Anteckningar från 29 mars David Stigson Workshop organisation sid 2-5 Anteckningar 29 mars Christina Rosén sid 6-9

Transkript

1 Anteckningar från 29 mars David Stigson Workshop organisation sid 2-5 Anteckningar 29 mars Christina Rosén sid 6-9 Anteckningar 29 mars Ulla Persson Marknadsföring och Kommunikation sid 10 Anteckningar 29 mars Ulla Persson Universitet och Holdingbolag sid 11 1 (11)

2 Uppdragsutbildning Anteckningar från 29 mars David Stigson Workshop organisation ( två grupper som sammanfattats i gemensamma rubriker/teman, gruppstorlek personer ) Viss spridning av yrkesroller och olika delar av organisation representerad. Centralt stöd och/eller i verksamheten på fakultet och institution Hur organiserar vi oss internt? - Det finns ekonomiska och juridiska förutsättningar, olika hur hanterar vi det. - Olika processer pågår, exempelvis går Lund mer mot att arbeta med den akademiska/förvaltnings- organisationen. - Linköping och Linnéuniversitetet går mer mot att arbeta i bolag även om det ena inte utesluter det andra så här långt. - Samordning och samsyn viktigt för att inte konkurrera internt (men även bisyssla och det är en ledningsfråga, men vilken ledning? Inst, fakultet, högsta ledning? ) Hur når vi en professionell nivå av uppdragsutbildning (UU)? - Krävs en gemensam organisation - Krävs enhetlighet, att det blir likadant gentemot kund oavsett vem som åtagit sig uppdrag - Transparens inom organisation och gemensam kalkyl, men transparens gentemot vem? 2

3 - Relevanta kompetenser, juridik, ekonom, kommunikatör, samordnare, administratör (en mycket bred och djup kompetens och kunskap som behövs för att bedriva verksamhet. DÅ KRÄVS DET LEDNINGSSTÖD) - Vi ska inte försöka hitta kryphålen utan skapa gemensam syn och gemensam satsning - Skillnad om man bär sina egna kostnader eller om man är anslagsfinansierad (avgiftsfinansiering och anslagsfinansiering) Hur är det annorlunda? - Basservice och tilläggsservice från förvaltning, ett sätt att tänka och organisera Fortsättning, Systemstöd, kursadministration/antagning/hålla ordning på uppdragsutbildning/projekt - Till exempel, hur kan vi förenkla och arbeta med antagningar till UU? Finns inte ett svar på frågan, ibland kan arbetsgivare göra urval men ibland är det viktigt att utreda behörighet inom tex psykoterapeut. Då ligger ansvar hos utbildningssamordnare. - Hur kan vi förenkla antagning/behörighetsgranskning? Skulle antagning.se användas liksom på reguljära utbildningar ( är det något vi gemensamt kan arbeta för? ) - Öppna kurser, systemstöd för välkomstbrev och så vidare, hur gör olika lärosäten idag? Inget enhetlighet, allt från egensnickrat i excel till system MIRA, använder Uppsala och KI. ( Det är inte ett CRM-system och MIRA fungerar inte som det ) Det bästa vore om LADOK hade dessa funktioner. - Det bör gå att hantera i Ladok. ( men kräver det isf. annan typ av organisering och ansvar? ) - KI, en strävan att UU ska ha så lik hantering som vanlig utbildning 3

4 - Det är delvis systemstöd som påverkar Lund att gå mot egen organisation - Reflektion i gruppen, deltagare på UU ska inte behöva komma in på studentsidor i tex MyMoodle, de måste komma in på en gång till sin utbildning Vidare - Hur håller man ordning på projekt? - KI och Uppsala använder Mira och till viss del fungerar det men man saknar ekonomisystemfunktioner, tex fakturering funkar inte. - KI använt Mira i 15 år men upplever dem som lite resurssvaga och svaga i utveckling och uppdateringar numera - Önskvärt utifrån våra erfarenheter är ett system där man enkelt kan få in underlag för tex fakturering och system får iväg och bevakar faktura. (Egen reflektion, Fortnox en lösning?) - Det är för mycket handpåläggning och hemsnickrat idag, allt från postit-lappar och excel till gratisverktyg på webben - Kan vi använda UniLink för att upphandla gemensamt system som underlättar och gör oss mer professionella? Roller och funktioner man ser behov av och vad har man idag, hur löser man det? - Uppsala, en funktion med kommunikatör, adminstratör, it-pedagog, ekonom, koordinator, enhetschef, projektledare, (avdelning heltidstjänster och i stort sett helt avgiftsfinansierade) - Uppsala önskan om att tex kommunikatör anslagsfinans - Lund, institiution (Ingela), - Det ser lite olika ut mellan våra olika lärosäten. Dels beroende av hur ledarskap prioriterar/satsar och pratar om frågan kring uppdragsverksamhet - Det vi har gemensamt är att vi ser liknande behov men vi löser det på olika sätt, i olika organisering och med olika stöd/direktiv från universitetsledning 4

5 Hur tillgängliggörs resurser och bemanning ( från incitament till genomförande/avslut) - Lärarresurser, en utmaning då det ex, inte anställs adjunkter, övertidsstopp mm - Hitta lärare som vill, lämna de som inte vill därhän - Tillgänglighet, hur löser man det? Ex, man flyttar personal från grundutbildning till UU Risk att andra avundsjuka ( relation till meritering, komptensutveckling osv ) - Bli bättre på samverkan mellan universitet, se varandra som gemensam resurs för att lösa bemanning/innehåll i UU - Hur bygger man kompetens man inte har. Från strategi till anställning/inhyrning? En utmaning. Kanske kan vi inom ramen för tex UniLink, o Utveckla nationella nätverk kring frågan o Vi har olika förutsättningar och olika delar i landet ger ibland olika problem o Vissa har enklare, andra svårare att attrahera, utveckla och behålla kompetens ( både innehåll och stödkompetens ) o Utveckla en samsyn i frågan, terminologi och resurser? o Öka samverkan mellan lärosäten, även RUC (och motsvarande) inräknat Vid tangenterna, David Stigson 5

6 Uppdragsutbildning Minnesanteckningar - program fredag 29 mars Av Christina Rosén Goda exempel och erfarenhetsutbyte - Briefing om pågående nationella projekt - Workshop med fokus på idé och erfarenhetsutbyte Diskussionsgrupp Kommunikation och Marknadsföring Deltagare: Linda Uhrbom Link, Nina Sundberg Karlst, Helen Jern Skövde, Louise Vestlie Dalarna, Camilla Lennartsdotter HögskVäst, Christina Rosén Lnu Vid Karlstads universitet presenteras skräddarsydda kurser tillsammans med öppna kurser på hemsidan. På hemsidan får man klicka på Samverkan och sedan Uppdragsutbildningar Ett Holdingbolag Uppdrag AB ansvarar för uppdragsutbildning. En person jobbar i stort sett heltid med marknadsföring. Nina S gör olika företagsbesök. I 90 % av fallen ringer någon och vill ha en kurs. Annars fylls de kurser som gått länge automatiskt. I Karlstad finns ett färdigt anmälningssystem för varje deltagare. Man kommer då till en sida där olika typer av uppdrag är listade och klickbara. Lärarfortbildning och övriga uppdrag har separata sidor. Se nedan: UPPDRAGSUTBILDNINGAR För mer information, besök sidorna nedan eller använd menyn. FÖRSKOLE - OCH LÄRARFORTBILDNING HUMANIORA OCH SAMHÄLLSVETENSKAP 6

7 HÄLSA, NATUR OCH TEKNIKVETENSKAP SKRÄDDARSY EXKLUSIVA UPPDRAGSUTBILDNINGAR ÖVRIGA UPPDRAG Eftersom Karlstad verkar har kommit längst med Uppdragsutbildning har jag valt att kopiera in en del av deras text på hemsidan här: STEG 1 - KOLLA UTBUDET Det finns två sätt som du som är arbetsgivare kan välja när du vill kompetensutveckla din personal via Karlstads universitet. Vi arbetar med öppna uppdragsutbildningar som du ser uppräknade här på webbplatsen. Men detta är bara en liten del av vad vi erbjuder. Det vanliga är att arbetsgivare kontaktar oss för att få skräddarsydda lösningar för sin personals behov. Öppen kurs betyder att deltagarna i uppdragsutbildningarna kan komma från flera olika arbetsgivare. Affärsmodellen bygger på marknadsföring gentemot olika branscher via olika marknadsföringskanaler där ämnet bidrar med sina kontakter och nätverk. Business-to-business innebär att en uppdragsgivare, kund, köper en uppdragsutbildning som är skräddarsydd exklusivt för sin personal. Affärsmodellen bygger på ett riktat säljarbete för bolaget där ämnet kan bli involverad som experter innan affären blir klar. STEG 2 - KONTAKTA UPPDRAGSKOORDINATORN Uppdragsutbildningar utformas i dialog utifrån arbetsgivarens, kundens, önskemål med stor flexibilitet när det gäller tid, plats och form. Allt sker i nära samarbete med det undervisande ämnet. Kunden bestämmer vilka i personalen som ska delta i uppdragsutbildningen. Deltagarna kan ha mycket liten eller ingen erfarenhet alls av universitetsstudier men bidra med desto mer praktisk kompetens. I uppdragsutbildning finns inga krav på formell behörighet för högskolestudier. Om arbetsgivaren önskar kan uppdragsutbildningen ge högskolepoäng. Då gäller dock att det ska finnas kursplan för utbildningen och att kursdeltagaren ska bli godkänd på utbildningens examination. Din samtalspart är någon av våra uppdragskoordinatorer eller vd: Förskola och skola - uppdragskoordinatorerna Pia Sundgren Storm, tel / Elisabeth Berg (rektorsutbildning), tel Offentlig förvaltning, vård och omsorg - uppdragskoordinator Nina Sundberg, tel Näringsliv och organisationer - vd Camilla Johannesson, tel

8 STEG 3 - AFFÄRSPROCESSENS OCH UPPDRAGSUTBILDNINGENS GENOMFÖRANDE Uppdrags AB:s vd och uppdragskoordinatorerna arbetar uppsökande och långsiktigt utifrån de tre affärsområden som bolaget har. Tillsammans med ämnena görs underlag för kalkyl och offert/anbud och planering för genomförande av kursen. Under marknadsföringsfasen ansvarar Uppdrags AB:s kommunikatör för att ta fram material och på olika sätt marknadsföra utbildningen. Uppdrags AB:s utbildningshandläggare ansvarar för webbanmälan, dokumentation och utvärdering i affärssystemet. Utbildningshandläggaren och uppdragskoordinatorerna ansvarar tillsammans med fakultetens lärare och administratörer för att beställaren/kunden och kursdeltagaren ska få en så bra upplevelse som möjligt och säkerställa kvalitet och kundnöjdhet. Linköpings universitet har inte börjat med besök/uppsökande verksamhet ännu, men planerar detta. LiU presenterar flera kurser på nätet. De skriver då ut pris på kurser (som även är öppna ). Här klickar man på Utbildning och sedan på Kompetensutveckling. Klickbara foton finns för vissa kurser. Liknande upplägg som hos oss. Information och presentation ser väldigt olika ut under de olika flikarna. Ett ex. ges nedan: Traumafokuserad kognitiv beteendeterapi 7,5 hp Kursinformation Kursen ges av Barnafrid - nationellt kunskapscentrum, under tre dagar i Linköping. Handledning följer sedan vid tio tillfällen á två timmar i grupp, via Skype eller liknande. Preliminära kursdatum i Linköping: mars 2019 Kostnad: kr (exkl moms). Efter mottagen anmälan kommer ett bekräftels med information om vilka dokument du behöver inkomma med att skickas. När vi bekräftat att du uppfyller kriterier för att antas till utbildningen kommer ett välkomstmail med ytterligare information. Efter sista anmälningsdag kommer avtalet om köp av utbildning att skickas för signatur från arbetsgivaren. Du hittar kursplan och mer information på liu.se/studieinfo: Kursplan och mer information Hur blir jag antagen till kursen? Kursen är en uppdragsutbildning. Privatpersoner eller enskild firma kan inte köpa uppdragsutbildning - det måste vara en juridisk person som skriver på avtalet. Antagning sker löpande under ansökningstiden och följer inte Linköping universitets ordinarie ansökningsomgångar. 8

9 Kostnaden som kursen medför måste din arbetsgivare stå för och det är även arbetsgivaren som avgör om du ska gå kursen. Om kursen får för få sökande förbehåller sig Linköpings universitet och Barnafrid rätten att ställa in eller skjuta på kursen till ett senare tillfälle. Allmänna kommentarer var att marknadsföring saknas, vem sprider info om kompetensutveckling, vi har problem med kommunikationsavdelningen. Nyhetsbrev skickades för, men inte längre p.g.a. GDPR. I Office 365 finns dock något som heter I-forms för att göra utskick. Diskussionsgrupp Samverkan, nätverk Deltagare: Annelie Ekelin Linné Kalmar, Lei Shen Malmö, Carina Theén Borås, Elvira Eriksson Försvarshögsk., Kerstin Reinholdsson Umeå, Therese Örnberg Berglund Linköping, Christina Rosén Linné Växjö. Mer allmänna diskussioner i denna grupp. Vi borde ha ett gemensamt forum, en gemensam plattform för samverkan mellan lärosätena, där vi bland annat kan lägga upp minnesanteckningar från träffar, presentationer, skicka allmänna frågor till varandra. Vad har gjorts? Var? På UniLinks hemsida? Goda exempel på uppdragsutbildningar borde presenteras på hemsidorna. Vid större upphandlingar borde universiteten samarbeta. Kompetens tas där den finns för att kunna ta hem ett uppdrag. Kan vi göra reklam för varandras kurser om de kurser som efterfrågas inte finns på ens eget universitet? Carina Theén Borås menade att de t.ex. skulle kunna göra reklam för Lnu:s kurser i språk eftersom de själva inte erbjuder sådana kurser. 9

10 Uppdragsutbildning Diskussionsgruppen ang Marknadsföring och Kommunikation Vid pennan Ulla Persson Anteckningar från gruppsamtalet vid UniLinks Uppdragsutbildningsträff i Kalmar Deltagarna kom från olika Högskolor och Universitet från hela landet och med olika upplägg och stöd kring hur man arbetar med marknadsföringen och kommunikationen både utåt ev uppdragsgivare och inåt organisationen. Samtliga överens om att det är viktiga funktioner. Gemensamt är att alla har tillgång till kommunikatör dock i olika omfattning. Likaså kan kommunikatörens placering i organisationen vara olika. Några universitet arbetar inte specifik med marknadsföring medan andra arbetar riktat med tex annonsering via Facebook, utarbetade foldrar som kan skickas eller delas ut. En del har utarbetat tydliga rutiner. Hemsidorna/webben nämns som viktiga sidor där man visar upp smakprov på vad som erbjuds i olika varianter. Hemsidorna är mycket viktiga i kommunikationen inåt organisationen, både för att bl a berätta om verksamheten och för att kunna rekrytera utförare. Här nämns beskrivningen Godisbutiken, och Skyltfönster där man kan visa vad man har genomfört och vad som kan erbjudas. Berättades om en modell med att använda förinspelade filmer och nätbaserade kurser för att hålla kvar intresset från uppdragsgivare när man inte kan bemanna och leverera beställda utbildningar till önskad start utan de får vänta en längre tid. Dessa kurser som erbjuds kan till och med vara poängsatta. Viktigt att det examineras el rättas snabbt. Det är viktigt att det finns resurser för att göra snygga bilder och filmer eftersom utbildningarna går via nätet. Man räknar med att det kommer att finnas ca 100 moduler när det är färdigutvecklat. Rutiner kring GDPR måste finnas. 10

11 Vid pennan , Ulla Persson Uppdragsutbildning Diskussionsgruppen ang Universitet och Holdingbolag Anteckningar från gruppsamtalet vid UniLinks Uppdragsutbildningsträff i Kalmar Deltagarna kom från olika Högskolor, Universitet och Holdingbolag från hela landet och med stor spridning på kunskaper och erfarenheter kring Holdingbolag och uppdragsutbildning. Kort sammanfattning av vad som sades: Påpekades att Ägardirektivet är mycket viktigt. De som driver Holdingbolag ser det som en resurs för universiteten. Det finns lite olika organisation från de som har lite uppdragsutbildning inom bolagets ram till de som både förmedlar, säljer och driver uppdragsutbildning. Man är noga med att poängtera att verksamheterna (uppdragsutbildningen) drivs i dotterbolag till Holdingbolaget. Forskningsprojekt verkar vanligare att driva via Holdingbolag än Uppdragsutbildning. Holdingbolagen får ej konkurrera med Universiteten. Universiteten ansvarar alltid för poängsatta utbildningar/kurser. Vid något universitet säljs uppdragen via Holdingbolag men drivs av/i universitetets namn. Det ses som viktigt att det finns EN ingång till uppdragsutbildningen. Vid något universitet ser man över organisationen och vad som ska ingå i Holdingbolaget medan man på ett annat universitet avslutar de uppdragsutbildningar som drivs via underbolaget och där man i fortsättningen kommer att driva uppdragsutbildningen via universitetet. Där bolagen blir förmedlare av uppdragsutbildning, finansieras det via en administrativ avgift. Bemanningen i bolagen och underbolagen är på vissa ställen renodlade anställningar medan det på andra är delade anställningar. På vissa håll klarar man verksamheten/arbetet genom bisyssla för genomförarna. Konstaterades vid granskning att på flera håll är universiteten otydliga mot bolagen (RRV?). Budskapet från flera var med hänvisning till tidigare pass var inte rädda KÖR. 11