Kommunikationsplan. Inledning. Bakgrund. Nulägesanalys

Transkript

1 Kommunikationsplan Inledning I projektet #jagmed samarbetar fem län för att testa olika metoder för att få elever att fullfölja sin gymnasieexamen. I Sörmland finns projektet i Katrineholm och i Nyköping/Oxelösund där Nyköping och Oxelösunds kommuner driver ett delprojekt tillsammas. Båda kommunerna har som mål att fler elever fullföljer sin gymnasieutbildning för att på sikt kunna etablera sig på arbetsmarknaden och undvika utanförskap. Nyköpings kommun och Oxelösunds kommun samverkar på många olika sätt, bland annat när det gäller utbildning. Oxelösund har ingen egen gymnasieskola och de flesta ungdomar därifrån väljer att gå gymnasiet i Nyköping. Nyköpings kommun samverkar även med Trosa och Gnesta på motsvarande sätt. Kommunikationsplanen för Nyköpings- och Oxelösunds kommun utgår ifrån den centrala kommunikationsplanen för projektet (länk) och Regionförbundet Sörmlands kommunikationsplan för projektet (länk). Kommunikationsplanen ska fungera som en grund i all kommunikation inom och utom projektet och är ett verktyg för samordning. Projektet har stöd av Europeiska socialfonden (ESF), det är därför avgörande att all kommunikation innehåller ESFs logotype. Bakgrund Andelen gymnasieelever som fullföljde sin gymnasieutbildning inom 4 år, läsåret 14/15, är 80 % i Nyköpings kommun och 83 % i Oxelösunds kommun. (källa: SiRiS, Skolverket). Kommunerna har som mål att höja denna andel till 90 %. Projektet ska bland annat verka för att hitta framgångsrika metoder för att hjälpa till att uppnå detta mål. Nulägesanalys Ett arbete är påbörjat för att förbättra samverkan inför övergångar mellan skolor och skolformer för att fånga upp elever som befinner sig i riskzonen för att inte påbörja eller fullfölja gymnasiet. En tidsbegränsad tjänst som ungdomssamordnare tillsätts inför läsåret 16/17. Uppdraget är att vägleda, underlätta och samordna stöd och kontakter för ungdomar som ligger i riskzonen. Projektet ska vidare arbeta med förebyggande åtgärder samt fortbildning, rådgivning och föreläsningar till berörd skol- och projektpersonal Kommunikationsplan 1 (9)

2 Vi kommer även att arbeta individanpassat och coachande med att stötta, motivera, stärka självförtroende och arbeta med ungdomars hälsa. Till projektet finns en lokal ledningsgrupp och ett samverkansteam kopplat. Samverkansteamets uppgift är bland annat att definiera riskfaktorer och planera aktiviteter riktade till målgruppen. Koordinering med andra kommunikationsaktiviteter Aktiviteter på central nivå så som Nyhetsbrev, informationsfilmer, podd, uppstart av sociala medier mm. Händelser inom området inom respektive kommun. Målgrupper Elever (när eleven gått med i projektet blir benämningen deltagare ) Ungdomar i åldern år som går på kommunal- eller friskola och tillhör riskgruppen för avhopp. Föräldrar/vårdnadshavare Projektarbetsgruppen/Samverkansteamet Skolpersonal (inkl. beslutsfattare) Rektorer, mentorer, specialpedagoger, undervisande personal, kuratorer, studie- och yrkesvägledare och övrig skolpersonal. Intressenter och beslutsfattare Politiker och tjänstemän (underlag för beslut och övrigt påverkansarbete) Förvaltningschefer inom utbildning. Friskolornas huvudmän. Samverkansaktörer, t ex Kommunala Aktivitetsansvaret (KAA) Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Ungdomsstödjarna Psykiatri Arbetsmarknadsenheter Vägledare Skolinspektionen Skolverket Folkhögskolan Föreningslivet - Andra pågående projekt Kommunikationsplan 2 (9)

3 Kommunikationens mål Beskriv de konkreta resultat som kommunikationen ska uppnå. Målen kan vara av olika slag: Kunskapsmål vad målgruppen ska kunna, på en skala mellan känna till och veta, förstå Vi vill att målgruppen elever och föräldrar/vårdnadshavare ska veta att projektet finns, vad det erbjuder och vart de kan vända sig för att kunna delta. Målgruppen skolpersonal ska känna till projektet och veta vad det står för vad #jagmed kan erbjuda och vart de ska vända sig för att få mer information eller delta. Skolpersonal ska känna till de verktyg och metoder som finns för att de ska kunna möta ungdomarna på deras nivå och att få fler att fullfölja sin gymnasieutbildning. Intressenter i form av beslutsfattare ska ha tillräckligt med kunskaper om projektets syfte, mål och erbjudande för att kunna fatta beslut samt föra projektets talan och bidra till informationsspridningen. Samverkansaktörer ska veta att projektet finns och vad det erbjuder, vilka kontaktvägar som finns och förstå sin del i projektet. Alla målgrupper ska ha information om projektet för att kunna sprida projektets resultat så att andra skolor, kommuner och organisationer enkelt kan ta del av resultatet och använda liknande metoder för att fler elever ska fullfölja sin gymnasieutbildning. Attitydmål vad målgruppen ska tycka, på en skala mellan tolerera och älska Alla målgrupper ska tycka att projektet är viktigt och värt att investera tid i. Projektet ska kännas som pusselbiten som har saknats och nu jobbar vi på en lösning tillsammans. Motivationsmål vilken motivation målgruppen ska ha, på en skala mellan tänka sig att göra och kämpa för Målgruppen deltagare ska känna att de blir sedda, hörda och bekräftade och på så sätt bli inspirerade till att ta emot hjälp och kämpa för den framtid som de förtjänar. Föräldrar/vårdnadshavare ska få stöd och hjälp till lösningar och i projektet samverka för att kunna motivera och inspirera deltagaren. Beteendemål vad målgruppen ska göra, på skalan pröva en gång till alltid göra Projektet ska verka för att målgruppen deltagare ska återgå till sina studier eller ta upp nya studier för att fullfölja sin gymnasieutbildning. Koppla målen till projektmål och verksamhetsmål Kommunikationsplan 3 (9)

4 Kommunikationens strategi Målen i kommunikationsplanen kommer att nås genom att flera aktiviteter på olika nivåer samverkar. A5 folder om erbjudandet + info om projektet (+ SCB) framförallt målgruppen elever och föräldrar/vårdnadshavare. Folder till målgruppen skolpersonal. En folder kommer även från central nivå. Film en informationsfilm om projektet. Visa framgångssagor. Ungdomar som själva berättar. För att höja motivationen hos målgruppen elever och deltagare, men även för att marknadsföra projektet. Nyhetsbrev: ÖMS (centralt) som går ut till projektets deltagare, intressenter och beslutsfattare. Regionförbundets Nyhetsbrev (regionalt) går ut en gång i månaden. (11 ggr/år) BUKs Nyhetsbrev (lokalt) varannan vecka, går till chefer inom kommunen. Oxelösunds kommun nyhetsbrev? Uppdaterade hemsidor Nyköping och Oxelösund. Där framförallt elever och föräldrar/vårdnadshavare kan läsa om projektet, vad det erbjuder och vad det står för. En blogg för projektets deltagare samt intressenter. Här finns protokoll, projektplan, kommunikationsplan, aktivitetsplaner, dokument (överlämningsblanketter osv), goda exempel, chattmöjligheter, kontaktuppgiftet mm. Går att ge behörighet via lösenord. Sociala medier används för att göra projektet mer känt och skapa en positiv känsla, en känsla av gemenskap och energi. Facebook (eget konto) - används av ungdomssamordnare och kommunikatör för att sprida kunskap om projektet (målgrupp: ungdom/elev och förälder). Etablera en känsla av att skolan är OK, vi samverkar, det finns en framtid, det ser ljust ut. Länka till hemsidan eller blogg där mer info finns. Twitter (eget konto) framförallt skolpersonal, ta till sig och sprida information, utbildningar/konferenser som kan vara användbara för projektets utveckling. Möten sker regelbundet i projektet på olika nivåer. Syftet med mötena är olika beroende på nivå: Lokala ledningsgruppen tar till sig information om projektets utveckling, och är beslutsfattare. Projektägaren lyfter frågeställningar till länsnivå. Gruppens uppgift är bland annat att sprida information, förankra och implementera, omsätta arbetssätt. Information från lokala ledningsgruppen sprids till projektgruppen via projektledaren Kommunikationsplan 4 (9)

5 Projektarbetsgruppens/Samverkansteamets arbete är operativt och i direkt anslutning till målgruppen. Mötesdeltagarna är informationsbärare in i den egna organisationen och har en viktig uppgift att ta med sig projektets målsättning in i den egna organisationens arbete. Och att, när möjlighet finns, sprida information om vad projektet innebär, vad det erbjuder och nuläget så att fler blir medvetna om projektet och dess erbjudande. Konferenser, nätverksträffar och andra möten används för att få till samarbeten mellan olika myndigheter som möter målguppen elever/ungdomar. En del av kommunikationsstrategin är att inte tala illa om skolvärlden då det slår tillbaka på projektet. Hitta det positiva och försök förstärka det positiva istället och visa på goda exempel. Grafiska profilen är framtagen på en central nivå via Region Östergötland och ska följas i allt kommunikativt material. Broschyrer, rollups, profilkläder osv. Profilmaterial tas fram centralt och ska spridas i länen. Budskap vad vill vi säga? Kortfattade huvudbudskap ska genomsyra all kommunikation. Fundera på hur du formulerar dig så att det passar målgruppen. Använd ett enkelt och tydligt språk. Lyft fram det positiva i dina budskap. Förklara ärligt och rakt på sak undvik omskrivningar. Besvara frågorna i budskapen: 1. VARFÖR behöver detta göras Nyköpings och Oxelösunds kommun har satt som mål att öka andelen elever som fullföljer sina gymnasiestudier, från 80% och 83% till 90%, inom 4 år. Studier visar att elever som hoppar av gymnasiet hamnar ofta i en form av utanförskap och riskerar i högre grad att hamna i arbetslöshet, kriminalitet och må dåligt (källa: Rapport från SKL Utbildning Nyckeln till arbete Projektet syftar till att fånga dessa elever innan de väljer att hoppa av och erbjuda dem hjälp, stöd och verktyg för att fullfölja sina gymnasiestudier på något sätt. 2. VAD är det som ska ske HUR och VEM. Det handlar om förebyggande arbete för att motverka studieavbrott. Det är framförallt ett samverkande arbete med skolpersonal mellan olika skolformer (både kommunala och friskolorna) för att definiera riskfaktorer och signaler. Vi planerar aktiviteter riktade till målgruppen (fortlöpande) och arbetar med att ta fram underlag för att utveckla administrationen kring elever och elevavhopp. Ungdomssamordnare kommer att arbeta läsåret 16/17 med uppdrag att underlätta arbetet för elever, vårdnadshavare och skolpersonal i frågor Kommunikationsplan 5 (9)

6 där det finns risk för att eleven inte fullföljer gymnasiet. Det kan handla om rådgivning, vägledning, motiverande samtal och att samordna resurser runt individen samt underlätta i kontakter med personer/organisationer utanför skolan. Nära samverkan med elevens mentor är grundläggande. Projektet ska vidare arbeta med förebyggande åtgärder samt fortbildning, rådgivning och föreläsningar till berörd skol- och projektpersonal. Vi kommer även att arbeta individanpassat och coachande med att stötta, motivera, stärka självförtroende och arbeta med ungdomars hälsa. Kortversion: I projektet #jagmed samarbetar fem län för att testa olika arbettsätt för att få ungdomar att fullfölja sin gymnasieexamen. Det kan vara genom att samverka för att kunna fånga upp elever som befinner sig i riskzonen och då erbjuda individanpassade studieplaner eller på lång sikt få hjälp till en fast etablering på arbetsmarknaden. Från ÖMS: Budskapen nedan finns som ett stöd för projektledarna och ska fungera en och en eller flera tillsammans. Dessa budskap kommer att finnas som en grund och de ska användas på de roll-ups som tas fram gemensamt i projektet. Dessa roll-ups kommer att kunna användas enskilt och flera åt gången. Tanken är att när vi gör saker gemensamt ha med dessa så att de kan bilda en fond. Jag kan och hör till Möt mig där jag är Sedd hörd och bekräftad Förtroendeskapande och motiverande Stödjande inte dömande Reflektion, inspiration och utveckling Ett annorlunda val Att växa och bli sedd Kanaler Hemsida/or Blogg Sociala medier Tryckt material (Folder, blanketter, protokoll mm) Konferenser och möten Nyhetsbrev Gymnasiemässan Podd (ÖMS) Film (Uppsala) Almedalen (ÖMS) Pressmeddelanden/pressinbjudan (centralt och lokalt) Nya kanaler kan dyka upp längs projektets gång Kommunikationsplan 6 (9)

7 Aktiviteter och tidsplan Vilka kommunikationsaktiviteter ska genomföras? Utse en ansvarig för varje aktivitet. Datum Kommunikationsaktivitet och kanal Målgrupp Syfte Ansvarig 31/5 A5 folder med infotext och erbjudandet aug A5 folder med infotext om projektet Infomöten, presentationer mm sker löpande under hela projekttiden. 15/8 Projektsida blogg Alternativt Blogg kan vara helt öppen, samt med lösenordslåsta sidor Hemsidor: Nykoping.se Oxelosund.se Ungdomar/elever Vårdnadshavare/föräldrar Intressenter Skolpersonal Ungdomar/elever Vårdnadshavare/föräldrar Skolpersonal Alla Skolpersonal, beslutsfattare, elever, vårdnadshavare Projektarbetsgruppen Alla 1/9 Facebook - öppen Ungdomar/elever deltagare, vårdnadshavare/föräldrar Övriga intressenter (Alla) Sprida information Väcka intresse för deltagande Sprida information Öka kunskapen om projektet och dess arbete Sprida information Väcka intresse för deltagande Öka kunskapen om projektet och dess arbete Visa på vad som görs i projektet. Kommunicera med varandra, lägga upp dokument mm Information om projektet projektplan, nyheter, pressmeddelanden Hänvisa till webben om man vill veta mer om projektet. Berätta om det dagliga arbetet i projektet. Visa på goda exempel marknadsföring, sprida info 1/9 Twitter Skolpersonal, politik osv Synas och sprida info Alla 26/10 Gymnasiemässan Elever och skolpersonal Synas, frågor och svar Alla Nyhetsbrev ÖMS via länsprojektledaren Intressenter Sprida information om projektet / B/ Jessika Alla / Annika / B/ Jessika Kommunikationsplan 7 (9)

8 Nyhetsbrev Regionförbundet Sörmland Nyhetsbrev BUK Film: Regionförbundet i Uppsala Intressenter All skolpersonal Nyk kommun Podd: ÖMS - Almedalen: ÖMS - Mälartinget: ÖMS - Sprida information om projektet vi ska bidra med information via länsprojektledaren Synas och sprida info Vi använder i marknadsföringssyfte Ansvar och roller Projektledaren - är talesperson ut mot media tillsammans med projektägaren. Projektledaren är sammankallande till arbetsgruppens möten. Projektägaren - är sammankallande till lokala ledningsgruppens möten. Lokala ledningsgruppen - tar till sig information om projektets utveckling, lyfter frågeställningar till länsnivå och är beslutsfattare. Information från lokala ledningsgruppen sprids till projektarbetsgruppen via projektledaren. Den lokala ledningsgruppen tar beslut rörande den lokala kommunikationen. Projektarbetsgruppens - arbete är operativt och i direkt anslutning till målgruppen. Mötesdeltagarna är informationsbärare in i den egna organisationen och har en viktig uppgift att ta med sig projektets målsättning in i den egna organisationens arbete. Och att, när möjlighet finns, sprida information om vad projektet innebär, vad det erbjuder och berätta om det aktuella nuläget så att fler blir medvetna om projektet och dess erbjudande. Projektets kommunikatör - ansvarar för att tillsammans med projektledaren och lokala ledningsgruppen genomföra en kommunikationsplan inkl aktivitetslista för kommunikationen. Uppdateras vid behov Kommunikationsplan 8 (9)

9 Kontaktuppgifter Projektägare: Projektledare: Kommunikatör: Ungdomssamordnare: Ungdomssamordnare: Lokala ledningsgruppen: Tobias Ankarswärd, Enhetschef Kvalitet, Nyköpings kommun Annika Broman Jessica Lundin Glenn Andersson, verksamhetschef Nyköpings kommun Torbjörn Ekman, nämndtjänsteman Nyköpings kommun Rosmari Gärdin, utbildningschef Nyköpings kommun Katarina Haddon, områdeschef Oxelösunds kommun Peter Rasmussen, utbildningschef Oxelösunds kommun Tobias Ankarswärd, enhetschef kvalitet, Nyköpings kommun Uppföljning och utvärdering Uppföljning av kommunikationsplan och måluppfyllelse. Utvärdering av enskilda kommunikationsinsatser. Som minimum ta reda på: Har informationen distribuerats och tagits emot på rätt sätt? Har informationen varit tydlig, relevant och korrekt? Är kommunikationens mål uppfyllda? Kommunikationsplan 9 (9)