Upphandlingspolicy. för hållbara offentliga affärer. Antagen av kommunfullmäktige

Transkript

1 Upphandlingspolicy för hållbara offentliga affärer Antagen av kommunfullmäktige

2 Upphandlingspolicy för Hållbara offentliga affärer Datum Johan Almesjö Slutgiltig version 1 1 (2) För att på bästa möjliga sätt främja miljömässigt, socialt och totalekonomiskt hållbara affärer ska följande beaktas vid alla upphandlingar i vår region. Policyn omfattar de kommuner som äger Inköp Gävleborg, kommunala bolag, kommunalförbund, samordningsförbund och andra offentliga aktörer som helt eller delvis överlämnat upphandlingsansvar till Inköp Gävleborg. Med detta menas alla upphandlingar, de som görs av kommunerna, bolagen och samordningsförbunden själva samt genom Inköp Gävleborg eller annan extern utförare av offentlig upphandling såsom SKL Kommentus, VÄRMEK, HBV och liknande organisationer. Upphandlingspolicyn omfattar riktlinjer för att tydliggöra ambitionsnivå och riktlinjer för kravställning vid inköp/upphandling. Denna ska fungera som riktlinjer för att kunna ta ställning i ett antal strategiska frågor, för den interna styrningen av upphandlingsprocessen hos kunden samt för att skapa riktlinjer för Inköp Gävleborg att beakta vid genomförande av upphandlingar. Policyn styr prioriteringen av resurser mot de avtalsområden som bedöms mest kritiska ur ett hållbarhetsperspektiv. Detta uttrycks i en prioriteringsplan som varje ledning för kommun, bolag och samordningsförbund ansvarar för att ta fram. Policyn ska gälla som komplement till gällande lagreglering av offentlig upphandling. Dokumentet bör av respektive kommun, bolag och andra offentliga aktörer kompletteras med specifika styrande dokument som till exempel inköpspolicy. Ambitionsnivå Policyn eftersträvar att Den regionala utvecklingskraften ska tas tillvara genom att den med högst ambitionsnivå inom ett område bildar det goda exemplet för andra att följa Upphandlingsarbetet ska möta den senaste kunskapen om hållbara affärer inom respektive perspektiv Kompetens i referensarbetet via beställare, strateger (hållbarhet) och upphandlare är den avgörande framgångsfaktorn för att säkerställa rätt kravhöjd avseende hållbarhet i våra affärer Den offentliga affären ska bidra till att de regionala och lokala hållbarhetsmålen uppfylls. Minska den administrativa belastningen för såväl beställare som för anbudslämnare och leverantörer Riktlinjer för kravställning vid inköp/upphandling För alla hållbarhetsperspektiv gäller att hållbarhetskrav ska ställas där så är möjligt och rimligt. Där snabba hållbarhetsvinster kan uppnås och den ekonomiska konsekvensen är möjlig för köparen att ta ska dessa produkter krävas vid upphandling och vid tecknande avtal. Socialt hållbara krav Målbeskrivningen ska följa den pedagogiska modell som upprättats av ansvarig myndighet. Modellen bygger på nivåerna baskrav, avancerade krav och spjutspetskrav Arbetsmarknadsfrämjande krav kan ställas där så är rimligt och möjligt Vad gäller socialt hänsynstagande kan särskilda kontraktsvillkor, t ex antidiskrimineringsklausuler, användas Hemsida

3 Upphandlingspolicy för Hållbara offentliga affärer Datum Johan Almesjö Slutgiltig version 1 2 (2) Miljömässigt hållbara krav Målbeskrivningen ska följa den pedagogiska modell som upprättats av ansvarig myndighet. Modellen bygger på nivåerna baskrav, avancerade krav och spjutspetskrav Ekonomiskt hållbara krav Totalekonomi ska vara basen för att åstadkomma en bra affär. Livscykelkostnadsanalys (LCC) ska, där så är möjligt och rimligt, genomföras och utgöra utvärderingskriterium Kvalitet i balans med kostnad, rätt kvalitet till rätt pris, ska säkerställa att offentliga medel nyttjas optimalt Totalekonomisk nytta ska eftersträvas i alla affärsuppgörelser så att inte resursförbrukning förskjuts till andra delar av processen Krav som främjar tillväxt För att främja tillväxt och sysselsättningsökning bör små och medelstora företags perspektiv tillgodoses där så är ekonomiskt och lagligt möjligt Uppdelning av kontrakt för att främja tillväxt och underlätta för små och medelstora företag med lokal anknytning att lämna anbud ska ske där så är möjligt och rimligt Utveckling Innovativa upphandlings- och affärsmodeller ska främjas inom områden där utvecklande hållbarhetsmål kan nås till policyn Processbeskrivning Konsekvensanalys Hemsida

4 Processbeskrivning Konsekvensanalys

5 Johan Almesjö Upphandlingspolicy för Hållbara offentliga affärer Datum processbeskrivning Processbeskrivning 1 Roller och ansvar Anskaffningsbeslut fattas av kommunal förvaltning och bolag samt samordningsförbund enligt gällande delegeringsordning Prioritering av vad som ska anskaffas och hur detta ska ske görs av kommun, bolag och samordningsförbund Upphandlingsbeslut fattas av upphandlande myndighet/enhet Avropsbeslut fattas av verksamhetsansvarig enligt gällande delegeringsordning Behovet definieras av kommunal förvaltning och bolag samt samordningsförbund med processuellt ledningsstöd av Inköp Gävleborg. Referensgrupper kan utses då samordning mellan flera verksamheter sker Ansvarig befattning (inköpschef, samordnare) ska finnas i varje kommun, bolag och samordningsförbund och vara den dialogpart som Inköp Gävleborg har att föra löpande dialog med i syfte att samordna befintliga avtal och initiera utveckling av nya affärsmöjligheter Uppföljning av leverans ansvarar verksamhetsansvarig för Avtalsuppföljning och uppföljning av hållbarhetskrav ansvarar och koordinerar Inköp Gävleborg för vad avseende de krav som är ställda i upphandlingar som Inköp Gävleborg ansvarar för Framtida krav tas fram i en process där beställare och upphandlare tillsammans med företag och branschers företrädare preciserar vilka krav som kan ställas i framtida uppdrag. Genom detta främjas innovativa lösningar som bättre möter dagens och morgondagens utmaningar Den pedagogiska modell som hållbarhetsarbetet tillämpar avseende sociala och miljömässiga krav ägs ( ) av Upphandlingsmyndigheten och benämns CSR kompassen och Kriteriebibliotek eller MSR Wizard 2 Verksamhetsdialog och upphandlingsplan Varje kommun, bolag och samordningsförbund ska ha en fastställd process för verksamhetsdialog där planering och prioritering för hållbara affärer ska ingå Inköp Gävleborg genomför dialog med kommun, bolag och samordningsförbund för att implementera frågeställningar i verksamhetsplaneringsprocessen vad avser investeringar och andra behov som leder till upphandlingar Dialogresultatet bildar underlag för beredning av en flerårig upphandlingsplan En plan för alla kommuner, bolag och samordningsförbund omfattande unika och samordnade upphandlingar genomförda av Inköp Gävleborg eller av extern utförare beslutas av Inköp Gävleborgs direktion i samband med att verksamhetsmål och budget antas för kommande år Utfall av upphandlingsplan och prioritering följs upp för kommun, bolag och samordningsförbund Om avvikelser sker från gjord prioritering och eller planering ska detta motiveras och dokumenteras

6 Konsekvensanalys 1(4) Handläggare Datum Ärendebeteckning Johan Almesjö Er beteckning/referens Upphandlingspolicy Konsekvensanalys av att införa ny upphandlingspolicy 1 Inledning Syftet med ny upphandlingspolicy är att styra upphandlingsarbetet och prioriteringen mot de avtalsområden som för regionen bedöms mest kritiska ur ett hållbarhetsperspektiv. Syftet är att betona ansvar och roller för att säkerställa den unika kommunen, bolaget eller förbundets specifika behov av varor och tjänster tillgodosett. Beslutet om vad som ska upphandlas och med vilka krav kommer alltid att ligga kvar hos respektive kommun, bolag och förbund. 1.1 Möjlighet med att styra Att styra såväl mål som genomförandeprocessen ökar sannolikheten att mål nås och resurser används optimalt. Att styra i offentliga affär innebär att göra medvetna prioriteringar då våra resurser är begränsade. Dessa prioriteringar kommer från tid till annan att utmanas från olika intressenter vilket i sig är en utmaning att vara medveten om. 1.2 Risk med att inte styra Att låta den offentliga affärens styrning vara decentraliserad i för hög utsträckning kommer att öka resursanvändandet och minska möjligheten att realisera ställda mål. 1.3 Olika ambitionsnivå mellan kommuner i samverkan Med tio kommuners olika ambitioner och särart kommer olika krav och prioriteringar att råda. Dock är bedömning baserat på erfarenhet att lejonparten av kraven är lika kommunerna emellan. Där skillnader är små kan avtalssärskillnader åstadkommas inom ramen för samma upphandling och där skillnaderna är stora delas upphandlingen i olika delar. Dessa förhållningssätt tillämpas redan idag. 1.4 Olika arbetssätt i olika kommuner Såväl storlek som process och struktur i kommunerna kommer att driva en naturlig skillnad i sättet att använda sitt kommunalförbund Inköp Gävleborg. Detta är naturligt och eftersträvansvärt dels för att process och system anpassas till unikitet men även för att lärande mellan kommunerna fortgår där den kommun som är ledande i ett ämnesområde, ett processavsnitt eller på annat sätt kan verka som det goda exemplet 2 Nuläge Våra kommuner är idag olika mogna vad gäller att styra upphandlingsarbetet. Våra kommuner har olika grad av måldefinition och nedbrytning. Våra kommuner har kommit olika långt i styra sitt anskaffningsarbete, kravställning och avropsarbete. Några exempel med oönskade effekter som är aktuella idag eller har varit aktuella det senaste året. 1. Giftfri miljö i skolan där köp sker utanför avtal Hemsida

7 Konsekvensanalys 2(4) Handläggare Datum Ärendebeteckning Johan Almesjö Er beteckning/referens Upphandlingspolicy På uppdrag av kommunerna upphandlas leksaker/läroprodukter till förskola och skola. Produkterna möter kravet på en giftfri miljö. Köpen sker på avtal men även utanför på ex. vis Dollar Store och liknande lågprisbutiker. Motivet till det är att det inte finns budgeterade medel för att köpa avtalat sortiment. Risken är att kravet på giftfri miljö inte säkerställs. 2. Tolktjänster i ett rangordnat förfarande På uppdrag av kommunerna upprättas ett avtal med tre tolkförmedlingar i rangordning, alltså ska köpet i första hand ske hos rangordnad part nr 1. Pris per utförd tolkning är en ekonomisk viktig parameter då detta är en tjänst som utförs ofta och är för kommunerna en stor utgift. Kommunerna avropar i hög grad redan från start av avtalet från de lägre rangordnade leverantörerna varpå ökade kostnader än de avtalade uppstår och risken för skadeanspråk från den först valde leverantören reses. 3. Tryckeritjänster och förnyad konkurrensutsättning Vid köp över ett visst angivet belopp ska förnyad konkurrensutsättning tillämpas för att bästa pris vid ett givet tillfälle ska uppnås. Detta sker inte regelmässigt och vid varje avsteg från avtalet åsamkas köparen av en potentiellt högre kostnad. Några exempel med önskade effekter baserade på en långsiktig strategi de senaste åren. 1. Fordonsupphandling för en hållbar miljö Våra kommuner är den största köparen av fordon i regionen. Ambitionen har under flera avtal varit att minska det ekologiska fotavtrycket, idag syns det genom att nära nog alla fordon är miljöfordon. Nästa steg är att bara avropa fordon som drivs på förnyelsebara drivmedel. Denna utveckling kommer att kunna ske gradvis då förutsättningarna i kommunerna är olika vad gäller främst produktion av biogas. 2. Livsmedelsupphandling för att öka tillväxt lokalt Upphandlingen 2014 gav fler lokala leverantörer (19 st) än tidigare med möjlighet att själva bestämma volymer, geografiska avgränsningar och tid för leverans. Detta skedde genom att SME företag gavs möjlighet att lämna anbud i en särskild del av upphandlingen. 3. Byggtjänster med ambition att säkerställa sociala villkor i en leverans och motverka oseriös prissättning Underprissättning som gett företag svaga förutsättningar att genomföra uppdrag enligt ställda krav och som riskerar att försämra kvalitet, öka olycksfallsrisk och kanske locka till att överfakturering av timmar sker för att få ihop kalkylen ledde till att sätta ett golvpris på köp av hantverkartjänster inom byggsektorn. Upplägget har provats i domstol och är idag normen för upphandling av dessa tjänster. 3 Resonemang, scenarios 3.1 Högre krav Innebär högre krav högre kostnad? Innebär lägre pris lägre kvalitet? Det är troligen så att fler krav och högre ambitionsnivå avseende socialt och ekologiskt ansvarstagande driver höjda priser. Däremot är det inte alls säkert att det ökar kostnaden. Kostnad är en sammanvägd mängd av flera påverkande faktorer som köparen väljer att relatera till. Kostnad kan bestå av minskad belastning på process, restvärden, miljö och andra värden Hemsida

8 Konsekvensanalys 3(4) Handläggare Datum Ärendebeteckning Johan Almesjö Er beteckning/referens Upphandlingspolicy köparen bedömer är relevant för den produkt man köper. Detta vägts i en Livs Cykel Kostnads analys. Det kan även vara så att såväl totalt pris som totalkostnaden blir lägre genom ett annat sätt att möta ställda behov (transporter genom att kombinera kommunala transporter, cykel, bil och webbmöten) kan minska kommunens utgifter (prispåverkan) samt dess totalkostnad (pris, miljö, arbetstidsåtgång). 3.2 Prioritering Hur löser vi den realitet som råder där vi måste möta ökade ambitioner i en värld med begränsade resurser? Vi måste prioritera för att effektivt använda budgeterade medel för inköp såväl som den tid som går till att göra anskaffningsarbetet som så krävs. I takt med att insikten om att det offentliga köpet påverkar min verksamhet och att intresset från såväl allmänhet/media som tillsynsmyndigheter ökar, ökar också behovet av att både ha avtal och att ha bra avtal i den offentliga verksamheten. Idag syns det genom att allt fler uppdrag genomförs och kravställningsarbetet tar allt mer tid. Det som också syns är att insatserna inte står i proportion till värdet av de uppdrag som genomförs. Investering i tid för ett mindre kritiskt avtal kan vara lika stort som ett som är mycket kritiskt för verksamheten. Det som driver detta är allt för sällan ett tydligt strategiskt beslut av verksamhetsägaren, den som är resultat och budgetansvarig. 3.3 Effektivisering Kan vi med ökad effektivisering få högre värde till lägre totalkostnad i våra offentliga affärer? Genom att vara medveten i vad vi vill åstadkomma med den specifika affären kan såväl processtid, erhållet pris och totalkostnaden påverkas positivt. Det som behövs är en tydlig väg mellan ambition och mål prioritering utförande (kravarbete och upphandling) uppföljning. Vad gäller ambition och mål måste detta balanseras relativt så att Pris rätt kvalitet, sortimentstyrning, logistik- och leveranslösning, 3.4 Marknad Blir det dyrare med prioriteringarna? Utbud och efterfrågan styr marknaden. Finns stort utbud och liten efterfrågan inom marknaden och angiven prioritering, kommer påverkan på kommunens budget att vara obefintlig eller marginell. Är förhållandet det omvända, dvs. stor efterfrågan och litet utbud så kommer påverkan på kommunens budget att vara stor eller väsentlig. Likaså påverkas marknadens priser av substituta och komplementära utbud. Att ställa krav enligt de prioriteringar som görs kommer att ställa stora krav på organisationernas kompetens kring marknaden. Marknader är föränderliga och därav kommer det, om prioriteringarna ska följas, att behöva göras marknadsanalyser och penetreringar av marknader för att se huruvida kommunens och bolagens budget kommer att påverkas vid anskaffning av vara eller tjänst. Hemsida

9 Konsekvensanalys 4(4) Handläggare Datum Ärendebeteckning Johan Almesjö Er beteckning/referens Upphandlingspolicy 3.5 Resurser för genomförande Avser resurser för hela anskaffningsprocessen Allokering av resurs där den ger mest effekt måste vara ledordet enhetsnivå, förvaltningsnivå, kommunnivå eller förbundsnivå Synergieffekter vis samnyttjande av resurser (anbudsöppning och kundtjänst förbundsnivå) Synergieffekter av bredare uppdragsfördelning (avropare och administratör förvaltningsnivå) Specialistresurser för framtagning och uppföljning av hållbarhetskrav måste samnyttjas för att optimera den regionala kraften. Var dessa resurser finns är idag svårt att avgöra men att de finns är ställt bortom allt tvivel som framgångsdrivande - amen I dagsläget bedöms framgång i anskaffningsarbetet vara beroende av kommunen, bolaget eller förbundets förmåga att tillsätta rätt och tillräckligt med resurs för såväl behovsanalys som leveransuppföljning. 4 Avslutning och rekommendation (underlag för missiv) Att strategiskt styra den offentliga affären är ett bra sätt för kommunen att effektivisera sitt anskaffningsarbete och därigenom realisera ställda mål och samtidigt åstadkomma en effektiv hushållning med dess samlade resurser. För att åstadkomma detta måste ambitioner och mål omsättas i planering och genomförande där det mellanliggande processteget prioritering av strategisk tjänstemannaledning är en nyckelaktivitet. Som garanti för att genomförande möter ambitioner och mål behöver uppföljning av såväl leveranser som avtal ske. Samordning av upphandlingsarbetet mellan Inköp Gävleborgs kommuner ger en möjlighet till såväl stordriftsfördelar i avtalsvillkor som möjlighet att använda djup upphandlingskompetens och bred informationskompetens. I detta spelar en sammanhållen upphandlingspolicy en avgörande roll för att detta ska realiseras. Söderhamn som ovan Johan Almesjö, Inköp Gävleborg Hemsida