Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43 Gun Fahlander Beslutat av: Kommunstyrelsen xxxx Internkontrollplan 2015 Vad är intern kontroll? Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen 6 kap. 1 och 3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Det innebär och syftar till att säkerställa att styrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen upprätthåller en tillfredställande intern kontroll, d.v.s de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, policys och instruktioner m m. Internkontroll utgör en del i det totala kvalitetsarbetet. Genom rutinorienterade kontroller skall säkerhet i system och rutiner samt rättvisande räkenskaper uppnås. Ett hjälpmedel för planering, prioritering och uppföljning i kontrollarbetet är risk- och väsentlighetsanalysen i vilken organisationens viktigaste processer identifieras. Analysen identifierar sannolikheter och konsekvenser för olika presumtiva felaktigheter i den professionella yrkesutövningen. Kommunstyrelsens internkontrollplan sammanfattas i en övergripande plan som gäller för samtliga verksamheter som lyder under kommunstyrelsen. Utöver den finns även verksamhetsspecifika internkontrollplaner. I den övergripande planen redovisas kommungemensamma rutiner/processer. Arbetet med dessa bör bedrivas på ett likartat sätt oavsett verksamhetsinriktning. De verksamhetsspecifika internkontrollplanerna ska ses som ett komplement där enskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen ska ses som ett hjälpmedel och inte som ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje verksamhet har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt övriga styrdokument. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. Ragunda kommuns arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. I de fall det görs stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsblankett. Kontrollmiljö 1

44 Hur samverkar vi? Har vi rätt kompetens? Hur ser de sociala relationerna ut? Hur fungerar dialogen om problem? Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer? En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll. Riskanalys En riskbedömning görs i tre steg: 1. Kartlägga vilka risker som finns Vilka rutiner/processer får inte gå fel? 2. Uppskatta väsentlighetsgraden (konsekvenserna) och risken (sannolikheten) för relevanta rutiner/processer. 3. Beakta hur riskerna skall bearbetas, d.v.s. vad måste vi ta itu med och på vilket sätt? Externa risker: På vilket sätt sker bevakningen av omvärldsrisker, d.v.s. förändringar i ekonomi, politik, teknik och näringsliv? Hur vet vi att vi följer de lagar och föreskrifter som beslutats externt? Hur vet vi att vi lever efter, och uppfyller, de krav och mål som har fattats av Kommunstyrelsen respektive Kommunfullmäktige? Hur fungerar kontrollen av sekretesshanteringen? Interna risker: Kan vi lita på den information vi har tillgång till? Hur ser tillgången till stöldbegärliga tillgångar ut? (stödbegärliga tillgångar = t.ex. kontanter, bensin och inventarier) Hur upprätthåller vi personalens kompetens, entusiasm m.m.? På vilket sätt ser vi till att nyanställd personal lär sig processen kring den interna kontrollen? Verksamhetsrisker: Hur vet vi att vi uppfyller befintliga mål? På vilket sätt mäter vi produktivitet respektive effektivitet? Hur vet vi att rätt personer gör rätt saker till rätt kostnad? Hur vet vi att våra system, såsom t.ex. ekonomisystemet, inte missbrukas av den personal som använder det? (Exempel på missbruk: Betalar egna räkningar via Kommunen, betalar försörjningsstöd till närstående etc.) 2

45 Genomförandet av en väsentlighets- och riskanalys förklaring av begrepp och poäng i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid risk- och väsentlighetsanalys upprättas en matris med graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 0 4. Nedan följer en matris med tillhörande förklaringar för bedömning av väsentlighet och risk vid intern kontroll. VÄSENTLIGHET Poäng (konsekvens) Mycket allvarlig Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Mycket sannolik RISK (sannolikhet) Väsentlighet Påverkan för verksamheten/kostnaden om fel uppstår: - Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen - Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen - Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommun - Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa - Mycket allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa - Risk Sannolikhetsnivåer för fel: - Osannolik risken är praktisk taget obefintlig att fel ska uppstå - Mindre sannolik risken är mycket liten att fel ska uppstå - Möjlig det finns risk för att fel ska uppstå - Sannolik det är mycket troligt att fel kan uppstå - Mycket sannolik det är mycket trolikt att fel ska uppstå Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens. Det handlar om en subjektiv väsentlighetsoch riskbedömning. Olika processer/funktioner/verksamheter måste ställas mot varandra. Kontrollkostnaden måste alltid vägas mot de konsekvenser som uppstår vid eventuella fel. Från och med väsentlighets- och riskpoäng fem (5) bör dock kontrollåtgärder alltid övervägas. Att bristande internkontroll kan medföra ekonomiska konsekvenser råder inget tvivel om. Men andra nog så viktiga konsekvenser är också värda att beakta i en risk- och väsentlighetsanalys, såsom förtroende för den kommunala verksamheten, rättssäkerheten och informationshanteringen. Riskbedömningen bör göras utifrån tre perspektiv; medborgaren, Ragunda kommun som helhet respektive den anställde. Dessa tre perspektiv bör vägas in för att få fram en samlad riskbedömning. Utifrån hur olika processer/funktioner/verksamheter har bedömts och poängsatts i riskoch väsentlighetsanalysen tas det beslut på vilka aktiviteter som ska granskas. För de processer/funktioner/verksamheter som ska granskas/kontrolleras upprättas en internkontrollplan. 3

46 Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De bör, så långt som möjligt, integreras i Kommunens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål. En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter: En genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning Tydliga och mätbara mål och regelverk Dokumenterade rutinbeskrivningar En anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar. För att lyckas i arbetet med intern kontroll krävs följande: En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning Ett vidgat perspektiv på intern kontroll Få med politikerna på tåget. Låt politikerna ta del av väsentlighets- och riskbedömningen. Inkludera andra än ekonomer Tillvarata teknikens möjligheter Information och utbildning Översyn av policydokument och regler Hitta en bra struktur för återrapportering Ha tålamod! 4

47 Internkontrollplan gemensam för samtliga förvaltningar under kommunstyrelsen Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/tid Metod Rapportering till Verkställighet av politiska beslut Attest Fakturor Verkställighet av Politiska beslut i KF, KS och utskott under KS Har KS-rutin för klagomålshantering följts, medborgarenkät och svar. 1. Kontroll av att aktuella förteckningar över beslutsattester finns hos varje förvaltning 2. Kontroll av att rätt beslutsattestant attesterat. 3. Kontroll av att beslutsattestant inte har attesterat egna kostnader t ex resekostnader, telefon Kontroll av att fakturor uppfyller gällande lagkrav Sekreterare i respektive politiskt organ Klagomålssynphantering Kommunsekreterare /kommunikatör Ekonomer Ekonomer 1 gång/år inför bokslut 1 gång/år inför bokslut Klart i samband med bokslutet 1 gång/år inför bokslut Uppföljning av beslut Uppföljning av inkomna synpunkter 1.Granskning av förteckningar. 2.Stickprov 3.Stickprov P 2-3, stickprov urval 25 fakturor per förvaltning Stickprov 25 fakturor per förvaltning Kommunchef och KS Kommunchef och KS Kchef/Ekchef och KS Kchef/Ekchef och KS Kompletta verifikationer Bokföring/ Redovisning Kontroll av att verifikationer är kompletta d v s att beställning och öviga relevanta handlingar kan kopplas till faktura Genomgång av förvaltningens samtliga bokföringsposter för perioden Ekonomer Förv.chef och ekonomer 1 gång/år inför bokslut 1 gång/månad Stickprov 25 fakturor per förvaltning Genomgång av förteckning Kchef/Ekchef och KS Kchef/Ekchef och KS Representation Rätt attest, anteckningar om deltagare och syfte, rätt moms, att reglementet för verifikationer följs Ekonomer Klart i samband med bokslut Stickprov (5 representationstillfällen granskas per förvaltnng Kommunchef 5

48 Verkställighet av politiska beslut Att efterleva och verkställa politiska beslut är en fundamental och grundläggande princip för all personal inom en politisk styrd organisation. Om tjänstemän på alla nivåer i organisationen underlåter att verkställa politiks beslut är det mycket allvarligt, högsta graden av konsekvens. Bedömningen är att det är mindre sannolikt att underlåtenhet förekommer. Verkställighet av politiska beslut bedöms till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen ska utföras avseende beslut i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens utskott. Kontrollen utförs av sekreterare i respektive organ. Klagomål och synpunkter Att följa rutin för klagomål och synpunktshantering är viktigt utifrån att bibehålla medborgarnas förtroende. Det är också en viktig faktor för att den kommunala organisationen ska upplevas som transparent och trovärdig. Följer inte organisationen rutiner, hantering av medborgarenkät medborgarförslag, är det allvarligt. Näst högsta graden av konsekvens. Bedömningen är att det är möjligt att underlåtenhet att följa rutinen förekommer. Efterlevnaden av klagomål och synpunkter bedöms till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av kommun/nämndsekreterare och kommunikatör. Attest Risk för avsiktliga och oavsiktliga fel finns alltid i en stor organisation där många personer är inblandade i den ekonomiska processen. Att attester sker i behörig ordning är grundläggande för den interna kontrollen. Riskbedömningen är möjlig och allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av ekonomiavdelningen (ekonomer). Fakturor Risk för avsiktliga eller oavsiktliga fel finns alltid i en stor organisation. Att fakturor som ska betalas av kommunen är korrekta är grundläggande för att säkerställa att kommunen till exempel inte betalar bluffakturor. Riskbedömningen är sannolik konsekvensen allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av ekonomiavdelningen(ekonomer). Kompletta verifikationer Kontroll av att verifikationer är kompletta, det vill säga att beställning och övriga relevanta handlingar kan kopplas till inkommen faktura. Verifikationer ska sammantaget innehålla uppgifter angående levererad vara/tjänst, kvantitet och/eller kvalitet, pris, momshantering och kontering. Saknas ovanstående uppgifter är bokföringen inte komplett och kommunen kan därmed inte verifiera effektiv resursanvändning. Riskbedömningen för att detta kan ske är sannolik och konsekvens bedöms vara allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen utförs av ekonomiavdelningen (ekonomer). Bokföring/redovisning Månadsvis översiktlig kontroll av samtliga bokföringsposter under perioden för att minska risken för bland annat oseriösa leverantörer. Riskbedömningen för att detta kan ske är sannolik och konsekvens bedöms vara allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av förvaltningschef tillsammans med ekonom. Representation Representation är ett samlingsbegrepp för vissa konkreta tecken på uppskattning som personer inom en organisation mottar från eller visar andra personer. Det är viktigt att de föreskrifter som finns angående 6

49 representation följs av de regler som finns att utläsa i skattelagstiftningen, som t ex inkomstskattelagen, skatteverkets allmänna råd, inkomsttaxering, och i kommunens reglemente för kontroll av verifikationer. Det är sannolikt att brister kan förekomma i samband med fakturor avseende representation och konsekvenserna inte minst för individen och organisationen kan bli kännbara. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av ekonomikontoret (ekonomer). Kommunledning, inåt internkontrollplan Följande processer, rutiner och arbetsuppgifter har analyserats och poängsatts i risk- och väsentlighetsanalysen med åtföljande förtydligande och motiveringar. Kansli, personalavdelning Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/ tid Metod Rapportering till Delegationsordningens efterlevnad Rätt beslutsfattare och att befogenhet inte har överskridits Kommunsekreterare Klart i samband med bokslut Stickprov Kommunchef och KS Posthantering Medarbetarsamtal, bisyssla Kontroll av anmälda beslut till kommunstyrelsen samt kontroll om beslut anmäls i kommunstyrelsen. Att inkommen post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad. Att medarbetarsamtal genomförs en gång per år samt att medarbetare i samband med det på begäran redovisar ev bisyssla. Kommunsekreterare Personalc hef Klart i samband med bokslut Klart i samband med bokslutet Stickprov Stickprovintervju med verksamhetschefer. Kommunchef och KS Kommunchef och KS Medarbetarundersökning Systematiskt arbetsmiljöarb ete Kontroll att verksamheten upprättar mål och planer utifrån medarbetarunders ök-ningen Efterlevnad av arbetsmiljölagen. Personalc hef Personalc hef Klart i samband med bokslut vart tredje år Klart i samband med Uppföljning av att verksamheten arbetar fram mål och planer utifrån noterade brister medarbetarundersökni ngen Stickprov Kommunchef och KS Kommunchef och KS 7

50 Följs kommunens rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet bokslutet Förtydliganden och motivering Nedan följer förtydliganden och motiveringar av analyserade processer, rutiner och arbetsuppgifter för kommunledning inåt-perspektivet. Delegationsordningens efterlevnad En modern politisk organisation innebär också en fördjupad demokrati, vilket förutsätter en långtgående och omfattande delegation för att vara effektiv. Risken för avsteg bedöms som mindre sannolik med konsekvensen om det inträffar är mycket allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen utförs av kommunsekreterare. Posthantering Att inkommen post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad är av högsta betydelse för rättssäkerheten. Av offentlighets- och sekretesslagen 5 kap framgår hur en myndighet skall förfara med allmänna handlingar, bl a registreringsskyldighetens omfattning. Om posten förblir liggande oöppnad och inte registreras blir konsekvensen av detta förfarande mycket allvarligt och risken att detta inträffar bedöms som möjlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av kommunsekreterare Medarbetarsamtal/bisyssla Medarbetarsamtal är viktiga både för arbetsgivaren och arbetstagaren. Vid medarbetarsamtal skall arbetsgivaren informera arbetstagaren om anmälningsplikt för bisyssla. Genom villkor i anställningsavtal måste säkerställas bisysslor och delägarskap ej utnyttjas på ett sådant sätt att kommunen lider skada, varken ekonomiskt eller ideellt. Bedömningen är att det är mindre sannolikt att medarbetarsamtal inte genomförs men konsekvensen om de inte genomförs eller om de är bristfälliga är mycket allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av personalchef Medarbetarundersökning I Ragunda kommun genomförs medarbetarenkät varje år. Enkäten är en viktig indikator på om det finns organisatoriska problem eller rena arbetsmiljöproblem som kräver åtgärder. Varje verksamhet ska i förekommande fall av brister upprätta planer och mål med syfte att åtgärda de brister som uppmärksammats. Bedömningen är att det är sannolikt att handlingsplaner inte upprättas i samtliga verksamheter och att konsekvenserna blir kännbara. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och utgör därmed ett kontrollmoment för år Kontrollen utförs av personalchef. Systematiskt arbetsmiljöarbete Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Det kan förhindra att arbetstagarna drabbas av olycksfall, sjukdom eller andra negativa följder av förhållandena i arbetsmiljön. Bedömningen är att det är sannolikt att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte utförs enligt gällande lagstiftning och kommunala riktlinjer i samtliga verksamheter 8

51 och att konsekvenserna kan bli allvarliga. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och utgör därmed ett kontrollmoment för Kommunledning, utåt internkontrollplan Kommunikationsavdelning Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/ti d Metod Rapporterin g till Grafisk profil Att verksamheterna följer rutin för grafiska profilen Kommunikationsansvari g Klart i samband med bokslut Stickprov Kommunche f och KS Bilder, upphovsrät t Kontrollera upphovsrätt och publiceringstillstån d Kommunkationsansvari g Klart i samband med bokslut Stickprov (trycksake r och bilder på hemsida) Kommunche f och KS Grafisk profil En ny grafisk profil antogs Den nya grafiska profilen innehåller bl a regler för typsnittsanvändning, regler för trycksaker m m. Syftet är bl a att profilera Ragunda kommun. Bedömningen är att den nya grafiska profilen ännu inte fått fullt genomslag i organisationen. Konsekvensen är i ekonomiska termer lindrig, men i ett trovärdighetsperspektiv är konsekvensen kännbar när dokument/trycksaker som produceras internt inom kommunen skiljer sig åt grafiskt. Det är sannolikt att den grafiska profilen inte följs enligt gällande riktlinjer. Med anlednings av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen utförs av kommunikationsansvarig. Bilder upphovsrätt Upphovsrätten, både den ekonomiska rätten och den ideella rätten, innehas från början alltid av upphovsmannen oavsett om verket skapas privat eller inom ramen för en anställning. Upphovsrätten består av två delar, förfoganderätten, det vill säga den ekonomiska delen av upphovsrätten, och den ideella rätten. De ideella rättigheterna anses normalt inte kunna överlåtas helt och hållet och intrång i upphovsrätten ger normalt rätt till ersättning för uppkommen skada. I vilken form eller omfattning t ex namn på fotograf ska anges avgörs av allmänt godtagna branschsedvänjor. Sannolikheten för att bild används i strid med upphovsrätten eller avtal är möjlig. Konsekvensen bedöms vara allvarlig då kommunen kan bli ersättningsskyldig vid ett upphovsintrång. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen utförs av kommunikationsansvarig Barn- och utbildningsförvaltningen, internkontroll Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/tid Metod Rapportering till Likabehandliling/Särbehandling Rektor Klart i samband med bokslut Skolpliktsbevakning Rektor Klart i samband med bokslut Förvaltningschef Förvaltningschef 9

52 Internkontrollplan, Vård- och omsorgsförvaltning Process Kontroll moment Kontrol l ansvari g Frekvens/ti d Metod Rapportering till Privata medel äo/lss Kontroll av att rutin för hantering av privata medel följs i verksamheterna Chef 1 gg/år.klart i samband med bokslut Stickprovsgransknin g Förvaltningsch ef Rättssäkerhe t ÄO/LSS Återsökning av statsbidrag för flyktningar och asylsökande Rättssäkerhe t IFO Kontroll av att biståndsbedömning inom SoL och LSS sker enligt gällande lagstiftning, riktlinjer och rutiner. Att statsbidragsansökning ar av särskilda och extraordinära kostnader görs inom alla områden. Skapa en instruktion för återsökning av statsbidrag. Kontroll av att handläggning av bistånd sker enligt gällande lagstiftning, riktlinjer och rutiner Chef Chef Chef 1 gg/år. Klart i samband med bokslut Klart i samband med bokslut Klart i samband med bokslut Stickprovsgransknin g Intervju med ansvarig person samt stickprov Stickprovsgransknin g Förvaltningsch ef Förvaltningsch ef Förvaltningsch ef 10

53 Internkontrollplan, Samhällsbyggnadsförvaltningen Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/t id Metod Rapporterin g till Luftkvalitet Luftkvalitet i kommunens lokaler samt lokaler som används av kommunens verksamheter Enhetschef 1 gång/år. Stickprovsgransk ning Förvaltningsc hef Systematisk brandskyddskont roll Brandsäkerhet i lokaler Enhetshcef 1 gång/år. Stickprovsgransk ning Förvaltningsc hef Upphandling entreprenader, ramavtal. Att upphandling sker enligt gällande riktlinje. Verksamhetsc hef 1 gång/år. Klart i samband med bokslut Stickprov Förvaltningsc hef Utbetalning bidrag Kontroll att gällande delegationsordn ing för upphandling följts. Kontroll av att bidragshanterin gen följer de riktlinjer som är beslutade i - Riktlinjer föreningsstöd. Ansvarig tjänsteman Klart i samband med bokslut Stickprov Förvaltningsc hef Luftkvalitet En bra grundventilation, anpassad till den verksamhet som finns i en byggnad, är viktig för att inomhusmiljön ska vara sund. Ventilationen ska kontinuerligt kunna föra bort luftföroreningar oberoende av belastning, väder, årstid och temperatur. I byggnader med dålig och ineffektiv ventilation blir de föroreningar som bildas kvar inomhus. Dessutom kan för höga nivåer av luftfuktighet uppkomna. Dålig luftkvalitet kan medföra hälsoproblem. Sannolikheten för bristande luftkvalitet i kommunala fastigheter är möjlig. Konsekvensen bedöms vara allvarlig utifrån människors hälsa. Med anledning av detta bedöms processen till 6 poäng och innefattas således i kontrollmomentet för år Kontroll utförs av godkänd besiktningsman, kontroll luftmätning utförs av ackrediterat företag. OVKbesiktning utförs. Systematisk brandskyddskontroll Den systematiska brandskyddskontrollen innebär att alla ska arbeta systematiskt med sitt brandskydd. Det innebär att du metodiskt ska gå igenom ditt behov av brandskydd, se till att det fungerar och att alla i organisationen har den kunskap och det material som är nödvändigt för att förebygga brand. Systematiskt 11

54 brandskyddsarbete (SBA) gör det lättare att skydda medarbetare och lokaler från skador som kan bli följden av en brand. Det kan vara avgörande för verksamhetens fortlevnad. Det är dessutom ett krav från lagstiftaren. Dagen krav enligt lagen om skydd mot olyckor 2 kap 2 anger i princip att ansvaret för att vidta förebyggande faller direkt på ägaren eller nyttjanderättshavaren av en byggnad eller anläggning. För att säkerställa att de lokaler i vilka kommunen bedriver sin verksamhet uppfyller gällande krav ska regelbundna brandskyddskontroller genomföras. Kontrollerna utförs av enhetschef tillsammans med respektive verksamhets- brandskyddsansvarig och i förekommande fall av räddningstjänsten (brandskyddsinspektion). 12

55 Fria anslaget Organisation Ange obligatoriska organisationsuppgifter nedan. Namn CIA JH Adress c/o ANNA REX, Södra Söre 405 Postnummer Ort Lit Telefon E-post Url Bank/Plusgiro

56 Fördjupad information Alla obligatoriska fält har en asterisk (*) efter etiketten. Bifoga gärna utförlig projektbeskrivning. Klicka på frågetecknet för mer information. Här namnger du projektet. * Projekt KULTR-nätverket för att stödja KULTR-plattformen Ange huvudsakliga verksamhetsområden. * Film,Konst,Kulturarv,Slöjd och hantverk,folkbildning,litteratur,hälsa,tillgänglighet,övrigt Ange huvudsaklig målgrupp för projektet. * år Ange kortfattat projektets mål och syfte. * Ansöker pengar för att stärka KULTR-nätverket genom att hitta "KULTR-ambassadörer" i varje kommun som kan hjälpa till att hissa kulturen kors-kulturellt i JH, att hjälpa lokal föreningar/företag/organisationer i varje kommun samt att marknadsföra plattformen KULTR och att fylla med innehåll. KULTR är en gemensam plattform med en KULTR-app och en KULTR-podd som tagits fram av den ideella föreningen CIA - Create, Imagine, Act med hjälp av lokala företagspartners. KULTRs syfte är att lyfta kulturen, synliggöra det kreativa som händer runt om i regionen och att nå utanför regionens gränser. CIA står för Create, Imagine, Act i Jämtland/Härjedalen. CIAs arbete ska medverka till att skapa ett bättre klimat för kulturarbetare i regionen och på så sätt underlätta för fler att försörja sig på det de gör, samt att genom en ökad synlighet hjälpa regionens kulturarbetare att nå ut utanför regionens gränser. Föreningens arbete syftar också till att överbrygga kulturella, sociala och etniska gränser och är aktivt antirasistisk. Ett delmål med KULTR-plattformen är att under nästa höst, när Östersund är värd för UNESCOs Creative Cities Network årsmöte, vara en god förebild för andra städer runt om i världen. KULTR delar in lokala evenemang i dessa områden: Gastronomi/Mathantverk, Litteratur/Ord, Film/Drama, Musik, Konst, Hantverk och slöjd, Design, Media Arts & Sport. Målet är att skapa hållbar kreativ regional utveckling genom att samverka utan prestige. TO GET THERE spells TOGETHER(e) Ange vilken eller vilka kommuner där projektet genomförs. * Berg,Bräcke,Härjedalen,Krokom,Ragunda,Strömsund,Åre,Östersund Här kan du ladda upp utförlig projektbeskrivning. Här kan du ladda upp specificerad budget.

57 Intäkter Ange de förväntade intäkterna nedan. Obligatoriska uppgifter har en asterisk (*) efter etiketten. För att ange "beviljat belopp", skriv belopp som beviljats, lämna tomt om beslut inte är taget, skriv noll (0) om du har fått avslag. Alla belopp ska anges i hela kronor. Klicka på frågetecknet för mer information. Intäktstyp Finansiär Sökt belopp Beviljat belopp Aktuellt belopp Sökt bidrag från Länskulturen * Bidrag från kommun (ange kommun) Bidrag från stat Bidrag från EU Entré/deltagaravgifter Egen insats Övriga intäkter (specificeras) Summa intäkter

58 Kostnader Ange de förväntade kostnaderna för projektet. Belopp ska anges i hela kronor. Klicka på frågetecknet för mer information. Kostnadstyp Gager och konstnärliga ersättningar Belopp Lokalkostnader Marknadsföring Lönekostnader Övriga kostnader i Ersättning/arvode för varje KULTR-ambassadör/förening Kommunikation/Marknadsföring/Foto Projektledning 80 tim för att bygga upp nätverk och utbilda ambassadörer + resor (Beräknad kostnad medfinansiering 50%) Summa kostnader

59 Godkänn och skicka in Kryssa i rutorna nedan för att bekräfta att du godkänner ansökan. Ja, jag är behörig att skicka in ansökan. Jag är medveten om att organisationen blir återbetalningsskyldig om beslut om bidrag har fattats på felaktiga grunder, om villkor inte uppfylls, om medlen används felaktigt eller om redovisning uteblir.

60 Ansö kan Gievrie det vi mö ter med respekt Sökande Namn: Åsa Virdi Kroik Personnummer: Postadress: Vantörsvägen 237, Hägersten Telefon: E-post: Kontonummer för utbetalning av ev. stipendium: Ändamål och söknadssumma Härmed ansöks om :- för färdigställande och tryck av boken Gievrie det vi möter med respekt samt spridande av den kunskap arbetet inneburit, i form av föresläsningar nationellt och internationellt. Under drygt fyra år har jag arbetat avhandlingsmanuskript som nu är färdigt. Manuset behöver en enkel omarbetning för att ges ut som bok. Arbetet önskar jag sedan presenterar på en föreläsningsturné i Norden och internationellt. Efterfrågan på kunskap om och av ursprungsfolk, däribland samer, har ökat på senare tid. Att ursprungsfolk, presenteras av forskare som talar för dem har alltmer ifrågasatts. Idag har många ursprungsfolk folk själva tagit forskautbildningar och är aktiva inom akademin och som författare och kulturarbetare av olika slag. Detta har förbättrat dialogen mellan ursprungsfolk och majoritetssamhället och som ett led i detta arbete vill jag sprida min kunskap på detta sätt. Tidsplan: Start omarbetning av manus 1/ Layout och tryckning mars - juni 2016 Föreläsningar i Norden och internationellt juni-december 2016 Redovisning januari 2017 Budget

61 Omarbetning av manus :- Layout :- Tryck :- Resor :- Lokalhyra 7 000:- Teknisk utrustning 3 000:- Administration :- Oförutsedda utgifter :- Totalt :- Kort sammanfattning av innehållet i boken: Vid en upptäckt av en gömd gievrie, samisk trumma, i Røyrviksfjällen ställdes inventerar och lokala samer inför ett val som inte var självklart: skulle upptäckten rapporteras in till ansvariga myndigheter som norsk lag föreskriver eller skulle den ligga kvar och återtas av naturen enligt samisk tradition? Frågan överlämnades till den lokala sameföreningen som valde att rapportera upptäckten till Sametinget, dock inte utan motkrav. Föreningen begärde att få vara delaktig i de beslut som berörde denna gievrie i framtiden och hade även egna önskemål om dess framtid. I mitt arbete undersöker och berättar jag om den syn på gievrie, som ligger bakom de samiska önskemålen om gievries framtid, och jämför den internationellt med andra urfolks syner på andliga föremål. Samers förhållande till naturen och omvärlden stämmer med andra urfolk världen över. Världen över har urfolk kritiserat forskare, författare, journalister och andra för att utifrån sitt eget tänkesätt och sin egen agenda använda urfolks kunskaper och andra resurser. Denna kritik har formulerats och går under samlingsnamnet Indigenous methodology eller Indigenous methodologies där nyttoaspekten för de studerade av arbetena betonas starkt. En sådan metodologi har utvecklats bland samer och jag beskriver det spännande arbetet att nå vidare i den samiska historia som hittills varit dold. Gievrie tillhör de mest respekterade föremålen. Då dessa gömts undan stöld och förstörelse genom århundraden är de som finns kvar särskilt aktade. Gievrie står också i ett sammanhang och relationerna till platsen, ägaren och den som lagt den där måste också beakttas. Detta sker dock ofta icke-verbalt och talas ogärna om i officiella sammanhang. På så sätt blir tystnaden ett motstånd och är ett skydd mot kolonisation och stöld genom att både förmål, platser och kunskap bevaras och hålls okända för ickeinvigda och endast de som man önskar inkludera, får tillgång till den. Samer som i likhet med andra urfolk, har ytterst liten makt att bevara sin kunskap genom de offentliga utbildningssystemen men kan ändå förhindra majoriteten, den koloniserande, insyn och intrång i sin kunskapsvärld genom att exkludera dem från den kunskap. I boken följer vi vägen från upptäckten av gievrie till dess placering på museum men framför allt berättar jag om vilka frågor som får ny betydelse och hur de hanteras utifrån ett samiskt tänkesätt. Finansiering söks även från en rad andra instanser. Åsa Virdi Kroik den 14 oktober 2015

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83 Hammarstrand Yttrande från Skolförvaltningen angående utmaningsrätt och start av fristående förskola i Hammarstrand Bakgrund I april 2015 lämnades en ansökan in till Ragunda kommun om att få starta en fristående förskola i Hammarstrand. Kommunstyrelsen beslöt vid sitt möte att avslå ansökan om start av fristående förskola. I en ny ansökan underskriven som lämnats till Ragunda kommun åberopas kommunens utmaningsrätt angående ansökan om start av den fristående förskolan. De båda ansökningarna liknar till stor del varandra. Den senare versionen är kompletterad med åberopandet av utmaningsrätten samt att en ansökan är inlämnad till Bolagsverket om bildandet av ett personalkooperativ. Utmaningsrätt och avknoppning En kommun kan besluta om att införa utmaningarätt vilket Ragunda kommun beslutade att göra Utmaningsrätten är ingen lag utan varje kommun beslutar själv om vilka regler som ska gälla, t ex vilka verksamheter som får utmanas, vad utmaningen ska innehålla och hur handläggningen ska gå till. Utmaningarätten är till för att pröva verksamheter som bedrivs av kommunen, både kostnadssom kvalitetsmässigt. Den är också en del i att förbättra den kommunala verksamheten. Utmaningen avser att någon lämnar ett önskemål om att en del av den kommunala verksamheten ska upphandlas eller säljas. Om en verksamhet utmanas prövar kommunen först om det är tillåtet att upphandla verksamheten. Det är också upp till kommunen att bedöma om det är lämpligt att den aktuella verksamheten utmanas. Om beslut fattas att verksamheten ska utmanas måste detta göras enligt gällande regler. Den som utmanat verksamheten kommer att konkurrera med andra levrantörer enligt lagen om offentlig upphandling. Om kommunen infört kundval kan man använda sig av avknoppning och då behöver inte lagen om offentlig upphandling användas. Avknoppning definieras som när drift av en kommunal verksamhet övergår från kommunen till ett företag där anställda i kommunen ingår som ägare. Verksamhet som innefattar myndighetsutövning får endast bedrivas i annan form om det finns stöd för det i speciallagsatiftning. Skollagen är ett exempel på speciallagstiftning. Avknoppning används därför alltmer sällan då det i skollagen finns möjlighet för kommunen att godkänna enskild huvudman att bedriva förskoleverksamhet. Stockholm stoppade 2013 möjligheten till avknoppning bl a med motiveringen att det numera finns ett fungerande system med skolpeng att använda. Se skollagen kap samt kap Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL FAX POSTGIRO BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se

84 Tjänstemannasynpunkter Förskola är en verksamhet som innehåller viss myndighetsutövning enligt bl a skollag och skolförordning. Därför är det tveksamt om det går att använda sig av utmaningsrätten då verksamhet med myndighetutövning inte kan utmanas. Däremot skulle avknoppning vara möjlig om det finns ett kommunbeslut att tillämpa kundval. Det alternativ som är mest lämplig är att använda sig av skollagens möjligheter enligt kap om att kommunen godkänner enskild som huvudman för en förskola. En sådan ansökan lämnades in i april 2015 och avslogs av Kommunstyrelsen. Från tjänstemännens sida finns inga synpunker på möjligheterna för de som lämnat in ansökan att följa de föreskrifter som gäller för utbildningen enligt skollag och skolförordning. Den synpunkt som förs fram från tjänemannahåll gäller valet av lokal. Skolbackens förskola ägs av kommunen och där bedrivs ändamålsenlig förskoleverksamhet idag. Dessutom finns en närhet till Kullstaskolan där kommunen idag har förskolans 5-åringar placerade. Att överlåta Skolbackens lokaler till enskild förskoleverksamhet kan innebära att kommunen återigen hamnar i de lokalproblem som funnits tidigare år. Tjänstmannaförslaget är att godkänna start av enskild förskola i Hammarstrand om ansökan innehåller ett annat alternativ till lokal. Underlag Dokument från Svenskt Näringsliv Dokument från Sveriges Kommuner och Landsting, SKL Telefonsamtal med ansvarig för utmaningsrätten på SKL Förvaltningchef BoU Tomas Blom Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL FAX POSTGIRO BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se

85 Avslutningssamtal Allmänt Kalix kommun har fastställt riktlinjer för rekrytering I antagna riktlinjer lyfts fram vikten av att arbetsgivaren skaffar sig kunskap om varför medarbetare väljer att lämna verksamheten. En arbetstagare som är på väg att sluta sin anställning besitter ofta viktig information om vad som är bra och vad som är mindre bra i verksamheten. Som arbetsgivare är det därför viktigt att ta tillfället i akt och intervjua arbetstagaren i ett så kallat avslutningssamtal innan denne slutar sin anställning. Samtalet går ut på att ömsesidigt summera och utvärdera positiva och negativa erfarenheter under anställningstiden. Syfte Avslutningssamtalets syfte är bland annat att Få underlag för att förbättra rekryterings- och personalpolitiken, Fungera som instrument för ledningen och vara ett planerings- och styrmedel, Ligga till grund för utveckling för kvarvarande medarbetare, Ge möjlighet för chef och medarbetare till ömsesidig återkoppling, Tjäna som utvärderingsinstrument för den gångna verksamhetsperioden, Ge möjlighet för den tidigare medarbetaren att påverka sin tidigare verksamhets utveckling, Ge förutsättningar för att viktig information lämnas över till andra arbetstagare. Vara en ventil för arbetstagaren att delge arbetsgivaren sina känslor och tankar om verksamheten, cheferna och arbetskollegorna, samt Göra det möjligt för arbetsgivaren att ge arbetstagaren en värdig avslutning och erkänsla för hans/hennes arbetsinsats. Offentlighet och sekretess Avslutningssamtal kan sägas bestå av två huvuddelar; en konfidentiell del och en offentlig del. Kanske är den största delen av samtalet av konfidentiell natur, mellan två personer och som inte bör föras vidare. Det är viktigt hur den information som kommer fram skall hanteras och hur den skall återföras till verksamheten. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON FAX BANKGIRO POSTGIRO Kalix Nygatan 4 Växel kommun@kalix.se

86 Regler för avslutningssamtal Närmaste arbetsledare är ansvarig för att arbetstagare erbjuds avslutningssamtal. 1. samtalet är frivilligt och skall erbjudas tillsvidareanställda som slutar sin anställning på egen begäran eller går i pension 2. närmaste chef tar initiativ till samtalet och genomför det med arbetstagaren 3. om den anställde så önskar, skall samtalet genomföras med högre chef eller personalkonsulent närvarande 4. avslutningssamtalet skall dokumenteras. Om samtal ej hålls skall orsaken till detta anges. 5. dokumentationen är konfidentiell och får inte spridas till obehöriga 6. respektive förvaltning beslutar om och hur informationen kan användas för verksamhetsförbättringar. Antaget av kommunstyrelsen , 41

87 Bilaga Minnesanteckningar förda vid avslutande samtal med.. Namn Datum:.Förda av: Allmänt: Vad är anledningen till att du slutar din anställning? Vad tycker du har varit bra med ditt arbete? Har arbetet motsvarat dina förväntningar? Introduktion: Hur fungerade din introduktion? Hur kan introduktionen förbättras? Kompetensutveckling: Har du deltagit i kompetensutveckling? Har du haft möjlighet att använda din kompetens? Hur kan det förbättras? Information: Hur har informationen från ledningen fungerat? Ge förslag på förbättringar Utvecklingssamtal: Har du haft utvecklingssamtal med din närmaste chef? Hur kan de förbättras? Arbetsmiljö: Hur har kontakten med arbetskamraterna varit? Ge förslag på förbättringar Har du fått det stöd du har behövt? Ge förslag på förbättringar Har du kunnat påverka din avdelning/arbetet? Under vilka omständigheter skulle du ha stannat kvar i din anställning?

88

89 Intyg för ersättning vid förlorad arbetsinkomst samt ev. förlorad avsättning till tjänstepensionen. Intyg skall alltid lämnas i samband med Begäran om ersättning vid förlorad arbetsinkomst. Intyget fylls i av den förtroendevaldes arbetsgivare. I de fall förhållandet för den förtroendevalde ändras ( t ex ny lön, ny arbetsgivare) skall nytt intyg lämnas. I annat fall lämnas nytt intyg i samband med att årets första Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst lämnas. Arbetstagarens/egenföretagarens namn Personnummer Gatuadress Postadress Telefon E-postadress Nämnd/styrelse Alternativ 1: Ifylles av arbetsgivaren (vid anställning) Arbetsgivarens namn Telefon Gatuadress Postadress Från och med kommer löneavdrag att göras med... kr/tim alt. kr/dag... för ovanstående vid ledighet för uppdrag som förtroendevald inom Vallentuna kommun. Förlorar avsättning till tjänstepension Ja Nej Datum Underskrift av arbetsgivare Alternativ 2: Ifylles av förtroendevald (egenföretagare) Yrke/sysselsättning Sjukpenning, kr/dag Datum Underskrift av förtroendevald Yrkande om ev. förlorad pensionsförmån skall göras i samband med pensionering dock senast 2 år efter pensioneringstillfället. Rev

90 Begäran om ersättning + intyg inlämnas samtidigt till nämnden. Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst samt förlorad avsättning till tjänstepension/förlorad pensionsförmån verifierat belopp. Utdrag ur Pensionspolicy för förtroendevalda : Fritidspolitiker har efter ansökan rätt till kompensation för styrkt förlorad tjänstepensionsförmån. Kompensationsersättningen motsvarar 3,5% av utbetald ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Härmed yrkar jag ersättning för förlorad arbetsinkomst samt i förekommande fall förlorad avsättning till tjänstepension: Namn Personnummer Gatuadress Postadress Telefon, e-postadress Nämnd/styrelse Datum Tid fr o m t o m Sammanträde/ Förrättning Restid Förlorad arbetsinkomst Yrkat belopp Förlorar avsättning till tjänstepension Ja Nej Sekr sign Summa Datum och underskrift Beslutsattest Behörighetsattest Ifylles av förtroendevald (egenföretagare) Enligt bifogat underlag framgår förlorad pensionsförmån med kr per år p.g.a. förtroendeuppdrag inom Vallentuna kommun. Jag anhåller härmed om kompensation för detta. Datum och underskrift Beslutsattest Behörighetsattest Rev Intyg för ersättning vid förlorad arbetsinkomst/begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst

91

92

93

94

95

96