STADEN JAKOBSTAD PIETARSAAREN KAUPUNKI. Milla Kallioinen Förvaltning och beslutsfattande

Transkript

1 STADEN JAKOBSTAD PIETARSAAREN KAUPUNKI Milla Kallioinen Förvaltning och beslutsfattande

2 Utbildningens innehåll Att fungera som förtroendevald Beslutsfattande Checklista för förtroendevalda

3 KOMMUNALA FÖRTROENDEVALDAS RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER KOMMUNENS FÖRTROENDEVALDA Av 69 i kommunallagen framgår att förtroendevalda i kommunen är - ledamöterna och ersättarna i fullmäktige - personer som har valts till ledamöter och ersättare i kommunens organ (stadsstyrelsen, nämnder, direktioner, deras sektioner och kommittéer) -personer som kommunen har valt till ledamöter och ersättare i en samkommuns organ är också samkommunens förtroendevalda. Personer som valts av samkommunen är endast samkommunens förtroendevalda. - andra personer som har valts att sköta kommunala förtroendeuppdrag (t.ex. personer om valts in i kommunernas gemensamma organ, kommunens representanter vid möten, förhandlingar, syne- och andra förrättningar, också representanter vid bolagsstämmor).

4 KÄNNETECKEN PÅ ETT KOMMUNALT FÖRTROENDEUPPDRAG OAVSÄTTLIGHET En förtroendevald kan i allmänhet inte avsättas under pågående mandattid. Det finns två undantag: 1. Ett helt organ kan avsättas om det saknar fullmäktiges förtroende (s.k. tillämpad parlamentarism) 2. P.g.a. ett brott En förtroendevald ska uppfylla vissa förutsättningar för att kunna fungera som förtroendevald i kommunen. Förutom allmänna förutsättningar föreskrivs särskilda behörighetskrav för olika organ.

5 KÄNNETECKEN PÅ ETT KOMMUNALT FÖRTROENDEUPPDRAG A. Obligatoriskt deltagande B. Oavsättlighet C. Tidsbegränsning D. Valbarhet E. Tjänsteansvar F. Politiskt ansvar G. Etiskt ansvar

6 KÄNNETECKEN PÅ ETT FÖRTROENDEUPPDRAG TJÄNSTEANSVAR En förtroendevald sköter sitt uppdrag under tjänsteansvar (Strafflagen 40:11 ). Förtroendevalda är således i straffrättslig mening tjänstemän, även om de inte är det kommunalrättsligt.

7 VEM ÄR INTE KOMMUNALA FÖRTROENDEVALDA OFR-revisor Kommunens tjänsteinnehavare och arbetstagare Kommunens representanter i privaträttsliga samfund, t.ex. medlemmar i ett aktiebolags styrelse Personer som kommunen valt till statliga förtroendeorgan (nämndemän i tingsrätt, gode män vid fastighetsförrättningar, medlemmar i delegationen för polisen o.d.)

8 Bestämmelsen om de förtroendevaldas uppträdande Kommunallagen 69 De förtroendevalda ska främja kommunens och invånarnas intressen samt sköta sitt förtroendeuppdrag med värdighet och så som uppdraget förutsätter.

9 BINDNINGAR Kommunallagen 84 :En kommunal förtroendevald ska lämna en redogörelse för sina bindningar när det gäller uppgifter i ledningen för eller förtroendeuppdrag i företag och andra sammanslutningar som bedriver näringsverksamhet, för betydande förmögenhet och för andra bindningar som kan vara av betydelse vid skötseln av förtroende- och tjänsteuppdrag. Redogörelsen ska lämnas till revisionsnämnden.

10 BINDNINGAR Bindningarna ska meddelas till stadsfullmäktige > ärendet är på stfm:s lista > antecknas för kännedom Bindningarna finns på sidan > förvaltning och beslutsfattande > beslutsfattande

11 BESLUTSFATTANDE Förvaltningsstadgan för staden Jakobstad är det viktigaste redskapet också för de förtroendevalda. Förvaltningsstadgan reglerar inte enbart stadens förvaltning utan också hur och i vilken ordning besluten ska fattas i olika organ. Förvaltningsstadgan finns i Jakobstad-appen och på stadens webbsida.

12 DIGITALISERINGEN I JAKOBSTAD Staden övergick helt till elektroniska föredragningslistor år Fullmäktige, styrelsen, nämnder och sektioner är alla med i det här. De förtroendevalda har avgiftsfritt fått en ipad till sitt förfogande för skötseln av sina förtroendeuppgifter. Ipaden ska returneras till staden när förtroendeuppdraget upphör. De elektroniska föredragningslistorna gör beslutsfattandet snabbare. Många arbetsskeden har försvunnit. Några pappersföredragningslistor delas inte längre ut. I fortsättningen kommer mycket annat inom stadens förvaltning att digitaliseras.

13 MÖTESFÖRFARANDE FRÅNVARO - Var och en har en egen personlig ersättare. Den ordinarie medlemmen är skyldig att själv kalla in sin ersättare om medlemmen är förhindrad. Ersättaren representerar inte alltid samma parti, men också i de här fallen ska den ordinarie medlemmen ta kontakt med sin egen ersättare. - Det enda undantaget är stadsfullmäktige. Fullmäktige har inte personliga ersättare, så frånvaro ska meddelas till stadskansliet: registraturen@jakobstad.fi eller till den kanslist som sköter stadsfullmäktiges listärenden, dvs. johanna.pitkakangas@jakobstad.fi eller tfn

14 OMRÖSTNING Omröstning förrättas i ett ärende om ett motförslag har vunnit understöd. Grundförslaget är alltid JA och motförslaget NEJ. Lika röstetal: ordförandens röst avgör, men vid personval avgör lotten.

15 Omröstning Val Objekt ärende personval Lika röstetal ordförandens röst avgör lotten avgör Förslagen ställs mot varandra inte mot varandra utan rösten ges direkt åt den person som man vill ska bli vald Understöd endast grundförslaget och under- röster kan ges också åt stödda motförslag till omröstning andra än de som föreslagits och fått understöd Offentlighet alltid öppen majoritetsval öppet med slutna sedlar om någon kräver det

16 AVVIKANDE MENING Kommunallagen 106 Den som har deltagit i beslutfattandet och lagt fram ett motförslag eller röstat mot beslutet har rätt att anmäla avvikande mening genom att reservera sig mot beslutet. Samma rätt har den som har föredragit ärendet, om beslutet avviker från beslutsförslaget. Reservationen ska göras genast efter att beslutet har fattats. Obs! Det här får en särskild betydelse om en person har kommit med ett motförslag som inte har fått understöd. Förslag som inte understötts antecknas inte i protokollet, men genom att anmäla avvikande mening framgår personens ställningstagande i ärendet av protokollet.

17 Nämnder / Lautakunnat Stadsstyrelsen / Kaupunginhallitus (11) Bildningsnämnden / Sivistyslautakunta (11) (6+5) skolsektionerna / koulujaostot (7) idrott/liikunta - kultur/kulttuuri (7) Tekniska nämnden / Tekninen lautakunta (9) MBN / YRL (9) Jakobstads Vattens direktion / Pietarsaaren Veden johtokunta (7) Andra: Arbis (5), Työväenopisto (5), Musikinstitutet (7)

18 PROTOKOLL Kommunallagen 107 : Över organens beslut ska det föras protokoll. I förvaltningsstadgan finns noggrannare bestämmelser om förande och justering av protokoll samt om delgivning. Justering av protokoll är en av de förtroendevaldas viktigaste uppgifter, därför betalas förhöjt mötesarvode +25%. Varför?

19 PROTOKOLLJUSTERING Protokolljusteringen har rättsverkningar: En förutsättning för verkställandet av beslutet är att protokollet är justerat. I brådskande fall är det skäl att justera protokollet på mötet. Protokollet ska justeras inom utsatt tid. Därför är också mötesarvodet högre.

20 PROTOKOLLJUSTERING I regel upprättas protokollen på två språk. Ingendera är en översättning utan båda är ursprungliga. Båda protokollen ska justeras. År 2018 möjligt att justera protokoll elektroniskt, kräver stark identifiering, dvs. i praktiken nätbankskoder.

21 ARVODEN OCH ANDRA ERSÄTTNINGAR I kapitel 17 i förvaltningsstadgan finns bestämmelser om arvoden och andra ersättningar. För stadens förvaltningsorgans sammanträden utbetalas följande arvoden: 1. stadsfullmäktige och dess utskott, stadsstyrelsen och dess sektioner samt social- och hälsovårdsnämnden andra nämnder och direktioner, deras avdelningar och sektioner samt kommittéer för informationsmöten, seminarier och aftonskola som ordnas av ovannämnda förvaltningsorgan 50

22 ÅRSARVODEN Till nedannämnda förtroendevalda betalas utöver mötesarvodet även följande årsarvoden för förtroendeuppdrag som sköts utanför sammanträdena: Fullmäktiges ordförande euro Fullmäktiges viceordförande euro Stadsstyrelsens ordförande euro Ordförande i social- och hälsovårdsnämnden euro Annan ledamot i stadsstyrelsen, ordförande i bildningsnämnden, tekniska nämnden och revisionsnämnden euro Ordförande för annan nämnd, sektion och direktion 600 euro

23 UTBETALNING AV ARVODEN Mötes- och årsarvoden utbetalas automatiskt 2 x om året (månadsskiftet maj-juni och december) för alla stadens organ. Löneavdelningen sköter utbetalningen. Om ni vill ändra skatteprocent eller kontonummer, ska ni ta kontakt direkt med löneavdelningen: may.ahlvik@jakobstad.fi eller gunilla.granlund@jakobstad.fi

24 ERSÄTTNING FÖR INKOMSTBORTFALL För att få ersättningen bör förtroendevalda visa upp ett intyg av arbetsgivaren över inkomstbortfallet och en godtagbar utredning över kostnaderna. Av arbetsgivarens intyg ska även framgå att den tid som använts för förtroendeuppdraget varit den förtroendevaldas arbetstid och att lön inte betalas för denna tid. En förtroendevald får ersättning för inkomstbortfall och för kostnader som föranleds av förtroendeuppdraget såsom avlönande av vikarie, anordnande av barnvård eller annan motsvarande orsak för varje påbörjad timme, dock inte för mer än åtta timmar per kalenderdygn.

25 ERSÄTTNING FÖR INKOMSTBORTFALL Utbetalas också 2 x om året vid samma tid som övriga arvoden. Utredningen ska inlämnas till staden i god tid, för utbetalningen på våren senast 30.4 och för utbetalningen i december senast Utredningen sänds med e-post till den tjänsteinnehavare som ansvarar för organet i fråga. Löneavdelningen sköter utbetalningen. Obs! Stadens bolag sköter själva utbetalningen av arvoden och ersättningar för inkomstbortfall till styrelsemedlemmar >INTE staden

26 ANDRA ERSÄTTNINGAR Om ni har utsetts till något annat organ eller möte från stadens sida och det här organet inte betalar mötesarvode och kilometerersättningar > staden betalar Utbetalningen sker 2 x om året enligt samma principer som i de tidigare anförda fallen. En fritt formulerad utredning 2 x om året, där alla möten och kostnader sammanställts. Km-ersättningar betalas inte för möten som hålls i Jakobstad eller om resan är 5 km eller kortare i en riktning. I sådana fall anses mötesarvodet täcka resekostnaderna.

27 FÖRTROENDEVALDAS PENSIONSSKYDD Lagen om pensionsskydd för förtroendevalda upphävdes år 1992, eftersom upprätthållandet av systemet blev oskäligt dyrt i förhållande till den ringa summan utbetalda pensioner. Från början av år 2005 omfattas också de förtroendevalda av det kommunala pensionsskyddet. Gäller ersättning för förlorad arbetsinkomst och årsarvoden (EJ mötesarvoden). Man måste ansöka om pensionen.

28 EU:S DATASKYDDSFÖRORDNING Gäller fysiska personer (alltså inte förtroendevalda, tjänstemän eller företag). Publiceringen av personuppgifter på nätet ska begränsas. I praktiken betyder det här att ärenden som innehåller personuppgifter tas bort från nätet när besvärstiden gått ut. Dessutom försöker man undvika att lägga ut bilagor som innehåller personuppgifter på nätet.