Management, Organisation och IT

Transkript

1 Management, Organisation och IT Doktorandkurs som ges i samarbete mellan Företagsekonomiska institutionen, Uppsala universitet och Stockholms universitet Doktorandkurs, 7.5hp, VT2014

2 Kursansvariga: Administration: Kursstart: Anmälan: Docent Jan Lindvall, Företagsekonomiska institutionen, Uppsala universitet, Professor Jan Löwstedt, Företagsekonomiska institutionen, Stockholms universitet, Elisabeth Hallmén, Företagsekonomiska institutionen, Uppsala universitet, Ekonomikum, Kyrkogårdsg. 10C, 1 tr, Uppsala, februari, kl 10.15, 2014, Uppsala senast 15 januari 2014, genom att fylla i följande länk: ee429caa93ce Management, Organisation och IT Doktorandkurs (7.5hp) i samarbete mellan Uppsala universitet och Stockholms universitet VT 2014 Bakgrund och syfte En viktig utgångspunkt för denna doktorandkurs är samspelet mellan teknikutveckling och organisatorisk förändring och den betydelse som människors föreställningar ges i denna utveckling. Exempel på detta är intresset för hur organisationers agerande och utveckling påverkas av människors såväl individuella som och gemensamma organisationsföreställningar (kognitioner). Organisatoriska begrepp som då kommer i fokus är exempelvis beslutsfattande, meningsskapande och organisatoriskt lärande. Kursen kan därför sägas presentera organisationsteorier som utgår ifrån ett perspektiv med fokus på hur vi tänker kring viktiga organisatoriska frågor (jfr. Gioia, 1991; Hellgren & Löwstedt 1997). Ett väsentligt inslag för kognitiva organisationsuppfattningar är tillgången till och behovet av information. Det är exempelvis med stöd av information som beslut och samordning främst antas kunna genomföras. Traditionellt vilar många av våra management-orienterade teorier på en klassisk definition av begreppet information. Med utgångspunkt från Shannons (&Weaver) kommunikationsteori kring information och Norbert Wieners cybernetiska tänkande är information något enkelt, något som vare sig kan eller behöver tolkas. Aktuell forskning visar dock på insikter om alternativa och kompletterande synsätt. 1

3 Det blir i allt fler sammanhang väsentligt att upprätthålla skillnaderna mellan data, information och kunskap. Med ett ökat intresse för kunskap växer därför även intresset för betydelsen av tolkning och reflektion för organisatoriska förlopp. Det är utifrån den utgångspunkten vi genomför doktorandkursen Management, Organisation och IT. Vi vill med vår kurs bl.a. fästa uppmärksamhet vid Herbert Simons stora betydelse för kursens ämnesområde(n) och genom anvisad litteratur möjliggöra en diskussion om var forskningen om Management, Organisation och IT står idag. Genomförande och examination Kursen genomförs under fem seminariedagar tre i Uppsala och två i Stockholm. Under dessa dagar diskuteras ett antal för organisationsforskningen centrala frågeställningar (se nedan). Examinationen sker genom löpande inlämningsuppgifter, aktivitet i seminariediskussioner och ett avslutande PM. Kursen ges på engelska. Schema Dag 1. 6 februari, 2014, , Uppsala i K312 Tema 1. Information och organisationsföreställningar Tema 2. Strukturer och aktörer ett kognitivt perspektiv. Dag februari, , Stockholm (Lokal meddelas senare) Tema 3. Kommunikation inom och mellan organisationer. Exemplet Internet. Tema 4. Organisatorisk koordination och organisation. Exemplet affärssystem, ERP. Dag mars, 2014, , Uppsala i K312 Tema 5. Individuellt och organisatoriskt beslutsfattande. Exemplet beslutsstöd, BI. Tema 6. Organisatoriskt lärande och kunskapsförmedling. Exemplet sociala medier. Dag april, , Stockholm (Lokal meddelas senare) Tema 7. Organisatoriskt minne. Exemplet databaser. Tema 8. Organisatoriska rutiner och IT. Dag april, , Uppsala i K312 Tema 9. Organisatorisk makt och IT. Tema 10. Organisatorisk utveckling, förändring och IT. 2

4 DAG Kognition & Information. En viktig utgångspunkt för kursen är betydelsen av individuella och gemensamma kognitioner för organisationers agerande och utveckling. Med det perspektivet intresserar vi oss för hur vi tänker kring viktiga organisatoriska frågor (jfr. Gioia, 1991; Douglas, 1986; Hellgren & Löwstedt 1997). Praktiskt är det vanligt att idag tala om behovet av gemensamma mindset för att samordna stora komplexa organisationer. Ett väsentligt inslag för kognitiva organisationsuppfattningar är tillgången till och behovet av information. Det är exempelvis med stöd av information som beslut och samordning främst antas kunna genomföras. Traditionellt vilar många av våra management-orienterade teorier på en klassisk definition av begreppet information. Med utgångspunkt från Shannons (&Weaver) kommunikationsteori kring information och Norbert Wieners cybernetiska tänkande är information något enkelt, något som vare sig kan eller behöver tolkas. Nu växer dock insikten om alternativa synsätt. Det blir i allt fler sammanhang väsentligt att upprätthålla skillnaderna mellan data, information och kunskap. Med ett ökat intresse för kunskap växer även intresset för betydelsen av tolkning och reflektion. Vi inleder därför kursen med en genomgång över de två centrala begreppen kognition och information relaterat till organisatoriskt agerande. Hodgkinson, G.P & Healey. M.P., 2008, Cognition in Organizations, Annual Review of Psychology, pp Narayanan, V.K. & Zane, L.J., 2011, The Cognitive Perspective in Strategy: An Integrative Review, Journal of Management, Vol. 37, No. 1, pp McKinney, E.H. & Yoos, C.J., 2010, Information About Information: A Taxonomy of Views, MIS Quarterly, 34, 2, pp Turkle, S., 2004, How Computers Change the Way We Think, The Cronicle of Higher Education. 2. ICT Structure & Actor. A Cognitive Perspective. Inom traditionell samhällsvetenskap är det vanligt att göra en åtskillnad mellan determinerande, gemensamma, strukturer och mer handlingsfria, individuella, aktörsuppfattningar. Sådana strukturer eller aktörsuppfattningar har vid ifrågasatts och utvecklats av betydande sociologer som Anthony Giddens och Bruno Latour. Under 3

5 begreppet Structuration theory och Actor Network Theory har de utvecklat en syn som senare i vid omfattning har tillämpats inom IT-relaterad forskning. Människor (aktörer) utvecklar gemensam teknik (strukturer) som sedan åter påverkar den aktiva, handlande, människan. Av än större betydelse har Herbert Simons tänkande inom både organisation och teknik varit. En av Simons bidrag var att metaforiskt jämföra det mänskliga tänkandet med datorns funktionalitet och arbetssätt. Regler, rutiner, minnen blir för båda viktiga begrepp. Trots en omfattande framgång har denna bild över mänskligt tänkande ifrågasatt. Tänkandet är exempelvis sällan linjärt utan mer associativt, en skillnad som kan ge upphov till betydande konsekvenser. Vid kursens andra pass skapar vi därför även en insikt om Herbert Simons stora betydelse för kursens ämne Management och IT. Thompson, M., 2012, People, practice, and technology: Restoring Giddens' broader philosophy to the study of information systems, Information and Organization, p Heyck, H., 2008, Defining the Computer: Herbert Simon and the Bureaucratic Mind Part1, IEEE Annals of the History of Computing, Volume 30, Number 2, pp Heyck, H., 2008, Defining the Computer: Herbert Simon and the Bureaucratic Mind Part 2, IEEE Annals of the History of Computing, Volume 30, Number 2, pp Ensmenger, N., 2012, The Digital Construction of Technology, Technology and Culture, October, Vol. 53, pp Löwstedt, J. 1985, Contingencies or Cognitions? Two Paths for Research on Organization and Technology. Scandinavian Journal of Management, Vol 1:

6 DAG Communication in, and between, organizations. När begreppet management diskuteras blir det traditionellt ofta utifrån ett command and control perspektiv. Managern som den tänkande aktören fattar de nödvändiga besluten som organisationens övriga medarbetare sedan har att genomföra. Ofta präglas dessa organisatoriska lösningar av tydliga vertikala (hierarkiska) och horisontella perspektiv. Någon befinner sig hierarkiskt ovanför andra; något är innanför eller utanför den egna organisationen. Med den ökade betoningen vid kunskapens betydelse för konkurrenskraft, insikten om att man inte heller inom organisationen själv kan besitta all kompetens förändras förutsättningarna i flera dimensioner. En sådan är att det enkelriktade beordrandet alltmer ersätts av en ömsesidig dialog. Överhuvudtaget blir, som påtalas av Manuell Castells, dynamiska relationer (det relationella) viktigare än statiska organisatoriska positioner (noden). I mycket görs detta möjligt genom framväxten av internet. I detta avsnitt försöker vi närmare förstå oss på kommunikationen och Internets stora betydelse. Vi intresserar oss även för att en ökad andel av den pågående kommunikationen inom och mellan organisationer genomförs mellan maskiner. Maskiner som både initierar och kan genomföra väsentlig kommunikation. Denna utveckling av internet of things (M2M Machine to Machine) fick ökad fart genom IBM: s framgångar 2011, med datorn Watson. En dator som uppfattas kunna associera och därigenom även kunna använda sig av natural language. En dator som uppfattas kunna få många praktiska organisatoriska tillämpningar inom en snar framtid, just på grund av dess förmåga till kommunikation. Decherney, P., Ensmenger, N., & Yoo, C., 2011, Are Those Who Ignore History Doomed to Repeat It?, The University of Chicago Law Review, 78:1627. Hayles, K.N., 2009, RFID: Human Agency and Meaning in Information-Intensive Environments, Theory Culture & Society, 26, 2-3, pp Hanseth. O. & Lyytinen, K., 2010, Design theory for dynamic complexity in information infrastructures: the case of building internet, Journal of Information Technology, 25, pp.1-19 Hendler, J., Shadbolt, N., Hall, W., Berners-Lee, T., & Weitzner, D., 2008, Web Science: An Interdisciplinary Appraoch to Understanding the Web, Communications of the ACM, Vol. 51, No. 7., pp

7 4. Organisational coordination and integration: ERP-system. Ett av de viktigaste begreppsparen för att beskriva organisatorisk utveckling är differentiering och integrering. Först spjälkas organisationen upp i delar för att kunna bemöta verksamhetens osäkerheter så nära och snabbt som möjligt. Därefter måste verksamheten genom lämpliga lösningar integreras på ett sådant sätt att ingående delar tillsammans kan bilda en större helhet. Integrationen kan vara olika omfattande. Denna integration eller med ett annat ord koordination är av stor betydelse för en verksamhets framgång. Samtidigt är den ofta svår att fullt ut genomföra. Olikheter mellan de enskilda delarna skapar olika förhållanden som kan vara svåra att sammanjämka. En sådan integration av tidigare fristående system är idag en viktig utvecklingslinje. Om tekniska förhållanden i form av begränsad lagringskapacitet och bristande kommunikation lade grunden för decentraliserade och därmed fragmentiserade lösningar finns ambitionerna nu att genom systemintegration binda ihop de olika systemen inom och mellan organisationer. Tydligaste uttrycket för det är de omfattande investeringar som nu görs i ERP-system. System som syftar till att genom standardisering av arbetssätt skapa förutsättningar för automatisering och rationalisering av verksamheten. Okhuysen, G.A., & Bechker, B.A., 2009, Coordination in Organizations: An Integrative Perspective, The Academy of Management Annals, Vol 3, No 1, pp Bailey, D. E., Leonardi, P. M. & Chong, J., 2010, Minding the Gaps: Understanding Technology Interdependence and Coordination in Knowledge Work, Organization Science, Vol. 21, No. 3, pp Leimbach, T., 2008, The SAP Story: Evolution of SAP within the German Software Industry, IEEE Annales of the History of Computing, vol. 30, Number 4, pp

8 DAG Organizational Decision Making: Business Intelligence (BI). Beslut och beslutsfattande har länge varit en fråga av central betydelse för organisationsforskningen. Insikter om de begränsningar som faktiskt präglar många beslutfattare har därigenom länge varit viktigt för det företagsekonomiska ämnets utveckling. Med ökad organisatorisk komplexitet blir begränsningarna än mer uppenbara. I dagens globala företaget är det ofta mycket svårt att omedelbart identifiera och hantera de orsak-verkan samband som är så viktiga för möjligheterna till ett rationellt kalkylerat beslutsfattande. Förekomsten av sådana programmed decision minskar till framväxten av mer svårbedömda non-programmed. Beslut där det kan vara svårt att se handlingens omedelbara och direkta konsekvenser. Samtidigt växer föreställningen om att man med teknikens hjälp och via analys av de allt större tillgängliga datamängderna (s k Big Data ) kan urskilja mönster i mänskligt och organisatoriskt agerande så att ny kunskap därigenom kan utvinnas. En tangeringspunkt till det är att föreställningar om beslut är inriktade på framtiden och val ( choice ), medan mycket organisatoriskt agerande är beroende av att i efterhand bättre förstå (finna mening, sensemaking ) av historien och redan genomförda handlingar. Detta möte handlar om beslut och den teknik som utvecklas för att kunna understödja ett organisatoriskt beslutsfattande. Griffith, T.L., Nortcraft, G.B., & Fuller, M.A., 2008, Borgs in the org? Organizational Decision Making and Technology, in Hodgkinson, G.P. & Starbuck, W.H., 2008, The Oxford Handbook of Organizational Decision Making. Boland, R.J., 2008, Decision Making and Sensemaking, in Burstein, F. & Holsapple, C.W., 2008, Handbook on Decision Support Systems. Vol.1, pp Chen, H., Chiang, R.H.L & Storey, V.C., 2012, Business Intelligence and Analytcis: From Big Data to Big Impact, MIS Quarterly, Vol. 36., No. 4, Organizational Learning and Knowledge: Social Media. Synen på kunskap förändras i takt med den tekniska och organisatoriska utvecklingen (se t ex Weinberger, 2012). Om det traditionellt varit så att kunskapen alltför ofta har beaktas som ett givet substantiv (kunskap som fakta, eller vad Gilbert Ryle kallar för Know that ) som när det utvecklas så sker det i ett väl definierat rum/plats allt mer börjas ses som ett verb (Knowing, Learning). Intresset riktas därigenom mer mot öppenhet, interaktion och kunskap 7

9 i handling (Ryles, Know how ). Begrepp som Situated Cognition och Embodied Cognition får här sin betydelse. Sett till tekniken kan betydelsen av sociala medier härigenom förklaras. Med denna teknik öppnas de organisatoriska gränserna samtidigt som interaktionen mellan olika enskilda aktörer kan utvecklas. Allt detta sker samtidigt som begrepp som fakta och sanning kan ges en ny innebörd (på gott och ont). Så har exempelvis Wikipedia med tiden blivit en alltmer accepterad informationskälla. En följd av utvecklingen kan bli en fragmentisering av kunskapen. Tekniken skapar, som känt är, möjligheter till skapandet och upprätthållandet av egna livsvärldar. Världar som bekräftar och förstärker redan givna föreställningar än komplicerar och ifrågasätter. I organisationer kan en sådan kunskapsutveckling ge upphov till betydande problem med kunskapsdelning och kunskapsanvändning. Vid detta tillfälle fördjupar vi diskussionerna kring dessa viktiga frågor. Weick, K-E., Sutcliffe, K.M., Obstfeld, D., 2005, Organizing and the Process of Sensemaking, Organization Science, Vol. 16, No. 4, pp Leonardi, P.M. & Treem, J.W., 2012, Knowledge management technology as a stage for strategic self-presentation: Implications for Knowledge Sharing in organizations, Information & Organization, 22, pp Domingos. P., 2012, A Few Useful Things to Know About Machine Learning, Communications of the ACM, October 2012, Vol. 55., No. 10., pp Garrison, G. Kim, S, Wakefield, R.L., 2012, Success Factors for Deploying Cloud Computing, Communications of the ACM, October 2012, Vol. 55., No. 9., pp

10 DAG Organizational Memory and Database(s). Minnet är av stor betydelse för både individ och organisation. Erfarenheter och historia, exempelvis i form av experienced based knowledge, är idag av stor betydelse för många organisatoriska teoriutvecklingar. Akademiskt blir begrepp som Orgnizational memory och Path dependence viktiga. Det som ett uttryck för ett utvecklingsbehov i relation till den dominans som fortfarande råder för historielösa, rationella, organisationsuppfattningar. Praktiskt ökar intresset exempelvis för Foot print som ett sätt att kommunicera historiens följder. Även om vi enskilt och organisatoriskt förlitar oss på att vi minns rätt, att vårt minne är korrekt, visar forskningen på att så inte alltid är fallet. Omedvetna felaktigheter, återberättningar av andras än egna erfarenheterna och medveten manipulation ( konstruktion ) av kollektiva minnen är några mänskliga felkällor. Tekniskt fäst stor betydelse vid databasens utveckling. Det är genom en positiv utveckling av minneskapacitet och pris, som utvecklingen i riktning mot stora data mängder (Big data) och kunskapsutveckling blivit möjlig. Återkommande brukar det hävdas att Relationsdatabasen är en av de viktigaste innovationerna inom det datatekniska området. Samtidigt kan den existerande tekniken historien, minnet bli till en begränsning för framtida möjligheter. De investeringar som görs vid ett tillfälle är utgångspunkt för dagens investeringar. I många praktiska situationer blir det en fråga om Legacy vilket tekniskt arv finns det inom aktuell organisation? Vid detta tillfälle fokuserar vi oss vid organisatoriskt minne och dess relation till databaser. Walsh, J.P., & Ungson, G.R., 1991, Organizational Memory, Academy of Management Review, Vol. 16, No. 1, pp Bergin, T.J. & Haigh, T., 2009, The Commercialization of Database Management Systems, IEEE Annals of the History of Computing, Vol. 31, 4, pp Chaudhuri, S., Dayal, U., & Ganti, V., 2001, Database Technology for Decision Support Systems, Computer, pp

11 8. Organizational work, routines and IT. Det är vanligt men en stark begränsning att enbart fokusera vid tekniken när ICT- frågan diskuteras. Det har ju visat sig att många av de förväntade fördelarna med ny teknik endast kan realiseras om de kombineras med organisatorisk utveckling. Regler, rutiner och yrkesroller kan både förändras och behöver förändras för att teknikens fördelar ska kunna realiseras. Den tidiga utvecklingen präglades i mycket av att tekniken vid sidan av arbetsuppgifterna syftade till att automatisera och därigenom även kunna rationalisera tidigare manuella arbetsuppgifter. Den klassiska frågan om deskilling eller skilling av arbetskraften finner här sin plats Innebär tekniken lägre eller högre krav på de personer som ska arbeta med den? Svaret är ofta det beror på. Det beror på hur de organisatoriska lösningarna har utformats. Akademiskt har som tidigare anförts intresset varit begränsat för att studera teknikens konsekvenser för organisatoriskt liv och agerande. När sedan teknik började beaktas var det främst i form av en strängt materiell, determinerande, framtoning. IT framställs där ofta som en Silver Bullet - med tillgång till rätt teknik uppfattas de flesta organisatoriska problem kunna lösas. Med insikten om att detta i praktiken inte var särskilt giltigt började synen på IT som ett sociomateriellt fenomen växa fram. Tekniken skapas av människor, för människor. Det som i ett inledande skede innebär en betydande frihet kommer efterhand att bli mer och mer givet. Affärssystemet idag är inte vad det var igår, inte heller är det detsamma som det kommer att vara imorgon. Med tiden har inom akademin den socio-materiella insikten vunnit så stort genomslag att det finns betydande risker för att det materiella betonas ned alltför mycket. Nu finns en rörelse där betoningen i ökad grad läggs vid teknikens integration (embeddedenes) i arbetet. Det är inte längre heller enbart frågan om automation (kostnadsreduktion, explotation ) kring arbetsuppgifter, utan även om informatisering (värdeskapande, exploration ). Vid detta tillfälle diskuterar vi dessa aspekter närmare. D. Adderio, L., 2011, Artifacts at the centre of routines: performing the material turn in routines theory, Journal of Institutional Economics, 7, 2, pp Mahoney, M.S., 2008, What Makes the History of Software Hard, IEEE Annals of the History of Computing, Vol. 30, Number 3, pp Zammuto, R.F., Griffith, T.L., Majchrzak, A., Dougherty, D., Faraj, S., 2007, Information Technology and the Chaning Fabric of Organization, Organization Science, Vol. 18, No. 5., pp

12 DAG Power in Organizations and IT. En inte ovanlig föreställning inom både praktisk och akademisk IT är utgångspunkten att organisationen är homogen och styrd vid linjen (formell organisation). Genom denna mindre komplexa organisationsuppfattning blir många viktiga frågor på förhand och utifrån sett enklare att genomföra. Det är bara att ta beslut, så kommer önskade åtgärder vidtas. I realiteten är det inte så enkelt. Som klassisk företags- och organisatorisk forskning redan visade genom Cyert & March (1963) präglas verksamheter av förekomsten av heterogenitet, olika intressegrupper med olika ambitioner (mål) påverkar på olika sätt det enskilda företaget. Vilken grupp som får mest inflytande makt kan bero på flera olika saker, inte bara den formella maktpositionen. Det här blir tydligt vid utvecklingen av många systemlösningar. En situation där behov av transparens (insikt) kan stå i uppenbart konflikt med andra intressen. Vem har då makt, vem får då inflytande? Det talar vi om vid detta tillfälle. Leonardi, P. M., & Barley, S., 2010, What s Under Construction Here? Social Action, Materiality and Power in Constructivist Studies of Technology and Organizing, The Academy of Management Annals, 4:1, pp Jasperson, J., Carte, T., Saunders, C.A., 2002, Power and Information Technology Research: A Meta-triangulation Review, MIS Quarterly, Vol. 26, No. 4, pp Flynn, F.J., Gruenfeld, D., Molm, L.D.& Polzer, J.T., 2011, Social Psychological Perspectives on Power in Organizations, Administrative Science Quarterly, 56, 4, pp Organizational Change and IT. Omfattande förändringar är ofta förknippade med införandet av ny teknik. Det kan handla om att nya arbetssätt nu blir möjligt, med följden att arbetsuppgifter kan omfördelas i tid och rum. En viktig förutsättning för mycket av den utkontraktering (outsourcing) vi sett genomföras under det senaste decenniet. Med teknikens hjälp skapas även förutsättningar för att samordna arbetet på nya sätt, en möjlighet som blir tydlig i det ökade användandet av Shared Service Centers. Samtidigt är det inte enkelt att genomföra IT-driven förändring. Ett skäl till det är behovet av acceptans för tekniken bland företagets många medarbetare. Många tekniklösningar vilar en 11

13 bred acceptans av tekniken. Utan det blir möjliga fördelar svårt att uppnå. Akademiskt innebär det att förändringar kan behöva studeras med en multi-level approach. Teknikens fördelar finns på någon makro-nivå (organisationsnivå), samtidigt som ett starkt beroende råder till en mikro-nivå (individnivå). Det här är också en anledning till att rollutveckling är ett viktigt inslag i många IT-drivna förändringsarbeten. Genom yrkesrollen binds organisationen och individen samman. Många nya systemlösningar är också rollbaserade. Användaren kliver in i systemet genom sin roll, utifrån den definieras därefter informationsbehov och informationstillgång. Vid kursens sista tillfälle diskuterar vi IT och organisatorisk förändring. Orlikowski, W., & Yates, J., 2006, ICT and Organi to Technologyzational Change: A Commentary, The Journal of Applied Behavioral Science, 42, pp Harley, B., Wright, C., & Hall, R., & Dery, K., 2006, Management Reactions to Technological Change: The Example of Enterprise Resource Planning, The Journal of Applied Behavioral Science, 42, pp Walsham, G., 2012, Are we making a better world with ICTs? Reflections on a future agenda for the IS field, Journal of Information Technology, 27, pp Larsson, P., Löwstedt, J. & Shani, A. 2001, IT and the Learning Organization: Exploring Myths of Change. Organization Development Journal, Vol. 19 No 1: