Datum Vår referens Sida Dnr: 1(7)

Transkript

1 PROMEMORIA Datum Vår referens Sida Dnr: 1(7) Administrativa avdelningen, A3 Tommy Wahlgren Funktionsstudie för PTS framtida lokalbehov PTS nuvarande hyresavtal med AP-fastigheter löper ut den 30 september Arbetet med att få till stånd ett nytt hyresavtal är omfattande och får idag anses ha inletts. ESV rekommenderar en planerings- och förberedelsetid på 1 till 1,5 år, vilket också stöds av många fastighetsbolag. För att kunna rätt bedöma det framtida lokalbehovet bör en funktionsbeskrivning utformas så att den är baserad på verksamheten och dess inriktning. Funktionsstudien syftar åt att ge en bild av vad som krävs i lokalhänseende i ett nytt hyresavtal som kanske har en varaktighet på 5 år, eller i sin förlängning mer ändå. Eftersom verksamheten inom PTS spänner över ett antal olika grenar med olika arbetssätt, har vi valt att dela in lokalbehovet i ett antal kategorier, var och en knuten till sin kader av medarbetare. Vi har utgått från två grundläggande arbetsmetodiker, handläggande respektive utredande. Grundprincipen är att utredande arbete kräver mer av cellindelning medan handläggande metodik passar bättre för öppna planlösningar. Därtill kommer en del speciella verksamhetsgrenar med särskilda lokalkrav som fått egna kategorier. Ett krav från ledningen är att åtminstone alla avdelningschefer skall ha möjlighet till eget rum. Genom att försöka bedöma arten av arbete inom respektive avdelning uppskattar vi att mellan % av arbetet inom PTS bedrivs som utredning eller i projektform. Vi har förmodat att detta förhållande inte kommer att rubbas nämnvärt de närmaste åren. Detta ligger till grund för de fortsatta estimeringarna. Kategorierna är följande: Arbetsrum (max 2 arbetsplatser) Öppen planlösning Kommunikationsmyndigheten PTS Post- och telestyrelsen Postadress: Besöksadress: Telefon: Box 5398 Birger Jarlsgatan 16 Telefax: Stockholm pts@pts.se

2 2(7) Projektrum (stor-rum 4 8 arbetsplatser) Konferenslokaler Luncharea och pentryn Arkiv SITIC Lager- och källarlokaler Övriga utrymmen Arbetsrum Denna typ av arbetsplats är vad man vanligen refererar till som enskilt arbetsrum. I den här funktionsbeskrivningen har ingen hänsyn tagits till möjligheten av besökare i egna rum utan det förutsetts strikt vara en arbetsplats. Förvaringsskåp, skrivbord (160x80) och stol ingår. Rummet skall vara avpassat så att inget störande buller uppkommer utifrån. Det finns inga absoluta gränser för golvytan men Arbetsmiljöverket anger följande riktvärden per arbetsplats: kvm för arbetsrum beroende på om det är avsett för en eller två personer. I den organisation som vi antar framgent skall gälla PTS, uppskattas behovet av antalet arbetsrum uppgå till 95. Detta baseras på att vi idag förfogar över c:a 230 rum, varav 30 rum besitts av 2 medarbetare. Om vi även projicerar dagens verksamhetsstruktur på den som råder om något år, uppskattar vi behovet till 95 arbetsrum varav 30 utgör 2-personersrum (c:a 125 medarbetare i arbetsrum). Summa arbetsplatsyta: Netto = 1100 kvm. Öppen planlösning Arbetsplatser av denna typ kallas ofta för kontorslandskap, vilket inte är helt rättvisande. För PTS vidkommande betyder det, i vår bedömning av behovet, att c:a 120 medarbetare kan sitta i någon form av öppet kontorslandskap, möjligen sektionerat av t. ex. glasavdelare. Personal i de öppna planlösningarna måste ha tillgång till några mindre enmansceller för att ges möjlighet att kunna tala ostört, när så krävs. Summa arbetsplatsyta: Netto = 1350 kvm.

3 3(7) Projektrum Denna rumslösning kan användas som antingen projektrum eller s.k. storrum. Här sätter man företrädesvis personal som arbetar i längre projekt eller i arbetsformer med stort internt kommunikationsbehov. Glasväggar kan med fördel avgränsa rummen. Arbetsmiljöverket anger inga specifika riktvärden per arbetsplats i storrum men det torde handla om ungefär samma yta som för enskilda rum, 10 kvm/arbetsplats för storrum. Som det ser ut idag kommer PTS att behöva begagna sig av 6 rum för denna typ av arbetsform. 3 st rum med 4 6 arbetsplatser och 3 st rum med 6 8 arb.platser. Summa ungefärlig arbetsplatsyta: Netto = 300 kvm 420 kvm. Konferenslokaler Vid ett adressbyte är det önskvärt att koncentrera alla konferens- och mötesrum till ett och samma plan, gärna i den del som ligger närmast entrén. Då blir det lättare att utforma en besöksavdelning. Nuläget på BJ16 är att PTS har en sammanlagd konferensyta på 270 kvm. Den fördelar sig på samtliga plan enligt följande: Ett auditorium (70 kvm) som kan delas av med en vikvägg, ett s.k. styrelserum (48 kvm), 6 st mellanstora (18-27 kvm) samt ett mindre (16 kvm) mötesrum. Det tillkommer dessutom ett litet väntrum avsett för GD-besökare (16 kvm). Utöver detta finns även en större yta som används som bibliotek, utan möjlighet att stänga till (40 kvm) plus möjligheten att använda en liten avskärmad del av lunchrummet. Detta upplevs som ett minimum av både personal och chefer. En kontroll i bokningskalendern ger snabbt vid handen att de flesta oftast är ständigt uppbokade. I en hybridlösning av öppen planlösning och cellindelning räcker möjligen konferensytan till, men då behövs fler mindre mötesrum i kontorsplanen. Det största konferensrummet bör ha möjlighet till biosittning. Sammanlagt en yta på c:a 350 kvm. Om man utökar kravet på konferensytan med 15 % ger det: Summa ungefärlig konferensyta: Netto 400 kvm. Luncharea och pentryn Idag finns ett lunchrum (c:a 50 kvm) och ett pentry med viss matlagningsmöjlighet, på varje plan. I ett nytt fastighetsläge med liknande kringliggande möjligheter till lunchförtäring som BJ16 erbjuder, räcker detta säkert till. Man kan tänka sig mindre pentryn, både i antal och i yta, med enbart kaffemaskiner om PTS verksamhet inryms på två eller tre plan. Lunchutrymmet bör då begränsas till ett eller två totalt och ha en mer central placering. Summa ungefärlig totalyta: Netto = 100 kvm

4 4(7) Arkiv En stor del av Registraturen hos PTS upptas av ett arkiv med speciella krav på förvaring och säkerhet. Riksarkivets bestämmelser skall tillämpas vid planeringen av ett nytt arkiv. Aspekter ur brand-, översvämnings- och tillträdessynpunkt skall beaktas. Dessutom måste vid prospekteringen av ett dylikt, hänsyn tas till den stora golvlast som ett arkiv utgör, vare det närarkiv eller centralarkiv. PTS centralarkiv ockuperar idag en yta av minst 100 kvm. Inredningen består i huvudsak av rullhyllor som sträcker sig från golv till nästan takhöjd. Det finns även utrymme för att parkera och köra manuella arkivvagnar. I samband med (eller snarare inför) ett eventuellt adressbyte bör PTS organisation ha beslutat om nya adressen skall inrymma centralarkiv eller enbart närarkiv, vilket påverkar ytan. Även ett beslut om e-arkiv och därmed ett minimalt närarkiv påverkar golvytan. Arkivet måste även inrymma en nödutgång. Tills vidare får vi utgå ifrån ett behov enlig nuvarande mått. Summa arkivyta: Netto =100 kvm SITIC Vad gäller utrymmet för SITIC (Sveriges IT Incident Center) ställs särskilda krav på dels tillträdet till lokalerna, dels på elförsörjningen och datakommunikationen, för denna gren av verksamheten. SITIC har ett larmat skalskydd med inpasseringskontroll. De har en egen mindre datahall med servrar och datakommunikationsutrustning som opererar i eget nätverk. Denna datahall är brandtätad och försedd med släckningskanon. Datahallen för SITIC upptar en yta av blott 8 kvm. Den totala golvytan för hela SITIC belöper sig, för närvarande, till minst 200 kvm. Förutom arbetsplatser skall finnas utrymme för ett konferensrum med plats för minst 14 personer kring ett långbord, toalett, klädkammare, städskrubb, relax/fikahörna samt ett litet rum för enskilda samtal. Arbetsplatserna (14-16) fördelas i en öppen planlösning/storrum. Egen nödutgång skall finnas. Elförsörjningen skall, som i nuvarande lösning, vara säkerställd via PTS dieselaggregat. Det är önskvärt att SITIC lokaliseras, i en planlösning, på åtminstone tredje våningen och i en flygel där majoriteten av dess avgränsningar utgörs av ytterväggar. Kravet på SITIC:s totala lokalyta bör utökas, med tanke på en framtida expansion, till att omfatta 250 kvm.

5 5(7) Lager- och källarlokaler Behovet av visst lagerutrymme för möbler och annan varaktig utrustning gör att detta måste tillgodoses. Avsikten är dock att ha ett minimum av delar och möbler men ett överslag visar på att c:a 100 kvm utrymme fördelade på två eller tre lokaler i källare, torde vara optimalt. Det är viktigt att transportvägarna till dessa lokaler är breda och störningsfria med transporthissar inom bekvämt avstånd. Låsbart omklädningsrum för cyklister bör finnas i källarplanet, i nära anslutning till uppställningsplats för cyklar. Omklädningsrummet skall innehålla dubbla sanitära inrättningar och ge möjlighet till tork av blöta persedlar samt omklädningsskåp, minst 30 st. Lokalstorleken bör vara minst kvm. Ett särskilt krav finns på ett låsbart utrymme, i gatu- eller källarplan, som kan inrymma PTS reservelkraftverk. Utrymmet måste vara säkrat mot inbrott och ha anlagd evakuering för dieselavgaser. Om PTS får förfoga över eget låsbart källarutrymme kan det räcka med att man placerar verket i en låsbar bur av typ som idag existerar på BJ16. Planering och utförande för förläggning av kablage mellan aggregat och fastighetens ställverk måste göras i god tid före planerad inflyttning. Även plats för dieseltank med volym för tre kubikmeter bränsle måste beaktas, som försörjning till aggregatet. Brandinspektion måste godkänna utrymmet och dess installationer, innan det tas i bruk. Vi räknar med att 25 kvm behövs för att säkerställa serviceutrymme etc. Beroende på val av telefonilösning kan det även behövas ett mindre rum för televäxel. Övriga utrymmen Dataseverhallen för PTS kan ha vissa speciella krav angående brand (möjligen släckningskanon), kylning (med god redundans och även anslutet stadsvatten) och tillträde. Tilltänkt yta bör ha måtten 4,50x4,50m. Då ett installationsgolv bör användas kommer det att ställas krav på takhöjden. Den beräknas uppta en golvyta på 20 kvm. Garage med plats för max 10 fordon. Kan även samordnas med cykeluppställningsplats om så bedöms lämpligt. Kopiatorer och skrivare bör ha så pass gott om utrymme kring sig att dessa ej upplevs som hindrande eller störande. Idag dagsläget finns 12 golvplacerade sådana, vilka får

6 6(7) sägas uppta en yta av några tiotal kvm. Dessa kan med fördel placeras i egna avskärmade kopierings-öar/celler. Summa golvyta för kopieringsutrymme blir max 100 kvm Utrymme för återvinningskärl på respektive våningsplan av typen papper, plast, metall, el-skrot etc. med god access för hämtning. Toaletter med åtminstone en funktionshinder-anpassad toalett på varje plan torde inte överstiga en sammanlagd golvyta på c:a 100 kvm. Receptionens behov är svårt att uppskatta beroende på om PTS skall ha egen disk eller dela med annan hyresgäst. I dagsläget inryms även PTS växelfunktion i lokalerna, det finns möjlighet att lägga ut växelfunktionen och endast ha en reception, det minskar dock inte ytan nämnvärt. Dagens reception ockuperar idag en yta av 28 kvm, på maximalt tre personer, vilket möjligen kan tjäna som riktmärke. Denna funktionsbeskrivning har inte lagt några aspekter på transport- och gångvägar, ej heller kapprum. Vi utgår ifrån att detta följer gängse arbetsmiljönormer. Summerat beräknas således hela golvytan för PTS verksamhet uppgå till max = Netto c:a 4000 kvm, exklusive transport- och gångvägar. Sköndals lokaler I en framtid behöver vi kanske inte nyttja kontorslokalerna på Bogårdsvägen i Sköndal. Personalen kan då sitta under samma tak som PTS HK. Vad gäller masten och den utrustning som behövs för dess drift så kan den förmodligen inrymmas i ett existerande garage på nuvarande adress i Sköndal. Utrustningen kan sedan fjärrstyras från PTS HK. Vid en eventuell flytt så behöver tillsynspersonalen extra gemensam yta för underhåll av fältutrustning (antenner, förstärkare, mätmottagare m.m.). I detta utrymme måste plats finnas för mätinstrument, lödutrustning, verktyg och dokumentation av instrument och apparater. Behov av tillgång till takyta för att sätta upp lyssningsantenner är också nödvändigt. Genom ett nytt IT stöd för tillsyn, så kan manövrering av fjärrinstrument ske från valfri plats. Ett kontrollrum behöver dock inrättas i de nya lokalerna. Kontrollrummet måste vara avskilt och bullerdämpat för att inte övrig PTS-personal skall störas av ljud och signaler från högtalare. För de mätfordon som PTS har så kommer särskilda krav att ställas på garageutrymme. Detta avser främst enskilt utrymme, som skall vara låsbart och larmat. Med tanke på den utrustning som finns takmonterat på fordonen så behöver garagetakhöjden för

7 7(7) detta utrymme vara högre än normalt (uppskattningsvis minst 3.5m). Tillgång till yta för bilvård och underhållsarbete är också nödvändig. Att låta fordonen stå parkerade i Sköndal är inte realistiskt beroende på de dåliga lokala kommunikationerna dit. Det är nödvändigt att fordonen finns på samma plats som personalen. Fältpersonalen måste kunna åka ut direkt på jobb när så krävs. Lokalytorna för Sköndals personal finns för närvarande inte närmare specificerade vad gäller arealen. Här krävs en närmare utredning om de framtida behoven.