Avesta kommun. Granskning av upphandling av. bro över Jularboån. KPMG 21 april 2010 Antal sidor: 5

Transkript

1 ABCD Avesta kommun Granskning av upphandling av bro över Jularboån KPMG 21 april 2010 Antal sidor: 5

2 Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Uppdraget 2 3. Granskningens genomförande 2 4. Bakgrund 2 5. Resultat av granskningen 5 1

3 1. Sammanfattning Verkställigheten av fullmäktiges beslut med anledning av medborgarförslag om återställande av bron över Jularboån visar på stora brister. Fritids- och teknikförvaltningens och tillika fritids- och teknikstyrelsens förslag till en tekniskt, kvalitativt och säkerhetsmässigt bra bro beräknades kosta tkr. Fritids- och teknikstyrelsens ordförande lanserade till kommunstyrelsens beredning ett eget, alternativt förslag till en kostnad om 40 tkr. Det kan ifrågasättas om inte det redan i samband med kommunstyrelsens och fullmäktiges handläggning borde ha stått klart att det alternativa förslaget inte vilade på en realistisk grund. I vart fall blev detta uppenbart kort därefter. Fullmäktige borde ha fått en omedelbar återrapportering om förhållandet så att fullmäktige kunde ha fattat ett nytt beslut om hur ärendet skulle hanteras. Så har inte skett. Fritids- och teknikstyrelsens ordförande har därefter engagerat sig i ärendet närmast som tjänsteman och inte bara letat fram en begagnad bro, utan också fattat beslut om inköp. Anmälan till nämnden om ordförandens åtgärd har dock inte skett. Inköpet av bron har skett med en brådska som vi inte finner motiverad och på ett underlag beträffande ekonomin som är uppenbart otillräckligt. Den samlade kostnad som nu kan bedömas innebär att fullmäktiges kostnadsram kommer att överskridas från 40 tkr till 850 tkr eller med drygt 2000 %. 2. Uppdraget KPMG har av kommunens revisorer fått i uppdrag att granska handläggningen av upphandling av bro över Jularboån. 3. Granskningens genomförande Granskningen har genomförts så att vi har gått igenom dokument i ärendet. Vi har också intervjuat ansvariga personer, fritids- och teknikstyrelsens ordförande, förvaltningens chef, förvaltningens utredningschef samt ansvarig för gatu- och vägunderhåll. 4. Bakgrund Under 2008 väcktes ett medborgarförslag om gång- och cykelväg mellan Nordanö skola och Lunds skola med prioritet att återställa den rivna bron över Jularboån. Förslaget innehöll tre etapper: Återställande av bro mellan Jularbo och Veddarsbo Säker gång- och cykelväg mellan Nordanö skola och Jularbo Säker gång- och cykelväg mellan Veddarsbo och Lunds skola Förslaget remitterades av kommunfullmäktige till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterade förslaget till fritids- och teknikstyrelsen, bildningsstyrelsen, kommunkansliet (Tillväxt Avesta) samt ungdomsrådet. 2

4 Ungdomsrådet tillstyrkte förslaget. Tillväxt Avesta konstaterar att förslaget skulle ge en överflyttning av gående och cykeltrafikanter från riksväg 68 och väg 707, vilket skulle vara positivt. Kostnaderna för investering, skötsel och drift bedöms med största sannolikhet komma att hamna hos kommunen, varför dessa får hanteras i kommande budgetdiskussioner. Bildningsstyrelsen anser att den föreslagna bron ur säkerhetssynpunkt skulle vara mycket välkommen, men konstaterar också att det tillkommer andra att utreda kostnader, konstruktioner och hur underhållet skall lösas. Fritids- och teknikstyrelsen anför i sitt yttrande bl a följande: Tekniska kontoret delar förslagsställarnas syn att en återmontering av bron avsevärt skulle förbättra trafiksäkerheten för oskyddade trafikanter mellan Veddarsbo och Jularbo, vilka är nu helt hänvisade till väg 707 och rv 68. I medborgarförslaget föreslås en bro anpassad för gång- och cykeltrafik. Om kommunen blir den som finansierar och uppför bron för allmänheten måste den uppfylla krav vad gäller belastningar, dimensionering, säkerhet och kvalitet vilket medför kostnader därefter. Kostnaden att uppföra en enklare gång- och cykelbro i limträ över Jularboån med en spännvidd på cirka 25 meter inkl brostöd m m kan uppskattas till 2,5 mkr. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige med anledning av medborgarförslaget bli följande: Medborgarförslaget tillstyrks eftersom alternativ lösning finns till en beräknad kostnad om ca 40 tkr. Fritid- och teknikstyrelsen verkställer uppdraget under år 2009 under förutsättning att kostnaden ryms inom fritids- och teknikstyrelsens ram. Kommunfullmäktige beslöt att tillstyrka förslaget vad avser etapp1 (återställande av bro över Jularboån och Veddersbo) samt att fritids- och teknikstyrelsen verkställer uppdraget under förutsättning att kostnaden ryms inom fritids- och teknikstyrelsens ram. Av kommunstyrelsens förslag framgår dock inte vad det alternativet innebär. Vi har dock inhämtat att förslagets upphovsman är fritids- och teknikstyrelsens ordförande och innebär att Jularboån skall förses med flytbryggor och inte en bro. Alternativet med en övergång av Jularboån via flytbryggor överges efter diskussioner inom förvaltningen då säkerheten bedömdes som för dålig. Någon anmälan till kommunfullmäktige att det uppdrag fullmäktige gett fritids- och teknikstyrelsen ges inte. I stället prövas andra vägar att lösa frågan om passage över Jularboån. Inget alternativ bedöms emellertid godtagbart. Under hösten 2009 hittar fritids- och teknikstyrelsens ordförande en annons på Blocket (internetsajt för köp och försäljning) vari tre begagnade broar utbjöds till försäljning. Säljare var Stockholms kommun som hade broarna upplagda i södra Stockholm. De kunde emellertid inte ligga kvar på platsen utan skulle omgående flyttas av en eventuell köpare, annars skulle broarna skrotas. Ordföranden uppdrog åt en tjänsteman inom förvaltningen att på plats i Stockholm göra en bedömning av broarnas skick. Så skedde Tjänstemannens bedömning var att broarna 3

5 var i mycket gott skick. Den längsta bron hade en spännvidd på 23,7 meter. För placering över Jularboån utan särskilda åtgärder behövde bron förlängas med totalt 8 meter. Ordföranden beslöt då att med stöd av delegation inköpa den längsta bron. Priset för bron var 100 tkr. Till detta kommer transport till Avesta som har uppgått till 8 tkr. Enligt delegationsbestämmelserna skall ett ordförande beslut av denna art anmälas vid nästa sammanträde. Så har inte skett. Inom förvaltning görs därefter med hjälp av geoteknisk konsult bedömningar om bron efter utfyllnad av åkanterna kunde användas i befintligt skick. Bedömningen blir att åbotten riskerar allvarliga skador om utfyllnad av åkanterna görs, varför enda alternativet om bron skall användas över Jularboån är att förlänga den. Det kan noteras att någon alternativ användning av bron inte finns, utom att sälja bron. Inom förvaltningen sker fortsatta bedömningar av vilka åtgärder som krävs för att bron skall fungera i enlighet med syftet i medborgarförslaget. Den totala kostnaden beräknas till 850 tkr inkl inköp. Totalt upparbetade kostnader i dag är inklusive inköp, transport, geoteknisk undersökning mm 180 tkr. Fritids- och teknikstyrelsen handlägger frågan om bro över Jularboån Till grund för styrelsens handläggning finns en skrivelse från förvaltningen vari dels konstateras att de totala kostnaderna för att få bron färdig beräknas till 850 tkr, dels att dessa kostnader inte ryms inom nämndens budget utan förvaltningen bör få tilläggsanslag för att klara kapitalkostnaderna. Förvaltningens förslag till beslut: Föreslå fritids- och teknikstyrelsen godkänna investeringsansökan och föreslå kommunstyrelsen godkänna investeringsansökan med tilläggsanslag för ökade kostnader för gång- och cykelbron över Jularboån. Fritids- och teknikstyrelsen beslutar: Investeringsansökan gång- och cykelbro över Jularboån godkänns Investeringen ryms inom befintlig ram Återkommande rapportering ang projektet under kommande styrelsemöten Färdigställt Någon formell anmälan av ordförandebeslutet sker inte. Kommunstyrelsen har handlagt frågan Till grund för kommunstyrelsens handläggning ligger en skrivelse från kommundirektören. I skrivelsen finns en redogörelse för ärendet samt en notering att kommunrevisionen inlett en granskning av ärendet. Kommunstyrelsen beslutar: Ärendet remitteras till fritids- och teknikstyrelsen för upprättande av kostnadskalkyl för det totala investeringsprojektet Byggnation av bro över Jularboån där även kostnaden för geoteknisk undersökning ingår. Kostnadskalkylen skall redovisa vilka interna och externa kostnader som projektet omfattar. 4

6 Fritids- och teknikförvaltningen bedömer att den av kommunstyrelsen begärda kostnadskalkylen kan vara klar under april I avvaktan på beslut med anledning av denna vilar projektet. 5. Resultat av granskningen Vår granskning har gett vid handen att det kort efter att fullmäktige fattat sitt beslut om att återställa bron över Jularboån stått klart att det av fullmäktige tagna beslutet vilade på en grund som inte var realistisk. Det är uppseendeväckande att både kommunstyrelsen och fullmäktige uppenbarligen ansett att det till kommunstyrelsen av fritids- och teknikstyrelsens ordförande lanserade alternativet skulle vara ett fullgott alternativ till medborgarförslaget med återställande av bron. Det alternativa förslaget innebar ju en kostnadssänkning med över 98 % mot förslaget från fritidsoch teknikstyrelsen. En sådan kostnadssänkning borde ha framstått som osannolik och resulterat i en mycket bra förklaring. Någon sådan ges inte. Fullmäktiges beslut var alltså inte möjligt att verkställa varken inom den anvisade kostnadsramen eller till sitt syfte. Fullmäktige borde därför omgående ha fått en rapport om förhållandet, så att fullmäktige kunde tagit ställning till om projektet skulle fullföljas till en helt annan kostnad eller om projektet skulle läggas ner. Det som sker är istället att fritids- och teknikstyrelsens ordförande går in i något som närmast kan beskrivas som en tjänstemannaroll och letar upp en begagnad bro som skall säljas av Stockholms kommun. Ordföranden fattar också beslut om inköp av bron efter att ha skickat en tjänsteman att bedöma brons skick. Vid inköpstillfället kan det i och för sig anses råda viss brådska eftersom Stockholms kommuns tekniska förvaltning av miljömyndigheten ålagts att snarast flytta bron. Men sedan fullmäktiges beslut och till inköpet av bron har det förflutit nära fem månader. Det hade enligt vår uppfattning funnits mycket gott om tid att finna andra vägar att lösa frågan om bro över Jularboån och inte minst att ge fullmäktige möjlighet att pröva frågan på nytt då förutsättningarna för fullmäktiges beslut brustit. Vi bedömer det också som mycket sannolikt att Stockholms kommun kunde ha haft förståelse för att en annan kommun kunde ha behövt ett visst rådrum för nödvändiga beslut om inköp av bron. Vi noterar också att ordförandens beslut enligt gällande regler skulle ha anmälts till fritids- och teknikstyrelsen vid nästkommande sammanträde. Det finns fortfarande ingen sådan anmälan gjord. Vid inköpstillfället står det också klart att bron inte utan vidare kan användas för avsett ändamål utan vidare. Förutom kostnaderna för inköp av bron tillkommer kostnader om vilka det råder en betydande osäkerhet. Ärendets beredning är alltså otillräcklig. Huruvida den inköpta bron är en bättre affär än det av fritids- och teknikstyrelsen lanserade alternativet är vid inköpstillfället okänt. Redan när bron köps har fullmäktiges kostnadsram överskridits. Först nära fyra månader efter köpet står det klart att fullmäktiges ram om 40 tkr beräknas överskrida med 810 tkr eller styvt 2000 % enligt de kostnadsberäkningar som legat till grund för fritids- och teknikstyrelsens ansökan om investering. Vi noterar också att styrelsens förvaltning anser att den samlade investeringen på 850 tkr inte ryms inom ram. Styrelsen har dock beslutat att investeringen skall göras inom ram. Styrelsen torde inte ha sådana marginaler i sin budget att det utan vidare går att lägga in 850 tkr ytterligare. 5

7 Styrelsen borde i sitt beslut om att fullfölja återställandet av bro över Jularboån, ha redovisat konsekvenserna av sitt beslut. Avesta dag som ovan Mats Lundberg Kundansvarig Lars-Åke Lundqvist Projektansvarig 6