En bra beredning beredningens ABC Erika Strandberg

Transkript

1 En bra beredning beredningens ABC Erika Strandberg

2 Välkommen på kurs! Program: Sekreterarens roll och uppgift i organet DE VANLIGASTE MÖTESSITUATIONERNA OCH HUR MAN SKA GÅ TILLVÄGA - Jäv Välkommen på kurs! Vad hör till beredarens roll - Övertagningsrätt Tjänsteansvar; beredarens ansvar och föredragandes ansvar - Omröstning Vad består en bra beredning av? - Avvikande mening God och kvalitativ beredning, vad säger lagen? När är ett ärende tillräckligt utrett? - Mötets offentlighet När behöver man höra parter och vilka är parternas rättigheter? Protokollförande Hur bygger man upp ett bra beslut? Vad består en bra beredningstext av? Kursen avslutas. - Särskilda situationer och hur de antecknas i protokollet - Rättande av fel i ett beslut eller i ett protokoll Vi håller en 5-10 min paus i mitten av kursen 2 - Delgivning

3 Arbetserfarenhet: Egentliga Finlands vård- och landskapsreform, specialplanerare 03/2018 (nuvarande) Kimitoöns kommun, förvaltningschef 04/2010 (nuvarande) Erika Strandberg Grundutbildning: PM (huvudämne offentlig förvaltning) 2002 Student, Pargas svenska gymnasium 1997 Tilläggsutbildningar: Kimitoöns kommun, tf kommundirektör 08-12/2015 Kimitoöns kommun, bildningschef 01/ /2010 Kimito kommun, bildningsdirektör 09/ /2008 Svenska kulturfonden, sekreterare, 10/ /2003 Åbo stad, lärarvikarie, 08 09/2002 TTK:n Työhyvinvointikortti, 2015 JET specialyrkesexamen i ledarskap, Examen i undervisningsförvaltning enligt Utbildningsstyrelsens grunder, 8 sv, 2004 Vuxenpedagogik, approbatur, 15 sv, Finlands Riksdag, riksdagsledamots assistent (Jan-Erik Enestam), mars augusti 2002

4 Kursens innehåll I kursen behandlas beredning brett och ska förstås som allt som leder till ett beslut. Det betyder att det kan vara fråga om både beredning för förtroendeorgan men också beredning för tjänsteinnehavarbeslut. I materialet blandas teori (lagbesämmelser, rättsprinciper) med praktisk info och rättsfall. I fråga om god förvaltning måste man känna till den teoretiska bakgrunden för att i praktiska arbetslivet kunna handla rätt och på så vis ha med sig förvaltningsprinciperna i ryggraden. 4

5 Grunderna för god förvaltning

6 Förvaltningens laglighetsgrund Grundlagen 2: All utövning av offentlig makt skall bygga på lag. I all offentlig verksamhet skall lag noggrant iakttas. När man sköter ett förvaltningsuppdrag och utövar offentlig makt är det av yttersta vikt att noggrannt följa gällande lagstiftning. Beredningen ska vara sakbunden och saklig. 6

7 Förvaltningslagen 6 Rättsprinciperna inom förvaltningen Myndigheterna skall bemöta dem som uträttar ärenden hos förvaltningen jämlikt och använda sina befogenheter enbart för syften som är godtagbara enligt lag. Myndigheternas åtgärder skall vara opartiska och stå i rätt proportion till sitt syfte. Åtgärderna skall skydda förväntningar som är berättigade enligt rättsordningen 7

8 Beredningens utgångspunkter Beredning är att utreda vilka fakta som behövs för beslutsfattandet. (jfr åsikter, ställningstagande) Allmänna bestämmelser om behandlingen av ärenden finns i 5 och 6 kap. i förvaltningslagen. Bestämmelser om beredningen av ärenden för kommunala organ finns i kommunallagen. 8

9 KOMMUNALLAGEN FÖRVALTNINGSLAGEN KOMMUNENS EGNA ANVISNINGAR GRUNDLAGEN Kommunens verksamhet och beslutsfattande Beslutsorganens uppgifter Mötesförfarandet Delaktighet Kommuninvånarnas rättigheter Trender i nya kommunallagen: öppnare, mer delaktighet mer elektroniskt Beredningsförfarandet En parts rättighter En parts skyldigheter Praktiska bestämmelser för en god förvaltning Gott språkbruk Formellt och innehållsmäössigt riktiga beslut Rättande av fel Praktiska anvisningar Kommunens egna anvisningar Tekniska anvisningar (program, layout) Ansvarsfördelning, vem gör vad Olika anvisningar så som avtalsanvisning, arkiveringsbestämmelser, diareföring, praxis kring bilagor och bakgrundsmaterial Grunden för allt Demokratiprincipen; den enskilde har rätt att ta del i och påverka samhällets och livsmiljöns utveckling Rättsstatsprincipen; all utövning av offentlig makt skall bygga på lag. I all offentlig verksamhet skall lag noggrant iakttas Offentlighetsprincipen Rättsskydd; rätten att bli hörd, rätten att få motiverade beslut och rätten att söka ändring Kommunal självstyrelse 9

10 Grunderna för god förvaltning I förvaltningslagen föreskrivs om grunderna för god förvaltning Rättsprinciperna inom förvaltningen är: likställighetsprincipen, som förpliktar till ett jämlikt, konsekvent och icke-diskriminerande bemötande principen om ändamålsbundenhet, enligt vilken en myndighet inte får handla med felaktiga motiv och inte heller missbruka prövningsrätten objektivitetsprincipen, som förutsätter att myndigheterna handlar sakligt och opartiskt proportionalitetsprincipen, som kräver inom exempelvis hälsoövervakningen att metoderna dimensioneras så att ingens rättigheter eller intressen begränsas mer än vad som är nödvändigt för att avvärja risker eller fara principen om skydd för berättigade förväntningar, som innebär framför allt skydd för individen gentemot det allmänna och ger individen rätt att förvänta sig att myndigheterna handlar korrekt och felfritt. Rättsprinciperna inom förvaltningen är framför allt rättsskyddsbestämmelser. Till grunderna för god förvaltning hör också serviceprincipen och adekvat service, rådgivningsskyldigheten, kravet på gott språkbruk och rätt till eget språk kravet på samarbete mellan myndigheterna. Bestämmelserna förpliktar myndigheterna att organisera sin verksamhet så att den som vänder sig till förvaltningen får behörig service och så att myndigheten kan sköta sin uppgift med så gott resultat som möjligt. 10

11 11 En myndighet ska se till att ett ärende utreds tillräckligt och på behörigt sätt. Myndigheten skaffa den information och den utredning som behövs för att ärendet ska kunna avgöras.

12 Olika typer av beredning

13 Allmän berednings- och informationsplikt Allmän beredning: Kommunen ska också informera invånarna om anhängiga ärenden och planerna som gäller dem, behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. I praktiken inte alltid så lätt: När är rätt tidpunkt? Vad kommer först allmänhetens eller politikernas behov och rätt till information? 13

14 Skillnad på beredning och beredning Fullmäktige Kommunstyrelsen bereder ärendena för fullmäktige. I vissa lagstadgade fall kan ett tillfälligt utskott eller revisionsnämnden bereda ärenden för fullmäktige (KomL 35 ). Revisionsnämnden ska bereda de ärenden som gäller granskning av förvaltningen och ekonomin (KomL 121 ). Andra organ än fullmäktige I andra organ bereds ärendena under ledning av föredraganden för att sedan avgöras av organet. Föredraganden svarar för att beredningen sker på ett riktigt sätt, och är med beredningen som utgångspunkt skyldig att lägga fram ett beslutsförslag för organet. 14

15 Olika förfarande kring oberedda ärenden Fullmäktige Fullmäktige kan med enkel majoritet besluta ta upp och avgöra ett ärende som har beretts men som inte nämns i kallelsen (KomL 95 ). = behandlats av kommunstyrelsen men ännu inte kommit till fullmäktige Det förutsätter dock att ärendet är brådskande, vilket i allmänhet avser att fullmäktige inte längre hinner behandla ärendet vid sitt nästa sammanträde eller att uppskov i varje fall skulle innebära betydande juridisk, ekonomisk eller annan skada för kommunen. Fullmäktige fattar ett särskilt beslut om att ta upp ärendet till behandling. Om ett fullmäktigeärende inte alls har beretts, kan det behandlas endast om fullmäktige enhälligt beslutar ta upp det till behandling. Kravet på enhällighet gäller också brådskande ärenden som inte har beretts. Andra organ än fullmäktige I kommunens förvaltningsstadga kan det bestämmas att ett organ kan besluta ta upp också sådana ärenden till behandling som inte nämns i kallelsen till sammanträde. I praktiken kan kommunstyrelsen, nämnderna och andra kommunala organ på förslag av föredraganden eller en ledamot av organet besluta ta upp s.k. extra ärenden till behandling. Om ledamöterna inte är ense om att ett ärende ska tas upp till behandling, röstar organet och avgör genom majoritetsbeslut om ärendet tas upp till behandling eller inte. 15

16 Tjänsteinnehavarbeslut - Beredning och beslut mer kompakt - Beslutet kan ändå föregås av utrednignar, hörande och annan faktainsamling 16

17 Vad är tillräcklig beredning?

18 Beredning och beredningsfel Det finns inte särskilt definierat i lag vad en beredning ska innehålla Man kan inte besvära sig på grund av beredningsbeslut, men fel i beredningen kan leda till formfel som kan yrkas på då man besvärar sig över det slutliga beslutet. T.ex kan ett beslut fall på att en jävig person deltagit i beredningen av ärendet, fast den jäviga inte varit delaktig i själva beslutsskedet. 18

19 Beredning och beredningsfel Tolkningsbart om en bristfällig beredning kan leda till att ett beslut upphävs. Jfr oberedda ärenden kan tas till beslut i nämnd och i fmge under vissa premisser ( 95 mom 2) Finns inte särskilt definierat i lag vad en beredning ska innehålla Den allmänna rättspraxisen är att om organet själv anser att beredningen varit tillräcklig så är den det. OBS! Innehåller ett inbyggt antagande! 19

20 Beredning och beredningsfel KHO L81: Till fullmäktiges kompetens hörde att bedöma om beredningen till sitt innehåll var tillräcklig för att beslut skulle kunna fattas eller om fullmäktige önskade återförvisa ärendet till kommunstyrelsen för ny beredning. Fullmäktige hade haft rätt att på basis av beredningen enligt prövning fatta ett slutlgilt beslut i frågan. KHO L2499 Föredragande hade inte gjort ett förslag till stadsstyrelsen om vem som skulle väljas till en tjänst och styrelsen hade inte gjort motsvarande förslag till fullmäktige. Med beaktande av bestämmelserna i förvaltningsstadgan och fullmäktiges arbetsordning skulle beslutsförslagen anses bristfälliga. Eftersom fullmäktige dock hade ansett beslutsförslagen vara tillräckliga, var förfarandet inte felaktigt på ett sådant sätt att fullmäktiges beslut av den anledningen borde ha upphävts. 20

21 Beredning och beredningsfel Forts. Däremot; Om beredaren har känt till omständigheter som skulle ha kunnat inverka på slutresultatet om beslutsfattarna fått vetskap om det, så kan beslutet anses ha kommit till i fel ordning KHO 1972 II 42 Eftersom stadens myndigheter hade känt till klagomål som anförts om en sökande, men stadsstyrelsen inte hade informerats om dem, hade styrelsens förslag till fullmäktige varit ofullständigt ifråga om den sakliga informationen i ärendet. Beredningen hade följaktligen inte skett enligt gällande bestämmelser, och därför hade fullmäktiges beslut tillkommit i fel ordning. Betonar beredarens ansvar för en god förvaltningskultur 21

22 Hur bereder vi ärendena i vår kommun?

23 Lever beredningarna med tidens gång? En beredning kan ofta vara en lång följetong med flera behandlingsskeden Det finns inga enkla svar på vad en bra beredning är, men även en erfaren beredare borde ibland granska sina arbetsmetoder och arbetsvanor i beredningen! I beredningarna ska också märkas att tiderna förändras. Det kommer nya krav i form av personuppgiftsbestämmelser, elektroniska dokument, människors läsvanor förändras -> snuttifiering 23

24 Checklista för en bra beredning Fyller substanslagstiftningens minimikrav Är välgenomtänkt, motiverad och logiskt uppbyggd Följer förvaltningslagens krav Har tydlig och klar språkdräkt Ser till att parternas rättskydd är tryggat (höranden, delgivning) 24

25 Vad ska en beredare behärska? Kommunens strategi Rent tekniska hjälpmedel i beredningen Substanslagar Beredning Förvaltningskulturen - och processerna i kommunen Kommunens förvaltningsstadga och andra bestämmelser 25

26 Kvalitetsgranskning? Ett tyst mått på en bra beredning är Att ärendet inte remitteras Att det inte blir en besvärsprocess Räcker det här? 26

27 27 Hur kunde t.ex de här berednignarna vara mer informativa?

28 Beredningsprocessen inom kommunen Kommunens beredningar får gärna följa en enhetlig linje. Gäller inte bara den tekniska utformningen utan också kvalitetsmässiga mål. När har ni i kommunen senast snackat ihop er om hur era beredningar ska se ut? Borde man utvädera beredningar? Förstår parter, politiker och kommuninvånarna vad som skrivs? Borde det finnas: Kvalitetsutveckling? Målsättning internt? Beredningen är en del av kommunens ledningssystem. 28

29 Vad är bra beredning?

30 Lagens minimikrav En bra beredning ska uppfylla åtminstone följande kvalitetskrav: Beslutet som fattas på basen av beredningen ska vara lagenligt och innehållsmässigt korrekt (ibland behöver man ta i beaktande också att det kan komma avvikande förslag i debatten, som behöver bemötas redan i beredningstexten för att t.ex. lagenligheten ska vara tydlig för alla) För en part ska det vara klart hur man kommit fram till avgörandet och varför, och att partens rättskydd är tillgodosett Olika alternativa lösningar är utredda och redogjorda för Det finns tillräckligt med information till hands för att beslut ska kunna fattas 30

31 En bra beredning handlar också om beredarens eget rättsskydd. Genom att göra en omsorgsfull beredning visar jag att jag utrett frågan grundligt, att jag tagit fram väsentlig information och att jag som tjäsnteinnehavare agerar objektivt och opartiskt. 31

32 Allt som ingår i en bra beredning syns inte Vägledning innan ärendet inleds Parternas hörande Att skeden som hör till ärendet behandlas utan dröjsmål och dokumenteras Jävsfrågor Ev experthjälp Delaktighetsaspekt 32

33 Tillräcklig utredning som grund för beredning En tillräcklig beredning betyder att myndigheten ska skaffa sådan information som myndigheten anser att behövs som grund för att avgöra ärendet. T.ex. Ett lovärende kan avgöras då alla utrednignar som behövs för lovet finns tillhanda En förmån kan beviljas då alla aspekter som nämns i lagstiftningen är utredda OBS, finns inte utrymme för godtycklighet! Myndigheten bedömer när utredningarna är tillräckliga (måste också ta i beaktande t.ex. tidtabells och resursfrågor) Ibland måste en fråga avgöras trots bristfälligt utredningsmaterial. Då måste bedömas om frågan lämnas oavgjord eller om den kan avgöras? Myndigheten ska också vägleda parten i lagstiftningen så att parten vet vilka utredningar den ska lägga fram. 33

34 Att ge råd och vägledning är en del av beredningen Vägledning och råd till invånare och parter är en förutsättning för en god förvaltning och bra beslutskultur. Rådgivningsskyldighet begränsar sig till enskilda förvaltningsärenden och till anhängiggjorda ärenden. T.ex. information om kommunens praxis, vem som sköter ett ärende, hur prcessen går vidare osv. Rådgivning handlar om att se till att invånaren/parten inte missförstår eller ha bristfällig information för att kunna sköta sitt ärende. Det är INTE fråga om att fylla i blanketter eller bedöma på förhand om en ansökan kommer att lyckas Rådgivningen får inte gå för långt, så att det blir fråga om tolkning eller förhandsavgörande. 34

35 Rådgivningsskyldighet Rådgivningsskyldigheten innebär plikt att svara på frågor. Gäller enskilda och avgränsade frågor som rimligtvis går att svara på. Inte allmänna påståenden och ställningstaganden som inte går att besvara (typ. varför är allt så dåligt i den här kommunen ) 35

36 36 Rådgivningsskyldighet

37 37 Rådgivningsskyldighet

38 Minimikrav för ett beslut/ tjänsteinnehavarbeslut 1) Vilken myndighet/tjänsteinnehavare som fattat beslutet och när 2) De parter som ärendet direkt gäller 3) Motiveringar för beslutet och uppgift om vad beslutet förpliktar till eller ger rätt till eller hur det annars avgjorts 4) Namn och kontaktuppgifter till den person som kan ge tilläggsuppgifter om beslutet 38

39 En bra rubrik En bra rubrik berättar om vad beslutet handlar om En bra rubrik begränsar diskussionen i ett beslutsorgan till det ärendet de facto handlar om En bra rubrik gör ärendet lätt att hitta i diarium och (elektroniskt) arkiv En bra rubrik underlättar informationen till invånarna Det centrala fram i rubriken, använd ledord, varje ord ska vara motiverat att använda, undvik namn (evighetsproblem, namn i rubriken ) 39

40 Beredningens riskfaktorer Brådska Slentrian Copy-paste Bristande sakkännedom, särskilt i mindre kommuner där en person ska känna till mycket. 40

41 Tjänsteansvar En tjänsteinnehavare ska iakkta behöriga bestämmelser och föreskrifter. En tjänsteinnehavare ska utföra de uppgifter som hör till tjänsteförhållandet på behörigt sätt och utan dröjsmål. I lagen om kommunala tjänsteinnehavare betonas kravet på opartiskthet och att tjänsteinnehavarna ska uppträda som hans eller hennes ställning och uppgift förutsätter. En tjänsteinnehavare i sitt arbete ska förväntas iakkta god förvaltningssed. Det innebär att tjänsteinnehavaren går tillväga som föreskrivs i uttryckliga bestämmelser. Bland annat i förvaltningslagen. 41

42 Beredningens trender Till exempel: - Förhandsbedömning av effekterna av kommunala beslut - Mindre bilagor, texten i beredningen med stöd i bakgrundsmaterial - Alternativ, scenarier lyfts mer fram - Klarspråk

43 43 Exempel

44 Exempel Mer text i beredningen, mindre i bilagor. 44

45 Kommande kurser på svenska: - Kurs för valfunktionärer Kurs om ändringssökande i maj Tack! - Kom gärna med önskemål! #battreforvaltning Kontakt: info@hallintoakatemia.fi (fungerar på både svenska och finska)