Bilaga 1. Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps författningssamling

Transkript

1 Bilaga 1. Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps författningssamling Utgivare: Key Hedström, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ISSN MSBFS Utkom från trycket den 5 februari 2015 Bilaga Indikatorer för bedömning av statliga myndigheters generella krisberedskap Syftet med en bedömning av de statliga myndigheternas generella krisberedskap är att få en övergripande bild av de förutsättningar myndigheterna har att förebygga och hantera kriser oavsett händelse. Ledning Riskhantering 1. Ledningen har fattat beslut om hur arbetet med risk- och sårbarhetsanalys ska bedrivas. 2. Samtliga delar av myndighetens verksamhet beaktas och vid behov involveras i arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser. 3. Redovisningen av risk- och sårbarhetsanalysen fastställs av myndighetens ledning. 4. Risk- och sårbarhetsanalysen används som underlag vid planering och beslut om åtgärder för att stärka myndighetens krisberedskap. Exempel: myndigheten beslutar hur de risker som identifierats i riskoch sårbarhetsanalysen ska hanteras. 1

2 5. Relevanta delar av redovisningen från risk- och sårbarhetsanalysen görs tillgänglig för - beslutsfattare och anställda inom myndigheten, - berörda aktörer inom ansvarsområdet. Förankring sker såväl före som efter RSA:n publicerats. Det sker i samtliga relevanta forum, t ex regionala krishanteringsrådet, näringslivsrådet vid kris, Länsstyrelsens insynsråd. 6. Det finns en övad och utbildad Tjänsteman i Beredskap (TiB) som har beredskap dygnet runt alla dagar på året. 7. Myndigheten bedriver omvärldsbevakning i syfte att tidigt kunna identifiera och varna för kriser. TiB deltar i nationella möten samt håller i regional samverkanskonferens varje vecka. Beredskapsfunktionen ombesörjer viss omvärldsbevakning och analys. Planering 8. Myndigheten har en fastställd plan för hur de ska hantera kriser som beskriver - hur myndigheten ska organisera sig under en kris (krishanteringsorganisation), - hur myndighetens krishanteringsorganisation leder, samordnar, samverkar samt säkerställer samband för att hantera en kris, - vilka lokaler för ledning och samverkan som disponeras vid en kris. Länsstyrelsen har ett handlingsprogram för krishantering, räddningstjänst och sanering. Regionalt sett finns en väl förankrad strategi för krishantering med operativ bilaga som tillämpas på länsövergripande nivå varje vecka (inkl. WIS, RAKEL). 2

3 9. Myndighetens planering för att förebygga risker och sårbarheter samt plan för att hantera kriser är framtagen i samverkan med andra aktörer, såväl offentliga som privata. Planeringen finns sammanställd i Länsstyrelsens åtgärdslista. Denna innehåller åtgärder som framkommit i samverkan med och berör många olika aktörer. Det kan handla om erfarenheter från övningar, skarpa händelser eller RSA. 10. Det finns dokumenterade rutiner för att aktivera krishanteringsorganisationen. Krishanteringsplanen och strategin samt instruktionen till TiB. 11. Det finns en beslutsordning och mandat för krishanteringsorganisationen. Finns i Program för krishantering, räddningstjänst och sanering. 12. Inom krishanteringsorganisationen finns möjlighet att bedriva - operativ ledning - samverkan - omvärldsbevakning - framtagande av lägesbild - kriskommunikation - analys av händelseutvecklingen av en händelse på kort och lång sikt För vår del är operativ ledning normalt samverkansledning om inte räddningstjänst ska bedrivas enligt LSO. Presumtiva räddningsledare samt resurssamordnande regional funktion finns knutna till Länsstyrelsen. 3

4 13. Det finns rutiner och planer för att upprätthålla samhällsviktiga verksamheter som myndigheten bedriver eller ansvarar för. Exempelvis kontinuitetsplaner. De samhällsviktiga verksamheter som myndigheten bedriver eller ansvarar för ska vara beskrivna inom riskoch sårbarhetsanalysen. Se ovan angående krishanteringsorganisationen. 14. Planen för hantering av kriser och planerna för att upprätthålla samhällsviktig verksamhet kontrolleras minst en gång per år och revideras vid behov. Planen är nyss antagen och underlag för uppdatering samlas löpande. Instruktioner till TiB ses över vid ett flertal tillfällen under ett år. Regional strategi inklusive checklistor är antagna 2015 och avses att revideras Checklistornas funktion värderas vid varje skarp händelse samt varje vecka efter den TiB-ledda regionala samverkanskonferensen. Samverkan 15. Myndigheten har tagit initiativ till att aktörer inom ansvarsområdet samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet inför hanteringen av kriser. Regional strategi med operativ bilaga är förankrad i länet och beslutad av (minst) 21 aktörer i länet. Ett annat exempel är dammbrottsplaneringen. 16. Myndigheten har fastställda rutiner för att upprätta och förmedla en samlad lägesbild inom myndighetens ansvarsområde avseende kriser. Operativ bilaga till krishanteringsstrategin har rutin för inrapportering i WIS. Dessa rutiner tillämpas varje vecka inför regionala samverkanskonferensen. 4

5 17. Myndigheten har fastställda rutiner för deltagande i samverkanskonferenser. TiB deltar i nationella samverkanskonferens minst varje vecka (onsdag). Utöver det ansvarar TiB för genomförande av regional samverkanskonferens med kommunerna och andra regionala aktörer varje vecka (torsdag). 18. Myndigheten har fastställda rutiner för att information till allmänheten vid en kris samordnas. Regional kriskommunikationsplan finns som är förankrad med kommuner och andra regionala aktörer. Kommunikation 19. Det finns informationskanaler för att ta emot och dela information vid kriser. - internt inom myndigheten - till andra krisberedskapsaktörer - till allmänheten Exempelvis genom WIS, Rakel, sociala medier, webbsidor, VMA, informationsnumret eller motsvarande. Regional kriskommunikationsplan samt kriskommunikatörsnätverk finns och är regelbundet aktiva. Det senaste exemplet är under nuvarande situation med flyktingströmmarna. De kanaler som används minst veckovis är WIS, RAKEL, Facebook, vår hemsida, Lyncmöten, grupp-sms-utskick samt telefonkonferenser. 5

6 20. Det finns alternativa lösningar för att upprätthålla myndighetens prioriterade kommunikation. - inom myndigheten - gentemot andra krisberedskapsaktörer - till allmänheten vid inträffad händelse Exempelvis alternativa lösningar för IT-, tele- och radiosystem. Länsstyrelsen har förutom ordinarie mobilbaserad telefoni inklusive central växel även tillgång till andra, fasta telefonlinjer samt RAKEL. Elektronisk kommunikation hanteras antingen via LstNet eller via mobildata. Detta används i första hand vid samband inom myndigheten samt med andra krisberedskapsaktörer. Kommunikation till och med allmänhet passerar normalt vår kommunikationsfunktion som har tillgång till webbsidor och olika mediakontakter. Vid ett totalt avbrott i kommunikationerna kan myndigheten överväga mer fysiska åtgärder som affischering, flygblad och ordonnanser via bil. Informationssäkerhet - Myndigheten hanterar information säkert. Systematiskt säkerhetsarbete bedrivs i enlighet med MSB:s föreskrifter (MSBFS 2009:10) om statliga myndigheters informationssäkerhet. - Myndigheten har rutiner för att identifiera och hantera kritiska beroenden till system och tjänster för informationshantering som är av central betydelse för myndighetens verksamhet. Informationssäkerhetsgrupp finns. I denna deltar informationssäkerhetssamordnare, rättschef, controller och länsrådet. Gruppen reviderar årligen den interna policyn för informationssäkerhet, datalagring och säkerhetsskydd. Alla nya medarbetare introduceras till policyn. Genomförs två gånger årligen. Till policyn finns en bilaga som beskriver Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS) tillämplighet utifrån standarden SS-ISO/IEC

7 Utmaningen ligger i att definiera gräns-snitten för systemägaransvaret mellan respektive Länsstyrelse och länsstyrelsernas gemensamma IT-organisation. MSBFS 21. Myndigheten ställer krav på informationssäkerhet när informationshantering upphandlas av en extern leverantör. Ja när det är relevant. Annars förväntar sig myndigheten att Länsstyrelsernas IT-avdelning står för detta. Kompetens Utbildning 22. Personalen i krishanteringsorganisationen har utbildning och kännedom om sin och myndighetens roll och ansvar vid en kris. 23. Personalen i krishanteringsorganisation har kännedom om andra relevanta aktörers roller och ansvar vid kriser. Övning 24. Det finns en utbildnings- och övningsplan för mandatperioden som efterföljs. Långsiktig övningsplan finns som är synkad med NAFS. 25. Har myndighetens ledning övats under det gångna året? Senaste övningen var inför skid-vm i Falun. 26. Har krishanteringsorganisationen övats under det gångna året? Senaste övningen var en uppstartövning i juni

8 27. Har myndigheten under det gångna året deltagit i planering, genomförande eller utvärdering av samverkansövning på lokal, regional och/eller nationell nivå? Exempelvis övas rutiner för samlad lägesbild, deltagande i samverkanskonferenser och samordning av information till allmänheten vid en kris. Övningen Grus genomfördes inför skid-vm i Falun. Länsstyrelsen såväl planerade som genomförde denna. Utöver det har larmövningar genomförts för dammbrott, kärnenergiolycka m m. Övningarna har bedrivits dels på initiativ av en samverkansgruppering inom Nordsam, dels på initiativ av SOS/dammägare och dels på nationell aktörs initiativ. 28. Har myndigheten utvärderat de övningar som genomförts under det gångna året? För att svara ja krävs att både styrkor och svagheter hos myndighetens egen krisberedskap har utvärderats. Vidare ska myndighetens förmåga att samverka med andra aktörer ha utvärderats. 29. Myndigheten har rutiner för att ta till vara erfarenheter från inträffade händelser och övningar. Rutiner för detta är framtagna och följs sedan 2014/2015. Åtgärdsbehov noteras i en sammanställd åtgärdslista. Denna är knuten till verksamhetsplaneringen och följs upp fyra gånger per år. 8

9 Resurser MSBFS 30. Myndigheten har en behovsanalys av vilka materiella och personella resurser som krävs för att hantera kriser. Behovsanalysen är knuten till myndighetens generella krishanteringsförmåga som är en del av vår samlade åtgärdslista. 31. Myndigheten har uppdaterad/aktuell dokumentation rörande vilka interna materiella och personella resurser som finns att tillgå vid en kris. Exempelvis mobil reservkraft, pumpar, sandsäckar. Svaret borde vara delvis om man ser till all materiel på länsstyrelsen. Vi har bra koll på personella resurser men saknar formellt nedskriven sammanställning över materiel utöver det som finns i ledningsplatsen och skyddsrummen. 32. Det finns rutiner för att genomföra underhåll och kontrollera funktionalitet på de materiella resurserna som endast används vid kriser. Gäller främst reservkraft och kommunikationsutrustning i vårt fall. Huvudansvaret för ledningsplatsen ligger på MSB som i sin tur har avtal med serviceleverantörer. Länsstyrelsen svarar för driftprov av egen reservkraft. Reservkraften provkörs under fyra timmar, en gång i månaden och vid full belastning. Även kommunikationsutrustningen (inkl. RAKEL) kontrolleras månatligen. 33. Det finns avtal och/eller överenskommelser med externa aktörer om förstärkningsresurser vid kriser. För länsstyrelsens del har vi ett upparbetat samarbete för detta inom Nordsam. Överenskommelse finns med presumtiva regionala räddningsledare samt avtal med regionala resurssamordnande funktionen för räddningstjänst i Dalarna. De sistnämnda två var aktiverade vid branden i Västmanland. 9

10 34. Det finns rutiner för att begära och ta emot förstärkningsresurser (materiella och personella) från externa aktörer (lokala/regionala/nationella/internationella) i samband med kriser. Resurssamordnande funktionen för räddningstjänst i Dalarna har detta i sina instruktioner. 35. Lokalerna till krishanteringsorganisationen är utrustade och testade avseende åtminstone - elförsörjning, med möjlighet till reservkraftsförsörjning, till lokaler, arbetsplatser och tekniska system med en uthållighet om minst en vecka, - it-försörjning, - tekniska system för kommunikation och samlad lägesbild (t.ex. Rakel och WIS), - tillgång till vatten för hantering av mat, dryck och hygien som medger uthållighet om minst en vecka. Reservkraften provkörs med full last varje månad. Den har dock aldrig körts så länge som en hel vecka varför det inte går att svara Ja fullt ut på frågan. När det gäller vatten och hygien under en vecka är utgår svaret ifrån att extern vattenförsörjning inte är möjlig. Skulle behovet av vattenhantering uppstå kan verksamheten dimensioneras för detta på relativt kort tid. 36. Det finns utpekad alternativ lokalisering för krishanteringsorganisationen. Överenskommelse finns med Landstinget och SOS Alarm. 10