SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(23) Teknik- och servicenämnden

Transkript

1 Tid, kl SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(23) Plats Vävsalen, Kinnaström Beslutande M Pär-Erik Johansson MP Robert Krook, tjänstgör för Sven-Olof Carlsson (M) C Kent Persson, , FP Paul Brusk, tjänstgör för Kent Persson (C), FP Ulf Eriksson KD Håkan Bergeld, , MBP Bjarne Kling, tjänstgör för Håkan Bergeld, MBP Henry Sandahl S Bo Petersson, , S Björn Kärrhage, tjänstgör för Bo Petersson, S Anders Wildt S Tomas Lundin S Margrethe Möller Berggren S Tuula Vähäniemi Ej tjänstgörande ersättare FP Paul Brusk, MBP Bjarne Kling, S Björn Kärrhage, S Fredrik Turesson S Ann Hjertén Tjänstemän Karl Lundgren Förvaltningschef Roger Fogelström Valda revisorer Kurt Frilén Valda revisorer Johan Höglund Tf sektorchef Lokalförsörjning Erik Glansin Lokalförsörjningsplanerare Tomas Poddig Enhetschef lokalförsörjning Lena Arvidsson Sektorchef verksamhetsservice Eva Appelqvist Sektorchef kost- och städ Catarina Modin Nämndsekreterare Utses att justera Bo Petersson (S), 36-46, Margrethe Möller Berggren (S), Justeringens plats och Teknik- och serviceförvaltningen, , kl tid Underskrifter Sekreterare Catarina Modin Ordförande Pär-Erik Johansson (M) Justerande Bo Petersson (S), 36-46, Margrethe Möller Berggren (S), 47-52

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(23) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Teknik- och serviceförvaltningen, Kinnaström Underskrift Catarina Modin

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(23) Innehållsförteckning Förändring av ärendelistan 36 Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen information 37 Granskning av underhåll fastigheter information 38 Underhållsplan fastigheter 39 Nybyggnation av ridhus Bosgården, projekt slutredovisning 40 Nybyggnation av idrottshall i Hyssna 41 Måltidspriser för externa gäster i servicehusens restauranger 42 Drift- och underhållsplan gator och vägar begäran om extra 43 investeringsmedel för beläggning Medborgarförslag om promenadstråk i anslutning till tätbebyggelse 44 i Kinna Fyllnadsval av ersättare till teknik- och servicenämndens 45 arbetsutskott Personal- och organisationsinformation 46 Styrgruppsmöten information 47 Projektredovisning 2013 information 48 Trafiksäkerhetsrådet information 49 Redovisning av meddelanden 50 Redovisning av delegationsbeslut 51 Beaktande av barnkonventionens artiklar 52

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(23) 36/2013 Förändring av ärendelistan s beslut Följande ärenden tillförs ärendelistan: - Nybyggnation av idrottshall i Hyssna - Måltidspriser för externa gäster i servicehusens restauranger Dagens sammanträde Ordföranden föreslår att ärendelistan kompletteras med följande ärenden: - Nybyggnation av idrottshall i Hyssna - Måltidspriser för externa gäster i servicehusens restauranger Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om förändringen av ärendelistan kan antas och finner att så sker.

5 37/2013 Dnr 13/ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(23) Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen information Dagens sammanträde På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har PwC granskat den interna kontrollen i inköpsprocessen. Valda revisorer redogör för granskningen. Frågor ställs och får svar. har att svara på granskningen senast den 20 juni tar del av informationen.

6 38/2013 Dnr 13/ Granskning av underhåll fastigheter information SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(23) Dagens sammanträde På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har PwC granskat kommunens mål och riktlinjer avseende underhåll av fastigheter. Valda revisorer redogör för granskningen. Frågor ställs och får svar. har att svara på granskningen senast den 20 juni tar del av informationen.

7 39/2013 Dnr 13/ Underhållsplan för fastigheter SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(23) s beslut Underhållsplan för fastigheter godkänns. Ärendet Fastigheter underhålls kontinuerligt för att det materiella värdet ska bibehållas. I 2012 års årsredovisning är den materiella tillgången för de verksamhetsfastigheter/lokaler som förvaltas av teknik- och servicenämnden i storleksordningen ca 600 mnkr, alltså ungefär halva den materiella tillgången som ägs av hela kommunkoncernen (där även MBAB:s fastighetsbestånd ingår). För våra hyresgäster är underhållet givetvis väsentligt eftersom det är en förutsättning för säkra och trivsamma arbetsmiljöer. Ärendets behandling Teknik- och serviceförvaltningens skrivelse, daterad 26 februari För att den årliga planeringen av underhållsåtgärder ska bli effektiv och för att vi ska kunna uppskatta kostnaderna för åtgärderna, följs en digital underhållsplan. Det är en databas som genererar rapporter som visar föreslagna underhållsåtgärder och dess kostnader. Underhållsplanen visar att årlig avsättning för underhåll av lokaler bör öka till minst ca 13 mnkr för planerat underhåll. Detaljerad budget för lokalförsörjning visar ett utrymme om 10,5 mnkr för planerat underhåll. Teknik- och serviceförvaltningen har i Mål- och resultatplan (TSN 72/2012) gjort en framställan till kommunstyrelsen att det skall skapas förutsättningar för att nämnden skall kunna ta ut en internhyra i nivå med fastställd underhållsplan (14 mnkr). Därutöver begärde nämnden 55 mnkr för att kunna återställa eftersatt underhåll. Med underhåll av en fastighet menas sådana större åtgärder som görs mer sällan är en gång per år. Exempel på underhållsåtgärder kan vara asfaltering utomhus, ommålning, fönsterbyte, takomläggning, utbyte av ventilationssystem, golvbyte inne, inköp av nya vitvaror, byte av belysningsarmaturer osv. Idag tillämpar vi längre åldersintervall än vad branschstandarden säger, vilket resulterat i att många underhållsåtgärder borde ha genomförts men de har istället skjutits på framtiden för att tillräckliga ekonomiska medel saknats. Tak har t ex inte lagts om i tid, vilket föranlett inläckage av vatten med extra kostnader och lidanden för hyresgäster som följd. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 7 mars 2013, 31, och då föreslagit att underhållsplan för fastigheter godkänns. Dagens sammanträde Teknik- och serviceförvaltningen redogör för underhållsplan Frågor ställs och får svar.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(23) Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(23) 40/ /2013 Dnr 09/3 293 Nybyggnation av ridhus Bosgården, projekt slutredovisning s beslut Slutredovisningen av projekt 12170, Nybyggnad ridhus, Bosgården godkänns. Ärendet har på uppdrag av Kultur- och fritidsnämnden byggt nytt ridhus vid Bosgården i Örby. Syftet med byggnationen var att bygga ny ridanläggning och ekonomibyggnad för Marks ridklubbs räkning. Ärendets behandling Kultur- och fritidsnämnden har den 3 mars 2010, 20, beslutat godkänna den kostnadsberäkning som presenterats och beställt byggnation av nytt ridhus. Kultur- och fritidsnämnden har den 9 juni 2010, 60, bland annat beslutat godkänna kalkylen och beställt byggnation av nytt ridhus. Teknik- och serviceförvaltningens skrivelse, daterad 24 februari Projektet har kostnadsberäknats till 13,72 mnkr. Slutgiltig investering blev kr. Den sammanlagda anbudssumman för entreprenörer var kr. Skillnaden mellan slutlig investering och anbudssumma, 3 mnkr, utgörs av tillkommande och oförutsedda arbeten för byggnads-, rör-, el, - målnings- och markarbeten om 2,1 mnkr, tillkommande beställning från verksamheten om 178 tkr för bland annat förstärkning av parkeringsyta. Tillkommande kostnader för nyanläggning av paddock 300 tkr. Bygglovs- och andra myndighetskostnader om 47 tkr, samt kvalitetsansvar och viss byggledning om 30 tkr. Projektet redovisar också kostnader för projektering, utredning, byggkonsult och arkitekt om 450 tkr och besiktningskostnader om 35 tkr. Övriga kostnader för projektet uppgår till 25 tkr. Färdigställandetiden blev försenad med sex veckor och teknik- och serviceförvaltningen konstaterar att den ursprungliga fastställda tidplanen inte var tillräcklig. Teknik- och serviceförvaltningen och dess uppdragsgivare är, trots sent färdigställande, nöjda med projektets slutresultat. Byggnaden överlämnades till uppdragsgivaren Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 7 mars 2013, 30, och då föreslagit att slutredovisningen av projekt 12170, Nybyggnad ridhus, Bosgården godkänns. Dagens sammanträde Teknik- och serviceförvaltningen redogör för ärendet och den ekonomiska redovisningen. Frågor ställs och får svar.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(23) Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.

11 41/2013 Dnr 13/ Nybyggnation av idrottshall i Hyssna SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(23) s beslut 1. anser att 20 mnkr möjliggör byggnation av en mycket enkelt utrustad hall med grundläggande funktioner i form av fullstor idrottsplan med 4 omklädningsrum och entredel. I kostnaden ingår inte kostnader för mark, va-anslutning, el-anslutning, parkeringsplatser eller andra markåtgärder ej heller rivning av befintlig hall. 2. Teknik- och serviceförvaltningen får i uppdrag att bilda en projektgrupp med representanter från kultur- och fritidsförvaltningen samt teknik- och serviceförvaltningen. Till projektets styrgrupp utses representanter från kultur- och fritidsnämnden och teknik- och servicenämnden 3. Upphandling av en hall genomförs som en funktionsupphandling. Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har med beslut den 13 december 2012, 134, av teknik- och servicenämnden beställt en utredning av hur en idrottshall av standardmodell till en kostnad om mnkr kan se ut. Ärendets behandling har med beslut den 31 januari 2013, 9, gett förvaltningen i uppdrag att, med beaktande av dagens diskussioner, påbörja förstudie av hur en idrottshall i Hyssna kan se ut. Dagens sammanträde Teknik- och serviceförvaltningen redogör för ärendet, 3 olika hallar och dess kostnader. Daltorpshallen, Borås är en enkel hall med något större sidoutrymmen innehållande bland annat styrketräningsrum. Kostnad 26 mnkr. NCC:s bollhall är en enkel hall till en byggkostnad om ca 20 mnkr. Brearedshallen, Varberg kostade 18,9 mnkr Markarbeten ingick inte. Beslutad ram, 20 mnkr, medger endast mycket enkelt utrustad hall med följande grundläggande funktioner: - Sporthall i fullstorlek med standardlinjering (handboll, badminton, tennis, volleyboll, innebandy) - 4 omklädningsrum med duschar. - Entré med toaletter - Förrådsutrymme för gymnastikmateriel mm. - 2 handbollsmål och 2 basketkorgar - (enkel läktare i två nivåer) Lös utrustning såsom ridåvägg, ribbstolar, ljudanläggning, nät, sarger, mål m.m. inryms ej i projektbudget. Rivning av befintlig hall samt iordningställande av parkeringsplats och förändrad utemiljö inryms ej i projektbudget

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(23) Preliminär tidsplan är att inleda upphandling under hösten 2013 med byggnation klar sommaren Ärendet diskuteras. Frågor ställs och får svar. Förslag till beslut 1. anser att 20 mnkr möjliggör byggnation av en mycket enkelt utrustad hall med grundläggande funktioner i form av fullstor idrottsplan med 4 omklädningsrum och entredel. I kostnaden ingår inte kostnader för mark, va-anslutning, el-anslutning, parkeringsplatser eller andra markåtgärder ej heller rivning av befintlig hall. 2. Teknik- och serviceförvaltningen får i uppdrag att bilda en projektgrupp med representanter från kultur- och fritidsnämnden samt teknik- och servicenämnden. 3. Upphandling av en hall genomförs som en funktionsupphandling. Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.

13 42/2013 Dnr 12/ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(23) Måltidspriser för externa gäster i servicehusens restauranger s beslut Måltidspriset för externa gäster i servicehusens restauranger skall vara detsamma som kommunfullmäktige beslutar om för pensionärer som inte beviljats bistånd i form av matdistribution eller måltidsabonnemang eller på annat sätt betalar vårdavgift där måltidsavgift ingår. Taxan uppräknas med konsumentverkets årliga beräkningar av skäliga livsmedelskostnader. Ärendet Vid kommunens servicehus serveras lunch till externa besökare framförallt på Club Senior och Lindäng, men möjligheten finns även i begränsad omfattning på Solgård, Kullabyn, Ekås och Almäng. Pris för personal antas av kommunstyrelsen medan priset för pensionär antas av kommunfullmäktige på förslag från socialnämnden. För de få gäster som inte tillhör någon av dessa två kategorier finns ett pris för extern gäst. Ärendets behandling har den 14 juni 2012, 88, fastställt måltidspriset för externa gäster i servicehusens restauranger till 62 kronor. Vidare beslutade man att priset därefter uppräknas med prisbasbeloppsindex fr o m Kommunstyrelsen har den 27 februari 2012, 21, behandlat måltidsutredning med förslag till nya måltidstaxor. Enligt förslaget uppmanades teknik- och servicenämnden att se över måltidspriset för allmänheten vid restaurang Club Senior. Ledamöternas förslag Pär-Erik Johansson (M) föreslår att måltidspriset för externa gäster i servicehusens restauranger skall vara detsamma som kommunfullmäktige beslutar om för pensionärer som inte beviljats bistånd i form av matdistribution eller måltidsabonnemang eller på annat sätt betalar vårdavgift där måltidsavgift ingår. Taxan uppräknas med konsumentverkets årliga beräkningar av skäliga livsmedelskostnader. Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om Johanssons (M) förslag till beslut kan antas och finner att så sker.

14 43/2013 Dnr 12/ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(23) Drift- och underhållsplan gator och vägar begäran om extra investeringsmedel för beläggning s framställan till kommunstyrelsen yrkar på extra investeringsmedel om 7 mnkr för förstärkning och beläggning av gator och vägar i enlighet med i årsredovisning 2012 framfört behov. Ärendet Förvaltningen har tagit fram beläggningsplan för kostnader upp till fem miljoner och teknik- och servicenämnden har i samband med årsredovisning 2012, 2/2013, gjort en framställan om att få nyttja det totala balanserade resultatet om 6,6 mnkr för beläggningsarbeten under Ledamöternas förslag Pär-Erik Johansson (M) föreslår att teknik- och servicenämnden yrkar på extra investeringsmedel om 7 mnkr för förstärkning och beläggning av gator och vägar i enlighet med i årsredovisning 2012 framfört behov. Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Protokollsanteckning Bo Petersson (S) vill att det till protokollet noteras följande: Gatuunderhållet har en underhållsskuld avseende asfaltbeläggning om minst 50 mnkr. Orsaken till att denna underhållsskuld uppstått är bristande medelstilldelning under lång tid. De bristande resurserna har medfört att annat prioriterats före beläggningsunderhåll. Tidigare har nämnden i samband med bokslut och andra rapporter beviljats drifttillskott för eftersatt beläggningsunderhåll. Jag ifrågasätter att man nu övergår till investeringsmedel för eftersatt underhåll. Bland annat måste nämndens ram ökas med kapitalkostnaderna som följer av ovanstående.

15 44/2013 Dnr 13/ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(23) Medborgarförslag om promenadstråk i anslutning till tätbebyggelsen i Kinna s beslut Befintliga kommunala soffor renoveras och utdömda fundament längs stigen i förslaget tas bort, handledare vid branta partier monteras och röjning/naturvårdshuggning sker enligt planering Medborgarförslaget anses härmed besvarat. Ärendet En Kinnabo föreslår i medborgarförslag, daterat 26 november 2012, att kommunen rustar upp och skyltar promenadstråket i anslutning till bebyggelsen mellan Kyrkogatan och Vrågatan. Ärendets behandling Arbetsutskottet har den 7 februari 2013, 15, gett förvaltningen i uppdrag att utreda ärendet. Teknik- och serviceförvaltningens skrivelse, daterad 21 februari Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 7 mars 2013, 28, och då föreslagit att befintliga kommunala soffor renoveras och utdömda fundament längs stigen i förslaget tas bort, handledare vid branta partier monteras och röjning/naturvårdshuggning sker enligt planering Vidare föreslog man att medborgarförslaget härmed skall anses besvarat. Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.

16 45/2012 Dnr 11/9 001 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(23) Fyllnadsval av ersättare till teknik- och servicenämndens arbetsutskott s beslut Till ny ersättare i teknik- och servicenämndens arbetsutskott utses: Robert Krook (MP), Göteborgsvägen 106, Hyssna Ärendet Kommunfullmäktige har med beslut den 21 februari 2013, 21, entledigat Karin Ahlgren (MP) från sitt uppdrag som ersättare i teknik- och servicenämnden. har med beslut den 12 januari 2011, 3, valt Karin Ahlgren (MP) som ersättare till arbetsutskottet varför ett fyllnadsval nu behöver göras. Ledamöternas förslag till beslut Pär-Erik Johansson (M) föreslår att Robert Kroon (MP) utses till ersättare i teknik- och servicenämnden. Beslutsgång Ordföranden ställer frågan om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.

17 46/2013 Dnr 13/ Personal- och organisationsinformation SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17(23) s beslut Teknik- och serviceförvaltningen får i uppdrag att tillsammans med kommunjurist och revisorer gå igenom arbetsgången för investeringsprojekt över 125 pbb. Dagens sammanträde Teknik- och serviceförvaltningen redogör bland annat för: - Sammanslagning av gata/park och va/avfall till en sektor, rekrytering av sektorchef till den nya sektorn och att enhetschef avfall slutar. - Projektledare inom va/avfall rekryterad - Förberedelserna inför investeringsprojekt är en omfattande procedur. Är de överstigande 125 pbb skall det enligt kommungemensamt reglemente för nämnderna i Marks kommun ges igångsättningstillstånd av kommunstyrelsen. Som underlag har man begärt projektplan. Arbetsgången i större investeringsprojekt diskuteras. Ledamöternas förslag till beslut Margrethe Möller Berggren (S) föreslår att förvaltningen får i uppdrag att tillsammans med kommunjurist och revisorer gå igenom arbetsgången för investeringsprojekt över 125 pbb. tar del av informationen.

18 47/2013 Dnr 13/ Styrgruppsmöten information SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18(23) Dagens sammanträde redogör för styrgruppsmötet den 7 mars 2013 där man bland annat gick igenom det aktuella läget för utbyggnaden av överföringsledningar, kommande om- och tillbyggnad av Torestorpskolan, Fritsla stationsområde, Skene centrum och Kinna centrum. tar del av informationen.

19 48/2013 Dnr 13/ Projektredovisning information SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19(23) Dagens sammanträde Teknik- och serviceförvaltningen redogör för några av projekten. - Överföringsledning Skene Skog Hajom. Upphandling pågår. Sista anbudsdag 25 april. - Överföringsledning Hajom Hyssna. Upphandling pågår. Sista anbudsdag 25 april. - Utloppsledning Skene avloppsreningsverk. Länsstyrelsen har inget att erinra avseende anmälan om vattenverksamhet. - Kinna centrum, etapp D arbetet återupptas så snart vädret tillåter - Pendelparkering Kinna resecentrum Elen är framdragen men inte vattnet. Återstående arbetet utförs så snart vädret tillåter. - Gcm-väg Brättingstorp Entreprenören har några mindre anmärkningar kvar att åtgärda. - Fotskälskolan återstående markarbeten återupptas så snart vädret tillåter. - Ridanläggning färdigställd och slutredovisad. - Om- och tillbyggnad Torestorpskolan. Upphandling genomförd. Startmöte genomfört. - Vävarevallen arbete med projektplan och förfrågningsunderlag pågår. Bygglovet skall kompletteras med riskanalys. Preliminär byggstart för omklädningsrummen är den 15 september och beräknad färdigställandetid april Köket Kunskapens Hus arbete med projektplan och förfrågningsunderlag pågår. tar del av informationen.

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 20(23) 49/2013 Trafiksäkerhetsrådet information Margrethe Möller Berggren (S) redogör för heldagskonferensen Barn, Liv och Trafik 2013 i Göteborg den 5 mars tar del av informationen.

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 21(23) 50/2013 Redovisning av meddelanden s beslut Redovisningen av meddelanden godkänns / MN 8/2013 Föreläggande dricksvattenanläggningar, 2. 12/ MN 9/2013 Föreläggande avloppsreningsanläggningar, Ks 2/2013 Ekonomisk uppföljning för kommunstyrelsen 4. 13/5 042 Ks 3/2013 Ekonomisk uppföljning för Marks kommun Naturvårdsverket informerar om Nya regler om insamling för elavfall 6. 10/ Kf 21/2013 Entledigande och fyllnadsval av ersättare i teknik- och servicenämnden 7. 13/ Månadsrapport per den 28 februari

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 22(23) 51/2013 Redovisning av delegationsbeslut s beslut Redovisningen av delegationsbeslut godkänns. Dnr Ärende Delegat 1. 12/ Tilldelningsbeslut avseende upphandling mattransporter / Återkallande av tilldelningsbeslut avseende el- och hissentreprenad vid upphandling Om- och tillbyggnad Torestorpskolan 3. 11/ Avbrytande av upphandling Om- och tillbyggnad Torestorpskolan delarna el- och hissentreprenad Karl Lundgren Eva Appelqvist Ordförande Pär- Erik Johansson 4. 12/ Anställningsavtal kokerska Eva Appelqvist 5. 12/ Anställningsavtal kokerska Eva Appelqvist 6. 12/ Anställningsavtal fastighetsskötare Karl Lundgren

23 52/2013 Dnr 13/ Beaktande av barnkonventionens artiklar - analys SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 23(23) Ärendet har att vid varje möte som en sista punkt stämma av huruvida man beaktat barnkonventionen. Att ha ett barnperspektiv i beslutsfattandet innebär att noga analysera vilka följder ett beslut kan få för enskilda barn. Dagens sammanträde Aktuella ärenden: - Nybyggnation av ridhus Bosgården, projekt slutredovisning - Idrottshall Hyssna kostnadsberäkningar - Medborgarförslag om promenadstråk i anslutning till tätbebyggelse i Kinna går igenom de aktuella ärendena utifrån nedanstående checklista. 1. Har vi tillfrågat de berörda barnen om deras synpunkter? Nej 2. Innebär besluten att barn- och ungdomars bästa sätts i Ja främsta rummet? tar del av informationen.