Ledarhandbok för DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

Transkript

1 Ledarhandbok för DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP Inkluderar CD-ROM 242-SV (309)

2 Det här är 2009 års utgåva av Ledarhandbok för distriktsseminariet om medlemskap (242). Den är avsedd för distriktsseminarier om medlemskap som äger rum under Rotaryåren , och Informationen i denna publikation baseras på Rotary Internationals enhetliga grundlag, de rekommenderade stadgarna för Rotaryklubbar, Rotarys policysamling samt Rotary Internationals grundlag och stadgar. Se dessa resurser för exakta riktlinjer. Ändringar i dessa dokument, som beslutas av lagrådet eller RI-styrelsen, gäller framför policy som anges i den här handboken. Denna ledarhandbok har skapats av RI:s avdelning för ledarskapsutbildning. Om du har frågor eller kommentarer, skicka dessa till: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA E-post: [email protected] Telefon: Fax:

3 Innehåll Planering och organisation 1 Syfte med distriktsseminariet om medlemskap 1 Logistik 2 Program 4 Utbildning för studieledarna 5 Så använder du ledarhandboken 5 Så använder du studiematerialet 6 Utvärdering 8 Studiepass Inledande plenarmöte 13 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 15 Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap 35 Rundabordsdiskussioner 43 A: Alumni 45 B: Fortlöpande utbildning 46 C: Mångfald bland klubbens medlemmar 47 D: Information till nya medlemmar 48 E: Yngre generationer 49 F: Serviceprojekt 50 G: Sponsring av en ny klubb 51 Avslutande plenarmöte 53 Planerings- och organisationsdelen i den här ledarhandboken är avsedd för den som organiserar mötet. Förutom logistisk information ger den vägledning om hur man kan använda anvisningarna för studiepassen, som bör kopieras och delas ut till varje studieledare. Avsnittet om studiepassen innehåller anvisningar för två studiepass och frågor för sju rundabordsdiskussioner. Anvisningarna för studiepass och frågorna för rundabordsdiskussioner bör delas ut till berörda studieledare.

4

5 Planering och organisation Ledarhandboken för distriktsseminariet om medlemskap tillhandahåller den information som behövs för att sammankalla ett distriktsseminarium om medlemskap enligt de riktlinjer som RI-styrelsen rekommenderar. Ledarhandboken trycks på nio språk och skickas till alla distrikt i hela Rotaryvärlden. Förutom i denna tryckta version finns handboken också på den medföljande CD-ROM-skivan. Elektroniska versioner av bilderna som hör till finns med på skivan så att du kan anpassa bilderna till ditt distrikt och förse dem med distriktets särskilda nummer. Dessa bilder kan användas med en LCD-projektor eller skrivas ut. För allmän utbildning och logistisk information om distriktsmöten, se District Training Manual (246). För information om medlemsutveckling, kontakta din regionala RI-samordnare för medlemskap. Syfte med distriktsseminariet om medlemskap Rotary International behöver en växande och stabil medlemsbas för att kunna svara på det ökande behovet av frivilliginsatser i hela världen och säkerställa kontinuiteten i varje enskild klubb. Syftet med distriktsseminariet om medlemskap är att ge klubb- och distriktsledarna möjlighet att stödja klubbar och distrikt i deras ansträngningar att behålla och öka antalet medlemmar. Seminariet, som hålls kring medlemsfrågor med anknytning till distriktet, bygger på distriktssamrådet, under vilket klubbledarna lär sig om sina uppgifter och åligganden, målsättningar och hur man skapar team. DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 1

6 Distriktsseminariet om medlemskap bör till diskussion ta upp frågor som distriktet möter i samband med: Medlemskapets betydelse Medlemsvård Rekrytering Bildandet av nya klubbar Resurser Logistik RI-styrelsen rekommenderar att distriktsseminariet om medlemskap hålls en halv eller en hel dag i april eller maj, direkt efter distriktssamrådet. Deltagare Seminariedeltagarna omfattar: Kursdeltagare Tillträdande klubbpresidenter Tillträdande ledamöter i klubbkommittéer för medlemskap Tillträdande ledamöter i distriktskommittén för bildande av nya klubbar PR Rotary Foundation program Biträdande guvernörer Nominerade distriktsguvernören Tidigare deltagare i RI:s och Foundations program Alla andra intresserade rotarianer Tillträdande distriktsguvernören (som ansvarar för programmet som helhet) Medlemmar i distriktsutbildningskommittén (ansvariga för seminariets utbildningsaspekter) Tillträdande medlemmar i distriktskommittén för medlemsutveckling (ansvarar för planering och genomförande av seminariet) Seminariets utbildningsteam (ansvarar för att leda gruppdiskussionerna) RI:s regionala samordnare för medlemskapet (Regional Membership Coordinators - RRIMCs) Kvalificerade förutvarande distriktsguvernörer Andra erfarna rotarianer, som t.ex. distriktsordföranden för PR, distriktsordföranden för Rotary Foundation och distriktsordföranden för programkommittéer; den regionala samordnaren för Rotary Foundation samt samordnaren för tidigare Rotary Foundationstipendiater 2 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

7 PR för seminariet Deltagande i distriktsseminariet om medlemskap är frivilligt rotarianerna måste självmant vilja delta. Distrikten måste själva besluta om de vill göra PR för seminariet bland alla intresserade eller rikta sig till de rotarianer som har ledaruppgifter som är inriktade på medlemskap. Beakta följande frågor: Allmän PR Försäkra dig om att seminariet innehållsmässigt inriktar sig på deltagarnas behov och på intressena hos rotarianerna i distriktet. Gör PR för programmet så att rotarianerna vet vad de kan vänta sig och förstår hur de kan ha nytta av det. Förlägg seminariet till en tid och plats som passar distriktet. Gör det möjligt för alla intresserade rotarianer att delta. Gör PR för seminariet som ett möte i anslutning till distriktssamrådet. Lägg upp PR-material, inklusive kontaktinformation, på distriktets hemsida. Inkludera information om seminariet i guvernörens månadsbrev. Gör det möjligt för deltagare att anmäla sig till seminariet på formuläret för anmälan till distriktssamrådet. Bjud in utvalda rotarianer Sätt upp en lista över alla kvalificerade rotarianer i distriktet genom att be biträdande guvernörer och tillträdande klubbpresidenter namnge klubbmedlemmar som är ansvariga för medlemskap under året som kommer. Skicka inbjudan och anmälningsinformation till dessa rotarianer minst två månader i förväg. Skicka påminnelse när seminariedagen närmar sig. Låt de biträdande guvernörerna följa upp med personliga telefonsamtal eller e-post. DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 3

8 Program Den här ledarhandboken har tagits fram för att användas som stöd för att leda de studiepass/diskussionsgrupper som ingår i programexemplet nedan. Detta omfattar 4,5 timmar. Från kl. Till kl. Lämplig tid Programpunkt 30 min. Registrering 30 min. Inledande plenarmöte 90 min. Diskussionssession 1: Plan för medlemsutveckling under året 30 min. Diskussionssession 2: Offentlig image och medlemskap 30 min. Rundabordsdiskussioner: Tidigare deltagare i RI:s och RF:s program Fortlöpande utbildning Mångfald bland klubbens medlemmar Information till nya medlemmar Yngre generationer Serviceprojekt Sponsring av en ny klubb 30 min. Rundabordsdiskussioner: Samma ämnen 30 min. Avslutande plenarmöte Anpassa programmet efter distriktets behov och låt förflyttning, pauser och kanske måltidsuppehåll ingå. Om inslag tillkommer, se till att ta fram anvisningar för studiepass till hjälp för studieledarna som ska genomföra dem. Här är några förslag när du utformar programmet: Öka intresset för ämnena hos deltagarna genom att belysa frågorna med exempel som är specifika för distriktet. Använd utbildningsmetoder som är kulturellt lämpliga. Gör programmet intressantare genom att variera presentationstekniken, med hjälp av paneldiskussioner, audiovisuella hjälpmedel och gruppaktiviteter (se Interaktiva aktiviteter på sid. 7.) Använd de resurser som finns för information som gäller region och distrikt, som till exempel: Sektionen Medlemskap på som innefattar resurser, bästa metoderna för medlemsutveckling och statistik över medlemsantalet i världen, regionalt och på distriktsnivå Medlemsrapporter på Medlemswebben på Positiv medlemsutveckling tips och resurser (417) med regionssupplement Resultat från distrikts- och klubbenkäter Regional medlemskapssamordnare för Rotary International 4 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

9 Utbildning för studieledarna De studieledare som valts ut för att underlätta diskussionerna har förmodligen erfarenhet inom olika områden. Att utbilda studieledarna för att underlätta diskussionerna säkerställer att de förmedlar samma information och utbildning. Distriktsinstruktören bör om möjligt planera och genomföra deras utbildning minst två veckor före distriktsseminariet om medlemskap. Utbildningen ska ta upp hur man leder en diskussionsgrupp och ge studieledarna möjlighet att öva sig i att leda en diskussionsgrupp (se kapitel 3 i District Trainer s Manual (246) för ytterligare information). Dela ut följande material till studieledarna: Innan seminariet Så använder du ledarhandboken (sid. 5-7) Vägledning för de studiepass de leder Ett exemplar av seminarieprogrammet Under seminariet Bilder och material att dela ut för de studiepass de leder Blädderblock och markeringspennor i förekommande fall Så använder du ledarhandboken Den här ledarhandboken förser studieledarna med ett ramverk för undervisningen så att de kan hantera av RI-styrelsen rekommenderade ämnen. Den tar inte upp regionala frågor och kan inte ersätta den lokala kunskap om och erfarenhet av Rotary som den enskilde studieledaren erbjuder deltagarna. Studieledarna uppmuntras att skräddarsy sina studiepass efter egen kompetens och sakkunskap så att de kan erbjuda klubbarna i distriktet ett relevant program. De elektroniska versionerna av handboken och bilderna finns som hjälp vid anpassning av programmet. Innan du använder bilderna ska du förse dem med distriktets nummer och anpassa dem på ett för ditt distrikt lämpligt sätt. Kanske vill du lägga till foton av aktiviteter och projekt i distriktet. Information om regionala angelägenheter och trender hittar du under rubriken Medlemskap på Den här handboken innehåller tre sorters anvisningar för studiepass: 1. Plenarmöten använder föredrag och audiovisuella presentationer för att ge samtliga deltagare inspirerande och motivationsförstärkande information. Samtalsledda gruppdiskussioner 2. med deltagare i varje grupp. Gruppen har en studieledare som fungerar som moderator och använder frågor för att vägleda samtalet. Denna metod uppmuntrar deltagarna att dela med sig av egen kunskap och erfarenhet och lära av kamraterna. Studieledarna bör förhålla sig flexibla, låta gruppdiskussionerna flyta DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 5

10 naturligt och se till att diskussionsämnet täcks. Vidare information om diskussioner med samtalsledning finns i District Trainer s Manual. 3. Rundabordsdiskussioner mellan färre än 10 deltagare är informella samtal om givna ämnen. Metoden ger deltagarna fler alternativ att välja bland och stimulerar deltagandet. Förse varje rundabordssamtal med rätt blad med diskussionsfrågor. Diskussionsfrågor bör tas fram för regionala ämnen som distriktet vill lägga till. Med detta upplägg fungerar studieledaren mera som resurs än som ledare. Så använder du studiematerialet Diskussionsfrågor Diskussionsfrågor är exempel på frågor som studieledarna kan ställa till deltagarna för att uppmuntra till diskussion om nyckelbegrepp. Huvudpunkter Huvudpunkter är koncisa uttalanden som kan hjälpa studieledarna att framhäva viktiga begrepp. Punkterna bör tas upp med gruppen. Studieledarna uppmuntras att formulera dessa punkter med egna ord. Kommentar till studieledaren Kommentar till studieledaren innehåller information, förslag och anvisningar som kan hjälpa studieledarna att leda studiepasset. Bildnoter Bildnoter i texten signalerar till studieledaren att huvudpunkter kan illustreras med en bild. Bilderna till den här ledarhandboken finns på en tillhörande cd-rom och kan modifieras efter distriktets behov (kan också laddas ner från Noter om arbetsblad att dela ut Noter om arbetsblad för utdelning är en signal till studieledaren att hänvisa till arbetsblad som delas ut i samband med studiepasset. Arbetsbladen finns tryckta i slutet av studiepassanvisningarna. Studieledarna bör dela ut kopior av dessa i början av studiepasset. 6 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

11 Interaktiva aktiviteter Studieledarna kan välja att inkludera interaktiva aktiviteter i studiepassen för att behålla deltagarnas uppmärksamhet och intresse. Interaktiva aktiviteter skapar en stämning som gör det möjligt för deltagarna att uttrycka sina idéer och tillämpa det de lärt sig under studiepasset. En balans mellan diskussioner med samtalsledning och interaktion är bästa sättet att få deltagarna att komma ihåg studiepassets innehåll. Studieledarna kan låta följande eller liknande aktiviteter ingå i sina studiepass: Lära känna varandra Deltagarna berättar något om sig själva och om ett visst ämne för att bekanta sig med varandra och för att börja fundera över studiepassets ämne. Om deltagarna inte känner varandra skapar den här aktiviteten en bekvämare inlärningsmiljö som uppmuntrar deltagande. Tänk, bilda par, berätta Med den här aktiviteten tänker deltagarna var och en för sig över en fråga, diskuterar den med en partner och berättar sedan för hela gruppen om det finns tid för detta. På detta sätt får alla möjlighet att yttra sig och deltagarna uppmuntras att säga vad de tycker och tänker. Röstning Deltagarna kan på en lista över ämnen ange vilka de föredrar genom att bocka för ett eller två som de är mest intresserade av. Med denna aktivitet kan studieledaren snabbt ta reda på deltagarnas önskemål. Små grupper Genom att dela in deltagarna i små grupper för att diskutera ett ämne ökar man dialogen och inkluderar rörelse i studiepasset. Deltagarna kan grupperas slumpmässigt genom att nummer delas ut eller baserat på ett gemensamt intresse, som t.ex. en hobby. Grupper på tre till fem personer rekommenderas. Rollspel Deltagarna tilldelas roller som de spelar för att lägga fram en specifik idé eller situation. Denna strategi fungerar bäst i små grupper där deltagarna inte känner sig hämmade. Avslutande aktivitet I slutet av studiepasset funderar deltagarna på en ny sak som de lärt sig och en åtgärd som de kommer att utföra på grund av det de lärt sig. Denna aktivitet låter deltagarna reflektera över vad de lärt sig och planera hur de ska omsätta detta till verklighet. DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 7

12 Utvärdering Utvärdering ger dem som organiserat mötet möjlighet att bedöma starka och svaga sidor i seminariet och använda den informationen för att förbättra framtida utbildningsseminarier. Anslå tillräckligt med tid för deltagarna att fylla i utvärderingarna. Ett exempel finns på sid och kan anpassas efter behov. Studieledarna bör utvärdera innehållet och logistiken i utbildningen de fått och hur pass effektivt denna förberett dem för deras roll vid seminariet. Mallformuläret för utvärdering på sidorna ska användas efter att studieledarna slutfört alla studiepass vid seminariet så att de kan utvärdera både den utbildning de själva fått och distriktsseminariet om medlemskap. Anpassa exemplet på utvärderingsformuläret efter behov. Den tillträdande guvernören bör ta del av utvärderingsresultatet. Den nominerade guvernören och den efterträdande ordföranden i distriktskommittén för medlemsutveckling bör också få ett exemplar. De insamlade uppgifterna används endast på distriktsnivå. 8 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

13 Utvärdering: Deltagare i distriktsseminariet om medlemskap Vi värdesätter den tid och eftertanke du ägnar åt att besvara nedanstående frågor. Din feedback är mycket viktig för att vi ska kunna mäta framgången i våra utbildningsmetoder och hjälper oss att förbättra kommande seminarier. Uppgifter om deltagaren Ange den funktion du kommer att ha under Rotaryåret som kommer. Klubbpresident Klubbsekreterare Ledamot i klubbstyrelse Ordförande i klubbkommitté Ledamot i klubbkommitté Biträdande guvernör Ordförande i distriktskommitté Ledamot i distriktskommitté Annan: Program Gradera din kunskapsnivå när det gäller följande ämnen: ÄMNE INNAN SEMINARIET EFTER SEMINARIET Medlemsvård Rekrytering Klubbens bedömningsverktyg Offentlig image Distriktets medlemstrender Planering för kommande år Annat: Ingen kännedom Lite kännedom Stor kännedom Ingen kännedom Lite kännedom Stor kännedom Gradera följande påståenden: Plenarsessionernas talare var motiverande. Studieledarna ledde gruppdiskussionerna på ett bra och effektivt sätt. Undervisningsmetoderna var tillräckligt omväxlande under utbildningen. Bilderna som användes i studiepassen förbättrade den allmänna inlärningsupplevelsen. Ämnena som gruppdiskussionerna tog upp var relevanta för mig som ledare. Gruppen diskuterade praktiska idéer som jag vill använda. Instämmer Instämmer delvis Instämmer inte riktigt Instämmer inte Ej tillämpligt DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 9

14 Logistik Gradera följande påståenden: Jag fick meddelande om distriktsseminariet om medlemskap i god tid. Jag fick all information som behövdes i anmälningsutskicket. Dagen för seminariet passade bra. Platsen för seminariet passade mig bra. Instämmer Instämmer delvis Instämmer inte riktigt Instämmer inte Ej tillämpligt Räkna upp eventuella ämnen som borde ha funnits med vid distriktsseminariet om medlemskap. Ytterligare kommentarer eller förslag: Jag skulle vilja få information om: Namn (frivillig uppgift): Klubbens namn (frivillig uppgift): Kontaktinformation (frivillig uppgift): Tack för att du fyllde i utvärderingsformuläret. 10 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

15 Utvärdering: Studieledare vid distriktsseminariet om medlemskap Ditt perspektiv som studieledare på den utbildning du fått, programmet för distriktsseminariet om medlemskap och studiematerialet, är ovärderligt. Dina synpunkter hjälper till att förbereda seminariet nästa år. Tack än en gång för din medverkan och dina kommentarer om årets seminarium. Gradera följande påståenden: Instämmer Instämmer delvis Utbildningspasset för studieledare varade lagom länge. Jag hade tillräckligt med tid att förbereda mig för distriktsseminariet om medlemskap. Studiematerialet i Ledarhandboken för distriktsseminariet om medlemskap var lätt att använda. Tiden som anslogs för vart och ett av studieämnena var tillräcklig. Om tiden var otillräcklig för något/några ämne(n), ange vilket/vilka nedan. Instämmer inte riktigt Instämmer inte Ej tillämpligt Deltagarna i de diskussionspass jag ledde var väl förberedda för att diskutera de ämnen som togs upp. Ämnena täcktes tillräckligt under varje pass. Det förberedda studiematerialet var effektivt i min gruppdiskussion. Deltagarna i de diskussionspass jag ledde förstod studiematerialet de fick. Deltagarna ställde frågor som inte omfattades av studiematerialet. Utformningen av studiematerialet bidrog till delaktighet. Bilderna bidrog positivt till deltagarens inlärningsupplevelse. Arbetsbladen bidrog positivt till deltagarens inlärningsupplevelse. DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP 11

16 Gradera följande påståenden: Rummen för gruppdiskussioner var tillräckligt stora. Dagen för seminariet passade bra. Platsen för seminariet passade mig bra. Instämmer Instämmer delvis Instämmer inte riktigt Instämmer inte Ej tillämpligt Räkna upp eventuella ämnen som borde ha funnits med vid distriktsseminariet om medlemskap. Hur skulle distriktsseminariet om medlemskap kunna förbättras? Övriga kommentarer: Tack för att du fyllde i utvärderingsformuläret. 12 DISTRIKTSSEMINARIET OM MEDLEMSKAP

17 Inledande plenarmöte (30 minuter) Öppningsmötet för hela församlingen vid distriktsseminariet om medlemskap ger distriktsguvernören tillfälle att anslå tonen för seminariet. Det bör fungera som ett ramverk för att informera, motivera och inspirera deltagarna under dagen. Öppningstalet bör omfatta följande huvudpunkter tillsammans med tillhörande bilder. Material Bild 1-3 Välkommen till seminariet om medlemskap i distrikt XXXX Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 1 1 Distriktets medlemsskapsmål Räkna upp ditt distrikts mål för året Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 2 Seminariets syfte och ändamål Bild 1 Förklara hur distriktsseminariet om medlemskap är ett tillfälle att diskutera särskilda medlemsfrågor som distriktet och klubbarna möter och utveckla strategier för att ta itu med dem. Förklara hur ett ökat medlemsantal i distriktet ger resultat i form av ökad service och kamratskap inom Rotaryklubbarna, distriktet och RI. Distriktets målsättning Bild 2 Ge en överblick över distriktets målsättning när det gäller medlemskap medlemsvård, rekrytering och bildande av nya klubbar. Presentera distriktets ledare som kommer att stödja klubbarna i deras insatser för medlemsutveckling (tillträdande distriktskommittéer för medlemsutveckling, utbredning, PR och biträdande guvernörer). Inledande plenarmöte 13

18 Medlemstrender för klubbar Räkna upp medlemstrender för distriktet, regionen och världen. (Se för aktuell statistik.) Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 3 Medlemstrender för klubbar Bild 3 Redovisa medlemsstatistik för RI internationellt, regionalt och för distriktet i fråga om klubbstorlek, kön, ålder och ämbetsperiod. Statistik finns under rubriken Medlemskap på Gör en lista över de medlemsfrågor som klubbarna i distriktet möter och hur distriktets ledare kommer att stötta klubbarna. Logistik Ge en kort översikt över dagsprogrammet inklusive pauser och eventuellt måltidsuppehåll. Förklara logistiken för gruppdiskussioner och rundabordsmöten. 14 Inledande plenarmöte

19 ANTECKNINGAR Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året (90 minuter) Studiemål I slutet av det här studiepasset kan deltagarna: 1. Förstå hur man använder klubbens bedömningsverktyg 2. Skapa en preliminär plan för medlemskapsutveckling Studiepassets innehåll Hälsa välkommen och förklara studiemålen Klubbens bedömningsverktyg Din plan för det kommande året Repetition 5 minuter 60 minuter 20 minuter 5 minuter Material Bilder 4. Studiepass 1 Plan för medlemsutveckling under året 5. Studiemål 6. Mål för medlemstillväxten i Rotary Club of Harbor Town 7. Demografiska grupper 8. Studiemål Arbetsblad 1. Sammanfattning 2. Klassifikationsenkät för Rotary Club of Harbor Town 3. Bedömning av medlemmarnas mångfald minuters medlemsundersökning 5. Analys av medlemmarnas belåtenhet 6. Plan för medlemsutveckling Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 15

20 Kommentarer till studieledaren För information om hur du leder det här studiepasset och en lista över interaktiva aktiviteter, se Hur man använder studiematerialet. Denna guide visar bara vilka huvudpunkter som bör inkluderas. Gå igenom denna och anpassa studiepasset till din publik genom att inkludera exempel som är relaterade till ditt distrikt där detta är lämpligt. Där du ser denna symbol bör du överväga att inkludera en interaktiv aktivitet. Du kan hitta aktuell Rotaryinformation och publikationer på Positiv medlemsutveckling tips och resurser (417) och Klubbens bedömningsverktyg (endast på webben) är de främsta RI-resurserna för medlemsutveckling. Det kan vara en bra idé att dela ut kopior av dessa två publikationer. ANTECKNINGAR Hälsa välkommen och förklara studiemålen (5 minuter) till Visa bild 4 Studiepass 1 Plan för medlemsutveckling under året Kommentarer till studieledaren Klubbar på olika ställen i världen tar itu med medlemsutveckling på väldigt olika sätt. Om verktygen i detta studiepass inte är lämpliga att använda på din ort eller inte uppfyller behoven för klubbarna i ditt distrikt kan du anpassa dem så att de blir mer relevanta, eller använda andra resurser. Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 4 1 Använd statistik över medlemsantal som finns på Medlemswebben samt på Presentera dig för deltagarna och förklara din roll som studieledare. 16 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

21 Föreslå riktlinjer för gruppen för att diskussionerna ska bli så effektiva som möjligt, som t.ex. att man turas om att prata och glöm inte att tala om att alla synpunkter är välkomna och accepteras. Informera också om mobiltelefoner får användas eller ej. ANTECKNINGAR Hänvisa deltagarna till sammanfattningen av studiepasset (arbetsblad 1) och rekommendera dem att göra anteckningar. Överväg att inleda studiepasset med en Lära känna varandra -aktivitet som är relaterad till studiepassets ämne. Gå igenom studiepassets mål med deltagarna. Visa bild 5 Studiemål Hänvisa till arbetsblad 1 Sammanfattning av studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året Studiemål Förstå hur man använder klubbens bedömningsverktyg. Skapa en preliminär plan för medlemskapsutveckling. Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 5 2 Huvudpunkter Under utbildningsseminariet för tillträdande klubbpresidenter och distriktssamrådet, bör klubb-och distriktsledarna ha satt upp mål för medlemstillväxt med hjälp av Planeringsvägledning för effektiva Rotaryklubbar. För att uppnå dessa mål behöver klubbarna och distrikten både rekrytera nya medlemmar och behålla befintliga medlemmar. Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 17

22 ANTECKNINGAR Klubbens bedömningsverktyg (60 minuter) till Kommentarer till studieledaren Tala om för deltagarna att de kommer att hjälpa Rotary Club of Harbor Town att fastställa hur man ska kunna uppnå sitt mål för medlemstillväxt, som är att ha 60 medlemmar senast 30 juni. Detta innebär en ökning på 20 procent jämfört med nuvarande antal medlemmar som är 50. Förklara att klubben, för att kunna uppnå detta mål, antingen måste rekrytera 10 nya medlemmar och se till att ingen lämnar klubben, eller rekrytera 15 nya medlemmar om man räknar med att omkring 5 medlemmar lämnar klubben varje år. Visa bild 6 Mål för medlemstillväxten i Rotary Club of Harbor Town Hur bör Rotary Club of Harbor Town planera för att uppnå detta mål? Mål för medlemstillväxten i Rotary Club of Harbor Town 60 medlemmar senast 30 juni 50 befintliga medlemmar 5 medlemmar lämnar klubben varje år Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 6 Huvudpunkter I Positiv medlemsutveckling tips och resurser och åtföljande Klubbens bedömningsverktyg, tillhandahåller RI resurser och föreslag på klubbaktiviteter som inriktar sig på att dra till sig potentiella medlemmar och fastställer hur man får befintliga medlemmar att engagera sig. För att planera en rekryteringsstrategi måste klubben identifiera vilka demografiska grupper de befintliga medlemmarna kommer ifrån så att man kan hitta nya medlemmar som inte är representerade i klubben och som kommer att göra klubben mer dynamisk. 18 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

23 Kommentarer till studieledaren Avsätt 10 minuter till denna aktivitet. ANTECKNINGAR Låt deltagarna arbeta i grupper på fyra till sex personer per grupp för att fylla i arbetsbladet med Rotary Club of Harbor Towns klassifikationslista och deras egen hemort som referens. Använd ett blädderblock för att skriva upp de tre främsta klassifikationerna från varje grupp. Hänvisa till arbetsblad 2 Klassifikationsenkät för Rotary Club of Harbor Town Vilka demografiska grupper bör Rotary Club of Harbor Town leta efter? Hur kan klubben kontakta personer som finns i dessa yrkesgrupper för att hitta potentiella medlemmar? Huvudpunkt Medlemmar med olika yrken, ålder, kön, religion och från olika etniska grupper, ger en bredare kunskap, fler kontakter i samhället och fler intressen i klubben. Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 19

24 ANTECKNINGAR Kommentarer till studieledaren Avsätt 10 minuter till denna aktivitet. Förklara att även om deltagarna känner till vilka yrkesgrupper som klubben bör inrikta sig på, behöver de identifiera andra demografiska grupper som Rotary Club of Harbor Town bör överväga när man rekryterar nya medlemmar. Låt deltagarna arbeta i grupper om fyra till sex personer för att fylla i arbetsbladet med hjälp av den demografiska information som tillhandahålls. Använd ett blädderblock för att notera den demografiska profilen för potentiella medlemmar i Rotary Club of Harbor Town. Visa bild 7 Demografiska grupper Demografiska grupper Rotary Club of Harbor Town Rotary Club of Harbor Yrkesarbetande på orten Town Genomsnittlig ålder Hänvisa till arbetsblad 3 Bedömning av medlemmarnas mångfald Kön 85 % män; 15 % kvinnor Etniska grupper 90 % européer; 10 % latinamerikaner Religion 50 % katoliker; 50 % protestanter 50 % män; 50 % kvinnor 60 % européer; 30 % afrikaner; 20 % latinamerikaner 40 % katoliker; 30 % protestanter; 20 % muslimer; 10 % övriga Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 7 Förutom yrkesgrupper, vilka andra demografiska grupper bör Rotary Club of Harbor Town fokusera på när man letar efter potentiella medlemmar? Hur kan klubben kontakta personer i dessa underrepresenterade demografiska grupper? 20 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

25 Huvudpunkter Den 25-minuters medlemsundersökningen hjälper klubbarna att utveckla en databas med potentiella kvalificerade kandidater som man kontakta. ANTECKNINGAR Undersökningen väcker också medvetenhet bland klubbmedlemmarna att de interagerar med potentiella medlemmar varje dag och att de bör rekrytera dessa. Hänvisa till arbetsblad 4 25-minuters medlemsundersökning När skulle det vara ett bra tillfälle för medlemmarna i din egen klubb att göra denna undersökning? Vad gör din klubb för att hålla sina medlemmar intresserade och engagerade? Hur gör din klubb för att behålla medlemmar som funderar på att lämna klubben på grund av ekonomiska orsaker? Stressigt på arbetet? Svårt att kombinera medlemskapet med familjens behov? Hur fastställer din klubb varför en medlem vill avsluta sitt medlemskap? Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 21

26 Huvudpunkt Klubbens bedömningsverktyg inkluderar ett antal aktiviteter som hjälper till att avgöra vilka medlemmar som tenderar att lämna klubben och varför, som t.ex. Modellen för medlemsvård, som hjälper till att identifiera hur många befintliga medlemmar samt nya medlemmar som lämnar klubben under en viss tidsperiod Utträdesprofilen, som hjälper till att identifiera vilka medlemmar som lämnar klubben, så att man kan implementera skräddarsydda strategier för att behålla medlemmarna Frågeformulär för utträdande medlemmar, som hjälper till att avgöra varför medlemmarna lämnar klubben så att man kan implementera strategier för att behålla befintliga medlemmar som kan tänkas lämna klubben av samma skäl Frågeformulär om medlemmarnas belåtenhet, som hjälper till att identifiera potentiella skäl på grund av vilka medlemmar skulle kunna lämna klubben och vilka aktiviteter som skulle kunna hålla dem fortsatt engagerade i klubben ANTECKNINGAR Kommentarer till studieledaren Avsätt 10 minuter till denna aktivitet. Låt deltagarna arbeta i grupper om fyra till sex personer för att fylla i arbetsbladet. Hänvisa till arbetsblad 5 Analys av medlemmarnas belåtenhet 22 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

27 Vad kan denna klubb göra för att få sina medlemmar engagerade? ANTECKNINGAR Huvudpunkter Om potentiella medlemmar inte kan gå med i en klubb eller om befintliga medlemmar lämnar klubben på grund av klubbens mötestider, kan orten kanske ha utbyte av en ny Rotaryklubb. Rotaryklubbar håller frukost-, lunch- eller middagsmöten och vissa klubbar äter inte alls. Rotarianer som tror att orten skulle kunna stödja ännu en klubb bör prata med sin distriktsguvernör. Klubbar som skulle kunna hjälpa en ny klubb att bli en levande och dynamisk del av orten bör frivilligt åta sig att sponsra en ny klubb. Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 23

28 ANTECKNINGAR Din plan för det kommande året (20 minuter) till Kommentarer till studieledaren Avsätt 15 minuter till denna aktivitet. Tala om för deltagarna att de kommer att arbeta med sina egna klubbars mål för medlemstillväxt och strategier för att uppnå dessa. Låt deltagarna arbeta var för sig eller tillsammans med medlemmar från deras egen klubb. Hänvisa till arbetsblad 6 Plan för medlemsutveckling Vilken kommer att vara din första åtgärd i din strategi för medlemstillväxt och utveckling? Vilken kommer att vara din viktigaste åtgärd i din strategi för medlemstillväxt och utveckling? 24 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

29 ANTECKNINGAR Repetition (5 minuter) till Kommentarer till studieledaren Se igenom studiemålen för att säkerställa att alla ämnen ägnats tillräcklig tid. Svara på eventuella frågor. Använd sammanfattningsbladet och be deltagarna berätta om något de lärt sig och en åtgärd de kommer att utföra tack vare detta studiepass. Deltagarna kan berätta för hela gruppen eller bara för den som de sitter bredvid. Tacka deltagarna. Visa bild 8 Studiemål Hänvisa till arbetsblad 1 Sammanfattning av studiepass 1 Mötet avslutas Studiemål Förstå hur man använder klubbens bedömningsverktyg. Skapa en preliminär plan för medlemskapsutveckling. Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 8 2 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 25

30 Arbetsblad 1: Sammanfattning av studiepass 1 Anteckningar ANTECKNINGAR Plan för medlemsutveckling under året Jag har lärt mig Kontakter Jag kommer att 26 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

31 Arbetsblad 2: Klassifikationsenkät för Rotary Club of Harbor Town ANTECKNINGAR Fyll i detta arbetsblad för att hjälpa Rotary Club of Harbor Town att analysera sin klassifikationsenkät. Basera dina svar på frågorna om din egen hemorts demografiska grupper. (Obs! Denna övning baseras på arbetsbladet för klassifikation som finns i Klubbens bedömningsverktyg på Klassifikationsenkät Rotary Club of Harbor Town Klassifikationer som finns representerade för närvarande Procent av totalt antal medlemmar i klubben Kvoten fylld? Klassifikationer som finns representerade för närvarande Procent av totalt antal medlemmar i klubben Bokföring 8 Nej Tandkirurgi 6 Nej Bilförsäkring 8 Nej Foundation-alumni 2 Nej Tegeltillverkning 6 Nej Hälsovård optometri 2 Nej Klädtillverkning 10 Ja IT 2 Nej Klädförsäljning 10 Ja Marknadsföring 4 Nej Handelsrätt 4 Nej Medicinsk kirurgi 10 Ja Rådgivning 10 Ja Bank 8 Nej Företagsrätt 10 Ja Kvoten fylld? 1. Vilka demografiska grupper finns på din hemort och dess omgivningar som antingen inte är representerade eller är underrepresenterade i denna klubb? 2. Har några utvecklingar som gjorts under det senaste året haft kraftig inverkan på den lokala ekonomin eller företagsmiljön? 3. Reflekterar klassifikationerna i din klubb hur sammansättningen i ditt lokala företagssamhälle ser ut? Vad kan vi göra för att få klubbens sammansättning att reflektera samhället bättre? 4. Vilka 10 klassifikationer bör läggas till nuvarande lista? Gör en ring runt de tre alternativ som du anser att klubben bör fokusera på i första hand. Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 27

32 Arbetsblad 3: Bedömning av medlemmarnas mångfald ANTECKNINGAR Fyll i detta arbetsblad för att hjälpa Rotary Club of Harbor Town att analysera sitt medlemskap. Basera dina svar på de demografiska data som tillhandahålls. (Obs! Denna övning baseras på arbetsbladet för medlemmarnas mångfald och checklistan som finns i Klubbens bedömningsverktyg på Använd denna checklista för att identifiera vilka utmärkande egenskaper för Rotary Club of Harbor Town som motsvarar den demografiska sammansättningen av yrkesarbetande på orten. Ja Nej Inte säker Åldrarna på medlemmarna i klubben återspeglar åldrarna på den yrkesarbetande befolkningen på din hemort. Klubbens medlemmar representerar könssammansättningen för de yrkesarbetande på din hemort. De religioner som representeras på hemorten representeras på samma sätt när det gäller klubbmedlemmarnas religionstillhörigheter. Klubbmedlemmarna återspeglar ortens verkliga etniska mångfald. Klubbens yrkesklassifikationer återspeglar den yrkesarbetande befolkningen på din hemort. Klubben är mångfaldig. Klubben behöver fortsätta med sina insatser för att uppnå större mångfald bland medlemmarna. Vilka demografiska grupper bör klubben fokusera på för att hjälpa till att göra den mer representativ för de yrkesarbetande på orten? Hur kan klubbmedlemmarna kontakta yrkesarbetande som passar in i dessa demografiska grupper? 28 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

33 Arbetsblad 4: 25-minuters medlemsundersökning 25-Minute Membership Survey ANTECKNINGAR Your Name Date Your Phone Your Consider professional colleagues, community leaders, and acquaintances who might qualify as potential Rotarians. Your neighbor(s): 1. Male Occupation 2. Female Occupation 3. Male Occupation 4. Female Occupation Your immediate manager (if applicable): 5. Job Title Another business professional within your company or organization: 6. Job Title Community leaders with a commitment to service: 7. Occupation 8. Occupation RI or TRF program alumni your club maintains contact with: 9. Occupation Professional business association colleaques: 10. Occupation 11. Occupation Utvärderingsverktyg för klubben 21 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 29

34 Consider your professional acquaintances: ANTECKNINGAR 12. Physician 13. Dentist 14. Financial Manager/Planner 15. Religious Leader 16. Attorney 17. Business Consultant 18. CPA 19. Veterinarian 20. Internet Technology Consultant 21. Public Relations Manager 22. Entrepreneur 23. Non-profit Executive Director 24. School Administrator 25. Other Professional acquaintance (not named above) that you have done business with in the last week: 26. Name Occupation Professional acquaintances (not named above) that you have done business with in the last month: 27. Name Occupation 28. Name Occupation Personal acquaintances who have volunteered with you (for a Rotary or a non-rotary event/service project): 29. Name Occupation 30. Name Occupation Rotary International Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

35 Arbetsblad 5: Analys av medlemmarnas belåtenhet ANTECKNINGAR När du har sett igenom uppgifterna nedan, fyll i arbetsbladet för att hjälpa Rotary Club of Harbor Town att analysera hur nöjda medlemmarna är med klubben. (Obs! Denna övning baseras på frågeformuläret om medlemmarnas belåtenhet som finns i Klubbens bedömningsverktyg på Uppgifter från frågeformuläret om medlemmarnas belåtenhet 85 % av medlemmarna känner sig välkomna i klubben. Av dem som inte känner sig välkomna angav 75 % att de andra medlemmarna inte försöker interagera med dem och över 50 % angav att de kände sig ensamma på grund av kön eller ålder. 65 % av medlemmarna känner sig bekväma med att ta upp problem med klubbens ledare. De vanligaste skälen till att medlemmarna inte kände sig bekväma med detta var att klubbens ledare är upptagna och att medlemmarna känner sig alltför nya i klubben för att prata med sina ledare. 50 % av medlemmarna har deltagit i ett klubbprojekt. Av dem som har deltagit gjorde 95 % detta frivilligt. 80 % av medlemmarna uppgav att de antingen var nöjda eller mycket nöjda med sitt deltagande i klubbaktiviteter eller projekt. Bland dem som inte var nöjda var de vanligaste skälen avsaknaden av kvalitativa serviceprojekt, stöd från andra medlemmar och otillräcklig kunskap. Medlemmarna uppgav om de var engagerade eller ville bli engagerade i följande aktiviteter: Är engagerade (%} Medlemskapsutveckling Lokala serviceprojekt Internationella serviceprojekt 5 40 Klubb-PR Penninginsamling Rotary Foundation Kamratskapsevenemang Skulle vilja bli engagerade (%) Analys Vad säger undersökningens resultat dig när det gäller klubbens kultur? Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 31

36 Vad är det viktigaste som Rotary Club of Harbor Town skulle kunna göra för att börja engagera fler medlemmar? ANTECKNINGAR Hur bör klubben avgöra vilka projekt de ska fortsätta med? Vilka bör vara involverade i att fatta beslut? Vilka typer av projekt bör klubben planera för kommande år? Vilka kamratskapsaktiviteter skulle kunna hjälpa till? 32 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

37 Arbetsblad 6: Plan för medlemsutveckling ANTECKNINGAR Ta hjälp av distriktskommittén för medlemsutveckling, Positiv medlemsutveckling tips och resurser (417), samt Klubbens bedömningsverktyg ( när du skapar planen för medlemsutveckling för din klubb. Plan för medlemsutveckling för Rotaryklubben i Medlemskapsmål för 20 - : medlemmar senast 30 juni (en ökning på procent) Genomsnittligt antal medlemmar som lämnar klubben varje år: Målet är att minska detta till medlemmar som lämnar klubben per år. För att uppnå vårt mål och kompensera för de medlemmar som lämnar klubben måste min klubb rekrytera nya medlemmar. Rekryteringsstrategi Kontrollera vilka bedömningsverktyg din klubb kommer att använda för att hjälpa till att avgöra vilken typ av personer de bör fokusera på när det gäller medlemsrekrytering. Ange vilken månad som denna bedömning bör göras och vilken kommitté eller person som ska utföra denna. Verktyg att använda Datum för bedömningen Ansvarig person/grupp Klassifikationsenkät Bedömning av medlemmarnas mångfald 25-minuters medlemsundersökning Planeringsvägledning för effektiva Rotaryklubbar Annat: Annat: Strategi för medlemsvård Kontrollera vilka bedömningsverktyg din klubb kommer att använda för att hjälpa till att avgöra hur man ska hålla medlemmarna engagerade. Ange vilken månad som denna bedömning bör göras och vilken kommitté eller person som ska göra denna. Verktyg att använda Datum för bedömningen Ansvarig person/grupp Medlemsvård exempel* Utträdesprofil* Frågeformulär om medlemmarnas belåtenhet Frågeformulär för utträdande medlemmar Planeringsvägledning för effektiva Rotaryklubbar Föreslå en ny klubb till distriktsguvernören Annat: Annat: *Dessa verktyg kräver uppgifter om klubbens medlemmar, som kan kommas åt genom Medlemswebben på Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året 33

38 Klubbmedlemmarnas plikter ANTECKNINGAR Vilket ansvar kommer alla klubbmedlemmar att ha när det gäller medlemsutveckling? (Kryssa för alla som gäller) Rekrytera potentiella medlemmar Anmäla sig till en veckouppgift eller en kommitté Delta i ett serviceprojekt Delta i ett kamratskapsevenemang Annat: Annat: Hur ska dessa plikter meddelas till medlemmarna? (Kryssa för alla som gäller) Veckoprogram Veckobrev Klubbens webbplats Information till nya medlemmar Annat: Annat: Medlemskapskommitténs plikter Gå igenom medlemskommitténs plikter nedan och lägg till ytterligare plikter som är specifika för din klubb. Utveckla kommittémål för att uppnå klubbens mål för medlemskap Utbilda och lär upp klubbmedlemmarna om hur viktigt det är att rekrytera medlemmar och att bevara kvalificerade, mångfaldiga medlemmar Utför klassifikationsenkäter för att försäkra dig om att klassifikationerna är relevanta för gällande företagstrender Utför klubbedömningar för att försäkra dig om att insatserna för medlemsutveckling är effektiva Utveckla en handlingsplan för klubben så att denna kan fungera som sponsorklubb för en ny klubb som bildas i distriktet, i förekommande fall Annat: Annat: Ytterligare åtgärder 34 Studiepass 1: Plan för medlemsutveckling under året

39 ANTECKNINGAR Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap (30 minuter) Studiemål I slutet av det här studiepasset kan deltagarna: 1. Förstå vilken roll PR spelar in när det gäller att rekrytera och behålla medlemmar 2. Identifiera de bästa metoderna för att förbättra klubbens offentliga image Studiepassets innehåll Studiemål PR för din klubb Repetition Material 5 minuter 20 minuter 5 minuter Bilder 9. Studiepass 2 Offentlig image och medlemskap 10. Studiemål 11. Framgångsrik PR: Rotary Club of Celaya i Guanajuato, Mexico 12. Framgångsrik PR: Rotary Club of Gwangju-East i Gwangju, Korea 13. Framgångsrik PR: Rotary Club of Antigua, Antigua and Barbuda 14. Framgångsrik PR: Rotary Club of Kawaguchi/Hatogaya Bunan i Saitama, Japan 15. Framgångsrik PR: Distrikt 7510 (USA) 16. Framgångsrik PR: Distrikt 5100 (USA) 17. Studiemål Arbetsblad 7. Sammanfattning av studiepass 2 8. Bästa metoderna för PR Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap 35

40 Kommentarer till studieledaren För information om hur du leder det här studiepasset och en lista över interaktiva aktiviteter, se Hur man använder studiematerialet. Denna guide visar bara vilka huvudpunkter som bör inkluderas. Gå igenom denna och anpassa studiepasset till din publik genom att inkludera exempel som är relaterade till ditt distrikt där detta är lämpligt. Där du ser denna symbol bör du överväga att inkludera en interaktiv aktivitet. Aktuell Rotaryinformation och publikationer finns på www. rotary.org. ANTECKNINGAR Studiemål (5 minuter) till Visa bild 9 Studiepass 2 Offentlig image och medlemskap Kommentarer till studieledaren Gå igenom studiemålen med deltagarna. Betona de olika delarna i sammanfattningsarbetsbladet och uppmuntra deltagarna att använda detta under studiepasset. Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 9 3 Visa bild 10 Studiemål Hänvisa till arbetsblad 7 Sammanfattning av studiepass 2 Studiemål Förstå vilken roll PR spelar in när det gäller att rekrytera och behålla medlemmar. Identifiera de bästa metoderna för att förbättra klubbens offentliga image. Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap

41 ANTECKNINGAR PR för din klubb (20 minuter) till Huvudpunkter PR är att kommunicera vad Rotary är och gör till viktiga lokala målgrupper. För Rotaryklubbarna innebär detta att man berättar om sina goda insatser för sin ort. PR leder till en positiv image på orten för klubbarna, vilket ökar intresset bland potentiella medlemmar och frivilligarbetare för projekt, och blåser nytt liv i stoltheten hos befintliga medlemmar. När klubbar och distrikt uppmärksammas i de lokala nyheterna får Rotary International in fler intresseformulär från potentiella medlemmar. Vem kan berätta om ett exempel på hur PR lett till ett ökat intresse för medlemskap i deras klubb? Vem kan berätta om hur PR lett till ökad stolthet bland befintliga klubbmedlemmar? Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap 37

42 Visa bilder Framgångsrik PR ANTECKNINGAR Rotary Club of Celaya i Guanajuato, Mexico Huvudpunkter Rotary Club of Celaya i Guanajuato, Mexico, satte upp affischtavlor på ett lokalt stadion och runtomkring i staden. Rotary Club of Gwangju-East i Gwangju, Korea, satte upp affischtavlor som gjorde reklam för vattenprojekt, på en av stadens viktigaste tunnelbanestationer. Rotary Club of Antigua, Antigua and Barbuda, annonserade två nyhetsmeddelanden (PSAs) på affischtavlor för att fira Rotarys jubileum. Premiärminister Baldwin Spencer deltog i presentationsceremonin som bevakades av lokala media. Rotary Club of Kawaguchi/Hatogaya Bunan i Saitama, Japan, annonserade ett nyhetsmeddelande (PSA) på en elektronisk affischtavla i ett välbesökt affärsområde i Tokyo. Affischtavlan föreställde ett barn som tog emot droppar av poliovaccin och inkluderade ett blinkande meddelande med Rotaryemblemet och ett budskap om polioutrotning. RI:s distrikt 7510 (USA) inkluderade ett nyhetsmeddelande genom en video på sin webbplats. RI:s distrikt 5100 (USA) lade till distriktsspecifik information till ett Rotary nyhetsmeddelande för press och annonserade på en halvsida i en tidning med över prenumeranter. Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 11 Rotary Club of Gwangju-East i Gwangju, Korea Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 12 Rotary Club of Antigua, Antigua and Barbuda Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 13 Rotary Club of Kawaguchi/Hatogaya Bunan i Saitama, Japan Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 14 Foto med tillstånd av Rotary Club of Antigua Foto med tillstånd av Rotary Club of Kawaguchi/Hatogaya Bunan. RI:s distrikt 7510 (USA) RI:s distrikt 5100 (USA) Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX 15 Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap

43 Vad gör din klubb för att förbättra sin image på din hemort? ANTECKNINGAR Vilka framgångar har din klubb upplevt när det gäller PRaktiviteter? Vilka svårigheter har din klubb upplevt när det gäller PRaktiviteter? Kommentarer till studieledaren Avsätt 15 minuter till denna aktivitet. Låt deltagarna arbeta var för sig. Hänvisa till arbetsblad 8 Bästa metoderna för PR Vilka av de bästa metoderna för PR tror du kommer att ha störst inverkan när det gäller insatserna för medlemsutveckling i din klubb? Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap 39

44 ANTECKNINGAR Repetition (5 minuter) till Kommentarer till studieledaren Se igenom studiemålen för att säkerställa att alla ämnen ägnats tillräcklig tid. Svara på eventuella frågor. Använd sammanfattningsbladet och be deltagarna berätta om något de lärt sig och en åtgärd de kommer att utföra tack vare detta studiepass. Deltagarna kan berätta för hela gruppen eller bara för den som de sitter bredvid. Tacka deltagarna. Visa bild 17 Studiemål Hänvisa till arbetsblad 7 Sammanfattning av studiepass 2 Mötet avslutas Studiemål Förstå vilken roll PR spelar in när det gäller att rekrytera och behålla medlemmar. Identifiera de bästa metoderna för att förbättra klubbens offentliga image. Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap

45 Arbetsblad 7: Sammanfattning av studiepass 2 Anteckningar ANTECKNINGAR Offentlig image och medlemskap Jag har lärt mig Kontakter Jag kommer att Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap 41

46 Arbetsblad 8: Bästa metoderna för PR ANTECKNINGAR Vilka av följande av bästa metoder för PR tillämpas för närvarande av din klubb och vilka kommer du att överväga att införa under kommande år? Tillämpas för närvarande Vill införa Bästa metod Utse en person eller kommitté som har hand om klubbens PR. Se till att denna person eller kommitté arbetar regelmässigt med andra klubbkommittéer för att avgöra vad man kan göra PR för och när. Beställa eller ladda ner RI:s PR-material för att använda på lokal nivå. Utveckla en PR-plan som inkluderar vad man ska göra PR för, när, till vilka, av vilka, och via vilka media. Arbeta med distriktets PR-kommitté för att samordna PRaktiviteter med andra klubbar i området. Skapa en webbplats för klubben som är tilltalande för potentiella medlemmar. Se till att alla medlemmar bär sin Rotaryklubbnål, var beredd på att prata om klubben, och bjud in en potentiell medlem. Se till att alla medlemmar kan beskriva Rotary tydligt och koncist. Ytterligare bästa metoder 42 Studiepass 2: Offentlig image och medlemskap

47 Rundabordsdiskussioner (30 minuter) Studiemål I slutet av det här studiepasset ska deltagarna ha 1. Diskuterat ett ämne av personligt intresse 2. Funnit passande strategier för att ta itu med detta ämne och för att stärka deras Rotaryklubb Studiepassets innehåll Val av ämne för rundabordsdiskussionen Diskussion 5 minuter 25 minuter Material Bild 18. Rundabordsdiskussioner Diskussionsfrågor A: Alumni B: Fortbildning C: Diversifiera medlemskapet D: Information till nya medlemmar E: Yngre generationer F: Serviceprojekt G: Sponsring av en ny klubb Rundabordsdiskussioner 43

48 Kommentarer till studieledaren För information om hur du leder det här studiepasset och en lista över interaktiva aktiviteter, se Hur man använder studiematerialet. Denna guide visar bara vilka huvudpunkter som bör inkluderas. Gå igenom denna och anpassa studiepasset till din publik genom att inkludera exempel som är relaterade till ditt distrikt där detta är lämpligt. Aktuell Rotaryinformation och publikationer finns på www. rotary.org. Markera varje bord med respektive ämne och tillhandahåll lämpliga diskussionsfrågor. Vänd dig till deltagarna för att välja ett ämne som de är intresserade av, sätt dig vid bordet, och börja diskutera ämnet med de andra deltagarna. Använd de frågor som finns tillgängliga för att hjälpa till att leda konversationen vid behov. Gå igenom studiepassets mål med deltagarna. Visa bild 18 Studiemål Rundabordsdiskussioner Seminariet om medlemskap i distrikt XXXX Rundabordsdiskussioner

49 Rundabordsdiskussion A: Alumni 1. Ur vilka alumnigrupper (dvs. deltagare i studiegruppsutbytet, ambassadörsstipendiater, Rotaractmedlemmar) rekryterar klubben nya medlemmar? 2. Hur rekryterar klubben nya medlemmar bland RI:s och RF:s programalumni? 3. Vilka problem har klubben stött på när den rekryterat nya medlemmar bland RI:s och RF:s programalumni? 4. Vilka framgångar har klubben haft med att rekrytera nya medlemmar bland RI:s och RF:s alumni? 5. Vem har till uppgift att rekrytera medlemmar bland alumni? 6. Vilken roll spelar distriktet för att rekrytera alumni som medlemmar? 7. Vilken sorts program skall distriktet skapa för att rekrytera alumni till medlemskap? Vilka åtgärder kommer att vidtas efter det här seminariet för att rekrytera rotarianer bland alumni? Rundabordsdiskussioner 45

50 Rundabordsdiskussion B: Fortlöpande utbildning 1. Vad är fortlöpande utbildning? 2. Vilka är svårigheterna med att utveckla ett fortlöpande utbildningsprogram? 3. Vad bör tas med i ett fortlöpande utbildningsprogram? 4. Vem bör engageras i ett fortlöpande utbildningsprogram? 5. Vilka är de bästa metoderna för att genomföra ett fortlöpande utbildningsprogram? 6. Hur stöder ett distrikt fortlöpande utbildning? 7. Vilka distriktsresurser står till förfogande? RI-resurser? Vilka åtgärder kommer att vidtas efter det här seminariet för att förbättra eller utveckla ett program för fortlöpande utbildning för klubben och distriktet? 46 Rundabordsdiskussioner

51 Rundabordsdiskussion C: Mångfald bland klubbens medlemmar 1. Hur kan mångfald bland medlemmarna vara till fördel för din Rotaryklubb? 2. Återspeglas den yrkesarbetande befolkningen på din hemort i klubben (gäller yrke, kön, etnisk tillhörighet, ålder etc.)? 3. Vilka svårigheter stöter klubben på när den vill rekrytera medlemmar ur olika samhällsgrupper? 4. Vilka strategier är effektiva när det gäller att rekrytera medlemmar ur olika samhällsgrupper? 5. Vilka utmaningar ställs klubbens inför när det gäller att behålla medlemmar från olika samhällsgrupper? 6. Vilka strategier är effektiva när det gäller att behålla medlemmar från olika samhällsgrupper? 7. Vilken roll spelar distriktet när det gäller att öka mångfalden bland klubbens medlemmar? Vilka åtgärder kommer att vidtas efter det här seminariet för att öka mångfalden bland medlemmarna i klubben och i distriktet? Rundabordsdiskussioner 47

52 Rundabordsdiskussion D: Information till nya medlemmar 1. Vad menas med information till nya medlemmar? 2. När bör den börja? 3. Vilka är svårigheterna för att utveckla ett program för att informera nya medlemmar? 4. Vad bör tas med i ett informations-/utbildningsprogram för nya medlemmar? 5. Vem bör engageras i information till nya medlemmar? 6. Vilka metoder är bäst för att genomföra ett informations-/utbildningsprogram för nya medlemmar? 7. Hur stöder distriktet information/utbildning för nya medlemmar? 8. Vilka distriktsresurser står till förfogande? RI-resurser? Vilka åtgärder kommer att vidtas efter det här seminariet för att förbättra eller utveckla ett informations-/utbildningsprogram för klubben och distriktet? 48 Rundabordsdiskussioner

53 Rundabordsdiskussion E: Yngre generationer 1. I vilken åldersgrupp räknas någon som en ung rotarian? 2. Hur rekryterar din klubb yngre medlemmar? 3. Vilka svårigheter har klubben stött på när den velat rekrytera yngre medlemmar? 4. Hur gör din klubb för att behålla yngre medlemmar? 5. Vilka svårigheter har klubben stött på när den velat behålla yngre medlemmar? 6. Hur kan du få de yngre medlemmarna i din klubb engagerade? Skiljer sig dessa strategier från dem som hjälper till att få äldre medlemmar engagerade? 7. Vilken roll spelar distriktet när det gäller att hjälpa klubbarna med att rekrytera yngre medlemmar? Vilka åtgärder kommer att vidtas efter det här seminariet för att rekrytera, behålla och engagera yngre generationer i klubben och distriktet? Rundabordsdiskussioner 49

54 Rundabordsdiskussion F: Serviceprojekt 1. Hur påverkas serviceprojekt av att nya medlemmar rekryteras? 2. Hur påverkar serviceprojekt medlemsvården? 3. Vilka framgångar har klubben haft med serviceprojekt? 4. Vilka problem/utmaningar har klubben ställts inför i samband med serviceprojekt? 5. Hur kan alla klubbens medlemmar engageras i klubbens serviceinsatser? 6. Hur kan klubben engagera nya medlemmar? 7. Hur kan din klubb använda Internet för att locka till sig medlemmar från hemorten till sina serviceprojekt? 8. Hur kan ledamöter i kommittén för medlemskap samarbeta med ledamöter i kommittén/kommittéer för serviceprojekt? 9. Vilken roll spelar distriktet för att förbättra serviceprojekt till stöd för medlemsutvecklingen? Vilka åtgärder kommer att vidtas efter det här seminariet för att förbinda serviceprojekt med medlemsutveckling i klubben och distriktet? 50 Rundabordsdiskussioner

55 Rundabordsdiskussion G: Sponsring av en ny klubb 1. Hur kan du hjälpa en ny Rotaryklubb? 2. Under hur många månader eller år bör din klubb hjälpa en ny klubb att planera sina veckoprogram? Serviceprojekt? 3. Hur bör en ny klubb organisera sin styrelse? Sina kommittéer? 4. Hur behåller en ny klubb alla sina chartermedlemmar? 5. Hur rekryterar en ny klubb nya medlemmar? När är det rätt tid för att börja rekrytera nya medlemmar? 6. Vilka distriktsresurser står till förfogande? RI-resurser? Vilka åtgärder kommer att vidtas efter det här seminariet för att stödja nya klubbar i distriktet? Rundabordsdiskussioner 51

56

57 Avslutande plenarmöte (30 minuter) Det avslutande plenarmötet ska runda av det som deltagarna lärt sig och diskuterat under seminariet. Detta är ett sista tillfälle för den tillträdande distriktsguvernören att sammanfatta viktiga punkter att ta itu med under det kommande Rotaryåret. Avslutningsmötet ska ge seminariet en inspirerande avslutning och ha följande huvudinslag. Sammanfattning av vad som uträttats Påminn deltagarna om allt de lärt sig under distriktsseminariet om medlemskap och hur kunskaperna kommer att hjälpa dem att öka sina klubbars medlemsbas. Klubbens och distriktets mål Sammanfatta distriktets medlemsmål och hur Rotaryklubbarna stödjer detta mål. Belys de strategier som diskuterats för att lösa problem och nå distriktets och klubbarnas mål. Be deltagarna att engagera sig för att göra medlemsutveckling till en fortlöpande ansträngning i klubben. Betona att en stark medlemsbas är viktig för insatser i den egna klubben, närsamhället, samhällen i andra länder, distriktet och RI. Påminn deltagarna att distriktets ledarteam, den regionala RIsamordnaren för medlemskap och RI:s zonsamordnare för medlemskap stödjer dem i deras insatser för medlemsutveckling. Tacka deltagarna Förklara hur mycket det uppskattas att rotarianerna deltagit i seminariet. Tacka deltagarna för att de engagerar sig för distriktet. Avslutande plenarmöte 53

58

59

60 GE STUDIELEDARNA MÖJLIGHET ATT BLI ÄNNU BÄTTRE I kurshandboken för Distriktsseminariet om ledarskap finns Effektiva utbildningsmetoder Tips för att öka deltagandet Verktyg för att planera ett utbildningsmöte Finns att få från tillträdande distriktsguvernören eller på RI:s webbplats One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA SV (309)