MÖTESPROTOKOLL ANSLAG/BEVIS. Mötesdatum Tekniska servicenämnden

Transkript

1 Plats och tid KS-salen, Kommunhuset kl. 09:15 ande ledamöter Bengt-Åke Karlsson (C) (ordförande), Philip Assarsson (M) (vice ordförande) 1-17, Thomas Björk (S) (2:e vice ordförande), Mats Johannesson (MP), Hanna Almérus (M), Claes Andersson (M) ersätter Philip Assarsson (M) (vice ordförande) Ej tjänstgörande ersättare Claes Andersson (M) 1-17 Sten Pettersson (S) Mario Savarin (L) Rolf Hansson (V) Lars-Johan Sunnerberg (KD) Övriga närvarande Utses att justera Fredrik Feldt (Förvaltningschef) Marion Johansson (Nämndsekreterare) Anders Rönnmark (Biträdande förvaltningschef) 1-2 Margaretha af Trolle (Måltidschef) 1-3 Kjell Barman (Städchef) 1-3 Stefan Johansson (Verksamhetscontroller) 12 Viktor Broomé (Fastighetschef) Peter Axelsson (Enhetschef fastighet) Thomas Björk Justeringens plats och tid Tekniska serviceförvaltningen, :00 Protokollet omfattar 1-19 Underskrifter Sekreterare... Marion Johansson Ordförande.... Bengt-Åke Karlsson Justerande.... Thomas Björk ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska servicenämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Tekniska serviceförvaltningen protokollet Underskrift... Marion Johansson

2

3 ÄRENDELISTA 1 Upprop, godkännande av dagordning och val av justerare 2 Presentation förtroendevalda 3 Information: Antaget reglemente för Motala kommuns nämnder 4 Presentation av tekniska serviceförvaltningens verksamhet och organisation 5 Inrättande av arbetsutskott och val av ledamöter, tekniska servicenämnden, mandatperiod Val av representanter till rådet för funktionshinderfrågor 7 Sammanträdesdagar 2019 för tekniska servicenämnden och arbetsutskottet 8 Riktlinjer för tekniska servicenämndens arbetssätt 9 Antagande av delegationsordning för tekniska servicenämnden 10 Utrustning för förtroendevalda 11 Information: Mål och resursplan TSN 2019 med plan för Information: Lokalrevision 13 Information från verksamheten (TSN 2019) 14 Kännedomsärenden (TSN 2019) 15 Kurser och konferenser Redovisning av delegationsbeslut 17 Rapport av enskilt uppdrag (TN 2019) 18 Information från fastighetsverksamheten 19 Godkännande av överenskommelse mellan Motala kommun och Hyresgästföreningen avseende hyror för 2019.

4 1 Upprop, godkännande av dagordning och val av justerare 1 Upprop genomförs. 2 Dagordningen godkänns med förändringen att fastighetsverksamhetens ärenden senareläggs. 3 Thomas Björk utses att justera.

5 2 Presentation förtroendevalda De förtroendevalda och närvarande tjänstemän presenterar sig.

6 3 Information: Antaget reglemente för Motala kommuns nämnder (19/TSN 0032) 1 Nämnden noterar. sunderlag Reglemente för Motala kommuns nämnder

7 4 Presentation av tekniska serviceförvaltningens verksamhet och organisation (19/TSN 0003) Förvaltningschef Fredrik Feldt informerar kring tekniska servicenämndens ansvarsområden. På tekniska serviceförvaltningen finns cirka 460 anställda fördelat på fem verksamheter. Till tekniska servicenämnden hör fyra verksamheter; fastighet, gata & park, städ och måltid. Verksamheten vatten & avfall som också tillhör tekniska serviceförvaltningen hör till den kommungemensamma nämnden Motala- Vadstena vattenoch avfallsnämnd. Tekniska servicenämnden ansvarar för förvaltning, drift och underhåll av huvuddelen av kommunens fastigheter samt bidrag för enskilda vägar. Efter beställning från annan nämnd svarar tekniska servicenämnden bland annat för kommunens bilpark, upphandling av kommunens interna energiförsörjning, gaturenhållning, måltidsverksamhet och städverksamhet. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Utöver ordförande yttrar sig Rolf Hansson, Thomas Björk, Hanna Almérus och Philip Assarson.

8 5 Inrättande av arbetsutskott och val av ledamöter, tekniska servicenämnden, mandatperiod (19/TSN 0031) Tekniska servienämnen ska enligt reglementet för Motala kommuns nämnder bestå av fem ordinarie ledamöter samt fem ersättare. Kommunfullmäktige har den 18 december 2018 valt ledamöter till nämnder och styrelser, däribland tekniska servicenämnden. Som ordförande för tekniska servicenämnden valdes Bengt-Åke Karlsson (C), vice ordförande Philip Assarsson (M) och andra vice ordförande Thomas Björk (S). Enligt huvudreglementet för Motala kommuns nämnder får nämnderna införa de utskott som nämnden finner lämpligt, med mellan tre och fem ledamöter. Inga ersättare utses. Nämnden ska utse utskottets ledamöter och väljer mellan dem en ordförande samt vice ordförande för utskottet. För att bereda tekniska servicenämndens ärenden är det lämpligt att inrätta ett arbetsutskott med tre (3) ledamöter, bestående av nämndens ordförande och två vice ordföranden. 1 Tekniska servicenämnden beslutar att under mandatperioden inrätta ett arbetsutskott som består av tre (3) ledamöter. 2 Arbetsutskottet föreslås bestå av ordförande Bengt-Åke Karlsson (C), vice ordförande Philip Assarsson (M) och andra vice ordförande Thomas Björk (S). Expedieras till Ann-Sofie Hult, Kommunikation, FC, VC, EC, TSF stab sunderlag Tjänsteskrivelse: Inrättande av arbetsutskott tekniska servicenämnden, mandatperiod

9 6 Val av representanter till rådet för funktionshinderfrågor (19/TSN 0033) Rådet för funktionshinderfrågor är ett organ för samråd och ömsesidig information mellan företrädare för föreningarna för personer med funktionsnedsättning i kommunen och Motala kommun. Rådet har inga beslutsbefogenheter. Rådet ska vara ett forum där företrädare för föreningarna kan framföra sina synpunkter i frågor som berör personer med funktionsnedsättning och som avser kommunens uppgifter och ansvarsområden. Kommunstyrelsen, socialnämnden, bildningsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och tekniska servicenämnden utser vardera en ledamot och en ersättare. Kommunstyrelsens ledamot är ordförande för rådet. Socialnämndens ledamot är vice ordförande. Rådet för funktionshinderfrågor ska ha fyra ordinarie sammanträden per år. 1 Tekniska servicenämnden utser Mario Savarin (L) att representera nämnden som ledamot i rådet för funktionshinderfrågor under mandatperioden. 2 Tekniska servicenämnden utser Rolf Hansson (V) att representera nämnden som ersättare i rådet för funktionshinderfrågor under mandatperioden. Behandling av ärendet Nämndsekreterare Marion Johansson föredrar ärendet. Utöver ordförande yttrar sig Thomas Björk. Expedieras till KS, Ann-Sofie Hult sunderlag Reglemente för Motala kommuns råd för funktionshinderfrågor Tjänsteskrivelse: Val av representanter till rådet för funktionshinderfrågor

10 7 Sammanträdesdagar 2019 för tekniska servicenämnden och arbetsutskottet (19/TSN 0029) Tekniska serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag till sammanträdesdagar för tekniska servicenämnden och tekniska servicenämndens arbetsutskott för Datumen fastslogs av tekniska nämnden Tekniska servicenämnden sammanträder normalt på tisdagar klockan 9:15, med gruppöverläggningar från Nämnden är i regel ett halvdagssammanträde. Sammanträdet i mars och september föreslås vara ett heldagssammanträde. Arbetsutskottet sammanträder på tisdagar klockan 9.00, i regel två veckor innan nämnd. Förslaget om sammanträdesdagar tar hänsyn till kommunstyrelsens sammanträdesdagar, för så korta handläggningstider som möjligt. Sammanträdesveckorna är gemensamma för Motala kommun. Nämndssammanträdena kan komma att byta starttid. Detta beroende av den omorganisation som genomförs i kommunen. Detta meddelas i så fall nämndsledamöterna i god tid innan. Sammanträdesdagar tekniska servicenämnden (TSN): 15 januari 12 februari 19 mars heldag strategidag 16 april 21 maj 11 juni 17 september heldag strategidag 15 oktober 12 november 10 december

11 Sammanträdesdagar tekniska servicenämndens arbetsutskott (TSNAU): 29 januari 5 mars 2 april 7 maj 4 juni (bara en vecka innan pga kort mellan nämnderna) 3 september 1 oktober 29 oktober 26 november 1 Tekniska servicenämnden fastställer förvaltningens och den tidigare nämndens förslag till sammanträdesdagar 2019 för tekniska servicenämnden och tekniska servicenämndens arbetsutskott. Behandling av ärendet Utöver ordförande yttrar sig Philip Assarsson, Thomas Björk och Rolf Hansson. Expedieras till TF stab, kommunikationsenheten, Monica Carlström, Verksamhets- och enhetschefer sunderlag 135 TN Sammanträdesdagar 2019 för tekniska servicenämnden och arbetsutskottet Tjänsteskrivelse: Sammanträdesdagar 2019 för tekniska servicenämnden och arbetsutskottet

12 8 Riktlinjer för tekniska servicenämndens arbetssätt (19/TSN 0030) Som ett komplement till det reglemente som fullmäktige fastställt för nämnderna har tekniska serviceförvaltningen tagit fram riktlinjer för tekniska servicenämndens arbetssätt. 1 Riktlinjer för tekniska servicenämndens arbetssätt fastställs enligt förvaltningens förslag. Behandling av ärendet Nämndsekreterare Marion Johansson föredrar ärendet. Utöver ordförande yttrar sig Rolf Hansson och Philip Assarsson. Expedieras till Nämndsekreterare sunderlag Tjänsteskrivelse: Riktlinjer för tekniska servicenämndens arbetssätt Förslag till Riktlinjer för tekniska servicenämndens arbetssätt

13 9 Antagande av delegationsordning för tekniska servicenämnden (19/TSN 0028) Delegation innebär ett uppdrag från tekniska servicenämnden att i ett visst ärende eller grupp av ärenden besluta på tekniska servicenämndens vägnar. Delegaten träder helt i nämndens ställe. Ett beslut fattat med stöd av delegation kan inte ändras av tekniska servicenämnden. I Motala kommun genomfördes organisationsförändringar Tekniska nämnden övergick då till en teknisk servicenämnd. Vissa av tidigare tekniska nämndens ansvarsområden övergår från tekniska nämnden till den nya samhällsbyggnadsnämnden respektive kommunstyrelsen. Tekniska serviceförvaltningen har reviderat tekniska nämndens delegationsordning och förvaltningschefens vidaredelegation från tekniska nämnden utifrån organisationsförändringen. 1 Tekniska servicenämnden antar Tekniska servicenämndens delegationsordning och Förvaltningschefens vidaredelegation från tekniska servicenämnden. Dokumenten gäller från och med Tekniska nämndens delegationsordning och Vidaredelegation från tekniska nämnden upphör att gälla Expedieras till Nämndsekreterare, Förvaltningschef, verksamhetschefer, enhetschefer, kommunikation för publicering intranätet. sunderlag Tjänsteskrivelse: Antagande av delegationsordning för tekniska servicenämnden Förslag till Tekniska servicenämndens delegationsordning Förslag till Förvaltningschefens vidaredelegation från tekniska servicechefen

14 10 Utrustning för förtroendevalda (19/TSN 0035) Med anledning av en ny mandatperiod och ett skifte av majoritet i den politiska organisationen behöver beslut fattas om ansvar för förtroendevaldas utrustning. Tekniska serviceförvaltningen föreslår att utrustning för tekniska servicenämndens ordförande tillhandahålls. Utrustningen består av möbler till erhållet rum, mobiltelefon och dator. Detta bekostas av tekniska servicenämnden och möbler, dator och övrig utrustning tillhör därmed nämnden och ska därför finnas kvar även efter personbyte. Mobiltelefoner är mer personliga och behålls därför om den förtroendevalda får ett nytt uppdrag som berättigar till mobiltelefon. Om så inte är fallet återlämnas telefonen till respektive nämnd/styrelse. 1 Tekniska servicenämnden tillhandahåller utrustning för tekniska servicenämndens ordförande. Behandling av ärendet Utöver ordförande yttrar sig Thomas Björk. Expedieras till TSF Förvaltningschef, nämndsekreterare, KS, Monica Carlström sunderlag tjänsteskrivelse: Utrustning för förtroendevalda

15 11 Information: Mål och resursplan TSN 2019 med plan för (19/TSN 0009) om mål och resursplan ska tas i februari och nämnden informeras om bokslut och planerade budgetramar är driftsramen för tekniska servicenämnden kronor. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Förvaltningschef Fredrik Feldt informerar. Utöver ordförande yttrar sig Hanna Almérus, Rolf Hansson och Philip Assarsson.

16 12 Information: Lokalrevision (19/TSN 0034) En lokalrevision har genomförts under 2018, koordinerat enligt kommunens lokalförsörjningsprocess. Varje förvaltning genomför en lokalrevision som sedan beslutas i respektive nämnd i februari. Lokalrevisionen identifierar lokalbehov som eventuellt behöver tas med i mål- och resursplan för 2020 eller framtida planer. Nämnden informeras om var de olika verksamheterna i förvaltningen är lokaliserade idag. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Verksamhetscontroller Stefan Johansson informerar. Utöver ordförande yttrar sig Lars-Johan Sunnerberg.

17 13 Information från verksamheten (TSN 2019) (19/TSN 0003) Förvaltningschef Fredrik Feldt informerar om samba, ett samlingsnamn för omställningen av samhällsbyggnadsprocessen inom Motala kommun. En omorganisation har påbörjats. Målsättningen är att verka för en enklare, öppnare och mer effektiv samhällsbyggnadsprocess. Motala har gått från en förvaltande till en expansiv kommun och det leder till behovet att utveckla samhällsbyggnadsprocessen, för att bland annat skapa enklare vägar och ett helhetsperspektiv. Samba är även en utveckling av kultur och ledarskap. Nämndsekreterare Marion Johanson informerar om läsplattor och arvoden. En utförligare information ges vid februarinämnden. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Utöver ordförande yttrar sig Hanna Almérus.

18 14 Kännedomsärenden (TSN 2019) (19/TSN 0006) 1 Nämnden noterar. sunderlag Protokollsutdrag KF Mål och resursplan 2019

19 15 Kurser och konferenser 2019 (19/TSN 0005) 1 Nämnden beslutar att de som så önskar får representera nämnden vid politikerutbildningen den 1 februari. Var och en anmäler sig på egen hand. sunderlag Inbjudan politikerutbildning 1 februari

20 16 Redovisning av delegationsbeslut 1 Nämnden noterar. Delegationsbeslut 19/TSN Personaldelegation

21 17 Rapport av enskilt uppdrag (TN 2019) (19/TSN 0007) 1 Nämnden noterar. sunderlag Rapport enskilt uppdrag januari 2019

22 18 Information från fastighetsverksamheten (19/TSN 0017) Fastighetschef Viktor Broomé och enhetschef Peter Axelsson presenterar fastighetsverksamheten. Fastighetsverksamheten utövar fastighetsförvaltning och teknisk drift av cirka kvadratmeter lokalytor varav kvadratmeter med kommunal kärnverksamhet. Verksamheten består av en stab och två enheter för drift samt fastighetsförvaltning. Den tredje enheten, projektplanering, har vid omorganisationen flyttats till samhällsbyggnadsförvaltningen. Fastighetsverksamheten arbetar ständigt med förbättringar kring energieffektivitet och förbrukning. Solenergi prövas i varje större projekt och förskolan Bråstorp är ett passivhus. Nya Mariebergsskolan står nu klar med en nybyggd del och Skolgårdas tillbyggnad är passivhus. Från 1 januari 2019 finns en ny fastighetspolicy i Motala kommun att arbeta mot. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Utöver ordförande yttrar sig Thomas Björk, Mats Johannesson, Rolf Hansson och Lars-Johan Sunnerberg.

23 19 Godkännande av överenskommelse mellan Motala kommun och Hyresgästföreningen avseende hyror för (19/TSN 0027) Fastighetsverksamheten har tillsammans med representant från socialförvaltningen förhandlat med Hyresgästföreningen region Sydost om nya hyror för Förhandlingen omfattar: - 11 st. lägenheter ägda av kommunen samt lokaler med förhandlingsklausul. - av kommunen ägda/inhyrda och av Verksamhetsområde Äldreomsorg och gruppbostäder enligt LSS eller SOL uthyrda lägenheter, totalt 563 lägenheter. Uppgörelsen följer bland annat tidigare träffad överenskommelse mellan Hyresgästföreningen och Bostadsstiftelsen Platen, vilket innebär att hyran för lägenheter samt gruppbostäder med varmhyra höjs med 18 kr/kvm/år. För lägenheter med kallhyra är höjningen 15:-/kvm/år. För lägenheter där yta för samvarodel ingår i hyran, t.ex. äldreboenden, höjs hyran för denna del med 9 kr/kvm/år. För lokaler och parkeringsplatser med förhandlingsklausul höjs hyran med 2,0 %. Kommunen skall till hyresgästföreningen utge en sammanlagd hyressättningsavgift enligt 20 Hyresförhandlingslagen, för lägenheter, motsvarande 144 kr/år och lägenhet, totalt kr. 1 Tekniska servicenämnden beslutar att hyran för lägenheter samt gruppbostäder med varmhyra höjs med 18 kronor per kvadratmeter per år. För lägenheter med kallhyra är höjningen 15 kr/kvm/år. För lägenheter där yta för samvarodel ingår i hyran, t.ex. äldreboenden, höjs hyran för denna del med 9 kr/kvm/år. För lokaler och parkeringsplatser med förhandlingsklausul höjs hyran med 2,0 %. Hyresjusteringen gäller från Behandling av ärendet Fastighetschef Viktor Broome föredrar ärendet.

24 Expedieras till Socialförvaltningen sunderlag Tjänsteskrivelse: Godkännande av överenskommelse mellan Motala kommun och Hyresgästföreningen avseende hyror för Protokoll Hyresgästföreningen