Ekonomisk rapport efter 1:a tertialet inklusive måluppföljning

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin ON 2016/ Omsorgsnämnden Ekonomisk rapport efter 1:a tertialet inklusive måluppföljning Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner budget- och verksamhetsrapporten efter 1:a tertialet och överlämnar den till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt kommunkontorets anvisningar om uppföljning skall en budget- och verksamhetsuppföljning göras efter april och skickas till kommunstyrelsen. Instruktion till bilaga uppföljningsrapport verksamhetsplan Omsorgsnämndens mål är bedömda efter var arbetet med aktuellt befinner efter april månad. Innebär att kommentarer och bedömningar kan ändras vid kommande uppföljningar. I anslut till nämndmålet finns en övergripande kommentar till målet. Flertalet av målen har en positiv trend att nå målet under året. Mätaren innebär en bedömning om målet är nått vid tertial 1. Rött = ej uppfyllt, gult = delvis uppfyllt och grönt = helt uppfyllt. Pilen anger trenden för att nå målet. Pil uppåt är ökad trend, pil nedåt är minskad trend och fyrkant innebär oförändrad trend. I anslutning till varje mål finns en tabell som beskriver vilken/vilka aktiviteter som planeras för att nå målet. I kommentarsfältet finns aktuell kommentar till arbetet med aktiviteten. Färdigställandegrad anger hur långt ansvarig bedömer man kommit i arbetet med aktiviteten. Mattias Ask Förvaltningschef Magnus Levin Chef ekonomienheten Bilagor Ekonomisk rapport efter april Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsplan Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Magnus.Levin@kalmar.se

2 Ekonomi- och verksamhetsrapport efter 1:a tertialet Väsentliga händelser i verksamheten Koncentrerad administration omsorgsförvaltningen Ledningsgruppen med förvaltningschefer och kommundirektören enades den 24 november 2015 om åtta punkter. Idag finns inga lediga lokaler och därför saknas möjlighet att bilda en gemensam enhet för koncentrerad administration utan att öka våra kostnader. Nya tankar finns om att samla den centrala administrationen när Linnéuniversitetet lämnar sina lokaler hos KIFAB. Under tiden ska förvaltningarna själva ansvara för arbetet med effektivisering och kvalitetshöjning. Kommunledningskontorets ekonomi- och personalenheter ska återkomma med handlingsplan hur arbetet kan stödjas. Kommundirektören återkommer med organisation och ledning för den nya enheten i god tid innan den ska bildas. Omsorgsförvaltningen har återkommit i frågan och därefter bestämdes att PA enheten samt Löneadministrationen gick över den 1/ Även Södermöre Kommundel har till viss del också integrerats i detta. Fortsatt arbete sker löpande under året. Övertagande av verksamhet Enhet myndighet har utökats med två biståndshandläggare i samband med att biståndsbedömningen gällande Södermöre har övertagits av omsorgsförvaltningen. Övertagandet omfattar också befintliga enheter inom vård- och omsorg. Övertagandet gäller under 1 års tid. Påbörjade projekt Ett projekt har påbörjats som ska arbeta med att kvalitetsäkra uppföljningar av biståndsbeslut. Det är ett samarbetsprojekt med en biståndshandläggare och en arbetsterapeut Omprövning av LSS-beslut Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade har stramats upp. Nya prejudicerande domar visar en skärpt bedömning när det gäller de grundläggande behoven. Det här har inneburit att några personer som tidigare haft personal assistans nu istället ansökt om stöd utifrån Socialtjänstlagen. Ny regel om bemanning för särskilda boenden Från 15 april 2016 gäller ny bestämmelse i socialtjänstförordningen om bemanning i särskilt boende. Maxtaxa i äldreomsorgen Riksdagen har beslutat om ändring i socialtjänstlagen om maxtaxa i äldreomsorgen. Ger kommunerna möjlighet att besluta om höjning om maxtaxa. Gäller fr o m 1 juli Statsbidrag för 2016 för kunskapssatsning i äldre- och funktionshinderområdet Kommunen har fått 1,3 mnkr för kunskapssatsning inom äldre- och funktionshinderområdet. Medlen är tilldelade både omsorgs- och socialnämnden. Förändringar inom hemsjukvården Fler multisjuka äldre som kräver avancerade sjukvårdsinsatser. Omsorgs- och socialförvaltningen tar under 2016 över patienter från vuxenhabiliteringen, med vårt ansvar för bashabilitering enligt hemsjukvårdsavtalet. För omsorgsförvaltningen är det främst personer med omfattande hjälpmedelsbehov och personlig assistans.

3 Teamindelning En stor organisationsförändring har skett under terialens första månad. Organisationsförändringen innebär att enheterna för hemtjänst och vård-och omsorgsboende indelats i nya teamkonstellationer. Omsorgsförvaltningen har gått från sju olika team indelningar till fyra team. Träffpunkter I samband med organisationsförändringen av teamen har även ledarskapet och ansvaret för förvaltningens träffpunkter omfördelats. Det innebär att träffpunkterna har fördelats till geografiskt närliggande vård-och omsorgsboendeenhet eller hemtjänstenhet. Detta har gjorts för att skapa en tillhörighet och ett bättre samarbete mellan verksamheterna. Samordnarrollen Inom ramen för organisationsförändringen ingår uppdraget att öka tydligheten och enhetligen gällande schemahandläggar- och samordnarfunktionen i verksamheterna. Av den anledningen har samordnarrollen förtydligats och nya tjänster har utlysts för nyrekrytering av samordnare till hemtjänst och vård-och omsorgsboenden. Tjänsten ställer höga krav på kundfokus/professionellt bemötande och lyhördhet i kombination med tydlighet. Befattningen kräver även förmåga att prioritera och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt och ställer höga krav på datorvana och förmåga att växla mellan arbete i ett flertal system. Därav har förvaltningen utvidgat annonseringen till att gälla externa arbetsmarknaden. Tjänsteman i beredskap Genom en överenskommelse som omsorgsförvaltningen gjort förbinder sig räddningstjänsten i Kalmar att fungera som tjänsteman i beredskap(tib) med ett utökat ansvar från ordinarie uppdrag för TIB. I uppdraget ingår att vid särskilda händelser ge rådgivning, stöd och under vissa omständigheter till omsorgsförvaltningens enheter. Att vara TIB innebär att vara nåbar alla tider på dygnet och att man omedelbart kan träda i tjänst. Efter larm gör TIB en första bedömning av läget och samlar in fakta samt tar nödvändiga kontakter. Kvalitetsuppföljning Omsorgsförvaltningens två controllers för SoL och HSL har under första tertialen påbörjat kvalitetsuppföljningar av förvaltningens enheter. Uppföljningarna innebär en genomgång av hur väl enheterna lever upp till prioriterade verksamhetsmål. Vid uppföljningen används en checklista och samtal förs mellan controllers, enhetschef samt undersköterska. Efter uppföljningen skrivs ett protokoll samt en handlingsplan som belyser de områden som behöver stärkas med tillhörande åtgärder. Projekt socialt innehåll Under tertialen har projektet socialt innehåll startat. Arbetet innebär att stärka samarbetet med frivillighets organisationer samt att medverka till att stärka och förbättra det sociala innehållet med olika former av aktiviteter på träffpunkter och i vård-och omsorgsboenden. Hemtjänst I hemtjänsten har det påbörjats ett omfattande arbete med att förbättra personalkontinuiteten hos omsorgstagare. Arbetet innebär en månadsvis uppföljning av kontinuiteten i varje hemtjänstgrupp. Samtal förs även i varje personalgrupp om vikten av personalkontinuitet för att ytterligare förstärka värdet av kontinuitet. Det har även påbörjats ett projekt (LINO) som innebär

4 att dela in personal i hemtjänstenheter i mindre grupper som har ansvar för omsorgen hos ett mindre antal omsorgstagare som bör innebära positiva resultat på kontinuiteten. Individens behov i centrum Omsorgsförvaltningen har under tertial 1 börjat implementeringen av det nya arbetssättet Individens behov i centrum(ibic) i tre hemtjänstgrupper med tillhörande nattpatrull. IBIC drivs i projektform under en tvåårsperiod och efter periodens slut beräknas samtliga enheter arbeta efter det nya arbetssättet. IBIC bygger på ett behovsinriktat systematiskt arbetssätt med individen i centrum och en kärnkomponent bestående av strukturerad dokumentation utifrån nationell informationsstruktur och nationellt fackspråk. Syftet med IBIC är att säkerställa att insatser blir utförda och att individens behov blir tillgodosedda samt att stärka individens egna resurser. Vård-och omsorgsboende Vid årsskiftet var det ett ansträngt läge när det gäller ej verkställda beslut på vård och omsorgsboende. I februari öppnade Ingelstorpsvägen 1, Detta medförde att samtliga beslut har kunnat verkställas. Ingelstorpsvägen 1 är det tillbyggda för detta Smedängen med 50 vård och omsorgslägenheter. 16 av dessa är lägenheter för personer med demenssjukdom och resterande lägenheter är riktade mot somatisk omsorg. Behovet av korttidsplats har också kunnat verkställas i samband med att Ingelstorpsvägen 1 öppnade. Antalet betalningsdagar på sjukhuset har också minskat sedan januari månad. I dagsläget så är det normalt läge när det gäller vård och omsorgsboende samt korttidsplatser. På Ingelstorpsvägen 1 finns det även en nyöppnad träffpunkt som har ett stort och varierat utbud av sociala aktiviteter. På norrlidshemmets vård-och omsorgsboende har enheten Björken med 24 lägenheter lagts ned. Omsorgstagarna som bott på Björken har erbjudits och flyttat till andra boenden i Kalmar kommun. I Björkens lokaler har korttidsboendet för personer med demenssjukdom Björketorp flyttat in. Björketorp använder 16 av de befintliga lägenheterna. Nybyggnation av ersättning för Norrlidshemmet har startat. Inflyttning kommer att ske under februari 2018 då överflyttning sker från Norrlidshemmet till Vänskapens hus där det blir 85 vård och omsorgslägenheter, träffpunkt, hemtjänstverksamhet, dagverksamhet för dementa samt personalutrymmen och administrativa lokaler. Trädgårdens vård-och omsorgsboende har belagts med inflyttningsstopp som innebär att omsorgstagare inte längre erbjuds lägenheter på Trädgården. Planering pågår för upphandling av nytt vård och omsorgsboende med 48 lägenheter i södra området i Kalmar. Mobilt stöd Samtliga enheter inom hemtjänsten jobbar nu med mobilt stöd och dörröppning med telefonen. Etapp två av mobilt stöd har startat där hemtjänstpersonelen ska börja dokumentera via sin telefon. Kvalitetssäkring av de reservnycklar som ska finnas i hemtjänsten påbörjas också i etapp 2. Under våren har förvaltningens teknikgrupp inlett ett omfattade arbete med ytterligare utbildning för hemtjänstgrupper i användningen av mobilt stöd för att säkra användningen av systemet.

5 Ekonomisk uppföljning och prognos Driftredovisning Verksamhet/tnkr (netto) Budget 2016 Prognos 2016 Administration Volym/utveckl resursförd hemtjänsttim + LOV Verksamhetsövergripande SoL enheter HSL hjälpmedel/enheter Totalt Omsorgsförvaltningens ekonomiska läge är fortsatt ansträngt efter första tertialet. Förvaltningens bedömning är ändå att det blir ekonomisk balans på helår varför inga åtgärder föreslås. Faktorer som påverkar denna och kommande prognoser under 2016: MINSKAD RAM även MNKR Omsorgsnämnden har en minskad budgetram år 2016 om 11 mnkr vilket innebär ett svårare budgetläge än för år Totalt har vår budgetram minskats med 47 mnkr från år 2012 fram till nu. Boenden/omstruktureringskostnader I och med att vi avvecklar boenden och startar nya kommer det från tid till annan att uppstå dubbla kostnader vilket också försvårar, dels prognosarbetet men också naturligtvis möjligheterna att hålla budget. Vi har fn också ett större antal platser i drift jämfört med budget. Med tanke på det har nämnden beslutat om gradvis avveckling av Trädgården vilket innebär inflyttningsstopp. Utvecklingen av resursfördelade hemtjänsttimmar + LOV Ökning eller minskning av hemtjänsttimmar hänger intimt ihop med antalet platser i vård- och omsorgsboenden. Ökar vi antalet platser, vilket vi gör nu, så borde rimligen antalet hemtjänsttimmar minska. Där kan dock finnas en fördröjning men på sikt bör/skall timmarna minska. Antalet LOV-ärenden är också en faktor där det, hittills varit en väldigt svag ökning. Omsorgstagare med omfattande behov i hemtjänsten Det finns fortfarande ett stort antal(ca 100 st) omsorgstagare i hemtjänsten med omfattande behov. I takt med utbyggnaden av vård- och omsorgsboenden skall dessa minska. Arbete med detta pågår och det är främst handläggningen som jobbar med det. Enheternas underskott Det är ett antal enheter som inte håller budget. Jämfört med förra året finns inga reserver som kan möta detta varför alla enheter måste hålla budget. Långsiktigt är detta en avgörande fråga om förvaltningen i år och kommande år skall klara att hålla budget. Pågående projekt Det finns ett antal pågående projekt som kan påverka ekonomin både på kort och lång sikt varav kan nämnas: -ÄBIC som innebär att handläggningen skall ske ännu mer efter den enskildes behov

6 -Vi testar IBS som kan vara ett hjälpmedel vid handläggningen när beslutade insatser skall resursfördelas -Eva Liljevall som arbetar med personalen på Jungmansgården för ev nya arbetssätt mm Demografi Omsorgsnämnden har preliminärt tillförts 4 mnkr för ökad demografi Dessa pengar brukar vi spara för att ha som reserv om/när ökade behov uppstår någonstans i verksamheten under året. Så har vi inte kunnat göra denna gång eftersom vi måste klara de nya driftkostnaderna på Ingelstorpsvägen och därmed har redan dessa pengar förbrukats. Exakt belopp framräknas i juni månad. er till siffrorna i budgetprognosen Administration (+/-0 mnkr) Under administration redovisas kostnader för omsorgskontoret, enhetschefer och myndighetshandläggare. Ingen avvikelse mot budget. Volymer hemtjänsttimmar inklusive LOV(+8 mnkr) Under denna rubrik redovisas avvikelser mot budget för resursfördelad hemtjänst. Se bilaga 1 utvecklingen av resursfördelade timmar där timmarna nu ökar något Det totala antalet omsorgstagare med LOV ökar till 50 st till en kostnad av ca 400 tnkr/mån. Verksamhetsövergripande (+0,5 mnkr) Under denna rubrik redovisas IT, momsintäkter, betalningsansvar, kapitaltjänstkostnader, avgiftsintäkter, tvätt och arbetskläder och entreprenader mm. Ökade intäkter kan komma att ge ett visst överskott. Verksamhetsområde SoL- Enheter (-7,0 mnkr) I bokslutet för 2015 redovisades att flera enheter inte hade ekonomisk balans (-14 mnkr). Den ramminskning som omsorgsnämnden hade för 2015(-11 mnkr) innebar att alla boendeenheter fick minskad budget För år 2016 finns en ramminskning men denna skall inte påverka enheterna alls har omsorgsnämnden beslutat. För närvarande är det 11 enheter som får extra resurser i våra boenden. Efter årets fyra första månader redovisas fortsatt höga personalkostnader jämfört med budget på flera enheter. Vad gör förvaltningen åt underskotten? Det har pågått ett intensivt arbete där alla enheter har gåtts igenom vid ekonomiska uppföljningar. Detta har inneburit att det gjorts en genomlysning av aktuell enhet där planeringen av verksamheten varit i fokus. Både ekonomi och personalfrågor stäms av och alla enheter får med sig ett antal åtgärder som sedan följs upp av förvaltningschefen. Dessa olika åtgärder beräknas kunna minska underskottet framöver. Prognosen för hela året efter fyra månaders förbrukning är att det ser något bättre ut. Det kan bli ett underskott om 7 mnkr på våra resursfördelade enheter. Enheternas budgetläge kommer mera ingående att muntligt redovisas på omsorgsnämndens sammanträde. Verksamhetsområde HSL 3 enheter och hjälpmedel(-1,5 mnkr) Verksamheten uppvisar ett fortsatt högt kostnadsläge för personal efter april. Redan vid februariuppföljningen konstaterades stor risk för budgetöverskridande under Därför har HSL-verksamheten tagit fram en plan för

7 att anpassa sitt kostnadsläge med åtgärder som beskrevs i förra ekonomirapporten. Hjälpmedelskostnaderna ökade inte lika mycket efter april månad vilket innebär att det fortfarande finns en möjlighet att budget kan hållas om kostnaderna ligger kvar på samma nivå. Dessa kostnader är dock mycket svåra att förutspå. Verksamheten totalt uppvisar ett beräknat underskott om 1,5 mnkr där 1 mnkr motsvarar kostnaderna för sommarplaneringen. Åtgärder med konsekvenser Inga sparåtgärder föreslås i nuläget men arbetet för att få fler enheter i balans fortsätter.

8 Bilaga n å /m im T Beviljade hemtjänsttimmar 2016 jmf med år 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Månad LOV Egen regi LOV Antal omsorgstagare i egen regi Maj 2015:1 156 Maj 2016: LOV 50 omsorgstagare = 1 116

9

10

11 Bilaga 4

12 Bilaga 5

13 Bilaga Januari kr kr kr Februari 0 kr kr kr Mars kr kr kr April kr kr kr Maj kr kr Juni kr kr Juli kr 0 kr Augusti kr kr September kr kr Oktober 0 kr kr November 0 kr kr December kr kr Kostnad - Fakturor från Landstinget i Kalmar Län

14 Organisationsenhet: Omsorgsnämnd Period: April År: 2016 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Thomas Johansson, :46 1

15 FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Kommunallagen slår fast att kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. Varje generation av invånare ska bära kostnaden för den service som man själva beslutar om och konsumerar. Ekonomiskt utrymme ska finnas för att ersätta gjorda investeringar och för att säkra tillgångarnas värde över tiden. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2016 och ekonomisk planering för , sid 6-7. Nämndmål - Omsorgsnämnden ska ha en budget i balans Omsorgsnämnden ska ha en budget i balans. Fler enheter uppvisar budget i balans jämfört med förra året efter motsvarande period. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Månadsvisa uppföljningar på nämnds- och enhetsnivå Magnus Levi n Fler enheter uppvisar budget i balans jämfört med förra året efter motsvarande period\. FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Under de senaste åren har flera tydliga steg tagits när det gäller klimat- och miljöarbetet. Kalmar ska fortsätta ligga i framkant och vårt arbete ska präglas av konkreta insatser som ger effekt både på kort och på lång sikt. Vi tar vårt ansvar och visar vägen i miljöarbetet med utgångspunkt från de nationella miljökvalitetsmålen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2016 och ekonomisk planering för , sid 8-9. Nämndmål - Minska koldioxidutsläppen i verksamheten Genom olika aktiviteter ska nämnden bidra till att minska koldioxidutsläppen från verksamheten. Handlar om att arbeta för att minska antalet transporter. Flera aktiviteter pågår för att nå målet. Ytterligare laddstolpar för elbil är beställda. Möjligheter för videomöten undersöks. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Öka andelen elbilar i verksamheten Öka antalet laddstolpar för elbilar Skapa egna förutsättningar för videomöten Inköp av elcyklar till verksamheten Tjänsteresor inom 2 km genomförs företrädesvis med cykel Johan Carlstr öm Lars Axelsso n Lars Axelsso n Johan Carlstr öm Lars Axelsso n Vid varje utgånget leasingavtal prövas möjligheten att ersätta fordonet med en biogas eller elbil\. Till dags datum finns 15 elbilar i omsorgsförvaltningen\. Målet är att det ska vara 20 vid utgången av 2016\. Elstolpar är beställt till Ingelstorpsvägen\. Behov av ny utrustning\. Prisuppgifter ska inhämtas\. Elcyklar köps in men policy behöver fastställas för vad som gäller för elcyklar\. Information till verksamheterna utskickad\. Erbjuda utbildning i Eco-driving Lars Axelsso n Enheterna ansvarar utbildningsbudget\. Under tertial 1 har ingen eco\-utbildning genomförts\. Följa upp tankning av bränslen kopplat till fordon Johan Carlstr öm Varje månad sker en uppföljning av hur alla fordon tankats\. Vid avvikelse där fossilt bränsle tankats istället för exempelvis Biogas eller Etanol\, kontaktas ansvarig enhetschef som får redogöra varför fel bränsle använts\. Thomas Johansson, :46 2

16 FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Invånare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Den fattigdom som drabbar barn ska med alla tillgängliga medel speciellt bekämpas. Varje barn och elev i Kalmar kommun ska utvecklas allsidigt, såväl socialt och emotionellt som kunskapsmässigt. Våra förskolor och skolor ska hålla en hög kvalitet. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2016 och ekonomisk planering , sid Tillägg till detta finns att läsa i Ändringar i Verksamhetsplan med budget 2016 och ekonomisk planering , sid 3. Nämndmål - Fler omsorgstagare ska känna inflytande, delaktighet och uppleva självbestämmande i verksamheten Flera arbeten pågår för att nå målet. Processen påbörjad med ÄBIC\, projekt i vård- och omsorgsboende\, ökat fokus på genomförandeplaner. Sannolikt kommer detta arbete att visa i nästa redovisning av brukarundersökning och enhetsundersökning. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad ÄBIC Thomas Johansson Följer införandet genom att delta i styrgruppen för ÄBIC samt i gruppen som arbetar med benämning av insatser\. Soc styr mätningar Thomas Johansson Underlag för årets mätningar från Socialstyrelsen är klart\. Handlar om brukarundersökning och enhetsundersökning\. Resultat i november\. Nämndmål - Inga omsorgstagare ska ha trycksår uppkomna i verksamheten Verksamheten arbetar förebyggande på olika sätt för att trycksår inte ska uppkomma i verksamheten. Antalet registrerade trycksår har minskat. jan - mars 2015 registrerades 3 nya trycksår. Samma period 2016 var inga nya registrerade trycksår. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Uppföljning senior alert Christina Erlandsson Arbete pågår med insatser för att förebygga trycksår\. Nämndmål - Minska antalet läkemedelsavvikelser i hemtjänst och vård- och omsorgsboende Läkemedelsavvikelser har minskat under början av året. Just nu är mätperioden för kort för att dra någon slutsats kring detta. Avvikelserna jan-mars har minskat från 145 till 134 vid jämförelse med samma period förra året. Enheter följer upp detta på boteam/hemteam. Fortsatt utbildning i läkemedelskörkort med fler tillfällen än tidigare. Thomas Johansson, :46 3

17 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Läkemedelskörkort Annika Lindq vist Uppföljning av personalens utbildning i läkemedelskörkort görs i samband med kvalitetsuppföljning på enheterna\. Nämndmål - Öka andelen erbjudna efterlevandesamtal Mätning görs löpande genom palliativregistret. Andelen erbjuda efterlevande samtal har ökat med 9 % under tertial 1 vid jämförelse med ingången av Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Uppföljning av palliativregistret i palliativgruppen Christina Erlandsson Arbetet pågår med utvecklingsarbete inom palliativ vård för ssk\. Nämndmål - Öka andelen personer med validerad smärtskattning Mätning genomförs löpande genom palliativregistret. Andelen personen med validerad smärtskattning har minskat med 10 % under tertial 1 vid jämförelse med ingången Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Uppföljning av palliativregistret i palliativgruppen Christina Erlandsson Arbetet med palliativ vård fortsätter som tidigare\, men registreringarna med uppföljning i palliativregistret har minskat något\. Detta kan till viss del bero på att arbetet med den nya teamorganisationen under våren har inneburit att arbetsgrupper med spjutspetsar och ansvarsområden\, bland annat inom palliativ vård\, har varit vilande efter årsskiftet\. Under maj månad har vi nu aktualiserat detta arbete igen genom att bilda en ny gemensam arbetsgrupp med sjuksköterskor och undersköterskor med vidareutbildning i palliativ vård\. Denna grupp kommer riktas till den nya teamen och kunna erbjuda handledning till kollegor inom området palliativ vård\. I samarbetet ingår även LAH från landstinget\. I arbetsgruppen kommer vi arbeta vidare med att öka målet validerad smärtskattning\, som ingår i palliativ registret\. Nämndmål - Minska antalet fallolyckor i ordinärt boende Hemtjänstenheter följer upp fallolyckor på hemteammöten. Rapport lämnas till hälsocentral. Riskbedömer och identifierar åtgärder i Senior alert. Fall i ordinärt boende har minskat under perioden jan -mars från 180 (2015) till 144 (2016). Thomas Johansson, :46 4

18 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Aktivitet Christina Overå Inledande samtal med rehabiliteringsenheten\. Påbörjat arbete med kvalitetsuppföljningar samt månadsvis uppföljning i verksamhetsdialog av registrerade fall i procapita\. Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som sammantaget är nöjda med hemtjänsten Dettas mäts genom brukarundersökning Resultat redovisas i november. men sammantaget pågår flera arbeten för att öka brukarnöjdheten ex utveckla social innehållet\, öka delaktighet\, inflytande. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Brukarundersökning Thomas Johansson Underlag för brukarundersökning är genomförs och undersökningen pågår\. Resultat kommer i november\. därefter sammanställning av 2016 års resultat\. Nämndmål - Öka andelen genomförandeplaner i hemtjänsten Arbetet med genomförandeplaner i hemtjänsten har gått framåt. Genom regelbundna uppföljningar på enheterna har detta synliggjorts och både antalet upprättade planer och uppföljningar av dessa har förbättrats. Resultat redovisas efter enhetsundersökningen i november. Men bedömningen är att målet kommer att nås. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad ÄBIC Ulla-Britt Söderström Uppföljning och rapportering av status görs här enbart i hemtjänstenheter\, eftersom nämndens mål är riktat enbart mot hemtjänsten\. Delar av teoretisk utbildning har getts till baspersonal i projektets pilotgrupp\. Återstående planerad teoretisk utbildning samt praktisk utbildning är inplanerad och beräknas vara klar under maj månad\. En arbetsgrupp\, bestående av undersköterskor\, en från hemtjänst och en från vård\- och omsorgsboende i varje team \(totalt fyra team\) samt två undersköterskor från nattpatrullen\, har medverkat i arbetet med att ta fram en ny mall för genomförandeplan till Procapita/Lifecare\. Inför arbetet gavs information om vad som gäller angående genomförandeplan\, enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation \(SOSFS 2014:5\)\. Konstruktiva diskussioner fördes under arbetet för att utifrån dessa bestämmelser få fram en användarvänlig genomförandeplan\. Aktivitet Christina Overå Genom verksamhetsdialog och därefter uppföljning av controller SoL har det synliggjorts i vilken utsträckning genomförande finns samt kvaliteten i skrivandet\. Genom uppföljningarna har arbetet med genomförandeplaner ökat\. Thomas Johansson, :46 5

19 Nämndmål - Minska antalet olika personal som omsorgstagare möter under en 14-dagars period i hemtjänsten Personkontinuiteten i hemtjänsten har blivit lite bättre. Detta följs månadsvis på enheterna. Medelvärdet för kommunen är nu 16 personer under en 14-dagaars period. Mätperiod två sista veckorna i mars. Ingångsvärdet för 2016 var 17 personer. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad mäta personkontinuitet Christina Overå Genom kvalitetsuppföljningar lyfts vikten av personalkontinuitet\. Det har även införts månadsvisa mätningar av kontinuiteten per enhet\. Nämndmål - Minska antalet fallolyckor i vård- och omsorgsboende Antalet fall har minskat under jan-mars 2016 vid jämförelse med samma period förra året. 285 rapporterade fall (2015) till 240 (2016). Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Aktivitet Pierre Börjes son Inledande samtal med rehabiliteringsenheten\. Påbörjat arbete med kvalitetsuppföljningar samt månadsvis uppföljning i verksamhetsdialog av registrerade fall i procapita\. Nämndmål - Nattfastan ska inte överstiga 11 timmar för omsorgstagare i vård- och omsorgsboende Flera aktiviteter pågår för att nå målet. Stärka kostombuden\, samarbete med dietist\, enheter gör egna mätningar. Mätning kring nattfastan planeras till hösten. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Nattfasta/dygnfasta Annika Lindq vist Uppföljning av nattfastan görs i samband med kvalitetsuppföljning i vård\- och omsorgsboende\. Uppföljning görs på två omsorgstagare och diskussion förs med enhetschef\. Dietist utbildar kostombuden\. Mätning av nattfastan på helheten planeras till hösten\. Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som sammantaget är nöjda med vård- och omsorgsboendet Dettas mäts genom brukarundersökning Resultat redovisas i november. men sammantaget pågår flera arbeten för att öka brukarnöjdheten ex utveckla social innehållet\, öka delaktighet\, inflytande. Thomas Johansson, :46 6

20 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Brukarundersökning Thomas Johansson Underlag för brukarundersökning är genomförs och undersökningen pågår\. Resultat kommer i november\. därefter sammanställning av 2016 års resultat\. Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som är nöjda med utbudet av sociala aktiviteter i vård- och omsorgsboende Arbetet med att erbjuda sociala aktiviteter i vård- och omsorgsboende pågår för fullt. Samarbete sker med ideella organisationer pågår. Arbetet med träffpunkterna utvecklas och samarbete undersöks med förskolor i nära anslutning till vård och- och omsorgsboende. Mätning redovisas efter brukarundersökning i november. Bedömningen är att målet kommer att uppnås. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Frivilligarbete/Samarbete med andra aktörer Mia Lindgren Kontakt med Röda korset som håller på att bygga ut sin besöksverksamhet i Kalmar\. Kommit överens om att nu i början av samarbetet starta med att samla in behov/intresse från boende på vård och omsorgsboendena och matcha detta mot frivilliga inom Röda korset för att kunna utföra aktiviteter tillsammans\. Det kan både handla om gruppaktiviteter och enskilda\. Inväntar svar från Lions efter samtal samt mailkorrespondens\. Inbokat besök på Jutegården i Nybro med aktivitetssamordnare\. Nybro har ett välutvecklat samarbete med ca 100 frivilliga i sin verksamet där vi kan ta del av råd och tips\. Kontakt med Vuxenskolan som kan vara oss behjälpliga med kulturarrangemang mot mindre kostnad för verksamheten\. Samarbete med andra förvaltningar i Kalmar kommun Utveckla samarbetet mellan träffpunkter och boende Mia Lindgren Mia Lindgren Påbörjat samarbete med Barn och ungdomsförvaltningen tillsammans med planeringssekreterare Lillian Alverö\. Sammanställt i detta skede vård och omsorgsboenden med närliggande förskoleverksamheter/skolor för att utföra aktiviteter tillsammans 4ggr/år\. Lillian kommer under våren att ta upp förslaget med förskolecheferna och efter det ge återkoppling till Omsorgsförvaltningen\. Inväntar svar efter mailkontakt med Kultur och Fritidsförvaltningen\. Tillsammans med Christina Overå verksamhetscontroller på Omsorgsförvaltningen sett över fördelningen av personal på träffpunkterna\. Enhetschefer tillsätter nu och framöver vakanser i personal på träffpunkterna med sin ordinarie omsorgspersonal vilket ger ett naturligt samarbete mellan boendet och träffpunkterna\. Besökt en del av träffpunkterna och boende för att skapa ett underlag av förutsättningar för samarbete mellan boende/träffpunkt/hemtjänst\. Studiebesök på Rönningegården hur de samarbetar med sociala aktiviter för att få inspiration och tips\. Thomas Johansson, :46 7

21 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Pilotverksamhet för jämställdhet samt hbtqverksamhet Grundläggande struktur för träffpunkterna Mia Lindgren Mia Lindgren Träffat Louise Weidolf som arbetar med hbtqfrågor och skapat ett samarbete med Lena Ekström personalutvecklare som arbetar på Omsorgsförvaltningen angående hbtqfrågor samt jämställdhetsfrågor\. Louise Weidolf kan vara omsorgsförvaltningen behjälplig gällande kompetensutveckling inom hbtq och jämställdhet\. Jag har utsett en träffpunkt som skulle kunna bli pilotverksamhet för dessa områden\. Kontakt sker med ansvarig enhetschef och träffpunkt under april\. Kommunens träffpunkter placerades ut på enheterna den 1 februari 2016 och arbetet i startskedet har bestått i att ta reda på information i praktiska frågor för träffpunkterna bland annat gällande avtal och kontohantering\. Möte med enhetscheferna för träffpunkterna för att diskutera och komma överens om ovanstående\. Läst och tagit del av andra kommuners upplägg över träffpunkter/dagverksamhet samt Socialstyrelsens arbete med kartläggning av dagverksamheter för äldre personer för att finna framgångsfaktorer och eventuella hinder för utveckling\. Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som är nöjda med möjligheten till utevistelse i vård- och omsorgsboende Flera aktiviteter pågår för att nå målet. Samarbete med Röda Korset kring frivillig insatser. Projekt ihop med serviceförvaltningen undersöks "cykling utan ålder". Mätning görs genom brukarundersökning. Redovisning i november. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Utevistelse Mia Lindgren Kontakt med Röda Korset där vi beslutat att matcha omsorgstagares behov och intressen mot Röda korsets frivilliga\.promenader och utevistelse är ett önskemål från omsorgstagare och det behovet ska Röda korsets frivilliga kunna vara behjälpliga med\. Kontakt med Thomas Eidrup på Serviceförvaltningen angående ett projekt "Cyklingutanålder"\. Serviceförvaltingen är beredda att gå in med 50% till projektet det vill säga 40\.000kr\. Ordförande i Röda korset Nettie Börjesson kommer lyfta projektet med Odd Fellowsordens kvinnliga verksamhet för att eventuellt kunna sponsra en del inväntar besked\. Jag ser även över andra kontaktvägar där vi kan få sponsring alt\. bidrag till projektet\. Nämndmål - Öka andelen omsorgstagare som är nöjda med boendemiljön i vård- och omsorgsboende Målet mäts i samband med årlig brukarundersökning. Resultat i november. Samtal planeras genomföras med boende ang boendemiljön om vilka förbättringar som kan göras. Thomas Johansson, :46 8

22 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Aktivitet Lars Axelsso n Samtal ska genomföras med boende angående boendemiljön\. Uppdrag - Boende i södra tätorten Pågående Omsorgsnämnden får i uppdrag att under 2015 och 2016 planera och upphandla ett boende för vård och omsorg i södra området av Kalmar tätort. Underlag till upphandling är klart och skall sammanställas tillsammans med samhällsbyggnadskontoret. Uppdrag - Valfrihet i äldreboende Pågående Omsorgsnämnden får i uppdrag att utreda förutsättningar till ökad valfrihet vid val av befintliga äldreboenden. sammanställning om önskemål har kunnat tillgodosetts vid beslut om vård och omsorgsboende under januari till maj pågår. Uppdrag - Särskilt boende utan biståndsbedömning Genomförd Omsorgsnämnden får i uppdrag att utreda möjligheten att erbjuda särskilt boende utan biståndsbedömning till personer över 85 år. Utredning genomförd. Uppdraget avvaktas att redovisas till nämnd. Uppdrag - Personer med demensliknande symptom Pågående Omsorgsnämnden får i uppdrag att i samband med att nya boenden planeras utreda förutsättningarna för boenden för yngre personer med demensliknande symptom. Utredning pågår tillsammans med boendesamordnare kring hur många personer som är under 65 år och med demensliknande symtom. Thomas Johansson, :46 9

23 FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET OCH MEDARBETARE Kalmar kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och ett föredöme. Vi ska attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och även avveckla personal för ett hållbart arbetsliv. Vi eftersträvar en trygg arbetsmiljö där människor trivs och känner sig delaktiga. För att klara av detta behöver vi samverka inom kommunen och samarbeta externt med andra kommuner för att utveckla kompentensen och organisationen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2016 och ekonomisk planering , sid Nämndmål - Rätt till heltid Vid utgången av 2016 ska rätten till heltid (önskad sysselsättningsgrad) vara genomförd inom omsorgsnämnden. Arbetet ska ske inom befintliga budgetramar. Arbete pågår för att nå målet. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kollektivavtal Eva P Ander sson Genomsnittlig sysselsättningsgrad är 92 %\. Nämndmål - Omsorgsnämndens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad Arbete pågår för att se över hur träffpunktsverksamheten och det sociala innehållet kan blir mer jämställdhetsanpassad. Jämställdhetsperspektivet finns med i rekryteringsarbetet. Diskussion förs på APT om att biståndshandläggaren alltid ska vara medveten om en jämställd handläggning. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Aktivitet: ta fram handlingsplan HBTQ Lena Ekströ m Arbete är precis nu påbörjat att ta fram handlingsplan HBTQ\. Nämndmål - Sjukfrånvaron ska minska med 1 procentenhet årligen. Sjukfrånvaron är något högre i februari i jämförelse med januari i år. Däremot är sjukfrånvaron 0\,6 % lägre i år i jämförelse med i fjol. sjukdag 1-14 har minskat medan sjukdag och sjukdag 60- har ökat något i jämförelse med samma månad i fjol. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Frisknärvaro Sjukstatistik Björn Blomqv ist Björn Blomqv ist Samverkan med Kommunhälsa n Mattias Ask Frisknärvaron ligger i februari på 54\,58 % i jämförelse med samma period i fjol som då var 54\,38 %\. Sjukfrånvaron är något högre i februari i jämförelse med januari i år\. Däremot är sjukfrånvaron 0\,6 % lägre i år i jämförelse med i fjol\. sjukdag 1\-14 har minskat medan sjukdag 15\-59 och sjukdag 60\- har ökat något i jämförelse med samma månad i fjol\. Inledande möte har hållits tillsammans med Kommunhälsan \. Thomas Johansson, :46 10

24 Nämndmål - Resultat av hållbart medarbetarengagemang ska årligen öka. Flera aktiviteter genomförs och planeras för att nå målet. Omsorgens dag är genomförd. Nyhetsbrev varje vecka till samtliga anställda. Mätning görs genom medarbetarenkät. Genomförs till hösten. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Omsorgens dag Ida Johansso n Ca 900 medarbetare deltog under omsorgsdagarna den 3\-4 mars\. Utvärdering har gjorts och visade på mycket bra resultat och en del förbättringsområden till nästa år\. Utveckla dialog till medarbetare Ida Johansso n Nyhetsbrev skickas ut veckovis\. Prata medarbetarskap Ida Johansso n Personalutvecklarna arbetar kontinuerligt med att gå ut i grupperna och prata medarbetarskap\. Uppdrag - Välfärdsbokslutet Pågående Mot bakgrund av det nya Välfärdsbokslutet för 2014 får alla nämnder i uppdrag att i sina årsrapporter redovisa hur man använder bokslutet i verksamheten. Planering är ta fram en omsorgsanpassad version av välfärdsbokslutet att använda i verksamheten. Påbörjat men inte slutfört. Prioriterade områden utifrån Välfärdsbokslutet är: Minska antalet fallolyckor\, minska sjukfrånvaron och rätt till heltid. Uppdrag - Tillgänglighet och bemötande Pågående Alla nämnder får i uppdrag att vidta åtgärder för att ytterligare förbättra tillgänglighet och bemötande. Både tillgänglighet och bemötande tangerar omsorgsnämndens mål för hög kvalitet i välfärden och arbetas med i verksamheten. Bemötande mäts i nationell brukarundersökning och där har verksamheten mycket hög brukarnöjdhet. Resultat från ny mätning presenteras i november. Tillgänglighet ska kunna öka genom ex e-tjänster. Thomas Johansson, :46 11