Studieinfo Ansökan till utbildningar efter grundläggande utbildning - Översikt om det förflutna och det kommande året

Transkript

1 Studieinfo Ansökan till utbildningar efter grundläggande utbildning - Översikt om det förflutna och det kommande året Hösten 2014

2 Innehåll En översikt om ansökan år 2014 Ansökan år Footer text

3 Översikt om ansökan år

4 Bakgrund Ungdomsgarantin inskriven i regeringsprogrammet Placering till utbildning >> de som avslutar grundläggande utbildningen samt de som är utan utbildningsplats Ändringarna i antagningsgrunderna för yrkesutbildning Förordningen om gemensam ansökan SF:s SADe-program Studieinfo-tjänsten Ny ansökan till förberedande utbildning efter grundläggande utbildning Hur uppfylldes målen och hur fungerade tjänsten?

5 Ansöknings- och antagningsprocessen ur sökandes synvinkel 1/2 Förberedelserna för ansökan år 2014 började med att utbildningsutbudet publicerades i Studieinfo i september 2013 Under hösten hade sökande möjlighet att söka och bekanta sig med utbudsuppgifter och yrkesbeskrivningar Demoversionen togs i bruk i december 2013 Respons över hur utbildningarna syntes från handledarnas håll

6 Ansöknings- och antagningsprocessen ur sökandes synvinkel 2/2 I Studieinfos sökresultat syntes utbildningarna, inte ansökningsmålen Ansökningstiden gick smidigt Den nya förordningen orsakade en del oklarheter, angående sökande med tidigare avlagd examen (flera ansökningar måste passiveras då det framgick att sökande redan hade avlagt examen) Vitsord för ansökningsblanketten 8,6 och 8,3 för Studieinfo-tjänsten i enkät till sökande Över 3000 st. ansökningsönskemålsändringar 6

7 Sett ur funktionärens synvinkel... Förberedelser inför ansökan Utbildningsutbudet i vårens gemensamma ansökan 2014 lagrades på hösten 2013 Yrkesinriktad grundutbildning som ordnas som specialundervisning lagrades i december-januari Förberedande utbildning efter grundläggande utbildning och utbildning inom fritt bildningsarbete lagrades på våren 2014 Stundtals problem med lagringen av utbudet, bl.a. Gick det inte att lagra ansökningsmål Ansökningsmålen syntes inte i Studieinfo 7

8 Överföring av personuppgifter 1/2 Personuppgifter för avgångsklassister i grundläggande och påbyggnadsundervisning överfördes till Studieinfos prestationsregister för gemensam ansökan Första gången möjligt att även överföra uppgifter över sökande i övriga förberedande utbildningar Problem med överföringen av uppgifter från förberedande utbildningar; sökandes avgångsår ändrades automatiskt till ansökningsåret och vitsorden försvann från användarapplikationen. Korrigerades efteråt. 8

9 Överföring av personuppgifter 2/2 Pga. överbelastning gick det inte att kontrollera de överförda uppgifterna En del av överförarna fick meddelande om att överföringen har lyckats, även om uppgifterna inte hade överförts Kundbetjäningen överbelastades under överföringstiden (3 ggr. mer samtal än under tidigare år) Ev. längre tidsfrist för överföring av uppgifter i fortsättningen, för att undvika överbelastning 9

10 Ansökningstiden 1/2 Ansökningstiden gick bra Ca mindre sökande än under tidigare år till yrkesinriktad till gymnasium Tillsammans Orsaker till att antalet sökande minskade bl.a. det att sökande med tidigare avlagd examen ej behöriga att söka till yrkesinriktad utbildning via gemensam ansökan 10

11 Ansökningstiden 2/2 Behandlingen av ansökningar fungerade relativt bra, förutom en del mindre problem Tidvis problem med utskrifterna En del av sökande fick bekräftelsemeddelandet över att ansökningen har mottagits med varsel Kundbetjäningen överbelastades efter ansökningstidens slut, 3300 obesvarade meddelanden 11

12 Provkallelser och provresultat 1/2 Provkallelsekörningarna enligt tidtabellen >> utbildningsanordnarna fick uppgifterna om sökande som kallas till prov Flera läroanstalter hade olagrade provresultat Uppgifterna korrigerades efteråt manuellt Sökande som sökte endast på basis av prövning fick inte automatiskt kallelse till språkprov >> detta orsakade oklarheter 12

13 Provkallelser och provresultat 2/2 I VAKUVA 2 projektet förvekligades piloteringen av bredare antagningsenheter. Provresultaten fördes dock till registret enligt nuvarande antagningsenheter i enlighet med nuvarande lagstiftning Provresultaten skulle vara lagrade i Studieinfo t.o.m Sista provresultaten som saknades blev lagrade i Studieinfo så sent som

14 Vitsordsöverföring 1/3 Syftet var att endast överföra vitsord för avgångsklassister i grundläggande utbildning och påbyggnadsundervisning Vitsord för studerande i förberedande utbildningar skulle lagras direkt till ansökningarna (lyckades först sent på våren) Största ändringen jämfört med tidigare år var att vitsorden samlades till en egen tjänst, prestationsregister (förutom för sökande från förberedande utbildning) 14

15 Vitsordsöverföring 2/3 Pga. belastning uppstod bl.a. följande problem i vitsordöverföringarna: En del av vitsorden lagrades inte till prestationsregistret trots att användaren fick anmälan om att överföringen har lyckats, vitsorden fanns dock i systemet. Inga vitsord lagrades i överföringen Lagringen av vitsord fungerade mycket ostabilt Pga. belastning var kontrollering av vitsord mycket krävande 15

16 Vitsordsöverföring 3/3 Oklarheter med förfaringssätten Grundläggande utbildningens och påbyggnadsundervisningens samt förberedande utbildningens vitsord överfördes till fel ställen (t.ex. förhöjningar till grundläggande utbildningens vitsord o.s.v.) Kundbetjäningen belastades hårt under sista dagarna (ca 250 telefonsamtal/dag) Vitsorden skulle överföras till Studieinfo t.o.m Vitsord som saknades lagrades så sent som 6.6 Fördröjdes pga. av alla dublikater som måste gås igenom och raderas (flera vitsord/samma ämne) 16

17 Antagningarna 1/2 Antagningskörningarna inleddes 7.6 Antagningarna måste göras om flera gånger pga. fel som hittades i poängräkningen Utbildningsanordnarna fick resultaten av antagning och placering 10.6 Pga. av ett fel som hittades kördes körningarna på nytt och utbildningsanordnarna fick resultaten

18 Antagningarna 2/2 Utbildningsanordnarna kunde börja skriva ut breven och publicera resultaten fr.o.m Iom. att tröghet i utskrivningen av breven förekom fick alla utbildningsanordnare inte antagningsbreven utskrivna 12.6 UBS laddade ner antagningsbreven under veckoslutet så att de var färdiga för utbildningsanordnarnas bruk på måndagen 16.6 Pga. belastningsproblem öppnades tjänsten för elevhandledarna med fördröjning >> måndagen 16.6 Försök till att öppna tjänsten för elevhandledarna gjordes föregående vecka, men pga. belastningsproblemen måste detta skjutas upp 18

19 Godkännande från reservplats Automatiskt godkännande från reservplats togs ibruk i Studieinfo-tjänsten Systemet godkände under nattens placeringskörning automatiskt sökande från reservplats istället för sökande som inte mottagit studieplats För sökande med närvarouppgiften Frånvarande godkändes inte sökande från reservplats (detta rättas till t.o.m. följande ansökan) Syftet med automatiskt godkännande från reserv är att underlätta utbildningsanordnarnas arbete samt även att säkra att det antal nybörjarplatser som beslutits även fylls med samma antal sökande 19

20 Rapporter och dataöverföringar 1/2 Under ansöknings- och antagningsprocessen var strävan att ta i bruk följande ur processens synpunkt sett nödvändiga rapporter: Sökandeantalsrapport Antagningsförslagsrapport Elevhandledarrapport Ibruktagningen av rapporterna fördröjdes Sökandeantalsrapporten tillgänglig i april Antagningsförslagsrapporten i bruk som planerat, i samband med publicering av resultaten Elevhandledarrapporten tillgänglig ca 1 vecka efter att resultaten publicerats 20

21 Rapporter och dataöverföringar 2/2 I dataöverföringarna (sökande och godkända) till elevadministrationsprogrammen har det funnits diverse små bristfälligheter och fel som nu har korrigerats Belastningsproblem under tiden för antagningarna Fel som gällde (sökandes) modersmål 21

22 Ansökan till förberedande utbildning efter grundskolan genomfördes 1/2 Ett stort antal sökande; ca 4500 (110 till svenskspråkig utbildning) sökande till tionde klassen, yrkesstarten, utbildning som förbereder invandrare för den grundläggande yrkesutbildningen samt utbildning som förbereder invandrare för gymnasieutbildning Antalet sökande och godkända (svenskspråkiga) Tionde klassen 1300/1150 (-/34) Yrkesstarten 1300/970 (-/3) Yrkesförb. utb. för invandrare 1750/1015 (-/47) Gymnasieförb. utb. för invandrare 129/105 (-/11) 22

23 Ansökan till förberedande utbildning efter grundskolan genomfördes 2/2 Gemensam ansökningstidtabell utmaning Olika förfaringssätt i olika läroanstalter Intervjuer, publicering av resultat o.s.v. Responsen var trots det till största delen positivt Enklare med gemensamt ansökningsförfarande Enklare att informera om ansökan 23

24 Ansökan till förberedande utbildning efter grundskolan enkät 1/2 73 st. svar Positivt: Riksomfattande synlighet Dataöverföringarna till de egna elevadministrationsprogrammen Ansökningablanketten bra och enkel Sammarbetet mellan utbildningsanordnarna underlättades Lätt att följa med ansökningsprocessen när alla uppgifter finns i ett system ansökningstiden 24

25 Ansökan till förberedande utbildning efter grundskolan enkät 2/2 Negativt: Ansökningstiden Tidtabellen för ansökan för hektisk Tidvis problem med Studieinfos administrativa tjänst 80% av de svarande hade en positiv eller delvis positiv erfarenhet av ansökan till förberedande utbildning efter grudskolan. 53% av de svarande tyckte att ansökningstiden var lämplig. 25

26 Hur fullföljdes ungdomsgarantin? Nästan 99% av sökande som avslutade grundläggande utbildningen hade fått en studieplats i antingen gemensam ansökan eller i förberedande utbildning (enligt situationen i augusti) 2,3% av sökande som avslutade grundläggande utbildningen sökte inte i gea/förberedande utbildning En del av dem som inte sökte och som inte blev antagna har fått en plats i annan utbildning, t.ex. folkhögskola, Steiner-gymnasium, yrkesinriktad specialundervisning, rehabiliterande undervisning o.s.v. Även efter gemensamma ansökningar och tilläggsansökan blev en del av nybörjarplatserna ofyllda (regionala skillnader mellan utbud och frågan) 26

27 Ansökan

28 Ansökan /3 Gemensam ansökan till yrkes- och gymnasieutbildning I ansökan ingår yrkesinriktade grundexamina och gymnasieutbildning Ansökningstiden OBS! Ansökan inleds och slutar på tisdag, inte måndag / fredag OBS! Hushållsskolan inte längre med i gemensam ansökan! 28

29 Ansökan /2 Ansökan till yrkesutbildning, handledande utbildning för grundläggande yrkesutbildning samt utbildning som förbereder för arbete och ett självständigt liv som ordnas på basis av en särskild uppgift inom specialundervisning Ny ansökan med max. 5 ansökningsmål Ansökningstiden

30 Ansökan /3 Ansökan till förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen Ny handledande utbildning för grundläggande yrkesutbildning med i ansökan ( Valma -utbildning som innehåller yrkesstarten, MAVA-utbildning /yrkesförberedande för invandrare, förberedande 1- utbildningen och undervisningen i huslig ekonomi), tionde klassen samt LUMAutbildning/gymnasieförberedande för invandrare Max. 3 ansökningsmål Ansökningstiden

31 Förberedelser inför ansökan Lagring av utbildningsutbud som inleds på hösten 2015 började i september och publiceras i Studieinfo i oktober (gea-utbildning) Målet är att demoversionen av gemensam ansökan tas i bruk i november-december Utbildningsanordnarna har möjlighet att ställa egna tilläggsfrågor på ansökningsblanketten i ansökan efter grundläggande utbildning samt i ansökan till specialundervisning Tilläggsfrågorna lagras i förhand i Studieinfo 31

32 Överföring av personuppgifter I fortsättningen reserveras en längre tidsfrist för överföringen av personuppgifter >> möjligt att göra överföringar t.o.m. det att ansökningstiden inleds Om det i läroanstalten finns sökande utan personbeteckning, är det viktigt att få personbeteckningen senast t.o.m. vitsordsöverföringarna I fortsättningen är det viktigt att alla grundläggande utbildningens/påbyggnadsundervisningens elevers uppgifter överförs (även specialskolornas) till Studieinfo, för uppföljandet av hur sökande har sökt och för förverkligandet av ungdomsgarantin 32

33 Ansökningstiden 1/2 Observera angående ansökningstiden: Sökande på basis av prövning behöver inte skriva ut sin ansökan för att bifoga den med de bilagor som skickas till läroanstalten - namn och ansökningsnumret räcker Sökande som har avlagt tidigare examen gäller även examen som avlagts utomlands Elevhandledarna gör ev. korrigeringar som behöver göras direkt i prestationsregistret 33

34 Ansökningstiden 2/2 Under hösten togs Min Studieinfo-tjänsten i bruk Sökanden kan logga in på eget konto i Studieinfo Genom att identifiera sig med nätbankskoder, mobil ID eller ett elektroniskt ID-kort kan sökande i tjänsten Kontrollera sin egen ansökan Under ansökningstiden ändra ansökningsmål Ta emot studieplatsen elektroniskt 34

35 Provkallelser 1/2 Riksomfattande språkprov Strävan är att språkprovet ordnas och resultatet lagras i Studieinfo före den egentliga provkallelsekörningen för att undvika att sökande som inte har klarat språkprovet i onödan får kallelse till inträdesprov Tidtabellen för språkprovet preciseras senare I fortsättningen får även sökande som enbart söker på basis av prövning kallelse till språkprov om krav som ställs uppfylls Sökande enbart på basis av prövning som saknar behörighet att söka behöver inte kallas 35

36 Provkallelser 2/2 Riksomfattande enhetliga inträdes- och lämplighetsprov Bredare antagningsgrupper och kriterier som bildades i VAKUVA2-projektet piloterades i vårens gemensamma ansökan 2014 piloteringen fortsätter i hösten gea 2014 och ansökan på våren 2015 Förordningsändringar som gäller bredare antagningsgrupper finns inte tillsvidare, så provresultaten lagras i Studieinfo enligt nuvarande stadgade antagningsgrupper Prov som mäter inlärningsfärdigheterna som stöd för antagning på basis av prövning under utveckling Tidtabell för ibruktagning ev. vårens gea

37 Vitsordsöverföringar I fortsättningen behövs noggrannare uppgifter om från vilken utbildning vitsordet är från Grundläggande utbildningen Påbyggnadsundervisningen I fortsättningen behövs noggrannare uppgift varför vitsord saknas (saknas numeriskt vitsord eller har vitsordet inte blivit överfört o.s.v.) Datum när betyget fåtts behövs i registret (året) Strävan är att även gymnasievitsord i fortsättningen kan överföras i Studieinfo Anvisningar om ändringarna kommer senare 37

38 Observera angående antagningsgrunderna Gymnasiets medeltalsgräns Utbildningsanordnaren kan ange medeltalsgräns Antagning till gymnasium görs enligt medeltalet av läsämnen, utbildningsanordnaren kan betona särskilt ämne i räknandet av medeltalet Om medeltalsgräns anges kontrolleras den enligt det, dvs. om något läroämne betonas (t.ex. gymnastik) kontrolleras även medeltalsgränsen enligt detta Poäng för utan studieplats till yrkesutbildning Situationen mellan ansökningstidens slut och antagningarna avgör = sökande bör vara utan studieplats fr.o.m. det att ansökningstiden har slutat t.om det att studieplatsen har mottagits 38

39 Antagningarna Precisering av processen: Antagningarnas resultat för kontroll detta är kontrolltid för sökande av ev. fel möjligt att fel kan hittas! Pga. detta får inga resultat publiceras, antagningsförslag godkännas eller brev skrivas ut i detta skede UBS meddelar när breven får börja skrivas ut även i detta skede bör inga resultat ännu publiceras Breven får postas och resultaten publiceras först det datum som anges i tidtabellen Godkännande från reservplats Sker i fortsättningen automatiskt 2 ggr. i dagen (kontroll om platser har blivit lediga iom. annullerade, frånvarande o.s.v.) 39

40 Beslut om antagning som studerande Utbildningsanordnaren meddelar och ger beslut om antagning som studerande till sökande Vid begäran bör även beslut om att sökande inte har antagits ges Sökande bör be om beslutet muntligt/skriftligt inom 30 dygn fr.o.m. det att sökande har fått resultatet av elevantagningen till sin kännedom 40

41 Tilläggsansökan Syftet med tilläggsansökan är att fylla de studieplatser som det har blivit lediga studieplatser till Tilläggsansökan är inte samma som kompletteringsansökan Tilläggsansökan är en läroanstaltens egen separat ansökan, som görs i Studieinfo så att alla sökande har likadana möjligheter att se alla läroanstalters lediga studieplatser I tilläggsansökan söker man till läroanstalten genom att använda UBS ansökningsblankett I tilläggsansökan bör man tillämpa samma antagningsgrunder som i egentliga ansökan 41

42 Användarrättigheterna Utbildningsanordnarens ansvarsanvändare ger alltid användarrättigheterna UBS ger ansvarsanvändarnas rättigheter Det går att be om rättigheter elektroniskt i Studieinfo, utom då det gäller en helt ny ansvarsanvändare OBS! Användarrättigheterna ges alltid enligt de uppgifter som funktionären handhar 42

43 Övrigt Funktionärens arbetsbord primära kommunikationskanalen (diar. beslut mm. skickas även till ansvarsanvändarnas e-post) Statistikrapportstjänsten Vipunen: beta.vipunen.fi 43

44 Studieinfo hitta, jämför, sök!

45 På kommande 45

46 Min Studieinfo-tjänsten Under hösten togs Min Studieinfo-tjänsten i bruk Sökanden kan logga in på eget konto i Studieinfo Genom att identifiera sig med nätbankskoder, mobil ID eller ett elektroniskt ID-kort kan sökande i tjänsten Kontrollera sin egen ansökan Under ansökningstiden ändra ansökningsmål Ta emot studieplatsen och anmäla sig elektroniskt Senare: svag identifiering med Facebook- eller OpenIDanvändarnamn Lagring av minneslista även för svagt identifierade 46

47 Studieinfos sidor för niondeklassisterna och deras vårdnadshavare För niorna: alla alternativ som man kan söka till Elevhandledaren kan använda i föräldrakvällarna Ansökningsanvisningar och länk till demon Länkar till videon och berättelser För vårdnadshavarna: info om gea och övriga utb. Många vårdnadshavare saknar t.ex. vetskap om att yrkesutbildning ger allmän behörighet till högskolor Ansökan till förberedande utb. efter grundskolan främmande för många Elevhandledaren kan använda i föräldrakvällarna 47

48 Första sidan förnyas Korrigering av problem Speciellt vuxna användare har haft svårt att hitta utbud Användarna har inte förstått att man kan söka till utbildning i Studieinfo Nya framsidan planerad till tre användargrupper Avgångsklassister i grundläggande utbildning Sökande till högskolor Sökande till vuxenutbildning Ansökningar som pågår eller är på kommande betonas Alla ansökningar kan inte lyftas fram på framsidan (ev. hundratals ansökningar, separata mm.) 48

49 Oktober - November - December 2014 Lättare att bläddra med tablett och smart telefon Vuxenutbildning publiceras Läroanstaltssökning Ett tredje mellanblad på sökresultat-sidan Går att söka även läroanstalter som inte har utbud (t.ex. grundskolor) Fler utbildningstyper publiceras i Studieinfo Öppen högskoleutbildning Högskolornas övriga vuxenutbildning Grundläggande utbildning för vuxna 49

50 Tack!