BAS-nämndens handläggning, och uppföljning av ekonomiskt bistånd

Transkript

1 Revisionsrapport BAS-nämndens handläggning, planering och uppföljning av ekonomiskt bistånd Therese Runarsdotter Cert. kommunal revisor Kramfors kommun

2 Kramfors kommun

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfrågor Metod och avgränsning Granskningsresultat Organisation Arbetssätt Intern kontroll av försörjningsstödet Iakttagelser System/rutiner för intern kontroll under handläggningsprocessen Rutiner och riktlinjer för att verksamhetsmål kan omsättas i handläggningen av försörjningsstödet Verktyg/rutiner anpassade för att säkerställa korrekt myndighetsutövning Är rutinerna vid registrering och utbetalning av försörjningsstöd säkra och tillförlitliga ur ett internkontrollperspektiv? Återrapportering av försörjningsstödsverksamheten Revisionell bedömning och rekommendationer Planering och intern kontroll avseende försörjningsstöd Iakttagelser Underkal för kalkylering av försörjningsstöd i budget och plan System och rutiner för att planera och följa upp verksamheten Beredskap att möta kostnadsökningar för försörjningsstödet Revisionell bedömning och rekommendationer Insatser för att bli självförsörjande Iakttagelser Revisionell bedömning och rekommendationer...16 Kramfors kommun

4 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kramfors kommun har genomfört en granskning av BAS-nämndens handläggning, planering och uppföljning av det ekonomiska biståndet i kommunen. Syftet med granskningen har varit att bedöma ändamålsenligheten i handläggning och planering av försörjningsstödet samt om den interna kontrollen varit tillräcklig. I granskningen har även ingått att översiktligt titta på vilka insatser som görs för att individerna ska bli självförsörjande. Efter genomförd granskning är vår bedömning att BAS-nämndens interna kontroll av försörjningsstödet inte är tillräckligt för att säkerställa att handläggning och utbetalning sker ändamålsenligt. Bedömningen baseras bl.a. på att nämnden har anpassade system för att säkerställa korrekt myndighetsutövning men att det saknas tillräckliga system och rutiner för den interna kontrollen. Bl.a. har det inte genomförts någon sammanhållen riskanalys avseende processerna vid handläggning och utbetalning av försörjningsstöd och det genomförs inga kontroller av området försörjningsstöd, behörighet, ärenden, dokumentation, handläggare, verksamhetssystemet, utbetalningsprocessen etc, varken på nämnds- eller tjänstemannanivå. Vidare är vår bedömning att nämnden till viss del har säkerställt en ändamålsenlig planering rörande utvecklingen av kostnaden för försörjningsstödet. När det gäller insatser för självförsörjning är vår bedömning är att nämnden bör säkerställa att det skapas en fungerande samverkan samt att det upprättas dokumenterade processer/rutiner mellan försörjningsstöd och arbetsmarknadsenheten. Utifrån genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Upprätta mätbara mål för försörjningsstöd och arbetsmarknadsenheten för ökad styrning och uppföljning av verksamheterna. Revidera riktlinjer för bedömning av försörjningsstöd samt riktlinjer i social dokumentation SoL och LSS så att de blir aktuella. Fortsätt arbetet med att bedöma vilka rutiner och aktiviteter som verksamheten behöver fastställa utifrån genomförda processer samt för att uppfylla de krav och mål som framgår av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd kring kvalitetssystem. Utveckla den interna kontrollen/egenkontrollen inom de områden där brister påtalats i granskningen. Fler relevanta nyckeltal bör tas fram avseende t.ex. kvalitets- och kostnadsutveckling. Detta torde ge bättre verktyg för att planera, styra och följa upp utvecklingen. Budget och plan kopplas då tydligare till faktiska förhållanden. Kramfors kommun 1 av 17

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt socialtjänstlagen (2001:453) har kommunen det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få den tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd för sin försörjning samt för sin livsföring i övrigt. I arbetet med ekonomiskt bistånd är socialtjänstens huvuduppgift att hjälpa personer så att de kan klara sin försörjning på egen hand, vilket också är betydande för att verksamheten drivs effektivt och ändamålsenligt. Vidare skall kommunens socialnämnd säkerställa att bestämmelserna i Förvaltningslagen avseende handläggning av ärenden efterlevs tillfredsställande. I Kramfors kommun är det BASnämnden som ansvarar för försörjningsstödet i kommunen. Kostnaderna för ekonomiskt bistånd har ökat de senaste åren över hela riket. I flertalet kommuner har det inneburit ökade kostnader för ekonomiskt bistånd och budgetöverskridanden. Som en följd har många försök gjorts för att dämpa kostnadsutvecklingen. Exempel är ökade kontroller, kommunala arbetsmarknadsinsatser och utveckling av arbetsmetoder. BAS - nämnden ska ha en ekonomi i balans genom effektiv resursanvändning. I en krympande ekonomi är det viktigt att ha goda underlag i planeringen för kommande år liksom att säkerställa internkontrollrutiner som ger tillräcklig säkerhet i system och rutiner. Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas risk och väsentlighetsbedömning Revisionsfrågor Inom ramen för granskningen ska följande två revisionsfrågor besvaras: Är BAS-nämndens interna kontroll av försörjningsstödet tillräckligt för att säkerställa att handläggning och utbetalning sker ändamålsenligt? Har kommunen säkerställt en ändamålsenlig planering rörande utvecklingen av kostnaden för försörjningsstödet? I syfte att besvara revisionsfrågorna beaktas följande kontrollmål: Att BAS-nämnden fattat beslut om tillräckliga system och rutiner för intern kontroll. Att verktyg finns som är anpassade för att säkerställa korrekt myndighetsutövning. Att rutiner och riktlinjer finns som gör att BAS-nämndens mål med verksamheten kan omsättas i handläggningen av försörjningsstödet och att dessa är kvalitetssäkrade. Att rutinerna i samband med utbetalningen av försörjningsstöd är tillräckligt säkra utifrån ett internkontrollperspektiv. Att BAS-nämnden får en tillräcklig återrapportering av försörjningsstödsverksamheten. Kramfors kommun 2 av 17

6 Att relevant och aktuellt underlag används för att kalkylera kostnaderna för försörjningsstödet i budget och plan. Att det finns system för att planera och följa upp verksamheten och att nyckeltal används som mått på verksamhetsutvecklingen när det gäller såväl kvalitet som volym och kostnadsutveckling. Att det finns beredskap de kommande åren för att möta/motverka eventuellt kraftiga kostnadsökningar beträffande försörjningsstödet. Inom ramen för granskningen ingår även att översiktligt titta på vilka insatser som görs för att individerna ska bli självförsörjande Metod och avgränsning Intervjuer har genomförts med BAS-nämndens ordförande, områdeschef IFO, enhetschef för vuxenenheten samt 2 handläggare inom ekonomiskt bistånd. Kompletterande intervjuer har genomförts med systemförvaltare, förvaltningsekonom samt handläggare på IFO. Underlag för granskningen har varit styr- och uppföljningsdokument, riktlinjer och rutiner för bedömning av ekonomiskt bistånd, riktlinjer i social dokumentation SoL och LSS, internkontrollplan, verksamhetsstatistik, delegationsordning, attestförteckning och andra för uppdraget relevanta dokument. Granskningen omfattar kostnad och utveckling av kommunens försörjningsstöd för de senaste 5 åren. Intervjuade tjänstemän har getts möjlighet att faktagranska revisionsrapporten. Kramfors kommun 3 av 17

7 3. Granskningsresultat 3.1. Organisation BAS-nämnden har sedan en ny förvaltningsorganisation som leds av en förvaltningschef. Den tidigare organisationen med ett socialkontor och tre verksamhetsområden har nu organiserats i en övergripande avdelning för förvaltningsadministration samt två verksamhetsområden som vardera leds av en områdeschef: Individ och familjeomsorg (IFO) samt Stöd, vård och omsorg. Området IFO är idag indelat i ett antal områden: bl.a. barn, unga och familj, Vuxna, och arbetsmarknadsenheten med arbete & sysselsättning och integration. Kommunens försörjningsstöd ligger organisatoriskt under området Vuxna. Bakgrunden till förändringen av förvaltningsorganisationen har primärt varit att minska kostnaderna utifrån nämndens stora besparingskrav samt för att utveckla ledning och styrning av verksamheten. För att ta tillvara medarbetarnas erfarenheter och idéer i arbetet med kostnadsminskningar samt för att utveckla organisationen tillsattes fyra arbetsgrupper. Grupperna har haft ett tydligt uppdrag där ett antal verksamhetsspecifika frågeställningar besvarats, bl.a. kostnadsbesparingen. Områdeschefen beskriver att arbetssättet med arbetsgrupper och personalens delaktighet troligtvis har varit en stor bidragande orsak till att omorganiseringen har genomförts med relativt stor smidighet. Den nya organisationen har bl.a. lett till att förvaltningens ledningsgrupp minskat från 4 till 2 områdeschefer. Inom försörjningsstöd har personalstyrkan minskat från 6,5 till 5 handläggare. Inom förvaltningen finns även en systemförvaltare. Intervjuade beskriver dagens förvaltningsorganisation som mycket slimmad där betydligt färre personer ska utföra samma arbetsuppgifter som tidigare. Personalminskningen har kunnat lösas genom pensionsavgångar samt omplaceringar inom förvaltningen Arbetssätt Som nämnts i ovanstående stycke handläggs försörjningsstöd idag inom avdelningen Vuxna. Handläggarna av försörjningsstöd är i den nya organisationen enbart utbildade socionomer och de handlägger hela ärendekejdan, från mottagning/ aktualisering av ett ärende, bedömning till utbetalning av ekonomiskt bistånd. Arbetsbelastningen upplevs av socialsekreterarna som mycket hög. Personliga besök av de sökande klienterna hinns inte med i den utsträckning som handläggarna bedömer som behövligt. Även uppföljning i vissa individärenden brister enligt intervjuade. Det upplevs inte heller finnas utrymme att vara social utan fokus ligger på att vända ansökningar. Handläggarna håller vid granskningstillfället på att koda över de ärenden som i den tidigare organisationen låg på handläggarna inom socialkontoret. Uppskattningsvis kommer antalet ärenden framöver att ligga på ca 70 st/socialsekreterare. Kramfors kommun 4 av 17

8 Områdeschefen samt enhetschefen har tillträtt sina tjänster i samband med omorganisationen. Enhetschefen beskrivs arbeta nära socialsekreterarna och är tillgänglig för konsultation och övriga frågor. Sedan ca ett år tillbaka köper förvaltningen ärendehandledning varannan vecka vilket är uppskattat hos socialsekreterarna. På träffarna sker bl.a. diskussioner kring handläggning och bedömning där syftet är att skapa en så enhetlig praxis som möjligt Intern kontroll av försörjningsstödet Iakttagelser System/rutiner för intern kontroll under handläggningsprocessen BAS-nämnden har år 2011 antagit riktlinjer för bedömning av ekonomiskt bistånd enligt SoL. Riktlinjerna ska enligt uppgift revideras då de är inaktuella. Förvaltningen har inte brutit ner riktlinjerna i en rutinbeskrivning för hur handläggningsprocessen av ärenden ska gå till, dvs. hur den enskilde handläggaren skall agera i handläggningen av ett ärende. Till viss del har detta efterfrågats av handläggarna. Av antagna riktlinjer för bedömning av ekonomiskt bistånd framgår att vid bedömning av rätten till bistånd skall alltid hänsyn tas till barnets bästa. Det innebär att i varje ärende skall socialtjänsten uppmärksamma och beakta barnets situation i familjer som har försörjningsstöd samt tydligt synliggöra barnet i utredningen. Enligt nämndens delegationsordning beslutas ärenden som avser ansökan om bistånd inom riksnorm av socialsekreterare och beslut utöver riktlinjer/riksnorm beslutas av enhetschef. Enligt 6 kap. 35 kommunallagen skall delegationsbeslut anmälas till nämnden som bestämmer i vilken ordning detta skall ske. Av delegationsordningen framkommer att när ett delegeringsbeslut rapporteras tillbaka till nämnden tas beslutet till protokollet. Vidare framgår att beslut i brådskande ärenden måste anmälas vid nästkommande sammanträde. Någon internkontrollplan med kontrollaktiviteter av rutiner inom försörjningsstöd finns inte vid granskningstillfället. Istället har förvaltningen, i januari, upprättat en tids- och åtgärdsplan för övergripande ledning och styrning. Tids- och åtgärdsplanen ska vara ett stöd i förvaltningens och nämndens uppföljning av verksamheten med utgångspunkt från verksamhetsplanen. I planen, under området Verksamhetens processer, är en frågeställning att säkerställa att förvaltningens samtliga verksamhetssystem hanteras på ett säkert sätt. Aktiviteten för detta är att utbilda och utse verksamhetsknutna resurspersoner. I övrigt finns inga direkta internkontroller/aktiviteter som berör området försörjningsstöd. Förvaltningen har nyligen börjat använda Instrument X som är ett kartläggningsoch bedömningsinstrument vid ansökan om försörjningsstöd. Arbetssättet håller på att implementeras. Instrument X innefattar 4 delar: del 1 och 2 ska fyllas i av den sökande innan den första träffen hos socialsekreteraren som ett första underlag till utredningen. Frågorna berör bl.a. aktuell situation, ekonomi, arbetslivserfarenhet och arbetsförmåga. Del 3 innehåller en handlingsplan och del 4 innehåller en utredningsmall för uppföljning och utvärdering. Enligt förvaltningen används del 1 och 2 medan del 3 delvis används och del 4 inte alls. Kramfors kommun 5 av 17

9 Vid sammanträdena begär inte BAS-nämnden någon strukturerad föredragning av stickprovsärenden där det efterfrågas en djupare redogörelse av ett ärende inom ekonomiskt bistånd. På tjänstemannanivå genomförs inte heller några slumpmässiga kontroller, exempelvis av ärenden, handläggare och rutiner. Nämnden har i mars 2012 beslutat att fastställa ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med socialstyrelsens nya föreskrifter och allmänna råd. Systemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet och ska utgöra ett stöd för planering, kontroll, uppföljning, utvärdering och förbättring av verksamheten. Vid granskningstillfället pågår arbetet med att upprätta strukturen för systemet. Ekonomigruppen upprättade en processkarta under våren 2010 avseende handläggning av försörjningsstöd. Hur förvaltningen har arbetat vidare med rutiner och aktiviteter utifrån processkartläggningen är något oklart. Granskningen kan inte styrka att det, utifrån socialstyrelsens föreskrifter har genomförts fler riskanalyser/kartläggningar över andra processer, exempelvis för verksamhetssystemet och rutiner för behörighet etc Rutiner och riktlinjer för att verksamhetsmål kan omsättas i handläggningen av försörjningsstödet Nämnden har upprättat en verksamhetsplanering för år Av den framgår att nämndens övergripande vision för sin verksamhet är att vara lättillgänglig för alla medborgare. Insatserna skall vara av god kvalitet, kostnadseffektiva och utföras av professionell personal. Nämnden har, utifrån kommunens övergripande styrmodell, antagit 4 övergripande mål som i sin tur har brutits ner i olika mått. Inget mål/mått berör området försörjningsstöd. Intervjuad nämndsordförande samt chefer beskriver att förvaltningen fortfarande är inne i ett målarbete där fokus nu ligger på att försöka upprätta mätbara mål för år Det framgår dock att nämnden under lång tid har haft stort fokus på området äldreomsorg vilket har avspeglat sig i befintliga styrdokument. Nämndsordföranden beskriver dock att det under flertalet år har funnits en tydlig politisk viljeinriktning att lyfta fram och satsa på arbetsmarknadsinriktade åtgärder, bl.a. beredskapsanställningar som ett led i att hålla nere kostnaden för ekonomiskt bistånd. Förhoppningen är att detta på sikt ska leda till minskat behov av ekonomiskt bistånd hos den enskilde Verktyg/rutiner anpassade för att säkerställa korrekt myndighetsutövning Som nämnts tidigare har nämnden antagit kommunala riktlinjer för ekonomiskt bistånd. Det beskrivs även finnas en ambition att arbeta vidare med att utveckla befintliga rutiner och metoder för att säkerställa en likartad tillämpning av riktlinjerna i kommunen, exempelvis i form av handläggningsanvisningar. Den höga arbetsbelastningen anses dock vara ett hinder för att komma igång med arbetet. Rutiner och riktlinjer syftar också till att säkra en korrekt myndighetsutövning i varje enskilt ärende. Kramfors kommun 6 av 17

10 Under 2011 bytte förvaltningen verksamhetssystem, från Omsorg IFO till Treserva. Systemet är anpassat efter socialtjänstens arbetsprocesser och är utformat så att rättsäker handläggning erhålls om det används på ett ändamålsenligt sätt. Systemet är utrustat med en funktion för varje del av ärendet, till exempel för hantering av ansökan, utredning, beslut, verkställighet och journalföring. Det finns även funktioner för kalkylering utifrån den s.k. riksnormen m.m. I jämförelse med det tidigare systemet Omsorg IFO är Treserva, enligt förvaltningen, mer rättsäkert och handläggaren är mer styrd i vad som går att genomföra i systemet. Det upplevs även finnas fler finesser i Treserva som underlättar handläggningen av ett ärende. Byte av verksamhetssystem har dock inte varit problemfritt. Personalen erhöll utbildning i systemet hösten 2011 men kunde först börja använda Treserva i april2012. Detta har inneburit att de tvingats arbeta i två parallella system under relativt lång tid. Intervjuade socialsekreterare anser dock att utbildningen varit bristfällig vilket inneburit att de i mångt och mycket fått lära sig systemet individuellt. Detta har skapat viss osäkerhet i användandet av systemet och det saknas idag gemensamma arbetssätt och rutiner för bl.a. vad som ska dokumenteras. Detta innebär att socialsekreterarna kan handlägga och dokumentera ett ärende på olika sätt. P.g.a. den höga arbetsbelastningen finns generellt inte heller tid för att hjälpa och stötta varandra i det vardagliga arbetet. Inom förvaltningen finns en systemförvaltare. Av några intervjuer framgår dock att systemförvaltaren är IT-ansvarig för hela BAS-förvaltningen med ca 900 tjänstemän vilket i praktiken bedöms vara ett omöjligt uppdrag att mäkta med. När det gäller behörighetsfördelningen till verksamhetssystemet så ska enligt arbetsrutin en nyanställd fylla i en blankett som bl.a. innehåller regler/information och vilket ansvar som följer en behörighet. Genom att den anställde skriver under blanketten verifieras att denne tagit del av informationen. Enhetschefen attesterar blanketten och den skickas sedan vidare till IT-avdelningen som verkställer behörigheten till systemet. Den anställde ska även genomgå en kortare utbildning. Socialsekreterarna har alla samma behörighet, dvs. de kan aktualisera ett ärende, fatta beslut och verkställa utbetalningar. Totalt 4 handläggare inom Individ- och familjeomsorgen har tilldelats behörighet att verkställa effektueringen/utbetalningen i en betalningsfil till banken. Systemförvaltaren har också denna behörighet. När en person avslutar sin anställning inom förvaltningen ska enhetschef rapportera detta till IT-avdelningen som då ska ta bort personens behörighet i systemet. Enligt uppgift upphör domänlösenordet automatiskt efter 60 dagar om det inte förnyas innan vilket innebär att personen även tappar behörigheten till Treserva. Allt som sker i systemet samlas i en logg som sparas under lång tid. Det finns ingen upprättad rutin där enhetschef eller annan person, utifrån logglistor, genomför kontroller av handläggare för att t.ex. säkerställa rätt behörighet i systemet. Kramfors kommun 7 av 17

11 Det framkommer även att det saknas dokumenterade rutiner för hur ärenden som är aktuella på andra enheter ska handläggas. Det saknas även upprättade rutiner som tydliggör arbetsfördelningen mellan olika personalgrupper inom IFO Är rutinerna vid registrering och utbetalning av försörjningsstöd säkra och tillförlitliga ur ett internkontrollperspektiv? Det saknas dokumenterade rutiner för registrering och utbetalning av försörjningsstöd. Enligt uppgift från förvaltningen är den inarbetade rutinen för hur handläggare/assistenter ska agera kortfattat enligt följande: I Treserva använder handläggaren den kalkyl programmet tillhandahåller för ändamålet, samt de orsakskoder som visar vad stödet avser. För att en utbetalning ska ske krävs först ett beslut om bistånd. Endast personer med delegation kan registrera ett beslut samt verkställa utbetalningarna. Alla handläggarna har en kod som registreras vid varje moment i verksamhetssystemet. I systemet finns inbyggt en spärr vilket gör att systemet varnar om utbetalningar överstiger en viss summa. Detta är känt hos intervjuade handläggare. De allra flesta utbetalningar verkställs numer genom Swedbanks utbetalningssystem, SUS. Det innebär att bidragsmottagaren måste ha ett konto i någon bank, vilket ska uppges vid ansökningstillfället. Genom att ange den sökandes personnummer söker SUS reda på att det är personens konto. Handläggaren på IFO har även ensam behörighet att lägga upp ett kontonummer i systemet om betalningen t.ex. avser en privat hyresvärd. Detta innebär att handläggaren får kontroll på betalningsmottagarna. Socialsekreterarna kommer inte åt denna funktion i systemet. Varje utbetalning hamnar i ett register och de utbetalningar som ska göras aktuell dag sammanställs i en s.k. avsläppslista. Klockan 11 varje dag är bryttid för att genomföra effektueringen till bank. Handläggaren på IFO plockar ut listorna på de betalningar som registrerats under dagen och gör en sammanställning över dessa. Av listan framgår klient, beslut, belopp samt socialsekreterare. Dessa ska sedan kontrolleras och godkännas/attesteras av handläggaren, exempelvis att det inte förekommer större belopp på listorna. Därefter släpps filen iväg till banken. Handläggaren går sedan in i Å-datasystemet och läser in filen som går vidare till ekonomikontoret. Handläggaren signerar sedan listan från Treserva samt utskriften till ekonomikontoret. Kl 13 samma dag erhålls en bekräftelse från banken att de mottagit skickad fil och handläggaren kontrollerar att summan stämmer med samtliga utdragna listor. Listorna arkiveras och finns sorterade efter datum på socialkontoret. I övrigt beskrivs det inte förekomma några systematiserade interna kontroller av utbetalningarna; exempelvis att beslut och ersättningsnivå överensstämmer, att det är just klientens faktura som är inlagt för betalning eller att hyresavin avser rätt klient. Kramfors kommun 8 av 17

12 Återrapportering av försörjningsstödsverksamheten Inom ramen för det pågående målarbetet arbetar nämnden med att få en tydlig och fast struktur samt rutiner för uppföljningsarbetet och som ansluter till den modell för styrning som finns i kommunen. Två ekonomer på central intern service arbetar nästan uteslutande mot BAS-förvaltningen. De följer bl.a. upp ekonomin, arbetar med olika besparingsförslag och konsekvensanalyser. De arbetar även med beskrivna uppdrag i verksamhetsplan 2012 som är att under 2012; bl.a. att utveckla och förbättra den ekonomiska redovisningen samt vidareutveckla nyckeltal och uppföljningsparametrar relaterade till mål och uppdrag. Återrapportering till nämnden avseende försörjningsstödet sker i tre dimensioner: 1. Ekonomiskt: Nämnden har 5 officiella uppföljningstillfällen under året: februari, delårsrapport 1 och 2, oktober samt årsbokslut. Vid varje sammanträde samt vid dessa uppföljningstillfällen, får nämnden en ekonomisk rapport (budget, utfall samt årsprognos) gällande kostnaden för ekonomiskt bistånd. Vid dessa tillfällen, eller vid behov, får även nämnden en bedömning från tjänstemannaledningen avseende möjlighet att påverka prognostiserat resultat. Denna säkerställer att nämnden löpande är informerad vad gäller verksamhetens kostnadsutveckling. Nämnden och kommunfullmäktige har antagit en handlingsplan med åtgärder motsvarande 13,8 Mnkr i syfte att nå en budget i balans Handlingsplanen är en åtgärd som vidtagits för att utveckla styrning, kontroll och uppföljning i verksamheten. Planen följs upp vid nämndens sammanträden och diskussioner pågår kontinuerligt kring alternativa lösningar och effektivare resursutnyttjande i verksamhetens alla delar. 2. Rättssäkerhet och myndighetshandläggning: Rapportering av delegationsbeslut erhålls vid varje sammanträde. 3. Kvalitet och måluppfyllelse: Nämnden styr sin verksamhet genom verksamhetsplanen med antagna mål. Vid delårsrapporter och årsbokslut ska det återges hur kvalitet och måluppfyllelse varit under året för respektive verksamhet. Framtagen tids- och åtgärdsplan är ett stöd för uppföljning av resultat, kvalitet och BAS-nämndens beslut. Denna plan följs upp i anslutning till del- och helårsbokslut. Som redan nämnts har dock nämnden inte antagit mätbara mål för försörjningsstödet vilket gör att det är svårt att följa upp och mäta kvalitet och måluppfyllelse inom området. Till kommunledningskontoret samt kommunstyrelsen redovisas nämndens resultat och uppföljning vid de fem uppföljningstillfällena under året eller vid behov. Vid dessa tillfällen redovisas bl.a: Jämförelse mellan budgeterade kostnader/intäkter och helårsprognos Viktigare händelser som påverkar ekonomin Verbala kommentarer till avvikelser samt vilka åtgärder nämnden vidtagit/avser att vidta för att rätta till dem. Kramfors kommun 9 av 17

13 BAS-nämnden beskrivs ha haft tätare kontakt med kommunstyrelsens arbetsutskott under 2012 med anledning av det stora negativa resultatet för Revisionell bedömning och rekommendationer Nämnden bör för ökad styrning och uppföljning upprätta mätbara mål för försörjningsstöd. Förutsättningarna för BAS-nämnden vad gäller att säkerställa att handläggningen av det ekonomiska biståndet sker ändamålsenligt bedömer vi som goda. Nämndens beslut kring delegationsordning, kommunala riktlinjer för bedömning av ekonomiskt bistånd och rapportering av resultat bidrar till ett korrekt handläggningsförfarande. Riktlinjerna bedöms i stort vara ändamålsenliga samt ge en rimlig vägledning i handläggningsprocessen i de flesta förekommande situationer. Vi bedömer dock att upprättandet av någon form av handläggningsanvisningar skulle ge ytterligare initierat stöd och vägledning i handläggningen av enskilda ärenden samt för de olika delmomenten. Vår bedömning är att verksamhetssystemet möjliggör och säkerställer en ändamålsenlig handläggning och korrekt myndighetsutövning. Nämnden bör dock säkerställa användarkompetensen hos socialsekreterarna. Vår bedömning är vidare att de rutiner som finns avseende tilldelning av behörighet till verksamhetssystemet i stort är ändamålsenliga. Vi anser dock att de bör dokumenteras. Vi bedömer däremot att kontrollen för att säkerställa att ingen obehörig använder verksamhetssystemet är bristfällig. Vi bedömer dessutom att ansvarsfördelningen över handläggningsprocessen kan tydliggöras än mer så att den blir säker. Det finns riktlinjer för bedömning av ekonomiskt bistånd men vi anser att det även bör upprättas exempelvis rutiner för hur ärenden som är aktuella på andra enheter ska handläggas, arbetsfördelning mellan ex. socialsekreterare och handläggare på IFO etc. samt arbetsmarknadsenheten etc. Registrering och utbetalning av försörjningsstöd är en komplex hantering med många inblandade. De rutiner som finns säkerställer till stor del att hanteringen är säker och tillförlitlig. Vi har emellertid påvisat att det finns möjlighet för en socialsekreterare att lägga upp ett fiktivt personnummer, fatta beslut och genomföra en utbetalning i verksamhetssystemet. Vi menar att detta inte är helt säkert och tillförlitligt och därmed bör åtgärdas. Vi anser även rutinen för registrering och utbetalning som process bör dokumenteras. Vår bedömning är att nämnden ännu inte har genomfört någon sammanhållen riskanalys avseende processerna vid handläggning och utbetalning av försörjningsstöd. Vår bedömning är vidare att nuvarande internkontroller/egenkontroller inte är tillräckliga för att säkerställa att rutinerna tillämpas samt att handläggningsprocessen fungerar ändamålsenligt. Tids- och åtgärdsplanen saknar kontroller av området försörjningsstöd. Vidare genomförs inte heller slumpvisa kontroller av ärenden, dokumentation, handläggare, verksamhetssystemet, utbetalningsprocessen etc, varken på nämnds- eller tjänstemannanivå. Kramfors kommun 10 av 17

14 3.4. Planering och intern kontroll avseende försörjningsstöd Iakttagelser Underkal för kalkylering av försörjningsstöd i budget och plan Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har i flertalet rapporter de senaste åren pekat på effekterna av förändringarna i Försäkringskassans och Arbetsförmedlingens välfärdssystem. SKL menar att förändringarna medför konsekvenser för kommunernas kostnader för ekonomiskt bistånd, och vid en ökad arbetslöshet förutses en betydande kostnadsökning. SKL menar även att om kostnadsutvecklingen kvarstår i en kommun så måste dessa medel tas från någon annan del av den kommunala verksamheten. Vi har, av förvaltningen, begärt att få ta del av det budget- och planeringsunderlag samt de eventuella kalkyler som legat/ligger till grund för budget- och planarbetet avseende ekonomiskt bistånd de senaste åren. Enligt uppgift från förvaltningen/ekonom finns inget specifikt upprättat underlag med kalkylerade kostnader för det ekonomiska biståndet i budget och plan. Istället beskrivs det framförallt vara den ekonomiska månadsuppföljningen/utvecklingen av biståndet, delårsrapportering samt verksamhetsberättelsen som haft mest tyngd för kalkylering/planering. Förvaltningen har då i första hand utgått från budget/utfall, trender, prognoser, interna ambitioner samt upprättad statistik/nyckeltal. Nedan redovisas vilka resurser nämnden avsatt i budget för det ekonomiska biståndet samt utfall och förändring. Vidare framgår antalet hushåll samt utbetalt belopp per hushåll, exklusive flyktingar: (Tkr) Budget Utbetalt ek bistånd Differens (budget/utfall) -1,21-1,83-3,69-1,43-3,57 Antal beviljade hushåll Utbetalt belopp/hushåll 25,15 29,22 29,69 29,23 Av tabellen framgår att budgeten har ökat och minskats mellan åren, med undantag för då den var oförändrad. Utbetalat ekonomiskt bistånd under år 2012 avser per Intervjuad ekonom beskriver att det i budgetarbetet för 2011 gjordes en rejäl höjning av aktiviteter inom arbetsmarknadsenheten. Detta innebar att förvaltningen, i budget, förde över medel från försörjningsstöd till arbetsmarknadsenheten, främst till personalkostnader för ökat antal beredskapsanställningar; enligt uppgift ca 3 Mkr avseende år Förhoppningen var att denna satsning skulle ge en direkt effekt och minska kostnaden för försörjningsstöd. Det framkommer dock att åtgärden inte gav önskad effekt då utfallet för 2011 istället blev en ökning av försörjningsstödet med ca 400 tkr. Kramfors kommun 11 av 17

15 Förvaltningen har ännu inte fullt ut analyserat varför satsningen på beredskapsanställningarna inte gav önskad effekt på försörjningsstödsverksamheten. Tjänstemän inom förvaltningen beskriver att budgeten under flertalet år har lagts längre än tidigare års utfall av det ekonomiska biståndet. Detta har till viss del upplevts som en underdimensionerad/ej realistisk budget utifrån rådande faktorer. I budget 2012 har det tillförts medel för försörjningsstödet och budget för 2012 låg därmed något över utfallet för år Nämndsordföranden upplever att budget 2012 kanske är den mest realistiska budgeten under den jämförda perioden. Granskningen kan inte påvisa att det finns upprättade/dokumenterade underlag/förslag från exempelvis ekonomigrupp/tjänstemän där det tydligt framgår vilka besparingsförslag och analyser m.m. som framtagits samt vilka av dessa som eventuellt antagit eller inte antagits av nämnden. Av delårsrapport per april 2012 framgår att kostnaderna för försörjningsstöd fortfarande överskrider budget men att avvikelsen tenderar att minska jämfört med den trend som förvaltningen såg i februari Av delårsrapport per augusti 2012 framgår att kostnaden för försörjningsstöd fortfarande är en osäkerhetsfaktor. Antal hushåll som beviljats stöd har ökat medan kostnaderna totalt ligger något under 2011 års nivå. Förvaltningen prognostiserar att budget för försörjningsstödet för 2012 i stort kommer att klaras. Av tabellen framgår även att antalet bidragshushåll har minska medan kostnaderna/hushåll ökat avsevärt. Detta har inneburit att den totala kostnaden för försörjningsstöd har varit relativt oförändrad. Det framkommer att det under senare år funnits brister i uppföljningen av ekonomiskt bistånd. Det beror på att möjligheterna att göra statistikutdrag i verksamhetssystemet för analyser och jämförelser har varit mycket dåliga. Nu ligger allt material inne i Treserva men tjänstmännen brottas fortfarande med en del barnsjukdomar i systemet. En statistikgrupp har bildats i syfte att säkerställa goda statistikunderlag från aktuella verksamhetssystem som stöd vid uppföljning. Statistiken beskrivs bli allt mer viktig som verktyg för att kunna fatta kloka beslut samt fördela medel mellan de olika verksamheterna. Åtgärderna bedöms påtagligt förbättra målet om god ekonomisk uppföljning. Det framgår inte på ett tydligt sätt av erhållet budgetunderlag vilka omvärldsfaktorer som bedömts påverka verksamheten under 2011 och Effekter av hur exempel vikande konjunktur, förändringar i sjukförsäkrings- och arbetslöshetsförsäkringssystemet och uppräkning av riksnorm bedöms påverka det ekonomiska biståndet och vilka slutsatser som dragits av detta. I nämndens verksamhetsplan 2012 nämns dock att förändrade samhällsstrukturer som t.ex. förändringar i arbetsförmedlingens och försäkringskassans regler negativt påverkar kommunens kostnader. Kramfors kommun 12 av 17

16 System och rutiner för att planera och följa upp verksamheten Kommunens styrning sker genom målstyrning inom fyra fokusområden där planeringsmodellen består av budget- och verksamhetsplaner. Fullmäktiges budget innehåller övergripande inriktningsmål utifrån kommunens vision där målen är sorterade under fokusområdena. Enligt kommunens riklinjer för styrning och ledning ska sedan nämnderna upprätta verksamhetsplaner som följer fokusområdena. respektive nämnd/förvaltning skall genom planen prioritera, planera och följa upp verksamhet och mål i enlighet med kommunens målstyrningsmodell. Som redan nämnts finns en övergripande verksamhetsplan upprättad och nämnden följer upp sin ekonomi och verksamhet löpande under året. För att säkerställa kommunens riktlinjer för ekonomi och verksamhetsstyrning samt planeringsmodellen sker regelbundna uppföljningsmöten mellan förvaltningschef, områdeschef och enhetschefer. Resultatet av dessa sammanställs och avrapporteras till nämnden, likaså ekonomernas uppföljningar. Intervjuad ekonom beskriver att vid upprättandet av delårsrapport per april 2012 genomfördes workshops med ekonomer och enhetschefer inom förvaltningen där samtliga gjorde bedömningar av sin verksamhet utifrån trender m.m. Resultatet arbetades igenom igen med områdeschef och presenterades slutligen på en träff med förvaltningschef. Genom detta arbetssätt togs samtliga chefsnivåers bedömningar med i underlaget till delårsrapporten vilket upplevs ge ett mer genomarbetat underlag. Tidigare upprättade controllern själv stora delar av delårsbokslutet. Ekonom beskriver vidare att det pågår ett arbete med att synliggöra och tydliggöra budgetprocessen på förvaltningsnivå. BAS-förvaltningen och BKU-förvaltningen håller tillsammans även på att utveckla prognosarbetet samt att hitta gemensamma metoder för uppföljning Beredskap att möta kostnadsökningar för försörjningsstödet Vid intervjuer med tjänstemän inom förvaltningen framkommer att det inte finns någon tydlig plan eller särskild beredskap för att möta en eventuell ökad kostnadsutveckling av ekonomiskt bistånd i kommunen. Som nämnts tidigare har nämnden dock genom beslut strategiskt försökt att möta kostnadsökningar för försörjningsstödet genom att omfördela medel till beredskapsanställningar. Utifrån läget för innevarande år beskrivs förvaltningen upprätta ett förslag med förändringar inför kommande budgetår. Detta lämnas sedan vidare till nämnden. Om bedömning görs att nämnden inte kan hantera det förväntade underskottet krävs att det balanseras av övriga verksamheter i kommunen för att det finansiella resultatet ska nås. Nämnden är skyldig att vidta åtgärder vid befarat/prognostiserat underskott mot budget. Om den beslutade budgeten visar sig vara otillräcklig ska nämnden i första hand vidta åtgärder för att omdisponera tillgängliga resurser inom nämndens samlade ram för att hantera de ökade kostnaderna. I andra hand ska nämnden hos kommunfullmäktige aktualisera behov av att ändra mål och inriktning för verksamheten och nämnden kan även gå fram med begäran om tilläggsanslag. Av kommunens riktlinjer för styrning och ledning framgår att tillsvidare kommer ingen tilläggsbudgetering av överskott och underskott att göras. Kramfors kommun 13 av 17

17 Revisionell bedömning och rekommendationer Vi bedömer att BAS-nämnden till vissa delar har en ändamålsenlig planering rörande utvecklingen av kostnaden för ekonomiskt bistånd. Vi saknar någon form av samlat, dokumenterat kalkyleringsunderlag med bedömningar/analyser av hur exempelvis nettokostnad per hushåll, antalet hushåll, genomsnittliga bidragstider och övriga omvärldsfaktorer beräknas förändras under planperioden och hur det påverkar beräkningen av budgeten för det ekonomiska biståndet. Förvaltningen har dock kunnat presentera en relativt tydlig bild av vilka antaganden, prioriteringar och eventuella besparingsåtgärder budgetförutsättningarna har byggt på de senaste åren. Nämnden har tydligt planerat för verksamhetsutvecklande insatser eller samverkan i syfte att motverka kostnadsökningen inom ekonomiskt bistånd. Vi anser dock att nämnden ytterligare bör analysera varför försörjningsstödet ändå fortsatte att öka, trots konkreta insatser med arbetsmarknadsåtgärder. Dessa analyser kan sedan användas som ett underlag vid framtida prioriteringar och beslut. Vi menar vidare att det kan ifrågasättas om budgeten vissa år har anpassats till faktiska förhållanden och om det i budgetarbetet har gjort tillräckliga, underliggande analyser av kostnader, volymändringar etc. Fler relevanta mått och nyckeltal bör tas fram för att ge nämnden relevanta bilder av verksamheten, bl.a. avseende volym, kvalitets- och kostnadsutveckling. Detta kan ge bättre verktyg för planering, styrning och uppföljning av verksamheten. Vi har dock noterat att det sker utveckling på området vilket är positivt Insatser för att bli självförsörjande Iakttagelser Målsättningen i handläggningsprocessen är att så snabbt som möjligt erbjuda den sökande någon åtgärd som kan leda till egen försörjning. Detta görs i samverkan med arbetsförmedlingen, försäkringskassa eller genom kommunens arbetsmarknadsenhet. Arbetsmarknadsenheten har, enligt enhetschefen, fått ett uppdrag av nämnden att specifikt arbeta med att minska arbetslösheten i åldrarna år. Områdeschefen beskriver dock att det saknas mål med koppling mellan försörjningsstöd och arbetsmarknadsinsatser men att detta ska upprättas i verksamhetsplan I verksamhetsplan 2012 är ett annat uppdrag till förvaltningen att öka både den interna och externa samverkan. Av delårsrapport april 2012 framgår att bättre samverkan både internt och externt kommer att skapa förutsättningar för mer sammanhållna vård/insatskedjor. Tidiga och förebyggande insatser skall prioriteras och utvecklas under år Socialsekreterarna beslutar om insats och remitterar personer till arbetsmarknadsenheten för verkställighet. I Instrument X:s utredningsmall anges att rubriken Vad kan du själv göra för att öka dina möjligheter att bli självförsörjande ska finnas Kramfors kommun 14 av 17

18 med vid utredning med anledning av ansökan av försörjningsstöd. Enligt uppgift ska det ligga ett tydligt fokus på självförsörjning i utredningen. Det beskrivs dock främst vara nuläget hos klienten gällande självförsörjning som omnämnts i utredningen. Men vad som faktiskt måste göras för att dennes ska nå självförsörjning beskrivs däremot vara ett utvecklingsområde. Del 3 i Instrument X är en handlingsplan för att få ut individen i sysselsättning eller studier. Som nämnts tidigare används handlingsplanen sparsamt och det upplevs till viss del vara otydligt vem som ska göra vad inom försörjningsstöd respektive arbetsmarknadsenheten. Enhetscheferna för försörjningsstöd och arbetsmarknad har emellertid nyligen träffats för att diskutera flertalet utvecklingsområden, bl.a. hur remitteringen bör utvecklas, tydliggörande av roller och ansvarsfördelning, hur Instrument X ska användas i samtliga delar för ökad säkerhet mot klienten samt hur dokumentationen och övrig uppföljning för både beslut och verkställighet ska säkerställas i Treserva. Intervjuade socialsekreterare bekräftar att samverkan, befintliga processer och rutiner mellan försörjningsstöd och arbetsmarknadsenheten inte fungerar optimalt. De nämner bl.a. att det kan vara otydligt vem som ska remitteras, hur remitteringen till arbetsmarknadsenheten ska gå till, vem som ska ansvara för olika delar osv. Det beskrivs ibland saknas diskussioner mellan enheterna kring hur klinter ska hanteras och vilka arbetsmarknadsinsatser som kan vara lämplig utifrån individens förutsättningar. Ibland brister även uppföljning av beslutad insats. De insatser som Kramfors kommun han erbjuda enskilda som remitterats från försörjningsstöd till arbetsmarknadsenheten är främst: Beredskapsanställningar; för långtidsarbetslösa individer där anställningen delvis subventioneras av Arbetsförmedlingen. För stunden är det 31 personer anställda och budget styr hur många individer som får anställning, Exempel på anställning är Ris och Flis, AME-service och Erikshjälpen. Individuella samtal med MI (Motiverad Intervju) Olika sysselsättningsåtgärder; bl.a. praktik där personen via försörjningsstöd får komma ut på en arbetsplats för att få vardagsrutiner och erfarenhet. PUMA (Personlig Utveckling mot Arbete): är ett projekt i samverkan med Arbetsförmedlingen, Tillväxtenheten, BAS-förvaltningen och näringslivet. Målgruppen är ungdomar mellan år som uppbär försörjningsstöd där syftet är att försöka minska ungdomsarbetslösheten. Deltagarna i PUMA ska i största möjliga mån gå vidare till en praktik via AF eller AME. Erhåller ungdomen ingen praktikplats efter PUMA, remitteras personen generellt till projektet Kramkraft. Kramkraft: är en arbetsmarknadspolitisk åtgärd mot målgruppen år och som riktar sig till de som står långt ifrån arbetsmarknaden, är aktuella hos fler än två myndigheter och har behov av ett större stöd p.g.a. komplex problematik. Projektet ska bl.a. åstadkomma effektivare samverkan mellan Kramfors kommun 15 av 17

19 myndigheter, en smidigare ingång för individen samt bättre behovsbedömning för rätt insats. Enhetschef på arbetsmarknadsenheten beskrivs driva mycket av arbetet i projektet själv p.g.a. en befintlig vakans gällande tjänsten som projektutvecklare. Arbetsmarknadsenheten har tidigare inte kunnat plocka ut verksamhetsstatistik eftersom systemen varit bristfälliga. Idag arbetas det med att upprätta statistik och nedan redovisas det som varit möjligt att få fram; Antalet personer i insatser/anställningar via arbetsmarknadsenheten ser ut enligt följande per aug 2012: Från försörjningsstöd: 29 st i sysselsättning/samtal Från Arbetsförmedlingen: 35 st i sysselsättning Beredskapsanställningar:31 st Integration: 15 st i sysselsättning/samtal Totalt: 110 st Flertalet intervjuade beskriver att ungdomsarbetslösheten är den största utmaningen för kommunen. Den är växande i % trots att det är ett stort generationsskifte på gång. Som ett led i detta ska nämnden enligt uppgift satsa 500 tkr på ungdomsarbetslösheten i budget Enligt ordföranden är ett förslag att upprätta traineeplatser men det har inte tagits några beslut om detta ännu Revisionell bedömning och rekommendationer Vår bedömning är att nämnden omgående bör säkerställa att det skapas en väl fungerande samverkan mellan försörjningsstöd och arbetsmarknadsenheten. Vidare att det för myndighetsutövningen upprättas ändamålsenliga, dokumenterade processer och rutiner för hela vård- och insatskedjan. Av dessa bör även roller och ansvar tydligt framgå så att den enskilde individen inte hamnar mellan stolarna. Kramfors kommun 16 av 17

20 Therese Runarsdotter - Projektledare Anneth Nyqvist-uppdragsledare Kramfors kommun 17 av 17