Internkontroll, helårsuppföljning 2017, samtliga nämnder 4 KS

Transkript

1 Internkontroll, helårsuppföljning 2017, samtliga nämnder 4 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Internkontroll, helårsuppföljning 2017, samtliga nämnder (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att Kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna i samband med årsredovisningens och delårsrapportens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av internkontrollen till kommunstyrelsen. Vid helårsuppföljningen anges vilken process eller rutin samt kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och utfall. Det lämnas också en åtgärdsuppföljning för varje nämnd. Vid helårsuppföljningen för samtliga nämnder tillkommer också en samlad bedömning och sammanfattning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Helårsrapporten delges kommunfullmäktige i anslutning till behandlingen av kommunens årsredovisning. Kommunledningskontorets samlade bedömning av kommunens internkontroll är att den fungerar men kan förbättras. Överförmyndarnämnden har vid tidpunkten för utskick till kommunstyrelsens arbetsutskott ännu inte inkommit med sin helårsuppföljning. Överförmyndarnämnden beräknas ta beslut den 8 mars. Fritidsnämnden och socialnämnden har inte tagit fram någon särskild åtgärdsrapport, men åtgärder finns beskrivna i rapporten helårsuppföljning. Kommunledningskontoret planerar att under 2018 tillsammans med förvaltningarna utveckla arbetet med framtagande av internkontrollplaner i syfte att ge en mer heltäckande bild av samtliga processer och rutiner, samt hur dessa bedöms genom risk- och konsekvensanalys. Kommunledningskontoret kommer att under 2018 samarbeta med förvaltningarna för att säkerställa att rutinen för uppföljning av internkontroll följs. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att Kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontroll, helårsuppföljning 2017, samtliga nämnder 2. Protokoll, 22, internkontroll, helårsuppföljning 2017, kommunstyrelsen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Helårsuppföljning internkontroll 2017, kommunstyrelsen 4. Åtgärdsuppföljning internkontroll 2017, kommunstyrelsen 5. Helårsuppföljning, internkontroll 2017, barn- och ungdomsnämnden 6. Utbildningsnämndens internkontroll helårsrapport och åtgärdsuppföljning Fritidsnämndens internkontroll, helårsuppföljning Kulturnämndens helårsuppföljning internkontroll Internkontoll helårsuppföljning 2017 (miljö- och samhällsbyggnadsnämnden) 10. Internkontroll, helårsuppföljning 2017, socialnämnden Expedieras till Akten Samtliga nämnder Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 26

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/5 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Internkontroll, helårsuppföljning 2017, samtliga nämnder Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna i samband med årsredovisningens och delårsrapportens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av internkontrollen till kommunstyrelsen. Vid helårsuppföljningen anges vilken process eller rutin samt kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och utfall. Det lämnas också en åtgärdsuppföljning för varje nämnd. Vid helårsuppföljningen för samtliga nämnder tillkommer också en samlad bedömning och sammanfattning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Helårsrapporten delges kommunfullmäktige i anslutning till behandlingen av kommunens årsredovisning. Kommunledningskontorets samlade bedömning av kommunens internkontroll är att den fungerar men kan förbättras. Fritidsnämnden och socialnämnden har inte tagit fram någon särskild åtgärdsrapport, men åtgärder finns beskrivna i rapporten helårsuppföljning. Kommunledningskontoret planerar att under 2018 tillsammans med förvaltningarna utveckla arbetet med framtagande av internkontrollplaner i syfte att ge en mer heltäckande bild av samtliga processer och rutiner, samt hur dessa bedöms genom risk- och konsekvensanalys. Kommunledningskontoret kommer att under 2018 samarbeta med förvaltningarna för att säkerställa att rutinen för uppföljning av internkontroll följs. Kommunledningskontorets synpunkter En del brister har uppmärksammats vid de genomförda granskningarna och i flertalet fall finns en åtgärdsplan. Socialnämnden har inom ett granskat område identifierat brister men inte presenterat åtgärder. Genom den kontinuerliga kontrollen uppdagas svagheter på ett tidigt stadium och leder oftast till en snabb åtgärd. Under året har förvaltningarna redovisat uppföljningen av internkontrollen till respektive nämnd i samband med delårs- och årsbokslutet. Kommunledningskontorets bedömning är att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig och väl fungerande inom Vallentuna kommuns nämnder. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 7

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/5 I början av 2017 antog varje nämnd i Vallentuna kommun en internkontrollplan. Planen anger vad som ska granskas under året. Uppföljningen visade god ordning och kontroll inom de flesta granskade områdena. Överförmyndarnämnden beräknas besluta om uppföljning av internkontroll den 8 mars. Socialnämnden beräknas besluta om uppföljning den 20 mars Nedan redovisas upptäckta brister i en sammanfattande text för varje nämnd tillsammans med planerade eller utförda åtgärder. Kommunstyrelsen Granskning av antagna handlingsplaner, och om planerade aktiviteter inom dessa har utförts, visade på vissa brister. Inom handlingsplan Tryggare Vallentuna 2017 utfördes 15 av 20 aktiviteter enligt plan. Inom handlingsplan mot våldsbejakande extremism har endast en av åtta aktiviteter utförts. Arbetet med aktiviteterna kommer att fortsätta under Inom rutinen expediering av beslut har granskning gjorts om handläggaren i sin tjänsteskrivelse noterat vart beslut ska expedieras. Granskningen utfördes för samtliga nämner och visade på brister för flera nämnder. Åtgärder har vidtagits. Nämndsekreterare ska systematiskt kontrollera att fältet expediera till är ifyllt av handläggaren. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens protokoll ska granskas särskilt då beslutens utfall i hög grad påverkar vem besluten ska expedieras till. Rutinen på intranätet om att skriva tjänsteskrivelse ska revideras och stycket om expediering förtydligas. Granskningen av om fakturering från leverantör, inom mark- och exploatering, stämmer med avtalsvillkor visade på vissa brister. På grund av bristande diarieföring i ärendehanteringssystemet Platina kunde inte fakturering av timarvoden granskas. Nya rutiner, som omfattar diarieföring, har tagits fram. Huruvida kommunens styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling är kända i organisationen har granskats genom enkät ställd till chefer. 53 procent svarade på enkäten och resultatet visade på brister. Ett introduktionspaket för nyblivna chefer, IPC, har tagits fram. I paketet har ekonomiavdelningen en egen utbildningsdel där bland annat områden om ledning och styrning tas upp samt frågor som rör upphandlingsområdet. I chefsintroduktionsprogrammet ges kursen "Att leda och arbeta i en politiskt styrd organisation". I programmet kommer kommunen särskilt beakta de brister som framkommit i internkontrollpunkten, samt kommer att aktivt uppmuntra befintliga chefer att delta. Granskningen av behörighetshantering i personalsystemet har visat på brister. För att åtgärda detta ska e-tjänsten för behörighetsbeställning på intranätet utvecklas. Skälen till rättning av preliminär lön och manuella utbetalningar har granskats. Granskningen visade en del brister. Rutinerna ska tas upp under introduktionsutbildningar för chefer och på chefsmöten inom respektive förvaltning. Informationen till anställda om det egna ansvaret för avvikelserapportering, och hur rutinerna för detta ser ut, ska ges vid introduktion av nyanställda och tas upp i samband med olika typer av medarbetarsamtal i den mån det behövs. 8

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/5 Vid granskning av anställdas relation med media visades behov av utbildningar och stödprocesser, något som ingår i genomförandeplan för Granskning av om Service Level Agreement, SLA, finns för samtliga verksamhetssystem finns och efterlevs visade på brister. De systemförvaltare som äger ett system med en avsaknad av SLA får i uppdrag att etablera en SLA med leverantör och sedan se till att den efterlevs. Som stöd i sitt arbete har systemförvaltarna en systemtekniker från IT-avdelningen. Vid IT-avdelningens undersökning av antalet aktiva konton som inte använts under 2017 visades att användarbeståndet inte är uppdaterat. Åtgärd på kort sikt är att inaktivera samtliga användare som inte varit inloggade eller aktiva de senaste 90 dagarna. En kommunövergripande identitetslösning ska införas under Granskning av rutin för dialog med företag har medfört inrättande av en företagslots. Barn- och ungdomsnämnden Granskningen inom inköpsområdet visade att inköp görs utanför avtal. Åtgärder har vidtagits. Löpande kontroller har införts. Införande av behöriga beställare har påbörjats. Granskning av personalens kunskapsnivå kring anmälan och uppföljning gällande kränkande behandling visar en ökning av anmälningsfrekvensen. Det kan bero på olika saker, till exempel ökad kompetens hos medarbetare i fråga om lagens krav att anmäla kränkningar. En annan orsak kan vara ej tillräckligt stöd från förvaltningen till skolorna. Förvaltningens åtgärd är att öka stödet till skolorna i det främjande arbetet. Utbildningsnämnden Granskningen av avtalstrohet inom processen inköp visade på vissa brister. I några fall har inköp gjorts utanför ramavtal trots att ramavtal funnits. Åtgärd har utförts genom informationsinsatser. Förvaltningen har under året påbörjat arbetet med att införa behöriga beställare. Vid granskning av rutiner kring ersättningar för elever med behov av särskilt stöd visades att det inte finns tillfredsställande rutiner för inkluderingsersättningar. Åtgärden anses ej vara avslutad. Granskning av om studiehandledning har getts ensamkommande på dennes modersmål visade på brister. Själva rutinen fungerar tillfredsställande men brist på lärare inom vissa språk medförde att inte alla elever fick tillgång till studiehandledning på sitt modersmål. Kommunen har istället erbjudit fler lektionstimmar via fjärrundervisning för att tillgodose behovet. Åtgärdsrapporten redovisar även åtgärder från tidigare års internkontrollavvikelser. Fritidsnämnden Granskning av beredskapsplan gällande etik, korruption och oegentligheter visade att sådan inte finns. I uppföljningen anges att frågan om en kommungemensam beredskapsplan ska tas upp i kommunens ledningsgrupp. Övriga granskade processer visade inga avvikelser. Kulturnämnden Granskning av beredskapsplan gällande etik, korruption och oegentligheter visade att sådan inte finns. I uppföljningen anges att frågan om en kommungemensam 9

7 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/5 beredskapsplan ska tas upp i kommunens ledningsgrupp. Övriga granskade processer visade inga avvikelser. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Granskningen av bygglovsavdelningens digitala notering av intressenter att expediera visade på brister. Granskningen innebar kontroll av att rätt intressent var kopplad till ärendet i enlighet med den rutin som finns om hur ett bygglovsbeslut ska delges. Avdelningen har tagit fram en ny rutin som införts i mars Granskning av om bygglovsavdelningen debiterat korrekta belopp gällande bygglovs-, plan- och tillsynsavgifter visade på brister. Avdelningen har under hösten 2017 haft genomgång av befintlig taxa för att säkerställa att rätt belopp debiteras. Socialnämnden Granskningen av förvaring av sekretessbelagt material visade på brister. Verksamheterna förvarar känsliga personuppgifter på ett sådant sätt att de skyddas mot tillgång för obehöriga. Vad gäller skydd mot fukt, brand och liknande händelser är skyddet inte enligt den norm som satts i avtals-/ uppdragsbeskrivning på samtliga verksamheter. Dock finns i de flesta fall kopior i verksamhetssystemen. Kommunarkivarie har vid platsbesök gjort en bedömning att brandklassade utrymmen ej är nödvändigt. En genomlysning av frågeställningen kommer att ske under 2018 för att eventuellt förändra kraven på detta område. Vid granskning av om inköp görs inom befintliga ramavtal visade stickprov att det fanns en leverantör som det inte fanns ramavtal med. Förvaltningen ska påbörja en upphandling inom området. Granskning av om tillbud och händelser rapporteras i samband med händelse visade på brister. Det finns händelser som är relaterade till vård och omsorg, som rapporterats i incidentrapporteringssystemet KIA men inte återfinns i verksamhetssystemet Treserva. Detta är ett område som förvaltningen kommer att uppmärksamma ytterligare så att rätt typ av händelser rapporteras i rätt system. Granskningen visade också att för en relativt stor andel av rapporterade händelser har ingen dokumenterad uppföljning av händelserna skett. Det finns även ett mindre antal händelser som inte registrerats. Granskning av kommunens hemsida avseende uppdaterad och korrekt information om socialförvaltningens verksamheter har skett fortlöpande under året. Brister har konstaterats och förvaltningen kommer att arbeta med att utbilda webbredaktörerna under Vid granskning av uppföljning av individuella beslut vid myndighetsavdelningen visade på brister. Det har konstaterats att det finns behov av bättre struktur av uppföljning, dokumentation, registrering och förbättrad planering för när ärenden ska följas upp. Vid granskningen upptäcktes brister i journalanteckningar att uppföljning har utförts. Myndighetsavdelningen kommer under 2018 att se över och förbättra handläggningsrutinerna. Inga brister visades i granskning av om beslut har fattats i enlighet med fastställd delegationsordning. 10

8 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 5/5 Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden beräknas besluta om uppföljning av internkontroll den 8 mars Underlaget för uppföljningen visar ingen avvikelse. Handlingar Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten Samtliga nämnder 11

9 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Internkontroll, helårsuppföljning kommunstyrelsen (KS ) Beslut Kommunstyrelsen godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen antog internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen. Utifrån internkontrollplanen har granskning genomförts under året. Resultatet av granskningen redovisas i en helårsrapport tillsammans med en åtgärdsrapport och lämnas till kommunstyrelsen för godkännande. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsen godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontroll, helårsuppföljning kommunstyrelsen 2. Helårsuppföljning internkontroll 2017, kommunstyrelsen 3. Åtgärdsuppföljning internkontroll 2017, kommunstyrelsen 4. Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen, beslutad av KS 5. Beslutsmatris, uppdaterad Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 12

10 2017 Kommunstyrelsen Internkontroll: Helårsuppföljning 13

11 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Remisser och verkställighet av beslut...3 Handlingsplaner...4 Expediering av beslut...5 Hantering av sekretesshandlingar...6 Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering...7 Styrdokument...7 Bakgrundskontroller vid rekrytering...9 Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar)...10 Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar...11 Relation med media...12 Backup, Backuptagning och återläsning 2 ggr/år - sker genom att läsa tillbaka den backuptagna info från backupen...12 Service Level Agreement, SLA...13 Kontohantering...16 Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler...16 Projekteringsanvisningar...17 Beställningsprocessen gentemot t.ex. entreprenörer, leverantörer...17 Gatu- och parkavdelningens avtal...17 Arbetsmarknadsavdelningens samarbete med andra avdelningar och förvaltningar Bilagor Bilaga 1: Uppföljning av beslut KF och KS Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(18) 14

12 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Remisser och verkställighet av beslut Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF. Granskningens genomförande För att få bättre kontroll på uppföljning och verkställighet av politiska beslut har kommunstyrelsens kansli sedan hösten 2011 följt alla beslut som kommunstyrelsen och fullmäktige fattat. På detta sätt får kommunstyrelsen ett helhetsgrepp över besluten och om de verkställts Granskningens utfall Granskning 1 Av sammanlagt 104 beslut är 35 verkställda, 63 pågående och 6 vilande. Rapporten är uppdaterad Granskning 2 Av sammanlagt 83 beslut är 18 st verkställda, 61 pågående och 4 vilande. Rapporten uppdaterad Granskning 3,4 och 5 Under 2017 har matrisen tidigare redovisats på kommunstyrelsen vid tre tillfällen: Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(18) 15

13 Handlingsplaner Kommunen har utfört de aktiviteter som beskrivs i antagna handlingsplaner. Granskningens genomförande Utvalt stickprovsmaterial utgörs av två handlingsplaner som staben tagit fram samt har samordningsansvar för. Dessa är handlingsplanen för Tryggare Vallentuna 2017 samt handlingsplanen mot våldsbejakande extremism Granskningens utfall Handlingsplanen för Tryggare Vallentuna 2017 I handlingsplanen anges sex fokusområden kopplade till totalt 20 aktiviteter som ska genomföras av aktörerna enskilt eller i samverkan. Huvuddelen av aktiviteterna är formulerade som att något ska öka, förbättras eller minskas. Fem av fokusområden ska vara genomförda Ett fokusområde har en aktivitet som ska vara genomförd I huvudsak pågår aktiviteterna i enlighet med handlingsplanen med troliga utsikter att bli genomförda innan slutdatumet. Den aktivitet som skulle varit genomförd har dock inte blivit det. Slutförande av aktiviteten sker under hösten, och återrapporteras till kommunstyrelsens sammanträde i oktober Inför årsslutet kan 15 av handlingsplanens 20 aktiviteter konstateras som genomförda enligt plan. De övriga är påbörjade eller genomförda med ett resultat som visat sig svårt att följa upp. Handlingsplanen mot våldsbejakande extremism Handlingsplanen omfattar tre fokusområden med totalt åtta aktiviteter under perioden Det grundläggande fokusområdet Lokal lägesbild om våldsbejakande extremism med dess kopplade aktivitet genomfördes i tid, vilket var Däremot har inte något av de två andra fokusområdena Öka kunskap om våldsbejakande extremism samt Öka kunskap om råd och stöd vid oro för våldsbejakande extremism genomförts enligt plan med slutdatum Kommunledningen har informerats om förseningen, vilken förklarats med tids/personalbrist under rekryteringen av ny trygghets- och folkhälsosamordnare Handlingsplanen mot våldsbejakande extremism Av handlings-planens åtta aktiviteter har enbart den grundläggande, helt och hållet genomförts och då med försening. Ytterligare sex aktiviteter har påbörjats och slutförs med varierande resultat inför årsslutet. En aktivitet har inte påbörjats trots slutdatum Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(18) 16

14 Expediering av beslut Handläggaren skriver in i tjänsteskrivelsen vart beslutet ska skickas. Granskningens genomförande Handläggare ska ange i tjänsteskrivelsen vart beslut ska expedieras. Detta minskar risken att expediering inte verkställs korrekt, eftersom expedieringsfältet kopplas till protokollet. Internkontrollen har avgränsats till att undersöka om handläggare angett den instans eller person utanför nämndområdet som är direkt berörd av ett beslut. Hur beslut delges inom nämndområdena sker på olika sätt. Relevansen av att ange vem beslut ska expedieras till inom förvaltningen blir därför för diffus för att göra en enkel bedömning av. I granskning nummer 1 var underlagen till vårens sista ordinarie nämndsammanträden föremål för stickprovet. I granskning nummer 2 var underlagen till höstens sista ordinarie nämndsammanträden föremål för stickprovet. Granskningens utfall Siffrorna nedan avser antalet tjänsteskrivelser där expedieringsinstanser saknas eller är bristfälligt angivna jämfört med det totala antalet ärenden som skulle expedieras. 0/5 innebär alltså att det fanns fem tjänsteskrivelser som gällde beslut som skulle expedieras och att det inte fanns brister i någon av dessa tjänsteskrivelser. Granskning 1 Kommunstyrelsen: 5/24 Barn- och ungdomsnämnden: 1/5 Utbildningsnämnden: 0/2 Socialnämnden: 0/5 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden: 6/10 Kulturnämnden: 3/4 Fritidsnämnden: 0/6 Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(18) 17

15 Granskning 2 Kommunstyrelsen: 0/5 Barn- och ungdomsnämnden: 0/6 Utbildningsnämnden: 0/4 Socialnämnden: 0/4 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden: 6/12 Kulturnämnden: 1/4 Fritidsnämnden: 0/4 Hantering av sekretesshandlingar Kommunledningskontorets hantering av sekretesshandlingar. Granskningens genomförande Fram till augusti 2017 har 15 begäran omfattande 22 handlingar lämnats ut med maskning. Av dessa har ett urval på 4 handlingar granskats. Urvalet omfattar olika handlingstyper och diarier. Mellan augusti 2017 fram till den 6 december 2017 har 19 handlingar lämnats ut med maskning. Av dessa har ett urval på 5 handlingar granskats. Urvalet omfattar olika handlingstyper och diarier. Granskningens utfall I ett fall har den maskade handlingen inte lagts som bilaga till registret. Handlingens diarienummer finns inte heller med och därmed kan sekretessprövningen inte kontrolleras. Vid 3 av 4 stickprov genomfördes sekretessmarkeringen korrekt. Vid 1 av 4 stickprov saknades fog för sekretessmarkering av a-prisuppgifter i avtal, då företaget varken lämnat skriftligt besked om att vissa uppgifter inte fick röjas eller en förklaring till varför och hur de skulle lida men om uppgifterna röjdes. Om en sådan begäran hade lämnats in, vore sekretessbedömningen rimlig i enlighet med HFDs beslut gällande affärssekretess i avtal gällande a- priser. Granskning för aug-dec 2017 visar korrekt hantering och sekretessmarkering. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(18) 18

16 Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering Fakturering från leverantör stämmer med avtalsvillkoren. Granskningens genomförande Stickprov taget genom utsökning i ekonomisystemet på fakturor inom mark- och exploateringschefens ansvar. Två slumpvisa fakturor ( ) respektive ( ) från två olika ramavtalsleverantörer har granskats. Stickprov nr 2 taget genom utsökning i ekonomisystemet på fakturor inom mark- och exploateringschefens ansvar. Två slumpvisa fakturor ( ) respektive ( ) har granskats. Granskningens utfall Vid granskningen framkom att fakturorna avser beställda arbeten och innehåller enbart debitering av tid i enlighet med ramavtalet. Timarvoden avviker från uppgörelseprotokoll och dokumentation saknas i platina avseende indexreglering av timarvoden. För ena fakturan kan ej dokumentation på avrop hittas i platina, där vet dock ansvarig för kontroll att avrop har skett av arbetet. Granskning har pga. brister i diarieföringen inte kunnat ske avseende om fakturorna överensstämmer med avtalsvillkoren avseende timarvoden. Vid granskningen (stickprov nr 2) framkom att den första fakturan antingen gått direkt från underleverantör eller härrör från en direktupphandling som skett innan nuvarande ramavtal trädde i kraft. Dokumentation kan ej hittas i platina gällande beställning av detta arbete. Faktura nummer två överensstämmer med avrop som återfinns i platina men följer ej avtalsvillkor avseende krav på referensnummer. Därtill oklart om fakturaspecifikation verkligen kan ses som dagboksblad (krav enligt avtalsvillkor). Inte heller vid denna granskning kan granskning ske avseende timarvoden pga. brister i diarieföringen. (Samma fel som vid första stickprovsomgång) Styrdokument Kommunens styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling är kända i organisationen. Granskningens genomförande Det har skickats ut en enkät bestående av sex frågor till 137 avdelningschefer inom kommunen. Detta genomfördes via ett med en länk till Netigate. Granskningens utfall 73 personer (53 procent) slutförde enkäten och svarade på samtliga sex frågor. Ytterligare 5 personer svarade på endast en fråga och 3 personer svarade på endast två frågor. Fråga 1 löd: "Känner du till att kommunen har en författningssamling?" Sammanlagt svarade 81 personer på frågan. 63 av dessa (78 procent) svarade "Ja". 18 personer (22 procent) svarade "Nej". Fråga 2 löd: "Var hittar du den kommunala författningssamlingen?" Exempel på vad som anses som rätt svar: "Intranätet", "Vallentuna.se" och "Kommunens hemsida". Exempel på vad som anses som fel svar: "Vet inte". Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 7(18) 19

17 Sammanlagt svarade 76 personer på frågan. 58 av dessa (76 procent) gav ett rätt svar. 18 personer (24 procent) gav ett felaktigt svar. Fråga 3 löd: "Kan du nämna exempel på styrdokument som finns i den kommunala författningssamlingen?" Exempel på vad som anses som rätt svar: "Delegationsordningen", "Finanspolicy" och "Policy för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter". Exempel på vad som anses som ett vagt svar: "Riktlinjer", "Policys", "Lagar" och "Styrdokument kring ekonomi". Exempel på vad som anses som fel svar: "Nej", "Barn och utbildning" och "IT". Sammanlagt svarade 73 personer på frågan. 33 av dessa (45 procent) gav ett rätt svar. 19 personer (26 procent) gav ett vagt svar. 21 personer (29 procent) gav ett felaktigt svar. Fråga 4 löd: "I den kommunala författningssamlingen finns ett reglemente för "Kontroll av verifikationer - attestreglemente". Hur väl känner du till detta reglemente?" Sammanlagt svarade 73 personer på frågan. 11 av dessa (15 procent) svarade "Helt". 37 personer (51 procent) svarade "Delvis". 25 personer (34 procent) svarade "Inte alls". Fråga 5 löd: "I styrdokumenten finns en "Kommunplan". Hur väl känner du till Vallentuna Kommuns vision och styrmodell? Markera ditt svar, där 1 innebär inte alls och 5 mycket bra." Sammanlagt svarade 73 personer på frågan. 5: 20 personer (27 procent) 4: 20 personer (27 procent). 3: 15 personer (21 procent). 2: 12 personer (16 procent). 1: 6 personer (8 procent). Fråga 6 löd: "I styrdokumenten finns olika policys att följa, till exempel "Policyn för inköp och upphandling". Vad gäller när det ska göras inköp och kommunen har ett ramavtal?" Exempel på vad som anses som rätt svar: "Följa ramavtalet" och "Köpa av dem som det finns upphandlingsavtal med". Exempel på vad som anses som fel svar: "Fråga upphandlingsavdelningen", "Vet inte" och "Man ska följa ramavtal om det går att få ihop med budgeten". Sammanlagt svarade 73 personer på frågan. 63 av dessa (86 procent) gav ett rätt svar. 10 personer (13 procent) gav ett felaktigt svar. Sammanfattning: Kommunens avdelningschefer har en delvis god kännedom om Vallentuna kommuns styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling. En majoritet av personerna som svarade på enkäten vet om att styrdokumenten existerar och var författningssamlingen finns. Avdelningscheferna har även en delvis god kännedom om några styrdokument som finns i författningssamlingen och vet vad några av dessa innebär. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 8(18) 20

18 Bakgrundskontroller vid rekrytering Kontroll via stickprov 2 ggr/år genom att undersöka ett urval av nyanställningar. Frågeställningar: Har kontroll av tidigare LAS-dagar/ tidigare anställningar (och avgångsorsak) i kommunen för kandidater genomförts, kontroll av genomförd referenstagning och kontroll om annan bakgrundskontroll (som t ex sökning på Google) genomförts. Granskningens genomförande Stickprov 1: Fram till och med augusti har stickprov genomförts i samband med ett antal rekryteringar som genomförts vid samhällsbyggnadsförvaltningen (bygglov) och fritidsförvaltningen. Frågor har ställts till rekryterande chef för att få veta om referenser tagits innan anställningsbeslut och om tidigare anställningstid (LAS-dagar) i kommunen undersökts. Stickprov 2: Under perioden september till december har stickprov ägt rum på socialförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Frågor har ställts till rekryterande chef för att få veta om referenser tagits innan anställningsbeslut och om tidigare anställningstid (LAS-dagar) i kommunen undersökts. Granskningens utfall Sammanfattad bedömning av de stickprov som genomförts är att i de rekryteringar som har granskats i hela kommunen och på de förvaltningar som testats så har bra och korrekta bakgrundskontroller genomförts. Både kontroll av företrädesrätt, referenstagning och kontroll av tidigare anställningstid (LAS-dagar) har skett. Vid chefsrekryteringar på ledningsnivå där rekryteringsansvarig på HR-avdelningen medverkar sker även alltid en gedigen bakgrundskontroll av kandidaten via search på Google och sociala medier. Inför tillsättning av personal som ska ansvara för ekonomi tas också alltid en kreditupplysning. Inga avvikelser. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 9(18) 21

19 Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar) Kontroll, via stickprov 2ggr/år (samt total genomgång av nuvarande behörigheter vid uppstarten), av beställningsrutinen för behörigheter, av rutin för upplägg/registrering av behörigheter, av hantering av borttag/ändring av behörigheter och utbildning för nya användare som fått behörighet. Granskningens genomförande Totalgranskning Under mars och april har samtliga behörigheter kontrollerats för följande system: ecompanion, Qlikview Personal, BeSched, KOLL, KIA och ReachMee. Stickprov Juni: Under juni har nio beställningar av behörigheter till ecompanion, kommit in via "Samlad beställning", kommunens gemensamma beställningsfunktion för bland annat behörigheter. Utöver detta har ytterligare nio beställningar inkommit direkt via mail från chef. Vad gäller BeSched har stickprov genomförts genom att samtliga chefsbehörigheter har granskats. Augusti: Under augusti har tre beställningar av behörigheter till ecompanion kommit in via "Samlad beställning". Utöver detta har ytterligare fem beställningar av ändringar samt nya behörigheter inkommit direkt via mail från chef. Vad gäller BeSched har stickprov genomförts genom att samtliga chefsbehörigheter har granskats. Granskningens utfall Totalgranskning Korrigeringar har gjorts så som borttag, tillägg och ändringar i behörigheter. Stickprov Juni: Utfallet visar att en beställning av arton till ecompanion var felaktig och gjordes sedan om under augusti. För BeSched har behörigheter avslutats för chefer som har slutat. Nya behörigheter har givits när nya anställningsavtal kommit in till HR-avdelningen. Augusti: Samtliga beställningar av behörigheter till ecompanion har varit korrekta. För BeSched har behörigheter avslutats för chefer som har slutat. Nya behörigheter har givits när nya anställningsavtal kommit in till HR-avdelningen. Utförarsidan på socialförvaltningen har en ny organisation. Till dess alla chefer är på plats och alla överlämningar har skett så hanteras upplägg och ändringar av behörigheter kontinuerligt i BeSched och ecompanion från HR-avdelningens sida. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 10(18) 22

20 Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar Kontroll via totalgranskning av skälen till samtliga rättningar av preliminär lön samt granskning av underlag för manuell utbetalning. Granskningens genomförande Under perioden januari - december har en granskning av skälen till att HR-support behövt genomföra rättningar av preliminära löner och att manuella utbetalningar vid sidan av ordinarie löneutbetalningstillfällen gjorts. Skälen har sammanställts i en avvikelselogg, som underlag för planering av åtgärder. Granskningens utfall Antalet manuella utbetalningar uppgick till 108 stycken under året. Av dessa utbetalningar orsakades ca 70 procent av: Sent inkomna underlag från verksamheterna till HR-avdelningen. Bortglömda och/eller för sent registrerade transaktioner i schema-/bemanningssystemet. Att avslut av registrerad frånvaro utan lön (t.ex. sjukfrånvaro) rapporterades efter ordinarie lönekörningstillfälle, med konsekvens att medarbetaren fick ett felaktigt löneavdrag. 25 procent orsakades av: Felaktigt rapporterade avvikelser från medarbetares sida, som inte upptäckts i tid för ordinarie lönekörning Brister i hantering från HR-supports sida, d.v.s. underlag som inte registreras i tid samt tekniska problem/systemfel. I fem procent av fallen var skälet att uppgifter som borde ha registrerats/ rapporterats i tid hamnat "mellan stolarna" p.g.a. frånvaro av ansvarig chef. Under året har sammanlagt 115 löneskulder hanterats. Löneskulder har uppstått på grund av brister i avvikelserapporteringen. Dessa löneskulder har fakturerats respektive arbetstagare för att korrigera för mycket utbetald lön. Skälen till de uppkomna löneskulderna beror i huvudsak på: Släpande frånvaro som inte registrerats i tid för att komma med i lönekörningen vilket har lett till att för mycket preliminär lön utbetalats. Detta gäller både maskinella transaktioner via avvikelserapporteringssystem och underlag till HR-support för manuell registrering. Anställningar som avslutats men där verksamhetsansvarig missat att i tid meddela/rapportera detta till HR-avdelningen. Frånvaroorsaker som inte hunnit med att rapporteras in i tid till lönekörningstillfället i samband med att en anställning avslutats. Den preliminära lönen har då behövt korrigeras genom fakturering av för mycket utbetald lön. I några fall beror de uppkomna löneskulderna på missförstånd och felaktiga inmatningar i lönesystemet (mänsklig faktor), vilket påverkat den preliminära löneberäkningen. I åtta fall har felaktigt arvode och omkostnadsersättning till familjehem/kontaktperson utbetalats via ecompanion, med följd att mottagarna fakturerats det felaktiga beloppen. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 11(18) 23

21 Relation med media Tillgänglighet, talespersoner, kvalitet, mediaträning, vana att formulera budskap. Granskningens genomförande Metod I slutet av augusti utfördes sammanlagt 16 stickprov inom kommunens verksamheter. Några av stickproven genomfördes med frågor ställda via mejl med följande frågor: 1. Vet du vad du ska göra om du blir kontaktad av en journalist? Beskriv kortfattat. 2. Vem kan du få stöd och hjälp av i organisationen när det gäller kontakt med media? 3. Vet du var du själv hittar tips och råd när det gäller mediakontakt. Var/hur? 4. Skulle du behöva en utbildning i hur man hanterar frågor från journalister och media? Några av stickproven utfördes på intranätet i form av en "miniundersökning" på startsidan med följande ja/nej-fråga: - Vet du hur man hanterar frågor från media? Granskningens utfall Utfall Svaren som kom in via mejl visade generellt att individen själv bedömer att denne har en ganska god uppfattning om hur tjänstemän bör hantera media och att stöd finns att få av kommunikationsavdelningen. En tredjedel visste eller antog att det finns tips på intranätet. Samtliga hade behov av en utbildning i mediahantering. De svar som kom in via "miniundersökningen" på intranätet visade att 77 procent vet hur frågor från media bör hanteras och svarade ja på frågan. Eventuellt kan de som svarat via intranätet letat upp information och tips om mediahantering på intranätet före de svarat, därav ett högt positivt svarsresultat. Backup, Backuptagning och återläsning 2 ggr/år - sker genom att läsa tillbaka den backuptagna info från backupen Återläsning av filer och e-postmeddelanden. Granskningens genomförande Under våren genomfördes vid flera tillfällen större återläsningar (sk restore) av flertalet dokument samt filer på våra gemensamma ytor för fillagring. Kontinuerligt under året har flera mindre återläsningar av enskilda filer genomförts. Detta är en vanlig supportarbetsuppgift på IT-avdelningen. Under sommaren genomfördes dessutom en total återställning av ett par servrar i vårt kluster (sk VMDK restore). Granskningens utfall Samtliga genomförda fil-, samt serveråterställningar, har fungerat till 100 procent. Inga avvikelser identifierade. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 12(18) 24

22 Service Level Agreement, SLA Finns SLA för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Granskningens genomförande Arbetsmetod och analys För att få en överblick skickades två frågor ut via en enkät den 31 maj 2017 till systemförvaltare för respektive system inom kommunen med sista svarsdag 15 juni En påminnelse skickades ut den13 juni. Enkäten har även varit öppen fram till den 12 juli 2017 ifall någon skulle missat sista svarsdatum. Frågor 1. Finns ett SLA (Service Level Agreement) upprättat med leverantör för systemet? (Ja/Nej) 2. Om SLA finns, efterlevs det? (Ja/Nej) Granskningens utfall Finns SLA (Service Level Agreement) för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Bakgrund Inom arbetet med internkontroll som ska redovisas till kommunstyrelsen samlar IT-avdelningen in information om förvaltningarna har upprättat ett SLA (Service Level Agreement) mellan förvaltningen och deras leverantörer för respektive verksamhetssystem inom förvaltningen. Ett SLA definierar normalt vilken tillgänglighet och servicenivå ett system ska ha och är en metod för att ange vilken kvalitetsnivå en leverans ska hålla. Syftet med denna kontroll är att tydliggöra ansvarsområden mellan förvaltningen och leverantören och leverantörens ansvarstagande för verksamhetssystemen för att uppnå god kvalitet på service. Resultat En sammanställning av rapporten gjordes den 12 juli system finns totalt registrerade som aktiva verksamhetssystem. 14 av 63 system (22 %) har rapporterats att SLA finns och efterlevs. 8 av 63 system (13 %) har rapporterats att SLA inte finns. 41 av 63 system (65 %) har ej rapporterats och givit något svar Ett annat resultat är att några systemförvaltare kontaktat IT och meddelat att de kommer se över sina avtal. Verksamhetssystem och SLA System där SLA finns och där SLA efterlevs (14 av 63-22%) DCE, Visma Document Center Enterprise 8.2 ByggR Extens Platina Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 13(18) 25

23 Autodesk Map Skola24 schema SchoolSoft TopoCad FB webb Feature Manipulation Engine Visma Control AIMS Geodatapaketet Treserva System som saknar SLA (8 av 63-13%) ecompanion klient och ecompanion webb Book-it Netloan ECOS BeSched klient & BeSched Webb MIA för lönekartläggning Easit Tendsign System som saknar inrapporterade uppgifter om SLA finns eller ej (41 av 63-65%). QlikView Sofia Ifo/Sofia Omfale versioner 9.99/ Tekis-webb Senecta Netigate Troman Visual Arkiv ESS200 EPiServer CMS BaB Atlantis (Atlas server , klient ) Landlord Sofia IFO Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 14(18) 26

24 ASI-net FRI Tekis-LV EPiServer mail Netit Siteseeker Oracle spatial Enterprise edition ImageVault Esmeralda Mina sidor (på vallentuna.se) Spikeflow Creator Sofia Omfale Galaxy/Honywell Tekis-LTF Focus Tekis-Gata Webcare PMO Validera Text B4FIRE Bewator TAC Vista Sitekiosk Talande Webb (vallentuna.se) RCO Mätman PRwin Stratsys Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 15(18) 27

25 Kontohantering Verifiering att användarbeståndet är uppdaterat och korrekt. Granskningens genomförande Undersökning av antalet aktiva konton som inte använts under 2017 Granskningens utfall Kommunen har totalt användare i AD vallentuna.local inaktiverade användare aktiverade användare som aldrig loggat in (främst elever) aktiva användare som varit aktiva senaste 90 dagarna aktiva användare som inte varit aktiva på 90 dagar Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler Rutinen för dialog med företag. Granskningens genomförande Stickprov 1 Inom projektet Förenkla Helt Enkelt har rutinen för dialogen med företag kartlagts. Stickprov 2 Företagslots är införd och körs som pilot. Företag som har frågor inom mer än två myndighetsområden kan boka fasta tider. Dessa tider är uppbokade hos den kompetens inom kommunen som behövs. På detta sätt kan företag få en snabb hjälp och professionell service. Granskningens utfall Stickprov 1 Kartläggningen visade att rutiner finns för dialog med företag men att det finns behov av ytterligare utveckling. Stickprov 2 Upparbetad rutin finns. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 16(18) 28

26 Projekteringsanvisningar Är anvisningarna aktuella enligt utarbetad rutin? Granskningens genomförande Anvisningarna är aktuella, men ska fastställas av fastighetschef Granskningens utfall Rutiner kommer sannolikt att förändras inför Beställningsprocessen gentemot t.ex. entreprenörer, leverantörer. Följer samhällsbyggnadsförvaltningen rutinen för beställningsprocessen? Granskningens genomförande Gått igenom entreprenörsavtal och hur vi gör avrop Granskningens utfall För att säkerställa beställningsprocessen så har vi tagit fram en beställningsmall, dels för FKU och även underhållsprojekt. Gatu- och parkavdelningens avtal Uppföljning av villkor i avtal. Granskningens genomförande Avtal för slamtömning och fett med kommunpartner Ragn-Sells har uppföljts beträffande utförande Granskningens utfall Uppföljningen av utförande har visat att det överensstämmer med avtal Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 17(18) 29

27 Arbetsmarknadsavdelningens samarbete med andra avdelningar och förvaltningar. Finns rutiner för effektivt samarbete med andra avdelningar och förvaltningar? Granskningens genomförande Ja, rutiner finns. För arbetslösa och nyanlända gäller ett inskrivningsmöte med fler uppföljningsmöten. Vid avslut skickar AMA utlåtanden till berörd avdelning, förvaltning eller myndighet. För ungdomar på gymnasiet, På Väg och ungdomar år som söker sommarjobb finns regelbundna informationsmöten om vad AMA kan erbjuda. AMA har också en nära kontakt och hjälp av kommunikationsavdelningen på KLK att föra ut tydlig information. Granskningens utfall Tillfredsställande rutiner finns. Inga ytterligare åtgärder är nödvändiga. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 18(18) 30

28 2017 Kommunstyrelsen Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 31

29 Innehållsförteckning Åtgärder...3 Handlingsplaner...3 Expediering av beslut...3 Hantering av sekretesshandlingar...4 Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering...4 Styrdokument...5 Bakgrundskontroller vid rekrytering...5 Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar)...6 Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar...6 Relation med media...6 Service Level Agreement, SLA...7 Kontohantering...7 Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler...7 Projekteringsanvisningar...8 Beställningsprocessen gentemot t.ex entreprenörer, leverantörer....8 Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(8) 32

30 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Handlingsplaner Kontrollmoment: Kommunen har utfört de aktiviteter som beskrivs i antagna handlingsplaner. Åtgärd Personalomsättning, med vakanser till följd, har en negativ inverkan på graden av måluppfyllelse. Dialog kring fördelning och ev. omfördelning av arbetsuppgifter har pågått under hösten. Handlingsplanen mot våldsbejakande extremism har inte genomförts i enlighet med tidsplanen. Arbetet kommer därför att fortsätta under början av Mot bakgrund av den lägesbild som sammanställts för våldsbejakande extremism kan det finnas anledning att se över innehållet i handlingsplanen. Status Avslutad Expediering av beslut Kontrollmoment: Handläggaren skriver in i tjänsteskrivelsen vart beslutet ska skickas. Åtgärd Nämndsekreterare ska systematiskt kontrollera att fältet Expedieras till är ifyllt korrekt i tjänsteskrivelserna och återkoppla till handläggare när fel gjorts. Miljö- och samhällsbyggsnämndens protokoll ska gås igenom med handläggare före justering, då beslutens utfall påverkar vem besluten ska expedieras till i mycket hög grad. Status Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(8) 33

31 Åtgärd Nämndsekreterare ska kontrollera att fältet Expedieras till är ifyllt korrekt i tjänsteskrivelserna och återkoppla handläggare vid fel. Miljö- och samhällsbyggsnämndens protokoll granskas med handläggare före justering då beslutens utfall påverkar vem besluten ska expedieras till i hög grad. Expedieringsförfarandet i bygg- och miljöärenden är dessutom mer invecklat än i de flesta andra typer av beslut. I rutinen om tjänsteskrivelser på intranätet ska också stycket om expediering förtydligas. Status Pågående Hantering av sekretesshandlingar Kontrollmoment: Kommunledningskontorets hantering av sekretesshandlingar. Åtgärd Kommunicera rutin internt för utlämnade av allmänhandling-, och sekretessprövning. Lägga som nyhet på intranätet. Status Avslutad Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering Kontrollmoment: Fakturering från leverantör stämmer med avtalsvillkoren. Åtgärd Under året har en ny upphandling av ramavtal för exploateringsstöd gjorts. I samband med detta har nya rutiner tagits fram med avropsmall med mera. Alla avrop ska göras i enlighet med dessa rutiner, som innefattar diarieföring. Som en del i ett mer strukturerat arbetssätt i samhällsbyggnadsprojekten säkerställs att rutinerna för upphandling följs. Projektmodell inklusive rutiner finns på intranätet. Status Avslutad Pågående Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(8) 34

32 Styrdokument Kontrollmoment: Kommunens styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling är kända i organisationen. Åtgärd Kommunen har under 2017 utformat ett introduktionspaket för nyblivna chefer, IPC. I paketet har ekonomiavdelningen en egen utbildningsdel där bland annat områden om ledning och styrning tas upp samt frågor som rör upphandlingsområdet. Under hösten kommer ekonomiavdelningen att fortsätta ge denna chefsintroduktion vid två tillfällen, en halvdag per tillfälle. I chefsintroduktionsprogrammet ges kursen "Att leda och arbeta i en politiskt styrd organisation". Kursen leds av ekonomichef, HR-chef och kanslichef och är obligatorisk för alla nya chefer, men alla chefer är välkomna att delta. I programmet kommer kommunen särskilt beakta de brister som framkommit i internkontrollpunkten, samt kommer att aktivt uppmuntra befintliga chefer att delta. Status Avslutad Avslutad Bakgrundskontroller vid rekrytering Kontrollmoment: Kontroll via stickprov 2 ggr/år genom att undersöka ett urval av nyanställningar. Frågeställningar: Har kontroll av tidigare LAS-dagar/ tidigare anställningar (och avgångsorsak) i kommunen för kandidater genomförts, kontroll av genomförd referenstagning och kontroll om annan bakgrundskontroll (som t ex sökning på Google) genomförts. Åtgärd Rutinerna för bakgrundskontroller i samband med rekrytering och anställning behöver fortlöpande kommuniceras tydligt till alla rekryterande chefer. Utöver information om rekryteringsprocessen som finns på intranätet ska detta tas upp under introduktionsutbildning för chefer och vid intern utbildning i rekryteringsmetodik. Status Pågående Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 5(8) 35

33 Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar) Kontrollmoment: Kontroll, via stickprov 2 ggr/år (samt total genomgång av nuvarande behörigheter vid uppstarten), av beställningsrutinen för behörigheter, av rutin för upplägg/registrering av behörigheter, av hantering av borttag/ändring av behörigheter och utbildning för nya användare som fått behörighet. Åtgärd Utveckla e-tjänsten för behörighetsbeställning på intranätet till att även omfatta ändringar av behörigheter och avslutsanmälan. Status Pågående Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar Kontrollmoment: Kontroll via totalgranskning av skälen till samtliga rättningar av preliminär lön samt granskning av underlag för manuell utbetalning. Åtgärd Information och utbildning rörande ansvarsfördelning och rutiner för anställnings- och löneprocessen behöver fortlöpande ges till alla chefer. Rutinerna för hantering av arvode och omkostnadsersättning till familjehem och kontaktpersoner inom socialförvaltningens ansvarsområde behöver på nytt ses över, i syfte att undvika nya felaktiga utbetalningar. Status Pågående Kommentar Utöver den information som finns på intranätet ska detta också tas upp under introduktionsutbildningar för chefer och på chefsmöten inom respektive förvaltning. Informationen till anställda om det egna ansvaret för avvikelserapportering, och hur rutinerna för detta ser ut, ska ges vid introduktion av nyanställda och tas upp i samband med olika typer av medarbetarsamtal i den mån det behövs. Relation med media Kontrollmoment: Tillgänglighet, talespersoner, kvalitet, mediaträning, vana att formulera budskap. Åtgärd Status Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 6(8) 36

34 Åtgärd Utbildningar och stödprocesser vilka ingår i genomförandeplan för Status Pågående Service Level Agreement, SLA Kontrollmoment: Finns SLA för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Åtgärd Starta projekt som ska förbereda kommunen inför GDPR-förordningen (General data protection regulation). Styrgrupp är kommunens ledningsgrupp. Projektet kommer belysa de risker som finns där kommunens system inte har en SLA gentemot leverantörer. De systemförvaltare som äger ett system med en avsaknad av SLA får i uppdrag att etablera en SLA med leverantör och sedan se till att den efterlevs. Som stöd i sitt arbete har systemförvaltarna en systemtekniker från ITavdelningen. Status Pågående Kontohantering Kontrollmoment: Verifiering att användarbeståndet är uppdaterat och korrekt. Åtgärd Kortsiktig åtgärdsplan: Inaktivera samtliga användare som inte varit inloggade eller aktiva senaste 90 dagarna där användaren inte tillhör en skola eftersom synkroniseringen till Google förutsätter ett aktivt användarkonto i AD Implementering av kommunövergripande identitetslösning under 2018 som hanterar livscykeln för samtliga användare i AD vallentuna.local Status Ej påbörjad Ej påbörjad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 7(8) 37

35 Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler Kontrollmoment: Rutinen för dialog med företag. Åtgärd Inrättande av företagslots Status Avslutad Projekteringsanvisningar Kontrollmoment: Är anvisningarna aktuella enligt utarbetad rutin? Åtgärd Revidera rutiner. Status Ej påbörjad Beställningsprocessen gentemot t.ex entreprenörer, leverantörer. Kontrollmoment: Följer samhällsbyggnadsförvaltningen rutinen för beställningsprocessen? Åtgärd Skapat ny beställningsmall. Status Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 8(8) 38

36 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Internkontroll barn- och ungdomsnämnden 2017 (BUN ) Beslut Arbetsutskottet föreslår att: Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts för helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till barn- och ungdomsnämnden för godkännande. Yrkanden Johan Skog (M) yrkar att arbetsutskottet föreslår att: Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll Beslutsgång Ordförande, Johan Skog (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontroll - helårsrapport och åtgärdsuppföljning Internkontroll Helårsuppföljning (BUN) 3. Internkontroll Åtgärdsuppföljning (BUN) Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 139

37 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR BUN CHRISTIAN HEDBORG SID 1/1 CONTROLLER BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll - helårsrapport och åtgärdsuppföljning 2017 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll Ärendet i korthet Barn- och ungdomsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts för helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till barn- och ungdomsnämnden för godkännande. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, internkontroll helårsrapport och åtgärdsuppföljning 2. Internkontroll Åtgärdsuppföljning (UN) 3. Internkontroll Helårsuppföljning (UN) Henrik Lennermark Utbildningschef administration Mikael Göransson Verksamhetschef ekonomi och Ska expedieras till Klicka här för att fylla i vilka beslutet ska skickas till BUN VALLENTUNA TFN FAX BUN@VALLENTUNA.SE

38 2017 Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning

39 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Upphandlingsprocessen Avtalsrutiner Granskningens genomförande Fakturor med belopp över 200,000 kr från 1 januari juli kontrollerades för att säkerställa att eventuella direktupphandlingar gjordes korrekt och enligt gällande rutiner. Granskningens utfall Inga felaktigheter hittades. Hantering av statsbidrag Rutinbeskrivningar kring ansökning, rekvisition och redovisning Granskningens genomförande Kontroll av gemensamma mappar. Granskningens utfall En rutinbeskrivning kring ansökan, rekvisition och redovisning har under året tagits fram. Den har under hösten även utvecklats för att tydliggöra ansvarsfördelningen i processen. Inköp Avtalstrohet Granskningens genomförande 60 fakturor kontrollerades och jämfördes mot avtalskatalogen. Granskningens utfall Ca 50 % av de kontrollerade fakturorna handlades utanför avtal då avtal fanns. De flesta inköpen handlade om småbelopp. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(4)

40 Anmälan om kränkande behandling Personalens kunskapsnivå, kunskaper kring anmälan och uppföljning Granskningens genomförande Statistik av ärenden från år 2012 till år 2017 samt skolvis jämförelse av anmälningar under Granskningens utfall Av diagrammet ovan framgår hur många ärenden om eventuell kränkning som har anmälts av personal i Vallentuna kommunala skolor de senaste åren. Anmälningsfrekvensen har ökat varje år vilket med stor sannolikhet beror på ökad kompetens hos medarbetare i fråga om lagens krav att anmäla när en elev upplever sig utsatt. En annan orsak är att barn- och ungdomsförvaltningens stöd till skolorna i det främjande arbetet inte har varit så omfattande som planerats. Anmälningsfrekvensen varierar dock mellan skolorna, se nedan. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(4)

41 Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(4)

42 2017 Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning

43 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. First Card Kontrollmoment: Kontrollera att köp görs av upphandlade leverantörer Åtgärd Inom ny avdelning ekonomi och admin organisera löpande inköpskontroll Status Avslutad Kommentar Under 2017 har löpande inköpskontroller gjorts för att fånga upp organisationens efterlevnad av inköpsrutinen. Internkontrollen under 2017 visar att efterlevnaden av inköpsrutinen på produkter och tjänster som ligger utanför ramavtal förbättrats. Löpande görs inköpskontroller för att rutinen i så stor utsträckning ska efterlevas. För redovisningsansvarig driva frågan i skoladministrativt nätverk Avslutad Kommentar Information har gått ut till administratörerna och projektet med behöriga beställare och inköpsansvariga implementeras i hela organisationen löpande under 2017 och Detta, tillsammans med färre kreditkort kommer att medföra en bättre efterlevnad av inköpsrutinerna. Kontrollmoment: Kontrollera att kvitton innehåller erforderliga uppgifter och överensstämmer mot specifikationer till fakturan Åtgärd Fokus på rutiner för hantering av kvitton i administrativa nätverket Status Avslutad Kommentar Tydlig information om kvittohantering har informerats i administratörsnätverk. Kontroller visar att rutinen numera fungerar bra. Kontrollmoment: Kontroll att förbindelse och ansökan av inköpskorten finns Åtgärd Redovisningsansvarig tillser att förbindelse och ansökan finns i samtliga fall, och sparas centralt i en pärm på BUF-kontoret. Status Avslutad Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(4)

44 Åtgärd Status Kommentar Förbindelse och ansökan finns i samtliga fall av de nya inköpskorten. De sparas i pärm på kontoret. Kontrollmoment: Kontroll av beloppsgränser Åtgärd Redovisningsansvarig tillser att ansvarsförbindelse finns i samtliga fall Status Avslutad Kommentar Undertecknad ansvarsförbindelse finns i samtliga fall av de nya inköpskorten. Närmsta chef har personligt samtal i fall för överskridning Avslutad Hantering av statsbidrag Kontrollmoment: Rutinbeskrivningar kring ansökning, rekvisition och redovisning Åtgärd Utveckla rutin för uppföljning av statsbidrag Status Avslutad Kommentar Rutinen för statsbidragshantering har tagits fram under hösten. Informationen har spridits internt i administrationsnätverket. Rutinen har även utvecklats under december 2017 för att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan avdelningarna Marknad & Ekonomi samt Huvudmannen. Inköp Kontrollmoment: Avtalstrohet Åtgärd Informera om kommunens inköpsrutiner, att vi håller oss till upphandlade leverantörer där det finns ramavtal. Status Avslutad Kommentar Information har gått ut via administratörsnätverket och rektorsnätverket. Under hösten 2017 har vi sett en tydlig förbättring i inköpsmönstren. I och med att vi under året påbörjat arbetet med behöriga beställare och inköpsansvariga på förvaltningen bör inköpsrutinerna framöver kunna efterlevas bättre än tidigare. Färre antal kreditkort (First Card) 2018 förbättrar också möjligheterna till bättre efterlevnad. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(4)

45 Skolskjutsar Kontrollmoment: Se över processen från ansökan, beslut samt överklagan. Åtgärd Status Effektivisering av rutiner för handläggning av ansökan av skolskjuts genom att utveckla e-tjänst på webben Avslutad Kommentar E-tjänsten för skolskjutsansökan utvecklades under 2016 och driftsattes på hösten. Även handläggningen förenklades och effektiviserades i samband med detta. Under hösten 2016 förändrades även riktlinjerna, vilka under 2017 följts upp och utvärderats. Rutinen och riktlinjen fungerar i nuläget bra. Översyn av blankett och information på hemsidan Avslutad Kommentar Blanketten har ersatts av en e-tjänst, vilken efter utvärdering ser ut att fungera väl. Informationen på hemsidan har medfört en enklare och effektivare hantering av ärendena. Krishantering Kontrollmoment: Översyn av verksamheternas krisplaner Åtgärd Status Huvudmannaövergripande krisplan Försenad Anmälan om kränkande behandling Kontrollmoment: Personalens kunskapsnivå, kunskaper kring anmälan och uppföljning Åtgärd Status Öka barn- och ungdomsförvaltningens stöd till skolorna i det främjande arbetet. Pågående Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning (4)

46 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Utbildningsnämnden Internkontroll helårsrapport och åtgärdsuppföljning 2017 (UN ) Beslut Utbildningsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll Ärendebeskrivning Utbildningsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts för helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till utbildningsnämnden för godkännande. Yrkanden Zarah Sjökvist (M) yrkar att utbildningsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll Beslutsgång Ordförande, Zarah Sjökvist (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att utbildningsnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. 7 Internkontroll helårsrapport och åtgärdsuppföljning Internkontroll - helårsrapport och åtgärdsuppföljning 2017 UN 3. Internkontroll Åtgärdsuppföljning (UN) 4. Internkontroll Helårsuppföljning (UN) Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 149

47 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR UN CHRISTIAN HEDBORG SID 1/1 CONTROLLER UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll helårsrapport och åtgärdsuppföljning 2017 Förslag till beslut Utbildningsnämnden godkänner helårsrapporten för internkontroll 2017 Ärendet i korthet Utbildningsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts för helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till utbildningsnämnden för godkännande. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Internkontroll helårsrapport och åtgärdsuppföljning 2017 UN 2. Internkontroll Åtgärdsuppföljning (UN) 3. Internkontroll Helårsuppföljning (UN) Henrik Lennermark Utbildningschef Mikael Göransson VC ekonomi och administration Ska expedieras till Kommunstyrelsen UN VALLENTUNA TFN FAX UN@VALLENTUNA.SE 50

48 2017 Utbildningsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 51

49 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Upphandlingsprocessen... 3 Inköp... 3 Insatser till elever i behov av särskilt stöd... 4 Mottagning av ensamkommande/invandrare... 4 Utbildningsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 52 2(4)

50 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Upphandlingsprocessen Att erfordlig dokumentation finns Granskningens genomförande Kontroll av Barn- och ungdomsförvaltningens egna rutiner gällande upphandlingsprocessen. Granskningens utfall Kommunen har på intranätet en gemensam upphandlingsrutin. Den gemensamma rutinen kommuniceras via rektorsnätverk och administrationsnätverk och fungerar tillfredsställande. Ingen åtgärd behövs. Inköp Avtalstrohet Granskningens genomförande Granskning 1 har genomförts genom att välja 23 stycken fakturor ur kommunens fakturahanteringssystem, DCE. Det systematiska urvalet begränsades till First Card fakturor samt fakturor som konterades på följande konton: 6511-kontorsmaterial, undervisningsmaterial, resor i tjänsten, konferens. Urvalet begränsades till fakturor med belopp över kr. Granskning 2 har genomförts genom att välja 25 stycken fakturor ur kommunens fakturahanteringssystem, DCE. Det systematiska urvalet begränsades till First Card fakturor samt fakturor som konterades på följande konton: 6511-kontorsmaterial, undervisningsmaterial. Urvalet begränsades till fakturor med belopp över kr. Granskningens utfall Granskning 1 visar att de flesta inköpen gjordes hos leverantörer utanför ramavtal, exempelvis Autoexperten, Swedol och K-Rauta AB mm. De produkter som köptes saknar i de flesta fall ramavtal, men inte alla. Granskning 2 visar att de flesta inköpen gjordes hos leverantörer utanför ramavtal, exempelvis Autoexperten, Swedol och K-Rauta AB mm. De produkter som köptes saknar ramavtal. Åtgärd genomförd under Utbildningsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(4) 53

51 Insatser till elever i behov av särskilt stöd Behovsinventering, ansökningsförfarandet, beslutshantering, hur beslutade medel nyttjas för elever Granskningens genomförande Kontroll av barn- och ungdomsförvaltningens rutiner kring ersättningar för elever med behov av särskilt stöd. Granskningens utfall Från och med 2017 får inte kommunala skolor längre tilläggsbelopp, endast fristående skolor kan söka tilläggsbelopp. Istället får kommunala skolor strukturersättning och inkluderingsersättning. Dessa ersättningar utgår inte till individer utan ska delas ut till skolor utifrån bestämda kriterier. De är klara för strukturersättningar men inte för inkluderingsersättningar. Förslag till åtgärd: Att barn- och ungdomsförvaltningen tar fram rutin för inkluderingsersättning. Mottagning av ensamkommande/invandrare Studiehandledning på modersmål Granskningens genomförande Studiehandledning på modersmål tillgodoses av Optimus enligt gällande rutiner. Elever med behov av studiehandledning meddelar detta enligt skolans lokala rutiner. Därefter skickas uppdraget vidare till Optimus för verkställighet. Granskningens utfall Alla elever har inte fått tillgång till studiehandledning, bland annat på grund av att tillgången på studiehandledare i aktuellt modersmål inte har funnits, bland annat på grund av att behoven i vissa språk har varit större än tillgången till studiehandledare. Åtgärd genomförd under Utbildningsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(4) 54

52 2017 Utbildningsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 55

53 Innehållsförteckning Åtgärder... 3 Inköp... 3 Kommunens aktivitetsansvar... 3 Utbildning... 4 Insatser till elever i behov av särskilt stöd... 4 Anmälan om kränkande behandling... 4 Mottagning av ensamkommande/invandrare... 5 Utbildningsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 56 2(5)

54 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Inköp Kontrollmoment: Avtalstrohet Åtgärd Informera om kommunens inköpsrutiner, att vi håller oss till upphandlade leverantörer där det finns ramavtal. Status Avslutad Kommentar Information har gått ut via administratörsnätverket och rektorsnätverket. Under hösten 2017 har vi sett en tydlig förbättring i inköpsmönstren. I och med att vi under året påbörjat arbetet med behöriga beställare och inköpsansvariga på förvaltningen bör inköpsrutinerna framöver kunna efterlevas bättre än tidigare. Färre antal kreditkort (First Card) 2018 förbättrar också möjligheterna till bättre efterlevnad. Åtgärden anses vara avslutad. Kommunens aktivitetsansvar Kontrollmoment: Följa gällande lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd Åtgärd Studievägledare ska delta i nätverk med gymnasieantagningen, samt samarbeta med Kunskapscentrum Nordost, öppenvården, arbetsmarknadsenheten med flera aktörer. Status Avslutad Kommentar Under 2017 har studie- och yrkesvägledare deltagit i nätverksmöten med övriga nordostkommuner och även deltagit på Storsthlms nätverk kring närvaro, unga utanför, och nyanlända. Studie- och yrkesvägledare har tagit fram nya rutiner för dokumentation och kartläggning av unga som omfattas av aktivitetsansvaret. Tillsammans med arbetsmarknadsavdelningen har kommunen startat ett nätverk Ung På Väg. Detta har haft tre möten under hösten på vika även socialförvaltningen, Kunskapscentrum Nordost, Arbetsförmedlingen samt Försäkringskassan närvarat. Under december var stora delar av projektet på studiebesök i Motala. Under 2018 kommer rapport angående Unga som Varken Arbetar eller Studerar/UVAS. Under våren kommer vi att titta på om vi behöver förändra några av våra processer eller rutiner. Åtgärden anses vara avslutad. Utbildningsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(5) 57

55 Utbildning Kontrollmoment: Kontroll av lärarbehörighet/lärarleg inom undervisningområden Åtgärd De lärarna får stöd av behörig lärare. Status Avslutad Kommentar Vid tidigare utförd granskning framkom att två av fyrtio lärare inte är behöriga i de kurser de undervisar i. Dessa får det stöd de behöver av sina kollegor för att klara sin undervisning på ett tillfredsställande sätt. Åtgärden anses vara avslutad. Insatser till elever i behov av särskilt stöd Kontrollmoment: Behovsinventering, ansökningsförfarandet, beslutshantering, hur beslutade medel nyttjas för elever Åtgärd Att Barn- och ungdomsförvaltning tar fram rutiner för inkluderingsersättningar. Status Pågående Kommentar Rutiner för inkluderingsersättning är under framtagande. Åtgärden anses ej vara avslutad. Anmälan om kränkande behandling Kontrollmoment: Personalens kunskapsnivå, kunskaper kring anmälan och uppföljning Åtgärd Höja personalens kunskapsnivå Status Pågående Kommentar Nya rutiner ska tas fram och implementeras under 2018 för att höja personalens kunskapsnivå. Åtgärden anses ej vara avslutad. Utbildningsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(5) 58

56 Mottagning av ensamkommande/invandrare Kontrollmoment: Studiehandledning på modersmål Åtgärd Status Det råder brist på modersmålslärare inom vissa språk och ett arbete pågår för att tillgodose behovet hos våra elever. Avslutad Kommentar Rutinen för ansökan om studiehandledning på modersmål fungerar tillfredsställande. Dock råder det i landet extrem brist på lärare inom vissa specifika språk, vilket medför att alla elever därför inte fått tillgång till studiehandledning. I andra fall är efterfrågan av studiehandledare större än tillgången, vilket också resulterar i att elever ibland inte får det stöd de behöver. Bristen på lärare är svår att råda bot på, men istället har Optimus arbetat med att erbjuda fler lektionstimmar via fjärrundervisning för att tillgodose behovet. Åtgärden anses vara avslutad. Utbildningsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 59 5(5)

57 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Fritidsnämnden Internkontroll helårsuppföljning 2017 (FN ) Beslut Fritidsnämnden beslutar att godkänna helårsrapporten av internkontrollen 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan. Yrkanden Ordförande Lars Carlsson (C) yrkar att fritidsnämnden beslutar att godkänna helårsrapporten av internkontrollen 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att fritidsnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. 5 Internkontrollplan 2017, Fritidsnämnden 2. Tjänsteskrivelse, , Internkontroll - helårsuppföljning Internkontroll Helårsuppföljning FN, 2017 Expedieras till Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 860

58 Internkontroll helårsuppföljning FN

59 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Fritidsnämnden Internkontrollplan 2017, Fritidsnämnden (FN ) Beslut Fritidsnämnden beslutar att godkänna internkontrollplanen för 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Fritidsförvaltningen har upprättat ett förslag till Fritidsnämndens internkontrollplan för Yrkanden Ordförande, Lars Carlsson (C), yrkar att: Fritidsnämnden beslutar att godkänna internkontrollplanen för 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att fritidsnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. 5 Internkontrollplan 2017, Fritidsnämnden 2. Tjänsteskrivelse , Internkontrollplan Internkontrollplan 2017 Expedieras till Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1462

60 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR FN THERESE NILSSON SID 1/1 CONTROLLER FRITIDSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll helårsuppföljning 2017 Förslag till beslut Fritidsnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan. Handlingar Petri Peltonen Förvaltningschef Ska expedieras till Kommunstyrelsen Akten FRITIDSFÖRVALTNINGEN ALLÉVÄGEN VALLENTUNA TFN FAX FRITID@VALLENTUNA.SE 563

61 2017 Fritidsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 64

62 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Uppföljning av delegationsordning...3 Arkivering och gallring...3 Etik, korruption och oegentligheter...3 Skyddsutrustning...4 Riskbedömning vid farliga arbeten...4 Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(4) 765

63 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Uppföljning av delegationsordning Delegationsbeslut anmäls till nämnd Granskningens genomförande Granskningen utförs genom kontroll att rutinen fungerar och att rätt delegat fattat beslut. Granskningens utfall Under Hösten har två delegationsbeslut fattats. Det är rätt delegat som fattat beslutet och beslutet har meddelats nämnd. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Arkivering och gallring Rutiner för arkivering och gallring finns och efterföljs Granskningens genomförande Granskningen genomfördes genom intervju med personal som arkiverar och gallrar dokument i sina arbetsprocesser. Granskningens utfall Stickprovet visar att arkivering och gallring sker enligt rutin. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Etik, korruption och oegentligheter Bakgrundskontroll genomförs inför avtalsskrivning vid rekrytering Granskningens genomförande Granskningen genomfördes genom intervju med samtliga chefer. Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(4) 866

64 Granskningens utfall Kontrollen visar att under perioden har två personer anställts. Bakgrundskontroll har skett på båda anställningar. Inga avvikelser, rutinen fungerar. Beredskapsplan gällande etik, korruption och oegentligheter finns Granskningens genomförande Granskningen sker via intervju med den nya förvaltningschefen. Granskningens utfall Någon beredskapsplan har inte påbörjats. Frågan kommer lyftas på kommunens ledningsgrupp gällande en kommungemensam beredskapsplan. Avvikelse finns. Skyddsutrustning Att relevant utrustning används Granskningens genomförande Kontroller har under hösten 2017 skett genom stickprov vid arbete som kräver skyddsutrustning vid sammanlagt fem tillfällen. Granskningens utfall Vid samtliga kontroller under hösten har skyddsutrustning använts. Fortsatt utbildning och inventering av arbetsuppgifter med arbetsmiljöingenjör är planerade till Inga avvikelser, rutinen fungerar. Riskbedömning vid farliga arbeten Att riskbedömning utförs och dokumenteras Granskningens genomförande Granskning har genomförts vid "Heta arbeten" och arbeten med behörig elektriker. Granskningens utfall Inga avvikelser, rutinen fungerar. Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(4) 967

65 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kulturnämnden Helårsuppföljning internkontroll 2017 (KN ) Beslut Kulturnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan. Yrkanden Ordförande Lovisa Kronsporre (C) yrkar att kulturnämnden beslutar att godkänna helårsrapporten för 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförande Lovisa Kronsporre (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kulturnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, , Helårsuppföljning internkontroll Internkontroll Helårsuppföljning KN, 2017 Expedieras till Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 168

66 Helårsuppföljning internkontroll KN

67 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING DNR KN THERESE NILSSON SID 1/1 CONTROLLER KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Helårsuppföljning internkontroll 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan. Handlingar Henrik Thureson Kulturförvaltningschef Ska expedieras till Kommunstyrelsen Akten KULTURFÖRVALTNINGEN ALLÉVÄGEN VALLENTUNA TFN FAX KULTUR@VALLENTUNA.SE 470

68 2017 Kulturnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 571

69 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Arkivering och gallring...3 Rätt delegat fattar beslut...3 Etik, korruption och oegentligheter...3 Kulturnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(4) 672

70 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Arkivering och gallring Rutiner för arkivering och gallring finns och efterföljs. Granskningens genomförande Granskningen genomförs genom intervju med personal som arbetar med arkivering och gallring i sina arbetsprocesser. Granskningens utfall Stickprov visar att rutinerna finns väl beskriven och lagrad digitalt, vilket berörda parter har åtkomst till och vetskap om. Rutinen fungera väl. Inga avvikelser finns, rutinen fungerar. Rätt delegat fattar beslut Delegationsbeslut fattas av rätt delegat och beslutet meddelas nämnden enligt delegationsordning Granskningens genomförande Granskningen genomförs genom kontroll av beslut som enligt direktiv är delegationsbeslut, om delegationsbesluten är fattade av rätt delegat samt om de meddelats nämnd. Granskningens utfall De delegationsbeslut som tagits under andra halvåret har fattats av rätt delegat och anmälts till nämnd. Inga avvikelser finns, rutinen fungerar. Etik, korruption och oegentligheter Bakgrundskontroll genomförs inför avtalsskrivning vid rekrytering Granskningens genomförande Granskningens genomförande är via intervju med förvaltningens samtliga chefer. Djupare frågor Kulturnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(4) 73

71 om anställningens förfarande har skett med de chefer som anställt personal under aktuell period. Granskningens utfall Under andra halvåret har 5 personer anställts. Bakgrundskontroll har genomförts innan samtliga personer skrivit kontrakt med kommunen. Inga avvikelser, rutinen fungerar Beredskapsplan gällande etik, korruption och oegentligheter finns. Granskningens genomförande Granskningen genomförs via intervju med ansvarig chef för att ta fram beredskapsplanen. Granskningens utfall Granskningen visar att någon beredskapsplan inte finns. Frågan kommer lyftas på kommunens ledningsgrupp gällande en kommungemensam beredskapsplan. Avvikelse finns. Kulturnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(4) 874

72 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kulturnämnden Internkontrollplan 2017, Kulturnämnden (KN ) Beslut Kulturnämnden beslutar att godkänna internkontrollplanen för 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Kulturförvaltningen har upprättat ett förslag till kulturnämndens internkontrollplan för Yrkanden Lovisa Kronsporre (C), Ordförande, yrkar att: Kulturnämnden beslutar att godkänna internkontrollplanen för 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförande Lovisa Kronsporre (C) ställer proposition på sitt yrkande och finner att kulturnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. 5 Internkontrollplan 2017, Kulturnämnden 2. Tjänsteskrivelse , Internkontrollplan 3. Internkontrollplan 2017 Expedieras till Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1975

73 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Internkontroll, helårsuppföljning 2017 (MSN ) Beslut Miljö och samhällsbyggnadsnämnden godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Ärendebeskrivning Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden antog internkontrollplan Resultatet av granskningen redovisas i en helårsrapport tillsammans med en åtgärdsrapport och lämnas till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden för godkännande. Yrkanden Ylva Mozis (L), ordförande, yrkar att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Beslutsgång Ordförande ställer proposition på yrkande från Ylva Mozis och finner att nämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontroll, helårsuppföljning Helårsuppföljning 2017, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 3. Åtgärdsuppföljning, internkontroll 2017, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 4. Internkontrollplan 2017, beslutad av miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Expedieras till Akten Kommunstyrelsen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 176

74 Internkontroll, helårsuppföljning MSN

75 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR MSN KARIN KILERUD SID 1/1 KOMMUNCONTROLLER MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll, helårsuppföljning 2017 Förslag till beslut Miljö och samhällsbyggnadsnämnden godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Ärendet i korthet Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden antog internkontrollplan Resultatet av granskningen redovisas i en helårsrapport tillsammans med en åtgärdsrapport och lämnas till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden för godkännande. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse Internkontroll, helårsuppföljning Helårsuppföljning 2017, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 3. Åtgärdsuppföljning, internkontroll 2017, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Anna Holm Samhällsbyggnadschef Tobias Pettersson Kart och mätchef Ska expedieras till Akten Kommunstyrelsen SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX SBF@VALLENTUNA.SE 478

76 2017 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 579

77 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Expediering...3 Bygglovsavgifter, planavgifter, tillsynsavgifter...4 Nybyggnadskarta...4 Ajourhålla kartdata...5 Tillsyn av miljöskyddsobjekt med årlig avgift...5 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(6) 680

78 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Expediering Handläggarens digitala notering av rätt intressenter inför expediering. Granskningens genomförande Stickprovskontroll utförd avseende delegationsbeslut och nämndbeslut. 1. Beslutslista över 2 senaste månaderna skapades och sorterades i datumordning ärenden valdes ut med hjälp av en tärning. Granskningen innebar kontroll av att rätt intressent var kopplad till ärendet i enlighet med den rutin som finns om hur ett bygglovsbeslut ska delges. Granskningens utfall Samtliga 10 ärenden hade rätt kopplade intressenter på ärendet. Dock saknades roll som "fakturamottagare" i mer än hälften av de granskade ärendena, men det är inget som påverkar utfallet i denna kontroll. I övrigt var kontrollen utan anmärkning Expediering till rätt intressenter enligt handläggarens notering/rutin Granskningens genomförande Stickprovskontroll utförd avseende delegationsbeslut och nämndbeslut fattade under perioden tom Beslutslista över ovan nämnda tidsperiod skapades och sorterades i datumordning ärenden valdes ut med hjälp av en tärning. Granskningen innebar kontroll av att den som expedierar beslutet har uppfattat det rätt och utfört i enlighet med ovan instruktion. En delgivning kan ske med vanlig delgivning, förenklad delgivning med DK, MB, underrättelsebrev och POIT. Granskningens utfall Samtliga 10 ärenden hade blivit rätt expedierade till sökande/fastighetsägaren via förenklad delgivning. Avvikelser som uppkommit: 1. 1 av 10 ärenden saknades en fastighetsägare som borde ha blivit underrättad per brev av bygglovsbeslutet. Två andra fastigheter fanns med (utan synbar orsak) som kopplade till ärendet och därigenom blivit underrättade om beslutet. I övrigt var kontrollen utan anmärkning. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(6) 781

79 Bygglovsavgifter, planavgifter, tillsynsavgifter Att korrekta belopp debiteras Granskningens genomförande Stickprovskontroll utförd Avser delegationsbeslut och nämndbeslut fattade under period tom Beslutslista över ovan nämnd tidsperiod skapades och sorterades per handläggare. 2. Totalt har 35 ärenden fördelade på 7 handläggare granskats, och 5 slumpvisa ärenden från varje handläggare har valts ut genom tärning. Kontrollen gick ut på att kontrollera: Har handläggaren debiterat rätt? Finns rätt delavgifter med? Granskningens utfall Granskning av totalt 35 ärenden av olika ärendekategorier. Ungefär hälften av ärendena var enligt 2017 års bygglovstaxa medan resten av ärendena debiterats enligt 2016 års taxa eller äldre taxa. 4 av 35 granskade ärenden utgjordes av s.k. tillsynsärenden som inte är avgiftsbelagda. Två av ärendena var avgiftsbefriade via MSN-beslut. Följande avvikelser uppdagades: 1. Avgift för grannehörande (delavgift): 4 av 35 granskade ärenden hade fel avgift debiterad för "grannehörande". 2 av ärendena hade en för låg avgift debiterats (avgift baseras på antal grannar hörda). För de övriga 2 ärendena hade debitering för grannehörande skett, trots att det inte utförts något grannhörande enligt ärendehanteringssystemet. I övrigt var kontrollen utan anmärkning. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(6) 82

80 Nybyggnadskarta Kontrollmätning av arbetsfix, det vill säga referenspunkt för höjd för byggnation. Granskningens genomförande Kontroll har skett enligt kontrollplan Flera kontroller har utförts under hösten. Granskningens utfall Granskningen visade en differens på 0-2 cm, vilket är inom felmarginal. Förväntat utfall. Ingen avvikelse. Ajourhålla kartdata Jämföra kartskikt i interna webbkartan mot grunddatakällan Granskningens genomförande Under juni månad har importrutinerna kontrollerats och manuellt testats för att se att import av extern geografisk data från andra myndigheter till kommunens geografiskadatabaser fungerar korrekt. Detta gjordes på ett flertal datakällor gjordes samma kontroller som i juni. Dock på andra datakällor Granskningens utfall Import av de externa datakällorna Bebyggelseregistret och Fornminnen har kontrollerats och uppdatering har utförts kontinuerligt och korrekt. Kartskikten i den interna webbkartan och grunddatakällan är identiska. Inga avvikelser. Import av de externa datakällorna Natura 2000 och Riksintressen har kontrollerats och uppdatering har utförts kontinuerligt och korrekt. Kartskikten i den interna webbkartan och grunddatakällan är identiska. Inga avvikelser. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(6) 983

81 Tillsyn av miljöskyddsobjekt med årlig avgift Uppföljning av rutiner för tillsyn av miljöskyddsobjekt som betalar årlig tillsynsavgift Granskningens genomförande Lista för objekt som betalar årlig avgift tas ut från ärendehanteringssystemet och kontrolleras mot den utförda tillsynen, alternativt planeras in under de nästföljande åren. Kontroll har skett så att alla som betalar en årlig avgift har fått/får tillsyn inom minst ett treårsintervall, 2 timmar/år vart 3:e år, 3-4 timmar/år vart annat år, 5 timmar/år varje år. Granskningens utfall Kontroll av ärenden från de tre senaste åren visar på en brist i vilka som har erhållit sin tillsyn det år de ska ha fått sin tillsyn levererad. Det har dock reglerats nästföljande år och tillsyn har ändå genomförts för alla objekt som betalar en årlig avgift. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(6) 10 84

82 2017 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 11 85

83 Innehållsförteckning Åtgärder...3 Expediering...3 Bygglovsavgifter, planavgifter, tillsynsavgifter...3 Tillsyn av miljöskyddsobjekt med årlig avgift...4 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(4) 12 86

84 Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Expediering Kontrollmoment: Handläggarens digitala notering av rätt intressenter inför expediering. Åtgärd Nytt arbetssätt på bygglovsavdelningen från och med mars 2017 Status Avslutad Kommentar Genom att ett nytt arbetssätt införts med nya mallar förhindras möjligheten att fel intressent finns med eller att avsaknaden av en intressent inte kopplats under expediering. Kontrollmoment: Expediering till rätt intressenter enligt handläggarens notering/rutin Åtgärd Genomförd kontroll föranleder ingen åtgärd eller ändring i befintlig arbetsprocess Status Avslutad Kommentar Det kan finnas tillfällen då den som söker ett bygglov äger fastigheten bredvid, varvid dubbel underrättelse om samma beslut anses onödig. Det kan även tillkomma intressenter under ärendets gång som av en eller annan orsak har synpunkter om bygglovsprövningen. Bygglovsavgifter, planavgifter, tillsynsavgifter Kontrollmoment: Att korrekta belopp debiteras Åtgärd Gemensam genomgång av hur avgift vid grannhörande ska debiteras. Status Avslutad Kommentar Genomgång sker vid nästa samsynsmöte/avdelningsmöte under oktober månad. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(4) 13 87

85 Tillsyn av miljöskyddsobjekt med årlig avgift Kontrollmoment: Uppföljning av rutiner för tillsyn av miljöskyddsobjekt som betalar årlig tillsynsavgift Åtgärd Arbeta med att ta fram en behovsutredning varje år som är 3-årig, där alla objekt som betalar en årlig avgift finns inplanerade och fördelade över en treårsperiod. Behovsutredningen bör fastställas av nämnden. För varje år tas en tillsynsplan fram som baseras på den fastställda behovsutredningen där det framgår vilka objekt som ska ha besök vilka år. Under året följs tillsynsplanen upp för att säkerställa att de objekt som ligger i tillsynsplanen erhåller ett besök. Status Ej påbörjad Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(4) 14 88

86 Internkontrollplan (Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden) Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Expediering Bygglovsavgifter, planavgifter, tillsynsavgifter Nybyggnadskarta Ajourhålla kartdata Tillsyn av miljöskyddsobjekt med årlig avgift Handläggarens digitala notering av rätt intressenter inför expediering. Expediering till rätt intressenter enligt handläggarens notering/rutin Att korrekta belopp debiteras Kontrollmätning av arbetsfix, det vill säga referenspunkt för höjd för byggnation. Jämföra kartskikt i interna webbkartan mot grunddatakällan Uppföljning av rutiner för tillsyn av miljöskyddsobjekt som betalar årlig tillsynsavgift Basmal Pethrosson Basmal Pethrosson Anna Holm (SBF) Tobias Pettersson Tobias Pettersson Sandra Wargclou Ansvarig för kontroll Ramona Kokscht Anneli Berglund Anna Carlstedt Lena Landerholm Metod Frekvens Senaste kontroll Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik Sannolikhet/risk Konsekvens Riskvärde 4. Allvarlig 8 Stickprov 2 ggr/år 1. Osannolik 4. Allvarlig 4 Stickprov 3 ggr/år Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik 4. Allvarlig 8 Roger Tynell Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Sandra Perla Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar

87 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden Helårsrapport genomförda internkontroller (SN ) Beslut Socialnämnden beslutar att godkänna rapporten Internkontroll helårsuppföljning 2017 och uppmana förvaltningen att arbeta med bristerna. Ärendebeskrivning Socialförvaltningen redovisar i rapporten för utfall av genomförda internkontroller under Yrkanden Ordförande, Torbjörn Einarsson (C), yrkar att: Socialnämnden beslutar att godkänna rapporten Internkontroll helårsuppföljning 2017 och uppmana förvaltningen att arbeta med bristerna. Beslutsgång Ordförande, Torbjörn Einarsson (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att socialnämnden beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Helårsrapport internkontroll Internkontroll Helarsuppfoljning 2017 socialförvaltningen_ Expedieras till Akten, Kommunfullmäktige Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 190

88 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN URBAN JONSSON SID 1/1 KVALITETSUTVECKLARE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Helårsrapport genomförda internkontroller Förslag till beslut Socialnämnden godkänner rapporten Internkontroll helårsuppföljning Ärendet i korthet Socialförvaltningen redovisar i rapporten för utfall av genomförda internkontroller under Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Helårsrapport genomförda internkontroll Internkontroll helårsuppföljning 2017 David Gyllenstråle Fanny Rosling - Tf. Socialchef Ska expedieras till Akten, Kommunfullmäktige SOCIALFÖRVALTNINGEN TUNATORG VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE 91

89 2017 Socialnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 92

90 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Sekretess... 3 Upphandling... 4 Arbetsmiljö... 4 Information på nätet... 6 Ärendehantering... 6 Delegationsordning... 7 Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(7) 93

91 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Sekretess Förvaring av sekretessbelagt material sker på ett säkert sätt (otillgänglig för obehöriga, brand och stöld) Granskningens genomförande Granskningen kommer att göras med särskilt fokus på hemtjänsten under tidig höst och för LSSboenden under senare delen av hösten. Uppföljning samordnas med avtals- uppdragsuppföljning. Granskningens utfall Under hösten 2017 har förvaring av personakter hos utförare granskats hos sammanlagt nio utförare som ger stöd till kunder från Vallentuna kommun. Kontrollerna har genomförts under de så kallade platsbesök som är en del av avtalsuppföljningen. Resultat Hemtjänst Inom hemtjänsten besöktes totalt nio verksamheter. Den vanligaste bristen är att dokumentationen ej förvaras i brandklassade förvaringsutrymmen. Av kontrollerade verksamheter är det två som ej använder dokumentation i någon form av IT system. Resultat boenden LSS 9:9 Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(7) 94

92 Inom boenden med särskildservice enlingt LSS 9:9 besöktes totalt elva verksamheter. Även här är den vanligaste bristen att det skåp som dokumentationen finns förvarad i inte är brandskyddad. Främst fanns denna problematik bland de externa utförarna. Merparten av verksamheterna dokumenterar dock i någon form av verksamhetssystem där man ofta scannar in handlingar som berrör en kund. Det innebär att informationen även lagras på en server med system för backuptagning. Sammanfattning: Verksamheterna förvaras känsliga personuppgifter på ett sådant sätt att de skyddas mot tillgång för obehöriga. Vad gäller skydd mot fukt, brand och liknande händelser är skyddet inte enligt den norm som satts i avtals-/ uppdragsbeskrivning på samtliga verksamheter. Det stora flertalet av utförarna har dock olika typer av IT system för dokumentationen vilket innebär att merparten av dokumenten är kopior från detta system. Kommunarkivarie har vi sina plats besök gjort bedömning att brandklassade utrymmen ej är nödvändigt. En genomlysning av frågeställningen kommer att ske för att eventuellt förändra kraven på detta område. Upphandling Inköp görs inom befintliga ramavtal. Granskningens genomförande Ett urval av produktområden där det finns ramavtal kommer att granskas medhjälp av ekonomisystemet för att få en bild av följsamhet till ingångna ramavtal. Granskningens utfall Ur ekonomisystemet togs en lista ut på samtliga leverantörer och kostnadskonton som socialförvaltningen använts sig av under perioden januari till juni Utifrån denna lista genomfördes sedan ett antal stickprov. Stickproven varierade i uppnådda kostnader samt typ av produkt eller tjänst. Övervägande del av stickproven var hänförliga till tjänster i form av externa placeringar. I 80 % av stickproven fanns avtal upplagda i avtalskatalogen och dessa följde befintliga ramavtal. Resterande stickprov återfanns inte i avtalskatalogen och ytterligare undersökning via HRavdelningen, kommunledningskontoret samt myndighetsavdelningen gav svar om avtal samt följsamheten av dessa. Totalt hittades 1 en leverantör som det inte finns något ramavtal med vilket resulterar i att ett arbete med upphandling av avtal måste påbörjas. Arbetsmiljö Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen Granskningens genomförande Granskning av registrerade händelser i KIA under perioden Därefter samtal med verksamhetschefer på enheter för att få deras uppfattning om mörkertal vad gäller registrering. Granskningens utfall Granskningen inleddes med att ta fram de verksamheter som har registrerat avvikelser kopplat till arbetsmiljö under de senaste 365 dagarna, vilka framgår av nedanstående diagram. Därefter genomfördes en inventering av de verksamheter som inte finns representerade. Bland dessa fördes ett Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(7) 95

93 samtal med berörda verksamhetschefer om deras uppfattning om det på dessa enheter inte inträffat några händelser som borde genererat en rapport. När det gäller de totalt inrapporterade händelserna har socialförvaltningen valt att jämföra volymen på inrapporteringen med två föregående år. I denna jämförelse har merparten av månaderna under 2017 fler inrapporterade händelser än motsvarande månad föregående år. Vilket beror på en förbättrad rapporteringskultur. Några slutsatser efter genomlysningen: Det finns händelser i KIA som uppenbart är relaterade till vård och omsorg, som rapporterats i KIA men inte återfinns i Treserva. Detta är ett område som bör uppmärksammas ytterligare så att rätt typ av händelser rapporteras i rätt system. En relativt stor andel av incidenterna har ingen dokumenterad uppföljning av händelsen. Risker med långsamma skeenden såsom längre perioder av underbemanning på grund av vakanser registreras sällan som en risk i systemet. Det finns ett mindre antal händelser som inte registrerats i systemet. De chefer som gör denna bedömning menar dock att detta faktum inte innebär att den faktiska händelsen och uppföljningen av denna inte skett i praktiken. En bedömning är att chefers varierande datamognad är en bidragande faktor till att alla händelser inte registreras i systemet. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(7) 96

94 Information på nätet Informationen är aktuell/uppdaterad Granskningens genomförande Stickprovs kontroll kommer att genomföras under hösten på ett urval av socialförvaltningens externa sidor. Sammanställning av upptäckta felaktigheter kommer att göras och en kortare analys av vad skälet till varför informationen inte uppdaterats tidigare. Granskningens utfall Arbete med att uppdatera socialförvaltningens externa sidor sker fortlöpande. Det finns flera exempel på sidor där det förekommer felaktig/ gammal information. En orsak till detta bedöms vara att de informationsägare och redaktör som har ansvar för uppdatering inte har granskat och hanterat upptäckta felaktigheter. En bakomliggande orsak till detta är hög personalomsättning. För att förbättra denna situation har en förnyad omgång av redaktörsubildningar påbörjats. Arbetet kommer att fortlöpa under Ärendehantering Uppföljning av individuella beslut görs enligt rutin från handläggare vid myndighetsavdelningen. Granskningens genomförande Uppföljningen kommer att ske genom att det genomförs en egenkontroll där samtliga samordnare medverkar vid insamling av information. Den samlade bilden kommer därefter att analyseras av chef och verksamhetsutvecklare på myndighetsavdelningen. Granskningens utfall Samtliga enheter på myndighetsavdelningen har genomfört uppföljningen av individuella beslut. Vid sammanställning av uppföljningen framkommer att det ser lite olika ut inom myndighetsavdelningen, huruvida uppföljning av individuella beslut görs enligt rutin. På vuxenenheten görs uppföljning av individuella beslut enligt rutin. Inom barn- och familjeenheten, äldreenheten och enheten för funktionsnedsättning finns förbättringspotential. Inom barn- och familjeenheten lyfts behov av bättre struktur på uppföljning, dokumentation och registrering, samt en förbättrad planering för när ärendet ska följas upp redan när insatsen startar upp. Äldreenheten har inte följt rutinen, men många ärenden följs upp innan bestämd tidsram pga förändrat omvårdnadsbehov. Brister i journalanteckningar att uppföljning har gjorts. Inom enheten för funktionsnedsättning har 25 procent av ärendena hanterats med förenklad uppföljning på grund av personalomsättning, i övrigt att har uppföljningen skett enligt rutin. Myndighetsavdelningen kommer under 2018 att genomlysa handläggningsrutinerna, vilket kommer att leda till en kvalitetssäkring av handläggningen av ärendena. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(7) 97

95 Delegationsordning Beslut fattas i enlighet med fastställd delegationsordning. Granskningens genomförande Merparten av löpande beslut kopplat till myndighetsutövning är konfigurerat i verksamhetssystemet Treserva där möjlighet att fatta olika beslut kopplat till befattningshavarens behörighetsfunktion i systemet. Ett tänkbart scenario är att någon del av denna konfigurering inte överensstämmer med befintlig delegationsordning eller att en medarbetare tilldelats felaktig behörighet. Därför genomförs det första stickprovet som en kontroll av samstämmighet mellan delegationsordning och Treservas konfiguration. Stickprovet genomförs genom uttag av ett antal delegationslistor för ett urval beslut som kontrolleras mot delegationsordning. Granskningens utfall Initialt har stickprovskontroll gjorts genom kontroll av beslutsfattare som finns registrerad i verksamhetssystemet Treserva för olika typer av beslut. Kontrollen har gjorts av beslut fattade under perioden I nedanstående tabell framgår beslutstyper mm som har kontrollerats. Beslutstyp Område Antal beslut Beslutade av Familjehem SoL IFO barn/unga 4 Samtliga SU/SN/Ordförande Familjehem/jourhem 11 LVU IFO barn/unga 11 Samtliga SU/SN/Ordförande Bolots SoL IFO Vuxen 10 Samtliga beslutade av handläggare eller samordnare. Bostad särskild service vuxna extern (LSS 9:9) LSS 12 Samtliga SN/SU/Ordförande Särskilt boende äldre ÅO 65 Samtliga beslutade av samordnare/eller SU/SN/Ordförande Totalt 102 Vid denna kontroll har inga felaktigheter framkommit gällande: 1. Om systemets konfiguration inte överensstämmer med fastställd beslutsfattare i delegationsordningen. 2. Om någon person i systemet har fått felaktigbehörighetsroll och till följd av detta kunnat fatta beslut som denne inte har behörighet till. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 7(7) 98

96 99

97 100

98 2017 Överförmyndarnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning 101