PROTOKOLL 1 (13) Styrelsen Sammanträde 2009: kl , konsistorierummet, huvudbyggnaden, Vasaparken

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (13) Tid och plats kl , konsistorierummet, huvudbyggnaden, Vasaparken 6 Ansökningar rörande strategiska forskningsområden 7 Internrevisionens rapportering för år Revisionsplan för år a Årsredovisning för år Budget och ekonomiska resultatmål 2009 Behandlade beslutsärenden vid detta sammanträde 13 Budgetunderlag till regeringen för perioden Val av elektorer till forskningsråd delegation till rektor 15 a Remissbehandlingen av autonomiutredningens betänkande (SOU 2008:104) Närvarande Ledamöter av regeringen utsedda företrädare för allmänna intressen Carl Bennet rektor företrädare för lärarna Margareta Alin Hegelund Ann-Christin Bylund Eva Halvarsson ( 1 11a) Sverker Sörlin ( 1 11a) Bertil Törsäter Axel Wenblad Pam Fredman Elisabet Ahlberg Arne Bigsten Anna Maria Koziomtzis företrädare för studenterna Emelie Hultberg Fabian Lundgren Helena Svensson ( 1 11a) ordförande vice ordförande Personalföreträdare Lennart Olsson SEKO (närvaro- och yttranderätt) Övriga närvarande Siv Bondenäs Brink informationsdirektör (närvarorätt) Bengt-Ove Boström ( 5) föredragande Christina Dackling ersättare för studentföreträdarna (närvarorätt) Staffan Edén ( 6) föredragande Veronika Hedlund Lundgren ( 7 11a) föredragande 10 (Riksrevisionen) Kristina Johansson ( 13) föredragande Lars Nilsson ( 11a 13) föredragande Lars Nordstrand ( 7 11a) föredragande 10 (Riksrevisionen) Per-Olof Rehnquist förvaltningschef (närvaro- och yttranderätt) Jan Sandvall ( 7 13) föredragande 7 8 Margareta Wallin Peterson prorektor (närvaro- och yttranderätt) Lennart Weibull prorektor, rektors stf. (närvaro- och yttranderätt) Malin Östling ( 5) särskilt inbjuden Protokollförare Rolf Gavare universitetssekreterare

2 PROTOKOLL 2 Ordföranden hälsar två nya studentrepresentanter välkomna till styrelsens arbete Emelie Hultberg och Christina Dackling (gruppsuppleant). 1 Fastställande av föredragningslistan En preliminär föredragningslista har utsänts med kallelsen. Ordföranden önskar under punkten Övriga ärenden ta upp remissbehandlingen av autonomiutredningens betänkande samt en ny utvärdering av styrelsens arbetsformer. Elisabet Ahlberg understryker vikten av att beslutsunderlagen innehåller förslag till beslut, vilket inte är fallet beträffande punkten 6 vid dagens sammanträde ansökningar rörande strategiska forskningsområden. Rektor upplyser om att styrelsen i detta ärende inte skall besluta om vilka områden som ansökningarna skall avse utan bara ta ställning till om styrelsen kan ställa sig bakom den plan som presenteras. beslutar att fastställa föredragningslistan med nämnda tillägg. 2 Val av justeringsman I enlighet med styrelsens beslut skall en tredje justeringsman utses för dagens sammanträde. beslutar att utse Sverker Sörlin till att jämte ordföranden och rektor justera sammanträdets protokoll. [Se vidare 11 b.] 3 Anmälan av protokoll från föregående styrelsesammanträde Protokoll från styrelsens sammanträde är justerat, publicerat på universitetets webbplats och utsänt till ledamöterna. Information om viktigare rektorsbeslut har sänts ut med kallelsen. Beträffande 5 i föregående sammanträdes protokoll meddelar rektor att information kommer att lämnas under nästa punkt på dagordningen. I 13 anges att rektor skall återkomma med förslag till nya ledamöter i personalansvarsnämnden och deras mandatperiod. Rektor avser att presentera ett förslag vid sammanträdet 6 maj. beslutar att lägga protokollet 2008:6, från sammanträdet , ad acta.

3 PROTOKOLL 3 4 Information från universitetsledningen Rektor meddelar a. Autonomiutredningens betänkande, Självständiga lärosäten (SOU 2008:104), publicerades i början av december. En formell remiss har nu sänts ut till lärosätena; svar skall lämnas senast den 12 maj. Frågan om Akademiska Hus relation till lärosätena kommer regeringen att ta upp i annan ordning. Remissvaret skall utöver allmänna synpunkter på utredningens förslag särskilt uppmärksamma de frågor som rör ledarskap och styrning samt prioriteringen av de föreslagna förändringarna. [Se även 15 a.] b. European University Association, EUA, har nyligen haft en expertkonferens kring temat Towards Financially Sustainable Higher Education Institutions. Konferensens syfte har varit att uppmärksamma den högre utbildningens finansieringsformer samt kostnadsredovisnings- och debiteringsprinciper vid samverkan mellan lärosäten i olika länder. Under Sveriges ordförandeperiod i EU, hösten 2009, kommer Högskoleverket att anordna en konferens i Göteborg med bl.a. Göteborgs universitet som medverkande. Konferensen avser samspelet mellan utbildning, forskning och innovation, den s.k. kunskapstriangeln. c. Universitetet har beretts möjlighet att avge en ny ansökan till Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap om långsiktiga, strategiska forskningsmedel till ett s.k. FAScentrum. Rektor har, efter bedömning av två interna idéskisser, beslutat om vilket förslag som skall bearbetas vidare till en fullständig ansökan från GU. d. Frågan om principerna för resursfördelning till fakultetsnämnder/motsv. (jfr 5 i föregående styrelseprotokoll) diskuteras nu vidare i rektors ledningsgrupp och ledningsråd. t bereds av en budgetgrupp vars förslag kommer att föreläggas styrelsen till junisammanträdet. I övrigt hänvisar rektor till den information som nu sprids via e-post till universitetets chefer m.fl. under rubriken Rektors Nyheter (utkommer i början av varje månad). Antecknas.

4 PROTOKOLL 4 5 U 1379/08 (jfr U 3777/08) Göteborgs universitets självvärdering av kvalitetsarbetet (förslag till rapport till Högskoleverket) Föredragande: Bengt-Ove Boström. Underlag: Utkast daterat Inför Högskoleverkets granskning av Göteborgs universitets kvalitetsarbete skall universitetet, senast den 2 mars, lämna en självvärderingsrapport som grund för granskningen. Bedömargruppen kommer dessutom att göra platsbesök vid universitet och april och då speciellt granska förhållandena vid sex utvalda institutioner (fördjupningsmiljöer). Självvärderingen rör följande sju områden: systematiskt kvalitetsarbete regelbundet återkommande granskning och revidering av utbildningar bedömning och examination av studenter personalens kompetens och möjligheter till kompetensutveckling lärandemiljö, resurser och stöd till de studerande systematisk insamling av information om utbildningarnas kvalitet information till allmänheten. Föreliggande utkast till självvärderingsrapport tar sin utgångspunkt i universitetets strategiska plan och forsknings- och utbildningsstrategier Förslaget diskuteras. Ordföranden understryker vikten av att självvärderingen och de strategiska styrdokument som den baseras på följs upp årligen och att då inte bara kvalitetsarbetet i sig utan även resultatets kvalitet beaktas. Antecknas. 6 H 5 666/09 (jfr B /08) Ansökningar rörande strategiska forskningsområden Föredragande: Staffan Edén och rektor. Underlag: PowerPoint-presentation daterad (Staffan Edén). Regeringen har, i enlighet med forskningspropositionen, utlyst särskilda forskningsmedel för områden som anses ha långsiktiga förutsätt- (forts.) beslutar att ställa sig bakom den plan som rektor muntligen presenterat vid sammanträdet, med de konsekvenser den kan få för utnyttjandet av centralt disponibla medel för grundutbildning, för kurser på avancerad nivå vilka kan stärka de strategiska områden som beviljas anslag.

5 PROTOKOLL 5 6 forts. ningar att vara av högsta internationella kvalitet, bidra till att tillgodose stora samhällsbehov och/ eller vara till gagn för det svenska näringslivet. Universitetets ansökan om medel för sådana områden skall avges av rektor senast den 16 mars. Staffan Edén är under rektor ansvarig för beredningen. Följande 11 områden, av de 21 som specificerats av regeringen, bedöms vara av särskilt intresse för Göteborgs universitets del: systembiologi stamcellsforskning diabetes neurovetenskap epidemiologi vårdvetenskap e-vetenskap och språkteknologi havsmiljö hållbart utnyttjande av naturresurser, särskilt gruv- och mineraltillämpningar säkerhet och krisberedskap politiskt viktiga regioner Härutöver pågår diskussioner om samverkan med andra lärosäten inom fler områden. Rektor kommer att informera styrelsens ledamöter i samband med att ansökan om medel insändes. Forskningsrådens bedömningar skall föreligga den 15 juni. 7 B 5 350/08 Internrevisionens rapportering för år 2008 Föredragande: Jan Sandvall. Underlag: PM daterad Internrevisionen redovisar i sin revisionsrapport för 2008 följande områden där den interna styrningen och kontrollen kan förbättras och stärkas: Arbetet med att kartlägga och utveckla den interna styrningen och kontrollen bör ytterligare integreras i den löpande verksamheten. (forts.) beslutar att fastställa internrevisionens rapportering avseende verksamhetsåret 2008 samt att uppdra åt rektor att utarbeta förslag till åtgärdsplan mot bakgrund av de synpunkter som internrevisionen framfört.

6 PROTOKOLL 6 7 forts. IT-universitets administrativa struktur genomgår en positiv förändring vilken det finns anledning att följa. En enhetlig lönehanteringsprocess stärker den interna styrningen och kontrollen vilket innebär tydligare fokus på centraliserade rutiner samt förbättrade kontrollrutiner. Egenrapporteringen kräver ytterligare uppföljning och utbildning. Upphandlings- och inköpsprocessen hanterar avsevärda medel. Det finns anledning att granska hur väl organisationen följer det aktuella regelverket. Internrevisionens bedömning är att universitetet tar initiativ och agerar på ett balanserat och konstruktivt sätt för att säkerställa ett betryggande system för intern styrning och kontroll. Det pågående utvecklingsarbetet ger också förbättrade förutsättningar för universitetets kärnverksamhet. 8 B 5 269/09 Revisionsplan för år 2009 Föredragande: Jan Sandvall. Underlag: PM daterad Internrevisionens förslag till granskningar år 2009 gäller i första hand följande områden: Upphandling och inköp Lagstiftning finns kring upphandling. Risken för överprövning och skadestånd har ökat. Externa avtal Används juridisk och affärsmässig kompetens i tillräcklig utsträckning vid tecknande av avtal med externa parter? Bisysslor Vilken kontroll sker av anställdas bisysslor? I vilken utsträckning förekommer bisysslor? Riskerar universitetet ekonomisk skada och/eller goodwillförlust? Hur sker uppföljning av de anställdas anmälda bisysslor? Extern påverkan centrumbildningar I vilken utsträckning påverkar externa krafter centrumbildningarna? Analys av roller, ansvar och regelefterlevnad. (forts.) beslutar att fastställa revisionsplanen för år 2009 samt att bemyndiga rektor att, om behov skulle uppstå, besluta om förändring i revisionsplanen under pågående verksamhetsår; vid sådan förändring skall styrelsen informeras.

7 PROTOKOLL 7 8 forts. Finansiering med externa medel förutsättningar och stödsystem (förstudie) Verksamheten finansieras till en tredjedel med externa medel. Av den strategiska planen framgår att GU skall ha en väl utvecklad dialog med omvärlden. Vilka är förutsättningarna för en god intern styrning och kontroll beträffande den externt finansierade verksamheten? Elektronisk fakturahantering (EFH) Nytt system i drift sedan våren Granskning av rutiner, behörigheter och attesthantering knutna till EFH. En tillförlitlig fakturahantering är en förutsättning för god intern styrning och kontroll. Granskning av institutioner Granskning av ansvar och befogenheter, styrning och ledning samt kommunikation och uppföljning. Intern styrning och kontroll Ett arbete pågår för att kartlägga och förbättra den interna styrningen och kontrollen. skall i årsredovisningen intyga att det finns en betryggande intern kontroll. Internrevisionen följer löpande universitetets arbete inom området. Uppföljning IT-universitetet Särskild uppföljning av den granskning som utförts Detta i syfte att följa IT-universitetets arbete med att säkerställa struktur, transparens och kostnadsfördelning. 9 A /07 Intern styrning och kontroll avseende 2008 Föredragande: P-O Rehnquist. Underlag: PM daterad Projektgruppen anser att det finns en fungerande styrning och kontroll när det gäller de viktigaste riskerna i det avseendet att riskerna är identifierade och att ändamålsenliga kontrollåtgärder har vidtagits eller planeras. På den övergripande nivån framhålles särskilt två höga risker externa krafter styr för starkt och svagt ledarskap. Projektgruppen anser sammanfattningsvis att det finns en tillräcklig styrning och kontroll av de mest centrala verksamhetsriskerna och administrativa processerna. Antecknas.

8 PROTOKOLL 8 10 A /08 Information från Riksrevisionen Föredragande: Lars Nordstrand och Veronika Hedlund Lundgren (Riksrevisionen). Underlag: PowerPoint-presentation daterad (ej distribuerad till ledamöterna). Riksrevisionen redovisar resultatet av höstens granskningar och av hittills genomförd granskning av förslaget till årsredovisning för Revisorerna kommenterar särskilt sin granskning inom följande områden: Projektredovisning Arbetet med att införa nya redovisningsmodellen för indirekta kostnader följs noga under Vid granskningen av delårsrapporten och vid den löpande granskningen har framkommit brister i underlag till balansposter avseende projekt och behov av en mer utvecklad central uppföljning. Former för samverkan med det omgivande samhället centrumbildningar och liknande Internrevisionens iakttagelser har bekräftats det finns brister i intern styrning och kontroll. Nya riktlinjer ger förutsättningar för förbättrad intern styrning och kontroll, dock saknas ledningens uppföljning och riktlinjer rörande ekonomisk redovisning. Det saknas också riktlinjer för GU:s representation i olika organisationer etc. Det råder i vissa fall oklarhet kring styrelserepresentation och ekonomiska mellanhavanden. Holdingbolaget Holdingbolag skall, enligt regeringens direktiv 2002, förvärva, förvalta och sälja andelar och aktier i projekt och tjänstebolag. Projektbolagsformen skall användas för forsknings- och utvecklingsarbete med ett klarlagt kommersiellt värde och förutsebar kommersiell tillämpning. Bolagsordningen för GU Holding anger att syftet är att äga, försälja och förvalta aktier och andelar. Projekt- och tjänstebolag får inte bedriva sådan forskning, därmed sammanhängande undervisning eller i övrigt sådan verksamhet som från tid till annan utgör grundläggande verksamhet vid Göteborgs universitet. Ägardirektiven från GU till GUH skall förtydligas i bolagsordning och direktiv; här finns en förbättringspotential. Ägardirektiven bör fastställas årligen av GU:s styrelse inför GUH:s årsstämma. De bör innehålla krav på vad som ska återrapporteras i årsredovisningen, t.ex. måluppfyllelse. Det får inte finnas risk för sammanblandning av GU:s och holdingbolagets verksamheter. (forts.) Antecknas.

9 PROTOKOLL 9 10 forts. Relationen mellan GU och GUH bör renodlas till att bli mer affärsmässig. Det gäller här två olika juridiska personer. Stor försiktighet bör iakttas vid medelsöverföring från offentlig verksamhet till privat. För vissa uppdrag saknas avtal mellan GU och GUH. GU har i vissa fall haft begränsade möjligheter att bedöma om prestationer utförts för debiterad ersättning. GU:s hantering av fast egendom Riksrevisionen granskar om GU:s hantering av fast egendom följer gällande regelverk. Denna granskning avser särskilt Sven Lovéns centrum för marina vetenskaper och den föreslagna försäljningen och återhyrningen av Studenternas hus. Elektronisk fakturahantering Universitetet uppfyller de nya kraven. Tillfredsställande intern styrning och kontroll. Uppföljning av tidigare granskningar Löneprocessen. Ladok. Intern styrning och kontroll FISK:en Riksrevisionens bedömning är att Göteborgs universitets styrelse har tillräckligt underlag för att kunna uttala att den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Beskrivningen i årsredovisningen (sid ), om intern styrning och kontroll, är mycket bra! Listan över bruttorisker kan utvecklas under 2009 och uppta fler ofrånkomliga risker som är förknippade med verksamhetens art. Granskning av årsredovisningen för år 2008 Resultatredovisningen: Liksom förra året rekommenderas en utökad redovisning av indikatorer avseende kvalitet och utvecklad redovisning av måluppfyllelse. Finansiella delar: Koppling mellan redovisning av intäkter av anslag per verksamhetsgren och anslagsredovisningen bör göras tydligare. Fortfarande saknas en redovisning av lärarnas arbetstidsuttag. Kvarstående granskning Vissa detaljer återstår att granska, bl.a. rörande tillämpningen av lagen om offentlig upphandling i kontakterna med holdingbolaget och Akademiska Hus, tillämpningen av transparenslagen samt några utestående frågor kring vissa poster i årsredovisningen. Riksrevisionens preliminära bedömning är således att styrelsen har tillräckligt underlag för att uttala att den interna styrningen och kontrollen vid GU är betryggande.

10 PROTOKOLL a A /08 Årsredovisning för år 2008 Föredragande: Lars Nilsson. Underlag: PM daterad med bifogat förslag till årsredovisning. Föredraganden framhåller särskilt följande punkter i redovisningen: Det finns fortfarande sparade prestationer inom grundutbildningen (22 mkr). Examensmålen är mycket väl uppfyllda. Programutbildningar ökar med drygt 5% medan fristående kurser minskar med drygt 7% mellan 2007 och Överskott inom grundutbildningen används till omställnings- och utvecklingsåtgärder. Det finns förutsättningar för att stärka forskningens kvalitet och förbättra dess villkor. Löpande bidragsinkomster ökade med 15% mellan 2007 och Kraven på intern styrning och kontroll har ökat fr.o.m En jämförelse mellan åren 2004 och 2008 ger vid handen att antalet helårsstudenter minskat med 7%, antalet nyantagna doktorander minskat med 28% och antalet utbildningsbidrag minskat med 40%. År 2008 var det tionde året i följd med överskott. Myndighetskapitalet var vid årsskiftet drygt 300 mkr. Forskningsbidragen har ökat, men de ekonomiska marginalerna har under år 2008 minskat från 90 mkr till 8 mkr. beslutar att fastställa föreliggande förslag till årsredovisning för år 2008 och överlämna denna till regeringen. intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning. bedömer vidare att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Beslutet är enhälligt. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. diskuterar årsredovisningen mot bakgrund av synpunkterna från Riksrevisionen (jfr 10) och redovisningen av den interna styrningen och kontrollen (jfr 9). 11 b Utseende av ny justeringsman Då justeringsmannen Sverker Sörlin vid denna tidpunkt behöver avvika från sammanträdet behöver en ny justeringsman utses för återstående ärenden. beslutar att utse Ann-Christin Bylund till att jämte ordföranden och rektor justera sammanträdets protokoll fr.o.m. denna paragraf.

11 PROTOKOLL B /09 Budget och ekonomiska resultatmål för 2009 Föredragande: Lars Nilsson. Underlag: PM daterad Med beaktande av fakultetsnämndernas (motsv.) fastställda budgetar och styrelsens anslagsfördelning m.m. beräknas ett nollresultat för budgetåret Sammanfattningsvis föreslås följande ekonomiska resultatmål för fakultetsnämnderna/ motsv. för 2009 (belopp i mkr): Fakultet/motsv Bokslut Bal. kap. Förslag / HFN Sekr. f. genusforskn SFN HHFN UFN SA NFN KFN ITFN UFL UB Styrelse o. gemensamt Verksamhetsutfall Donationskapital Delsumma Resultatandel GUH -1,5 0 0 Summa kapitalförändr beslutar att fastställa budget och ekonomiska resultatmål för 2009 i enlighet med föreliggande förslag. Inga synpunkter framförs på förslaget. 13 B /08 Budgetunderlag till regeringen för perioden Föredragande: Kristina Johansson. Underlag: PM daterad Budgetunderlaget baseras på den inriktning som anges i universitetets forsknings- och utbildningsstrategier ( Förändring för kvalitet och förnyelse ), fastställda av styrelsen Inga synpunkter framförs på förslaget. beslutar att fastställa föreliggande förslag till budgetunderlag för Göteborgs universitet för perioden Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.

12 PROTOKOLL F /09 Val av elektorer till forskningsråd delegation till rektor Föredragande: Rolf Gavare. Underlag: PM daterad Ledamöterna i Vetenskapsrådet (VR), Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap (FAS) och Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande (FORMAS) utses genom val i två steg val av elektorer vilka därefter väljer ledamöter. för Göteborgs universitet är ansvarig för de sex västsvenska lärosätenas val av elektorer, vilket innebär att Göteborgs universitets styrelse skall ansvara för valets genomförande i valkretsen avgöra vilka personer vid Göteborgs universitetet som skall vara röstberättigade besluta om hur valet praktiskt skall genomföras. beslutar att uppdra åt rektor att med stöd av 18 Förordning (2002:1018) om elektorsförsamling vid forskningsråd besluta i de frågor som enligt förordningen ankommer på universitetets styrelse, vad gäller elektorsvalen inför forskningsrådens kommande mandatperiod. Ledamöternas mandatperiod löper ut , vilket enligt förordningen om elektorsförsamling vid forskningsråd innebär att val skall genomföras under Universitetets styrelse har rätt att delegera till rektor att fatta beslut i de frågor som enligt förordningen ankommer på styrelsen. 15 a G /09 Övriga ärenden Remissbehandlingen av autonomiutredningens betänkande Självständiga lärosäten (SOU 2008:104) Autonomiutredningens betänkande finns på Som nämnts i 4 a skall remissvar avges senast den 12 maj. Universitetsledningen etablerar nu en arbetsgrupp för beredning av remissyttrandet. Beslut om universitetets svar kommer att fattas av styrelsen vid sammanträdet den 6 maj. föreslås utse tre ledamöter, att delta i arbetet med remissvaret. Rektor har utsett förvaltningschefen att leda gruppens arbete; vidare kommer prorektor Lennart Weibull och chefen för universitetsledningens kansli, Magnus Petersson, att ingå i gruppen. beslutar att utse Axel Wenblad, Arne Bigsten och Christina Dackling att som styrelsens representanter delta i beredningen av universitetets remissvar på betänkandet Självständiga lärosäten.

13 15 b Utvärdering av styrelsens arbetsformer Ordföranden aviserar att en ny enkät kommer att sändas ut till styrelsens ledamöter under våren, som en uppföljning av förra årets utvärdering. PROTOKOLL 13 Antecknas. Nästa ordinarie sammanträde äger rum onsdagen den 6 maj Vid protokollet Justeras Rolf Gavare Carl Bennet Pam Fredman Sverker Sörlin Ann-Christin Bylund ( 1 11 a) ( 11 b 15)