Emma Dahlin Stadshuset Flen den 18 april. ... Anna Persson. ... Daniel Ljungkvist. ... Emma Dahlin

Transkript

1 Plats och tid Stadshuset sal Flen Kl 10:00-15:40 50 Beslutande Daniel Ljungkvist (S), ordförande Emma Dahlin (M), 1:e vice ordförande Anders Hermansson (C), tjänstgörande ersättare Jaana Lahti-Nordengen (S) Sten Elofson (S) Morten Lidström (-) Göte Nilsson (SD) Sven Bager (SD), tjänstgörande ersättare Seija Hidvegi (V) Övriga deltagare Greta Suvén (MP) Avdelningschef Petra Kruse Sirkka Mäenpää (M) Nils Hollman (L) Förvaltningschef Jukka Taipale Nämndsekreterare Anna Persson Avdelningschef Magdalena Palmcrantz 24-25, 27 Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Emma Dahlin Stadshuset Flen den 18 april... Anna Persson Paragrafer Ordförande Justerande... Daniel Ljungkvist... Emma Dahlin ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Socialnämnden Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Socialförvaltningen, stadshuset, Flen Underskrift... Anna Persson Plats och tid

2 53 24 SN/2017: Meddelande om inspektion IVO Dnr: / Socialnämnden beslutar att anta svaret till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) som sitt eget. att beslutet omedelbart ska justeras då IVO enbart beviljat anstånd till och med den 20 april Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomförde den 8 september 2017 en mindre kommuntillsyn i Flens kommuns utredningsenhet för barnavårdsärenden. I tillsynen granskades tio slumpmässigt utvalda förhandsbedömningar, där nämnden fattat beslut om att inte inleda utredning samt sju slumpmässigt utvalda avslutade utredningar. Granskningen av utredningarna avsåg hur många dagar efter anmälan/ansökan som förflutit från det att utredning inleddes till första utredningssamtal samt om utredningen bedrivits kontinuerligt sedan den inleddes. Den 19 februari 2018 inkom IVO med ett beslut där de enligt flera punkter ställer krav på nämnden att redovisa för IVO vilka åtgärder nämnden har vidtagit samt att det av redovisningen ska framgå vem som ansvarar för åtgärderna och tidsplan för dessa. Ärendet IVO granskar under 2017 ett antal kommuners handläggning av förhandsbedömningar och utredningar. Tillsynen är begränsad och kan inte anses heltäckande och har inte granskats i sin helhet. Ärendena som har granskats har handlagts under perioden Nämnden har vid granskning av de ärenden som IVO granskade vid en kontroll den 8 september 2017, funnit att IVO:s beskrivning av handläggningen är korrekt. Nämnden vidtar kontinuerligt åtgärder för att kvalitetssäkra sitt arbete inom sina olika processer. Delvis genom egenkontroller, uppföljningar av rutiner, kompetensutveckling med mera. IVO:s granskning bidrar också till en del i

3 54 detta förbättringsarbete och nämnden ser detta som en viktig lärandeprocess i sitt kvalitetsförbättringsarbete. Utvecklingsarbete tar tid, och ofta syns påbörjade förändringsprocesser först efter en tid. Nedan redovisas kravet i understruken text, därefter följer nämndens efterföljande åtgärd, ansvarig samt den tidsplan som är satt för att säkerställa att kraven efterlevs. Att beslut om att inleda eller inte inleda utredning fattas utan dröjsmål och inom fjorton dagar från det att anmälan om oro för barn och unga kommit in till nämnden. Rutinerna och strukturen inom mottagningsenheten har under 2017 genomgått en stor förändring vad gäller handläggning och dokumentationsstruktur och dess rutiner för att säkerställa att lagstiftningen följs. Detta har medfört att alla nuvarande aktualiseringar och förhandsbedömningar görs inom lagkravet vad gäller tidsramen. Dock har nämnden upptäckt att kallelser som är skickade till klienter inte kommit fram som beräknat med postgången, vilket bidragit till att vissa ärenden inte kunde avslutas inom den lagstadgade perioden på 14 dagar. Detta har nu åtgärdats genom att tillse att kallelser skickas med god marginal. Gruppen har också fått en utökning med en tjänst för att kunna hantera enklare ärenden och för att avlasta ärendehanteringen. Andra insatser som påverkar möjligheten att svara korrekt inom fastställda tidsramar har varit kompetensutveckling vad gäller beslutsformuleringar och dokumentationsutbildning. Personalen har under 2017 fått kontinuerlig handledning och vid behov utbildningar. Ansvaret för detta åligger enhetschef, gruppledare och medarbetare. Ytterligare en åtgärd som förväntas ha positiv inverkan på processerna är införandet av ett nytt verksamhetssystem under våren Det kommer att bidra till en mer rättsäker elektronisk handläggning. Procapita som används just nu, har svagheter som bidragit till att ärenden blivit felhanterade. Det innebär att nämndens handläggning under hösten 2018 kommer att ha fått ytterligare ett verktyg som säkerställer en rättsäker handläggning. Att utredning inleds om en anmälan om oro för barn kan föranleda någon åtgärd från nämnden. Se ovan beskrivning om kvalitetsförbättringsarbete inom mottagningsgruppens arbete för att arbeta rättssäkert med förhandsbedömningar.

4 55 Kompetenshöjande insatser vad gäller att kunna fatta rättssäkra beslut har genomförts, särskilt med fokus på barnperspektivet. Skyddsbedömningar för barn görs alltid och där våld misstänks samråds alla ärenden med Barnahus som en rutinåtgärd. Ansvar och tidsplan, se ovan beskrivning. Att utredningsåtgärder på nämndens initiativ inte genomförs inom ramen för en förhandsbedömning. Se ovan beskrivning. Tydliga riktlinjer och struktur är framtaget för att säkerställa att förhandsbedömningar sker på det sätt som lagen kräver. Gruppledare kontrollerar alla förhandsbedömningar samt att gruppen har genomgång varje vecka för att planera, analysera och följa upp ärenden. På så vis tryggas och säkras handläggaren i att det finns kontinuerliga kontrollfaser i handläggningsprocessen och på så vis minimerar risker för felhantering. Ansvar och tidplan som ovan. Att barn ges möjlighet att, i både förhandsbedömningar och i utredningar, framföra sina åsikter eller att dokumentationen visar skälen till att så inte skett. Under senare delen av 2017 och framåt har stor vikt lagts vid att säkerställa barnperspektivet genom metodutveckling och stöd till handläggare i att möta och samtala med barn, samt satsningar på dokumentationsmetodik. Detta är något nämnden kommer att fortsätta sitt arbete med. En stor del av personalen inom utredningsenheten är nyutexaminerade och behöver få stöd i att möta barn och ungdomar i samtal och hur samtal kan föras på ett gynnsamt och tryggt sätt. Att motivera och stödja föräldrar att ge sina barn stöd i att prata och beskriva sin situation är en annan utmaning som behöver tid och tålamod från utredaren. Personalutveckling vad gäller motivationsarbete görs genom gruppmöten med enhetschef, gruppledare där metodutveckling, kollegial handledning, mentorskap är viktiga lärprocesser, vid sidan om utbildningar för barnsamtal och handledning. Ansvar enhetschef, gruppledare och medarbetare. Målet är att alla barn och ungdomar skall erbjudas och motiveras till att få möta sin handläggare för att få beskriva sin situation och få vara delaktig i utredning och planering för insats. Tidplan är att följa upp utvecklingsarbetet under hösten 2018.

5 56 Att utredningar avslutas i tid, bedrivs skyndsamt och att utredningsåtgärder vidtas kontinuerligt. Under 2017 har utredningsenheten utökat personalgruppen då ärendemängden och tyngden på ärenden varit för hög. Mycket tid har lagts på att gruppledaren skall ha tid för ärendegenomgång, planering och uppföljning med handläggarna. Vid ärendetoppar har nämnden tillsatt extraresurs med konsulter. För att nyutexaminerade skall ha en bra inskolning i yrket har varje ny medarbetare en mentor vid sidan om sin gruppledare. Gruppledare och enhetschef har kontinerliga uppföljningar för att säkerställa att utredningar avslutas och följs upp i tid. Övriga åtgärder tagna inom mottagningsgruppen är att utöka gruppen med en gruppledare som har det övergripande ansvaret att granska förhandsbedömningars bakgrund, genomförande samt förslag till beslut. Enheten har arbetat med kompetenshöjande insatser vad gäller handläggning och dokumentation i förhandsbedömningar. Extratillsatt socionomresurs som kan avlasta enklare ärenden. Gruppmöten med gruppledare, handläggare och enhetschef kontinuerligt för att säkerställa ärende- och handläggningsrutinerna. Sammanfattande åtgärder inom området handläggning och dokumentation. - Kompetenshöjande insatser inom området barnsamtal både vad gäller lagkrav på samtal som samtalsmetodik, samt säkerställande av att rutiner följs för detta. - Gruppledare tillsätts i grupperna; mottagning, barn- och ungdomar och även för vuxengruppen för att säkerställa rättssäker handläggning och dokumentation. - Tydliggörande av ansvaret med att utreda inom lagkravets fyra månader, i annat fall om nya uppgifter framkommer i utredningen, begära förlängd utredningstid. - Mentorsskap för oerfarna handläggare för att ytterligare säkerställa handledning. - Kontinuerlig handledning. - Uppdateringar och tydlig implementering av rutiner. - Socionomskonsultinsats vid ärendetoppar.

6 57 Övriga åtgärder inom nämndens kvalitetsförbättringsarbete är att använda granskningar i en lärandeprocess under strukturerade former med ledningsgrupp, gruppledare tillsammans där analyser, åtgärder och uppföljningar kontinuerligt tas upp för att eliminera bristers uppkommande, samt analys och förbättringsarbete utifrån inkomna avvikelser. Ytterligare andra är att strukturera att rutinerna ständigt uppdateras samt finns lättillgängliga både elektronikt i nämndens kvalitetsledningssystem. Uppdatering av aktuell litteratur till varje handläggare vad gäller Socialstyrelsens handböcker i handläggning och dokumentation. Expedieras till: Akt Inspektionen för vård och omsorg, Box 423, Örebro

7 58 25 Enskilt ärende

8 59

9 60

10 61

11 62

12 63

13 64 26 Enskilt ärende

14 65

15 66

16 67 27 SN/2018: Kommunicering av handlingar IVO i dnr: /2017 Socialnämnden beslutar att anta svaret till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) som sitt eget. att beslutet omedelbart justeras. Sammanfattning IVO framställer efter granskning under och uppföljande tillsyn krav på att socialnämnden säkerställer att handläggning av ärenden sker på ett rättsäkert sätt, att det finns de resurser som behövs för att göra uppföljningar av beviljade insatser, att uppgifter som är av betydelse för handläggningen i ett ärende dokumenteras i journal samt att det ska framgå i utredningar gällande barn att barnet informerats, hur barnet gjorts delaktig i utredningen eller varför detta inte skett. Redovisning av vidtagna åtgärder eller planerade åtgärder med tidplan ska vara IVO tillhanda senast den 23 april Extern och intern handledning, resursförstärkning med fler handläggare, samordnare och utvecklare, nytt verksamhetssystem och införandet av IBIC som arbetsmetod samt skapandet av nya riktlinjer och rutiner är delar av vidtagna samt pågående åtgärder i Socialförvaltningens utvecklingsarbete för att säkerställa rättssäker biståndshandläggning och kvalitetssäkra verksamheten i Flens kommun. Ärendet Inspektionen för vård och omsorg (IVO) ställer följande krav på åtgärder. Nämnden ska säkerställa att: - Handläggning av ärenden sker på ett rättsäkert sätt. - Det finns de resurser som behövs för att göra uppföljningar av beviljade insatser. - Uppgifter som är av betydelse för handläggningen i ett ärende dokumenteras i journal.

17 68 - När det gäller insatser som rör barn ska det framgå i utredningen att barnet informerats, hur barnet gjorts delaktig eller varför det inte skett. Av nämnden vidtagna åtgärder eller planerade åtgärder Intern och extern handledning Handläggare har sedan tidigare extern handledning varje månad, och i handledningen har IVO s granskning lyfts fram och brister analyserats. Handläggare och enhetschef lägger stort fokus på gällande lagstiftning och rättssäkerhet, och individuella ärenden så väl som mer övergripande frågeställningar och rutiner lyfts varje vecka intern handledning. Med uppstart i maj 2018 kommer slumpvis utvalda utredningar lyftas och granskas varje vecka, med särskild hänsyn till de brister IVO påpekat gällande utredningar och bristande journalföring. Resultatet av dokumentgranskningen kommer belysas i handläggargruppen. Granskningen sker gemensamt av enhetschef, samordnare, utvecklare samt handläggare, och är en del i pågående utvecklingsarbete för att säkerställa rättssäker biståndshandläggning. Resurser Resursbrist inom Utredningsenheten Äldre och personer med funktionsnedsättning (ÄoF) har tidigare tidvis kompenserats genom nyttjande av inhyrda externa konsulter. Något som tillfälligt har avlastat enhetens handläggare, men också skapat ett merarbete genom bristande intern kommunikation, bristande bevakning av ärenden och därmed också bristande rättssäkerhet. Sedan tid tillbaka avstår utredningsenheten ÄoF från nyttjande av konsulter och utredningsenheten ÄoF har under våren 2018, utifrån konstaterat bristande resurser och hög arbetsbelastning, förstärkts med ytterligare tre biståndshandläggare. Gruppen LSShandläggare har utökats med femtio procent, från två till tre tillsvidareanställda handläggare på heltid. Utökningen ger lägre arbetsbelastning per handläggare samt mer tid för uppföljningar och rättssäker dokumentering. Anställd samordnare, med tidigare omfattning femtio procent riktad mot äldreomsorgen, har sedan april 2018 utökats till en övergripande heltidstjänst vilken omfattar samordning och stöd även till LSS-handläggare. Som en del av pågående utvecklingsarbete för att säkerställa rättsäker biståndsbedömning förstärks enheten även med en utvecklare, som med uppstart kommer fokusera på granskning av gällande riktlinjer och rutiner, införande av nytt verksamhetssystem och övergång till utredningsmetoden Individens behov i centrum (IBIC).

18 69 Riktlinjer och rutiner Utifrån IVO s påpekande av brister i handläggning av ärenden, pågående verksamhetssystembyte samt byte av utredningsmetod/arbetssätt har utvecklare anställts för att granska gällande riktlinjer och rutiner. Utvecklarens uppdrag är att tillsammans med enhetschef och samordnare sammanställa beslutsunderlag och förslag till nya riktlinjer för socialnämnd att ta ställning till som senast under hösten Genom nya riktlinjer och till dessa kopplade rutiner ska nämnden säkerställa att handläggning sker på ett rättsäkert sätt, att uppgifter som är av betydelse för handläggningen dokumenteras i journal samt att barnrättsperspektivet i handläggning av LSS-ärenden rörande barn garanteras. Till de nya riktlinjerna ska rutiner kopplas, för att säkerställa systematisk och rättsäker handläggning utifrån IBIC. Sammanställning av ett så kallat Skälighetsdokument ska också upprättas, i vilket nämnden slår fast riktlinjer för generella nivåer av insatser i Flens kommun, givetvis förutsatt individuella bedömningar i varje enskilt ärende. Nytt verksamhetssystem Över tid har det uppdagats att nuvarande verksamhetssystem brister i säkerhet och användarvänlighet. Systemet kan inte med säkerhet sammanställa statistik, systemet har inte kopplingar mellan biståndsbeslut - beställning av insats - verkställighet av insatser uppföljning - på ett sådant sätt som garanterar rättsäkerhet. Systemet skapar också en högre arbetsbelastning för handläggare med många klick, avsaknad av autojournal och svårigheter att säkerställa bevakning i ärenden. Det är svårt för ansvarig handläggare att skapa en helhetsbild och översikt över samtliga ärenden de handlägger. Då nämnden har beslutat om verksamhetssystembyte, lägger utredningsenheten ÄoF i dagsläget stor fokus på konfigurering av det nya verksamhetssystemet Combine. Efter konfigurering som påbörjas under april-maj 2018, kommer migrering av ärenden från nuvarande verksamhetssystem ske till Combine under oktober- november I Combine kommer ansvarig handläggare och medhandläggare i varje ärende tydligt framgå, även så kallad ärendestock/ärendelista i vilken handläggare och enhetschef lätt kan överblicka ärendemängd och bevakningar. Bevakning av beslut som löper ut och behov av uppföljningar kommer att ske automatiskt, och konfigurering av bevakning i LSS-ärenden med årlig bevakning samt bevakning sex och tre månader innan beslut går ut kommer skapa möjlighet till bättre framförhållning och planering samt ökad rättsäkerhet. Möjlighet att lägga till ytterligare bevakning kopplat till enskilda ärenden eller handläggare kommer att finnas.

19 70 Aktualiseringar och fattade beslut kommer rendera i autojournaler, vilket kopplar samman inkomna anmälningar/ansökningar/begäran om insatser, beslut om att inleda/avsluta utredningar samt beslut om insatser med journalföring i ärendet då journalanteckning automatiskt kommer skapas i ärendet. Förfarandet säkerställer att korrekt journalföring sker, samtidigt som handläggarens arbetsbörda minskar. Barnrättsperspektivet kommer genom fasta rubriker i utredningsmallar få en garanterad och övergripande roll i utredningar rörande barn. Utbildning och utredningsmetoder Hela socialförvaltningen har under 2017 påbörjat en övergång till det behovsinriktade och systematiska arbetssättet IBIC, vilket kommer genomsyra all dokumentation inom socialtjänsten. Införandet av IBIC sker för att systematisera och kvalitetssäkra biståndshandläggningen med fokus på brukares behov och delaktighet. Utredningsenheten ÄoF kommer tillsammans med utförare av verkställighet övergå till IBIC under 2018, i samband med byte av verksamhetssystem. Samtliga handläggare kommer utbildas i IBIC av Sofia Gustavsson (författare till Smart, tryggt, säkert. Dokumentation enligt IBIC), två heldagar samt två halvdagar plus grupparbeten, med start Även utförare kommer utbildas i IBIC. En LSS-handläggare samt samordnare kommer dessutom utbildas till processledare i IBIC för att säkerställa kontinuerlig vidareutbildning inom enheten. Införandet av och utbildning i IBIC som metod och nytt verksamhetssystem anpassat till IBIC ger handläggarna tillgång till metodstöd med utredningsmallar vilka säkerställer brukarens möjlighet till delaktighet, förbättrade möjligheter till insamlande och journalföring av relevant information, uppföljningar av god kvalitet med bedömningar och gradering utifrån gemensamma begrepp. Utbildning och införandet av IBIC underlättar för handläggare att följa upp beviljade insatser, arbetssätt och metoder. Särskilt fokus kommer under IBIC-utbildningen läggas på barnrättsperspektivet i handläggning av LSS-ärenden rörande barn för att säkerställa att barnet får relevant information, möjlighet att framföra sin åsikter och att barnets bästa särskilt beaktas.

20 71 Samtliga LSS-handläggare kommer även under 2018 delta i utbildning specifikt för att öka handläggarnas kunskap gällande barnrättsperspektiv, och hur barnrättsperspektivet kan säkerställas oaktat utredningsmetod. Expedieras till: Akt IVO