Kommunsekreterare Kristoffer Baas Vikarierande sekreterare Monica Jonsson Kulturchef Carina Ulfsdotter 78

Transkript

1 1(15) Plats och tid Sammanträdesrum A, kl. 09:00-10:15 Beslutande Ledamöter Håkan Englund (S), ordförande Mikael Jonsson (M), 2:e vice ordförande Jan-Åke Lindgren (S) Kent Olsson (L) Hans Jonsson (C) Gun-Marie Swessar (C) Jennie Forsblom (KD) Fredrik Engh (SD) Tjänstgörande ersättare Einar Wängmark (S) tjänstgör för Yoomi Renström (S) Olle Berglund (MP) tjänstgör för Joel Henning (MP) Ingrid Olsson (C) tjänstgör för Björn Mårtensson (C) Ersättare Tomas Bolén (S) Bertil Eriksson (KD) Lennart Englund (SD) Övriga närvarande Kommunsekreterare Kristoffer Baas Vikarierande sekreterare Monica Jonsson Kulturchef Carina Ulfsdotter 78 Justerare Gun-Marie Swessar Justeringens plats och tid Kommunhuset, Underskrifter Sekreterare Paragrafer Kristoffer Baas Ordförande Håkan Englund Justerare Gun-Marie Swessar ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunsekreterarens kontor Underskrift Kristoffer Baas

2 2(15) Ärendelista 67 Dnr 2018/00021 Godkännande av dagordning Dnr 2018/00084 Allmänhetens frågestund Dnr 2018/00085 Rapporter på kommunstyrelsens sammanträde Dnr 2018/00051 Budgetuppföljning Dnr 2017/00213 Antagande av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning Dnr 2018/00250 Beslut om att utse dataskyddsombud till kommunstyrelsen Dnr 2018/00169 Besvarande av remiss - Regleringsfonder Dnr 2018/00245 Årsredovisning Inköp Gävleborg Dnr 2018/00002 Delegeringsbeslut Dnr 2018/00001 Meddelanden Dnr 2018/00278 Tertialuppföljning 1/2018 för Dnr 2018/00216 Information om kulturavdelningen... 15

3 3(15) 67 Dnr 2018/00021 Godkännande av dagordning s beslut godkänner dagordningen.

4 4(15) 68 Dnr 2018/00084 Allmänhetens frågestund s sammanträden är sedan den 6 juni 2002 öppna för allmänheten, (helt eller delvis). Besökare har då också möjlighet att ställa frågor på Allmänhetens frågestund. Det fanns inte några frågor.

5 5(15) 69 Dnr 2018/00085 Rapporter på kommunstyrelsens sammanträde Ordförande Håkan Englund (S) Kommuninvest årsstämma Offentlig sektor kommer behöva utöka sin inlåning på grund av att det finns ett ökat behov av byggnationer som skola, äldreomsorg och bostäder. Kommuninvest räknar med en ordentlig tillväxt närmaste 5-10 åren. 2:e vice ordförande Mikael Jonsson (M) Svenskt Näringsliv Svenskt näringsliv har släppt sin ranking rörande företagsklimat, kommunen fortsätter att klättra. Lotta Pettersson från Svenskt Näringsliv håller ett lunchmöte på Alfta Gästis, rörande detta. Övriga Gun-Marie Swessar (C) - SmåKoms årsstämma Bland annat hölls det information om hur Gnosjö kommun ser på nödvändigheten av nyanlända för att fortsätta utveckla sin arbetsmarknad. Krokoms kommun informerade om hur de arbetar med integration.

6 6(15) 70 Dnr 2018/00051 Budgetuppföljning s ledamöter har tagit del av budgetuppföljning för januariapril Placeringar och försörjningsstöd januari-april 2018

7 7(15) 71 Dnr 2017/00213 Antagande av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning s beslut 1. antar kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. 2. antar arkivbeskrivning för kommunstyrelsen. 3. Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning börjar gälla när protokollet är justerat. Sammanfattning av ärendet s rådande dokumenthanteringsplan är föråldrad. Som ett led i att förbereda kommunstyrelsen för den nya dataskyddsförordningen och att förbereda verksamheterna på ett kommande E-arkiv krävdes det att planen arbetats igenom. antog sin senaste dokumenthanteringsplan Sedan dess har stora förändringar skett, bland annat upphörde tekniska nämnden att existera och återuppstod. Integrationen flyttades från socialnämndens verksamhet till kommunstyrelsens. Dataskyddsförordningen börjar gälla 25 maj, den ställer krav på att varje personuppgiftsansvarig har koll på hanteringen av personuppgifter, genom att uppdatera dokumenthanteringsplanen, sammanfoga samtliga avdelningars separata planer så uppfyller vi i högre grad lagen. I arbetet har kommunsekreteraren bokat möten med samtliga avdelningar för att kunna få en bättre plan än tidigare. Det saknas dock en avdelning, utvecklingsavdelningen har inte gått att få tag på i arbetet med planen. När utvecklingsavdelningen är mogen att mötas i dokumenthanteringsplans syfte och GDPR-syfte kommer planen behöva antas ånyo. Om någon annan verksamhet ska flyttas in i kommunstyrelsen exempelvis IT-avdelningen då kommer planen också behöva uppdateras igen. Förhoppningsvis har även berörd nämnd uppdaterat sin plan så att det är en enklare åtgärd att genomföra.

8 8(15) s dokumenthanteringsplan Arkivbeskrivning kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, s arbetsutskott 58, Skickas till För kännedom: Avdelningschefer

9 9(15) 72 Dnr 2018/00250 Beslut om att utse dataskyddsombud till kommunstyrelsen s beslut utser Liv Zettergren till dataskyddsombud (DPO) för kommunstyrelsen i Ovanåkers kommun beslutade kommunstyrelsen att ett dataskyddsombud skulle anställas. För att uppfylla de olika kraven som ställs i och med dataskyddsförordningen bestämdes att ombudet organisatoriskt skulle placeras i Kommunalförbundet Södra Hälsingland. Dataskyddsombud delas även med övriga kommuner som är medlemmar i kommunalförbundet. Datainspektionen tog emot anmälan om att Liv är kommunstyrelsen dataskyddsombud den 13:e april. Formellt sett måste dock kommunen i varje nämnd utse dataskyddsombud, frågan går inte att vidare delegera. Konsekvensbeskrivning barn och unga Ett stort fokus i dataskyddsförordningen handlar om hur man hanterar barnoch ungas personuppgifter. Barn- och utbildningsnämnden hanterar i särklass mest personuppgifter i kommunen. Konsekvensbeskrivning hållbarhet Ur aspekten ekonomisk hållbarhet är det relevant att kommunens nämnder och bolag utser DPO. Myndigheter som behandlar personuppgifter och inte har utsett DPO riskerar böter som maximalt uppgår till 10 mnkr. Vägledning kring dataskyddsombud Mottagningsbekräftelse Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, s arbetsutskott 59, Skickas till För kännedom: DPO

10 10(15) 73 Dnr 2018/00169 Besvarande av remiss - Regleringsfonder 2018 s beslut förordar att ansökningarna beviljas enligt följande: Mållångens regleringsfond Sökande Belopp Ansökan avser Skräddrabo Bygdegårdsförening 20 tkr Trädgårdsmöbler och projektor Länsstyrelsen Gävleborg har översänt kopior på ansökningar om bidrag från regleringsfonder som rör Ovanåkers kommun för yttrande. Det har enbart inkommit en ansökan vilken rör Mållångens regleringsfond. Det har inte inkommit någon ansökan från Voxnans regleringsfond. Disponibelt belopp i Mållångens regleringsfond är kr. Det innebär att kommunen skulle kunna förorda att samtliga ansökningar beviljas. Remisshandlingar Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, s arbetsutskott 61, Skickas till För kännedom: Länsstyrelsen Gävleborg

11 11(15) 74 Dnr 2018/00245 Årsredovisning Inköp Gävleborg 2017 s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beviljar Inköp Gävleborg och de enskilda förtroendevalda inom detta organ ansvarsfrihet för år Kommunfullmäktige väljer vilka förtroendevalda som företräder kommunen i Inköp Gävleborg och är därför det organ som ska besluta om beviljande av ansvarsfrihet. Revisionsberättelse 2017 Årsredovisning 2017 Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, s arbetsutskott 62, Skickas till För handläggning: Kommunfullmäktige För kännedom: Inköp Gävleborg

12 12(15) 75 Dnr 2018/00002 Delegeringsbeslut s beslut godkänner redovisning av delegationsbeslut. har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande, vice ordförande och tjänstemän enligt av kommunstyrelsen den 29 november 2016, 183 antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till kommunstyrelsen. Redovisningen innebär inte att kommunstyrelsen får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det kommunstyrelsen fritt att återkalla lämnad delegering. Delegerings beslut (Enligt delegeringsordning antagen av kommunstyrelsen den 29 november 2016, 183). Pensionsärende Delegeringsbeslut - sponsring av evenemang 2018 Delegeringsbeslut tf förvaltningschef kommunstyrelseförvaltningen Delegeringsbeslut tf förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen

13 13(15) 76 Dnr 2018/00001 Meddelanden s beslut har tagit del av meddelandena. Minnesanteckningar från styrgruppsmöte Direktionsprotokoll Kommunalförbundet södra Hälsingland Världsarvsrådet protokoll Nyhetsbrev 2 maj 2018 SmåKom SKL:s sammanträdesplan 2019 Bollnäs och Ovanåkers Överförmyndarnämnd Protokoll Företagshälsovårdsnämnden Protokoll gemensamma nämnden för FoU Välfärd, hjälpmedel, Regnet och HelGe Besvarande av skrivelse till Migrationsminister och migrationsverkets GD

14 14(15) 77 Dnr 2018/00278 Tertialuppföljning 1/2018 för s beslut godkänner tertialuppföljning 1 för kommunstyrelsens verksamhetsområde. I bifogade handlingar framgår kommunstyrelsens/ kommunstyrelseförvaltningens bedömda måluppfyllnad, ekonomiskt utfall och ekonomisk prognos för helåret. Måluppfyllnaden bedöms vara god och det prognostiserade ekonomiska utfallet positivt, ca 497 tkr. Orsaken till det ekonomiska utfallet är främst orsakat av föräldraledighet och vakans. I övrigt hänvisas till bilagorna/beslutsunderlaget. Tertialuppföljning 2018 Bilaga avdelningarnas tertialuppföljning 2018 Tjänsteskrivelse Christer Engström, Skickas till För kännedom: Ekonomiavdelningen

15 15(15) 78 Dnr 2018/00216 Information om kulturavdelningen Kulturchef Carina Ulfsdotter informerade om kulturavdelningens verksamhet, med fokus på kulturskolan och Hälsingegård Ol-Anders.