Verksamhetsmodellering för e-tjänster

Transkript

1 Verksamhetsmodellering för e-tjänster Verksamhetsutveckling och processdrivna e-tjänster Seminarium för Sambruk

2 Verksamhetsmodellering av e-tjänster E-tjänster är delar av verksamhetsprocesser Modellering av verksamhetsprocesser krävs för en genomtänkt design Modellering innebär att man gör ritningar över verksamheter Människors arbete IT-systemens funktioner och roller i verksamheten Detaljer har betydelse

3 Stegvist mer detaljerade Verksamhetsdefinition Samverkansgraf Handlingsgraf Interaktionstabell

4 Processer består av aktiviteter/handlingar Människor gör IT-system gör Människor och IT-system gör Detaljerad processanalys innebär handlingsanalys

5 Processer består av aktiviteter/handlingar Vad är en handling? Ett görande? Att göra - ett utförande Någon gör - en aktör/utförare Något blir gjort - resultat Något behövs för att göra - förutsättning

6 Handlingsexempel Trasiga skor Lagar [Skomakare] Lagade skor

7 Grundelement för handlingsbeskrivning Förutsättning Trasiga skor Handling [Utförare] Lagar [Skomakare] Resultat Lagade skor

8 Frågor vid handlingsanalys Vad behövs Trasiga skor Vad görs Vem gör Lagar [Skomakare] Vad blir gjort Lagade skor

9 Handlingsresultat - det som blir gjort av utförare Trasiga skor Lagar [Skomakare] Lagade skor Resultat Promenerar [Kund] Möjliga effekter

10 Handlingsgrafer - grundnotation Information Material Förutsättning för aktivitet (input) Handling [Utförare] Information Material Resultat av aktivitet (output)

11 Sekventiella handlingar i processer Godkända produkter Förflyttar [Truckförare + truck] Produkter i mellanlager Flödesbeskrivning Pålastar [Truckförare + truck] Pålastade produkter Transporterar [Chaufför + lastbil]

12 Användning handlingsgrafer Beskriva och analysera en verksamhetsprocesser genom de handlingar som utförs Skapa en bild över verksamhetens utförande med dess förutsättningar och resultat Klargöra verksamhetens handlingslogik Möjlighet att beskriva verksamheten på en mycket detaljerad nivå där varje enskild handling och dess egenskaper tydliggörs

13 Handlingsgrafer Möjliggör detaljerad och utförlig beskrivning av verksamhetsprocesser Sekventiell, flödesorienterad beskrivning Verksamhetshandlingar Aktiviteter Materialflöden Informationsflöden Aktörer (individ eller grupp) Andra utförare (artefakter) Aktiviteters förutsättningar (input) och resultat (output)

14 Handlingsgrafer Kartläggningsinstrument Hur ser terrängen ut? Behov av goda kartbilder Designinstrument Specificera framtida funktionalitet Ritningar behövs vid design av komplexa företeelser

15 Handlingsgrafer - möjliga tidslägen Är-läge analys av befintlig verksamhet Bör-läge analys och utformning av framtida verksamhet Borde-läge analys av hur en verksamhet borde fungera (t.ex utifrån något regelverk) Då-läge historisk analys av hur verksamhet har fungerat

16 Olika typer av verksamhetsmodellering Process som interaktion Samverkansgraf Översikt Interaktionsgraf Detaljerat Process som flöde Processgraf Översikt Handlingsgraf Detaljerat

17 Inköpsanmodan Produktkatalog Utförande av handling Aktiv verbform Beställer [Inköpare] GÖR Resultat av handling Substantivform Beställning GJORT

18 Ansöka om barnomsorg Personuppgifter Hushåll Inkomstuppgifter Hushåll Behov av plats i Barnomsorg [Vårdnadshavarare] Kommunens barnomsorgsutbud Identitetsuppgifter Logga in [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Studera utbud [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Personuppgifter Hushåll Granska & ev komplettera personuppgifter [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Inkomstuppgifter Hushåll Första ansökan Välja/ansöka om plats för barn [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Ansökan barnomsorg ELLER Ändra ansökan Inlagd ansökan barnomsorg Ändra ansökan om plats för barn [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Ändrad ansökan barnomsorg Uppdatera/distribuera ansökan Schema barnomsorg Ansökan barnomsorg Besluta om platser [Handläggare Verksamhetssystem] Granska [Handläggare] Placeringsförslag Ansökan barnomsorg Placeringserbjudande epost BO-4

19 Personuppgifter Hushåll Inkomstuppgifter Hushåll Behov av plats i Barnomsorg [Vårdnadshavarare] Kommunens barnomsorgsutbud Identitetsuppgifter Logga in [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Studera utbud [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Granska & ev komplettera personuppgifter [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Inkomstuppgifter Hushåll Första ansökan ELLER Personuppgifter Hushåll Välja/ansöka om plats för barn [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Ansökan barnomsorg

20 Ansökan barnomsorg Uppdatera/distribuera ansökan Schema barnomsorg Ansökan barnomsorg Besluta om platser [Handläggare Verksamhetssystem] Granska [Handläggare] Placeringsförslag Ansökan barnomsorg Placeringserbjudande epost BO-4

21 BO-3 Placeringserbjudande Placeringserbjudande epost Mottaga erbjudande [Vårdnadshavare Epostprogram] OM skilda vårdnadshavare Mottaga erbjudande [Vårdnadshavare2 Epostprogram] Placeringsförslag Länk till Etjänst- Barnomsorg Identitetsuppgifter Logga in [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Placeringserbjudande Granska erbjudande [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] ELLER Avvisa erbjudande [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Acceptera erbjudande [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Avvisat platserbjudande m orsak Uppdatera/distribuera svar Accepterad plats Uppdatera/distribuera svar Raderat placeringsförslag Avvisat platserbjudande m orsak Definitiv placering Accepterad plats Granska [Handläggare] Granska [Pedagog] Granska [Handläggare]

22

23 Placeringserbjudande Granska erbjudande [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] ELLER Avvisa erbjudande [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Acceptera erbjudande [Vårdnadshavare EtjänstBarnomsorg] Avvisat platserbjudande m orsak Uppdatera/distribuera svar Accepterad plats Uppdatera/distribuera svar Raderat placeringsförslag Avvisat platserbjudande m orsak Definitiv placering Accepterad plats Granska [Handläggare] Granska [Pedagog] Granska [Handläggare]

24 Processanalys genom handlingsgrafer Förstå hur befintliga processer fungerar Illustrera och klargöra problem och mål Identifiera ytterligare problem God grund för processdiagnos Utforma framtida processer Identifiera konsekvenser av föreslagna åtgärder Pröva åtgärder på papper ( skrivbordstest ) Klargöra hur IT-system ska fungera i framtida processer

25 Att arbeta med handlingsgrafer Åskådliggöra verksamhetsprocesser Grafisk illustration av aktiviteter, material- och informationsflöden Flexibel användning Välja nivå och omfång på beskrivningar Kontextuellt angreppssätt Uttrycksfullhet, tydlighet Verksamhetens funktionssätt (handlingslogik)

26 Handlingslogik Ordningsföljd mellan aktiviteter Parallellitet mellan aktiviteter Alternativa handlingar (beslutspunkter/val) Villkor för handlingars utförande Initierande handlingar Avbrytande handlingar

27 ALTERNATIV: Beslutspunkter för alternativa handlingar Tillverkade produkter Kontrollerar [Avsynare] OK FEL Godkända produkter Kasserade produkter

28 Villkor för handlingar Produkter i mellanlager Pålastar [Truckförare + truck] NÄR full lastbil Pålastade produkter Färdiglastat meddelande Färdigbehandlar [Förman <--> TranspIT]

29 Initiering av handlingar Godkända produkter Förflyttar [Truckförare + truck] Planerar [Förman] Produkter i mellanlager Pålastningsorder Pålastar [Truckförare + truck] Pålastade produkter

30 Möjligt ha hög beskrivningsprecision: Handlingars var, när, hur Plats Beställer Måndagar Telefon Beställning Tid Instrument (media, redskap)

31 START EV. Diskussion [Kund <--> Försäljare] START Broschyr på standardsortiment Kundönskemål (preciserat) Kundspecifik prislista Framtagning av offert [Försäljare] Offert Orderförfarande [Kund] Bedömning [Kund] ELLER Begäran om ny offert Ej order ELLER Order Lagersaldo Orderregistrering [Försäljare<--> OLF] SLUT ELLER Kan ej levereras OCH Order STDKUND-2 Reservation i lager (förändrat lagersaldo Signal om orderbekräftelse Avvisad order [Kund] 2 ggr/dag Utskrift orderbekräftelse [Kontorist + OLF] SLUT STDKUND-1 Orderbekräftelse Order [Kund] Varje lunch Uttag av plocklista [Lager<-->OLF] Plocklista Standardlager Återrapportering (Lager-->OLF] Fakturaunderlag Fakturering [Ekonomi] Faktura Transportfordon Kontextuellt angreppssätt Lastning [Speditör] Transport [Speditör] Levererade rör Utplock [Lager] Plockade rör ELLER Kapning [Lager] OM standardlängder Kapade rör Packning [Lager] Plocklista Rör (med (avsändn noteringar) ingslager) [Kund] Betalning [Kund] Erlagd betalning Registrering [Ekonomi] SLUT

32 Konnektorer för att koppla samman grafer Tillverkade produkter Tillverkning Kontrollerar [Avsynare] Godkända produkter OK FEL Förflyttar [Truckförare + truck] Godkända produkter Kasserade produkter Produkter i mellanlager Transport Pålastar [Truckförare + truck]

33 Olika typer av handlingsobjekt Faktura Information Uppackade varor Material Kundinbetalningar Sluten information Montör Person Kundkännedom Kunskap Icke tecknat avtal Icke-objekt

34 Icke-objekt Offert Granska [Kund] Begäran av ny offert Ej order Order För att förstå handlingslogiken

35 Lagerobjekt Avtalsarkiv Informationslager Datalager Artikeldatabas Färdigvarulager Materiallager Lagerobjekt = handlingsobjekt som sparas/förvaras över tiden för att senare användas i något visst syfte. Lagerobjekt har en mer permanent karaktär än övriga handlingsobjekt.

36 Beskrivning av IT-system i handlingsgrafer Kontextuell processbeskrivning IT-handlingar på rätt plats i processen IT-system som utförare Information till och från IT-system Sluten Öppen Lagrad Olika användningssituationer Interaktion Input (formulering) Output (läsning) Efterföljande handlingsstöd (succedent)

37 IT-system som utförare Färdiglastat meddelande Färdigbehandlar [Förman <--> TranspIT] Fraktsedlar Transportdatabas Transportdatabas Transportavisering

38 Interaktiv handlingssituation Kundorder Registrera order [Försäljare <--> OrderIT] Orderbekräftelse Tillägg i orderbok

39 Formuleringshandling Avprickad plocklista Rapportera uttag [Lagerarbetare --> OrderIT] Input Förändrat lagersaldo

40 Läshandling Orderstatistik Granska orderstatistik [OrderIT --> Försäljningschef] Output

41 Automatisk IT-handling Orderbok Beräkna statistik [OrderIT] Orderstatistik

42 Succedent handling Orderbok Selektera [Förman <--> OrderIT] Varor i lager Plocklista Handlingsstöd för Plocka ut [Lagerarbetare] efterföljande handling Utplockade varor

43 Kundorder Orderbekräftelse Orderformulär Registrera order [Försäljare <--> OrderIT] Tillägg i orderbok Interaktiva dokument syns ofta inte i handlingsgrafer

44 Process som interaktion Process som flöde Leverantör Kund Erbjuda Förfråga Lova Förslag Beställa Överenskommelse Leverera Betala Fullföljande Berömma Berömma Kräva Värdering Kräva Fokus på koordination Uppdragsprocessen Fokus på förädling Transformationsprocessen Hur beskriva processer?

45 Process som interaktion kan vecklas ut till process som flöde

46 Process som flöde kan vecklas ihop till process som interaktion

47 Process som interaktion Process som flöde Leverantör Kund Erbjuda Förfråga Lova Förslag Beställa Överenskommelse Leverera Betala Fullföljande Berömma Berömma Kräva Värdering Kräva Fokus på koordination Transformation sällan särskilt tydlig Ofta fokus på transformation Koordination kan beskrivas i flöde som då blir utförligt Två kompletterande beskrivningsperspektiv

48 Process som interaktion Process som flöde Leverantör Kund Erbjuda Förfråga Lova Förslag Beställa Överenskommelse Leverera Betala Fullföljande Berömma Berömma Kräva Värdering Kräva Fokus på koordination Transformation sällan särskilt tydlig Samverkansgraf Ofta fokus på transformation Koordination kan beskrivas i flöde som då blir utförligt Handlingsgraf

49 Resurser Datorstöd Mallar för MS Visio Flowcharter Egenutvecklat verktyg: Trampolin Notationsbeskrivning Allt kan laddas ner från