Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Örnsköldsviks kommun. Granskning av lokalförsörjning

Transkript

1 Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2019 Örnsköldsviks kommun Granskning av lokalförsörjning

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Genomförande Revisionskriterier Granskningsresultat Styrelsens och nämndernas behandling av revisionens tidigare granskning av lokalförsörjningen Vidtagna åtgärder med anledning av revisionens tidigare granskning av lokalförsörjningen Sammanfattande bedömning...12 Bilaga 1: Källförteckning

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Örnsköldsviks kommun gjort en uppföljande granskning av kultur- och fritidsnämndens lokaluthyrning och lokalutnyttjande samt den övergripande lokalförsörjningsprocessen i kommunen. Syftet har varit att bedöma om denna är ändamålsenlig. Vi noterar att det i kommunen har påbörjats ett välstrukturerat arbete med syfte att förbättra lokalförsörjningsprocessen. Vi ser bla att arbetet med lokalresursutredningar har förbättrats i organisationen även om de kan utvecklas ytterligare. En annan positiv effekt av det arbete som bedrivits är att dialogen och samarbetet på chefsnivå har förbättrats. Vi bedömer dock att det kvarstår en del arbete innan de brister som uppmärksammades i revisionens förra granskning av uthyrningen av idrotts- och fritidslokaler (år 2017) har åtgärdats till fullo. För svar på uppställda kontrollmål samt våra rekommendationer se avsnitt 4; Sammanfattande bedömning. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund En ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess är väsentlig för att tillgodose kommunens lokalbehov i kvantitativt, kvalitativt och ekonomiskt avseende. I förlängningen kan en bristfällig lokalförsörjningsprocess bland annat orsaka extrakostnader och olägenheter för både brukare och personal samt leda till svårigheter att genomföra åtaganden enligt lag eller kommunala mål. Samtliga kommunala lokaler i Örnsköldsviks kommun förvaltas av kommunstyrelsen som enligt reglementet ansvarar för fastighetsdrift och -underhåll. Under 2017 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Örnsköldsviks kommun en granskning av hanteringen av kommunens lokaluthyrning och lokalanvändning gällande idrotts- och fritidslokaler. I granskningen gjordes bedömningen att lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet inte hanterades på ett ändamålsenligt sätt eller med tillräcklig intern kontroll. I granskningen kunde inte bedömas i vilken utsträckning dessa lokaler nyttjades på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt eftersom kommunen saknade egna uppföljningar och analyser av detta. Kultur- och fritidsnämnden ska enligt reglemente verka för att tillgodose behovet av lokaler och anläggningar för kultur- och fritidsverksamhet samt ansvara för att upplåta lokaler och anläggningar som tilldelats nämnden att nyttjas för aktiviteter inom nämndens ansvarsområde. Enligt reglementen ska respektive nämnd samverka med övriga kommunala nämnder, andra myndigheter och enskilda organisationer som berörs av nämndens verksamhetsområde. För att vara i linje med kommunallagens likställighetsprincip bör lokaluthyrning ske på ett jämlikt sätt (exempelvis gällande nyttjande av tider, val av verksamheter, föreningar och målgrupper) för att minska risken och förekomsten av ojämn resursfördelning. Att lokalanvändningen är ändamålsenlig och strategisk är betydelsefullt för att uppnå en kostnadseffektivitet och ett i övrigt effektivt nyttjande av kommunens resurser. Mot bakgrund av ovan och de risker revisorerna identifierat i samband med sin risk- och väsentlighetsanalys har kommunens revisorer beslutat att genomföra en uppföljande granskning av kultur- och fritidsnämndens lokaluthyrning och lokalutnyttjande samt den övergripande lokalförsörjningsprocessen Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om kommunens övergripande lokalförsörjningsprocess är ändamålsenlig. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan nämnder och förvaltningar när det gäller hantering och uthyrning av kommunens lokaler? Finns tydliga och ändamålsenliga styrdokument (t.ex. policys, lokalförsörjningsplan, rutiner och riktlinjer) för lokaluthyrning och lokalanvändning i kommunen? Genomförs strategiska behovsanalyser vid planering och beräkning av lokalbehov? 3

5 Tillämpas ändamålsenliga rutiner vid lokaluthyrning ur ett fördelningsperspektiv? Är dialog och samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna ändamålsenlig och tillräcklig? Sker en ändamålsenlig och från ekonomisk synpunkt tillfredställande användning av lokaler? Genomförs kommunövergripande systematiska uppföljningar samt utvärderingar av lokalutnyttjandet? Har tillräckliga åtgärder vidtagits med anledning av revisionens tidigare granskning (år 2017)? Avgränsning Granskningen är kommunövergripande Genomförande Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier (se bilaga 1). Intervjuer har skett med följande personer; kommundirektör, förvaltningschef, ekonomichef (konsult och service samt kommunledningskontoret), fastighetschef, kundförvaltare (fastighetsavdelningen), drift och servicechef, fastighetsstrateg, ekonomichef (välfärdsförvaltningen), lokalsamordnare, (välfärdsförvaltningen), kultur- och fritidschef, anläggningsansvarig för kultur- och fritid samt administrativ chef (bildningsförvaltningen). Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk och riktlinjer. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen (2017:725) 2 kap 3 om likställighetsprincipen, 6 kap 6 om nämndernas ansvar och 6 kap 1 om kommunstyrelsens uppgift och uppsiktsplikt. Kommuninterna styrdokument (reglementen för kommunstyrelse och nämnder, handlingsplan samt mall för lokalresursutredning och). Även revisorernas tidigare granskning av hanteringen av kommunens lokaluthyrning och lokalanvändning gällande idrotts- och fritidslokaler (år 2017) och dess rekommendationer används som grund för bedömningarna. 4

6 3. Granskningsresultat 3.1. Styrelsens och nämndernas behandling av revisionens tidigare granskning av lokalförsörjningen Revisionens tidigare granskning (år 2017) omfattade kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden samt bildningsnämnden. Som ett resultat av granskningen rekommenderades följande: Att kommunstyrelsen säkerställer att ansvarsfördelningen mellan nämnder och förvaltningar tydliggörs. Fullmäktige bör beredas tillfälle att tydliggöra vilka av kommunens lokaler som får hyras ut, av vem detta ska ske samt ansvar för underhåll, verksamhetsanpassningar, finansiering o. dyl. Då de lokalresursutredningar som upprättas av förvaltningarna är att betrakta som strategiska dokument som ska uttrycka verksamhetens behov och prioriteringar när det gäller framtida lokaler rekommenderar vi att dessa framgent beslutas av ansvarig nämnd. Att kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden utvecklar sin uppföljning av lokalanvändningen och utvärderar i vilken grad kommunens lokaler nyttjas effektivt. Vår nuvarande granskning visar att samtliga nämnder har behandlat ovanstående rapport och fattat beslut med utgångspunkt från denna. Se nedan. Kommunstyrelsen har behandlat rapporten i april 2018 (KS ). Av protokoll framgår att kommunledningsförvaltningen anser att de bedömningar och rekommendationer som redovisas rapporten mycket väl kan åtgärdas inom den handlingsplan som kommunförvaltningen upprättat, Handlingsplan för arbetet gällande kommunens fastigheter. Kommunstyrelsen beslutade att uppdra till ordförande samt 2:e vice ordförande att upprätta och godkänna ett reviderat yttrande. Kultur- och fritidsnämnden har behandlat rapporten i december 2017 (KFN ). Nämnden beslutade att uppdra åt förvaltningen att under arbetet med översyn av stödet till civila samhället hantera revisionens synpunkter kring lokalanvändningen på ett ändamålsenligt sätt enligt gällande beslut. Nämnden uppdrar även till presidiet att utforma hur uppföljningen av lokalanvändningen och hur utvärderingen av i vilken grad kommunens idrotts- och fritidslokaler nyttjas effektivt ska rapporteras till nämnden. Bildningsnämnden har behandlat revisionsrapporten i december 2017 (BN ). Nämnden beslutade att ställa sig bakom de rekommendationer som föreligger i rapporten Vidtagna åtgärder med anledning av revisionens tidigare granskning av lokalförsörjningen En Handlingsplan för arbetet gällande kommunens fastigheter har upprättats. Handlingsplanens del 1 beslutades den 8 december 2017 av kommundirektören. I maj 2018 kompletterades planen med del 2. Planerna har utarbetats i samarbete mellan välfärds- (VF), bildnings- (BF), samhällsbyggnads- (SBF), kommunledningsförvaltningen (KLF) och konsult- och serviceförvaltningen (KSF). I planen (del 1) har en målbild för arbetet formulerats. Målbilden är en tydligare ansvarsfördelning, kvalitetssäkrade processer och rutiner samt ett gemensamt arbetssätt som leder till ändamålsenliga fastigheter för kommunens verksamheter. Planerna innehåller aktiviteter 5

7 som behöver genomföras för att nå målbilden på två års sikt ( ). Samtliga aktiviteter i handlingsplanen har tilldelats en som är ansvarig för att aktiviteten utförs innan bestämd tidpunkt. Av intervjuer framgår att handlingsplanen kontinuerligt har följts upp under varje kvartalsträff som fastighetschef hållit med respektive förvaltning samt i förvaltningschefsgruppen. Planen har vid dessa tillfällen även kompletterats med de nya aktiviteter som funnits nödvändiga under arbetets gång. Förvaltningschef vid konsult och service samt fastighetsavdelningens fastighetschef har till stor del varit drivande i arbetet och fokus under arbetsprocessen har varit att göra alla delaktiga så att de förändringar som genomförs ska ha en bred förankring. Vi har tagit del av en separat dokumenterad uppföljning av handlingsplanen daterat 15 november Under nedanstående rubriker har vi sammanfattat våra iakttagelser om nuläget, som vi erhållit från dokumentation och intervjuer Styrdokument och ansvarsfördelning Iakttagelser från föregående granskning I revisionens tidigare granskning (år 2017) framkom att det saknades styrdokument som på kommunövergripande nivå tydliggör ansvarsfördelningen när det gäller hantering och extern uthyrning av kommunens lokaler. Beskrivning av ansvarsfördelningen och hanteringen av kommunens lokaler berördes i viss utsträckning i följande dokument: Kommunstyrelsens reglemente (Kf februari 2017). Kultur- och fritidsnämndens reglemente (Kf dec 2010). Strategi för kommunens fastigheter (Ks november 2014). Gränsdragningslista (daterad ). I granskningen uppmärksammades dock att det i verksamheterna rådde en stor otydlighet när det gällde ansvar för extern uthyrning, anpassningsåtgärder, kostnader och finansiering. Iakttagelser vid nuvarande granskning Av intervjuer och i handlingsplanen (del 1) framgår att det utförts åtgärder under 2018 kring interna styrande dokument. En åtgärd har varit att upprätta en mall för att identifiera nuläget gällande interna styrande dokument kopplade till området lokaler. Vidare så har följande förberedande åtgärder genomförts: Identifierat styrande dokument kopplade till området lokaler enligt utarbetad mall. Utvecklat/kvalitetssäkrat förslag gällande tillgängligheten till styrdokumenten kopplade till området lokaler så att de är tillgängliga och uppdaterade för alla funktioner som behöver ta del av dem. Diskuterat resultat/förslag gällande styrande dokument med de som ska revidera dokumenten. Ovan nämnda aktiviteter är enligt handlingsplanen (del 1) utförda. Två aktiviteter avseende styrdokumenten har enligt handlingsplanen ännu inte utförts; revidera dokumenten som behöver uppdateras samt besluta de reviderade dokumenten. Av handlingsplanens del 2 framgår att arbete med att revidera dokumenten pågår samt att: 6

8 Strategi för kommunens fastigheter ska uppdateras och fyllas på med de delar från investeringsreglerna som saknas. Regler för lokaler håller på att uppdateras och blir Riktlinje för verksamhetslokaler. Funktionsprogram för utemiljöer ska upprättas. Gränsdragningslistan uppdateras för att omfatta nyinvesteringar, inhyrda lokaler och kommersiella lokaler. Listan ska även tydliggöra övertagandet och gränsdragningar för utemiljö. Samtliga aktiviteter kring interna dokument ska, enligt handlingsplanen, vara utförda den 31 januari Av intervjuer framgår dock att det kommer att behövas mer tid för att färdigställa Strategi för kommunens fastigheter. Anledningen är att tid ska finnas för att bredda innehållet och får större delaktighet från berörda förvaltningar. Av handlingsplanen framgår att det även utförs andra åtgärder för att tydliggöra ansvarsfördelning, funktioner och roller. En åtgärd som genomförts är att identifiera samt kartlägga funktioner och roller inom området lokaler. Kartläggningen har genomförts och efter denna har det hållits en workshop för att tydliggöra uppdrag och mandat för funktionerna. Vid våra intervjuer framkommer att ansvarsfördelningen när det gäller hantering av extern uthyrning av lokaler fortfarande upplevs otydlig i vissa fall Behovsanalyser och planering av lokalbehov Iakttagelser från föregående granskning I revisionens tidigare granskning bedömdes att strategiska behovsanalyser när det gäller lokaler för idrott och fritid inte genomfördes ändamålsenligt. Det uppmärksammades ett behov av att utveckla behovsanalyserna så att de blir fullgoda beslutsunderlag. Iakttagelser vid nuvarande granskning Vår nuvarande granskning visar att samtliga granskade förvaltningar har upprättat lokalresursutredningar (LRU) avseende år Arbete med 2019 års planer pågår. Nedan följer en kort beskrivning av respektive förvaltnings beslut om 2018 års LRU. Kommunledningsförvaltningen (KLF) och konsult- och serviceförvaltningen (KSF) har upprättat en gemensam LRU för Utredningen har antagits av kommunstyrelsens arbetsutskott i februari 2018 (KSAU ). Utskottet uppdrar också till förvaltningarna att årligen genomföra en revidering av utredningen som ska antas av kommunstyrelsens utskott. Välfärdsförvaltningen har upprättat en LRU för välfärdsförvaltningens verksamheter Utredningen har antagits av humanistiska nämnden och omsorgsnämnden i december 2017 (HMN resp. OSN ). Nämnderna uppdrar samtidigt till förvaltningen att årligen genomföra en revidering av utredningen som ska antas av omsorgsnämnden och humanistiska nämnden. Samhällsbyggnadsförvaltningen har upprättat en LRU för sina verksamheter. Samhällsbyggnadsnämnden och kultur- och fritidsnämnden har antagit utredningen i december 2017 (SBN resp. KFN ). 7

9 Bildningsförvaltningen har upprättat LRU för sina verksamheter. Utredningen har antagits av bildningsnämnden i mars 2018 (BN ). Av intervjuer framgår att kommunens lokalstrateg har upprättat en mall för hur samtliga LRU ska utformas. Ett årshjul för planeringsprocessen har också tagits fram. Enligt årshjulet ska respektive förvaltning ha kvartalsträffar angående området fastigheter och lokaler. Före kvartalsträffarna hålls det en lokalsamordnarträff som följs av en förträff till kvartalsträffarna. Vidare ska respektive förvaltning årligen sammanställa en LRU under perioden oktober december. Enligt intervjuer sammanställs sedan alla LRU till en LRP under perioden januari mars som antas av tillväxtavdelningen. Kommunens fastighetsstrateg sammanställer LRP och denne är också ett stöd till förvaltningarna i arbetet med LRU. Av intervjuer framgår att förvaltningarna numera aktivt arbetar efter årshjulet och utformar LRU enligt framtagen mall. Det har skapat ett längre planeringsintervall som skapat bättre samverkan mellan förvaltningarna. Lokalförsörjningsprocessen hänger också samman med kommunens ekonomiprocess. Utifrån dokumentgranskning observerar vi att samtliga LRU till stor del följer framtagen mall. I inledningen beskrivs syftet med LRU samt vilka avgränsningar som gjorts och vilket planeringsunderlag som ligger till grund för bedömningarna. Sedan följer en sammanfattning av lokalbehoven och prioriteringar av behov. Efter det beskrivs de verksamhetsspecifika behoven i detalj för respektive område. Det sker genom en beskrivning av verksamheten, det befintliga läget, framtida behov och åtgärder för att möta framtida behov. Omfattningen på beskrivna åtgärder för förvaltningarna varierar däremot stort och åtgärder saknas helt för en del avdelningar. I vissa fall är åtgärder beroende på beslut som ska fattas utanför förvaltningen och blir därmed naturligt mindre omfattande. Samhällsbyggnadsförvaltningens kultur- och fritidsavdelning håller en hög ambitionsnivå och har specificerat åtgärder för att möta kommande behov av idrotts- och fritidslokaler uppdelade på avdelning/enhetsnivå samt objekt. Men det är inte alla av samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter som har specificerat sina åtgärder. För trafik- och parkavdelningen samt brand- och säkerhetsavdelningen har avsnittet med åtgärder lämnats blankt. I LRU för välfärdsförvaltningens verksamheter saknas däremot åtgärder för att möta framtida behov helt för följande verksamheter, LSS, socialt stöd samt arbetsmarknad och integration. Vidare så ska det enligt mallens innehållsförteckning skrivas ett avsnitt om behov av ombyggnation eller omstrukturering. Detta avsnitt har fallit bort i den senare delen av mallen där 8

10 det beskrivs vad som ska skrivas på respektive avsnitt. Det är möjligt att det är därför avsnittet inte finns med i LRU för kommunledningsförvaltningens och konsult- och serviceförvaltningens verksamheter samt välfärdsförvaltningens verksamheter. Granskningen visar att samtliga nämnders LRU har sammanställts till Örnsköldsviks kommun lokalresursplan Av dokumentet framgår att den kommunövergripande LRP har antagits av tillväxtavdelningen. Utöver informationen från respektive LRU återfinns förslag på prioriteringar och rekommendationer från kommunförvaltningen i LRP. I dokumentgranskingen noteras att den inkonsekventa dokumentationen av åtgärder för att möta framtida behov av naturliga skäl även fortsätter i LRP. Det finns dokumenterade åtgärder för verksamheten särskilt boende men för alla andra verksamheter i kommunen saknas åtgärder för att möta framtida behov i LRP. Enligt fastighetsstrateg behandlas framtida behov dock vid respektive förvaltnings kvartalsträff. Fastighetsstrateg ansvarar för att samordna det samlade behovet i kommunen och föra dialog med förvaltningarna angående detta Rutiner vid lokaluthyrning Iakttagelser från föregående granskning I revisionens tidigare granskning gjordes bedömningen att det sammantaget inte finns tillförlitliga rutiner i kommunen då extern uthyrning av vissa lokaler skett utan fastställda fördelningsprinciper, bestämmelser eller taxor. I granskningen framgick att det hade genomförts ett antal åtgärder i syfte att förtydliga ansvaret för uthyrning av idrotts- och fritidslokaler. Bla hade ansvaret som primär hyresgäst för kommunens sim- och sporthallar överförts från bildningsnämnden till kultur- och fritidsnämnden. Vidare hade en skrivelse från bildningskontoret och kultur-och fritidsavdelningen översänts till förvaltningscheferna vid bildningsförvaltningen, konsult- och serviceförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen. I skrivelsen lyftes behovet av att ansvarsfördelningen tydliggörs och att en projektgrupp bildas i syfte att tydliggöra detta. Vid granskningens genomförande hade ännu ingen återkoppling på skrivelsen skett. Revisorerna rekommenderade bland annat att det tydliggörs vilka av kommunens lokaler som får hyras ut till externa, samt av vem detta ska ske. Iakttagelser vid nuvarande granskning Under våra intervjuer framkommer att det fortfarande råder en otydlighet när det gäller vilka lokaler som får hyras ut till allmänheten och av vem detta ska ske. Fortfarande uppges att skolans lokaler (t.ex. matsalar och idrottshallar) på vissa orter hyrs ut av skolans rektorer, vid förfrågan från föreningar och allmänhet och risken för att uthyrningen inte sker på ett likvärdigt vis då olika aktörer hyr ut lokaler efter olika principer kvarstår. Kultur- och fritidschef har i november 2018 skickat en uppdaterad skrivelse till förvaltningscheferna. Av intervjuer framgår att en resurs från bildningsförvaltningen nu har avsatts för att arbeta med denna fråga. Kultur- och fritidschefen har fått i uppdrag att utforma en formell uppdragsbeskrivning till denne resurs och avdelningschefer från samhällsbyggnads-, bildnings- samt konsult- och serviceförvaltningen ska utgöra projektgrupp för arbetet som planeras starta i mitten av februari

11 Dialog och samverkan Iakttagelser från föregående granskning I tidigare granskning bedömdes dialog och samverkan mellan kultur- och fritidsnämnden och andra nämnder inte vara ändamålsenlig och tillräcklig. Den bristande dialogen bedömdes få negativa konsekvenser och riskera att kommunens lokalhantering blir ineffektiv. Iakttagelser vid nuvarande granskning Enligt intervjuer och handlingsplan (del 1) har det under 2018 utförts åtgärder för att förbättra kommunikationen kring lokalhanteringen. Bla har en kommunikationsplan upprättats för hur information vid större lokalprojekt och fastighetsförändringar ska kommuniceras mellan KSF och övriga förvaltningar. Utifrån intervjuer uppfattar vi att samverkan och dialog markant har förbättrats på chefsnivå under det senaste året. Samtliga chefer upplever att det arbete som har genomförts har bidragit till att samarbetet har förbättrats. Även på mer operativ verksamhetsnivå är upplevelsen att en förbättringsprocess har påbörjats men här upplevs samverkan fortfarande som bristfällig i vissa avseenden. Framförallt är det frågan om kostnadsfördelning, dvs vem som ska stå för olika kostnader, som upplevs olöst och här upplever några av de vi intervjuat att ingen vill ta kostnadsansvaret för exempelvis verksamhetsanpassningar. Vi noterar även följande som kvarstående utvecklingsområden när det gäller dialog och samverkan mellan förvaltningar: Samarbetet mellan välfärdsförvaltningen och fastighetsavdelningen. Samarbetet går enligt intervjuer trögt och det saknas en tillräcklig tillit. Samarbetet mellan samhällsbyggnadsförvaltningen och bildningsförvaltningen. Här kvarstår frågor om kostnadsansvar och kultur- och fritidsnämndens roll som primär hyresgäst. En styrgrupp bestående av förvaltningscheferna vid konsult och serviceförvaltningen, bildningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har tillskapats och denna grupp har som uppdrag att arbeta med att lösa dessa frågor. Återkopplingen när det gäller underhållsärenden upplevs bristfällig. Det är långa återkopplingstider, graden av återkoppling är varierande och det går inte att följa ärendets status. Några efterlyser därför ett ärendesystem som förbättrar återkopplingen. Vidare finns en underhållsplan som inte är publik, vilket innebär att många funderar när lokaler ska underhållas trots att det finns ett planerat underhåll. Av intervjuer framgår dock att detta snart är åtgärdat och att underhållsplanen då kommer att tillgängliggöras. Vår sammanfattande tolkning av genomförda intervjuer är att det i verksamheterna upplevs som positivt att lokalförsörjningen har blivit en stående punkt som diskuteras vid regelbundna möten. Den ökade dialogen upplevs nämligen ha förbättrat samarbetet även om allt inte är på plats ännu Uppföljning och utvärdering av lokalanvändning Iakttagelser från föregående granskning I tidigare granskning gjordes bedömningen att det, på nämndsnivå, inte genomförs systematiska heltäckande uppföljningar och utvärderingar av lokalutnyttjandet. Det var vidare svårt 10

12 att bedöma om idrotts- och fritidslokalerna utnyttjas på ett ekonomiskt tillfredställande sätt eftersom kommunen inte gjort någon egen utvärdering över lokalutnyttjandet i relation till kostnaderna. Revisorerna noterade dock att nyttjandegraden i stor utsträckning varierar mellan kommunens lokaler för idrotts- och fritidsverksamheten. Den låga nyttjandegraden vid några av kommunens idrotts- och fritidsanläggningar indikerade att dessa inte utnyttjades på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Iakttagelser vid nuvarande granskning Granskningen visar att ingen av de nämnder som ingår i granskningen har fattat något beslut om hur och när lokalanvändningen och -uthyrningen till externa parter ska följas upp och återrapporteras. I granskningen har vi erhållit ett råmaterial innehållande statistik avseende uthyrning och nyttjandegrad för kommunens idrotts- och fritidshallar år Kultur- och fritidsavdelningen har nyligt bytt bokningssystem och detta försvårar för närvarande framtagandet av statistik och jämförelser med tidigare år. Kultur- och fritidsnämnden har i mars 2018 behandlat statistik över uthyrning av idrotts- och fritidslokaler avseende år Enligt kultur- och fritidschef är avsikten att 2018 års statistik ska presenteras för nämnden våren Vi ser dock inte att nämnden eller kommunstyrelsen ännu genomför någon utvärdering av lokalnyttjandet. Enligt konsult- och serviceförvaltningens ekonomichef följs nyckeltal för den övergripande lokalprocessen genom deltagandet i ett benchmarkingprojekt samt i nätverket Måttbandet. Benchmarkingsprojektet och nätverket upplevs vara mycket givande. Vissa nyckeltal finns redan i budgetrapporten för 2019 som ekonomidirektör varit ansvarig för. Rapporten utgör underlag till budgetarbetet för år 2019 och innehåller kommunövergripande mått samt nämndspecifika mått som förvaltningarna valt att redovisa. De nyckeltal som tagits fram för uppföljning av fastighetsförvaltning genom benchmarkingprojektet är: - Total area/antalet kommuninvånare - Kostnad/kvm, totalarea egna och förhyrda - Kostnad/kvm BRA (totala lokal ytan). Uppdelat på verksamhetsnivå. - Underhåll hela beståndet kr/kvm - Investeringsvolym fastigheter, snitt de senaste 3 åren Syftet med nyckeltalen är att mäta hur effektiv fastighetsförvaltning Örnsköldsviks kommun har. Slutsatsen i budgetrapporten är att Örnsköldsvik kommun ligger generellt bra till i både area och kostnadsnivåer jämfört med övriga kommuner. 11

13 4. Sammanfattande bedömning Vi noterar att det i kommunen har påbörjats ett välstrukturerat arbete med syfte att förbättra lokalförsörjningsprocessen. Vi ser bla att arbetet med lokalresursutredningar har förbättrats i organisationen även om de kan utvecklas ytterligare. En annan positiv effekt av det arbete som bedrivits är att dialogen och samarbetet på chefsnivå har förbättrats. Vi bedömer dock att det kvarstår en del arbete innan de brister som uppmärksammades i revisionens förra granskning av uthyrningen av idrotts- och fritidslokaler (år 2017) har åtgärdats till fullo. Den sammanfattande bedömningen baseras på nedanstående. Finns tydliga och ändamålsenliga styrdokument (t.ex. policys, lokalförsörjningsplan, rutiner och riktlinjer) för lokaluthyrning och lokalanvändning i kommunen? Vår bedömning är att det i dagsläget ännu inte finns heltäckande och ändamålsenliga styrdokument för extern lokaluthyrning och lokalanvändning i kommunen. Vissa styrande dokument har reviderats och ett arbete med att revidera Strategi för kommunens fastigheter pågår. Den ursprungliga tidplanen för revideringen av detta dokument kommer inte att hållas. Anledningen uppges bla vara att skapa större delaktighet från berörda förvaltningar. Finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan nämnder och förvaltningar när det gäller hantering och extern uthyrning av kommunens lokaler? Vår bedömning är att det i dagsläget ännu inte finns en helt tydlig ansvarsfördelning när det gäller hantering och extern uthyrning av kommunens lokaler. I granskningen har framkommit att det fortfarande finns otydligheter när det gäller a) vilka av kommunens lokaler som får hyras ut samt av vem detta ska ske samt b) ansvar för underhåll och anpassningsåtgärder för idrotts- och fritidsanläggningar. Den projektgrupp som nu är under bildande ska, enligt uppgift, få i uppdrag att finna en lösning på ansvaret när det punkt b ovan. Genomförs strategiska behovsanalyser vid planering och beräkning av lokalbehov? Vår bedömning är att det genomförs behovsanalyser i samtliga granskade förvaltningar. Det är också positivt att ett årshjul och en mall har upprättats till stöd för planeringsprocessen. En positiv iakttagelse är också att samtliga lokalresursutredningar (LRU) sammanställs till en kommunövergripande lokalresursplan (LRP) och att arbetet integreras med kommunens budgetprocess. Dock bedömer vi att det kvarstår ett utvecklingsbehov i de lokalresursutredningar som upprättas. Främst gäller detta avsnittet åtgärder för att möta framtida behov som behöver beskrivas på ett tydligare sätt. Vi noterar även att samtliga lokalresursutredningar utom Kommunledningsförvaltningen/Konsult- och serviceförvaltningens behandlas av ansvarig nämnd. Tillämpas ändamålsenliga rutiner vid lokaluthyrning ur ett fördelningsperspektiv? Vår bedömning är att det ännu inte tillämpas ändamålsenliga rutiner vid extern lokaluthyrning ur ett fördelningsperspektiv. Samma problemområde som noterades vid föregående granskning kvarstår, dvs att det är oklart vilka lokaler som får hyras ut till allmänheten och av vem detta ska ske. Är dialog och samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna ändamålsenlig och tillräcklig? Dialog och samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna har avsevärt förbättrats sedan vår föregående granskning. Vi bedömer att dialogen och samverkan på chefsnivå nu i stort är ändamålsenlig. Dock är ännu inte dialog och samverkan på mer operativ verksam- 12

14 hetsnivå fullt ändamålsenlig och tillräcklig. Vår uppfattning är dock att det finns goda förutsättningar för att samverkan även på denna nivå ska underlättas då en samsyn på chefsnivå åstadkoms och då ansvarsfrågor tydliggörs. Sker en ändamålsenlig och från ekonomisk synpunkt tillfredställande användning av lokaler? I rapporten Mått/jämförelser med andra kommuner framgår att Örnsköldsvik kommuns fastighetsmått ligger generellt bra till i både area och kostnadsnivåer jämfört med övriga kommuner. Det har däremot inte gjorts någon utvärdering av lokalernas faktiska nyttjande i relation till kostnaderna. Vi kan därför inte bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Genomförs kommunövergripande systematiska uppföljningar samt utvärderingar av lokalutnyttjandet? Sammantaget bedömer vi att det ännu inte genomförs systematiska kommunövergripande uppföljningar och utvärderingar av lokalutnyttjandet. Kultur- och fritidsnämnden har under året delgivits statistik avseende nyttjandegraden för år Nämnden eller styrelsen genomför dock inte någon utvärdering av lokalernas nyttjande. Har tillräckliga åtgärder vidtagits med anledning av revisionens tidigare granskning (år 2017)? Vi bedömer att tillräckliga åtgärder kan ha vidtagits utifrån tidigare granskning även om alla problemområden ännu inte har hunnit lösas. Den handlingsplan som antagits innehåller aktiviteter som avser att åtgärda vissa utpekade brister och ett strukturerat utvecklingsarbete sker i enlighet med denna plan. Vidare är en projektgrupp under bildande som ska få i uppdrag att lösa vissa ansvarsfrågor som tidigare upplevts som problematiska. Då samtliga aktiviteter ännu inte avslutats är det för tidigt att bedöma om utfallet av aktiviteterna är tillräckliga för att helt åtgärda samtliga brister. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att säkerställa att det påbörjade utvecklingsarbetet fortgår och slutförs. Följande bör prioriteras: Färdigställ arbetet med uppdateringen av styrdokument som tydliggör ansvar och roller samt kontrollera så styrdokumenten efterföljs. Den otydliga ansvarsfördelningen (främst mellan kultur- och fritidsförvaltningen, bildningsförvaltningen och konsult- och serviceförvaltningen) är en stor faktor i det bristfälliga samarbetet mellan nämnderna. Utarbeta en dokumenterad uppföljning av lokalanvändningen. Örnsköldsvik den 15 januari 2019 Linda Marklund EY David Larsson EY 13

15 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade funktioner: Kommundirektör Förvaltningschef, Konsult och service Ekonomichef, Konsult och service samt kommunledningskontoret Fastighetschef, Fastighetsavdelningen Kundförvaltare, Fastighetsavdelningen Drift och servicechef, Drift och serviceavdelningen Fastighetsstrateg Ekonomichef, Välfärdsförvaltningen Lokalsamordnare, Välfärdsförvaltningen Kultur- och fritidschef, Samhällsbyggnadsförvaltningen Anläggningsansvarig för kultur- och fritid, samhällsbyggnadsförvaltningen Administrativ chef, Bildningsförvaltningen Dokument: Uppföljning av handlingsplanen gällande arbetet med fastigheter, Handlingsplan för arbetet gällande kommunens fastigheter, del 1 och 2. Strategi för kommunens fastigheter (2014). Riktlinje för investeringar, Riktlinje fr fördjupad lokalresursutredning. Rapporten Mått/jämförelser med andra kommuner Lokalresursplan Lokalresursutredning för Kommunledningsförvaltningens och Konsult- och serviceförvaltningens verksamheter Lokalresursutredning Välfärdsförvaltningens verksamheter Lokalresursutredning Samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter (2028). Lokalresursutredning för Bildningsförvaltningens verksamheter (2028). Beslutsförslag, översyn av det totala föreningsstödet. Bidragsregler för ideella föreningar i Örnsköldsvik. Checklista för barn- och ungdomskonsekvensanalys, Kultur- och fritidsnämnden. Förslag till nya taxor och regelverk, Kultur och fritidsnämnden. Förslag till nya taxor och regelverk med 2 % indexuppräkning, Kultur och fritidsnämnden. Bidragsregler ideella föreningar. Slutrapport - Översyn av det totala föreningsstödet, Uthyrningsstatistik,