Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna september Örnsköldsvik kommun. Lokaluthyrning och lokalanvändning

Transkript

1 Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna september 2017 Örnsköldsvik kommun

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte Revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod Lagstiftning Kommunallagen Granskningsresultat Ansvarsfördelning Styrning av lokaler för kultur-, idrottsoch fritidsverksamhet Rutiner Dialog och samverkan Uppföljning, kontroll och resultat Bedömning och rekommendationer Bilaga 1: Källförteckning Bilaga 2: Statistik uthyrning kulturoch fritidsnämndens lokaler... 14

3 Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Örnsköldsviks kommun genomfört en granskning av hanteringen av lokaluthyrning och lokalanvändning. Syftet med granskningen har varit att bedöma om lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet hanteras på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, samt med tillräcklig intern kontroll. Vår sammanfattande bedömning är att lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet för närvarande inte hanteras på ett ändamålsenligt sätt eller med tillräcklig intern kontroll. Vi kan inte bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomisk tillfredsställande sätt då det i kommunen saknas egna uppföljningar och analyser av detta. Den sammanfattande bedömningen baseras på nedanstående: Vår bedömning är att det saknas styrdokument som på kommunövergripande nivå tydliggör ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen, bildningsnämnden och kulturoch fritidsnämnden när det gäller hantering och uthyrning av kommunens lokaler. Vi uppmärksammar att det råder en stor otydlighet runt ett antal ansvarsfrågor när det gäller kommunens lokaler. Otydligheten rör främst ansvar för uthyrning, anpassningsåtgärder, kostnader mm. Detta leder enligt vår bedömning till att lokalhanteringen inte fungerar ändamålsenligt. Vår bedömning är att strategiska behovsanalyser när det gäller lokaler för idrott och fritid ännu inte genomförs på ett ändamålsenligt vis. Behovsanalyser har börjat genomföras i viss omfattning men det finns behov av att utveckla dessa ytterligare så att de blir fullgoda beslutsunderlag. Kultur- och fritidsnämnden och dess förvaltning har upprättat styrande dokument som reglerar den uthyrning som sker av kulturoch fritidsavdelningens lokalbokning. Vår uppfattning är att tillförlitliga rutiner i huvudsak tillämpas i samband med den uthyrning som sker via lokalbokningen. Vi bedömer däremot att det sammantaget inte finns tillförlitliga rutiner i kommunen då uthyrning av vissa lokaler sker utan exempelvis fastställda fördelningsprinciper, bestämmelser eller taxor. Dialog och samverkan mellan kulturoch fritidsnämnden och andra nämnder (när det gäller lokaluthyrning- och användning) bedöms inte vara ändamålsenlig och tillräcklig. Den bristande dialogen får dessutom negativa konsekvenser och riskerar att kommunens lokalhantering blir ineffektiv. Kommunstyrelsen eller kulturoch fritidsnämnden har inte gjort någon egen utvärdering av lokalernas nyttjande i relation till kostnaderna, vilket gör att vi har svårt att bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi noterar dock att nyttjandegraden i stor utsträckning varierar mellan kommunens lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet. Den låga nyttjandegraden vid några av kommunens anläggningar indikerar att dessa inte nyttjas på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt.

4 För de lokaler som hanteras av kulturoch fritidsavdelningens lokalbokning finns statistik över lokalutnyttjandet tillgängligt. Vår bedömning är dock att det, på nämndsnivå, inte genomförs systematiska heltäckande uppföljningar och utvärderingar av lokalutnyttjandet. I syfte att utveckla verksamheten rekommenderar vi följande: Att kommunstyrelsen säkerställer att ansvarsfördelningen mellan nämnder och förvaltningar tydliggörs. Styrdokumentet bör antas av fullmäktige och exempelvis tydliggöra vilka av kommunens lokaler som får hyras ut, av vem detta ska ske samt ansvar för underhåll, verksamhetsanpassningar o. dyl. Då de lokalresursutredningar som upprättas av förvaltningarna är att betrakta som strategiska dokument som ska uttrycka verksamhetens behov och prioriteringar när det gäller framtida lokaler rekommenderar vi att dessa framgent beslutas av ansvarig nämnd. Att kommunstyrelsen och kulturoch fritidsnämnden utvecklar sin uppföljning av lokalanvändningen och utvärderar i vilken grad kommunens lokaler nyttjas effektivt.

5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden i Örnsköldsviks kommun ansvarar för att tillgodose behovet av lokaler och anläggningar för kulturoch fritidsverksamhet samt för att upplåta lokaler och anläggningar att nyttja för aktiviteter inom nämndens ansvarsområde. Nämnden ska också samverka med övriga nämnder i kommunen som berörs av nämndens verksamhetsområde. Kommunallagens likvärdighetsprincip innebär att kommunen ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för annat. Lokaluthyrningen bör därför ske på ett jämlikt sätt (exempelvis gällande nyttjande av tider, val av verksamheter, föreningar och målgrupper) för att minska risken och förekomsten av ojämn resursfördelning. Att lokalanvändningen är ändamålsenlig och strategisk är betydelsefullt för att uppnå en kostnadseffektivitet och ett i övrigt effektivt nyttjande av kommunens resurser. Revisorerna ser risker med att lokalutnyttjandet inte sker på ett strategiskt sätt, bland annat riskerar nämnden att en ojämlik fördelning av resurser sker till olika målgrupper samt att nämndens medel inte hanteras effektivt. Ytterst kan det innebära att fullmäktiges mål inte uppnås på ett ändamålsenligt sätt, bland annat när det gäller god ekonomisk hushållning. De identifierande riskerna kan medföra kortsiktiga eller långsiktiga konsekvenser (exempelvis ekonomiska eller förtroendeskadliga). 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet hanteras på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, samt med tillräcklig intern kontroll. 1.3 Revisionsfrågor I granskningen ska följande revisionsfrågor besvaras: Finns tydliga och ändamålsenliga styrdokument (tex policys, lokalförsörjningsplan, rutiner och riktlinjer) för lokaluthyrning och lokalanvändning i kommunen? Genomförs strategiska behovsanalyser vid planering och beräkning av lokalbehov för kulturoch fritidsverksamhet? Tillämpas tillförlitliga rutiner vid lokaluthyrning (tex fördelningsprinciper och kontroller)? Är dialog och samverkan mellan kulturoch fritidsnämnden och andra nämnder i kommunen ändamålsenlig och tillräcklig? Nyttjas lokaler på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt? Genomförs systematiska heltäckande uppföljningar samt utvärderingar av lokalutnyttjandet?

6 1.4 Avgränsning Granskningen avgränsades inledningsvis till kulturoch fritidsnämnden men omfattar, efter beslut av revisorerna i juni 2017, även kommunstyrelsen och bildningsnämnden. Granskningen utökades i syfte att på ett vidare sätt belysa och besvara revisionsfrågorna. 1.5 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer beslutade av fullmäktige. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 2 kap 2 Kommunallagen 6 kap 7 Kommuninterna styrdokument (tex Strategi för kommunens fastigheter (2014), Kulturoch fritidsnämndens mål och huvudprinciper vid uthyrning (2015), Prioriteringsordning vid arrangemang, tävling, match och liknande (2015)). 1.6 Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalys av gällande styr- och uppföljningsdokument inom kommunen. Dessutom har intervjuer genomförts med följande personer; kulturoch fritidschef, enhetschef Paradiset, fritidschef, assistent lokalbokningen, utredare lokalbokningen, 2 fritidskonsulenter, kulturstrateg, kulturassistent, kulturutvecklare, fastighetschef, kundförvaltare samt utredare och lokalsamordnare på bildningsförvaltningen. Samtliga intervjuade har givits möjlighet att faktagranska rapportutkastet.

7 2 Lagstiftning 2.1 Kommunallagen Enligt kommunallagens likställighetsprincip (2 kap. 2 ) ska kommuner behandla sina medlemmar lika. Detta innebär att det inte är tillåtet för kommuner att särbehandla vissa kommunmedlemmar eller grupper av kommunmedlemmar om det inte finns objektiva och sakliga skäl. Något godtycke, exempelvis i samband med lokaluthyrning, får därmed inte förekomma. I kommunallagens 6 kap 7 regleras att nämnderna, var och en inom sitt område, ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen ska, enligt 6 kap. 1 leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. 3 Granskningsresultat 3.1 Ansvarsfördelning Beskrivning av ansvarsfördelningen för kommunens lokaler återfinns främst i följande dokument: Kommunstyrelsens reglemente (Kf februari 2017). Kultur- och fritidsnämndens reglemente (Kf dec 2010). Strategi för kommunens fastigheter (Ks november 2014). Gränsdragningslista (daterad ). Samtliga kommunala lokaler förvaltas av kommunstyrelsen som enligt reglementet ansvarar för fastighetsdrift och underhåll. Av Strategi för kommunens fastigheter framgår att kommunstyrelsens konsult- och serviceförvaltning ansvarar för att; Erbjuda ändamålsenliga lokaler för kommunens verksamheter. Föra en nära dialog med brukande förvaltningar för att kunna bilda sig en god uppfattning om de framtida lokalbehoven (såväl yta som kvalitet). I dialog med brukande förvaltningar, utifrån behov och tillgängliga medel, årligen revidera underhållsplanen med prioriterade åtgärder inom det totala fastighetsbeståndet. Av kulturoch fritidsnämndens reglemente framgår att nämnden ska: Verka för att tillgodose behovet av lokaler och anläggningar för kulturoch fritidsverksamhet. Ansvara för upplåtelse av kommunala lokaler och anläggningar som tilldelats nämnden att nyttjas för aktiviteter inom nämndens ansvarsområde.

8 Kultur- och fritidsnämnden hyr således vissa lokaler (se bilaga) av kommunstyrelsens fastighetsavdelning och svarar för hur användandet av dessa lokaler ska fördelas och hyras ut i andra hand. Av våra intervjuer framgår att bildningsnämnden hyr lokaler av kommunstyrelsen, för sin egen verksamhet. De lokaler som hyrs är framförallt skolbyggnader inklusive matsalar, gymnastiksalar och simhallar. Ingen vidare uthyrning av dessa lokaler ligger i bildningsnämndens uppdrag. Av våra intervjuer framgår vidare att ansvarsfördelningen när det gäller kommunens lokaler upplevs otydlig i vissa avseenden. Otydligheten upplevs främst av kulturoch fritidsnämndens representanter och består främst i a) vem som ansvarar för att ordna så att eventuella skador åtgärdas samt b) vem som ska bekosta underhåll samt c) gränsdragningen mellan underhåll respektive anpassning av lokalerna. Av intervjuer framgår vidare att några försök har gjorts i syfte att tydliggöra ansvarsfördelningen. Bl.a.: Ett flertal möten har hållits mellan parterna på tjänstemannanivå i syfte att tydliggöra ansvarsfördelningen. En Gränsdragningslista innehållande vad som ska anses tillhöra fastigheten (kommunstyrelsens ansvar) respektive inredning/utrustning (kulturoch fritidsnämndens ansvar) har upprättats på tjänstemannanivå. Av intervjuer framgår dock att denna gränsdragningslista är inaktuell och inte heltäckande. En gemensam skrivelse har upprättats av tjänstemän vid bildningskontoret och kulturoch fritidsavdelningen. Skrivelsen är daterad och har enligt intervjuer översänts till förvaltningscheferna vid bildningsförvaltningen, konsult- och serviceförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen. I skrivelsen lyfts behovet av att ansvarsfördelningen tydliggörs och att en projektgrupp bildas i syfte att tydliggöra detta. Ansvaret som primär hyresgäst för kommunens sim- och sporthallar har, i samband med fullmäktiges fastställande av budget inför för år 2014, överförts från bildningsnämnden till kulturoch fritidsnämnden. Av intervjuer framgår att de upplevda otydligheterna, trots ovanstående åtgärder, kvarstår. 3.2 Styrning av lokaler för kultur-, idrottsoch fritidsverksamhet Kommunstyrelsen Granskningen visar att kommunstyrelsens dokumenterade styrning inom granskningsområdet främst återfinns i Strategi för kommunens fastigheter. Detta dokument innehåller dock ingen information om vilka långsiktiga behov eller framtida planer som finns när det gäller kommunens lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet. Konsult- och serviceförvaltningen omorganiserades under år Av våra intervjuer framgår att det efter detta inte hunnit tillskapas fullt fungerande rutiner för dokumenterad kommunövergripande planering av kommunens långsiktiga lokalbehov. Arbete pågår dock för att tillskapa en fungerande arbetsprocess och kommunens förvaltningar och nämnder har exempelvis börjat upprätta långsiktiga resursutredningar (LRU) sedan ca 2 år tillbaka.

9 Kommunstyrelsens tillväxtavdelning ansvarar, enligt Strategi för kommunens fastigheter, för att sammanställa samtliga förvaltningars/nämnders lokalresursutredningar till en gemensam plan för hela kommunens lokalbehov. Planen ska revideras årligen. Av intervjuer framgår att tjänsten som kommunens fastighetsstrateg har varit vakant under våren 2017 och att ny fastighetsstrateg kommer att tillträda först under hösten Detta har inneburit att någon revidering av den kommunövergripande lokalresursplanen inte har genomförts inför år På tjänstemannanivå noterar vi att fastighetschef, i samarbete med tjänstemän på övriga förvaltningar, nyligt har utarbetat en dokumenterad arbetsprocess för arbetet med nybyggnationer. Avsikten är att denna ska vara ett stöd i hur arbetet ska bedrivas i samband med nybyggnationer. Granskningen visar att kommunstyrelsens fastighetsavdelning, i internbudget 2017, avsatt ca 30 mkr för underhåll av kommunens fastigheter (inklusive verksamhetsanpassningar inom bildnings- respektive välfärdsförvaltningen). Av våra intervjuer framgår att det råder otydlighet runt hur medel för underhåll respektive verksamhetsanpassningar ska budgeteras. Otydligheten består dels i vad som är att betrakta som underhåll respektive verksamhetsanpassningar dels vilken nämnd som ansvarar för kostnaden. Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden har i mars 2017 antagit samhällsbyggnadsförvaltningens lokalresursutredning Utredningen innehåller anläggningsregister samt en allmän beskrivning av hur verksamheten och efterfrågan på lokaler utvecklats. Vidare innehåller planen beslutade nybyggnationer, planerade nybyggnationer samt framtida investeringar. Vi har även tagit del av en kortfattad summering av nuvarande och tänkta framtida behov som upprättats av tjänsteman på kulturoch fritidsavdelningen. Av intervjuer framgår att det upplevs vara svårt att planera behovet av lokaler för idrottsoch fritidsaktiviteter. Arbetet med långsiktig planering upplevs ha förbättrats under senare år men fortfarande finns det inga tydliga direktiv om exempelvis vilken servicenivå som ska hållas gentemot föreningar och allmänhet. Vid våra intervjuer framkommer att det finns en allmän uppfattning att kulturoch fritidsavdelningens behov och önskemål tenderar att förbises i diskussionerna av de kommungemensamma behoven av lokaler. Bildningsförvaltningens behov upplevs oftare ha stått i centrum vid diskussionerna. En orsak till detta uppges bl.a. vara att kulturoch fritidsavdelningen inte haft en tillräckligt tydlig bild av vilka prioriteringar som ska göras eller vilka prioriteringar som finns hos konsult- och serviceförvaltningen när det gäller allmänhetens/föreningarnas önskemål på lokaler och hur dessa ska lösas. Av kulturoch fritidsnämndens internbudget framgår att nämnden planerat investeringar för sammanlagt 5 mnkr för år Bl.a. för ny ismaskin samt belysning och IT vid idrottsplatsen Skyttis. Granskningen visar att detaljerad plan för investeringar kommande år saknas. Som tidigare nämnts råder otydlighet runt hur medel för underhåll/verksamhetsanpassningar ska planeras och budgeteras, vilket bl.a. lett till att kulturoch fritidsavdelningen äskat medel till underhållsåtgärder.

10 Bildningsnämnden Bildningsförvaltningen har upprättat lokalresursutredning för år samt Den sistnämnda har nämnden informerats om i februari Granskningen visar att lokalresursutredning för perioden även innefattar identifierade behov av idrottsoch fritidslokaler (såväl elevers behov som allmänhetens). Av intervjuer framgår att information inhämtats från tjänstemän på kulturoch fritidsförvaltningen när det gäller vilka behov de ser av idrottslokaler. Av bildningsnämndens internbudget framgår att nämnden planerat investeringar (verksamhetsanpassningar) för sammanlagt 5 mnkr för år Plan (på totalnivå) för åren återfinns också i nämndens investeringsbudget. Dock framgår inte av nämndens budget vilka insatser resurserna ska användas till. 3.3 Rutiner Vi har tagit del av följande dokument avseende uthyrningen av kulturoch fritidslokaler: Mål och huvudprinciper vid uthyrning (Kfn mars 2015). Prislista för bokning av kommunala anläggningar och lokaler. Allmänna bestämmelser vid uthyrning. Ordningsregler vid uthyrning. Ovanstående dokument reglerar tillsammans den uthyrning som sker av lokalbokningen vid kulturoch fritid. Följande huvudsakliga lokaler hyrs ut av lokalbokningen på kulturoch fritidsavdelningen: Ishallar Gymnastik- och idrottshallar Sporthallar Simhallar Samlingssalar Scenkonstlokaler Av våra intervjuer framgår att assistenten vid lokalbokningen genomför vissa egenkontroller av att upprättade rutiner och styrdokument följs i samband med uthyrning. Exempelvis stäms följande av mot gällande principer vid säsongsbokningar; föreningsstruktur, antal lag/utövare/grupper, eventuella nya rekommendationer från förbund eller tävlingsbestämmelser. Utöver ovanstående lokaler finns, enligt de vi intervjuat, ett flertal lokaler som hyrs ut av andra aktörer än kulturoch fritidsavdelningens lokalbokning, exempelvis; Sliperiet, fritidsgårdar, museet, skolsalar, -kök, -matsalar, -klassrum, -slöjdlokaler samt friluftsanläggningar. Vi noterar att det råder en otydlighet när det gäller vilka lokaler som får hyras ut till allmänheten och av vem detta ska ske. Exempelvis uppges att skolans lokaler (tex matsalar och idrottshallar) på vissa orter fortfarande behöver hyras ut av skolans rektorer, vid förfrågan från föreningar och allmänhet. De tjänstemän vid kulturoch fritidsenheten vi talat med upplever en stor frustration över att all lokaluthyrning i dagsläget inte har samlats inom kulturoch fritidsenhetens lokalbokningssystem. Det upplevs finnas en risk för att uthyrningen inte sker på ett likvärdigt vis då olika aktörer hyr ut lokaler efter olika principer.

11 3.4 Dialog och samverkan Det finns i kommunen ett antal forum för dialog gällande lokalanvändning och uthyrning. Exempelvis sker kvartalsträffar mellan konsult- och serviceförvaltningen och bildningsförvaltningen respektive samhällsbyggnadsförvaltningen. Vid dessa träffar diskuteras rör respektive förvaltnings fastighets- och servicefrågor. Förvaltningschefsgruppen har beslutat att införa ett nytt dialogforum där bildningsförvaltningen, konsult- och serviceförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen och välfärdsförvaltningen möts. Dialogforum ska hållas en gång per månad och det ska inte ersätta de ordinarie kvartalsmötena. Det nya dialogforumet har startat med ett arbete mellan de berörda förvaltningarna som syftar till att utveckla det gemensamma arbetssättet kring fastighets- och lokalfrågor. Målbilden är att skapa gemensamma arbetssätt, tydliga mötesforum och goda relationer. Vidare är målet att tydliggöra roller och mandat samt kvalitetssäkra processer och rutiner. Av våra intervjuer med tjänstemän på kulturoch fritidsavdelningen framgår att de upplever att de inte görs delaktiga på ett tillfredsställande sätt i planeringen av kommunens behov av lokaler samt att dialog och samverkan runt lokaler inte fungerar. Vi noterar en stor frustration hos kulturoch fritidsavdelningens representanter när det gäller detta. Under intervjuerna framhålls också ett flertal exempel på konsekvenserna av bristerna i dialog och samverkan. Som exempel kan nämnas att lokalerna, vid om- och nybyggnation, i vissa fall inte anpassats efter de behov kulturoch fritidsavdelningen ser. Storlek på hallar, materialval, linjering mm kan bli anpassade enbart efter skolans behov vilket leder till att det blir svårt för kulturoch fritidsavdelningen att hyra ut lokalerna till externa aktörer. 3.5 Uppföljning, kontroll och resultat Granskningen visar att varken kommunstyrelsen eller kulturoch fritidsnämnden har fattat något beslut om hur och när lokalanvändningen och uthyrningen ska följas upp och återrapporteras. Av våra intervjuer med kulturoch fritidsavdelningen framgår att tjänstemännen har goda möjligheter att ta fram statistik över hur idrottslokaler används, bl.a. utifrån lokalbokningssystemet. Vi har exempelvis tagit del av statistik över nyttjandegrad för kommunens ishallar (se bilaga). Statistiken visar nyttjande dagtid, kvällstid och helger samt i viss utsträckning utveckling jämfört med föregående år. Vi har även tagit del av statistik över nyttjandegraden för skolornas idrottsoch simhallar. Denna statistik är uppdelad på barn/ungdomar respektive vuxna. Av statistiken kan bl.a. utläsas att nyttjandegraden varierar i hög utsträckning bland kommunens anläggningar. Av intervjuer framgår att kulturoch fritidsförvaltningens lokalbokning levererar viss statistik till fastighetsförvaltningen och till kulturoch fritidsnämnden vid efterfrågan. Vi noterar dock att systematisk uppföljning av lokalanvändning eller uthyrning inte sker, varken av kommunstyrelsen eller kulturoch fritidsnämnden.

12 4 Bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet för närvarande inte hanteras på ett ändamålsenligt sätt eller med tillräcklig intern kontroll. Vi kan inte bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt då det i kommunen saknas egna uppföljningar och analyser av detta. Den sammanfattande bedömningen baseras på nedanstående iakttagelser och bedömningar: Finns tydliga och ändamålsenliga styrdokument (tex policys, lokalförsörjningsplan, rutiner och riktlinjer) för lokaluthyrning och lokalanvändning i kommunen? Vår bedömning är att det saknas styrdokument som på kommunövergripande nivå tydliggör ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen, bildningsnämnden och kulturoch fritidsnämnden när det gäller hantering och uthyrning av kommunens lokaler. Vi uppmärksammar vidare att det råder en stor otydlighet runt ett antal ansvarsfrågor när det gäller kommunens lokaler. Otydligheten rör främst ansvar för uthyrning, anpassningsåtgärder, kostnader och finansiering. Detta leder enligt vår bedömning till att lokalhanteringen inte fungerar ändamålsenligt. Genomförs strategiska behovsanalyser vid planering och beräkning av lokalbehov för kulturoch fritidsverksamhet? Vår bedömning är att strategiska behovsanalyser när det gäller lokaler för idrott och fritid ännu inte genomförs på ett ändamålsenligt vis. Behovsanalyser har börjat genomföras i viss omfattning men det finns behov av att utveckla dessa ytterligare så att de blir fullgoda beslutsunderlag. Exempelvis bör kulturoch fritidsavdelningen komplettera sin utredning med tydlig information om nuvarande nyttjandegrad samt prognos om framtida behov och önskemål men även nämndens prioriteringar bland dessa. Vi bedömer det som viktigt att kulturoch fritidsnämnden beslutar om en policy/servicenivå som tydliggör nämndens vilja och ambitionsnivå när det gäller utbudet av lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet. Efter detta kan kulturoch fritidsnämndens identifierade behov inarbetas i den kommunövergripande lokalresursplanen som också utgör underlag för kommunens budgetprocess. Tillämpas tillförlitliga rutiner vid lokaluthyrning (tex fördelningsprinciper och kontroller)? Kultur- och fritidsnämnden och dess förvaltning har upprättat styrande dokument som reglerar den uthyrning som sker av kulturoch fritidsavdelningens lokalbokning. Vår uppfattning är att tillförlitliga rutiner i huvudsak tillämpas i samband med den uthyrning som sker via lokalbokningen. Vi bedömer däremot att det sammantaget inte finns tillförlitliga rutiner i kommunen då uthyrning av vissa lokaler sker utan exempelvis fastställda fördelningsprinciper, bestämmelser eller taxor. Är dialog och samverkan mellan kulturoch fritidsnämnden och andra nämnder i kommunen ändamålsenlig och tillräcklig? Dialog och samverkan mellan kulturoch fritidsnämnden och andra nämnder (när det gäller lokaluthyrning- och användning) bedöms inte vara ändamålsenligt och tillräcklig. Den bristande dialogen får dessutom negativa konsekvenser och riskerar att kommunens lokalhantering blir ineffektiv.

13 Nyttjas lokaler på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt? Kommunstyrelsen eller kulturoch fritidsnämnden har inte gjort någon egen utvärdering av lokalernas nyttjande i relation till kostnaderna, vilket gör att vi har svårt att bedöma i vilken utsträckning lokalerna nyttjas på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi noterar dock att nyttjandegraden i stor utsträckning varierar mellan kommunens lokaler för idrottsoch fritidsverksamhet. Den låga nyttjandegraden vid några av kommunens anläggningar indikerar att dessa inte nyttjas på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Genomförs systematiska heltäckande uppföljningar samt utvärderingar av lokalutnyttjandet? För de lokaler som hanteras av kulturoch fritidsavdelningens lokalbokning finns statistik över lokalutnyttjandet tillgängligt. Vår bedömning är dock att det, på nämndsnivå, inte genomförs systematiska heltäckande uppföljningar och utvärderingar av lokalutnyttjandet. I syfte att utveckla verksamheten rekommenderar vi följande: Att kommunstyrelsen säkerställer att ansvarsfördelningen mellan nämnder och förvaltningar tydliggörs. Fullmäktige bör beredas tillfälle att tydliggöra vilka av kommunens lokaler som får hyras ut, av vem detta ska ske samt ansvar för underhåll, verksamhetsanpassningar, finansiering o. dyl. Då de lokalresursutredningar som upprättas av förvaltningarna är att betrakta som strategiska dokument som ska uttrycka verksamhetens behov och prioriteringar när det gäller framtida lokaler rekommenderar vi att dessa framgent fastställs av ansvarig nämnd. Att kommunstyrelsen och kulturoch fritidsnämnden utvecklar sin uppföljning av lokalanvändningen och utvärderar i vilken grad kommunens lokaler nyttjas effektivt. Örnsköldsvik den 11 september 2017 Linda Marklund Petra Nylander

14 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade funktioner Intervjuer har genomförts med följande personer: Kultur- och fritidschef Enhetschef Paradiset Fritidschef Assistent lokalbokningen Utredare lokalbokningen 2 fritidskonsulenter Kulturstrateg Kulturassistent Kulturutvecklare Fastighetschef Kundförvaltare Utredare bildningsförvaltningen Lokalsamordnare bildningsförvaltningen Dokument Dokumentanalys har genomförts av ett flertal kommuninterna styr-, planerings- och uppföljningsdokument bl.a. följande: Kultur- och fritidsnämndens protokoll Långsiktig resursutredning samhällsbyggnadsförvaltningen Tävlingsreglemente Verksamhetsplan 2017 kulturoch fritidsnämnden Gränsdragningslista Hyresgästansvar i sport- och simhallar i Örnsköldsvik Idrottslokaler i centrum 2018 Kommunfullmäktiges budget 2017 Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2017 Kultur- och fritidsnämndens reglemente Kommunstyrelsens reglemente Bildningsnämndens reglemente Lokalresursutredning bildningsförvaltningen Lokalresursplan 2017 Strategi för kommunens fastigheter Årsredovisning 2016

15 Bilaga 2: Statistik uthyrning kulturoch fritidsnämndens lokaler

16

17 Totalt/ anläggning Totalt/ anläggning

18