Traviata Samfällighetsförening Årsstämma 2017 Sida 1 (15) Onsdagen den 26 april klockan i Sörgårdsskolans matsal

Transkript

1 Sida 1 (15) TRAVIATA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING ********************************************************** Kallelse till ordinarie årsstämma 2017 ********************************************************** Härmed kallas medlemmarna i TRAVIATA Samfällighetsförening, ägarna till fastigheterna inom kvarteret TRAVIATA, till ordinarie årsstämma Till denna kallelse bifogas: Förslag till dagordning Onsdagen den 26 april klockan i Sörgårdsskolans matsal Styrelsens förvaltningsberättelse för år 2016 jämte resultat- och balansräkningar Motion från medlem samt svar från styrelsen Bilaga 1 Framställan om stadgeändring samt svar från Lantmäteriet Bilaga 2 Hela kallelsen finns att ladda ner från Välkommen! Styrelsen Klipp här Fullmakt (Vid delat ägande) För..delägare av fastigheten.att tillsammans med egen andel utöva fastighetens rösträtt vid TRAVIATAS stämma Stockholm delägare i Anm: Varje fastighet har en röst. Då fler ägare förekommer kan rösträtten endast utövas genom fullmakt från samtliga icke närvarande delägare. Härutöver kan röstning ske genom ombud. Ombud får dock endast företräda ägare till en fastighet.

2 Sida 2 (15) Förslag till DAGORDNING vid ORDINARIE ÅRSSTÄMMA den 26 april Val av ordförande och sekreterare vid stämman 2. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 3. Frågan om mötet är utlyst i stadgeenlig ordning* 4. Fastställande av dagordning 5. Styrelsens och revisorernas berättelser 6. Ansvarsfrihet för styrelsen 7. Framställning från styrelsen samt motioner från medlemmar 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 10. Val av styrelseledamöter och suppleanter samt utseende av styrelseordförande 11. Val av revisorer och revisorssuppleanter 12. Val av två ledamöter till valberedningen 13. Eventuella övriga frågor 14. Meddelande om plats där stämmoprotokollet och övriga handlingar hålls tillgängliga samt hur medlemmarna delges dessa handlingar *Kallelse har delgivits senast

3 Sida 3 (15) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE 2016 Styrelsen för TRAVIATA Samfällighetsförening får härmed avge förvaltningsberättelse för föreningens verksamhet och ekonomi för räkenskapsåret Förenings och styrelsesammanträden Föreningens ordinarie årsstämma hölls den 20 april 2016 i Sörgårdsskolan. Styrelsen har under året hållit 12 protokollförda sammanträden. Styrelsens sammansättning Intill årsmötet Ordförande Charlotte Lindblad 2017 Ledamot Anders Kallin Raimo Joss Gösta Jonsson Haralambos Amanatiadis Helené Jonasson Charlotte Lindblad Anna Roll Carlander 2017 Suppleant Stefan Fägersten Johannes Medlock Erik Enfors Daniel Persson 2018 Revisorer Till ordinarie revisorer utsåg stämman Fredrik Forell och Birgitta Nielsen samt till revisorssuppleant Susanne Wahlberg. Valberedning Till ledamot i valberedningen utsåg stämman Anders Holm samt Jörgen Gothefors tillika sammankallande.

4 Sida 4 (15) Traviatabladet Traviatabladet har under året utkommit 3 gånger. Traviatabladet distribueras normalt via . Därför är det viktigt att medlemmarna uppdaterar sina adresser i medlemsregistret. Undantag finns för ett fåtal fastigheter som begärt pappersdelning i brevlådan. Om du är en av dessa och använder mail, hör av dig till styrelsen så att vi kan notera detta för framtida utskick. Ansvarig för Traviatabladet har varit Charlotte Lindblad Ä-37. Kontaktpersoner Som kontaktpersoner har under 2016 fungerat: Länga Namn Adr. Länga Namn Adr. Ä 3-15 Erik Enfors Ä-15 K 4-16 Kristian Martinson K-12 Ä Torkel Magnusson Ä-29 K Stefan Andersson K-30 Ä Peter Carlsson Ä-47 K Jonas Malm K-50 Ä Bo Sturk Ä-55 K Peter Landin K-64 Ä Ola Wadman Ä-77 K Lars-Gunnar K-76 Johansson Ä Ernö Török Ä-85 K Eva Bäck Forell K-92 Ä Lars Ersmark Ä-113 K Arne Forsberg K-108 Ä Ove Ellus Ä-137 K Daniel Persson K-116 Ä Malin Kindbom Ä-155 K Jörgen Gothefors K-132 K Björn Nordin K-152 Styrelsen vill härmed framföra sitt tack till kontaktpersonerna. Ansvarig för kontaktpersonerna i styrelsen har varit Stefan Fägersten Ä-63 och Charlotte Lindblad Ä-37. Grannsamverkan Under året har föreningen liksom tidigare varit del av Grannsamverkan. Information och tips från polisen har vid några tillfällen spridits via hemsidan och . Grannstödsbilen åker regelbundet i området. Styrelsen uppmanar alla boende att samverka för ökad säkerhet och trivsel. Hjälp varandra vid semestrar och annan bortavaro. En svag punkt i vissa fastigheters skalskydd är altandörren. Med tämligen enkla åtgärder kan denna göras säkrare. Var också noga med att inte lämna nyckeln kvar i låset. Ansvarig för grannsamverkan i styrelsen har varit Johannes Medlock Ä-39.

5 Sida 5 (15) Medlemsfakturering Även under 2016 sköttes faktureringen av vår externa ekonomipartner (Nytorget Fastigheter AB). Detta har fungerat bra och ytterst få problem med försenade betalningar har noterats. Fakturorna skickas ut kvartalsvis och varje utskick innehåller tre avier. På det sättet är det valfritt om man vill betala kvartalsvis (betala då samtliga fakturor direkt) eller månadsvis. Det finns även möjlighet till betalning via autogiro. Eventuella påminnelseavgifter för de som inte betalat sin faktura i tid kommer påföras vid nästkommande fakturautskick. (Påminnelseavgiften är f.n. 60 kr) OBS! Tänk på att det är olika OCR-nummer för varje månadsbetalning. Olje- och vattenavräkningen sker som tidigare år genom att kontaktmännen läser av varje fastighets vatten och oljemätare i slutet av april. Resultatet kommer på fakturan för juli som ska betalas senast 30:e juni. Ansvarig för medlemsfaktureringen i styrelsen har varit Gösta Jonsson K-18. Taken Ett mindre antal fastigheter har under året haft problem med läckage. Bland annat har orsaken varit skador på takpappen. Om läckaget beror på att takpappen är skadad, kommer denna att lagas genom samfällighetens försorg. Eventuella följdskador hanteras av den enskilde fastighetsägaren. Ansvarig för taken i styrelsen har varit Daniel Persson K-116. Områdets skötsel Föryngring och beskäring av områdets växter fortsätter. Nya buskar har planterats runt lekparken vid mellan-ä. Fruktträden och området bakom vita villorna har beskurits och rensats på mycket sly. Träden i området har växt för stora och en stor del måste beskäras. Först på tur står träden längst med Trädgårdsmästarvägen. Arbetet beställdes under 2016 men kommer att utföras någon gång mellan sensommar - höst. Ansvarig för områdets skötsel i styrelsen har varit Haralambos Amanatiadis Ä-25. Lekplatserna En besiktning genomfördes av lekplatserna i maj, vilket ska ske en gång per år. De anmärkningar som uppkom åtgärdades av styrelsemedlemmar. Bultskydd som hade ramlat av på flertalet av lekställningarna beställdes hem och monterades dit av ansvarig. Sand har fyllts på i alla sandlådor med hjälp av Tingvalla. Vid årets Traviatadagar luckrades sanden upp i sandlådorna. Sand grävdes även bort under fågelbogungorna där det ska vara ett säkerhetsavstånd till marknivån. Gungan på nedre Ä byttes ut då den var trasig. Det fanns sedan innan en nyinköpt gunga i vita villorna som sattes upp. Ansvarig för lekplatserna har varit Helené Jonasson Ä-17.

6 Sida 6 (15) Kabel-TV Vi betalar en årlig summa till Com Hem för hela samfälligheten där ett grundutbud ingår (se resultaträkningen, kabel-tv). Denna summa räknas upp enligt SCB:s branschindex för elinstallationer. Avtalet förlängs automatiskt 3 år i taget. Ansvarig i styrelsen har varit Johannes Medlock Ä-39. Traviatadagarna Under verksamhetsåret har två gemensamma arbetsdagar genomförts, den 23 april och den 15 oktober. Uppgifter som behöver utföras samlas in löpande under året och en prioritering på vad som är viktigast att få klart görs numera inför varje Traviatadag. Containrar fanns på plats för att de boende ska kunna slänga skräp, såväl eget som från de gemensamma ytorna. Vita villorna har rengjorts och fönstren målades. Trappan till den högra villan har också bytts ut. De boende genomförde en rad åtgärder för att underhålla och förbättra i området. Träytor oljades och det genomfördes även en del arbete kring rabatter och gemensamma ytor, skyltar och papperskorgar underhölls och en del träarbete utfördes. Traviatadagarna avslutades traditionsenligt med gemensam lunch vid vita villorna. Ansvariga för Traviatadagarna har varit Daniel Persson K-116 och Helené Jonasson Ä-17. Vatten- och avloppsledningar Förklaringen till den höga vattenförbrukningen som noterades förra året kom i september 2016 när en vattenläcka upptäcktes bakom en fastighet på Kärrgränd. Efter att den åtgärdades är förbrukningen tillbaka på det normala kbm per dygn. Samtidigt som läckan åtgärdades så bytte även Stockholm Vatten huvudvattenmätaren. Eftersom månadsavgiften för vatten var baserad på den högre förbrukningen kommer den nu att sänkas för att ligga i nivå med den faktiska förbrukningen vi har i dagsläget. Ansvarig för vatten- och avloppsledningar i styrelsen har varit Gösta Jonsson K-18. Oljeanläggningen Oljeanläggning har under 2016 fungerat utan problem. Ytterligare 2 fastigheter har under 2016 bytt till alternativt uppvärmningssystem. Vid årsskiftet var det 23 fastigheter som hade kvar möjligheten att använda olja. Dom senaste åren har Göran Östlund på Sofia Allvärme servat våra anläggningar. Han har nu slutat på Sofia Allvärme och börjat på STHLM Värmeservice AB ( Eftersom Göran är en av dom få som kan våra anläggningar så flyttar vi över servicen till STHLM Värmeservice.

7 Sida 7 (15) Göran kan kontaktas direkt på eller företagets servicetelefon Ansvarig i styrelsen för oljeanläggningen har varit Gösta Jonsson K-18. El Priset per kwh har varit stabilt och i princip oförändrat under året. Problemet med elmätarna i garagen kvarstår. Under 2016 hade vi besök av representanter från installationsfirman samt från den italienska tillverkaren av mätarna. Olika prov har genomförts och allt pekar på att mätarna inte är tillförlitliga. Trots detta så vill tillverkaren inte erkänna problemet. Vi har nu koppat in en advokat som för diskussioner med installationsfirman och vi hoppas på en snar lösning. Styrelsen insisterar på att alla mätare ska bytas ut. På grund av detta har vi inte gjort någon årlig avläsning av mätarna utan får återkomma när vi har en slutlig lösning. Ansvarig i styrelsen för oljeanläggningen har varit Gösta Jonsson K-18. Garagen Trasiga lysrör och belysningar på övre däck i garagen har löpande under året kontrollerats och åtgärdats. Garageportar har strejkat några gånger och krävt reparation. Vid fuktigt väder efter köldknäpp har reflexerna behövt torkas torra för att porten ska kunna stängas. Ett flertal av stolparna med natriumlampor har fått lampor bytta och i en del fall har armaturen reparerats. De som vill köpa fjärrkontroll till garageportarna kan kontakta garageansvarig. Ansvarig för ordinarie ärenden gällande garagen samt belysningen i området har varit Erik Enfors Ä-15. Garagerenovering Under 2016 togs ett förfrågningsunderlag fram av ÅF för garagerenoveringen med avsikt att handla upp en entreprenör under Detta arbete inkluderade renoveringen av själva betongdäcken, beläggningen på övre däck och belysningen. Målsättningen från styrelsens sida var att ha finansiering och formellt beslut från samfälligheten klart efter årsskiftet 2016/17. Efter extrainkallat stämmobeslut har nu renoveringen påbörjats av Simtuna Bygg och Betong. Ansvarig i styrelsen för garagerenoveringen är Raimo Joss Ä-149

8 Sida 8 (15) Övrigt Medlemsmatrikeln Alla har ett konto på hemsidan som är knutet till fastigheten och medlemmarna kan själva se till att informationen är korrekt (namn, epostadress, telefonnummer). Medlemsmatrikeln utgår från denna info. Vid ägarbyte kan man själv uppdatera och/eller lämna över info/lösenordet om kontot till den nya ägaren, alternativt fylla i formuläret för ägarbyte som finns på hemsidan. Mobiltelefonnummer är önskvärt för möjlighet att ev. skicka ut SMS när vi vill få ut viktig information, t.ex. vid akut avstängning av vatten eller el. Ni som inte har tillgång till Internet kan kontakta Stefan Fägersten, Ä-63 för att uppdatera era uppgifter. Ansvarig för medlemsmatrikeln i styrelsen har varit Stefan Fägersten Ä-63. Traviatas hemsida Traviata har en hemsida på internet som finns att besöka på adressen Hemsidan har under året flyttats till nya servrar hos vår leverantör City Network och vi blev då tvungna att även uppgradera programvaran vår hemsida är baserad på. I samband med detta blev det tyvärr en del problem med de automatiska epostutskick som sker när nyheter läggs upp på hemsidan men det skall nu vara löst. Hemsidan fick också ett något uppdaterat utseende och är nu bättre anpassad för smartphones och läsplattor. Efter vissa problem med kontaktfunktionen finns den nu åter på plats på hemsidan. Används om man vill få kontakt med styrelsen som inte är av akut karaktär. Ansvarig för Traviatas hemsida i styrelsen har varit Stefan Fägersten Ä-63. Trädgårdsmateriel Vid varje garagenedfart ska det finnas två skottkärror. Fastighetsägare som lånar skottkärrorna uppmanas att lämna tillbaka dem på samma plats där de togs. I Vita villan finns häcksaxar, högtryckstvätt och förlängningssladd att låna. Stegar finns också att tillgå och hänger på utsidan av Vita villan. Tänk på att lämna tillbaka det ni lånar snarast efter att ni är klara. Det finns ett block i bokhyllan där ni kan skriva upp vad ni lånar samt ert namn, adress och datum. Det har under året köpts in en ny häcktrimmer och en vimpel till flaggstången. Ansvarig för trädgårdsmateriel i styrelsen har varit Helené Jonasson Ä-17.

9 Sida 9 (15) Investerings- och underhållsplan Investerings- och underhållsplanen innehåller de inventarier (exempelvis rörledningar, takpapp, takpannor, lekplatser och garage) som vi bedömer ska budgeteras som investeringar och inte normalt löpande underhåll. Grundplanen färdigställdes 2015 med hjälp av bl.a. en bygg och fastighetsekonom från ÅF som hjälpte till med identifiering av inventarier och värdering av dessa förenklades underhålls och investeringsplanen. Investeringarna är uppdelade i två kategorier, de som behöver fonderas fullt ut inom 20 år, d.v.s. vi vet att arbetet kommer behöva göras inom ca 20 år samt fonderingar som baserar sig på ett schablonvärde av byggnadsvärdet en fondering om något händer. Planen är en av parametrarna som ligger till grund för det beräknade fonderingsbehovet. Ansvarig för Traviatas investerings- och underhållsplan i styrelsen har varit Anna Carlander K-40.

10

11 Sida 11 (15) Bokslutskommentar Föreningen har haft höga vattenkostnader beroende på den vattenläcka som upptäcktes vid fastigheterna K Grävning samt reparation av färskvattenrör uppgick till en kostnad av ca 200 tkr. Kostnaden för detta belastar till del fonderade medel. Utöver det blev vattendebiteringen avsevärt högre än vad som är normalt. Även detta år har snöröjningskostnader varit något högre än budgeterat. Garagerenoveringen står som en egen utfallspost i resultaträkningen om ca 241 tkr även om den faktiska renoveringen inte hade startat. Summan avser konsultkostnader för ÅF som stöttat föreningen med upphandling av renoveringsfirma. Summan 241 tkr täcks i sin helhet av redan fonderade medel. Underskottet om 7 tkr föreslår styrelsen ska överföras som kostnad i 2017 års ingående balansräkning. Vatten och olja hanteras separat vid avräkningen.

12 Sida 12 (15)

13 Sida 13 (15)

14 Sida 14 (15)

15 Sida 15 (15) Motioner En motion från medlem har lämnats in jämte styrelsens svar enligt bilaga 1. Förslag till stadgeändring Godkännande från Lantmäteriet på stadgeändring enligt stämmobeslut Stadgeändringen ska godkännas även vid stämman Beslutet från Lantmäteriet samt stadgeändringen enligt bilaga 2.

16 Bilaga 1 Sid 1 (3)

17 Bilaga 1 Sid 2 (3) Styrelsens svar på motion angående behovet av kontroll av dagvattenledningar samt styrelsens arbetsformer från Agnes Wegrzyn Ä-65. De boende i Traviata samfällighetsförening tillhör en samfällighet. Vad som är den gemensamma egendomen i föreningen framgår av anläggningsbeslutet som finns att läsa i stadgarna som är publicerade på Traviatas hemsida För övrig egendom är den enskilda fastighetsägaren ansvarig exempelvis den egna fastigheten och dess underhåll. Nedan följer svar på de yrkanden som Agnes framför i sin motion: 1. En utförlig anvisning tas fram hur enskilda föreningsmedlemmar rapporterar fel och brister som berör den samfällda egendomen. Exempelvis hur man rapporterar omgående om man drabbas av fuktproblem i källaren samt läckage. Resultatet delas sedan ut till alla, och alla nya medlemmar får denna anvisning. Svar: Fastighetsägaren har alltid möjlighet att rapportera fel och brister i den samfällda egendomen via hemsidan eller att ta direktkontakt med någon ur styrelsen. Styrelsen gör en bedömning av problemet och vidtar nödvändiga åtgärder så fort som möjligt. Fuktproblem i källaren omfattas inte av den samfällda egendomen. 2. Enskilda medlemmar bör informeras att ingen försäkring täcker skador som uppstår av brister av dräneringssystem och vid eventuella skador ska de stå för alla kostnader. Svar: Vatteninträngning i den egna fastigheten kan omfattas av fastighetsägarens försäkring. Samfälligheten har försäkring som bland annat omfattar den gemensamma egendomen. 3. Alla medlemmar genom anslagstavlan och definitivt medlemmar som bor i den drabbades länga ska informeras att läckage/fuktskada har inträffat och vilka åtgärder vidtas. Svar: Styrelsen håller med om detta och kommer att informera berörda både personligen och via hemsidan. 4. Lämpligen bör, med tanke på deras ålder samt att det aldrig var gjort, samtliga dagvattenledningar filmas och detta ska gälla från varje stuprör till längans dagvattenledning samt hela dagvattenledning vid respektive länga. Svar: Filmning av dagvattenrör samt andra rör som omfattas av anläggningsbeslutet kommer att filmas och en plan för detta återfinns i den underhålls- och investeringsplan som styrelsen har tagit fram. I förekommande fall kommer också anslutande rör, t ex stuprör att filmas. Detta kommer att ske under de kommande åren.

18 Bilaga 1 Sid 3 (3) 5. Lämpligen bör, med tanke på att det aldrig var gjort, alla dagvattenledningar genomspolas och rensas från alla föremål som trädrötter, järnutfällningar, stenar sand samt slam. Svar: En genomspolning av dagvattenledningarna ligger inte i planen. Den filmning av dagvattenledningar som gjordes bakom längan Ä-63 Ä-77 gav vid handen att det inte fanns någon anledning att spolade ledningarna. Dagvattenrören är dessutom så grova att risken för att de täpps igen är i stort sett obefintlig. 6. En underhållsplan bör fastställas för regelbunden kontroll av föreningens dagvattenledningar för olika tidshorisonter och pengar anslås till ändamålet. Svar: Samfälligheten har sedan fyra år tillbaka fonderat medel för kommande underhåll. I den underhålls- och investeringsplan som årligen redovisas vid årsstämman finns en plan för det som yrkas. 7. Alla Traviatas hus saknar i dagsläget dräneringssystem i modern bemärkelse och jag föreslår att styrelsen får i uppdrag att informera alla medlemmar vad det innebär för den enskilda medlemmar och att genom enkät bland medlemmarna utröna vilka som är mot respektive för att ett sådant system implementeras. Svar: Boende i kvarteret Traviata äger sina fastigheter och har således ett eget ansvar att både underhålla dessa och reparera skador mm, förutom det som omfattas av anläggningsbeslutet, exempelvis takpapp och takpannor. Fasad över och under jord är den enskilde fastighetsägarens ansvar vilket inkluderar dräneringssystem. Styrelsen avslår därför medlemmens yrkande att genomföra en enkät då vi inte anser att det ligger inom vårt eller samfällighetens ansvar. Styrelsen Traviata samfällighetsförening

19