L hem SAMMANTRÄDESPROTOKOLL (34) Kommunfullmäktige

Transkript

1 (34) Plats och tid Celsiusskolans Aula, Edsbyn, måndag 2 mars, kl Ajournering Beslutande Se särskild förteckning, sid 3. Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Övriga Jonas Frost (S) Sture Hansson (C) Tord Berbres (KD) Birgitta Bomark (MP) Kommunchef Christer Engström Kommunsekreterare Kristoffer Baas Aefab och AICAB:s Vd Mikael Reijer, 3-4 Justering Justerare Isa Wallmyr och Per Helgesson Plats och tid Kommunkontoret , klockan Justerade paragrafer 1-22

2 (34) Underskrifter Sekreterare Kristoffer Baas Ordförande Bertil Eriksson Justerare Isa Wallmyr Per Helgesson ANSLAG PÅ KOMMUNENS OFFICIELLA ANSLAGSTAVLA i Ovanåkers kommun har haft sammanträde 2 mars Protokollet har justerats, d v s godkänts av ordförande och justerande. Protokollet finns på kommunstyrelsekontoret och på kommunens webbplats Överklagande Anslaget sätts upp på anslagstavlan den 11 mars 2015 och tas ned 2 april Mellan 11 mars och 31 mars har du möjlighet att överklaga besluten. Hur man överklagar, se särskild information på anslagstavlan och på kommunens webbplats Behöver du hjälp, kontakta kommunsekreteraren. Kristoffer Baas Kommunsekreterare Tfn kristoffer.baas@ovanaker.se

3 (34) Beslutande vid kommunfullmäktiges sammanträde 2 mars Bertil Eriksson (KD) ordf. Anna Rudman (C) 1:e v. ordf. Yoomi Renström (S) Hans Jonsson (C) Lena Woxberg (S) tjänstgörande ersättare för Håkan Englund (S) Gun-Marie Swessar (C) Inge Eriksson (SD) Jennie Forsblom (KD) Ylva Ivarsson (S) Mikael Jonsson (M) Einar Wängmark (S) David Parhans (C) Carina Nordqvist (S) Fredrik Engh (SD) Jan-Åke Lindgren (S) Elisabeth Eriksson (C) Marlene Johansson (S) Lennart Alfredsson (C) Ulla Mortimer (M) tjänstgörande ersättare för Åke Ahl (M) Lindvi Forsberg (MP) Carl Bopparmark (S) Carl Ringbo (C) Claes Häggblom (KD) Åsa Söder (S) Deisy Hellsén (C) Per Helgesson (S) Eva Holm (S) Björn Schols (C) Ingemar Ehn (FP) tjänstgörande ersättare för Kent Olsson (FP) Lars Jingåker (S) Lennart Englund (SD) Isa Wallmyr (KD) Pär Johansson (M)

4 (34) Kf 1 Kungörelse av sammanträdet s beslut godkänner kungörelseförfarandet. Ärendet Sammanträdet har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla och genom annons i tidningen Ljusnan. Kungörelse med föredragningslista finns även på kommunens webbplats Den har även skickats till kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare.

5 (34) Kf 2 Dnr 2015/79 Allmänhetens frågestund har den 22 mars 1999 beslutat att införa Allmänhetens frågestund på kommunfullmäktiges sammanträden. Ingen av åhörarna ställde några frågor vid sammanträder. Det hade inte heller inkommit några frågor i förväg.

6 (34) Kf 3 Dnr 2015/80 Information om Aefab Vd Mikael Reijer Ärendet Mikael Reijer informerade om Aefab, året som gått, nuläge och framtid, nedan följer ett utdrag ur informationen. Aefab innehar st. lägenheter, 953 av dessa är lokaliserade i Edsbyn och övriga 632 återfinns i Alfta. Största delarna av fastighetsbeståndet är uppbyggt under talet. Efter årsstämman avgår nuvarande styrelse och en helt ny styrelse tillträder. Resultatet 2014 påvisar ett positivt resultat på 14,4 mnkr. En avvikelse på 12,5 mnkr i positiv bemärkelse är inbakad i denna summa. Bolaget har en soliditet på 16,8 %, SABO har genomsnitt på 15,5 %. From 2015 och framåt så baseras soliditeten på marknadsvärdena, utgår man från marknadsvärdena är soliditeten %. Bolaget arbetar kontinuerligt med känslighetsanalyser En hyreshöjning på 1 % ger ca 1 mnkr i extra intäkter. Ökad vakansgrad med 1 % minskar intäkterna med ca 1 mnkr. Ökade räntor med 1 % ger ca 3 mnkr i ökade utgifter. Under 2014 investerade bolaget 55 mnkr. Bolaget diskuterar nyproduktion med lokala byggföretag, detta för att se hur man kan minska kostnaderna vid eventuell nyproduktion.

7 (34) Kf 4 Dnr 2015/82 Information om AICAB Vd Mikael Reijer Ärendet AICAB arbetar med förvaltning och uthyrning av lokaler för industriändamål i syfte att medverka till näringslivets utveckling i Ovanåkers kommun. Bolaget redovisar ett rörelseresultat på ca 1,3 mnkr innan finansiella poster. Bolaget har stora underhållsbehov, den milda vintern har gjort att värmekostnaderna var 600 tkr lägre än beräknat, dessa faktorer har inneburit att man kunnat lägga mer pengar på löpande underhållskostnader under året. Bolagets redovisade soliditet minskar från 28,6 % till 27,4 % och förklaras framförallt av att balansomslutningen ökat i och med årets investeringar.

8 (34) Kf 5 Dnr 2015/11 Reviderat konsortialavtal mellan Bollnäs kommun och Ovanåkers kommun och bolagsordning avseende Bollnäs Ovanåkers Renhållnings AB, BORAB, med anledning av förändrat antal ledamöter i styreslen s beslut beslutar att ändra antalet ledamöter och ersättare i styrelsen för bolaget från att utgöra fem ledamöter med lika många suppleanter till att utgöra sju ledamöter utan suppleanter och därmed anta reviderat konsortialavtal mellan Bollnäs kommun och Ovanåkers kommun och reviderad bolagsordning för BORAB Ägardirektiv lämnas till BORAB att vid bolagsstämma för verksamhetsåret 2014 anta den reviderade bolagsordningen Ovanstående beslut förutsätter likalydande beslut i Bollnäs kommun och Ovanåkers kommun. Ärendet De politiska ledningarna i Bollnäs och Ovanåkers kommun har kommit fram till att utöka antalet styrelseledamöter i BORAB från och med bolagsstämman 2015 från 5 ledamöter till 7 ledamöter och att suppleanter ska utgå. Motivet är huvudsakligen att säkra kontinuiteten i styrelsearbetet. Några andra revideringar görs inte i samband med denna förändring. De två dokument som berör frågan och som behöver ändras är bolagsordning och konsortialavtal. Det senare dokumentet beslutas endast hos ägarna, dvs. Ovanåkers kommuns och Bollnäs kommun. Bolagsordningen behöver för att fastställas även fattas beslut om vid en bolagsstämma. Lämpligt är att göra detta i direkt anslutning till valen vid den årsstämma som hålls för verksamhetsåret Därav ingår ett ägardirektiv från ägarna under beslutssatserna. forts Skickas till För kännedom: Bollnäs Kommun, BORAB

9 (34) Kf 5 forts Konsortialavtal gammal formulering 3 Bolagsstyrelse, revisorer Bolagsstyrelse Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter och lika många ersättare. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses tre ordinarie ledamöter och tre ersättare och från Ovanåker två ordinarie ledamöter och två ersättare. Vidare utser Bollnäs kommun ordförande och Ovanåkers kommun vice ordförande i styrelsen. Konsortialavtal ny formulering Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses fyra ordinarie ledamöter och från Ovanåker tre ordinarie ledamöter. Vidare utser Bollnäs Kommun ordförande och Ovanåkers kommun vice ordförande i styrelsen. Anm. Valet är här gjort att inte notera att Bollnäs Stadshus AB som part då moderbolaget tagit över samtliga avtal från Bollnäs kommun i särskilt beslut. Bolagsordning gammal formulering 7 Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av fem ledamöter med lika många suppleanter Bollnäs kommunfullmäktige utser tre ledamöter och tre suppleanter och Ovanåkers kommunfullmäktige utser två ledamöter och två suppleanter. Bolagsordning ny formulering 7 Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av sju ledamöter. Bollnäs Kommun utser fyra ledamöter och Ovanåkers kommunfullmäktige utser tre ledamöter. Övrigt Med anledning av att bolagsordningen ska antas vid bolagsstämman har även bolagsordningens punkt kring Ärenden på bolagsstämman genomgåtts och följande förslag till förändringar föreslås: Vinst- och förlusträkning ändras till Resultaträkning vilket är det begrepp som används idag. Beslutspunkter kring fastställande av resultat och balansräkning, ansvarsfrihet och disposition av årets resultat läggs samman i en punkt 6 a c. forts

10 (34) Kf 5 forts En ny punkt lydande Anmälan av kommunfullmäktiges i Ovanåkers kommun och Bollnäs kommun beslut rörande styrelseledamöter och lekmannarevisorer. har lagts till då även bolagsstämman ska hantera valfrågorna. Bolagsordning för Bollnäs Ovanåkers Renhållnings AB daterad Konsortialavtal mellan Bollnäs Kommun och Ovanåkers kommun daterad Tjänsteskrivelse Christer Engström, Kommunstyrelsen , 23

11 (34) Kf 6 Dnr 2015/12 Reviderat konsortialavtal mellan Bollnäs kommun och Ovanåkers kommun och bolagsordning avseende Helsinge Vatten AB, med anledning av förändrat antal ledamöter i styreslen s beslut beslutar att ändra antalet ledamöter och ersättare i styrelsen för bolaget från att utgöra fem ledamöter med lika många suppleanter till att utgöra sju ledamöter utan suppleanter och därmed anta reviderat konsortialavtal, daterad , mellan Bollnäs kommun och Ovanåkers kommun och reviderad bolagsordning, daterad , för Helsinge Vatten AB Ägardirektiv lämnas till Helsinge Vatten AB att vid bolagsstämma för verksamhetsåret 2014 anta den reviderade bolagsordningen Ovanstående beslut förutsätter likalydande beslut i Bollnäs kommun och Ovanåkers kommun. Ärendet De politiska ledningarna i Bollnäs och Ovanåkers kommun har kommit fram till att utöka antalet styrelseledamöter i Helsinge Vatten AB från och med bolagsstämman 2015 från 5 ledamöter till 7 ledamöter och att suppleanter ska utgå. Motivet är huvudsakligen att säkra kontinuiteten i styrelsearbetet. Ärendet omfattar inte revidering av områden utanför förändrat antal ledamöter och följdkorrigeringar med anledningar av detta. De två dokument som berör frågan och som behöver ändras är bolagsordning och konsortialavtal. Det senare dokumentet beslutas endast hos ägarna, dvs. Ovanåkers kommuns och Bollnäs kommun. Bolagsordningen behöver för att fastställas även fattas beslut om vid en bolagsstämma. Lämpligt är att göra detta i direkt anslutning till valen vid den årsstämma som hålls för verksamhetsåret Därav ingår ett ägardirektiv från ägarna under beslutssatserna. forts Skickas till För kännedom: Bollnäs Kommun, Helsinge Vatten AB

12 (34) Kf 6 forts Konsortialavtal gammal formulering 3 Bolagsorgan mm Bolagsstyrelse Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter och lika många ersättare. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses tre ordinarie ledamöter och tre ersättare och från Ovanåker två ordinarie ledamöter och två ersättare. Vidare utser Bollnäs ordförande och Ovanåkers vice ordförande i styrelsen. Konsortialavtal ny formulering 3 Bolagsorgan mm Bolagsstyrelse Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses fyra ordinarie ledamöter och från Ovanåker tre ordinarie ledamöter. Vidare utser Bollnäs ordförande och Ovanåkers vice ordförande i styrelsen. Anm. Valet är här gjort att inte notera att Bollnäs Stadshus AB som part då moderbolaget tagit över samtliga avtal från Bollnäs kommun i särskilt beslut. Bolagsordning gammal formulering 7 Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av fem ledamöter med lika många suppleanter i Bollnäs utser tre ordinarie ledamöter och tre suppleanter och i Ovanåker utser två ordinarie ledamöter och två suppleanter. Bolagsordning ny formulering 7 Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av sju ledamöter. Bollnäs kommun utser fyra ledamöter och Ovanåkers kommunfullmäktige utser tre ledamöter. Övrigt Med anledning av att bolagsordningarna för såväl BORAB och Helsinge Vatten AB ska antas vid samma tillfälle så har dess innehållsmässiga struktur likställts. Någon annan än en redaktionell förändring har därvidlag inte gjorts. forts

13 (34) Kf 6 forts Härutöver så har följande tillägg gjorts: Punkten Aktiebelopp utgår och ersätts med punkten Antal aktier enligt en tidigare förändring av aktiebolagslagen där aktiens värde numer utgörs av relationen mellan aktiekapitalet och antal aktier. En punkt avseende information till Bollnäs Kommun och kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun har lagts till. De delägda bolagen ska hanteras lika. Bolagsordning för Helsinge Vatten AB daterad Konsortialavtal mellan Bollnäs Kommun och Ovanåkers kommun daterad Tjänsteskrivelse Christer Engström, Kommunstyrelsen , 24

14 (34) Kf 7 Dnr 2015/36 Pågående investeringar för tilläggsbudgeteringar 2015 s beslut tilläggsbudgeterar tkr för pågående investeringar Tilläggsbudgeteringen specificeras nedan. Specifikation Pågående investeringar (tilläggsbudgetering TB totalt tkr) forts Celsiusskolan: Upprustning aulan, inv.nr (TB 11 tkr) Gyllengården: Carport, inv.nr (TB 187 tkr) Kommunhuset: Ventilation med kylaggregat, inv.nr (TB 342 tkr) Nordanäng förskola: staket, inv.nr (TB -67 tkr) Förskola Bäck: fyra avdelningar, inv.nr (TB tkr) Edsbyns museum-omlokalisering projektering, inv.nr (TB 100tkr) Fritidsgård Alfta, inv.nr (TB 605 tkr) Celsiusskolan: Byte ventilation hus C, inv.nr (TB 55 tkr) Alfta sim och sporthall: Återinvestering, inv.nr (TB tkr) Celsius sim och sporthall: Friskvårdsutr., inv.nr (TB 97 tkr) Forsparken ishallen: Belysning, inv.nr (TB 486 tkr) Forsparken: Attraktionshöjande åtgärder, inv.nr (TB 143 tkr) Gårdtjärnsberget: Medbringare liften, inv.nr (TB 13 tkr) Gårdtjärnsberget: Lillbogården utveckling, inv.nr (TB 211 tkr) Folkets hem: Larm, inv.nr (TB 45 tkr) Broar återinvestering enl.plan 6364 (TB -78 tkr) Markförsörjning, inv.nr (TB 199 tkr) LBC området mark, inv.nr Alfta (TB 319 tkr) Mark Norra torget Edsbyn, inv.nr (TB 47 tkr) Scen Öjeparken, inv.nr (TB -318 tkr) Hänvisningssystem växeln, inv.nr (TB 300 tkr) Diariessystem/Ärendehanteringsys., inv.nr (TB 1340 tkr) Fastighetslarm (kommunförråd), inv.nr (TB 75 tkr) Trygghetslarm, inv.nr (TB 80 tkr) RFID automater och larmbågar, inv.nr (TB 250 tkr) Lånedisk och tidsskrifthyllor, inv.nr (TB 19 tkr) Datasystem MBN, inv.nr (TB 150 tkr) Sunnangården: Tilläggsutrustning kall mat, inv.nr (TB 346 tkr) Skickas till För handläggning: Ekonomiavdelningen

15 (34) Kf 7 forts Sammanfattning av ärendet Vid årsbokslut görs en genomgång av samtliga investeringar. Investeringarna bedöms som avslutade eller pågående. I detta ärende redogörs för de pågående investeringarna. Fråga om vilka investeringar som är pågående har skickats ut till samtliga berörda förvaltningschefer. Svaren har sammanställts av ekonomiavdelningen. Av sammanställningen framgår att totalt 27 investeringar bedöms som pågående och kommer att slutföras 2015 eller senare. Totalt belopp att tilläggsbudgetera är tkr. Investeringsredovisning 2014 Tjänsteskrivelse Johan Brodin, Kommunstyrelsen , 27

16 (34) Kf 8 Dnr 2015/37 Pågående investeringar VA för tilläggsbudgeteringar 2015 s beslut tilläggsbudgeterar tkr för pågående investeringar VA Tilläggsbudgeteringen specificeras nedan. Specifikation Pågående investeringar VA (tilläggsbudgetering TB totalt tkr) Reningsverk Långhed, inv.nr (TB 979 tkr) VV byggnad Svabensverk, inv.nr (TB 1084 tkr) Överföringsledning Viksjöfors Alfta, inv.nr (TB 156 tkr) Sammanfattning av ärendet Vid årsbokslut görs en genomgång av samtliga investeringar. Investeringarna bedöms som avslutade eller pågående. I detta ärende redogörs för de pågående investeringarna inom kommuns vatten och avloppsverksamhet. Fråga om vilka investeringar som är pågående har besvarats av ekonom på Helsingevatten AB. Svaret har sammanställts av ekonomiavdelningen. Av sammanställningen framgår att totalt 3 investeringar bedöms som pågående och kommer att slutföras 2015 eller senare. Totalt belopp att tilläggsbudgetera är tkr. Investeringsredovisning 2014 Tjänsteskrivelse Johan Brodin, Kommunstyrelsen , 27 Skickas till För handläggning: Ekonomiavdelningen

17 (34) Kf 9 Dnr Överenskommelse mottagande ensamkommande barn/ungdom s beslut antar följande överenskommelser; 1. Övergripande överenskommelse enligt bilaga. 2. Överenskommelse om 7 asylplatser enligt bilaga. 3. Överenskommelse om 8 platser för barn med uppehållstillstånd (PUT) enligt bilaga. Samtliga överenskommelser dateras utifrån undertecknandet av dokumenten. Förslag till beslut under sammanträdet Yoomi Renström (S) med bifall från Jennie Forsblom (KD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Inge Eriksson (SD) yrkar avslag till kommunstyrelsens förslag. Beslutsgång s ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att kommunfullmäktige antar kommunstyrelsens förslag. Reservation Partireservation från Sverigedemokraterna till förmån för eget förslag. Sammanfattning av ärendet Det första steget är att ungdomen är asylsökande när den anländer till kommunen. Därefter inleds en utredningsprocess som Migrationsverket är ansvarig för. Utredningstiden kan variera från tre till sex månader efter det fattas ett besluta om ansökan skall avslås eller om ungdomen beviljas permanentuppehållstillstånd d.v.s. PUT. Ovanåkers kommun har sedan juni 2014 haft en överenskommelse med Migrationsverket som omfattar 4 asylplatser och 6 PUT platser. Nu kräver Länsstyrelsen att en ny överenskommelse görs snarast. Överenskommelsen innefattar att asylplatserna skall utökas till 10 stycken. Verksamheten för ensamkommande barn/ungdomar i kommunen har varit igång sex månader. Erfarenheterna utifrån starten av den verksamheten var svårigheterna att rekrytera personal, dock blev boende lösningen bra på grund av att ett äldreboende upphörde. Samma förutsättningar gällande boende finns inte i nuläget. Ett nytt boende krävs om kommunen skall tillmötesgå forts

18 (34) Kf 9 forts Länsstyrelsens krav om 10 asylplatser. Att efter sex månaders verksamhet få kravet om en utökning på lika många asylplatser är en svår uppgift att lösa. Socialnämnden har haft ett boende på förslag men IVO (Institutionen för Vård och Omsorg) gav inte sitt godkännande till förslaget. Nämndens förslag är att omorganisera i verksamheten och på så sätt möjliggöra för 7 asylplatser vilket är en stor ansträngning men anses kunna vara realistiskt att verkställa då ingen lämplig lokal finns att tillgå för dylik verksamhet. Varje plats återsöks och den ersättning som utgår är 1900 kr per plats och dygn, detta gäller oavsett om det är en PUT plats eller asylplats. Länsstyrelsens önskan är att beslutet om förändringar kring antalet asylplatser skall vara delegerat till socialnämnd eller tjänsteman men då denna verksamhet har ekonomiska konsekvenser för all kommunalverksamhet anses beslutet fattas av kommunfullmäktige. Övergripande överenskommelse Överenskommelse om 7 asylplatser Överenskommelse om 8 platser för barn med uppehållstillstånd (PUT) Tjänsteskrivelse från Monica Liljemark Socialnämnden 10, Kommunstyrelsen , 34

19 (34) Kf 10 Dnr Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning s beslut antar revideringen av kommunfullmäktiges arbetsordning. Reviderad arbetsordning börjar gälla 1 april. Sammanfattning av ärendet Inför eller strax efter starten av varje ny mandatperiod är det av vikt att en grundlig analys av reglementen och arbetsordningar för nämnder, styrelse och fullmäktige gås igenom för att se eventuella ändringar som bör genomföras. fem ändringar i rådande arbetsordning har gjorts, dessa beskrivs närmare under rubrik Ärendet. Ärendet Efter en genomgång av rådande arbetsordning bör fem ändringar genomföras i arbetsordningen. 1. Antal ledamöter justeras från 41 till Ny 3 angående sittordning vid första sammanträdet efter genomfört val. Förslag är att sittordningen följer den ordning som man blivit invald i kommunfullmäktige. Med ett tydliggörande att fullmäktiges ordförande i samråd med övriga partiers gruppledare beslutar om sittordning under resterande del av mandatperioden. 3. I rådande arbetsordning står det bland annat att ett medborgarförslag ska vara skriftligt undertecknat, i dagsläget tar vi emot medborgarförslag från kommunens hemsida, varför delen bör utgå. 4. I arbetsordningen framgår det att ett medborgarförslag bara kan sakbehandlas av fullmäktige om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde, enligt kommunallagen måste kommunen behandla medborgarförslag även om det inte tillhör den kommunala kompetensen varav delen bör utgå. forts Skickas till För kännedom: Kristoffer Baas

20 (34) Kf 10 forts 5. I rådande arbetsordning framgår det att förslagsställaren ska ha rätt att yttra sig när beslut i medborgarförslag ska fattas, det bör tilläggas att yttrande enbart får göras om medborgarförslaget ligger inom den kommunala kompetensen. Detta då medborgarförslag som inte tillhör den kommunala kompetensen kan beröra vilket ämne som helst, exempelvis med odemokratiska förtecken. Om yttrande inte får göras om förslaget är utanför den kommunala kompetensen förhindras det att detta sänds ut via kommunens webbplats och lokalradion. Övriga ändringar är av redaktionell karaktär. Förslag till reviderad arbetsordning för kommunfullmäktiges, Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Kommunstyrelsen , 36

21 (34) Kf 11 Dnr Detaljplan för Södra Skolan Edsbyn-Södra Edsbyn 11:52 m.fl. Beslut om planuppdrag s beslut 1. godkänner att ett planarbete påbörjas inom föreslagen avgränsning. 2. Innan planförslaget lämnas ut på samråd ska planens intentioner och inriktning stämmas av vid kommande nämnd. Bakgrund I investeringsplanen för finns ett ärende om att rusta och omvandla lokalerna i Södra Skolan till fullvärdiga skollokaler. Ärendet har godkänts i kommunstyrelsen och kommer att tas upp för beslut i kommunfullmäktige Intentionen är även att prova möjligheterna, att på sikt, kunna omvandla fastigheten till kontors- och utbildningslokaler för exempelvis distansstuderande och SFI. Behovet av undervisningslokaler i centrala Edsbyn är mycket stort. Södra skolan har stått tom i många år och har till viss del förfallit. Byggnaden har ett centralt läge i Edsbyn och bidrar idag inte till att göra Edsbyn mer attraktivt för besökare och invånare. Dock är det centrala läget mycket attraktivt för skollokaler och framtida kontors- och utbildningslokaler. En omvandling av Södra Skolan till skolverksamhet innebär att en ny detaljplan krävs för området som tas i anspråk. Nuvarande förhållande Södra skolan ingår i detaljplanen Södra Torget och genomförandetiden för detaljplanen gick ut Södra Skolan har i gällande detaljplan användningen C-centrumändamål i två våningar, med egenskapsbestämmelsen q- särskilt värdefull bebyggelse. Området som ämnas bli skolgård med lekytor, parkering samt hämtning och lämning av barn enligt underliggande utredningsmaterialet ingår i den nuvarande detaljplanen i kvartersmark C - centrum, T2 bussterminal och allmän plats för P-plats parkering och PARK- parkmark. I kvarteret som ingår i Södra Skolan finns även område för H- handelsändamål (centrumhuset) och C- Centrumändamål (Edsbyns hotell). I väster och norr avgränsas kvarteret Lokalgatan Gamla Faluvägen/Västergaten och i öster av Huvudgata Långgatan. forts Skickas till För kännedom: Erik Lundh, fysisk planerare, David Persson, fastighetsstrateg

22 (34) Kf 11 forts Flera förhållanden har ändrats sedan tillkomsten av den nuvarande detaljplanen: Bussterminalen har i stort försvunnit och trafikeras i nuläget enbart av långtursbussar En stor del av parkeringsbehovet för bussterminalen har försvunnit Södra torgets funktion som en samlingsplats i Edsbyn har förändrats. Området är i behov annorlunda attraktivitets höjande åtgärder än vad som angavs i nuvarande detaljplan Marken ägs idag av Ovanåkers kommun samt en privat fastighetsägare. Avgränsning och inriktning av ny detaljplan Detaljplanen föreslås avgränsas av Västergatan/Gamla Faluvägen i väster och av Långgatan i öster och av järnvägsområdet i söder. Planens syfte bör vara att: Prova möjligheten av framtida blandad utveckling inom Södra Skolans kommande verksamhetsområde. Integrera nuvarande bussterminalsområdet i Södra skolans verksamhetsområde Prioritera och samordna säkra trafiklösningar för gång- och cykeltrafikanter till och från planområdet Samordna och omstrukturera parkeringsmöjligheter Samordning av sakägarintressena inom planområdet för att åtgärda planbrister, vilket innebär att aktualitetspröva och modernisera planbestämmelser, markanvändning och verka för attraktivitets höjande åtgärder inom planområde Tekniska nämnden , 127 Kommunstyrelsen , 37

23 (34) Kf 12 Dnr Skolhälsovårdsjournaler överlämnande till annan kommun s beslut beslutar, med stöd av 15 2 st, arkivlagen, att skolhälsovårdsjournaler i original för elever som flyttar till annan kommun för skolgång i offentlig skola, får överlämnas till elevens nya skola om skolan begär det. Detta under förutsättning av att samtycke har inhämtats från vårdnadshavare eller elev som uppnått sådan mognad att han eller hon ensam kan ta ställning eller tillsammans med vårdnadshavare. Sammanfattning av ärendet När en elev flyttar från Ovanåkers kommun skickas skolhälsovårdsjournalen, efter samtycke av vårdnadshavare och/eller elev, till mottagande kommuns skolhälsovård. Journalen används och arkiveras i fortsättningen av den mottagande kommunen. För att kunna göra sig av med skolhälsovårdsjournaler för avflyttade elever, krävs ett kommunfullmäktigebeslut, med stöd av 15, 2 st, arkivlagen. kan inte delegera beslut om att göra sig av med allmän handling till tjänsteman eller nämnd. Arkivlagen 15, 2 st. Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 14 får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av 1. lag eller 2. särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige. Från offentlig skolhälsovård till privat skolhälsovård sker överlämnande genom kopia av journal. Tjänsteskrivelse , barn- och utbildningsförvaltningen Elsy Espes. Barn- och skolnämnden , 83 Kommunstyrelsen , 38

24 (34) Kf 13 Dnr Skolhälsovårdsjournaler överlämnande till annan kommun s beslut beslutar, med stöd av 15 2 st, arkivlagen, att skolhälsovårdsjournaler i original för elever som flyttar till annan kommun för skolgång i offentlig skola, får överlämnas till elevens nya skola om skolan begär det. Detta under förutsättning av att samtycke har inhämtats från vårdnadshavare eller elev som uppnått sådan mognad att han eller hon ensam kan ta ställning eller tillsammans med vårdnadshavare. Sammanfattning av ärendet När en elev flyttar från Ovanåkers kommun skickas skolhälsovårdsjournalen, efter samtycke av vårdnadshavare och/eller elev, till mottagande kommuns skolhälsovård. Journalen används och arkiveras i fortsättningen av den mottagande kommunen. För att kunna göra sig av med skolhälsovårdsjournaler för avflyttade elever, krävs ett kommunfullmäktigebeslut, med stöd av 15, 2 st, arkivlagen. kan inte delegera beslut om att göra sig av med allmän handling till tjänsteman eller nämnd. Arkivlagen 15, 2 st. Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 14 får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av 3. lag eller 4. särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige. Från offentlig skolhälsovård till privat skolhälsovård sker överlämnande genom kopia av journal. Tjänsteskrivelse , barn- och utbildningsförvaltningen Elsy Espes. Gymnasie- och utbildningsnämnden , 67 Kommunstyrelsen , 39

25 (34) Kf 14 Dnr Antagande av övergripande dokumenthanteringsplan s beslut antar den övergripande dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen börjar gälla omgående. Sammanfattning av ärendet Ovanåkers kommun har ett nytt dokument och informationshanteringssystem, systemet hanterar halvautomatiskt gallring av dokument, för att utnyttja den mycket tidsbesparande funktionen krävs det att samtliga nämnder hanterar olika dokumenttyper likalydande, som ett styrinstrument bör därför en övergripande dokumenthanteringsplan antas snarast. Ärendet Det nya dokument och informationshanteringssystemet som börjar/t användas vecka 6, 2015 har flertalet funktioner som vi inte har i nuvarande system. Som ett led i att effektivisera kommunens processer utvärderas de möjligheter som finns. En funktion som är lätt att implementera och som kommer spara mycket tid är en gallringsfunktion. Olika dokumenttyper ska gallras efter olika lång tid, i dagsläget har nämnder olika gallringskriterier för likadana dokumenttyper och kallar dokumenttyperna olika. För att denna funktion ska fungera måste samtliga nämnder förändra sina dokumenthanteringsplaner för att få likalydande hantering. Förarbetet är gjort och vi har skapat en övergripande dokumenthanteringsplan för kommunen som ska vara vägledande i hanteringen av olika dokumenttyper. Givetvis hanterar nämnderna en del dokumenttyper som är specifikt för just den nämnden, detta kommer inte påverkas av denna plan. Efter att denna dokumenthanteringsplan är antagen kommer övriga nämnder och styrelse anta sina respektive dokumenthanteringsplaner och funktionen är klar att användas. Till en början innebär detta att nämndsekreterare och registratorer får ett meddelande om att det är dags att gallra material i ett visst ärende, i förlängningen när länets e-arkiv är infört kommer funktionen innebära att gallringen blir helautomatisk. Förslag till Övergripande Dokumenthanteringsplan, Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Kommunstyrelsen , 40 Skickas till För kännedom: Sekreterarna, Arkivansvarig, Klas-Åke Säll

26 (34) Kf 15 Dnr Krislednings- och kriskommunikationsplan s beslut 1. antar revideringen av Krislednings- och kriskommunikationsplan för Ovanåkers kommun. 2. Revideringen ska gälla från och med 2 mars Bilagorna 2 och 4-8 uppdateras fortlöpande på förvaltningsnivå. Sammanfattning av ärendet När en kris inträffar uppstår ofta ett stort behov av information både internt inom organisationen och externt till allmänhet, media eller andra organisationer. Här har vi som kommun ett ansvar gentemot våra olika intressenter, som medborgare, anställda och media. Krislednings- och kriskommunikationsplanen ska vara ett stöd i kriskommunikationsarbetet. Planen revideras en gång per mandatperiod. Bilagorna 2, 4-8 revideras fortlöpande på förvaltningsnivå. Krislednings- och kriskommunikationsplan, antagen av , 75 Tjänsteskrivelse Ulrica Persson, Kommunstyrelsen , 42 Skickas till För kännedom: Kommunchef, förvaltningschefer, KFSH, Informationschef, Marknads- och informationschef Aefab

27 (34) Kf 16 Dnr Samverkansavtal och reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten, FOU Välfärd, RegNet och HelGe mellan Gävleborgs läns landsting och kommunerna i Gävleborgs län f o m s beslut Ärendet återremitteras för vidare överläggningar. Då avtalet och reglementet berör en gemensam nämnd, innebär det att avtal och reglemente måste vara likalydande hos samtliga deltagande parter, så är inte fallet i dagsläget. Förslag till beslut under sammanträdet Yoomi Renström (S) yrkar att kommunfullmäktige återremitterar ärendet med följande anledning: Ärendet återremitteras för vidare överläggningar. Då avtalet och reglementet berör en gemensam nämnd, innebär det att avtal och reglemente måste vara likalydande hos samtliga deltagande parter, så är inte fallet i dagsläget. Beslutsgång s ordförander frågar kommunfullmäktige om de antar eller avslår Yoomi Renströms yrkande om återremiss och finner att kommunfullmäktige antar det. antar förslag till samverkansavtal och reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten, FOU Välfärd, RegNet och HelGe mellan Gävleborgs läns landsting och kommunerna i Gävleborgs län f o m Ärendet Kommunerna i Gästrikland och Hälsingland; Hofors, Ockelbo, Sandviken, Gävle, Ovanåker, Bollnäs, Söderhamn, Ljusdal, Hudiksvall och Nordanstig samt Gävleborgs läns landsting har inrättat en gemensam nämnd. Den gemensamma nämnden tillsätts i Gävleborgs läns landsting och ingår i dess organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna och landstinget ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. forts Skickas till För kännedom: Gävleborgs läns landsting och samtliga kommuner i Gävleborgs län

28 (34) Kf 16 forts Samverkansavtal för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten, FOU - Välfärd, RegNet och HelGe mellan Gävleborgs läns landsting och kommunerna i Gävleborgs län Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten, FOU - Välfärd, RegNet och HelGe mellan Gävleborgs läns landsting och kommunerna i Gävleborgs län Tjänsteskrivelse Christer Engström, Kommunstyrelsen , 43

29 (34) Kf 17 Dnr IVO Rapportering av ej verkställda beslut och avbrott enligt 9 och rapportering enligt 28 F g Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt enl. 16 kap. 6 f och 6g SoL sekretess s beslut tar del av socialnämndens rapport. Bakgrund Socialnämnden har att var tredje månad rapportera ej verkställda, bifallsbeslut inom SoL/LSS till IVO, kommunfullmäktige och kommunrevisionen. IVO- Inspektionen för Vård och Omsorg har möjlighet att initiera beslut om sanktionsavgift hos Förvaltningsrätten om kommunen inte verkställer besluten inom skälig tid. Avgiftsskyldigheten bygger på ett strikt ansvar. Utgångspunkten är att kommunen i princip ska vidta alla åtgärder som är möjliga för att verkställa gynnande beslut Inrapporterade ej verkställda beslut kvartal 4 (oktoberdecember 2015): Tidigare inrapportering: Inget att rapportera Ny inrapportering Bostad med särskild service för barn/ungdom i form av elevhemsboende under studier enligt 9 8 lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Socialnämnden 10, Kommunstyrelsen , 44

30 (34) Kf 18 Dnr Val av ersättare samt nominering av vice ordförande till Överförmyndarnämnden, mandatperiod s beslut 1. nominerar Åsa Olsson (FP) till vice ordförande i överförmyndarnämnden, vilket innebär att kommunfullmäktiges beslut 123/14 om val av vice ordförande upphävs. 2. väljer följande ersättare: Ersättare Maria Rehns (S) för Åsa Olsson (FP) Deisy Hellsén (C) för Bertil Eriksson (KD) Ärendet Vid kommunfullmäktiges beslut 123/14 valdes Åsa Olsson (FP) till vice ordförande i den gemensamma överförmyndarnämnden. Hanteringen var felaktig då Ovanåkers kommun enbart ska nominera till vice ordförande och Bollnäs kommun ska besluta om det. Vid beslutet missades att val av ersättare skulle ske vilket också beaktas vid detta beslut , 123 Valberedningen , 2 Skickas till För handläggning: Kristoffer Baas och Bollnäs kommun

31 (34) Kf 19 Dnr Styrelse, BORAB, Bollnäs-Ovanåkers Renhållnings AB, fr.o.m. bolagsstämma 2015 t.o.m. bolagsstämma 2019 s beslut nominerar följande ledamöter: Ledamöter Mikael Jonsson (M) Ingemar Ehn (FP) Gun-Marie Swessar (C) nominerar Mikael Jonsson (M) som vice ordförande. Valberedningen , 3 Skickas till För handläggning: Kristoffer Baas För kännedom: BORAB och Bollnäs kommun

32 (34) Kf 20 Dnr Styrelse, Helsinge Vatten AB, fr.o.m. bolagsstämma 2015 t.o.m. bolagsstämma 2019 s beslut nominerar följande ledamöter: Ledamöter Hans Gradin (S) Bengt Forssén (S) Gun-Marie Swessar (C) nominerar Hans Gradin (S) som vice ordförande. Valberedningen , 4 Skickas till För handläggning: Kristoffer Baas För kännedom: Helsinge Vatten AB och Bollnäs kommun

33 (34) Kf 21 Dnr Val av ersättare till det finansiella samordningsförbundet s beslut väljer följande ersättare: Ersättare Jan-Åke Lindgren (S) Valberedningen , 5 Skickas till För handläggning: Kristoffer Baas För kännedom: Region Gävleborg

34 (34) Kf 22 Dnr Val till Gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten, FOU Välfärd, RegNet och HelGe mellan Gävleborgs läns landsting och kommunerna i Gävleborgs län s beslut väljer följande ledamot och ersättare: Ledamot Jan-Åke Lindgren (S) Ersättare Bertil Eriksson (KD) Valberedningen , 6 Skickas till För handläggning: Kristoffer Baas För kännedom: Gävleborgs läns landsting