakt. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till ingånget avtal skall för att äga giltighet vara skriftliga och undertecknas av parterna eller bekräftas av mottagande part. Det skall framgå av Utskrivet: :52 Sida 7 av 9 Refnr.: ER

8 överenskommelsen huruvida ersättningen ändras och hur denna regleras. Förändringar och/eller tillägg som har en ekonomisk påverkan på avtalet ska godkännas av Upphandlingscentrum hos Köparen för att äga giltighet. Nyheter eller förändringar inom det upphandlade området som lanseras av Säljaren kan efter Köparens val ingå i avtalet. Efter eventuella förhandlingar om priser och andra villkor meddelar Köparen skriftligen Säljaren om föreslagna förändringar skall ingå i avtalet. Säljaren förbinder sig att föreslå sådana ändringar i uppdraget, som Säljaren bedömer förbättrar uppdragsresultatet för Köparen; tekniskt, kostnadsmässigt eller i annat avseende. Ogiltig bestämmelse i avtalet Om någon bestämmelse i avtalet skulle vara ogiltig innebär det inte att avtalet i sin helhet ska anses ogiltigt. Om sådan ogiltighet väsentligt påverkar någon av parternas utbyte av avtalet ska skälig jämkning ske. Parts underlåtenhet att vid ett eller flera tillfällen göra gällande rättighet enligt detta avtal eller påtala visst förhållande hänförligt till detta avtal innebär inte att part avstått från rätten att vid senare tillfälle göra gällande eller påtala rättighet eller förhållande av ifrågavarande slag, såvida inte uttryckligt avstående skett i av part undertecknad handling. Förtida upphörande Om någon av parterna bryter mot väsentlig del i avtalet och underlåter att vidta rättelse utan dröjsmål och senast inom trettio (30) kalenderdagar från erhållande av skriftlig anmodan därom (innefattande redogörelse för avtalsbrottet), äger andra parten rätt att säga upp ingånget avtal. Avtalet upphör då att gälla trettio (30) dagar efter uppsägning. Vid uppsåt eller grov vårdslöshet från Säljarens sida har Köparen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Brott mot för verksamheten gällande lagar och förordningar anses alltid som grov vårdslöshet. Vidare gäller rätten till förtida uppsägning med omedelbar verkan om det framkommer att Säljaren lämnat oriktiga uppgifter i anbud eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning av tilldelning av avtal. Vidare äger Köparen rätt att frånträda avtalet om Skatteverket varaktigt eller vid upprepade tillfällen återkallar Säljarens F-skattsedel. Säger Köparen upp avtalet på någon av ovanstående grunder har Köparen även rätt till skadestånd. Köparen har rätt att frånträda avtalet helt eller delvis om Säljaren blivit försatt i konkurs, inlett ackordsförhandlingar, inställt sina betalningar eller om fara för obestånd föreligger. Om avtalad produkt/tjänst efter utveckling befinns vara mindre lämplig för ursprungligt ändamål har Köparen rätt att frånträda avtalet och ersätta denna med annan via tilläggsupphandling. Vid sådan uppsägning utgår ingen ersättning till Säljaren. Oavsett om Köparen återtar eller Säljaren frånträder uppdraget, skall endast ersättning utgå för utfört arbete och för styrkta nödvändiga kostnader. Säljaren är således inte berättigad till någon ersättning för förlust som denne åsamkas. Resultatet av utfört arbete skall vid uppsägning eller avbeställning redovisas och överlämnas till Köparen. Köparen har alltid rätt att nyttja Säljarens arbetsresultat utan särskild gottgörelse. Force majeure Utskrivet: :52 Sida 8 av 9 Refnr.: ER

9 Om fullgörandet av någon av parternas åtagande enligt avtalet förhindras av omständigheter som ej kunde förutses vid avtalets ingående, och som parterna ej kunnat råda över, skall detta utgöra befrielsegrund, som medför tidsförskjutning och befrielse från vite och andra påföljder. Som befrielsegrund räknas arbetskonflikt, åsknedslag, eldsvåda, krig, mobilisering eller militärinkallelse av större omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, myndighetsbestämmelser, uppror och upplopp, inskränkningar i fråga om drivkraft, varor och energi eller liknande omständighet av samma exceptionella karaktär, samt fel eller förseningar i leveranser från underleverantörer på grund av omständigheter som här angivits. Förbehållet om arbetskonflikt skall inte anses befrielsegrundande om Säljaren själv vidtar sådan konflikt. Ej heller föreligger grund för ansvarsbefrielse om förhinder för avtalsenligt utförande av uppdraget uppstår och detta hänför sig till Säljarens bristande fullgörande av åtagande gentemot personal. Om uppdragets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tio (10) veckor på grund av viss ovan angiven omständighet äger vardera parten, utan ersättningsskyldighet skriftligen frånträda avtalet. Det åligger part, som önskar åberopa force majeure att utan uppskov skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst därav liksom dess upphörande. Tvist Eventuell tvist, som parterna ej kan lösa på egen hand, skall avgöras i svensk domstol med tillämpning av svensk lag. Linköpings Tingsrätt skall vara första instans och alla förhandlingar skall ske på svenska. Även om tvist föreligger mellan parterna skall Parterna fullgöra sina avtalsenliga åtaganden till dess Köparen annat angivit eller domstol annat meddelat. Förlängning av avtal Köparen har rätt till förlängning av hela eller delar av avtalet med upp till i avtalshuvudet angivna förlängningsperioder. Kontraktets startdatum Köparen förbehåller sig rätten att till Säljaren sända kontraktet för underskrift under den i LOU stadgade tiden för överklagande av val av leverantör. Säljarens underskrift är således ingen garanti för att kontraktet verkligen skall komma att undertecknas av Köparen. Köparens underskrift äger giltighet först när avtalsspärr eller förlängd avtalsspärr har upphört eller 10 dagar från det att allmän förvaltningsdomstol, om den har fattat intermistiskt beslut, upphävt det beslutet. Kontraktet träder ikraft efter båda parters undertecknande, förutsatt att de kommersiella villkoren uppfylls, Acceptans av villkor Samtliga i förfrågningsunderlaget uppställda skall-krav och villkor skall accepteras. Samtliga i förfrågningsunderlaget uppställda skall-krav och villkor accepteras. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :52 Sida 9 av 9 Refnr.: ER