Nya kommunallagen: Hur främjar vi elektroniska verksamhetsförfaranden?

Transkript

1 Nya kommunallagen: Hur främjar vi elektroniska verksamhetsförfaranden? Katariina Huikko, jurist Den nya kommunallagen Seminarium i Kommunernas hus

2 Mål Beslutsfattande som inte är bundet till tid och plats Avlägsnande av hinder i lagstiftningen för elektroniska sammanträden Medieneutralitet

3 Sätten att fatta beslut i organ (99 ) Beslut i ärenden som hör till ett organ kan fattas» vid ett ordinarie sammanträde på en sammanträdesplats» vid ett sammanträde i en elektronisk miljö (elektroniskt sammanträde) eller» på elektronisk väg före sammanträdet (elektroniskt beslutsförfarande). I sin förvaltningsstadga kan kommunen ge behövliga bestämmelser om det elektroniska beslutsfattandet och det elektroniska sammanträdet i organet och om hur kommunen ska sörja för den tekniska utrustningen och de tekniska förbindelser som detta förutsätter. Kommunen ska sörja för informationssäkerheten och för att utomstående inte har tillgång till sekretessbelagda uppgifter.

4 Elektroniskt sammanträde (100 ) Med elektroniskt sammanträde avses ett sammanträde, där deltagandet sker med hjälp av en elektronisk förbindelse från den plats deltagaren väljer. Personer som konstateras vara närvarande vid ett elektroniskt sammanträde ska på lika villkor stå i bildoch ljudförbindelse med varandra.» Vid elektroniska sammanträden skulle kravet på ordförandens och sekreterarens närvaro på platsen för sammanträdet slopas. Om sammanträdet är offentligt bör allmänheten ha möjlighet att följa sammanträdet. Kommunen kan själv besluta i vilka organ eller situationer den håller elektroniska sammanträden. Elektroniska sammanträden kunde till exempel hållas med hjälp av ett datasystem som lämpar sig för det eller genom videokonferensförbindelse.» I kommunallagen finns det ändå inte bestämmelser om sätten för genomförandet då den datatekniska omvärlden förändras snabbt.

5 Elektroniskt beslutsförfarande (101 ) Elektroniskt beslutsförfarande = före organets sammanträde ett slutet beslutsförfarande som inte är bundet till tid och plats. Möjligt i alla andra organ utom i fullmäktige och under offentliga sammanträden. De ärenden som behandlas elektroniskt ska specificeras i kallelsen till sammanträdet och i kallelsen ska nämnas före vilken tidpunkt ärendet ska behandlas elektroniskt.» Ärendet är slutbehandlat när alla ledamöter i organet har uttryckt sin åsikt i ärendet och tidsfristen för behandlingen har löpt ut.» Ett ärende ska behandlas vid sammanträdet om en ledamot kräver detta. Det elektroniska beslutsfattandet är i huvudsak avsett för behandling av s.k. rutinärenden.» Kommunen kan enligt egen prövning avgöra vilka slags ärenden som kan behandlas inom elektroniskt beslutsfattande. Elektroniskt beslutsfattande förutsätter användning av ett datasystem som lämpar sig för det.

6 Protokoll och delgivning av beslut Protokoll (108 )» Med protokoll avses inte endast det traditionella fysiska protokollet utan det kan utgöras av en sammanfattning av besluten i det elektroniska beslutsfattandet.» Protokollets form kan variera beroende på det tekniska genomförandet. Besluten i protokollet kan också finnas i strukturerad form som gör det möjligt att även senare utnyttja dem (s.k. öppna data) Delgivning av beslut» Till en part (140 ): i enlighet med förvaltningslagen och lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet» Till en kommunmedlem (141 ): protokollet hålls tillgängligt i det allmänna datanätet, delfåendet sker sju dagar efter att protokollet fanns tillgängligt.» I fråga om framläggande av protokollet följer man för de sekretessbelagda uppgifternas del bestämmelserna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Dessutom förutsätter dataskyddslagstiftningen att personuppgifterna i dokumenten stryks efter en viss tid.

7 Kommunala tillkännagivanden (109 ) Kommunala tillkännagivanden ska göras kända genom att de offentliggörs i det allmänna datanätet samt vid behov på något annat sätt som kommunen har fattat beslut om.» Kommunen kan utöver det allmänna datanätet fortfarande använda en fysisk anslagstavla eller exempelvis annonstidningar.» Tillkännagivandena ska finnas framlagda i 14 dygn, om inte något annat följer av sakens natur. Obs! Speciallagstiftningen kan även innehålla bestämmelser om att en anslagstavla ska användas för offentliga kungörelser och då måste ifrågavarande lagstiftning alltjämt följas.