Claes Andersson (M) Sten Pettersson (S) Mario Savarin (L) Rolf Hansson (V) Lars-Johan Sunnerberg (KD)

Transkript

1 Plats och tid KS-salen, Kommunhuset, samt Mariebergsskolan kl. 09:15-15:30 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Bengt-Åke Karlsson (C) (ordförande), Philip Assarsson (M) (vice ordförande), Thomas Björk (S) (2:e vice ordförande), Mats Johannesson (MP), Hanna Almérus (M) Claes Andersson (M) Sten Pettersson (S) Mario Savarin (L) Rolf Hansson (V) Lars-Johan Sunnerberg (KD) Fredrik Feldt (Förvaltningschef) Marion Johansson (Nämndsekreterare) Fredrik Andersson (Dataskyddsombud) Stefan Johansson (Verksamhetscontroller) 22-23, 26 Monica Carlström (Administrativ chef) 25 Åsa Almsin (Lönechef) 25 Lars Rundborg (Ekonom) 26 Margaretha af Trolle (Måltidschef) 32 Robert Ringman (Enhetschef måltid) 32 Bengt-Erik Thorsson (tf fastighetschef) 32 Mats Johannesson Justeringens plats och tid Tekniska servicenämnden, :00 Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Marion Johansson Ordförande.... Bengt-Åke Karlsson Justerande.... Mats Johannesson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska servicenämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Tekniska serviceförvaltningen protokollet Underskrift... Marion Johansson

2

3 ÄRENDELISTA 20 Upprop, godkännande av dagordning och val av justerare. 21 Dataskyddsombud för tekniska serviceförvaltningen 22 Information om planerings- och uppföljningsprocessen 23 : Lokalrevision Delegation av arbetsmiljöuppgifter 25 Information arvoden, Meetings plus mm 26 Information: Bokslut 27 Information från verksamheten (TSN 2019) 28 Kännedom: och rapport, stöd för att minska och motverka segregation - strategi inkludering social sammanhållning. 29 Kurser och konferenser Rapport av enskilt uppdrag (TN 2019) 31 Redovisning av delegationsbeslut 32 Presentation måltidsverksamheten och studiebesök på nya Mariebergsskolan

4 20 Upprop, godkännande av dagordning och val av justerare. 1 Upprop genomförs. 2 Dagordningen godkänns. 3 Mats Johannesson väljs till protokolljusterare.

5 21 Dataskyddsombud för tekniska serviceförvaltningen (19/TSN 0043) Nämnden informeras om lagen GDPR och vad nämnden har för personuppgiftsansvar. Sedan 25 maj 2018 tillämpas dataskyddsförordningen på alla kommunens personuppgiftsbehandlingar. Dataskyddsförordningen stadgar att alla myndigheter och offentliga organ ska utnämna ett dataskyddsombud. På den gemensamma ledningsförvaltningen finns juristen Fredrik Andersson anställd som dataskyddsombud. Alla kommunala nämnder måste genom eget beslut utse ett dataskyddsombud. Sedan 25 maj 2018 har Fredrik Andersson varit utsedd till dataskyddsombud för alla kommunens nämnder. 1 Fredrik Andersson utses till dataskyddsombud för tekniska servicenämnden. 2 et expedieras till den gemensamma ledningsförvaltningen för anmälan till datainspektionen. 3 Förvaltningen uppdras att lämna namn på kontaktperson i personuppgiftsfrågor till dataskyddsombudet. Behandling av ärendet Ärendet föredras av dataskyddsombud Fredrik Andersson. Utöver ordförande yttrar sig Thomas Björk och Lars-Johan Sunnerberg. Expedieras till expedieras till GLF Fredrik Andersson för anmälan till datainspektionen. sunderlag Tjänsteskrivelse: Utse Dataskyddsombud

6 22 Information om planerings- och uppföljningsprocessen (19/TSN 0003) Nämnden informeras om planerings- och uppföljningsprocessen. Det politiskt antagna styrdokumentet LedMot för ledning och styrning i Motala kommun är det som nämnden och övriga kommunen har att förhålla sig till. Grunden för ledningssystemet är en långsiktig målbild för politiskt program och grunduppdrag. Planerings- och uppföljningsprocessen omsätter styrningen i praktiken. Just nu är kommunen inne i analysläget inför exempelvis mål- och resursplan 2020 som ska tas till våren. Nämnden informeras om kommunens årshjul där planeringsprocessen består av en mer strategisk del som sker på våren och en mer operativ del som sker på hösten. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Verksamhetscontroller Stefan Johansson informerar. Utöver ordförande yttrar sig Rolf Hansson.

7 23 : Lokalrevision 2018 (19/TSN 0034) Lokalrevision 2018 genomförs kommun-koordinerat enligt ny arbetsmodell och struktur fastställd i riktlinjer för kommunens lokalförsörjningsprocess. Kommunens lokalstrateg sammanställer en kommungemensam lokalförsörjningsplan utifrån nämndernas lokalrevisioner. Lokalrevisionen genomförs utifrån ett verksamhetsperspektiv där lokalbehov identifieras. Lokalbehov kan innebära behov av finansiering som då ska lyftas in i kommande Mål och resursplan (MoR). Det kan exempelvis avse en ökad lokalkostnad, en förstudie för att utreda alternativa lösningar eller ett investeringsbehov för byggnationer av fastigheter och lokaler. Utifrån lokalrevisionen 2018 kan man dra följande slutsatser: 1. Finansiering/ekonomi Inga finansieringsbehov är i dagsläget identifierade för att kunna lyftas till MoR 2020 med anledning av lokalrevisionen Finansieringsbehov kan dock uppkomma vartefter vi går vidare med utredningar etc. Detta får hanteras inom ramen för kommande budgetar. 2. Utredningar/beslut Behov av att gå vidare med Delfinvägen utifrån nya förutsättningar och genomförd förstudie. Utreda och besluta om fastigheten med växthusen på Sandåsgatan. Utreda status av parkeringshuset Akasian och vad som behöver göras. 3. Samordning Ökad samordning med beställande verksamheter avseende måltidsverksamhetens kök, matsalar och andra serveringsytor till exempel förskolor och skolor. Detsamma gäller städpersonalen där lokaliteter, personalutrymmen och förråd tillhandahålls av beställande verksamheter. 4. Avtal/överenskommelser Tekniska serviceförvaltningens framtida lokalbehov påverkas av inriktning och omfattning i uppdrag från beställande förvaltningar. För att säkerställa en bra och långsiktig lokalförsörjning till dessa verksamheter bör olika överenskommelser eller avtal formaliseras mellan förvaltningarna, det vill säga beställare och leverantör. Pågående förhandling med regionen om tillagningsköket Västgyllen på lasarettet.

8 1 Tekniska servicenämnden godkänner föreliggande lokalrevision 2018 för tekniska serviceförvaltningen. Behandling av ärendet Föredragande är verksamhetscontroller Stefan Johansson. Expedieras till Tobias Löfstedt, Lokalstrateg Verksamhetscontroller sunderlag Tjänsteskrivelse: Lokalrevision 2018

9 24 Delegation av arbetsmiljöuppgifter (19/TSN 0044) Enligt arbetsmiljölagen är det arbetsgivaren, det vill säga respektive nämnd, som är huvudansvarig för arbetsmiljön och förhållandena på arbetsplatsen. Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att den anställde utsätts för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Arbetsuppgifter som innebär ansvar för att arbetsskador förebyggs ska tilldelas den eller de personer som i praktiken har möjlighet att överblicka verksamheten organisatoriskt och ekonomiskt. Tekniska servicenämnden delegerar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef för tekniska serviceförvaltningen. Detta skall göras skriftligen och nämndens ordförande ges rätten att underteckna delegationen å nämndens vägar med vid varje tillfälle tjänstgörande förvaltningschef. Förvaltningschefen har rätt att vidaredelegera i enlighet med delegationsordningen. 1 Tekniska servicenämndens ordförande har rätt att underteckna nämndens delegering av arbetsmiljöuppgifter. Behandling av ärendet Förvaltningschef Fredrik Feldt föredrar ärendet. Expedieras till Förvaltningschef, ordförande TSN sunderlag Tjänsteskrivelse: Delegation av arbetsmiljöuppgifter Bilaga arbmiljö tsf

10 25 Information arvoden, Meetings plus mm (19/TSN 0003) Nämnden får information om hur läsplattorna fungerar. Kommunens övergripande ärendehanteringssystem heter Platina och där registreras handlingar, där skapas även nämndernas kallelser och protokollen. Från Platina skjuts sedan materialet ut i läsplattorna och även på sammanträdesportalen på webben. På sammanträdesportalen kan medborgarna ta del av handlingar och protokoll, dock inte av sekretesshandlingar och arbetsmaterial. På sammanträdesportalen kan den som vill skapa ett konto och prenumerera på utvalda sammanträden. På politikernas läsplattor i appen Meetings+ distribueras alla handlingar som politikerna behöver få del av, även arbetsmaterial och sekretesshandlingar. Nämnden får en genomgång av Meetings+ och vilka inställningar som är bra att känna till för att kunna arbeta effektivt. Nämnden får även information om arvoden och ersättningar. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Monica Carlström, administrativ chef, och Åsa Almsin, lönechef, föredrar ärendet.

11 26 Information: Bokslut (19/TSN 0010) Nämnden informeras om det preliminära bokslutet för tekniska nämnden Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Ekonom Lars Rundborg informerar. Utöver ordförande yttrar sig Philip Assarsson, Lars-Johan Sunnerberg, Rolf Hansson och Hanna Almérus.

12 27 Information från verksamheten (TSN 2019) (19/TSN 0003) Nämnden får en lägesrapport kring SAMBA-projektet, rekrytering av fastighetschef, arbetsmiljöfrågor och lokalinvesteringar. 1 Nämnden noterar och tackar för informationen. Behandling av ärendet Förvaltningschef Fredrik Feldt informerar. Utöver ordförande yttrar sig Hanna Almérus, Thomas Björk och Rolf Hansson.

13 28 Kännedom: och rapport, stöd för att minska och motverka segregation - strategi inkludering social sammanhållning. (19/TSN 0036) 1 Nämnden noterar. sunderlag Protokollsutdrag KF: 18/KS 0106 Stöd för att minska och motverka segregation - strategi inkludering social sammanhållning Protokollsutdrag KS: Slutrapport. Stöd för att minska och motverka segregation - strategi inkludering social sammanhållning

14 29 Kurser och konferenser 2019 (19/TSN 0005) Politikerutbildningen Nyvald som genomfördes den 1 februari rapporteras ha varit en mastig och mycket bra kurs. Det finns en film på politikerportalen från utbildningen som rekommenderas för de som inte var på utbildningen. 1 Den 14 mars genomför kommunen en arbetsmiljöutbildning. De i nämnden som vill gå får gå på utbildningen, anmälan sker på egen hand.

15 30 Rapport av enskilt uppdrag (TN 2019) (19/TSN 0007) 1 Nämnden noterar. sunderlag Rapport enskilt uppdrag februari 2019

16 31 Redovisning av delegationsbeslut 1 Nämnden noterar. Delegationsbeslut 19/TSN Provanställning Gustav Andersson 19/TSN Provanställning Anna-Lill Forsberg Delegationsbeslut Tekniska nämnden 19/TSN Personaldelegationer januari /TSN Bilaga: anställningar januari 19/TSN Delegation: Rutin för administration och handläggning av ärenden inom tekniska serviceförvaltningen

17 32 Presentation måltidsverksamheten och studiebesök på nya Mariebergsskolan (19/TSN 0003) Nämnden besöker Mariebergsskolan för att se hur den nya skolan blev efter om- och tillbyggnationen och för rundvisning i det nya köket. Nämnden får djupare information om måltidsverksamheten. Inom Motala kommuns måltidsverksamhet arbetar 159 personer. Verksamheten består av 17 grundskolekök, två gymnasier, ett tillagningskök för trygghetsboende och förskola i Godegård, produktionsköket Västgyllen, 36 förskolor samt cafeterian i kommunhuset portioner mat tillagas per dag. Det finns en hel del lagkrav som måste efterföljas när det gäller livsmedelshantering, arbetsmiljö, socialtjänstlagen och näringsrekommendationer. Inom Motala kommuns måltidsverksamheter ska det serveras en god, vällagad och näringsrik mat. Måltiderna arrangeras med helhetssyn på miljö och bemötande. Kommunens måltidsverksamhet är en del av arbetet för en långsiktig hållbar utveckling som innefattar ekologiska, sociala och ekonomiska perspektiv. För att uppnå en långsiktig hållbarhet strävar kommunen efter att laga maten så nära gästen som möjligt, samt med råvaror som uppfyller svensk miljö och djurlagsstiftning. 1 Nämnden tackar för en mycket bra information och rundvisningen i köket. Behandling av ärendet Måltidschef Margaretha af Trolle, enhetschef måltid Robert Ringman och tf fastighetschef Bengt-Erik Thorsson informerar. Utöver ordförande yttrar sig Rolf Hansson, Philip Assarsson, Bengt-Åke Karlsson, Lars-Johan Sunnerberg, Mats Johannesson och Thomas Björk.