Skolnämndens arbetsutskott

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(23) Plats och tid Konferensrummet Ugglan, kl Beslutande Ledamöter Torsten Bergstedt (m) Ulf Granhagen (s) Adam Slottner (c) Ordförande Vice ordförande Ledamot Ersättare Dick Malmström (fp) Maritha Edeskog (siv) Övriga närvarande: Kerstin Hedvall Skolchef Eva Anesäter Skolkurator, 51 Kenneth Nilsson Utvecklingsledare Justeringens plats och tid Skolförvaltningen , kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer Daana Kaipainen Ordförande Torsten Bergstedt (m) Justerare Ulf Granhagen (s) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Skolnämndens arbetsutskott Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Skolkansliet Daana Kaipainen

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(23) Innehåll: Ärende sid nr 42 Ekonomiuppföljning 3 43 Personaluppföljning 4 44 Rapport skola näringsliv 5 45 Revisionsprojekt Rektorsrollen inom de frivilliga skolformerna" Långsiktigt god ekonomi projekt 1 Samordning över förvaltningsgränser Långsiktigt god ekonomi projekt 2 Administrativ utveckling Långsiktigt god ekonomi projekt 4 Framtida skolbehov inom grundskolan Kvalitetsredovisning Revidering av Skolplan Inackorderingstillägg för gymnasieelever 22-23

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(23) 42 Ekonomiuppföljning Arbetsutskottets beslut Ekonomiuppföljningsrapport lämnas på skolnämndens sammanträde

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(23) 43 Personaluppföljning Arbetsutskottets beslut Rapport lämnas på skolnämndens sammanträde

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(23) 44 Rapport skola - näringsliv, Dan Thörewik Arbetsutskottets beslut Dan Thörewik inbjudes till skolnämndens sammanträde , kl för lägesrapport.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(23) Skn/2007:32 45 Revisionsprojekt Rektorsrollen inom de frivilliga skolformerna" Arbetsutskottets beslutsförslag Skolnämnden lämnar svar på Kommunrevisorernas revisionsprojekt Rektorsrollen i inom de frivilliga skolformerna enligt utvecklingsledare Kenneth Nilssons förslag nedan. Förslag till svar: Utvecklingsledare Kenneth Nilsson föreslår att skolnämndens lämnar svar enligt nedan på revisionsrapporten Revisionsrapport avseende rektorsrollen inom de frivilliga skolformerna Kommunrevisionen skriver: Vår bedömning är att det finns en medvetenhet om behovet av att utveckla ledningsfrågorna i förvaltningen men att fokus på ledningsuppdraget ur nämndens samlade perspektiv bör stärkas ytterligare för gymnasieskolan och den kommunala vuxenutbildningen. Vår granskning visar att villkoren för rektorernas uppdrag är jämförelsevis bra men att det pedagogiska ledarskapet inte får en tillräckligt stor prioritet i det dagliga arbetet. Mot bakgrund av vår granskning anser vi att det är av stor vikt att skolnämnden tydligare utformar en långsiktig strategi för ledningen av gymnasieskolan och komvux. Vi anser också att rektors möjligheter att öka det pedagogiska ledarskapet måste prioriteras i utvecklingsarbetet. För ytterligare utvecklingsförslag och bakgrund till våra övervägande hänvisar vi till den bilagda revisionsrapporten. Vi önskar att skolnämnden senast den 25 april redovisar vilka utvecklingsåtgärder man planerar för ledningen av gymnasieskolan samt ev. övriga kommentarer till vår granskning. I KPMG:s revisionsrapport skriver revisorerna: Utifrån den genomförda granskningen bedömer vi att ledningsfrågorna är väl uppmärksammade i förvaltningen men att fokus på ledningsuppdraget ur nämndens samlade perspektiv bör stärkas ytterligare för gymnasieskolan och den kommunala vuxenutbildningen. Ledningens organisation är omdiskuterad utifrån genomförda besparingar och en bristande kontinuitet när det gäller tidigare bemanning vid gymnasiet, men förutsättningarna för en stabilisering är enligt vår bedömning numera goda. Det är vår uppfattning att villkoren för rektorernas uppdrag är jämförelsevis bra men att det pedagogiska ledarskapet inte får en tillräckligt stor prioritet i det dagliga arbetet. Detta kan vara kopplat till den höga arbetsbelastning som rektorsuppdraget visar i enkät och intervjuer eller tidigare förändringar i förutsättningarna, men också till ett behov av en tydligare styrning av uppdraget. (Sammanfattning s.1)

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(23) Följande förslag till förbättrade åtgärder föreslås i revisionsrapporten: Nämnden bör utforma en långsiktig strategi för ledningen av gymnasieskolan och komvux Det pedagogiska ledarskapet och rektors möjlighet att öka detsamma måste uppmärksammas och prioriteras Utredningen om det administrativa stödet som stöd för kärnverksamheten och för rektors uppdrag bör färdigställas och utbildningsledarnas/rektorsstödets funktion klargöras Kvalitetsarbetet är under utveckling men nämnden behöver ge rektorerna ytterligare stöd och redskap för de enskilda enheternas insatser i uppföljnings-, analys- och utvärderingsarbete. (KPMG, Sammanfattning s.1) Nämnden bör utforma en långsiktig strategi för ledningen av gymnasieskolan och komvux Rektorsområden och rektorer 1,0 rektor för programmen SP, HR och HP; antal medarbetare: 36 (lärare samt annan personal som vaktmästare, kanslister och SYV:are) 1,0 rektor för NV, TE och ES; antal medarbetare: 37 (lärare samt annan personal som vaktmästare, kanslister och SYV:are) 1,0 rektor FP, IP, OP, HV, Gysär och IV samt KY - utbildning, uppdragsutbildning och högskola; antal medarbetare: 45 (lärare samt annan personal som vaktmästare, kanslister och SYV:are) 1,0 gymnasiechef tillika rektor för vuxenutbildningen (inkl. särvux), Sfi och Collegeutbildning; antal medarbetare: 20 Dessutom finns på gymnasieskolan i Kristinehamn en utvecklingschef för skola näringsliv med inriktning på kommunens del i Teknikcollege Värmland. Gymnasiechefen ingår i förvaltningsledningsgruppen samt ansvarar bl.a. för pedagogisk ledning och utveckling inom skolområdet (16 20år/vuxenutbildning), skolområdets ledarlag, att arbetsuppgifter fördelas och tydliggöras inom respektive ledarlag, skolområdets budget (fördelningsprinciper, uppföljning, utvärdering samt intern ekonomisk kontroll), arbetsrätt, utredningar (skolområdet, skolnämnden, kommunen), lokalbehovsplan, skolområdets övergripande arbetsmiljöarbete, samordning av måltidsverksamhet, marknadsföring, fastigheter/vaktmästeri och städ. Gymnasiechefen är ett stöd för rektorerna och stf rektor vid ordinarie befattningshavares bortavaro. Gymnasiechef tillika rektor har ett alldeles för stort ansvarsområde. Det är endast under en kortare tid som det är rimligt att upprätthålla dessa två uppdrag samtidigt. För att stärka det pedagogiska ledarskapet kommer därför en rektor för vuxenutbildningen att tillsättas. Detta medför att det nära pedagogiska ledarskapet underlättas (se mer nedan). Gymnasiechefens uppdrag kan renodlas och gymnasiechefen blir ett stöd för rektorerna i deras pedagogiska ledarskap. Gymnasiechefens betydelse för att avlasta rektorerna kan inte nog betonas.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(23) Det pedagogiska ledarskapet och rektors möjlighet att öka detsamma måste uppmärksammas och prioriteras I kommunens Skolplan går att läsa: Rektor och förskolechef skall beredas möjlighet att vara ett utvecklingsstöd för medarbetarna och ledare av deras lärande. / / Lednings-organisationens syfte är att förstärka rektorers och förskolechefers pedagogiska ledarskap./ / Rektor och förskolechef skall också vara den nära ledaren - ledaren som i dialog med sina medarbetare genomför de förändringar av verksamheten som krävs för att målen för verksamheten skall uppnås. I en promemoria upprättad på förvaltningen (Kristinehamns kommun; skolförvaltningens organisation, rev ) står att läsa: Rektor /förskolechef har det övergripande ansvaret för att skapa goda förutsättningar för elevernas lärande och utveckling. Rektor/förskolechef är den nära ledaren samtidigt som han/hon har ansvar för att ekonomi och organisation nyttjas maximalt för en verksamhet där eleverna lär och utvecklas. Ekonomi och organisation ses som medel i det pedagogiska ledarskapet. Rektor/förskolechef har det övergripande ansvaret för att verksamheten utvecklas mot både nationella och lokala mål. Kärnprocessen i vår verksamhet är lärandet; det är viktigt att vi hela tiden håller våra pedagogiska samtal igång och att vi skapar en gemensam syn på lärandet från förskolan till gymnasieskolan/vuxenutbildningen. Rektor/förskolechef följer verksamheten och utmanar den i en utvecklande/förbättrande riktning. Skolplanen och promemorian tolkar således begreppet pedagogiskt ledarskap och samtal om vad begreppet står för har uppmärksammats i chefsgruppen (alla skolledare i kommunen). Samtalet om skolans uppdrag upphör aldrig och detsamma gäller samtalet om vad rektorsuppdraget och det pedagogiska ledarskapet innebär. Begreppet pedagogisk ledare kan alltså tolkas olika, vilket även framgår av revisionsrapporten. Det nära ledarskapet, tolkat som att skolledaren på ett direkt sätt tar del av lärarnas arbete är en vanlig tolkning, men det finns mer. Berg (2000) kallar ledaren i den mål- och resultatstyrda organisationen (som ju skolan är), för den professionelle chefen/ledaren. För chefen/ledaren handlar det först och främst om ett förtroendebaserat ledarskap, men det innebär inte att chefsrollens betydelse är nedtonad. Den professionelle chefen/ledaren är ytterst ansvarig för att uppdraget (som i skolan beskrivs i de nationella och kommunala styrdokumenten) utförs i enlighet med uppdragsgivarnas intentioner. Nyckelord för den professionelle chefen/ledaren är autonomi, frirum och gränser. Ledarskapet består bl.a. av att, inom det handlingsutrymme som uppdragsgivarna medger, uppmuntra och stödja medarbetarnas arbete. Hans-Åke Sherps (1999) skriver om den utmanande ledaren som bl a karaktäriseras av att hon/han är tydlig, att hon/han initierar förändringar av verksamheten och att hon/han ofta utmanar lärares sätt att förstå lärande genom att ifrågasätta deras reflektioner och slutsatser och för fram vetenskapliga resultat som inte ligger i linje med de föreställningar om lärande som lärare har. Haukur Viggósson (1998) menar att en grundförutsättning för att en rektor skall kunna fungera som skolledare är att hon/han finns nära medarbetarna; skolledaren skall på ett direkt sätt kunna komma i kontakt med lärarna och ta del av lärarnas arbete - det handlar om kunskap om hur medarbetarna utför arbetet, hur de utvecklar arbetet och hur de utvecklas i arbetet.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(23) Bert Stålhammar (1994) tar sig an begreppet pedagogiskt ledarskap med hjälp av en analysmodell som han benämner skolledarkuben. Han ser pedagogiskt ledarskap som en verksamhet utövad i fem nivåer. Nivå 1 kallar han för den förvaltande. Stålhammar (1994) menar att när läroplanens mål blir vägledande för organisatoriska, ekonomiska och administrativa beslut så är även dessa handlingar att betrakta som delar av det pedagogiskt ledarskap. Han menar också att inriktningen av verksamheten på nivå 1 måste vara strategisk. Den pedagogiska ledaren måste frigöra sig från administrativa rutiner. Nivå 2, den stabiliserande. Ett villkor för ett fungerande pedagogiska ledarskap är skapandet av en positiv kultur på skolan. Rektors roll som kulturbärare och kulturskapare är ytterst viktig. / / Att skapa en stabil kultur som också innefattar förmåga till förändring, är en utomordentligt viktig uppgift för en rektor. (s. 64) Nivå 3 benämner Stålhammar (1994) för den stödjande. Den pedagogiska ledaren skall kunna se individens utvecklingskapacitet och utvecklingsbehov, hon/han skall kunna fånga upp individuella idéer och samordna dessa med skolans utvecklingsmål. Skolledaren skall motivera och väcka lärarnas intresse för kompetensutveckling och håg till utvecklingsarbete. Den initierande nivån kallar Stålhammar (1994) nivå 4. På denna nivå skapas den kreativa stämningen, idéer föds och stimuleras. Arbetet med skolutveckling befinner sig på den initierande nivån och den pedagogiska ledaren ser till att det finns ekonomiska och organisatoriska förutsättningar för arbetet. Arbetet med utvärdering och bedömning av resultat hamnar också under nivå 4. Det pedagogiska ledarskapet på nivå 5, den målhävdande nivån, omfattar en förmåga att kunna tydliggöra skolans övergripande mål; den pedagogiska ledaren visar på sambandet mellan dessa och skolans vardagsarbete. (Stålhammar 1994). Sammanfattningsvis: Det räcker inte att bara luta sig mot de lokala dokument som det refereras till i början på detta avsnitt; pedagogiskt ledarskap innefattar detta, men mer - och därför är den påbörjade och fortsatta dialogen viktig för att fördjupa förståelsen av vad pedagogiskt ledarskap kan/bör vara. Det pedagogiska ledarskapet måste / / prioriteras (KPMG, Sammanfattning s.1) och för att göra det är vi inne på nästa punkt om det administrativa stödet. (Berg, Gunnar (2000). Skolkultur nyckeln till skolans utveckling. Stockholm: Förlagshuset Gothia AB Scherp, Hans-Åke (1999). Utmanade eller utmanat ledarskap. Göteborg: Acta Universitatis Gothoburgensis. (Avhandling) Stålhammar, Bert (1994). Målstyrt ledarskap. Göteborg: Förlagshuset Gothia. Viggósson, Haukur (1998). I fjärran blir fjällen blå. En komparativ studie av isländska och svenska grundskolor samt sex fallstudier om närhet som en förutsättning för pedagogiskt ledarskap. Stockholm: Almqvist & Wiksell International) Utredningen om det administrativa stödet som stöd för kärnverksamheten och för rektors uppdrag bör färdigställas och utbildningsledarnas/rektorsstödets funktion klargöras Rektors uppdrag är omfattande och mångfacetterat och för att det skall underlättas finns olika stödfunktioner. En form av stöd är utbildningsledarnas/rektorsstödet som schematiskt ser ut så här: på Brogårdsskolan finns 0,5 utbildningsledare/rektorsstöd,

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(23) på Presterudsskolan är tjänsten vakant men tjänsten upprätthålls av en 0,5 vikarie, vuxenutbildningen har 1,0 utbildningsledare/rektorsstöd. Utbildningsledarnas/rektorsstödets funktion är att tillhandahålla kvalificerat administrativt chefsstöd; gymnasiechefen och rektorerna bestämmer vad som skall ingå i uppdraget. Utbildningsledarnas/rektorsstödets uppdrag skall tydliggöras för befattningshavarna. Gymnasieskolan som helhet har tillgång till en förvaltningsekonom på halvtid och en intendent på heltid. Kansliststödet på Brogårdsskolan ser ut så här: 1,0; 0,5; 0,5. Kanslistödet på Presterudsskolan ser ut så här: 0,5 (från personalavdelningen) Kanslistödet på vuxenutbildningen ser ut så här: 1,0. Gymnasiechefen beräknar att lägga fram ett förslag angående det administrativa stödet och utbildningsledarnas funktion inom de frivilliga skolformerna när programutbudet är fastställt. Förslaget skall vara klart Kvalitetsarbetet är under utveckling men nämnden behöver ge rektorerna ytterligare stöd och redskap för de enskilda enheternas insatser i uppföljnings-, analys- och utvärderingsarbete. Chefsgruppen, där alla skolledare i kommunen ingår, rektorer såväl som förskolechefer, kommer med start vårterminen 2007 att genomföra lärande samtal om hur kvalitetsarbetet bör genomföras och hur kvalitetsredovisningen bör struktureras. Utgångspunkten för arbetet är den nya förordningen och de nya allmänna råden: - Förordning (1997:702) om kvalitetsredovisning inom skolväsendet m.m ( Uppdaterad t o m De allmänna råden SKOLFS 2006:18; Skolverkets allmänna råd för kvalitetsredovisning inom skolväsendet m.m.( Förordningen och de allmänna råden ställer nya och mer omfattande krav på kvalitetsarbetet och det gör att tid måste avsättas i chefsgruppen och på enheterna för att utveckling av detsamma skall kunna ske. Ärendet: Kommunrevisorerna har genomfört ett revisionsprojekt avseende rektorsrollen i gymnasieskolan se bilaga 1. Skolnämnden ska senast den 25 april redovisa vilka utvecklingsåtgärder man planerar för ledningen av gymnasieskolan samt ev. övriga kommentarer till granskningen.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(23) 46 Plan för långsiktigt god ekonomi projekt 1 samordning över gränser Arbetsutskottets beslutsförslag Skolnämnden känner tveksamhet kring förslaget att spara 1000 tkr på sänkning av sjukfrånvaron under 2008 men ambitionen är att klara målet. Skolnämnden har beslutat om att samordning av verksamheten från dagbarnvårdare till fritidshem ej skall ske. Bakgrund: Kommunstyrelsen beslutade i november 2006 att ge kommunchefen i uppdrag att redovisa förslag till åtgärder för att minska kommunens nettokostnader på lång sikt så att kommunen kan uppvisa en strategisk plan för god ekonomisk hushållning. Målet för uppdraget är att kommande generationer får ta vid en välinvesterad kommun och en väl fungerande samhällsservice. Ett projekt som igångsattes var Samordning över gränser som syftar till att undersöka möjligheter till ytterligare samordning av verksamhet inom och mellan förvaltningar. Antagandet var att ett ökat samarbete inom och mellan förvaltningar medför en mer kostnadseffektiv verksamhet. Ambitionen var/är att servicenivån mot brukarna i kommunen skall bibehållas i det korta perspektivet, för att på sikt ökas. Förslag till åtgärder I delrapporten Projekt 1 Samordning över gränser bilaga 1 - redovisas ett antal förslag till åtgärder. Skolförvaltningen: Inom Skolförvaltningen pågår sedan tidigare en samordning av verksamheten från tre skolområden till två. Samordning och anpassning av verksamheten med anledning av vikande elevunderlag pågår enligt inarbetad rutin. Inför 2007 har samordning skett av barnomsorgsverksamhet och mellan fritidshem/fritidsklubbar. Totalt har inför 2007 verksamhetsanpassning motsvarande ca 5 mkr genomförts för att innehålla anvisad ram Vid Skolförvaltningen uppgår kostnaderna under för timlön och övertid inklusive personalomkostnader till ca 7,6 mkr. Sjukfrånvaron var för ,3 %. Projektgruppen uppskattar att en sänkning av sjukfrånvaron till hälften bedöms kunna minska kostnaderna för vikariatsanställningar med 2000 tkr.

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(23) - Enligt Svensk KommunRaiting har Kristinehamns kommun en potential att höja avgifterna. Omvårdnadsförvaltningen (OMV) har i samverkan med Individ och familjeomsorgsförvaltningen (IFO) startat ett projekt för att klarlägga vilka möjligheter som finns att öka intäkterna. Resultatet av denna utredning bedöms föreligga En procents förbättring inom förskola och barnomsorg motsvarar, enligt Svensk KommunRating för 2004, en besparing om ca 1.1 mkr. Projektet avvaktar resultatet från pågående utredning, vid OMV och IFO, innan motsvarande värdering görs av skolförvaltningens potentialer av eventuella besparingar Samordning och anpassning av verksamheten inom skolan med anledning av färre elever. Beräkningen utgår från skolans volymbaserade budgetrutin. I tabellen till höger redovisas endast besparingar intill Med dagens underlag som grund bedöms elevunderlaget fortsatt sjunka till På grund av osäkerheter i en sådan bedömning har den inte åsatts något monetärt värde Samordning av verksamheten från dagbarnvårdare till fritidshem har tidigare utretts. Om verksamheten kan optimeras fullt ut bedöms det ge en årlig besparing om 1300 tkr Samordna förskoleverksamheten genom att avveckla enavdelningsförskolor till förmån för fyra-femavdelningsförskolor. Återstår att genomföra en sådan samordning, planeras ge besparing från Etablerings- och omställningskostnader är beräknade i LTP. 100 Mellan Skolförvaltningen och Individ och familjeomsorgsförvaltningen har viss samordning studerats. Vid båda förvaltningarna finns resurser som arbetar med barn och ungdom som behöver särskilt stöd. Vid båda förvaltningarna finns resurser som arbetar med invandrar- och flyktingverksamhet. - Idag finns resurser både inom IFO och Skolförvaltning som arbetar med barn och ungdom som behöver särskilt stöd. Projektgruppen har studerat denna verksamhet ur ett samordnat helikopterperspektiv med barnet i centrum. Nuvarande organisation av verksamheten vid två förvaltningar bedöms innebära dubbelarbete bland annat på grund av sekretessbestämmelser. Projektgruppen bedömer att effekten kan ökas om allt arbete genomförs under en ledning. Det finns då samlade resurser som tidigt i förebyggande syfte kan minska de totala kostnaderna, främst dyrbara placeringskostnader. Samordningen skulle då omfatta ca 17 årsarbetare inom IFO vilka idag arbetar i olika befattningar med familjer, barn och

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(23) ungdom som behöver särskilt stöd. Inom skolförvaltningen arbetar idag ca 20 årsarbetare med motsvarande arbetsuppgifter såsom, kuratorer, skolsköterskor och specialpedagoger. En samordning enligt förslaget kan innebära konsekvenser som måste beaktas i samband med lokalöversynen. Med skolans volymbaserade budgetteknik har en anpassning av skolans resurser beaktats i redovisad besparing ovan. Samtliga samordningsvinster redovisas under IFO nedan. En utredning som i detalj vidareutvecklar förslaget har redan påbörjat sitt arbete. - Förslag om en samordning av invandrar- och flyktingverksamhet mellan skolan och IFO redovisas under IFO nedan. En utredning som i detalj vidareutvecklar förslaget har redan påbörjat sitt arbete Sammanfattning: Skolförvaltningen bedöms utgående från budget 2007 kunna göra besparingar enligt tabell. Besparingarna bedöms, under nu kända förutsättningar främst avseende elevvolymer, vara relativt säkra Arbetsutskottets överväganden Arbetsutskottet uttrycker tveksamhet betr. målet att spara 1 mkr på minskning av sjukfrånvaron under år Långtidssjukfrånvaron under perioden januari 2003 till april 2007 har minskat från c:a 60 personer till c:a 40 personer. Snitt per år: 2003: 55 personer, 2004: 55 pers, 2005: 44 pers. 2006: 41 pers och 2007: 35 personer. Ordförande önskar återkommande lägesrapporter från de arbetsgrupper som jobbar med samverkan skola social.

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(23) Skn 47 Plan för långsiktigt god ekonomi projekt 2 administrativ utveckling Arbetsutskottets beslutsförslag Skolnämnden uttalar att nämnden inte har något att erinra mot en effektivisering och samverkan mellan förvaltningar vad avser administrativ utveckling. Skolnämnden poängterar vikten av att behålla den förvaltningsspecifika spetskunskapen och verksamhetsanknytningen hos skolförvaltningens personal-, ekonomi- och nämndfunktionärer vid ev. organisationsförändring. Betr. föreningsbidrag för fritidsgård önskar skolnämnden att det även fortsättningsvis kan handläggas av skolförvaltningen. Bakgrund: Kommunstyrelsen har uppdragit till kommunchefen att redovisa åtgärder för att minska kommunens nettokostnader på ett sådant sätt att Kristinehamns kommun långsiktigt kan uppvisa en strategisk plan för god ekonomisk hushållning, så att kommande generationer får ta vid en välinvesterad kommun och en väl fungerande samhällsservice. Ärendet: En projektgrupp bestående av kanslichef Bo Wennström, miljö- och stadsbyggnadschef Michael Lindstedt och IT-chef Harry Enbom har fått i uppdrag att utreda och föreslå åtgärder för ökad integration och samverkan inom och mellan förvaltningar vad avser administration. Utredningen skall föreslå åtgärder för ökad samordning inom de administrativa funktionerna vid kommunens förvaltningar. Med detta avses bland annat: - nämndadministration i vad avser arkiv, diariesystem samt administration i allmänhet - inrättande av ett administrativt center - införande av nya IT-baserade stödsystem och bättre nyttjande av de befintliga systemen - samordnad annonsering - verksamhetssystem och styrkortens bidrag till effektiv förvaltning - samlad förvaltningsledning i Uroxen

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(23) Utredningsgruppens förslag Gemensam servicefunktion Ledning och dess näradministration föreslås samlokaliseras till Uroxen och gemensam organisation för administrativt stöd samlas i en nyinrättad servicefunktion. Denna funktion inbegriper avdelningar för ekonomi, personal, IT och övrig administration (bl.a. nämndadministration). Förvaltningarnas stödfunktioner som ekonomi- och personalhandläggare förs därmed till servicefunktionen som en kommungemensam resurs men varje handläggare kommer att ha ansvar för sina respektive områden. De specialkompetenser som ingår föreslås vara direkt underställda cheferna för ekonomi, personal, IT samt administrativa avdelningen. Utredningen föreslår en centraliserad nämndadministration för samtliga nämnder/au/styrelser samt kommunfullmäktige. Genom ett rationaliserat arbetssätt kan de resurser som idag används till denna administration minska med ca 35%. Utredarna föreslår att genom en översyn och utveckling av nämndernas reglementen och delegeringsordningar förenkling av ärendehanteringen, förkortning av sammanträden och därmed sänkta kostnader. Vidare föreslås förvaltningscheferna se över rutinerna för vilka tjänstemän som deltar i respektive nämnd/utskottssammanträde. Vidare föreslår utredarna att samtliga föreningsbidrag skall handläggas av en enda funktion förslagsvis servicefunktionens ekonomiavdelning för att lättare skapa ett helhetsgrepp på de bidrag som årligen utbetalas på c:a 6,1 miljoner kronor. Därför föreslås att ekonomichefen utreder förutsättningar för en gemensam hantering av föreningsbidragen. I denna utredning kommer även medarbetare som i dag arbetar med föreningsbidrag att delta.

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(23) 48 Plan för långsiktigt god ekonomi projekt 4 Framtida lokalbehov inom grundskolan Arbetsutskottets beslutsförslag Skolnämnden föreslås: att lämna skolområdeschefernas konsekvensbeskrivningar till Kommunstyrelsen. Av dessa framgår hur genomförandet av föreslagna åtgärder kan ske och dess konsekvenser att i avvaktan på resultatet av KS ordförandes tilläggsuppdrag och övriga kompletteringar avvakta med beslut om avveckling av skolorna Kärr och Bäckhammar att tillstyrka att erforderliga verksamhetsförändringar på norra skolområdet genomförs senast juli Befintligt hyresavtal vad avser paviljongen vid Strandskolan avslutas senast juli 2008 att ta beslut betr. avveckling av Gustavsbergsskolan att för övrigt tillstyrka kommunchefens förslag enligt skrivelse att vidareutveckla satsningen på ett teknik- och innovationscenter vid Presterudsskolan tillsammans med näringslivet, och att ambitionen skall vara att denna skall stå klar 2010/11 att fullfölja satsningarna på skollokalerna i Björneborg och att vidmakthålla statusen på övriga F-6 skolor tillsvidare att avvakta utveckling av de satsningar som görs vad avser nya bostadsområden och den demografiska utvecklingen i kommunen minst intill 2010, innan ytterligare beslut tas vad avser 7-9 verksamheten vid Djurgårdsskolan och Stenstalidskolan, men att inriktningen skall vara att bibehålla F-6 verksamheten på Djurgårdsskolan och att ambitionen skall vara att en ny högstadieskola skapas 2013/14 som ersättning för ovan angivna högstadieskolor att förskoleverksamheten på Marieberg som benämns Skogsstjärnan samlokaliseras med annan verksamhet, senast september Befintligt hyresavtal på Marieberg avslutas att lokalisering av Musikskolan utreds vidare av skolnämnden i samarbete med Tekniska nämnden, förslag redovisas senast maj Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i november 2006 att ge kommunchefen i uppdrag att redovisa förslag till åtgärder för att minska kommunens nettokostnader på lång sikt så att kommunen kan uppvisa en strategisk plan för god ekonomisk hushållning. Målet för uppdraget är att kommande generationer får ta vid en välinvesterad kommun och en väl fungerande samhällsservice.

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(23) Förslaget skall redovisas för kommunstyrelsens arbetsutskott den 20 mars 2007 och slutligen hanteras av kommunfullmäktige i juni 2007 i samband med att budget för 2008 fastställs. Efter ett utredningsarbete med både förvaltningschefer, medarbetare i verksamheten och fackliga organisationer överlämnade kommunchefen den 6 mars förslag till strategiska åtgärder för att bibehålla en god ekonomi i Kristinehamns kommun. Remiss Kommunstyrelsens arbetsutskott har överlämnat kommunchefens utredning, Långsiktigt god ekonomi, till nämnderna för remissynpunkter. Respektive nämnd uppmanas att inkomma med yttranden till Kommunstyrelsen senast Av yttrandet skall framgå hur respektive nämnd avser att genomföra ovan angivna förslag och eventuella konsekvenser med anledning av redovisade förslag. Rapporten Framtida lokalbehov inom grundskolan bilaga 1. Ett av de områden som ingått i uppdraget är att utreda kommunens framtida behov av lokaler för grundskoleverksamhet. Efter att under många år haft en låg prioritering vad gäller underhåll av kommunens fastigheter har nu verkligheten kommit ikapp. I dagsläget är en del skollokaler i dåligt skick och behöver rustas upp. Samtidigt som elevantalet tyvärr minskar inom grundskolan. Kommunchefens förslag: Kommunchefens förslag att genomföra inför höstterminen 2008: Gustavsbergsskolans lokal F-6 avvecklas. Eleverna får sin skolgång på Södermalmsskolan där paviljong 5 tas i anspråk för grundskoleverksamhet Externt inhyrd paviljong på Strands skola avvecklas Skogsstjärnans förskolelokal avvecklas Kärr skollokal avvecklas Bäckhammars skollokal avvecklas som grundskolelokal Pennlådans lokal avvecklas och verksamheten flyttar in i nuvarande Bäckhammars skollokal. Förslagen medför att nuvarande lokalyta för grundskola och förskola minskas med m2. Minskningen kan ställas i relation till den teoretiskt framräknade överyta år 2013, m2. Förslagen innebär en förtätning av elever på några av F-6 skolorna. Det finns fortfarande både på kommunens F-6 skolor och på 7-9 skolor en total ideal kapacitet till att ta emot ytterligare elever. Det säkerställer att det trots allt finns goda möjligheter till att ta hand om fler elever i grundskolan ifall elevunderlaget skulle öka jämfört med nuvarande prognos.

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(23) Utredningen resulterar i följande inriktningsförslag med bäring på år 2013/2014: En ny skola byggs. Ersätter Stenstalidskolan och Djurgårdsskolan 7-9 som avvecklas. 7-9 verksamhet bedrivs på två skolenheter, Södermalmsskolan samt ny skola. Den nya skolans geografiska läge och verksamhetsinnehåll utreds under tidens gång med hänsyn till hur kommunens demografi förändras utifrån satsningar på nya bostadsområden och generationsväxlingar i redan befintliga områden. Huruvida den nya skolan även ska innehålla F-6 verksamhet och vilken eller vilka F-6 skolor som då ska ersättas utreds under tidens gång. Besparingspotentialen är beräknad utifrån 2007 års budget och bygger huvudsakligen på kostnader som är att härröra till lokaler, lokalvård samt kost. Noterbart är att budgeten för 2007 innehåller en absolut minimigräns av kostnader för drift av fastigheterna. Budgeten innehåller t ex. inga kostnader för avhjälpande eller planerat fastighetsunderhåll. Besparingspotentialen redovisas netto vilket innebär att ökade kostnader för skolskjutsar i södra kommundelen räknats bort från besparingen. Förslagen genererar en beräknad nettobesparing på 3,4 miljoner kronor per år. Om fortsatt skolverksamhet ska bedrivas i de fastigheter som föreslås avvecklas krävs stora insatser av underhåll och reinvesteringar. I fastighetsavdelningens underhållsplan redovisas de absolut nödvändiga åtgärder som krävs för att fortsatt verksamhet skall kunna bedrivas i fastigheterna. Den uppskattade kostnader för olika åtgärder av underhåll och reinvesteringar uppskattats till 3,5 miljoner kronor för perioden Dessa pengar kan antingen betraktas som en besparingspotential eller så kan de användas till reinvesteringar i t ex. andra skollokaler. Förvaltningens beredning av ärendet Skolchefen har tillsammans med skolområdescheferna upprättat konsekvensanalyser med riskbedömningar enligt AFS 2001:1 med anledning av de föreslagna åtgärderna i rapporten. Följande konsekvensanalyser föreligger: 1. Konsekvensbeskrivning Centrala skolområdet bil Verksamhetanpassning på Norra skolområdet bil Konsekvensanalys Västra skolområdet bil. 4 Från utredare Eva-Lena Segerud har kompletterande uppgifter och förtydliganden till skollokalutredningen inkommit bil. 5

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19(23) Synpunkter och inlägg har inkommit från föräldrar, berörda familjer, elever, föräldraföreningar, föreningar inom södra kommundelen samt föräldrakooperativ se handlingsförteckning ärende Skn Dnr 2007:35. Vidare har namninsamlingslista med 118 namnunderskrifter lämnats till ordförande efter manifestationen låt landsbygden leva. KS-ordförandes tilläggsuppdrag till utredarna För att få fram ytterligare underlag föreslår kommunstyrelsens ordförande Åke Thörnesjö att kompletterande utredningar sker. Förslaget är att kommunstyrelsen vid sitt sammanträde 3 maj ger kommunchefen i uppdrag att utreda konsekvenserna av följande alternativ: Alternativ 1 En ny skollokal i NYBBLE som ersätter skolorna i Kärr, Bäckhammar och Grunnebacka. Alternativ 2 En utbyggnad av skolan i BÄCKHAMMAR som inrymmer nuvarande verksamhet i Kärr, Bäckhammar och Grunnebacka. Alternativ 3 Bäckhammar och Kärr skola slås samman till en gemensam F 6 enhet i BÄCKHAMMAR. Skolan i Grunnebacka bibehålls. I samtliga alternativ behålls skolan i Björneborg och idrottshallen i Grunnebacka. Av utredningen ska framgå bland annat påverkan på elevvolymer, kostnader för avveckling och rivning, investeringskostnader och kostnader för skolskjutsar. Den kompletterande utredningen ska redovisas för kommunstyrelsen den 31 maj. Arbetsutskottets överväganden Skolområdeschefernas konsekvensbeskrivningar föreslås överlämnas till Kommunstyrelsen. Maritha Edeskog (siv) vill dock ha förklarat varför man börjar med att flytta de yngre barnen från Gustavsbergsskolan till Södermalmsskolan. Ordförande Torsten Bergstedt (m) föreslår att i avvaktan på resultatet av KS ordförandes tilläggsuppdrag och övriga kompletteringar att nämnden avvaktar med yttrande om avveckling av skolorna Kärr och Bäckhammar. Ordförande föreslår att skolnämnden för övrigt tillstyrker förslagen till beslut enligt kommunchefens skrivelse bilaga 6.

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20(23) 49 Kvalitetsredovisning 2006 Arbetsutskottets beslutsförslag Skolnämnden föreslås godkänna kvalitetsredovisningar enligt bilaga 1-2 för överlämnande till Skolverket. Ärendet: Föreligger förslag till Kvalitetsredovisning 2006: Bilaga 1, förskola grundskola Bilaga 2, frivilliga skolformerna

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21(23) 50 Revidering av Skolplanen Arbetsutskottets beslut Förslag till revidering av nuvarande skolplan tas upp till beslut på skolnämnden

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22(23) 51 Inackorderingsbidrag för gymnasieelever 2007/2008 Arbetsutskottets beslutsförslag Skolnämnden föreslås besluta enligt följande: Belopp för inackorderingstillägg fr.o.m. höstterminen 2007 för de elever som sökte före ht-05. Avstånd/km Kronor/månad Belopp för inackorderingstillägg fr.o.m. höstterminen 2007 för de elever som sökte för första gången ht-2006 samt nyansökningar. Avstånd/km Kr/månad kr kr kr Endast elever med en sammanlagd restid på över tre timmar/dag samt en ressträcka på över 40 km beviljas inackorderingstillägg enligt ovan. Elever boende i Kristinehamns tätort erhåller inte inackorderingsbidrag för studier i Karlstad eftersom kommunikationerna mellan orterna är goda. Arbetsutskottet uppdrar till Eva Anesäter att undersöka varför CSN inte behöver följa bestämmelsen i Skollagen om att ersättning ska utgå med minst 1/30 av prisbasbeloppet. Ärendet: Inackorderingstillägget ska ses som ett bidrag till boende och resor till gymnasieelever som studerar och bor på annan studieort än Kristinehamn. Studierna skall bedrivas på skolor inom det offentliga skolväsendet och inackorderingstillägget beviljas t.o.m. vårterminen det år då eleven fyller 20 år. För elever i friskola och folkhögskola är det CSN som beslutar om inackorderingstillägg. Dessa bidragsnivåer ligger lägre än de som kommunen har beslutat om.

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23(23) Inackorderingstillägget för gymnasieelever ska följa prisbasbeloppet. Detta är nu för år kronor vilket ger att minsta bidraget till inackordering blir 1340 kronor. (I skollagen finns reglerat att kommunen ska bidra med minst 1/30 av prisbasbeloppet.) Eva Anesäter föreslår nämnden att besluta om att höja lägsta nivån från 1320 kronor till 1340 kronor för läsåret samt att övriga nivåer förblir oförändrade. Redovisning vid dagens sammanträde Skolkurator Eva Anesäter lämnar information i ärendet.