Kommunstyrelsen kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning.

Transkript

1 Kallelse / Underrättelse Kommunstyrelsen Utskicksdatum Kommunstyrelsen kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning. Tid: Tisdagen den 26 februari 2019 kl. 09:00 Plats: Salen, Centralplan 1, Alvesta kommun Ledamöter Per Ribacke (S) ordförande Thomas Haraldsson (C) 1:e vice ordförande Thomas Johnsson (m) 2:e vice ordförande Frida Christensen (S) Rose-Marie Larsson (S) Lars-Olof Petersson (S) Cristina Haraldsson (C) Hans Svensson (V) Claudia Crowley Sörensson (M) Ulf Larsson (L) Fredrik Jonsson (SD) Jan-Erik Svensson (AA) Lars-Olof Franzén (AA) Ersättare Edina Maslac (S) Mikael Lindberg (C) Björn Tisjö (M) Sebastian Ohlsson (S) Lavinia Strömberg (S) Torbjörn Svensson (S) David Johansson (C) Anita Thörn von Rosen (MP) Matz Athley (M) Christer Brincner (KD) Anette Lindström (SD) Oskar Andersson (SD) Juan-Carlos Moreno (AA) Om du inte kan närvara kalla ersättare samt meddela förändringen genom att kontakta ditt parti samt kommunsekreteraren på magdalena.glusniewska@alvesta.se eller

2 Kallelse / Underrättelse Kommunstyrelsen Utskicksdatum Förteckning över kommunstyrelsens ärenden den 26 februari Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Information från kommunchef 6. Utredning Rönnedal 7. Nyproduktion på Björklövet 8. Information från Länsstyrelsen 9. Lokalförändringar Mohedaskolans gamla del 10. Tilläggsbudget för investeringar av datorer istället för leasing 11. Överföring av investeringsbudget för pågående investeringar från 2018 till Överföring av 2019 budgetpost från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande 13. Utvärdering och rapportering av intern kontroll Årsrapport för kommunstyrelsen Årsrapport för Överförmyndarnämnden Redovisning av fattade delegationsbeslut ekonomichef 17. Redovisning av fattade delegationsbeslut upphandlingschef 18. Redovisning av sjukfrånvarostatistik 19. Meddelanden 20. Övriga ärenden 21. KS reglemente

3 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS Fastställande av dagordning 3 Redogörelse Ordföranden frågar kommunstyrelsen om utskickad dagordning kan godkännas och behandlas på dagens sammanträde: 1. Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Information från kommunchef 6. Utredning Rönnedal 7. Nyproduktion på Björklövet 8. Information från Länsstyrelsen 9. Lokalförändringar Mohedaskolans gamla del 10. Tilläggsbudget för investeringar av datorer istället för leasing 11. Överföring av investeringsbudget för pågående investeringar från 2018 till Överföring av 2019 budgetpost från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande 13. Utvärdering och rapportering av intern kontroll Årsrapport för kommunstyrelsen Årsrapport för Överförmyndarnämnden Redovisning av fattade delegationsbeslut ekonomichef 17. Redovisning av fattade delegationsbeslut upphandlingschef 18. Redovisning av sjukfrånvarostatistik 19. Meddelanden 20. Övriga ärenden 21. KS reglemente Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna ordförandens förslag till dagordning. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

4 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS Information från ordföranden 4 Redogörelse Ordföranden informerar kommunstyrelsen om pågående/aktuella ärenden inom kommunen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

5 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS Information från kommunchef 5 Redogörelse Kommunchef informerar kommunstyrelsen om pågående/aktuella ärenden inom kommunen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

6 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2019/ Utredning Rönnedal 6 Redogörelse Stefan Karlsson informerar kommunstyrelsen om den pågående utredningen Rönnedal. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

7 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2019/ Nyproduktion på Björklövet 7 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 19 februari Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterad den 12 februari Skrivelse till Alvesta Kommunföretag AB. 4. Bilaga 1, Karta över Björklövet 5. Bilaga 2, Skiss byggnader 6. Bilaga 3, kalkyl. 7. Bilaga 4, karta. 8. Protokoll från Alvesta kommunföretag AB, daterad den 30 januari Redogörelse Som ett led i AllboHus Fastighets AB:s arbete med att bidra till bostadsförsörjningen och bolagets ägardirektiv, vill Allbohus bygga bostäder inom fastigheten Björklövet i Alvesta tätort. Eftersom projektet beräknas överstiga en investering på 30 mkr ska kommunfullmäktige enligt ägardirektiv ta ställning till förslaget från AllboHus innan beslut i bolaget. Kommunens ägare till AllboHus, Alvesta Kommunföretag AB, beslutade den 30 januari 2019 att rekommendera kommunstyrelsen och kommunfullmäktige godkänna att AllboHus påbörjar en investering projekt Björklövet etapp 1, samt att om intresset för lägenheterna är stort, även godkänna en investering av etapp 2. Investeringsutgiften per etapp är beräknad till ca 60 mkr inkl moms. Förslag till beslut Arbetsutskottet lämnar ärendet utan beredning till kommunstyrelsen. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

8 Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsstaben Kjell Rosenlöf Kanslichef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Nyproduktion av bostäder, kv Björklövet, Alvesta Som ett led i AllboHus Fastighets AB:s arbete med att bidra till bostadsförsörjningen och bolagets ägardirektiv, vill Allbohus bygga bostäder inom fastigheten Björklövet i Alvesta tätort. Eftersom projektet beräknas överstiga en investering på 30 mkr ska kommunfullmäktige enligt ägardirektiv ta ställning till förslaget från AllboHus innan beslut i bolaget. Kommunens ägare till AllboHus, Alvesta Kommunföretag AB, beslutade den 30 januari 2019 att rekommendera kommunstyrelsen och kommunfullmäktige godkänna att AllboHus påbörjar en investering projekt Björklövet etapp 1, samt att om intresset för lägenheterna är stort, även godkänna en investering av etapp 2. Investeringsutgiften per etapp är beräknad till ca 60 mkr inkl moms. Bakgrund I Alvesta kommuns bostadsförsörjningsprogram framhålls: Det råder en generell bostadsbrist i Alvesta kommun Det har byggts för få bostäder de senaste åren Det finns en låsning på bostadsmarknaden Det behöver planläggas för nya bostäder de kommande 10 åren Det behövs framför allt fler lägenheter i flerbostadshus Ekonomiska faktorer påverkar bostadsbyggandet i kommunen Allbohus har en viktig uppgift i att bidra till att uppnå dessa målsättningar. Allbohus ökar därför sin nyproduktion och projektet Björklövet är en del i det. Området Björklövet I bilaga 1 finns en karta över området Björklövet i Alvesta. Byggnadsområdet är beläget centralt i Alvesta tätort och består främst av det befintliga bostadsområdet Björklövet. Området avgränsas av fastigheten Eklövet med de så kallade Eklövshusen i norr, av Stenlyckegatan i öster, av villabebyggelse i Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

9 2(3) söder och av Sköldstavägen i väster. Detaljplanen för området vann laga kraft den 26 april Möjlig ny bebyggelse inom planområdet är kvm BTA bostäder samt kompletteringsbebyggelse. Inom området skall en fördröjningsyta för dagvatten utföras. Inga kommunala exploateringsarbeten är nödvändiga för bebyggelsen. Hus(-en) och bostäder Byggnationen syftar till att möjliggöra för attraktiva bostäder genom förtätning inom befintligt flerbostadshusområde i centrala Alvesta. Detaljplanen medger bebyggelse i sex våningar och med en höjd av 22 meter. I nordväst skyddas den naturmiljö med trädbestånd som finns i anknytning till befintlig bebyggelse. Inom fastigheten möjliggörs även lek och parkering. Inom området finns områden där marken ska vara tillgänglig för allmän gång- och cykelpassage samt för allmänna ledningar. Inom fastigheten ska det finnas 70 kubikmeter fördröjningsvolym för dagvatten. Lägenhetsfördelningen är planerad för en bred målgrupp och utformas med hög tillgänglighet. Lägenhetsfördelning (totalt drygt 2000 kvm BOA): 1 rok ca 35 kvm 4 st prel hyra kr/mån 2 rok ca 45 kvm 16 st prel hyra kr/mån 3 rok ca 70 kvm 10 st prel hyra kr/mån 4 rok ca 80 kvm 4 st prel hyra kr/mån (fördelning och ytor är preliminära) Parkering för bilar och cyklar skall anpassas till det behov som bedöms skapas inom området. De idag befintliga parkerings- eller garageplatser som det bedöms finnas behov av och som försvinner i samband med genomförande ersätts med nya parkeringsplatser. AllboHus har idag en parkeringsnorm på 0,8 parkeringar/lägenhet. För en byggnad innefattande 34 lägenheter tillhandahålls därmed ungefär drygt 20 parkeringsplatser. Planering, upphandling och byggnation Planering och projektering genomförs med egen och projektanställd personal samt i mindre omfattning med hjälp av ramavtalsupphandlade konsulter (markplanering). Mycket av den planering som skedde i ett tidigare skede har utnyttjats. För att uppfylla ambitionen om en snabb och kostnadseffektiv byggstart har bolaget utvärderat och granskat den ramupphandling av bostäder som SKL genomfört och som bolaget har möjlighet att utnyttja. Sammantaget kan konstateras att byggnadsutformning, lägenhetsutformning och tekniska kvalitéer i mycket har den nivå som bolaget kräver. Genom modellen med förnyad konkurrensutsättning kan dess justeringar göras liksom att då kompletteringsbyggnader och utvändiga markarbeten inkluderas.

10 3(3) Ramavtalet omfattar hus 4-6 våningar. Bolaget avser att bygga i fem våningar. Bilagor visar exempelbyggnader. Tidplan Beslut om godkännande i kommunfullmäktige 19 mars 2019 Beslut om genomförande i Allbohus styrelse 21 mars 2019 Anbudstid februari-mars 2019 Kontrakt maj 2019 Bygglov augusti 2019 Byggstart september 2019 Inflyttning september 2020 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. godkänna AllboHus planerade nyproduktion av 34 bostäder, miljöhus och övriga komplementbyggnader till en totalutgift om 60 mkr inkl. moms, samt att om intresset för lägenheterna är stort, även godkänna en investering av etapp 2 2. om förutsättningarna för etapp 1 väsentligt avviker från planeringen uppdra till AllboHus att ompröva projektet Camilla Holmqvist kommunchef Kjell Rosenlöf kanslichef Bilagor 1. Karta över Björklövet 2. Skiss byggnader

11 fficom"maun f Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 5(18) KS AU g 23 KS 201 9/ Nyproduktion på Björklövet Beslutsunderlag 1. Skrivelse till Alvesta Kommunföretag AB. 2. Bilaga 1, kalkyl. 3. Bilaga 2, karta. 4. Protokoll från Alvesta kornmunföretag AB, daterad den 30 januari Redogörelse Enligt g4 iprotokoll från styrelsemötet för Alvesta Kommunföretag AB daterad den 30 januari 2019 har dotterbolaget Allbohus har tagit fram ett förslag till en nybyggnation av ett hyreshus på fem våningar på Björklövet, Sköldstavägen/Sten1yckegatan i Alvesta. Byggnationen planeras att ske via ett avrop från de avtal som är upphandlade via SKL. Detta för att prisnivån skall bli acceptabel, och för att bolagets skall kunna få igång en snabb byggstart. Antalet lägenheter uppgår till ca 30 stycken. Huset (etapp 1) förläggs i den östra delen av det detaljplanerade området, för att göra minst ingrepp i den nuvarande utemiljön. I samband med byggande av etapp l kommer AllboHus följa intresset på marknaden för lägenheterna. Om efterfrågan på bostäderna i ornrådet är stort, kan AllboHus awopa ytterligare ett hus (etapp 2) via avtalet som då förläggs i den västra delen av området. Eftersom den föreslagna investeringen kornmer att hamna på över 30 mkr per etapp behöver frågan föras vidare till kornmunstyrelse och fullmäktige. Beslut Arbetsutskottet lämnar ärendet till kornmunstyrelsen utan beredning. Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign O't-=o y Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

12 xx Alvesta Kommunföretag AB Centralplan Alvesta NYPRODUKTION PÅ BJÖRKLÖVET, ALVESTA Bakgrund: Allbohus har tagit fram ett förslag till en nybyggnation av ett hyreshus på fem våningar på Björklövet, Sköldstavägen/Stenlyckegatan i Alvesta. Byggnationen kommer att ske via ett avrop från de avtal som är upphandlade via SKL. Detta för att prisnivån skall bli acceptabel, och för att vi skall kunna få igång en snabb byggstart. Antalet lägenheter uppgår till ca 30 stycken. Huset (etapp 1) förläggs i den östra delen av det detaljplanerade området, för att göra minst ingrepp i den nuvarande utemiljön. I samband med byggnationen kommer vi att kunna följa intresset på marknaden för lägenheterna. Om efterfrågan på bostäderna i området är stort, kan vi avropa ytterligare ett hus (etapp 2) via avtalet som då förläggs i den västra delen av området. Fördelen med detta är att vi kan minimera risken för vakanser, och samtidigt dra nytta av de fördelar som en byggnation av två nästan samtida hus ger. Dessutom att snabbt kunna få en möjlighet att bygga upp till ca 60 lägenheter. Produktionsstart bör kunna ske sommaren Ytterligare en fördel är att vi kan använda en stor del av det material som togs fram för området för några år sedan, vilket i sig också ger en snabbare byggstart. Beloppsmässigt kommer vi att hamna på en investering på över 30 Mkr per etapp, vilket innebär ca.. per kvm inklusive moms. Hyran är beräknad till ca xxxx kronor per kvm, vilket i dagsläget är rimligt och bör ge en stor efterfrågan av lägenheterna.

13 xx I enlighet med ägardirektivet måste ärendet hänskjutas till Kommunfullmäktige för ställningstagande och beslut. Allbohus styrelse har därför fattat beslut om att vi skall initiera ärendet till Kommunfullmäktige så snart som möjligt. Förslag till beslut: Allbohus hemställer därför om att Kommunfullmäktige godkänner att Allbohus påbörjar en investering enligt ovan av etapp 1, samt att om intresset för lägenheterna är stort, även godkänna en investering av etapp 2. Allbohus Fastighets AB Thomas Ottosson VD Bilagor: Kalkyl Karta Ritningar och lägenhetssammansättning

14 1 EKLÖVET Lr Serv BJÖRKLÖVET Lr Lr 17:2 1 19:4 19:5 19:6 Lr 18:11 18:1 20:1 20:2 18:10 18:2 20:3 20:4 20:5 6 4 Lr 7 18:8 18:9 18:4 18:3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Lr 20: :7 18:5 KV BJÖRKLÖVET, ALVESTA NYBYGGNAD BOSTÄDER Pilgatan V xj Tel eva@landskaparna.se ÖVERSIKTSPLAN Eva Sundin 1:1000 (A3) M10-01

15 NCC 28

16 LINDBÄCKS 24

17 Investeringskalkyl Kr/m 2 BOA Typhus Grundläggning 750 Förändrat pris efter zonindelning 0 Tillval/avdrag leverantör Anslutningsavgifter mm. 729 Byggherrekostnader 579 Moms 25 % Delsumma Tomtkostnad (ej arrende) Övriga byggkostnader inkl moms (komplementbyggnad, markarbeten mm.) Oförutsett 378 Summa

18 = inmatningsfält

19 KASSAFLÖDE, kr/kvm År Hyror Utbet; drift, underhåll & renoveringar Tomträttsavgäld Driftnetto Nuvärde driftnetto Restvärde Nuvärde kassaflöde Antaganden, kassaföden Antaganden, resultatpåverkan Nuvärde driftnetton Yta, kvm BOA Avskrivning/år 2,0% Nuvärde restvärde Produktionskostnad, kr/kvm Låneränta 2,0% Avkastningsvärde (Nyttjandevärde) Statsbidrag kr/kvm 0 Andel lånefinansiering 80,0% Grundinvestering Hyra år 1, kr/kvm Ev statsbidrag 0 Drift & underhåll år 1, kr/kvm 350 Nuvärde, netto Tomträttsavgäld kr/kvm 0 = inmatning Årlig hyreshöjning % 1,0% Årlig driftkostnadsökn % 1,0% Kalkylränta 4,0% Direktavkastningskrav restvärde 4,0% RESULTATPÅVERKAN, tkr (Täckningsbidrag för gemensam OH ingår ej) År Hyror Drift & underhåll Avskrivningar Räntekostnader Resultat Kommentarer: Produktionskostnaden avser kostnaden före eventuella statsbidrag Drift kalkyl

20 Kalkylränta och direktavkastning restvärde är beroende på kommun och läge på fastigheten och ska avgöras i varje enskilt projekt Beräkningen av nuvärde, netto är ett stöd för värderingsbedömningen som också kan göras via en bedömning av försäljningsvärdet om det är möjligt. Drift kalkyl

21 Månadshyra år 1 kr/mån Lindbäcks bygg 1 rok 35 kvm rok 50 kvm rok 70 kvm rok 80 kvm gsfält Drift kalkyl

22 Nya Hus del B Lämnade priser Lindbäcks Bygg AB NCC Sverige AB Typhus grundutförande 4 våningar Typhus variant med bullerutsatt sida 4 våningar Avdrag om 5 våningar Avdrag om 6 våningar Grundläggning 4 våningar Grundläggning 5 våningar Grundläggning 6 våningar Förändrat pris zon B Förändrat pris zon C Förändrat pris zon D Förändrat pris zon E Förändrat pris zon F Förändrat pris zon G Grundpriset gäller zon A (Uppsala, Södermanland, Västmanland, Örebro, Gotland) Grundpris gäller för objekt om minst ett typhus Avdrag och tilläggspriser finns för tex förändrad fasad, ytskikt, etc Priser exkl moms

23

24 @4 Närvaro Ordföranden öppnar styrelsemötet ocli l'iälsar ledamöter och tjänstemän välkon'ina. Förslag till dagordning godkänns. 832 Val av justerare Till att justera dagens protokoll ritsågs Thomas Beslut om firmateckninq Beshtt om fir+nateckning beliöver ändras efter att ny VD tillträtt från 24 januari Styrelsen beslutade att bolagets firma skall tecknas, förutom av styrelsen gemensamt, av Per Ribacke, Thomas Johnsson, Carnilla Holmqvist eller Kjell Rosenlöf två i förening. Bolagets verkställande direktör äger dessutom rätt att ensam teckna bolagets firina ilöpande förva1tningsåtgärder. Fffi 4 Nybyqqnation av flerbostadshus, Björklövet Dotterbolaget Allbohus har tagit fram ett förslag till en nybyggnation av ett hyreshus på fem våningar på Björklövet, Sköldstavägen/Sten1yckegatan i Alvesta. Byggnationen planeras att ske via ett avrop från de avtal som är rippliandlade via SKL. Detta för att prisnivån skall bli acceptabel, ocli för att bolagets skall kuru'ia fa igång en snabb byggstart. Antalet lägenheter uppgår till ca 30 stycken. Huset (etapp 1) förläggs i den östra delen av det detaljplanerade området, för att göra minst ingrepp i den nuvarande ritemiljön. I satnband med byggande av etapp 1 kornmer AllboHus följa intresset på marknaden för lägenheterna. Om efterfrågan på bostäderna i området är stort, kan AllboHus avropa ytterligare ett hus (etapp 2) via avtalet som då förläggs i den västra delen av området. Eftersom den föreslagna investeringen koinmer att hamna på över 30 mkr per etapp behöver frågan föras vidare till kornmunstyrelse och fullmäktige. Styrelsen beslutade att rekomrnendera kommunstyrelsen och kommunmlmäktige att godkänna att AllboHus påbörjar en investering projekt Björklövet etapp 1, samt att om intresset för lägenhetema är stort, även godkäru'ia en investering av etapp 2. ""'h1 ()rbo

25 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS Information från Länsstyrelsen 8 Redogörelse Länsstyrelsen informerar kommunstyrelsen om Agenda Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

26 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen KS KS 2019/ Lokalförändringar Mohedaskolans gamla del 9 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterad den 12 februari Tjänsteskrivelse från utbildningsförvaltningen, daterad den 18 januari Protokoll från utbildningsnämnden, daterad den 6 november Tjänsteskrivelse från utbildningsförvaltningen, daterad den 15 oktober Redogörelse Mohedaskolan är inne i en om- och tillbyggnadsfas, där respektive del är ett eget projekt tidsmässigt och/eller budgetmässigt. Matsal med tillhörande kök är färdigställt. Ny skoldel tillförs under hösten 2018, för att tas i bruk i samband med terminsstart Därefter följer bibliotek, integrerat skol- och folkbibliotek, och slutligen ny sporthall. Med dessa nya delar följer flytt av befintlig verksamhet i gamla skoldelen. Bland annat flyttas all undervisning i musik, slöjd och bild till den nya skoldelen och lämnar nuvarande utrymmen. För att få ändamålsenliga lokaler i hela skolan och tillföra de nya klassrum som behövs för att klara ett ökat elevantal, behöver nuvarande salar för praktisk/estetiska ämnen ställas om för annan teoretisk undervisning. Utbildningsförvaltningen har beställt en kostnadsberäkning från Allbohus i förhållande till ovanstående delar. I det arbetet har bifogade ritningar tagits fram, men förslaget är ännu inte fullt ut kostnadsberäknat. En uppskattning utifrån berörda ytor har gjorts och den totala renoveringskostnaden i denna del når enligt uträkning totalt 3,5 mnkr. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. Godkänna investering enligt förslag i Mohedaskolans gamla del med 3,5 mkr 2. Den delårseffekt som uppstår 2019 på kalkylerad årshyra ( kr) på grund av investeringen betalas inom utbildningens befintliga budgetram 3. Kostnad för årshyra, kr, från år 2020 och framåt tas upp i kommande budgetarbete Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

27 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen Protokollet skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

28 m;,,,ivest,aun f Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 13(18) KS AU 5 29 KS 2019/ Lokalförändringar Mohedaskolans gamla del Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från utbildningsförvaltningen, daterad den 18 januari Protokoll från utbildningsnämnden, daterad den 6 november Tjänsteskrivelse från utbildningsförvaltningen, daterad den 15 oktober Redogörelse Mohedaskolan är iru'ie i en om- och tillbyggnadsfas, där respektive del är ett eget projekt tidsmässigt och/eller budgetmässigt. Matsal med tillhörande kök är fördigställt. Ny skoldel tillförs under hösten 2018, för att tas ibruk i samband med terminsstart Därefter följer bibliotek, integrerat skol- och folkbibliotek, och slutligen ny sporthall. Med dessa nya delar följer flytt av befintlig verksarnhet i gamla skoldelen. Bland annat flyttas all undervisning i musik, slöjd och bild till den nya skoldelen och lämnar nuvarande utrymrnen. För att få ändamålsenliga lokaler i hela skolan och tillföra de nya klassrum som behövs för att klara ett ökat elevantal, behöver nuvarande salar för praktisk/estetiska ämnen ställas om för annan teoretisk undervisning. Utbildningsförvaltningen har beställt en kostnadsberäkning från Allbohus i förhållande till ovanstående delar. I det arbetet har bifogade ritningar tagits fram, men förslaget är ännu inte fullt ut kostnadsberäknat. En uppskattning utifrån berörda ytor har gjorts och den totala renoveringskostnaden i denna del når enligt uträla'iing totalt 3,5 mnkr. Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att s. godkänna investering enligt förslag i Mohedaskolans gamla del med 3,5 mkr 2. dendelårseffektsomuppstår2019påkalkyleradårshyra(200900kr)pågnindav investeringen betalas inom utbildningsnämndens befintliga budgetram 3. kostnad för årshyra, kr, firån år 2020 och framåt tas upp i kommande budgetarbete Protokollet skickas till Komrnunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

29 Utbildningsförvaltningen Carsten Wulf Förvaltningschef Tel E-post: Beslutsunderlag Datum Utbildningsnämnden Tilläggsäskande lokalförändring Mohedaskolans gamla del, revidering Bakgrund Mohedaskolan är inne i en om- och tillbyggnadsfas, där respektive del är ett eget projekt tidsmässigt och/eller budgetmässigt. Matsal med tillhörande kök är färdigställt. Ny skoldel tillförs under hösten 2018, för att tas i bruk i samband med terminsstart Därefter följer bibliotek, integrerat skoloch folkbibliotek, och slutligen ny sporthall. Med dessa nya delar följer flytt av befintlig verksamhet i gamla skoldelen. Bland annat flyttas all undervisning i musik, slöjd och bild till den nya skoldelen och lämnar nuvarande utrymmen. För att få ändamålsenliga lokaler i hela skolan och tillföra de nya klassrum som behövs för att klara ett ökat elevantal, behöver nuvarande salar för praktisk/estetiska ämnen ställas om för annan teoretisk undervisning. I gamla skoldelen finns också behov av mer elevytor för högstadiet, med trygghet och studiero i fokus. Även kemisal är i behov av kompletterande ytor för att kunna bedriva effektiv undervisning och hantera timplan. Med ett nytt preparationsrum för laborationer i NO (främst kemi och biologi) kan kemisalen komma att rymma 26 elever, mot dagens 16. Det effektiviserar undervisning och frigör såväl salar som lärarresurser. Med nytt preparationsrum ges utrymme till vask, giftskåp samt kyl och frys, vilket behövs utifrån Arbetsmiljöverkets regler. Förslag på förändring av nuvarande duschar och omklädningsrum i den gamla gymnastiksalen har varit uppe, men ses inte som aktuella i dagsläget. Angöring till skolan förändras, transport och logistik ställer krav på säkerhet för trafik och hantering av gods. För matsal, kök och övrig verksamhet ställs krav på ändamålsenlig sophantering, varför nytt miljöhus behöver uppföras. Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Storgatan 15A Alvesta vx utbildning@alvesta.se

30 2(3) Förslag på förändring Inlastning och miljöhus Skolans utemiljö förändras i och med om- och nybyggnation. Tidigare har gods tagits emot centralt i skolan, men med nybyggnation och nytt bibliotek behövs annan lösning. Vaktmästeri placeras centralt i skolan med inlastning mellan kök och skoldel. Byggnad måste anpassas för angörning och avlastning för lastbil. Godset behöver därefter utrymme i vaktmästeri, som uppförs i direkt anslutning till lastkaj. För att få en samlad hantering av skolans avfall, i enlighet med gällande krav och behov, behövs ett nytt miljöhus. Hus 3 del 1 I denna del, som ligger centralt vid skolan huvudingång, finns administration, expedition samt diverse personalutrymmen. Entrén kompletteras med ett fik för elever, främst högstadiet, men blir en del att nyttja även i andra sammanhang. Arbetsrum för skolledning med tillhörande administration och expedition justeras för mer ändamålsenliga utrymmen. Även justeringar i personalrum, bl a med HWC, blir resultatet med renoveringar i denna del. Hus 3 del 2, Hus 4 & 5 Nuvarande bildsal delas genom uppsättande av vägg till två fullstora klassrum. Grupprum tillskapas i anslutning till klassrum. Preparationsrum för kemin flyttas ut från undervisningslokalen för att ge mer undervisningsplats och ökad säkerhet. Yta tas från personalrum, som kompenseras i andra delar. Klassrum görs om till två rum för lärararbetsplatser, med högre vuxennärvaro blir trygghet och studiero bättre för eleverna. Eleverna får också nya rastutrymmen i denna del, vilket minskar belastningen i korridor. Sal för textilslöjd görs om till teoretisk undervisningsal, yta för lärararbetsplatser görs i anslutning till det nya klassrummet.

31 3(3) Ekonomi Utbildningsförvaltningen har beställt en kostnadsberäkning från Allbohus i förhållande till ovanstående delar. I det arbetet har bifogade ritningar tagits fram, men förslaget är ännu inte fullt ut kostnadsberäknat. En uppskattning utifrån berörda ytor har gjorts och den totala renoveringskostnaden i denna del når enligt uträkning totalt 3,5 mnkr. En investeringskostnad för Allbohus innebär en driftkostnad i form av ökad hyreskostnad för Utbildningsförvaltningen. Enligt en schablonberäkning motsvarar den summan ca 200 tkr med helårseffekt. Skoldel Inlastning/ Miljörum Summa Hyra beräknat på: Ränta 3 % Avskrivning 25 år Årshyra på kronor Carsten Wulf Förvaltningschef Utbildningsförvaltningen Centralplan Alvesta Tel carsten.wulf@alvesta.se

32 Alvesta - lønmun Utbildningsnämnden Sammanträdes protokoll Sammanträdesdatum Sida 15(17) UN 60 Dnr NUT 2016/ Tilläggsäskande lokalförändringar Mohedaskolans gamla del Beslutsunderlag l. Beslutsunderlag, Redogörelse Mohedaskolan är inne i en om- och tillbyggnadsfas, där respektive del är ett eget projekt tidsmässigt och/eller budgetmässigt. I och med nya delar följer flytt av befintlig verksamhet i gamla skoldelen. Bland annat flyttas all undervisning i musik, slöjd och bild till den nya skoldelen och lämnar nuvarande utrymmen. För att få ändamålsenliga lokaler i hela skolan och tillföra de nya klassrum som behövs för att klara ett ökat elevantal, behöver nuvarande salar för praktisk/estetiska ämnen ställas om för annan teoretisk undervisning. I gamla skoldelen finns också behov av mer elevytor för högstadiet, med trygghet och studiero i fokus. Åven kemisal är i behov av kompletterande ytor för att kunna bedriva effektiv undervisning och hantera timplan. I denna del påverkas även personalens utrymmen, för rast och för arbetsrum. Slutligen finns förslag för förändring av nuvarande duschar och omklädningsrum i den gamla gymnastiksalen. Ytorna ses som en lämplig plats att samla elevhälsans funktioner på, centralt men ändå undanskymt. Beredning UN AU 47, Beslut 1. Hemställa hos Kommunstyrelsen om tilläggsbudget för ökade lokalkostnader för skolan i Moheda. 2. Ge utbildningsförvaltningen i uppdrag att komplettera ansökan med en redovisning av kostnadsökningen. ~.,-~/ Beslutet ska skickas till Utbildningsförvaltningen Kommunstyrelsen

33 Utbildningsförvaltningen Carsten Wulf Förvaltningschef Tel E-post: Beslutsunderlag Datum Utbildningsnämnden Tilläggsäskande lokalförändring Mohedaskolans gamla del Bakgrund Mohedaskolan är inne i en om- och tillbyggnadsfas, där respektive del är ett eget projekt tidsmässigt och/eller budgetmässigt. Matsal med tillhörande kök är färdigställt. Ny skoldel tillförs under hösten 2018, för att tas i bruk i samband med terminsstart Därefter följer bibliotek, integrerat skoloch folkbibliotek, och slutligen ny sporthall. Med dessa nya delar följer flytt av befintlig verksamhet i gamla skoldelen. Bland annat flyttas all undervisning i musik, slöjd och bild till den nya skoldelen och lämnar nuvarande utrymmen. För att få ändamålsenliga lokaler i hela skolan och tillföra de nya klassrum som behövs för att klara ett ökat elevantal, behöver nuvarande salar för praktisk/estetiska ämnen ställas om för annan teoretisk undervisning. I gamla skoldelen finns också behov av mer elevytor för högstadiet, med trygghet och studiero i fokus. Även kemisal är i behov av kompletterande ytor för att kunna bedriva effektiv undervisning och hantera timplan. I denna del påverkas även personalens utrymmen, för rast och för arbetsrum. Slutligen finns förslag för förändring av nuvarande duschar och omklädningsrum i den gamla gymnastiksalen. Dessa kommer inte att vara i bruk efter att ny sporthall är på plats, men ytan finns och kommer likväl att behöva uppvärmning. Ytorna ses som en lämplig plats att samla elevhälsans funktioner på, centralt men ändå undanskymt. Förslag på förändring Hus 3 del 1 (bilaga 1) I denna del, som ligger centralt vid skolan huvudingång, finns administration, expedition samt diverse personalutrymmen. Entrén kompletteras med ett fik för elever, främst högstadiet, men blir en del att nyttja även i andra sammanhang. Arbetsrum för skolledning med tillhörande administration och expedition justeras för mer ändamålsenliga utrymmen. Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Storgatan 15A Alvesta vx utbildning@alvesta.se

34 2(3) Även justeringar i personalrum, bl a med HWC, blir resultatet med renoveringar i denna del. Hus 3 del 2, Hus 4 & 5 (bilaga 2) Nuvarande bildsal delas genom uppsättande av vägg till två fullstora klassrum. Grupprum tillskapas i anslutning till båda klassrum, dels i befintliga ytor och dels genom att ta nuvarande utrymme för skolsköterskan i anspråk. Skolsköterskan flyttar ut, för att inte ligga mitt i verksamheten på 7-9-delen vilket kan vara känsligt för de äldre eleverna, men kanske än värre för elever i förskoleklass, lågstadiet och upp till mellanstadiet. Preparationsrum för kemin flyttas ut från undervisningslokalen för att ge mer undervisningsplats och ökad säkerhet. Yta tas från personalrum, som kompenseras i andra delar. Klassrum görs om till två rum för lärararbetsplatser, i ett utrymme som gynnas av mer rörelse. Sal för textilslöjd görs om till teoretisk undervisningsal, yta för lärararbetsplatser görs i anslutning till det nya klassrummet. Hus 6 (bilaga 3) Hus 6 motsvaras av gymnastiksal med tillhörande omklädningsrum och duschar. Gymnastiksalen byggs samman med ny sporthall och där tillgodoses behov omklädningsrum. Utrymmet kan med fördel användas till att samla elevhälsans olika delar; skolsköterska, kurator samt studie- och yrkesvägledare på en central men likväl skyddad placering på skolan. Ekonomi Utbildningsförvaltningen har beställt en kostnadsberäkning från Allbohus i förhållande till ovanstående delar. I det arbetet har bifogade ritningar tagits fram, men förslaget är ännu inte fullt ut kostnadsberäknat. En uppskattning utifrån berörda ytor samt det arbete som pågår på skolan har gjorts och den totala renoveringskostnaden i denna del når enligt uträkning totalt 6 mnkr. En investeringskostnad för Allbohus innebär en driftkostnad i form av ökad hyreskostnad för Utbildningsförvaltningen. Enligt en schablonberäkning motsvarar den summan ca 480 tkr med helårseffekt. Med etablerad projektör på plats skulle denna del kunna genomföras ganska omgående, om beställning kan göras under hösten.

35 3(3) Förslag till beslut - Arbetsutskott beslutar att föreslå Utbildningsnämnden att hemställa hos Kommunstyrelsen om tilläggsbudget för ökade lokalkostnader för skolan i Moheda. - Arbetsutskottet ger utbildningsförvaltningen i uppdrag att komplettera ansökan med en redovisning av kostnadsökningen. Carsten Wulf Förvaltningschef Utbildningsförvaltningen Centralplan Alvesta Tel carsten.wulf@alvesta.se

36 FÖRKLARINGAR OMRÅDE UTANFÖR ENTREPRENAD ENTREPRENADGRÄNS BEF. VÄGG VÄGG SOM RIVES NY VÄGG BEF. DÖRR DÖRR SOM RIVES NY DÖRR NYTT FÖNSTER I BEF. FÖNSTERHÅL IGENSÄTTNING AV DÖRR/FÖNSTER BYGGDEL/INREDNING SOM RIVES FÖRESKRIFTER ALLA MÅTT I MILLIMETER (mm) OM ANNAT INTE ANGES HÄNVISNINGAR UTFÖRANDE AV OMBYGGNAD ENL. RUMSBESKRIVNING. KONNEKTIONSLINJE E-2 B CAFÉDISK H ELEVFIK PERS.20 A: 34,8 m 2 AVFALL E-1 E-2 A B C E-1 E-1 A/SEKTION KASSADISK H ID b KANSLI PERS.1 A: 6,3 m 2 BF BK 3210a KANSLI PERS.1 A: 6,8 m KANSLI/RECEPTION PERS.1 A: 10,8 m A4 ID307 ID FRD/DOKUMENT PERS.0 A: 6,5 m 2 KASSASKÅP 3215 REKTOR PERS.2 A: 16,2 m 2 ID ID a PASSAGE A: 6,1 m 2 BH p REKTOR PERS.6 A: 18,2 m ID KOPIERING A: 9,9 m 2 SPEGEL 3217 HWC A: 5,2 m SKÅP LÄRARE ID KAPPRUM PERSONAL PERS.9 A: 32,4 m WC A: 2,4 m WC A: 2,4 m 2 MICRO K/F K 3219 LÄRARUM PERS.30 A: 61,9 m 2 KONNEKTIONSLINJE HS EI 30 HELIUM SYRA GIFT VENT HÖGSKÅP LIVSMEDEL BRANDISOLERAT GIFT/BENSIN 3219b PREPRUM- LAB PERS.2 A: 24,3 m 2 NYTT DRAGSKÅP DM K/F BEF. DRAGSKÅP BEF. DRAGSKÅP RevID BetID Ändringsnamn Datum Signatur BET ANT ÄNDRING AVSER DATUM Sign. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG ,10 MOHEDASKOLAN OMBYGGNAD AV SKOLA BH YDxx (MÅTT 5020x2210mm) MÅTT FÖR PARTI KONTROLLMÄTS PÅ PLATS UPP UPP RAMP 1:12 8,3% 5201 RWC A: 2,6 m ALLBOHUS FASTIGHETS AB Storgatan 15A ALVESTA VÅN 1 HUS3 DEL 1 1:100 ORIENTERINGSPLAN HUS 6 INLASTNING HUS 3 MILJÖHUS HUS 5 HUS 4 SKALA 1: METER OBS! FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET ÄR EJ GRANSKAT MOT BRANDSKYDDSBESKRIVNING BYGG- HERRE A DATUM Namn ARKITEKTBOLAGET ANSVARIG TEL info@arkitektbolaget.se UPPDRAG NR RITAD AV HANDLÄGGARE OMBYGGNADSPLAN VÅN 1 HUS3 DEL SKALA A1 100% / A3 50% NUMMER BET 1:100 PN KARIN HÅRD AF SEGERSTAD A PATRICK NILSSON

37 FÖRKLARINGAR OMRÅDE UTANFÖR ENTREPRENAD ENTREPRENADGRÄNS BEF. VÄGG VÄGG SOM RIVES NY VÄGG BEF. DÖRR FF401 DÖRR SOM RIVES KONNEKTIONSLINJE HS DM BEF. DRAGSKÅP 3223 KOMBILAB PERS.30 A: 59,0 m 2 BH 800 UTR. VÄG BEF. DRAGSKÅP, FLYTTAT 4219 ÖPPET ELEVUTRYMME PERS.3 A: 19,2 m LÄRAR-ARBETSPLATSER PERS.10 A: 25,1 m ID b LÄRAR-ARBETSPLATSER PERS.10 A: 27,9 m 2 NY DÖRR NYTT FÖNSTER I BEF. FÖNSTERHÅL IGENSÄTTNING AV DÖRR/FÖNSTER BYGGDEL/INREDNING SOM RIVES EI 30 HELIUM 3219b PREPRUM- LAB PERS.2 A: 24,3 m 2 SYRA GIFT VENT HÖGSKÅP LIVSMEDEL BRANDISOLERAT GIFT/BENSIN NYTT DRAGSKÅP K/F BEF. DRAGSKÅP NÖDDUSCH WHITEBOARD 3000 BEF. DRAGSKÅP, FLYTTAT FÖRESKRIFTER ALLA MÅTT I MILLIMETER (mm) OM ANNAT INTE ANGES +164,10 FP501 P (MÅTT 5020x2210mm) MÅTT FÖR PARTI KONTROLLMÄTS PÅ PLATS BR 0 UPP UPP RAMP 1:12 8,3% NER +163, RWC A: 2,6 m WC PERS.1 A: 2,1 m ID p501 ID503 K 5203 LÄRAR ARB.PL PERS.8 A: 20,0 m 2 HÄNVISNINGAR UTFÖRANDE AV OMBYGGNAD ENL. RUMSBESKRIVNING. NER sk sk sk BH FFxx 5202 HALL A: 47,9 m BASRUM PERS.30 A: 49,0 m 2 RevID BetID Ändringsnamn Datum Signatur BET ANT ÄNDRING AVSER DATUM Sign. WHITEBOARD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG MOHEDASKOLAN OMBYGGNAD AV SKOLA 5209 BASRUM PERS.30 A: 49,0 m , LÄRAR-ARBETSPLATSER PERS.10 A: 33,2 m 2 ALLBOHUS FASTIGHETS AB Storgatan 15A ALVESTA ,50 ORIENTERINGSPLAN WHITEBOARD HUS 6 KONNEKTIONSLINJE MILJÖHUS INLASTNING HUS 3 HUS 5 HUS 4 WHITEBOARD BASRUM PERS.30 A: 59,9 m 2 BYGG- HERRE Namn A ARKITEKTBOLAGET TEL info@arkitektbolaget.se UPPDRAG NR RITAD AV HANDLÄGGARE DATUM PN ANSVARIG KARIN HÅRD AF SEGERSTAD PATRICK NILSSON SKALA 1: METER VÅN 1 HUS3 DEL 2,HUS4 & 5 1:100 OBS! FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET ÄR EJ GRANSKAT MOT BRANDSKYDDSBESKRIVNING OMBYGGNADSPLAN VÅN 1 HUS3 DEL 2,HUS4 & SKALA A1 100% / A3 50% NUMMER BET 1:100 A

38 FÖRKLARINGAR OMRÅDE UTANFÖR ENTREPRENAD ENTREPRENADGRÄNS BEF. VÄGG VÄGG SOM RIVES NY VÄGG BEF. DÖRR DÖRR SOM RIVES NY DÖRR NYTT FÖNSTER I BEF. FÖNSTERHÅL IGENSÄTTNING AV DÖRR/FÖNSTER BYGGDEL/INREDNING SOM RIVES FÖRESKRIFTER ALLA MÅTT I MILLIMETER (mm) OM ANNAT INTE ANGES HÄNVISNINGAR UTFÖRANDE AV OMBYGGNAD ENL. RUMSBESKRIVNING. ENTREPRENADGRÄNS 6219 OMKL.RUM A: 12,3 m 2 BH FF611 RevID BetID Ändringsnamn Datum Signatur BET ANT ÄNDRING AVSER DATUM Sign DUSCHRUM A: 2,7 m WC A: 1,6 m 2 BH FF610 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG BRANDDÖRR ID601 BH MÖTE PERS.10 A: 22,4 m 2 BH BH p ID ID VILRUM PERS.2 A: 8,7 m 2 BH ID BH BH KOMMUNIKATION A: 55,6 m 2 ID ID605 ID608 ID SKOLSKÖTERSKA PERS A: 16,0 m 2 HWC PERS.1 VÄNTRUM KURATOR SYV A: 5,0 m 2 PERS.6 PERS.2 PERS A: 11,2 m 2 A: 12,3 m 2 A: 17,8 m 2 BH BH BH BH BH BH 0 MOHEDASKOLAN OMBYGGNAD AV SKOLA ALLBOHUS FASTIGHETS AB Storgatan 15A ALVESTA BRANDDÖRR YD603 UT FP601 FF601 FF602 FF603 FF604 FF605 FF606 FF607 FF608 FF609 FP602 ORIENTERINGSPLAN PELARE SAMT SKÄRMTAK RIVES HUS 6 INLASTNING HUS 3 MILJÖHUS HUS 5 HUS 4 ENTREPRENADGRÄNS VÅN ,10 HUS 6 1:100 SKALA 1: METER OBS! FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET ÄR EJ GRANSKAT MOT BRANDSKYDDSBESKRIVNING BYGG- HERRE A DATUM Namn ARKITEKTBOLAGET ANSVARIG TEL info@arkitektbolaget.se UPPDRAG NR RITAD AV HANDLÄGGARE SKALA A1 100% / A3 50% NUMMER BET 1:100 PN OMBYGGNADSPLAN VÅN ,10 HUS KARIN HÅRD AF SEGERSTAD A PATRICK NILSSON

39 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) KS KS 2019/ Tilläggsbudget för investeringar av datorer istället för leasing 10 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterad den 12 februari Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 11 februari Redogörelse En ny IT-modell har införts från som innebär att allt inköp av IT-utrustning i kommunen ska hanteras via IT-avdelningen för att få en samlad kontroll samt för att kunna kostnadseffektivisera. I dagsläget leasas all den utrustning som tillhör en arbetsstation. Med utgångspunkt från en utökad kontroll och kostnadseffektivisering, är det en förutsättning att IT-avdelningen äger IT-utrustningen istället för att leasa. En arbetsstation avser datorer och läsplattor inklusive kringutrustning till personal, elever och nämndsledamöter. Kringutrustning avser skärmar, dockningsstationer, tangentbord och dylikt. Från och med 2020 kommer behovet av investering i arbetsstationer tas med i den ordinarie budgetprocessen. Eftersom ny IT-modell har införts från 2019 behövs ett tilläggsbeslut för investeringarna Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1) IT-avdelningen inom kommunledningsförvaltningen övergår från att leasa arbetsstationer till att successivt under 2019 istället köpa och äga egen utrustning. 2) IT-avdelningen inom kommunledningsförvaltningen beviljas 6 miljoner kronor i tillägg i investeringsbudget 2019 för inköp av arbetsstationer och gemensam IT-utrustning. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige 1 KS 165 Ny intäkts- och kostnadsmodell för IT Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

40 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 201 g-oi -22 Sida 6(18) KS AU g 24 KS 2019/ Tilläggsbudget för investeringar av datorer istället för leasing Beslutsunderlag 1. Tjänsteslaivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 1l febniari Redogörelse En ny IT-modell har införts från som innebär att allt inköp av IT-utrustning ikornmunen ska hanteras via IT-avdelningen för att få en samlad kontroll samt för att kuru'ia kostnadseffektivisera. I dagsläget leasas all den utrustning som tillhör en arbetsstation. Med utgångspunkt från en utökad kontroll och kostnadseffektivisering, är det en förutsättning att IT-avdelningen äger IT-utrustningen istället för att leasa. En arbetsstation avser datorer och läsplattor inklusive kringutnistning till personal, elever och nämndsledamöter. Kringutnistning avser skärmar, dockningsstationer, tangentbord och dylikt. Från och med 2020 kornmer behovet av investering i arbetsstationer tas med i den ordinarie budgetprocessen. Bftersom ny IT-modell har införts från 2019 behövs ett tilläggsbeslut för investeringarna Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att 1) Kommun1edningsförva1tningens IT-avdelning övergår från att leasa arbetsstationer till att successivt under 2019 istället köpa och äga egen uhustning. 2) Kornmun1edningsförvaltrffngens IT-avdelning beviljas 6 miljoner kronor i tillägg i investeringsbudget 2019 för inköp av arbetsstationer och gemensam IT-utrustning. Protokollet skickas till Kotmnunstyrelsen ' KS e)165 Ny intäkts- och kostnadsmodell för IT Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

41 Kommunledningsförvaltning Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kommunstyrelsen IT investeringsbudget, tillägg för 2019 Redogörelse En ny IT-modell har införts från som innebär att all inköp av ITutrustning i kommunen ska hanteras via IT-avdelningen för att få en samlad kontroll samt för att kunna kostnadseffektivisera. I dagsläget leasas all den utrustning som tillhör en arbetsstation. Med utgångspunkt från en utökad kontroll och kostnadseffektivisering, är det en förutsättning att IT-avdelningen äger IT-utrustningen istället för att leasa. En arbetsstation avser datorer och läsplattor inklusive kringutrustning till personal, elever och nämndsledamöter. Kringutrustning avser skärmar, dockningsstationer, tangentbord och dylikt. Räntan hos leasingföretaget uppgår i dagsläget till 6,56 procent och kommunens internränta uppgår till 1,5 procent. Skillnaden i ränta mellan att leasa och att köpa in blir cirka 0,4 miljoner kronor per år. Med nuvarande leasingavtal byts alla datorer ut efter exakt tre år oberoende av om datorn fortfarande är funktionellt duglig. Genom att äga datorerna kan nyttjandetiden eventuellt sträckas till fyra år, vilket gör att kommunen bättre kan resursutnyttja de anskaffade datorerna. Datorer som inte återlämnas i tid av verksamheterna till leasingföretaget debiteras kommunen. Kostnaden är cirka 0,2 miljoner kronor per år, vilket kommunen inte kommer ha vid eget ägande. Finansiering av kapitalkostnaderna för att köpa in arbetsstationer finns redan idag i verksamheternas budget utifrån dagens modell, där IT-avdelningen debiteringar verksamheterna deras leasingkostnader. Effekten blir att den lägre kostnaden för att köpa in och äga arbetsstationerna kommer verksamheterna tillgodo. Enligt de leasingavtal som löper ut under 2019 för utrustning till arbetsstationer samt annan gemensam IT-utrustning såsom servrar och kommunikationsutrustning bedöms att IT-avdelningen behöver 6 miljoner kronor Från och med 2020 kommer behovet av investering i arbetsstationer tas med i den ordinarie budgetprocessen. Eftersom ny IT-modell har införts från 2019 behövs ett tilläggsbeslut för investeringarna KS 165 Ny intäkts- och kostnadsmodell för IT Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

42 Bilaga 1 Investeringskalkyl, köp datorer etc (4) Bilaga 1 Investeringskalkyl Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1) IT-avdelningen inom kommunstyrelsen övergår från att leasa arbetsstationer till att successivt under 2019 istället köpa och äga egen utrustning. 2) IT-avdelningen inom kommunstyrelsen beviljas 6 miljoner kronor i tillägg i investeringsbudget 2019 för inköp av arbetsstationer och gemensam IT-utrustning. Camilla Holmqvist Kommunchef Pär Svensson IT-chef

43 Bilaga 1 Investeringskalkyl, köp datorer etc 2019 Investeringskalkyl Datum: Nämnd Kommunstyrelsen 1 Investeringsprojekt (Namn) Arbetsstationer 2 Verksamhet IT-avdelningen 3 Projektnummer 4 Projektledare Pär Svensson IT-chef Skattefinansierad del Avgiftsfinansierad del SUMMA 5a* Investeringsbelopp totalt (tusentals kr) varav komponent varav komponent varav komponent b) Skapar investeringen något behov av investering i någon annan verksamhet inom koncernen? NEJ X JA I så fall vilken; Kapitalkostnad: Ändra till aktuell avskrivningstid 6 Avskrivningstid /år/tkr komponent 1 År Avskrivningstid /år/tkr komponent 2 År Avskrivningstid /år/tkr komponent 3 År Internränta %/tkr (samma som år 2019) % 1, Summa kapitalkostnad per år * Extern/intern resurs (OBS! Endast aktuellt för FSP, avser resurs som utför arbetet) 9* Fördelning av investering över år (tkr) Investeringsbelopp, startår Investeringsbelopp År 2 0 Investeringsbelopp År 3 0 Investeringsbelopp År 4 0 Totalt investeringsbelopp Summa

44 Bilaga 1 Investeringskalkyl, köp datorer etc (4) 10a*Effekt nämndens driftkostnader/intäkter per år: Ökade kostnader Minskade kostnader (-) Ökade intäkter (-) SUMMA Skattefinansierat Avgiftsfinansierat Summa Kort beskrivning: Driftkostnaden som belastar nämnden är deras egna arbetsstationer, resp nämnd debiteras sina kostnader 10b*Effekt annan verksamhets driftkostnader/intäkter per år: Ökade kostnader Minskade kostnader (-) Ökade intäkter (-) SUMMA Skattefinansierat Avgiftsfinansierat Summa Kort beskrivning: Antalet datorer per nämnd påverkar driftkostnaden 11* Syfte med investeringen och motivering kopplat till Kommunfullmäktiges övergripande mål Att minska kommunens kostnader för datorer och läsplattor med kringutrustning (skärm, dockningsstation, tangenbord, mus) genpm att gå över till att äga själva istället för leasing. 12* Konsekvenser om investering inte blir genomförd Kostnaderna kommer vara högre med nuvarande leasingavtal. 13* Investeringstyp i procent Ange procentuell andel Nyinvestering 100 Reinvestering 0 Anpassningsinvestering 0 Imageinvestering 0 Totalt 100 (Summan ska bli 100!) Ansvarig chef Pär Svensson Datum

45 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) KS KS 2019/ Överföring av investeringsbudget för pågående investeringar från 2018 till Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterad den 12 februari Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 11 februari Redogörelse Investeringsmedel för vissa pågående projekt har inte ianspråktagits full ut under 2018 och för vissa nämnder finns det behov av att medlen budgetmässigt förs 1 över till 2019 för att projekten ska kunna avslutas. Aktuella projekt ingår i respektive nämnds fastställds investeringsbudget för år Förslagen till projekt att överföra från 2018 till 2019, har prövats av den under 2017 inrättade tvärsektoriella investeringsgruppen (ekonomichefen är sammankallande och gruppen består av representanter från kommunens förvaltningar samt kommunens lokalstrateg). Omsorgsnämnden har 2018 överskridit sin investeringsram 1 med tkr, vilket innebär att nämnden själv får finansiera kapitalkostnaden 2 för denna del. Det innebär en minskning av driftramen för omsorgsnämnden från år 2019 med 364 tkr. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1) överföra investeringsmedel från 2018 till 2019 års investeringsbudget enligt följande (se bilaga per projekt): tkr till Nämnden för samhällsbyggnad tkr till Kommunstyrelsen (kommunledningsförvaltningen) tkr till Kultur- och fritidsnämnden, 1 Se hantering av överföring av investeringsmedel och överskridande av investeringsram i Riktlinjer för budget och redovisning, KF beslut samt Investeringsdirektiv, KS beslut Kapitalkostnad=avskrivning+internränta. Avskrivningstiden för nämndens investeringar bedöms i genomsnitt uppgå till 5 år och internräntan för år 2019 uppgår till 1,5%. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

46 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen 2) minska omsorgsnämnden driftram med 364 tkr från år 2019 som en effekt av att nämnden har överskridit sin investeringsram med tkr år 2018 och därmed själv får finansiera kapitalkostnaden för denna del. Protokollet skickas till Ekonomiavdelning Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

47 Möorn'e"maun f Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 7(18) KS AU 5 25 KS 2019/ Överföring av investeringsbudget för pågående investeringar från 2018 till 2019 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kornmunledningsförvaltningen, daterad den 1l februari Redogörelse Investeringsmedel för vissa pågående projekt har inte ianspråktagits full ut under 2018 och för vissa nämnder finns det behov av att medlen budgetmässigt förs2 över till 2019 för att projekten ska kunna avslutas. AJctuella projekt ingår irespektive nämnds fastställds investeringsbudget för år Förslagen till projekt att överföra från 2018 till 2019, har prövats av den under 2017 inrättade tvärsektoriella investeringsgnippen (ekonomichefen är sammankallande och gnippen består av representanter från kommunens förvaltningar samt kornmunens lokalstrateg). Omsorgsnämnden har 2018 överskridit sin investeringsraml med tkr, vilket iru'iebär att nämnden själv får finansiera kapita1kostnaden3 f'ör denna del. Det innebär en minskning av driftramen för omsorgsnämnden från år 2019 med 364 tkr. Beslut Arbetsutskottet föreslår kornrnunstyrelsen besluta att l. överförainvesteringsmedelfrån20l8til12019års investeringsbudget enligt f'öljande (se bilaga per projekt): * tkr till Nämnden för sarnhällsbyggnad * tkr till Kornmunstyrelsen (kornmunledningsförvaltningen) * 1553 tkr till Kultur- och fritidsnämnden, 2. minska omsorgsnämnden driftram med 364 tkr från år 2019 som en effekt av att nämnden har överskridit sin ase hantering av överföring av investeringsmedel och överskridande av investeringsram i Riktlinjerför budgetoch redovisning,kf beslut samt lnvesteringsdirektiv,ks 2C) @34. 3bes1ut Kapitalkostnad=avskrivning+internränta. Avskrivningstiden för nämndens investeringar bedöms i genomsnitt uppgå till 5 år och internräntan för år 2019 uppgår till 1,5%. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

48 "a;orn'e"maun f Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 8(18) investeringsram med 1694 tkr år 2018 och därmed själv får finansiera kapitalkostnaden för denna del. Protokollet skickas till Komtnunstyrelsen Justeringsmännens sign I Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

49 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Christina Utterström Ekonomichef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till kommunstyrelsen Överföring av investeringsmedel från 2018 till 2019 Redogörelse Investeringsmedel för vissa pågående projekt har inte ianspråktagits full ut under 2018 och för vissa nämnder finns det behov av att medlen budgetmässigt förs 1 över till 2019 för att projekten ska kunna avslutas. Aktuella projekt ingår i respektive nämnds fastställds investeringsbudget för år Förslagen till projekt att överföra från 2018 till 2019, har prövats av den under 2017 inrättade tvärsektoriella investeringsgruppen (ekonomichefen är sammankallande och gruppen består av representanter från kommunens förvaltningar samt kommunens lokalstrateg). Omsorgsnämnden har 2018 överskridit sin investeringsram 1 med tkr, vilket innebär att nämnden själv får finansiera kapitalkostnaden 2 för denna del. Det innebär en minskning av driftramen för omsorgsnämnden från år 2019 med 364 tkr. Bilaga: Sammanställning projekt överföring av investeringsmedel från 2018 till 2019 års investeringsbudget. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att 1) överföra investeringsmedel från 2018 till 2019 års investeringsbudget enligt följande (se bilaga per projekt): tkr till Nämnden för samhällsbyggnad tkr till Kommunstyrelsen (kommunledningsförvaltningen) tkr till Kultur- och fritidsnämnden, 1 Se hantering av överföring av investeringsmedel och överskridande av investeringsram i Riktlinjer för budget och redovisning, KF beslut samt Investeringsdirektiv, KS beslut Kapitalkostnad=avskrivning+internränta. Avskrivningstiden för nämndens investeringar bedöms i genomsnitt uppgå till 5 år och internräntan för år 2019 uppgår till 1,5%. Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

50 2(3) 2) minska omsorgsnämnden driftram med 364 tkr från år 2019 som en effekt av att nämnden har överskridit sin investeringsram med tkr år 2018 och därmed själv får finansiera kapitalkostnaden för denna del. Kommunchef Camilla Holmqvist Ekonomichef Christina Utterström

51 Bilaga 1 Underlag överföring investeringsmedel till 2019 per projekt Belopp per projekt att överföra från 2018 till 2019 års investeringsbudget Projekt nr Projekt Text BUDGET 2018 (tkr) REDOVISNING Jan 18 - Dec 18 Att överföra till FÖRVÄRV AV MARK LEKPARKSUTRUSTNING ORRAKULLEN ETAPP NY BEBYGGELSE MOHEDA RYD SPÅNINGSLANDA ETAPP TRAFIKSÄKERHETSHÖJ. ÅTGÄR HAGARONDELLEN OCH PARK TORNE GATA SILKSESNÄS OMBYGG RENS ALVESTA ARV OMLÄGGN ÄLDRE VA-LEDN ) ENGAGATAN FÅRAKULLEN MOHEDA VATTENVERKSBORRA VÄRMEPUMP AVLOPPSVERK ALV APLAMON VISL UTBYGGNAD VA HJB OMLEDNING VATTEN OMBYGGN GRIMSLÖV PUMPST ÖVERFÖR LEDN TORNE-GRIMSL Summa Nämnden för samhällsplanering WIFI NÄTSYSTEM IDENTITETSHANTERING ÄRENDEHANTERINGSSYSTEM DIGITALA INFO.SKÄRMAR UPPGRAD INTRANÄTVERKTYG UPPGRAD WEBBPUBL.SYSTEM BESLUTSTÖDSSYSTEM DIGIT PERSONALAKTER Summa Kommunstyrelsen (KLF) VISLANDA BIBLIOTEK BIBLIOTEK RFID SPÅNENS BADPLATS 109 1) HANASLÖV 730 1) Summa Nämnden för kultur och fritid Totalt att överföra till investeringsbudget ) Budgetbeloppen är justerade, eftersom viss del har omfördelats till att täcka upp underskott på andra projekt, vilket påverkat beloppet att överföra till 2019.

52 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen KS KS 2019/ Överföring av 2019 budgetpost från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande 12 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterad den 12 februari Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 4 februari Utredning, daterad den 4 februari Redogörelse Av kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2018 ( 161/2018), framgår att ansvaret för gymnasieskola (exkl gymnasiesärskolan) och vuxenutbildning från och med 1 januari 2019 flyttas från utbildningsnämnden (UN) till nämnden för arbete och lärande (NAL). Kommunfullmäktiges beslut om förändring av verksamhetsansvaret, medför ett behov av att en omfördelning av resurser sker från UN till NAL. Samtliga personalkostnader som rör hela gymnasieskolan (inte särskolan) och hela vuxenutbildningen förs över till NAL från UN. Utöver denna personal sker fördelning av tjänster inom elevhälsan, skolskjuts, kostenheten och IT. Anledningen till detta är att personal med kunskap och kompetens finns upparbetade centralt på utbildningsförvaltningen och därför bör organisering av dessa områden bli oförändrad. ` Driftbudgeten som ska fördelas till NAL från UN uppgår totalt till XXX XXX,X tkr. Utgångspunkten för beräkning av budgetbeloppen har varit verksamhetens förutsättningar och folkbokförda elever den 1 januari 2019 avseende vår- och höstterminen Investeringsbudget från UN omfördelas med 400 tkr till NAL. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1) godkänna omfördelning av resurser som beskrivs enligt ovan som en följd av beslutad omorganisation av gymnasieskolan och vuxenutbildningen från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

53 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen 2) omfördela ,5+debitering IT-kostnader tkr i driftkostnadsram år 2019 från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, 3) omfördela kronor i investeringsram år 2019 från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, 4) ge nämnderna i uppdrag att ta fram verksamhetsplan 2019 anpassad till sin nya organisation och ny ekonomisk ram, 5) ge kommunchefen i uppdrag att i december 2019 göra en avstämning om det finns ytterligare specifika poster som behöver justeras med anledning av omorganisationen. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

54 SammanträdesprotokoIl Sida Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott g(is) KS AU 5 26 KS 201 9/ Överföring av 2019 budgetpost från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 4 februari Utredning,dateradden4februari2019. Redogörelse Av kornmunfullmäktiges beslut den 18 december 2018 (j 161/2018), framgår att ansvaret för gymnasieskola (exkl gymnasiesärskolan) och vuxenutbildning från och med l januari 2019 flyttas från utbildningsrfömnden (UN) till nämnden för arbete och lärande (NAL). Komrnunfullmäktiges beslut om förändring av verksarnhetsansvaret, medför ett behov av att en omfördelning av resurser sker från '[JN till NAL. Samtliga personalkostnader som rör hela gymnasieskolan (inte särskolan) och hela vuxenutbildningen förs över till NAL från UN. Utöver denna personal sker fördelning av tjänster inom elevhälsan, skolskjuts, kostenheten och IT. Anledningen till detta är att personal med kunskap och kompetens finns upparbetade centralt på utbildningsförvaltningen och därför bör organisering av dessa områden bli oförändrad. Driftbudgeten som ska fördelas till NAL från UN uppgår totalt till ,5+debitering IT-kostncrder tkr. Utgångspunkten för beräkning av budgetbeloppen har varit verksamhetens förutsättningar och folkbokförda elever den 1 januari 2019 avseende vår- och höstterminen Investeringsbudget från?jn omfördelas med 400 tkr till NAL. Yrkanden Per Ribacke (S) yrkar på ett tillägg ipunkt 4 i förslag till beslut om att utbildningsnämnden och nämnden för arbete och lärande ska rapportera den uppdaterade verksarnhetsplanen till kommunstyrelsen innan den 15 april Beslutsgång Ordföranden frågar om arbetsutskottet kan besluta enligt förslag till beslut med Per Ribackes (S) tilläggsyrkandet och finner per acklamation att arbetsutskottet beslutar enligt förslag till beslut med tilläggsyrkandet. ' Justenngsmannens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

55 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum '1-22 Sida 10(18) Beslut Arbetsutskottet föreslår Kornrnunstyrelsen föreslå kornmunfiillmäktige besluta att 1) godkänna omfördelning av resurser som beskrivs enligt ovan som en följd av beslutad omorganisation av gymnasieskolan och vuxenutbildningen från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, 2) om'i6råe1alo8994,5+debiteriyigit-kostnadert'kxidriftkostmdsmm år 2019 från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, 3) omfördela400000kronoriinvesteringsramår2019frånutbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, 4) ge nämnderna i uppdrag att ta fram en verksamhetsplan för 2019 anpassad till sin nya organisation och ny ekonomisk ram och rapportera sina respektive uppdaterade verksamhetsplaner till kommunstyrelsen innan den 15 april ) gekommunchefeniuppdragattidecember20l9göraenavstämning om det finns ytterligare specifika poster som behöver justeras med anledning av omorganisationen. Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

56 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Christina Utterström Ekonomichef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kommunstyrelsen Omfördelning av resurser efter organisationsförändring av gymnasieskola och vuxenutbildning till ny nämnd Redogörelse Av kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2018 ( 161/2018), framgår att ansvaret för gymnasieskola (exkl gymnasiesärskolan) och vuxenutbildning från och med 1 januari 2019 flyttas från utbildningsnämnden (UN) till nämnden för arbete och lärande (NAL). Kommunfullmäktiges beslut om förändring av verksamhetsansvaret, medför ett behov av att en omfördelning av resurser sker från UN till NAL. Samtliga personalkostnader som rör hela gymnasieskolan (inte särskolan) och hela vuxenutbildningen förs över till NAL från UN. Utöver denna personal sker fördelning av tjänster inom elevhälsan, skolskjuts, kostenheten och IT. Arbetsuppgifterna finns kvar på UN och NAL bekostar del av dessa tjänster med överförda budgetmedel. Anledningen till detta är att personal med kunskap och kompetens finns upparbetat centralt på utbildningsförvaltningen. ` Driftbudgeten som ska fördelas till NAL från UN uppgår totalt till XXX XXX,X tkr. Utgångspunkten för beräkning av budgetbeloppen har i huvudsak varit verksamhetens förutsättningar och folkbokförda elever den 1 januari 2019 avseende vår- och höstterminen Investeringsbudget från UN omfördelas med 400 tkr till NAL. Bilaga: Tjänsteskrivelse Överföring av gymnasieskola och vuxenutbildningen från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

57 2(2) Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1) godkänna omfördelning av resurser som beskrivs enligt ovan som en följd av beslutad omorganisation av gymnasieskolan och vuxenutbildningen från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, 2) omfördela ,5+debitering IT-kostnader tkr i driftkostnadsram år 2019 från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, 3) omfördela kronor i investeringsram år 2019 från utbildningsnämnden till nämnden för arbete och lärande, 4) ge nämnderna i uppdrag att ta fram verksamhetsplan 2019 anpassad till sin nya organisation och ny ekonomisk ram, 5) ge kommunchefen i uppdrag att i december 2019 göra en avstämning om det finns ytterligare specifika poster som behöver justeras med anledning av omorganisationen. Camilla Holmqvist Kommunchef Christina Utterström Ekonomichef

58 Förvaltningen för arbete och lärande Iren Johansson Utredare Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Omfördelning av resurser efter organisationsförändring av gymnasieskola och vuxenutbildning till ny nämnd Innehåll Bakgrund... 1 Personal, verksamhet och administration... 1 Driftbudget... 2 Investeringar... 5 Delegationsordning, dokumenthanteringsplan och diarium... 5 Bilagor: 1) Underlag beräkning köp av utbildning 2) Underlag beräkning caféverksamhet

59 Förvaltningen för arbete och lärande Iren Johansson Utredare Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Bakgrund Av Kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2018 ( 161/2018) framgår att ansvaret för gymnasieskola och vuxenutbildning från och med 1 januari 2019 flyttas från utbildningsnämnden (UN) till nämnden för arbete och lärande (NAL). Kommunfullmäktiges beslut om förändring av verksamhetsansvaret, medför ett behov av att en fördelning av resurser genomförs från UN till NAL. Det avser såväl administrativt stöd, elevhälsa, skolskjuts, kost som personal som biträder nämnden vid fullgörandet av dess uppgifter. Reglemente för den nya nämnden antogs av kommunfullmäktige den 18 december 2018 (KF 161 och 168/2018). Reglementet träder i kraft den 1 januari Enligt reglementet 1 kap. 1 är nämndens ansvarsområde, utöver tidigare områden, att ansvara för uppgifter enligt skollagen vad gäller gymnasieskola och vuxenutbildning samt för kommunens uppdragsutbildning och arbetsmarknadspolitiska utbildningsåtgärder. Anpassningen av förvaltningsorganisationen sker i enlighet med det av kommunfullmäktige antagna reglementet. Personal, verksamhet och administration I samband med överföring av verksamheter från nuvarande nämnds uppdrag till NAL behöver resurser omfördelas. Arbetsgivar- och arbetsmiljöansvaret övergick därmed till NAL från UN för berörda personalgrupper. Nedan redovisas vilka resurser med tillhörande budgetmedel som föreslås överföras till NAL från UN. Observera att antalet tjänster som anges här är berörda tjänster utifrån 2018 års verksamhet. Det är NAL som har att genomföra närmare organisation och fördelning av tjänster utifrån aktuella ekonomiska förutsättningar. Detta förslag syftar till att ge en fördelning av budget och resurser inför ikraftträdandet, inte att på något sätt föregripa nämndens arbete. I december 2019 ska en avstämning göras om det finns ytterligare specifika poster som behöver justeras. Samtliga personalkostnader som rör hela gymnasieskolan (inte särskolan) och hela vuxenutbildningen förs över till NAL från UN. Totalt omfattar det 61 tillsvidare anställda personer eller 60 årsarbetare. Utöver denna personal sker fördelning av tjänster inom elevhälsan, skolskjuts, kostenheten och IT. Arbetsuppgifterna finns kvar på UN och NAL bekostar del av dessa tjänster med överförda budgetmedel. Anledningen till detta är att personal med kunskap och kompetens finns upparbetat centralt på utbildningsförvaltningen. Därför bör organisering av ovanstående områden bli oförändrad. 1 (5)

60 Omfördelning av resurser efter organisationsförändring av gymnasieskola och vuxenutbildning till ny nämnd Driftbudget Driftbudgeten som ska fördelas till NAL från UN redovisas i tabell nedan och uppgår totalt till XXX XXX tkr. Utgångspunkten för beräkning av budgetbeloppen har i huvudsak varit verksamhetens förutsättningar och folkbokförda elever den 1 januari 2019 avseende vår- och höstterminen Ingående delar beskrivs mer i avsnitten nedan. Tabell: Budget från UN att överföra till NAL Verksamhet tkr Kommentar Allbo Lärcenter ,0 Köp av utbildning mm ,0 Elevhälsa 300,0 Skolskjuts 4 455,0 Kost 700,5 IT 373,0 Avvaktar belopp IT-modell Lokaler och städ 8 148,0 Övriga kostnader, tex avgifter mm 372,0 Semesterlöneskuld 23,0 Summa totalt ,5 +IT-modell! Allbo Lärcenter Ingångsvärdet för Allbo Lärcenter och individuella programmen (IM) exklusive volymavstämning antal elever, uppgår för 2019 totalt tkr. Avdrag görs för gymnasieskolans andel av UN:s effektiviseringsuppdrag med 695 tkr. Dessutom sker en minskning av antalet folkbokförda elever i åldrarna år, vilket gör att den budgetpost för volymavstämning för samtliga gymnasieelever, som förs över till NAL från UN är minus 681 tkr 1. Budgetposten utgör en helårseffekt av mätningar utförda hösten 2018, och avser därmed ingångsläget 1 januari Beloppet kommer att justeras under 2019 utifrån den löpande volymavstämning av antal elever och budgetreglering som sker mot kommunstyrelsen. Total nettobudget att överföra för denna verksamhet uppgår därmed till tkr. Total nettobudget att överföra för Allbo Lärcenter uppgår till tkr. 1 Totala ingångsvärdet för gymnasieelever per 1 jan 2019 är båda nettobudgetbeloppen ihop för Allbo Lärcenter och Köpt utbildning, dvs tkr ( ). Regleringen med minus 681 tkr avser en helårseffekt på volymavläsningen för 2018 för alla folkbokförda gymnasieelever i Alvesta kommun och hör alltså ihop med båda delposterna. Den volymavstämning som sedan görs löpande under 2019 och framåt mot kommunstyrelsen, avser förändringen av alla folkbokförda gymnasielever och får sedan fördelas internt mellan Allbo Lärcenter och Köp av utbildning. 2 (5)

61 Omfördelning av resurser efter organisationsförändring av gymnasieskola och vuxenutbildning till ny nämnd Köp av utbildning UN har kostnader och intäkter för köp/försäljning av utbildning när det gäller gymnasieelever och dessa budgetposter ska flyttas över till NAL. Även budgetposter för tilläggsbelopp och inackorderingsbidrag innefattas i detta. Totala nettobudgetbeloppet har beräknats utifrån ingående elevantal vårterminen respektive höstterminen 2019 och uppgår till tkr 1. Beloppet kommer sedan att justeras under 2019 utifrån den löpande volymavstämning av antal elever och budgetreglering som sker mot kommunstyrelsen. Avseende köp av utbildning för vuxna ska budgetposter omfördelas till NAL från UN motsvarande, 150 tkr. Total nettobudget att överföra för denna verksamhet uppgår därmed till tkr, se bilaga 1 för uträkning. Total nettobudget att överföra för köp av utbildning uppgår till tkr. Elevhälsa Följande fördelning till NAL från UN: 40 % kurator (riktad till individuella programmen) 10 % skolsköterska, ambulerande just nu (riktat till IM) Under våren behöver det förstärkas med ytterligare 10 % skolsköterska för att hantera en puckel men att sedan under hösten 2019 återgå till ursprungliga 10 %. 5 % övergripande specialpedagog 5 % psykolog 5 % elevhälsochef Skolläkare ska enligt skollagen finnas inom gymnasiet, men har erfarenhetsmässigt ingen verksamhet mot IM. Kringkostnader till tjänsterna tillhandahålls av UN efter beslut av elevhälsochef I övrigt tillhandahåller elevhälsan tillgång till läkare vid behov, uppdragen som elevhälsochef i första hand för gymnasieskolan, förslag till beslut om tilläggsbelopp för gymnasieskolan och chefskap för ovan nämnda professioner. Total nettobudget att överföra för elevhälsa uppgår till 300 tkr. Skolskjuts Motsvarande 10 procent av handläggare/samordnare för skolskjuts omfördelas till NAL, 55 tkr. Kostnader för skolskjutsar för gymnasieelever omfördelas till NAL, tkr, budgetbeloppet har beräknats utifrån ingående elevantal vårterminen respektive höstterminen Total nettobudget att överföra för skolskjuts uppgår till tkr. 3 (5)

62 Omfördelning av resurser efter organisationsförändring av gymnasieskola och vuxenutbildning till ny nämnd Kost Personal motsvarande två tjänster (kock 80% och måltidsbiträde 80%) är placerade på Café Hjärtat (finns på Allbo Lärcenter). Verksamheten på Café Bulten är integrerad i Café Hjärtat och dessa verksamheter måste ses som en helhet i ett ekonomisk perspektiv. Utgångspunkten är att caféverksamheten till största delen ska vara intäktsfinansierad, vilket inte var fallet för 2018, se bilaga 2. Hälften av nettokostnaden för 2018 förs över till NAL, vilket motsvarar 169 tkr. Det finns ett behov av att se över hur caféverksamheten långsiktigt ska finansieras. Skolmåltiderna för gymnasieeleverna, ca 65 elever, har skötts via ett avtal med en restaurang, 45 kr/ måltid. (30 kr/gymnasieelev avser lokaler/städ och 15 kr avser livsmedel). Dessutom tillkommer kostnader för livsmedelstillsyn, 5 tkr per år. Beräkning av budget för skolmåltiderna, 45 kr x 65 elever x 180 dagar motsvarar 526,5 tkr beräknat på helår. Total nettobudget att överföra för kost uppgår till 700,5 tkr. IT/GDPR Skötsel av driften av de nuvarande dataprogrammen för gymnasieskola och vuxenutbildning utförs av utbildningsförvaltningen och motsvarar 25 procent av en heltidstjänst, det baseras på elevtal för grundskola och gymnasium (exklusive förskola). De tjänster som ingår är IT-strateg 10 procent, IT-administratör 5 procent och ITstödjare 10 procent, sammanlagt motsvarande 113 tkr och avser lön inklusive sociala avgifter. De arbetsuppgifter som i dagsläget inte kan utföras inom ramen för de 25 procenten är delar av arbetet med GDPR såsom upprättande av personuppgiftsbiträdes (PUB)- avtal. En kartläggning av samtliga kostnader för datalicensavtal avseende de pedagogiska verksamhetssystemen har gjorts. Allbo Lärcenters del av detta beräknas till 260 tkr. Debiterade IT-kostnader från IT-avdelningen utifrån inventering av datorer och läsplattor i januari 2019 enligt nya IT-modellen motsvarar XXX tkr för Total nettobudget att överföra för denna verksamhet uppgår därmed till 373 tkr + IT-modellen tkr. Total nettobudget att överföra för IT uppgår till XXX tkr. Kompletteras inför KS 4 (5)

63 Omfördelning av resurser efter organisationsförändring av gymnasieskola och vuxenutbildning till ny nämnd Lokaler och städ De lokaler som gymnasieskolan och vuxenutbildningen förfogar över i sin helhet ska fördelas till NAL, lokalhyra tkr och städ tkr (exkl lokalhyra och städ för skolmåltider för gymnasieeleverna och nuvarande lokal på Rådmannen, som betalas av UN våren 2019). Total nettobudget att överföra för lokaler och städ uppgår till tkr. Övriga kostnader UN har budgeterat centralt för kopieringsavtal, AV-central, elevförsäkring och kostnader för kompetensutveckling för t ex rektorer. Det bör omfördelas till NAL från UN med samma procentuella andel som är budgeterat i UN för ,5 procent avser kopieringsavtalet, motsvarande för AV-centralen och elevförsäkringen. Avseende rektorsutbildningen sker en omfördelning till NAL från UN utifrån den andel rektorer som arbetar inom gymnasieskola och vuxenutbildning. Total omfördelning av övriga kostnader till NAL från UN motsvarande 343 tkr för fasta avgifter och 29 tkr för kompetensutveckling. Total nettobudget att överföra för övriga kostnader uppgår till 372 tkr. Förändring av semesterlöneskuld m m Budgeterad kostnad för förändring av semesterlöneskulden m m omfördelas till NAL från UN utifrån antal årsarbetare som i dagsläget finns inom gymnasieskola och vuxenutbildning, 23 tkr. Total nettobudget att överföra för förändring av semesterlöneskuld uppgår till 23 tkr. Investeringar UN har en total investeringsbudget för 2019 på tkr, som inte är fördelad på enheterna. Fördelning till NAL av investeringsbudgeten beräknas till 400 tkr. Delegationsordning, dokumenthanteringsplan och diarium En översyn av delegationsordningar som en följd av organisationsförändringen pågår i respektive nämnd. Sedan tidigare sker att en översyn av dokumenthanteringsplanerna i kommunen. En ny diarieserie har upprättats och konfigurerats, det som återstår är strukturen på var ärendena ska ligga. Någon fördelning av kostnaderna sker inte avseende detta. Gunilla Kaij Bevheden Förvaltningschef Förvaltningen för arbete och lärande 5 (5) Carsten Wulf Förvaltningschef Utbildningsförvaltningen

64 Bilaga 1a Underlag beräkning köp av utbildning, totalt Underlag beräkning köp av utbildning gymnasiet 1/ Födda: antal exkl asyl vt 2019 ht :a :a 3:a :a 2:a :a Underlag elever vt Underlag elever ht Genomsnitt Varav IM -65 Varav gy.särskola -11 Underlag till köp av utbildning: 646 Underlag genomsnittspris alla gymnasieelever (inkl asyl) ht 2019 genomsnitt/elev Beräkning budget kostnader köp av utbildning Budget intäkter köp av utbildning Netto köp av utbildning: Inackordering Tilläggsbelopp Se bilaga 1b) Vuxenutbildning Se bilaga 1c) Totalt: Summa budgetomfördelning till NAL

65 Bilaga 1b Underlag beräkning köp av utbildning, tilläggsbelopp Beräkningsunderlag tilläggsbelopp gymnasieskolan Ansvar VERKSAMHETSCHEF Utfall 2018 Vht TILLÄGG KÖP AV UTBILDNING 1 734,5 Konto 35 BIDRAG -1,8 46 ENTREPREN. O KÖP AV VERKS 1 736,3 Totaler Inkluderar särskolan 1 734,5 Tilläggsbelopp som avser enbart gymnasieskolan - budget 2019: Växjö fria gymnasium Ryssby gymnasiet Växjö kommun: Totalt Återsökning moms på ovanstående belopp Nettokostnad Budgetbelopp att överföra till NAL

66 Bilaga 1c Underlag beräkning köp av utbildning, vuxenutbildning Beräkningsunderlag köp utbildning Vuxenutbildning Ansvar Ansvar Genomsnittligt utfall , KÖP UTBILDNING Utfall KÖP UTBILDNING Utfall 2018 tkr Inkl intäkter o exkl interimsposter! Vht Vht VUXENUTB I ANNAN KOMMUN 153, VUXENUTB I ANNAN KOMMUN -56 Konto Konto 35 BIDRAG -2,8 35 BIDRAG -86,9-44,9 46 ENTREPREN. O KÖP AV VERKS ENTREPREN. O KÖP AV VERKS 30,9 146,9 Totaler 153,2 Totaler ,0 Budgetpost att överföra till NAL 150,0 Specifikation av kostnader 2017: Specifikation av kostnader 2018: Vernr Transaktionstext Bokfbelopp Vernr Transaktionstext Bokfbelopp Interim , Bsl18 omb v , FOLKUNIVERSITETET 3 995, Interim , JÖNKÖPINGS KOMMUN , HALMSTADS KOMMUN 6 305, JÖNKÖPINGS KOMMUN , Interim , LIBER HERMODS AB 1 600, LERUMS KOMMUN , LIBER HERMODS AB 1 600, LERUMS KOMMUN , LIBER HERMODS AB 3 200, LIBER HERMODS AB 6 400, LIBER HERMODS AB 4 000, LIBER HERMODS AB 8 000, LIBER HERMODS AB 2 400, LIBER HERMODS AB 5 600, LIBER HERMODS AB 3 200, LIBER HERMODS AB 4 800, LIBER HERMODS AB 8 000, LIBER HERMODS AB 4 000, LIBER HERMODS AB 400, LIBER HERMODS AB 4 800, LIBER HERMODS AB 3 200, LIBER HERMODS AB 800, NTI SKOLAN 2 000, LIBER HERMODS AB 8 000, NTI SKOLAN 2 000, LIBER HERMODS AB 3 200, NTI SKOLAN 4 000, LIBER HERMODS AB 1 600, NTI SKOLAN 3 000, REGION KRONOBERG 6 400, Vuxutb interim ht , REGION KRONOBERG 5 813, VÄRNAMO KOMMUN 7 980, REGION KRONOBERG 6 739, VÄRNAMO KOMMUN , NTI SKOLAN 3 000, VÄRNAMO KOMMUN 5 700, VÄXJÖ KOMMUN , VÄXJÖ KOMMUN ,00 Genomsnitt 17-18: , ,30 Faktiska kostnader ,00 Faktiska kostnader , ,65

67 Bilaga 2 Underlag beräkning caféverksamhet Underlag beräkning caféverksamhet Tkr Tkr Ansvar Vht Konto Budget Jan 18 - Dec 18 Utfall Jan 18 - Dec 18 Kod Ansvar KOSTCHEF 550,0 145,3 Vht CAFETERIAN BULTEN 0,0-187,0 Konto 3 INTÄKTER 0,0-291,1 5 KOSTNADER FÖR ARBETSKRAFT 0,0 0,0 6 ÖVR VERKSAMHETSKOSTNADER 0,0 20,4 7 ÖVR VERKSAMHETSKOSTNADER 0,0 83,8 Vht CAFETERIAN HJÄRTAT 550,0 332,2 Konto 3 INTÄKTER -350,0-504,5 5 KOSTNADER FÖR ARBETSKRAFT 691,0 676,9 6 ÖVR VERKSAMHETSKOSTNADER 203,0 155,5 7 ÖVR VERKSAMHETSKOSTNADER 6,0 4,3 Totaler 550,0 145,3 Justering felbokförda intäkter (asyl skolmåltider), till vht ,0 Justerat utfall ,3 Utfall 2018 delat på hälften 169,2 Budget att omfördela till NAL

68 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2019/ Utvärdering och rapportering av internkontroll Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterad den 12 februari. 2. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 1 februari Sammanställd rapportering, daterad den 1 februari Rapport från nämnderna. Redogörelse Utifrån vad som framkommer av nämndernas uppföljningsrapporter bedöms den interna kontrollen 2018 fungerar tillfredsställande men kan även förbättras i vissa avseenden. Om avvikelser eller brister framkommit i samband med uppföljningen förväntas nämnder ha vidtagit eller komma vidta åtgärder. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar 1. att godkänna utvärdering och rapportering av intern kontroll att kontrollmomenten som har resultatet bristfällig, särskilt ska följas upp att åtgärder vidtagits hos berörda nämnder vid återrapporteringen av 2019 års intern kontroll. Protokollet skickas till Ekonomiavdelningen Nämnderna Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

69 miaioi'aeu"maun f Kommunstyrelsens arbetsutskott SammanträdesprotokoII Sammanträdesdatum 201 g-oi -22 Sida aii(is) KS Au 5 27 KS 2019/ Utvärdering och rapportering av internkontroll 2018 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kornmunledningsförvaltningen, daterad den 1 februari Sarnmanställd rapportering, daterad den 1 februari Rapport från nämnderna. Redogörelse Utifrån vad som framkornmer av nämndernas uppföljningsrapporter bedöms den interna kontrollen 2018 fungerar tillfredsställande men kan även förbättras i vissa avseenden. Om avvikelser eller brister framkommit i samband med uppföljningen förväntas nämnder ha vidtagit eller komrna vidta åtgärder. Beslut Arbetsutskottet föreslår kornmunstyrelsen besluta 1. attgodkännautvärderingochrapporteringavinternkontroll20l8. 2. att kontrollmomenten som har resultatet bristföllig, särskilt ska följas upp att åtgärder vidtagits hos berörda nämnder vid återrapporteringen av 2019 års intern kontroll. Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Justenngsmannens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

70 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Utvärdering och rapportering av intern kontroll 2018 Redogörelse Utifrån vad som framkommer av nämndernas uppföljningsrapporter bedöms den interna kontrollen 2018 fungerar tillfredsställande men kan även förbättras i vissa avseenden. Om avvikelser eller brister framkommit i samband med uppföljningen förväntas nämnder ha vidtagit eller komma vidta åtgärder. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1. att godkänna utvärdering och rapportering av intern kontroll att kontrollmomenten som har resultatet bristfällig, särskilt ska följas upp att åtgärder vidtagits hos berörda nämnder vid återrapporteringen av 2019 års intern kontroll. Christina Utterström Ekonomichef Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

71 Datum Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Tel E-post: Sammanställd rapportering av intern kontroll Bakgrund Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av kommunstyrelsen i juni 2008 (KF 71/2008). Reglementet syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Av reglementet framgår bland annat ansvarsfördelning och organisation av intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har dock det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnd/styrelse ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen och resultatet av genomförd intern kontroll ska rapporteras till nämnden/styrelsen i den omfattning som fastställs i planen. I samband med Årsredovisningens upprättande är nämnden skyldig att till kommunstyrelsen rapportera fel/brister som konstaterats vid uppföljningen av kontrollplanen. 2 Utvärdering av nämndernas/styrelsens interna kontroll 2018 Enligt reglementet ska dels en kommunövergripande internkontrollplan och dels nämndspecifika kontrollplaner upprättas. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen, vilket rapporteras i Årsredovisningen. 2.1 Rapportering av fel/brister som konstaterats vid uppföljningen av kontrollplaner Som tidigare har nämnts så återrapporterar samtliga nämnder internkontrollmomenten gällande I rapporterna lyfts ibland fel/brister fram som noterats i vissa kontrollmoment. För att åtgärda fel/brister har åtgärder vidtagits, ofta i kombination med att internkontrollmomentet återkommer i nästa års internkontrollplan. Nedan följer en tabell som är bedömt utifrån den samlade rapporteringen från de olika nämnderna på samtliga kommunövergripande kontrollmoment.

72 2(2) Sammanfattande betyg Uppföljning av internkontrollplan från Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns Tillräcklig 2. Kontroll av att uppdaterad dokumentationshandlingsplan finns Bristfällig Uppföljning av internkontrollplan för år a. Kontroll av att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns Tillräcklig 1b. Kontroll av att behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckningen) God 2. Kontroll av att rutin för representation finns och följs Tillräcklig 3. Kontroll av att inga direktupphandlingar genomförts överstiger 100 tkr. Bristfällig 4. Kontroll av att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen God 5. Kontroll av att rutin gällande analyslista löner finns och följs Tillräcklig 6. Kontroll av att policyn för svar och bemötande följs God Resultatet av kontrollerna är att över två tredjedelar är tillräcklig, eller god (7 av 9). I två av 2018 års kontrollmoment bedöms resultatet vara bristfälligt. Åtgärderna för att minska/eliminera riskerna inom dessa kontrollområden ska därför följas upp vid återrapporteringen av 2019 års uppföljning. Sammantaget bedöms resultatet som att den interna kontrollen är tillräcklig (begreppet återfinns i Kommunallagen 6 kap 7 ). De nämndsinterna kontrollplanerna har upprättats och genomförts. I de fall avvikelser konstaterats förutsätts att åtgärder vidtagits eller kommer att vidtagas. Respektive nämnd ansvarar för att åtgärder genomförs för att avhjälpa konstaterade avvikelser. 3 Slutsats Utifrån vad som framkommer av nämndernas uppföljningsrapporter bedöms den interna kontrollen 2018 fungera tillfredsställande. Om avvikelser eller brister framkommit i samband med uppföljningen förväntas nämnder ha vidtagit eller komma vidta åtgärder. Christina Utterström Ekonomichef Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Bilagor: Nämndernas rapporter framgår som bilagor 1-8

73 Sammanträdesprotokoll Slda Sammantrådesdatum (25) Kommunstyrelsen KS g 167 KS 2018/ Återrapportering kommunstyrelsen, intern kontroll 2018 Beslutsunderlag l. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 20 noyember Tjänsteskrivelse från kommunlednings&valtningen, daterad den 9 november Internkontrollp1an,dateradden9november2018. Redogörelse Nämnd/styrelse ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen och resultatet av genomförd intern kontroll skarapporteras till nämnden/styrelsen iden omfattning som fastsfölls i planen, I samband med årsredovisningens upprättande är nämnden skyldig att till kommunstyrelsen rapportera fel/brister som konstaterats vid uppföljningen av kontrollplanen. Denna återrapportering avser komrnunstyrelsens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för kornmun1edningst?5rvaltningens verksamhet. Denna rapport avser alltså inte att utvärdera övriga nämndersuppfölining, det görs i ett annat ärende. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, dels en nämndspecifik kontrollplan gällande kommunstyrelsen, Beslut Kornmunstyrelsen godkänner förslaget om återrapportering gällande kommunstyrelsens interna kontroll Protokollet skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmännenssign Bes)utsexpedlering Utdragsbestyrkande

74 Återrapportering av Kommunstyrelsens Intern kontroll 2018 Till Kommunstyrelsen sammanträde

75 Innehåll 1. SAMMANFATTNING GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN ATTESTFÖRTECKNING/SYSTEMBEHÖRIGHET REPRESENTATION DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT LÖNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHET VIA TELEFON OCH E-POST UPPFÖLJNING FRÅN Delegationsordningar Dokumenthanteringsplan GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FÖR INTERN KONTROLL STYRDOKUMENT IT-SÄKERHET POLICY OCH RUTINER KONTROLL AVTALSPRISER KREDIT- OCH BETALKORT UTBETALNINGAR FRÅN IFO VATTEN I SERVERRUM PS-FÖRHANDLING Bilagor Bilaga 1 Kommunövergripande internkontrollplan 2018 Bilaga 2 Internkontrollplan 2018 för Kommunstyrelsen

76 1. Sammanfattning Denna rapport avser Kommunstyrelsens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för Kommunledningsförvaltningens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar också en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av internkontrollplan. Att också detta ska följas upp i denna rapport framgår av förra årets uppföljning. Uppföljning av internkontrollplan från 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande; 1. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns Bristfällig 2. Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Bristfällig Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den kommunövergripande internkontrollplanen för år 2018 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat. Kommunövergripande plan Bedömt resultat 1. a) att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns Bristfällig b) att behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) God 2. att rutin för representation finns och följs Tillräcklig 3. att inga direktupphandlingar genomförs som överstiger 100 tkr Bristfällig 4. att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen God 5. att rutin gällande analyslista löner finns och följs God 6. att policyn för svar och bemötanden följs. God Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för Kommunstyrelsen år 2018 Den nämndspecifika internkontrollplanen för Kommunledningsförvaltningen (Kommunstyrelsen) innehåller följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat. Kommunstyrelsens egna plan Bedömt resultat 1. att Styrdokument IT-säkerhet finns Bristfällig 2. att Policy och rutiner finns och följs Tillräcklig 2. att Kontroll avtalspriser genomförs Tillräcklig 3. att Kredit- och betalkort hanteras rätt God 4. att Utbetalningar från IFO Bristfällig 5. att Vatten i serverrum God 6. att PS-förhandling God

77 Resultat gällande internkontrollprocessen 1. Riskanalys (S o K Analys) 2. Plan 3. Genomförande 4. Uppföljning dokumentation dokumentation dokumentation dokumentation Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Beträffande de fyra olika delarna i processen så finns det en utvecklingspotential i den första delprocessen riskanalysen. Det gäller såväl metodik som dokumentation. De övriga faserna bedömts i stort sett ha genomförts på ett bra sätt. I den andra delprocessen har tidplanen för fastställandet av internkontrollplanen inte följts 1 när det gäller den kommunövergripande internkontrollplanen, eftersom den inte beslutades av kommunstyrelsen förrän i november 2017 och enligt anvisningar ska den beslutas i september. I den tredje delprocessen finns det brister när det gäller att vissa kontrollmoment inte ha blivit utförda, men det beror på resursbrist och prioritering av arbetsuppgifter. Det finns även ett utvecklingsarbete kring vilka åtgärder som bör/ska vidtas. Dessa åtgärder bör integreras in i avdelningarnas handlingsplaner för det aktuella året. Förslag på åtgärder Resultatet av kontrollerna är att drygt hälften är tillräcklig, eller god (10 av 16). I sex av 2018 års kontrollmoment bedöms resultatet vara bristfälligt. Åtgärderna för att minska/eliminera riskerna inom dessa kontrollområden ska därför följas upp vid återrapporteringen av 2019 års uppföljning. Sammantaget bedöms resultatet som att den interna kontrollen är tillräcklig (begreppet återfinns i Kommunallagen 6 kap 7 ). 1 Enligt Kommunfullmäktiges beslut om budget 2017 (se KF 113, ), ska nämnderna senast 15 november året före aktuellt budgetår, besluta om interkontrollplan i samband med beslut om Verksamhetsplan med internbudget.

78 2. Bakgrund Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av kommunstyrelsen i juni 2008 (Dnr 105/08.042). Det syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, det vill säga de ska med en rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, anvisningar m.m. Att möjliga risker identifieras, bedöms och förebyggs I februari 2017 fastställde kommunstyrelsen förvaltningsövergripande anvisningar, som ett komplement till reglementet. Anvisningarna beskriver internkontrollprocessen utifrån riskanalys, fastställande av intern kontrollplan, genomförande av kontroller och uppföljning av intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har dock det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. I samband med årsredovisningen ska kommunstyrelsen dessutom, med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Den utvärderingen hanteras i ett annat ärende. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan och dels en nämndspecifik kontrollplan för Dessa kontrollplaner redovisas i bilaga och resultatet av genomförda kontroller redovisas i avsnitt 3 och 4.

79 3. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2.1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser finns (b) behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Förvaltningschef Ekonom (a) Attestförteckning Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd (b) Systembehörigheter Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Anställda inom Kommunledningsförvaltningen, som har behörighet att beslutsattestera leverantörsfakturor Attestförteckning är uppdaterad per och innehåller beloppsgränser. Attestförteckningen är inte beslutad i nämnd under 2018, kommer beslutas i samband med denna internkontroll. Rutin måste komma på plats där man i början av året beslutar attestförteckning i nämnd. Anställda inom Kommunledningsförvaltningen, som är aktiva i navigatorn, som har behörighet att beslutsattestera leverantörsfakturor Beloppsgräns och kodbegränsning enligt attestförteckning överensstämmer med beloppsgräns och kodbegränsning enligt navigatorn. Det finns en ordinarie beslutsattestant samt ersättare för alla verksamheter. Ingen åtgärd 2.2 Representation Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs Förvaltningschef Ekonom 1) verifikat i IoF inom Kommunledningsförvaltningen 2) verifikat konterade inom kontogrupp 71 Kontering har skett korrekt i de flesta av urvalen, men inte alla. De flesta urvalen var korrekt attesterade, på ett par fakturor har deltagande chefer attesterat. Förbättring behövs på att skriva deltagare vid representationstillfället. Moms har dragits korrekt i alla valda verifikationer. Regler kring representation bör tas upp på den utbildningsdag för chefer som kommer under hösten.

80 2.3 Direktupphandlingar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Förvaltningschef Upphandlingschef 1) alla förvaltningar 2) inköp avseende kemikalier, livsmedel samt ledarskapskonsulter 1) Upphandling av kemikalier måste prioriteras upp av Samhällsbyggnadsförvaltningen så vi får till ett ramavtal 2) En stor del av livsmedelsinköpen kommer att lösa sig när livsmedelsupphandling av skafferiavtal äger rum under ) Gällande ledarskapskonsulter bör personalenheten ta ett övergripande ansvar och se till så att lämpliga avtal upphandlas som täcker Kommunens totala behov Enligt kommentar och slutsats 2.4 Projekt Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Transaktioner mot projektplan Förvaltningschef Ekonom Alla aktiva projekt inom Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen har inga projekt där det finns specifika krav kring hantering av kostnader. Ingen åtgärd 2.5 Löner, analyslista Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Förvaltningschef Respektive förvaltning Kommunledningsförvaltningen Kontroll sker Ingen åtgärd 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Kvalitets- och utvecklingsgruppen Kommunledningsförvaltningen Resp förvaltning har gått igenom policyn på APT-tillfällen. Kommunledningsförvaltningen har haft utbildning under två dagar om arbetssituationer i förändringar, målgruppsanalyser, teamarbete m.m

81 Förslag till åtgärd Kontroll av tillgänglighet via telefon och e-post föreslås vara kvar i planen för 2019, att Kvalitets- och utvecklingsgruppen ansvarar för kontrollen, att mätning av växelstatistik genomförs i och med att nytt växelsystem tas i drift med ökade möjligheter att få ut uppgifter om inkomna samtal, missade samtal, väntetider m.m. 2.8 Uppföljning från Delegationsordningar Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Kanslichef Avgränsningar/urval Kommunstyrelsens beslutanderätt och dess vidaredelegation Kommentar och slutsats Pga personalsituation med underbemanning och stor arbetsbörda på Kansliavdelningen, har kontroll ej kunnat genomföras. Förslag till åtgärd Följs upp i internkontrollplan Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Kontrollansvar Kanslichef Granskning utförs av Kanslichef Avgränsningar/urval Hantering av samtliga dokument Kommentar och slutsats Pga personalsituation med underbemanning och stor arbetsbörda på Kansliavdelningen, har kontroll ej kunnat genomföras. Förslag till åtgärd Följs upp i internkontrollplan 2019.

82 4. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll 3.1 Styrdokument IT-säkerhet Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att styrdokument gällande IT- säkerhet finns IT-chef IT-chef Styrdokument IT-säkerhet Finns ett styrdokument, men den behöver ses över och eventuellt uppdateras. Framtagande av ny IT-Policy samt styrdokument för IT-säkerhet under Policy och rutiner Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att bolagen/kommunen enligt policyn årligen har genomfört en granskning av sin inköpsverksamhet och att denna är redovisad för styrelsen VD Alvesta Kommunföretag AB och kommunchef Upphandlings-chef och resp. VD Alvesta kommuns förvaltningar och Alvesta kommunföretag Alvesta kommuns granskning redovisas i samband med denna interna kontroll. Alvesta Utvecklings AB har redovisat detta i sin styrelse. Enligt uppgift från resterande bolag är redovisning på gång och kommer att utföras innan årsstämman. Ingen åtgärd, denna kontroll samstämmer inte i tid med bolagens tidplan. Följs upp i samband med bolagens årsrapport. 3.3 Kontroll avtalspriser Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Avstämning av fakturor mot avtalspris Upphandlingsenheten Upphandlingsenheten mha ekonomistöd Slumpmässigt urval Alvesta kommun koncern Det är svårt att kontrollera detaljpriser. I vissa fall är avvikelser muntligt överenskomna. I vissa fall är avtalspriset valutajusterat (oftast IT). Kontrollen har i flera fall uppmärksammat att granskningsattestant inte fått information om att detaljpriserna ska kontrolleras mot avtalspriser. Granskningsattestant har haft uppfattningen att det enbart är momsbelopp och kontering som ska kontrolleras. Prislistor behöver publiceras och uppdateras efter exempelvis indexregleringar i större grad. Verksamheten behöver meddela upphandlingsenheten om tillägg och ändringar görs eller behöver göras i ett befintligt avtal. Attestanter måste utbildas i vad ansvaret innebär.

83 3.4 Kredit- och betalkort Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Missbruk av inköp, kontroll att rutinerna efterlevs Ekonomichef Kassaansvarig Alla kredit- och betalkort inom kommunen Korrekta konton har använts vid kontering och attest är utförda av överordnad chef. Det som saknas på två av fakturorna är att momsbeloppen inte finns med på fakturan när användaren varit på olika säljställen (butiker). Ingen åtgärd 3.5 Utbetalningar från IFO Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Hur många avvisade har vi haft på ett år Förvaltningschef (Kommunchef) Ekonom IFO Avser utbetalningar via Procapita Det har påträffats 16 st fel i OCR-nummer, clearing-nummer, fel kontonummer eller felaktigt bankgironummer hos mottagaren. IFO måste upprätta en internprocess för att avstämma att detta inte händer fler gånger. 3.6 Vatten i serverrum Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd 1) Vattenläcka i gata 2) Översvämning i sjön Salen IT-chef IT-chef Serverrum Vi anser att sannolikheten är liten och att punkten skall tas bort. Ingen åtgärd 4.7 PS-förhandling Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll att backuprutin finns gällande PS-förhandling Personalchef Personalchef Rutiner för personalsystem IT tar back-up varje natt. Ingen åtgärd

84 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonomi Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till kommunstyrelsen Återrapportering kommunstyrelsen, intern kontroll 2018 Redogörelse Nämnd/styrelse ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen och resultatet av genomförd intern kontroll ska rapporteras till nämnden/styrelsen i den omfattning som fastställs i planen. I samband med årsredovisningens upprättande är nämnden skyldig att till kommunstyrelsen rapportera fel/brister som konstaterats vid uppföljningen av kontrollplanen. Denna återrapportering avser kommunstyrelsens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för kommunledningsförvaltningens verksamhet. Denna rapport avser alltså inte att utvärdera övriga nämnders uppföljning, det görs i ett annat ärende. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan gällande kommunstyrelsen. Denna rapport omfattar också en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av internkontrollplan. Att också detta ska följas upp i denna rapport framgår av förra årets uppföljning. Förslag till beslut att kommunstyrelsen godkänner förslaget om återrapportering gällande kommunstyrelsens interna kontroll Stefan Karlsson T.f. kommunchef Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Bifogas Återrapportering kommunstyrelsen internkontroll 2018, daterad Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

85 Möorn'e"maun f Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 9(18) KFN g 82 KFN201 8/ Återrapportering av internkontrollpianen för år 2018 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförva1tningen, daterad den 13 november Internkontrollplanförår20l8 3. Kornmunövergripandeinternkontrollplanför2018,dateradden 2 oktober 2017 Redogörelse Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att organisera den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde. Nämnden beslutar årligen om en intern kontrollplan och förvaltningen ansvarar för att rapportera utfallet av kontrollerna till nämnden vid årets slut. Förvaltningen har genomfört kontrollerna i2018 års internkontrollplan och funnit att förvaltningen generellt har en god intern kontroll och stynffng. De bristfölliga ritslagen kom från avsaknaden av delegationsordning, icke beslutad attestförteckning. De bristfälliga ska följas upp till nästa uppföljning av internkontrollplan. Den nämndspecifika kontrollen ligger på god eller tillräcklig nivå, och helheten bedöms som tillräcklig. Beslut Kultur- och fötidsnämnden beslutar att: * Godkännaredovisningenavutfördinternkontrollplan20l8 * Skicka nämndens uppföljning av internkontrollplanen till kommunstyrelsen. Protokollet skickas till Ekonorniavdelningen Kommunstyrelsen Justerare

86 Återrapportering av Kultur- och fritidsnämndens Intern kontroll 2018 Till Kultur- och fritidsnämndens sammanträde

87 Innehåll 1. SAMMANFATTNING GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN ATTESTFÖRTECKNING/SYSTEMBEHÖRIGHET REPRESENTATION DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT LÖNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHET VIA TELEFON OCH E-POST UPPFÖLJNING FRÅN Delegationsordningar Dokumenthanteringsplan GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FÖR INTERN KONTROLL SJUKFRÅNVARO/FRÅNVAROTILLFÄLLEN RIKTADE STATSBIDRAG UTBETALNING FÖRENINGSBIDRAG DRIFTSTOPP FRITIDSANLÄGGNINGAR... 9 Bilagor Bilaga 1 Kommunövergripande internkontrollplan 2018 Bilaga 2 Internkontrollplan 2018 för Kultur- och fritidsnämnden

88 1. Sammanfattning Denna rapport avser Kultur- och fritidsnämndens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar också en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av internkontrollplan. Att också detta ska följas upp i denna rapport framgår av förra årets uppföljning. Uppföljning av internkontrollplan från 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande; 1. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns Bristfällig Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den kommunövergripande internkontrollplanen för år 2018 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat; Kommunövergripande plan Bedömt resultat 1. a) att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns Bristfällig b) att behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) God 2. att rutin för representation finns och följs Bristfällig 4. att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen God 5. att rutin gällande analyslista löner finns och följs God Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för Kultur- och fritidsnämnden år 2018 Den nämndspecifika internkontrollplanen för Kultur- och fritidsnämnden innehåller följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat; Kultur- och fritidsnämndens egna plan Bedömt resultat 1. att rutin gällande upprepad korttidsfrånvaro finns och följs God 2. att rutin finns och följs för hantering av riktade statsbidrag Tillräcklig 3. att rutin finns och följs för att säkerställa att rätt nivå på föreningsbidrag utbetalas Tillräcklig 4. att det finns en handlingsplan vid oplanerat driftsstopp God

89 Resultat gällande internkontrollprocessen 1. Riskanalys (S o K Analys) 2. Plan 3. Genomförande 4. Uppföljning dokumentation dokumentation dokumentation dokumentation Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Beträffande de fyra olika delarna i processen så finns det en utvecklingspotential i den första delprocessen riskanalysen. Det gäller såväl metodik som dokumentation. De övriga faserna bedömts i stort sett ha genomförts på ett bra sätt. I den andra delprocessen har tidplanen för fastställandet av internkontrollplanen inte följts 1, eftersom den inte beslutades av Kultur- och fritidsnämnden förrän 27 november I den tredje delprocessen är viss dokumentation obefintlig eller arbetsmaterial och bedöms därför på helheten som tillräcklig. Förslag på åtgärder Resultatet av kontrollerna är att merparten är tillräcklig, eller god (7 av 10). I tre av 2018 års kontrollmoment bedöms resultatet vara bristfälligt. Åtgärderna för att minska/eliminera riskerna inom dessa kontrollområden ska därför följas upp vid återrapporteringen av 2019 års uppföljning. Sammantaget bedöms resultatet som att den interna kontrollen är tillräcklig (begreppet återfinns i Kommunallagen 6 kap 7 ). 1 Enligt Kommunfullmäktiges beslut om budget 2017 (se KF 113, ), ska nämnderna senast 15 november året före aktuellt budgetår, besluta om interkontrollplan i samband med beslut om Verksamhetsplan med internbudget.

90 2. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2.1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser finns (b) behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Förvaltningschef Ekonom (a) Attestförteckning Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd (b) Systembehörigheter Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Anställda inom Kultur- och fritidsförvaltningen, som har behörighet att beslutsattestera leverantörsfakturor Attestförteckning är uppdaterad per och innehåller beloppsgränser. Attestförteckningen är inte beslutad i nämnd under Rutin upprättas där attestförteckning bereds till nämnd inför varje nytt budgetår. Arbete kring detta är påbörjat. Anställda inom Kultur- och fritidsförvaltningen, som är aktiva i navigatorn, som har behörighet att beslutsattestera leverantörsfakturor Beloppsgräns och kodbegränsning enligt attestförteckning överensstämmer med beloppsgräns och kodbegränsning enligt navigatorn. Det finns en ordinarie beslutsattestant samt ersättare för alla verksamheter. Ingen åtgärd nödvändig. 2.2 Representation Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs Förvaltningschef Ekonom Slumpmässigt urval av verifikat i IoF inom Kultur- och fritidsförvaltningen, konterade inom kontogrupp 71 I de flesta urvalen var representation korrekt konterat. Dock behövs förbättring kring vem som har rätt att beslutsattestera faktura samt att anteckna deltagare, i mer än hälften av urvalet var det felaktigt. Informera chefer kring vem som har rätt att beslutsattestera vid representation och vilken information som är nödvändig att tillägga vid attest.

91 2.3 Direktupphandlingar Kontrollmoment Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Kontrollansvar Förvaltningschef, KS Granskning utförs av Upphandlingschef, KS Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Återrapporteras i KS internkontroll 2018 Förslag till åtgärd 2.4 Projekt Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Transaktioner mot projektplan Förvaltningschef Ekonom Samtliga aktiva projekt inom Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen har inga projekt där det finns specifika ekonomiska krav på vilka typer av kostnader som får konteras. Kraven som finns på projekten är av annan karaktär än ekonomiska frågor. Ingen åtgärd nödvändig. 2.5 Löner, analyslista Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Förvaltningschef Förvaltningschef Kultur- och fritidsförvaltningens dokumentationslista för månatlig kontroll av löner Rutin för månatlig kontroll av utbetalda löner finns och följs av alla avdelningar. Ingen åtgärd nödvändig. 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrollmoment Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Kontrollansvar Förvaltningschef, KS Granskning utförs av Kvalitets- och utvecklingsgruppen Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Återrapporteras i KS internkontroll 2018 Förslag till åtgärd

92 2.8 Uppföljning från Delegationsordningar Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Förvaltningschef Avgränsningar/urval Kultur- och fritidsnämndens beslutanderätt och dess vidaredelegation Kommentar och slutsats Delegationsordning finns ej. Arbete pågår att fram den. Förslag till åtgärd Delegationsordning upprättas under Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Kontrollansvar Kanslichef, KS Granskning utförs av Kanslichef, KS Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Återrapporteras i KS internkontroll 2018 Förslag till åtgärd

93 3. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll 3.1 Sjukfrånvaro/frånvarotillfällen Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin gällande upprepad korttidsfrånvaro finns och följs Förvaltningschef Förvaltningschef Kultur- och fritidsförvaltningens dokumentation Rutin följs enligt Adato. Korttidsfrånvaron följs upp via dokumentation i Adato. Ingen åtgärd nödvändig. 3.2 Riktade statsbidrag Kontrollmoment Kontroll av att rutin finns och följs för hantering av riktade statsbidrag Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval Kultur- och fritidsförvaltningens dokumentation för hantering av riktade statsbidrag Kommentar och slutsats Det finns en nedskriven rutin för statsbidrag, dock är det i nuläget ett arbetsmaterial. Förslag till åtgärd Slutföra arbetsdokumentet under Utbetalning föreningsbidrag Kontrollmoment Kontroll av att det finns rutin och metod för att säkerställa att rätt nivå på föreningsbidrag utbetalas Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval Kultur- och fritidsförvaltningens dokumentation för hantering av utbetalningar av föreningsbidrag Kommentar och slutsats Det finns en nedskriven rutin för statsbidrag, dock är det i nuläget ett arbetsmaterial. Förslag till åtgärd Slutföra arbetsdokumentet under 2019.

94 3.4 Driftstopp fritidsanläggningar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att det finns en handlingsplan vid oplanerat driftsstopp Förvaltningschef Fritidschef Alla driftstopp på fritidsanläggningar inom Fritidsavdelningen, Kulturoch fritidsförvaltningen Kraven på vattenkvalitet är höga för att vi ska kunna tillåta bad i våra anläggningar. Vi tar dagligen vattenprover för att säkerställa att värden är inom uppsatta riktlinjer. Vi skickar även vattenprover på kemiskanalys med ett intervall som godkänts av Bygg och miljö. Vi kontrolleras även av Bygg och miljö för att vi ska följa de riktlinjer som finns. De gångar vi ställts inför oplanerade driftstopp är bedömningen att vi följt de rutiner som finns. De dagliga vattenproverna är ett viktigt sätt att säkerställa god vattenkvalitet. Ingen åtgärd nödvändig.

95 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonomi Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kultur- och fritidsnämnden Återrapportering Kultur- och fritidsnämnden, intern kontroll 2018 Redogörelse Nämnd/styrelse ska varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för den interna kontrollen och resultatet av genomförd intern kontroll ska rapporteras till nämnden/styrelsen i den omfattning som fastställs i planen. I samband med årsredovisningens upprättande är nämnden skyldig att till kommunstyrelsen rapportera fel/brister som konstaterats vid uppföljningen av kontrollplanen. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan gällande kommunstyrelsen. Denna rapport omfattar också en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av internkontrollplan. Att också detta ska följas upp i denna rapport framgår av förra årets uppföljning. Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta att: 1. Godkänna redovisningen av utförd intern kontrollplan Skicka nämndens uppföljning av internkontrollplanen till kommunstyrelsen Suzanne Hammargren T.f. förvaltningschef Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Bifogas Återrapportering Kultur- och fritidsnämndens internkontroll 2018, daterad Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

96 SamhäIIsbyggnadsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida ro(ii) NFS g 6 Dnr 201 9/1 1. NFS Återrapportering av internkontroll 2018 Beslutsunderlag Komrnunövergripande intern kontrollplan 2018 Intern kontrollplan FSP 2018 Riskanalys Återrapportering av intern kontroll FSP 2018 Redogörelse I gällande reglemente för interii kontroll (KF ) framgår att varje nämnd/styrelse ska anta en särskild plan för den interna kontrollen i samband med fastställande av internbudget. Förutom att respektive näinnd/styrelse fastställer sin plan för intern kontroll så fastställer också kommunstyrelsen en kommunövergripande plan för intern kontroll som gäller för samtliga nämnder/styrelse. Beredning Ordförandeberedning Beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar godkänna återrapportering av 2018 års intemkontroll förnämnden för Samhällsplanering. Protokollet ska skickas till Ekonomi Komrnunstyrelsen Justeringsmännens sign gl l Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

97 Alvesta liommun Kommunledningsförvaltningen FörslagpåKommunövergripande internkontrollplan2018 KOMMUNLEDNINGFÖRVÅLTNINGEN. KOfflöVERGRIPANmt INTF,RN KONTROLLPLAN 20'18 Å v System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport till 5) Sannolikhet/ Konsekvens d 6) E K E K Attester Kontroll av att aktuella behörigheter enligt systemet (navigator) överensstämmer med beslutad attestförteckning inkl beloppsgränser. Representation Kontroll av att rutin och regelverk ayseende representation efterlevs. Förvaltningschef Ekonom Minst två Metod enligt gånger per år anvisning från (förslagsvis vår ekonomichef. respektive höst). Förvaltningschef Ekonom En gång per år. Kontroll av att: *korrekt konto Respektive nämnd Respektive nämnd Möj1ij7- - Aljvarlig Värde i2 (3*4_) M0jlig/ Allvarlig -' används vid kontering Värde 12 (3.*4) *momsen hanteras korrekt *anteckning finns om syfte och deltagare *representationen är verksamhetsrelaterad U P P H Direktupphandlingar Kontroll att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader yars totala inköpssumma överstiger kr Upphandlingschef Upphandlingschef I ggr/år Avstämning av totalsumma per leverantör samt inköpstyp (slag) vilket stäms av mot avtalsdatabasen Till kornmunstyr elsen Sa»olik/Känn bar. _4x3,"12

98 KommunledningsförvaItningen Å v d E K System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Granskning utförs av 3) Granskning frekvens 4) Kontrollmetod Projekt Transaktioner mot projektplan Förvaltningschef Ekonomistöd 2 ggr/proj Samtliga P Löner, analyslista Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. K Tillgänglighet via telefon och e-post Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Förvaltningschef Respektive förvaltning Kvalitets- och utvecuingsgrup pen (Kjell Rosenlöf samordnare) l) transaktioner i ett u«al av projekt hos förvaltningarna Kommentar Felaktig hantering av kostnader Rapport till 5) Respektive AU/Nämnd En gång per år. Urval Respektive nämnd En gång per år Eget urval och metod utöver ordinarie KKiKmäföing. Resultatet av genomförd kontroll ska dokumenteras och arkiveras Respektiye nämnd Sannolikhet/ Konsekvens ' 6) -Sånnq1ik7R_nnri-, bar 4X3=12 Sannorik/- - Kännbar 4'=3=12 Sannolik/Känn ' bar 4*3=12 I I I I Dessutom ska föijande kontrollmoment från 2017 följas upp igen 1. att uppdaterade delegationsordningar finns 2. att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns 1 Beskriv kontrollmomentet och kontrollmetodidetaij så att feltolkningar undviks 2 Den som ansvarar för att kontrollmomentet genomförs enligt plan 3 Den som utför kontrollmomentet 4 Frekvens, dvs vid vilket/vilka tillfällen ska kontrollmomentet utföras 5 Den instans som ska godkänna uppfi51jningen 6 S'K dvs Sanno1ikhetstalet (högst värde 4) gånger Konsekvenstalet (högst värde 4) = Kvoten av de bägge. Alla tre talen redovisas för att kunna spåra tillbaka hur bedömningen gjordes. 2

99 Forvaltningen fbr Samhäl}splanering Internkontrollplan 2018 Nämnden för Samhällsplanering Nämnden för Samhällsplanering Om inte kontroll av, riskob,iekt görs System/rutin Kontrollmoment Konsek Sannoli Risk Kontrollmetod/ I Ansvarig Rapport vens khet värde frekvens Ekonomisk Ekonomisk till kontroll En]igt KF-plan FC/Enhetschef/Ekonom * Uppföljning KS/NFS och rapportertering Varje månad Enhetschef/Ekonom * NFS Åtgärdsberedskap Verksarnhetsplan Sammanställning årsvis FC/Enhetschefer NFS * Verksamhetsuppf8ljning Enligt Lönutbetalning VP FC/Enhetschefer Lönenitin (bilaga 1 ) Urval varje månad Bitr. förvaltningschef Beslutsunderlag NFS och Underlag med rätt bedömning och rapporter Sammanställning till nämnd årsvis konsekvensbeskrivning FCfBitr.FC till nämnd NFS Rätt kompetens Rätt kompetens itillräcklig omfattning Sammansföllning årsvis FCföitr.FC NFS Lagefterlevnad Kunskap om lagstittning 4 2 (3) 8 (12) Jävsihiation Avsfömning årsvis Bilaga FC/bitr.FC 2 NFS Spaning, Avstämning rätt årsvis analyser FC/enhetschef * Trender, extema analyser NFS och prognoser och kunskap Avstämning för årsvis FC/enhetschef etc. NFS planering och * Loka1a aktuella frågor infrastrukturåtgärder. Avstämning årsvis, FC/enhetschef ö NFS Långsiktig fysisk planering Avstämning årsvis FC7bitr.FC Tillväxtfaktorer Avstämning årsvis FC/bitr.FC NFS - Näringslivsutveckling I - Befolkningsprognoser 4 ] 4 Lågt riskvärde. Delegationsordning * 3 l 3 i Diarie * Diarieuppfö4jning Direktupphandling * Direktupphandling Kesultatet av genomtörd kontroll rapporteras i samband med årsbokslutet till KS sorr. sammanstä.ler. Resultatet av genomt?5rdkontroll ska dokumenteras och arkiveras. Organisationsnr Besöksadress Centralplan I Postadress Alvesta Telefon vx Hemsida E-post till förvaltningen samhallsp1anering(2i)a1vesta.se

100 Namnden for Samli!illsplanering Internkontroll "Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som skall bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser." Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. En bra internkontroll kännetecknas av följande: n ÄndamålsenligaochväIdokumenteradesystemochrutinerförstyrning. s En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. s Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas. ffl Skydd mot förluster och/eller förstörelse av kommunens tillgångar. ii Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister. Internkontrollplan 2018 för Nämnden för Samhällsplanering (NFS) i Alvesta kommuns bygger på en övergripande internkontrollplan som gäller för hela kommunen. NFS:s internkontrollplan skall ses som ett sektorsspecifik internkontrollplan där särskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen skall ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig deli de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det däför nödvändigt att såväl nämnden som förvaltningen har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. lnternkontroilplanen utvecklas kontinuerligt och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuelli förhållande till bland annat kommunens strategiska planer. Arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till ansvariga beslutsfattare inom förvaltningen och till nämnden. I de fall det görs stickprovskontroiier skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsblankett. NFS:s arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. I samband årsredovisningen rapporteras nämndens internkontroll till ekonomienheten som sammanställer och redovisar för Kommunstyrelsen som utvärderar kommunens samlade system för intern kontroll. Kontrollmiljö ii Hur samverkar vi? ffl Harvirättkompetens? s Hur ser de sociala relationerna ut? Hurfungerardialogen om problem? Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer? En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll.

101 Riskanalys En riskbedömning görs itre steg: Verksamhetsövergripande riskanalys lnternkontroilpianen för 2017 baseras på ett urval av sådana kontrollfaktorer där förvaltningen bedömt de risker som har störst påverkan för verksamheten. Risken bedöms som effekten av sannolikheten och konsekvensen. De kontrollfaktorer som är med iinternkontroliplanen för 2017 utesluter inte ett flertal andra kontrollfunktioner och rutiner för sårbarheter och risker i verksamheten. Genomförandet av en väsentlighets - och riskbedömning Riskbedömningen görs genom att gå igenom ett stort antal rutiner/processer som anses angelägna att bedöma och att därefter bedöma risken enligt nedanstående matris: Sannolikhet x Konsekvens = Risk Sannolikhet Mindre Osannolik sannolik Möjlig Sannolik Q, Allvarlig :$ Kännbar o 2 Lindrig l'jlförsumbar,jll

102 Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De ska, så långt som möjligt, integreras i nämndens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål. En mycket viktig beståndsdeli internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter: a en genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning ii tydliga och mätbara mål och regelverk s dokumenterade rutinbeskrivningar s en anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar För att lyckas i arbetet med intern kontroll krävs följande: a En genomtänkt riskkartiäggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning s Ett vidgat perspektiv på intern kontroll s Politisk förankring i nämnden där politikerna även tar del av väsentlighets- och riskbedömningen ffl Inkludera andra än ekonomer s Tillvarata teknikens rm5j1igheter ffi Information och utbildning ö Översyn av policydokument och regler ' s Hittaenbrastrukturföråterrapportering Ha tålamodi Bilagor Bilaga I och 2 utgör exempel på hur kontrollmoment utförs

103 Återrapportering av Nämnden för samhällsplanerings Intern kontroll 2018 Samhällsbyggnadsnämndens sammanträde F46

104 Innehåll 1. SAMMANFATTNING GENOMFöRDA KONTROLLER ENLIGT KOMMUNöVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN I ATTESTFöRTECKNING/SYSTEMBEHöRIGHET REPRESENTATION DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT...,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, 2.5 LöNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHET VIA TELEFON OCH E-POST Upppöuxixc FRÅN Delegationsordningar Dokumenthanteringsplan GENOMFöRDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FöR INTERN KONTROLL 3.1 EKONOMISK KONTROLL VERKSAMHETSPLAN LöNEUTBETALNlNG BESLUTSLlNDERLAG OCH RAPPORTER RÄTT KOMPETENS LAGEFTERLEVNAD JÄVSITLIATION SPANING, RÄTT ANALYSER OCH KUNSKAP. Bilagor Bilaga I Bilaga 2 Kommunövergripande internkontrollplan 2018 Internkontrollplan 2018 för nämnden för samhällsplanering

105 1. Sammanfattning Denna rapport avser nämnden för sarnhällsplanering uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för förvaltningen för samhäl1sp1aneringens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kornmunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar också en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i2017 års uppföljning av internkontrollplan. Att också detta ska fö5as upp i dennarapport framgår av förra åretsuppföljning. Uppföljning av internkontrollplan från 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande; 1. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns 2. Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsp1an finns Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den kornmunövergripande internkontrollp1anen för år 2017 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat. Kommunövergripande plan l. a) att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns Bedömt resultat b) att behörigheter överensstärnmer (navigatorn vs attestförteckning) 2. att rutin för representation finns och följs 3. att inga direktupphandlingar genomförs som överstiger 100 tkr 4. att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen 5. att rutin gällande analyslista löner finns och följs 6. att policyn för svar och bemötanden följs. =c$ ra4 racka«

106 Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för nämnden för samhällsplanering år 2018 Den nämndspecifika internkontrollplanen för förvaltningen för samhällsplanering innehåller :följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat. Bedömt NÄMNDENSegnaplan resultat 1 Ekonomisk kontroll, säkerhetsställa förvaltningens resultat 2 Verksamhetsplan uppföljning 3 Löneiutin 4 Beslutsunder1agochrapporter = 5 Rätt kompetens 6 Lage'[terlevnad 7 Jävsituation 8 Spaning, rätt analyser. Resultat gällande internkontrollprocessen Förslag på åtgärder Samrnantaget bedöms resultatet som att den interna kontrollen är "tillräcklig" (begreppet återfinns i Kommunallagen 6 kap 7g).

107 2. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2."1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrollmoment Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser firu'is (b) behörigheter överensstärnmer (navigatorn vs attestförteckning) Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning u4försav Ekonom (a) Attestförteckning Åvgränsningar/urval FSP Kommentar och slutsats Kontroll visar att uppdaterad attestlista inklusive beloppsgränser finns. Förslag till åtgärd Kontrollmomentet är av en sådan dignitet så att kontrollen kommer att genomföras också under 2018, trots att bedömningen är att det är en god intern_kontroll. (b) Systembehörigheter Åvgränsningar/urval Utsöla'iing i Ekonomisystem, kontroll i pärm hos Ekonomi för FSP Kommentar och slutsats Uppdatering är gjord i pärm hos ekonomienheten för förvaltningen. Attester i systemet stämmer överens med befintlig attestlista. 2.2 Representation Kontrollmoment Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning u4försav Ekonom Avgränsningar/urval Urval gjord på hela kontognupp 71. Kommentar och slutsats Genom gång av representationen är utförd och i det stora hela sköter man konteringen bra. Det finns någon enstaka faktura som attesterats av utförande chef och inte överordnad chef. Förslag till åtgärd Fortsätt information och utbildningar kring representation. Kontroll av representation komrner även utföras under kommande år. 2.3 Direktupphandlingar Kontrollmoment Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger loo tkr., Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning uiförs av Upphandlingschef Avgränsningar/urval Avstämning av totalsurnrna per leverantör samt inköpstyp vilket stäms av mot avtalsdatabas. Avgränsat till inköpstypen kemikalier och livsmedel. Kommentar och slutsats Kontrollen visar att det förekommer en hel del direldupphandlingar som överstiger gränsbeloppet på loo tkr. Livsmedel uppgår totalt till 1,2 mnkr och berörda förvaltningar är individ- och familjeomsorg, utbildning och omsorgen. Kernikalier uppgår till totalt O,9 mnkr och avser förvaltningen för samhällsplanering.

108 Försiag tiil åtgärd Livsmedel Idag finns befintliga ramavtal som avser livsmedelsinköp. De inköp som förekornmer i granskningen skulle med största sannolikhet kunna avropas från kommunens befintliga avtalsleverantörer. Enligt vår bedömning beror denna typ av inköp på bristande planering och dålig styrning. Inköpen strider såväl mot lagstiftning som mot kornmunens inköps- och upphandlingspolicy. Berörda förvaltningar bör se över sin styrning och rutiner för dessa typer av inköp. Kemikalier Kori'ununens inköp av kemikalier uppgår till stora belopp och förekomrner framförallt inom kornmunens VA-verksamhet. Då avtal salaias för denna typ av inköp, bör berörd förvaltning se över sitt behov av upphandlingar inom berört område. Fortsatt gransla'iing Kontrollmomentet'är av en sådan dignitet så att kontrollen komrner att genomföras också under Projekt Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning u7försm Transaktioner mot ptqiektplan Förvaltningschef Ekonom Åvgränsningar/urval Kontrollen avser kontroll av externfinansierade projekt. Avstämning med miljöansvarig. Kommentar och slutsats Det har varit några rnindre projekt som t.ex. naturstig koster området. Förslag till åtgärd Det finns inte mycket att påpeka utan det sköts på ett bra sätt. 2.5 Löner, analyslista Kontrollmoment Kontrollansvar Kontroll av att iutin gällande analyslista finns och fö5s. Förvaltningschef Granskning u7försav Respektive förvaltning Åvgrämningar/urval Granskat erföetschefernas hantering inom FSP. Kommentar och slutsats Rutin finns för månatlig kontroll av utbetalda löner och det finns en Förslag till åtgärd Se punkt 3.3. dokumentation av genomförda kontroller. 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrollmoment Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning u4försav Kvalitets- och utvecklingsgnippen (Kjell Rosenlöf samordnare) Åvgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd

109 2.8 Uppföljning från DeIegationsordningar Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterad delegationsordning finns. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning u4förs av Respektive förvaltning Åvgränsningar/urval Granskat inom FSP. Kommentar och slutsats Aktuell delegationsordning finns. Förslag till åtgärd Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskriing u4förs av Respektive förvaltning Åvgränsnirxgar/urval Granskat inom FSP. Kommentar och slutsats Inaktuell dokumenthanteringsplan finns fastställd Förslag till åtgärd Uppdraget att uppdatera dokumenthanteringsplanen pågår centralt.

110 3. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll 3.1 Ekonomisk kontroll Kontrollmoment Säkerställa förvaltningens resultat Kontrollansvar Förvaltningschef/Enhetschef/Ekonom Granskningu4försm Budgetansvarig Avgränsningar/urvai Utveckling av de månatliga prognoserna (mars till november 2018). Kommentar och slutsats Varje månadsresultat är redovisat i nämnd Förslag till åtg,ärd Ingen åtgärd. 3.2 Verksamhetsplan Kontrollmoment Kontroll av att verksamhetsuppfö1jning gjorts enligt verksamhetsplan Kontro[lansvar Förvaltningschef/Enhetschef Granskningu4försav Avgränsningar/urval Ledningsgnupp Avstän'ining Kommentar och slutsats Kontroll utförd iverksamhetsplan antagen för 2018 Förslag till åtgärd ' Genomgång av målen i verksamhetsplanen inför fastställande Löneutbetalning Kontrolimoment Kontroll av att rutin gällande löneutbetalningar finns Kontrollansvar Biträdande förvaltningschef Granskningutförs av Förvaltningen Avgränsningar/urval Granskat chefernas hantering Kommentar och slutsats Rutin finns för månatlig kontroll av utbetalda löner, varje chef kontrollerar varje månad. Det som brister är att fylla i blankett R5rslag till åtgärd i Förvaltningens ekonom stämmer av med respektive enhetschef i samband med ekonorniskgenomgånginför varie nämndssarnrnanträde. 3.4 Beslutsunderlag och rapporter Kontrollmoment Underlag med rätt bedömning och konsekvensbeskrivning till nämnd Kontrollansvar Förva1tningschef/biträdande förvaltningschef i Granskninguiförs m Ledningsgnipp Åvgränsningar/urval Generell bedömning Kommentar och slutsats Samtliga nämnds ärenden bereds i tre led, förberedande t.jänstemannaberedning, ordförandeberedning och beredning NFS au. Förslag till åtgärd Ingen åtgärd 3.5 Rätt kompetens Kontrollmoment Rätt kompetens i tillräcklig omfattning Kontrollansvar Förvaltningschef/biträdande förvaltningschef Granskningu4försa+v Ledningsgmpp Avgränsriingar/urval Avstämning årsvis Kommentar och slutsats Inom tekniska yrken är kompetensförsörjning komplicerat och viktigt är att vara attraktiv som arbetsgivare. Behovet av spetskompetens, ofta i kombination med särskild utrustning eller programvara medför att kompetens i vissa fall ger en större flexibilitet, beroende på ärendets art och de ekonomiska ramarna, tillhandahålls via konsulttjänst.

111 3.6 Lagefterlevnad Kontrollmoment Kunskap om lagstiftning Kontrollansvar Förvaltningschef/biträdande förvaltningschef Granskninguiförs av Ledningsgrupp Avgränsningar/urval Avstämning årsvis Kommentar och slutsats Kompetenshöjande/fortbildande verksamhet sker löpande och juridiskt stöd finns att tillgå på SKL samt kommunen har tillgång till sökning i rättsdatabas som tillhandahålls av Infosoc. R5rslag till åtgärd Ingen åtgärd 3.7 Jävsituation Kontrollmoment Avstämning närjävsblanketten använts Kontrollansvar Förva1tningschef/enhetschef Granskningu4försav Nämndsekreterare Avgränsningar/urval Genomgång av årets blanketter Kommentar och slutsats Kan användas mer frekvent Förslag till åtgärd Jävsblanketten tas upp på arbetsplatsträffar 3.8 Spaning, rätt analyser och kunskap Kontrollmoment Trender, externa analyser och prognoser Lokala aktuella frågor Långsiktig fysisk planering Tillväxtfaktorer. Näringslivsutveck1ing och befolla'iingsprognoser Kontrollansvar FC/Erföetschefer Granskningu4försav Ledningsgnipp Åvgränsningar/urval Avstämning årsvis Kommentar och slutsats Omvärldsbevalaiing, externa analyser och prognoser bevakas kontinuerligt i all fysisk planering. Lst regionala bilder och andra myndigheters strategiska analyser följs upp. Tillväxtanalyser och demografiska rapporter bevakas. GIS är ett viktigt verktyg för att kunna hantera och systematisera all statistik. Förslag till åtgärd Fortsatt omvärldsbevakning i form av att kontinuerligt ta del av aktuella planeringsunderlag, analyser och rapporter

112 m:orn'e"maun f Nämnden för individ- och familjeomsorg SammanträdesprotokoIl Sammanträdesdatum Sida 14(19) NIF fi 106 Dnr NIF2018/ Återrapportering internkontrollplan 2018 Beslutsunderlag 1. Återrapportering internkontrollplan 2018, 5 november Internkontrollplan2018Näinndenförindivid-ochfamiljeomsorg, 26 september Komxnunövergripandeinternkontrollp1an2018,2oktober2017 Redogörelse Rapporten avser nämnden för individ- och familjeomsorgs uppföljning av intetankontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för förvaltningen för individ- och familjeomsorgens verksainhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, ocli dels en nämndspecifik kontrollplan. Den nämndspecifika internkontro1lplanen för 2018 iru'iehåller bland annat hur väl nämnden har nått upp till kontrollmomenten. Exempel på kontrollmoment är att nämnden ska ha säkra prognoser på placeringskostnader och att man ska se över rutinerna för hot ocli våld. Beredning NIF AU 591 Beslut Nämnden för individ- och familjeomsorg beslutar att godkänna återrapporteringen av internkontrollplan Justeringsmänpens sign Beslritsexpediering Utdragsbestyrkande

113 Återrapportering av Nämnden för individ- och familjeomsorg Intern kontroll 2018 Till nämnden för individ- och familjeomsorgens sammanträde

114 Innehåll 1. SAMMANFATTNING GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN ATTESTFÖRTECKNING/SYSTEMBEHÖRIGHET REPRESENTATION DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT LÖNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHET VIA TELEFON OCH E-POST UPPFÖLJNING FRÅN Delegationsordningar Dokumenthanteringsplan GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FÖR INTERN KONTROLL KONTROLL PÅ PLACERINGSKOSTNADER PROGNOSSÄKERHET INTÄKTSKONTROLL/PROJEKTPENGAR INFORMATION/KOMMUNIKATION ARBETSMILJÖ/HOT OCH VÅLD... 9 Bilagor Bilaga 1 Kommunövergripande internkontrollplan 2018 Bilaga 2 Internkontrollplan 2018 för nämnden för individ- och familjeomsorg

115 1. Sammanfattning Denna rapport avser nämnden för individ- och familjeomsorgens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för förvaltningen för individ- och familjeomsorgens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar också en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av internkontrollplan. Att också detta ska följas upp i denna rapport framgår av förra årets uppföljning. Uppföljning av internkontrollplan från 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande; 1. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns God 2. Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den kommunövergripande internkontrollplanen för år 2017 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat. Kommunövergripande plan Bedömt resultat 1. a) att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns God b) att behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) God 2. att rutin för representation finns och följs Bristfällig 3. att inga direktupphandlingar genomförs som överstiger 100 tkr att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen God 5. att rutin gällande analyslista löner finns och följs God 6. att policyn för svar och bemötanden följs. Tillräcklig Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för nämnden för individ- och familjeomsorg år 2018 Den nämndspecifika internkontrollplanen för förvaltningen för individ- och familjeomsorg (nämnden för individ- och familjeomsorg) innehåller följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat. NÄMNDENS plan Bedömt resultat 1. att säkra prognoser på placeringskostnader Tillräcklig 2. att säkerställa prognos på resultat God 3. att ha kontroll på intäkter/projekt Tillräcklig 4. att korta ledtider/effektiv organisation Tillräcklig 5. att se över rutinerna för hot och våld/ombyggnad av reception God

116 Resultat gällande internkontrollprocessen 1. Riskanalys (S o K Analys) 2. Plan 3. Genomförande 4. Uppföljning dokumentation dokumentation dokumentation dokumentation Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Förslag på åtgärder Resultatet av kontrollerna är att resultatet är god (7), tillräcklig (4) och bristfällig (1). De kontrollmoment som finns för 2018 har antingen åtgärdats eller förts över till internkontrollplan De kontrollmoment som inte varit möjliga att åtgärda under 2018 är säker och rättssäker reception och kommunikationspolicy, eftersom förvaltningen avvaktar information och åtgärder från annan förvaltning eller bolag. Att säkerställa prognos på resultat har underlättats då intäkter från Migrationsverket har minskat radikalt. Prognossäkerhet på placeringskostnader behöver förbättras, det ligger dock i sakens natur att det finns en svårighet i att bedöma behovet av antalet placeringar och placeringsdygn. Sammantaget bedöms resultatet som att den interna kontrollen är tillräcklig enligt Kommunallagen 6 kap 7.

117 2. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2.1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser finns (b) behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Förvaltningschef Ekonom (a) Attestförteckning Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd (b) Systembehörigheter Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av attestbehörighetens giltighet genom datumnotering samt om beslut av förvaltningschef alternativt nämnd. Nämnden har rätt enligt 5 attestreglementet, att besluta att delegera till förvaltningschefen. Beslutade om attestlistan den 5 november Samtliga attestförteckningar som ingick i kontrollen är giltiga. Ingen åtgärd, rutin följs. Jämförelse av förvaltningen för individ- och familjeomsorgens attestförteckning och behörighetssystemet som finns i navigatorn. Jämförelsen mellan attestlistan och behörigheten i systemet stämmer överens med varandra och således har inga brister kunnat ses. 2.2 Representation Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. Förvaltningschef Ekonom 10 st fakturor bokförda med ansvar 4* IFO Av ovan urval är det 50 % där cheferna attesterat egna kostnader. Detta till trots att på flertalet av dessa fakturor är chefens kostnader konterade separat. På en av de tio fakturorna har man inte redovisat någon deltagarlista. Dock har inga avvikelser kunnat hittas i hanteringen av moms eller att det skulle vara konterat på fel konto. Informera chefer om att det ej är tillåtet att godkänna egna kostnader och att göra extra uppföljningar under 2019.

118 2.3 Direktupphandlingar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Förvaltningschef Upphandlingschef 2.4 Projekt Kontrollmoment Transaktioner mot projektplan Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval 3 projekt avslutade 2018 Kommentar och slutsats Följs upp regelbundet, vid behov görs justeringar Förslag till åtgärd Ingen åtgärd, rutin följs. 2.5 Löner, analyslista Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Förvaltningschef Respektive förvaltning Kontroll månatligen Följer rutinen som förvaltningen upprättat, kontrollschema för utbetalda löner. Ingen åtgärd, rutin följs. 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Kvalitets- och utvecklingsgruppen (Kjell Rosenlöf samordnare) Följa upp efterlevandet av policyn. Tillgänglighet och bemötande har aktualiserats på resp förvaltning och arbetsplatsträff. Det behöver ske fortsättningsvis. Kontroll av bemötande och tillgänglighet via telefon och e-post föreslås vara kvar i den övergripande internkontrollplanen 2019, att mätning av växelstatistik genomförs när nytt växelsystem tas i drift.

119 2.8 Uppföljning från Delegationsordningar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns. Förvaltningschef Respektive förvaltning Regelbunden kontroll Under året har regelbundet uppdateringar av delegationsordningar skett. Ingen åtgärd, rutin följs Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Kanslichef

120 3. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll 3.1 Kontroll på placeringskostnader Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Säkra prognos på placeringskostnader Avdelningschefer Barn/familj, Vuxen och ekonom Vid månadsuppföljning av ekonom och avdelningschefer Placeringar Behov av tydligare bedömningar av placeringstider Fortsätter att göra tydliga bedömningar av placeringskostnader, i plan Prognossäkerhet Kontrollmoment Säkerställa prognos på resultat Kontrollansvar Nämnden och förvaltningschef Granskning utförs av Vid månadsuppföljning Avgränsningar/urval - Kommentar och slutsats Minskade intäkter från Migrationsverket har medverkat till att prognossäkerheten har kunnat förbättras. Förslag till åtgärd Förbättringar angående prognos på placeringskostnader, plan Intäktskontroll/projektpengar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll på intäkter avseende projekt Ekonom och förvaltningschef Vid delår och vid årsrapport Intäkter Budget vid projekt behöver bli tydligare och bättre för att slippa betala tillbaka projektmedel. Göra bättre beräkningar inledningsvis på vilka kostnader som projektet har, plan Information/kommunikation Kontrollmoment Korta ledtider/effektiv organisation Kontrollansvar Förvaltningschef och avdelningschefer Granskning utförs av Vid delår och vid årsrapport Avgränsningar/urval Individ- och familjeomsorgen Kommentar och slutsats Avvaktat en övergripande kommunikationspolicy Förslag till åtgärd Avvakta en övergripande kommunikationspolicy, plan 2019.

121 3.5 Arbetsmiljö/hot och våld Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Se över rutinerna. Ombyggnad av reception Nämnden och förvaltningschef Förvaltningschef Hot och våld en säker och rättssäker reception Rutiner för hot och våld har tagits fram, ingen åtgärd, rutin följs. Planering för ombyggnad av reception har pågått under 2018 Ang hot/våld, ingen åtgärd, rutin följs. Planering av reception fortsätter, plan 2019.

122 li Alvesta - I\Ol'T'lmun Utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 9(17) UN 55 Dnr NUT 2017/ Aterrapportering av utbildningsnämndens internkontroll 2018 Beslutsunderlag 1. Aterrapportering av utbildningsnämndens intern kontroll 2018 Redogörelse I Utbildningsnämndens interna kontrollplan för 2018 (UN 69/2017) finns kontrollpunkter vilka har följts upp under året enligt framtagen checklista. För samtliga punkter har konstateras att det finns rutiner, för några punkter finns dock förslag till åtgärder. Fem kontrollområden, i utbildningsnämndens internkontrollplan har funnits anledning att åtgärda. I en av 2018 års kontrollmoment, tillbudsrapporter/incidentrapporter/kränkande utredningar, bedöms resultatet vara bristfälligt. Åtgärderna för att minska/eliminera riskerna inom detta kontrollområde ska därför vara att kontrollpunkten ska finnas med även i 2019 års internkontrollplan och följas upp vid återrapporteringen av 2019 års uppföljning. Ytterligare kontrollpunkter i 2018 års kommunövergripande interna kontrollplan, attestförteckning/systembehörighet, representation, projekt samt löner och analyslista, har funnits anledning att åtgärda. Resultatet av kontrollerna är att åtta av totalt tolv kontrollpunkter för 2018 är tillräckliga. Två områden är utan anmärkning och det är kosthantering och representation. Beredning UN AU 43, Beslut Godkänna återrapporteringen av utbildningsnämndens internkontroll Beslutet ska skickas till Utbildningsförvaltningen Kommunstyrelsen

123 Återrapportering av Utbildningsnämnden Intern kontroll 2018 Till Utbildningsnämndens sammanträde

124 Innehåll 1. SAMMANFATTNING GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN ATTESTFÖRTECKNING/SYSTEMBEHÖRIGHET REPRESENTATION DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT LÖNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHET VIA TELEFON OCH E-POST UPPFÖLJNING FRÅN Delegationsordningar Dokumenthanteringsplan GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FÖR INTERN KONTROLL RÄTTSSÄKERHET VID BETYGSSÄTTNING DELEGERING AV ARBETSMILJÖANSVAR KOSTHANTERING TILLBUDSRAPPORTER/INCIDENTRAPPORTER/KRÄNKANDE UTREDNINGAR INTERKOMMUNALA ERSÄTTNINGAR OCH TILLÄGGSBELOPP HELTIDSTJÄNSTER... 9

125 1. Sammanfattning Denna rapport avser Utbildningsnämndens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för Utbildningsförvaltningens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Kommunövergripande intern kontroll 2018 Särskild uppföljning av internkontrollplan från 2017 har gjorts där kontroll av att uppdaterad delegationsordning finns. Resterande kontrollpunkter redovisas av kommunledningsförvaltningen direkt till Kommunstyrelsen. Ytterligare kontrollpunkter i 2018 års internkontrollplan, attest-förteckning/systembehörighet, representation, projekt samt löner och analyslista, i den övergripande interna kontrollplanen har funnits anledning att åtgärda. Utbildningsnämndens interna kontroll 2018 Utbildningsförvaltningen tog under 2017 fram övergripande riktlinjer för den interna kontrollen. En arbetsgrupp bestående av representanter från chefsgruppen, verksamhetschef, kvalitetsutvecklare och nämndsekreterare har utifrån riktlinjerna arbetat med- och dokumenterat arbetet med den interna kontrollen för 2018 och 2019 genom uppföljningsarbete fram till avrapportering av den interna kontrollen vid avstämningstillfällena. Utbildningsnämndens arbete med den interna kontrollen behöver fortfarande bli mer ändamålsenligt. Rutinerna för de punkter som lyfts fram för granskning i den interna kontrollen har förbättrats men behöver inför kommande års intern kontroll ytterligare tydliggöra vid vilken tidpunkt som kontrollerna ska genomföras. Följande brister behöver fortsatt rättas till för att få en tydligare och mer relevant intern kontrollplan: Utveckla uppföljningsarbetet av beslutad kontrollplan där arbetstids- och ansvarsfördelning ska vara tydlig och kommunicerad Utveckla kopplingen mellan mål för verksamheterna och den interna kontrollen och ha ett tydligare beslutsunderlag för den interna kontrollen. Rättssäkerhet vid betygssättning, delegering av arbetsmiljöansvar, interkommunala ersättningar och tilläggsbelopp samt heltidstjänster, i utbildningsnämndens internkontrollplan har funnits anledning att åtgärda. I en av 2018 års kontrollmoment, tillbudsrapporter/incidentrapporter/kränkande utredningar, bedöms resultatet vara bristfälligt. Åtgärderna för att minska/eliminera riskerna inom detta kontrollområde ska därför vara att kontrollpunkten ska finnas med även i 2019 års internkontrollplan och följas upp vid återrapporteringen av 2019 års uppföljning. Uppföljning av internkontrollplan från 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande; 1. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns God 2. Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Hanteras av KS Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den kommunövergripande internkontrollplanen för år 2018 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat.

126 Kommunövergripande plan Bedömt resultat 1. a) att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns Tillräcklig b) att behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Tillräcklig 2. att rutin för representation finns och följs God 3. att inga direktupphandlingar genomförs som överstiger 100 tkr 4. att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen Tillräcklig 5. att rutin gällande analyslista löner finns och följs Tillräcklig 6. att policyn för svar och bemötanden följs Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för Utbildningsnämnden år 2018 Den nämndspecifika internkontrollplanen för Utbildningsförvaltningen (Utbildningsnämnden) innehåller följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat. Utbildningsnämndens egna plan Bedömt resultat 1. att rutin för rättssäker betygssättning finns och följs Tillräcklig 2. att rutin för delegering av arbetsmiljöansvar finns och följs Tillräcklig 3. att rutin för säker kosthantering- och hantering av specialkost finns och följs God 4. att rutin för hantering av tillbuds-/incidentrapporter/kränkande utredningar finns Bristfällig 5. att rutin för interkommunala ersättningar och tilläggsbelopp finns och följs Tillräcklig 6. kontroll av vilka effekter heltidstjänster får på verksamhet och ekonomi Tillräcklig Resultat gällande internkontrollprocessen 1. Riskanalys (S o K Analys) 2. Plan 3. Genomförande 4. Uppföljning dokumentation dokumentation dokumentation dokumentation Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Följer tidplan Förslag på åtgärder Resultatet av kontrollerna är att åtta av totalt tolv kontrollpunkter för 2018 är tillräckliga och har föranlett vidare förslag till åtgärder. Rutinerna för dessa kontrollpunkter kommer att ses över och implementeras på nytt. Två områden är utan anmärkning och det är kosthantering och representation. Sammantaget bedöms resultatet som att den interna kontrollen är tillräcklig.

127 2. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2.1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser finns (b) behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) Förvaltningschef Ekonom (a) Attestförteckning Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd (b) Systembehörigheter Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Det finns attestförteckning med beloppsgränser, men den har inte beslutats i nämnd. Förändringar har kontinuerligt skickats till ekonomi centralt för registrering i system. Ny rutin inför Attestförteckningen tas i nämnd i december inför kommande kalenderår. Beslut om förändringar inom innevarande kalenderår delegeras till förvaltningschef. Kommungemensamma mallar för detta kommer att upprättas inför Eftersom attestlistan inte har uppdaterats under året kan man befara att attestförteckningen inte överensstämmer med systembehörigheterna. Stickprov har gjorts inom grundskola och förskola. Kontrollerade fakturor har attesterats av behörig beslutsattestant. Ny rutin inför 2019, se ovan 2.2 Representation Kontrollmoment Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval Granskning genom stickprov, konto 6441 livsmedel, konto 7651 kurser, konto 7101 extern representation, konto 7111 personalfest, konto 7114 uppvaktningar. Kommentar och slutsats Kraven för representation uppfylls Förslag till åtgärd Fortlöpande information gällande regler för representation 2.3 Direktupphandlingar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Förvaltningschef Upphandlingschef

128 Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd 2.4 Projekt Kontrollmoment Transaktioner mot projektplan Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgränsningar/urval Samtliga projekt under 2018 Kommentar och slutsats UN har haft tre projekt under De är avslutade och slutredovisade. Förslag till åtgärd Nu rutin gällande tidsbegränsade externa intäkter kommer att införas Detta för att underlätta uppföljning och redovisning av dessa. 2.5 Löner, analyslista Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Förvaltningschef Respektive förvaltning En gång per år Det finns en rutin och den följs till stora delar, men kunskapen kring den är blandad. Rutinen behöver uppdateras och implementeras tydligare. 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Kvalitets- och utvecklingsgruppen (Kjell Rosenlöf samordnare)

129 2.8 Uppföljning från Delegationsordningar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns. Förvaltningschef Respektive förvaltning Delegationsordningen finns tillgänglig och uppdateras kontinuerligt eller vid behov. Delegationsordningen med tillhörande rutin ska vara känd bland våra chefer. Genomgång bör göras vid chefsträff Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Kanslichef Rapporteras av kommunledningsförvaltningen direkt till Kommunstyrelsen

130 3. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll 3.1 Rättssäkerhet vid betygssättning Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Rättssäkerhet vid betygssättning Rektor Rektor Två gånger per år, vid betygssättning Med anledning av att tidsramen för kontroll av betygssättning och avrapportering till internkontrollplan inte överensstämmer har kontrollerna inte gjorts fullt ut. Modersmålslärare som är obehöriga och inte har tillsvidareanställning har inte rätt att självständigt sätta betyg, detta ska sättas tillsammans med behörig lärare eller rektor. Rutiner för rättssäkerhet vid betygssättning gällande modersmål behöver ses över. 3.2 Delegering av arbetsmiljöansvar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Delegering av arbetsmiljöansvar Samtliga chefer Samtliga chefer 1 gång/år, genom stickprov Rutin finns men i kontrollerna framgår att det finns en del oklarheter kring rutinen, samt när och hur ansvarsuppgifter fördelas. De rutiner och dokument som hänvisas till i utbildningsförvaltningens genomförandeplaner är inte kommunicerade ut i verksamheten. Se över och kommunicera rutiner kring delegering av arbetsmiljöuppgifter. 3.3 Kosthantering Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kosthantering Kostchef Kostchef 2 gånger/år, genom stickprov Rutin finns och följs. 3.4 Tillbudsrapporter/Incidentrapporter/Kränkande utredningar Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Tillbudsrapporter/Incidentrapporter/Kränkande utredningar Kvalitetsutvecklare Kvalitetsutvecklare 1 gång/år, genom systematiskt kvalitetsarbete, del C Rutin finns, men rutin för hantering av dokumentation för kränkande behandling/trakasserier/diskriminering följs inte fullt ut. Anmälan ska göras skyndsamt till huvudmannen vilket inte alltid görs i den

131 Förslag till åtgärd utsträckning som krävs. Anmälan ska följas upp av verksamhetschef, vilket inte görs i den utsträckning som är avsedd. Rutinen uppfyller internkontrollens krav men efterföljs inte i den utsträckning som kan förväntas. Rutinen bör följas upp även i nästa års interna kontroll för Utbildningsnämnden. Rutinen bör löpande aktualiseras i chefsgruppen. 3.5 Interkommunala ersättningar och tilläggsbelopp Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Interkommunala ersättningar och tilläggsbelopp Ekonom Ekonom 1 gång/år, genom stickprov i april Rutin har funnits men i och med personalförändringar har rutinen inte blivit känd i verksamheten och arbetsmoment har fallit mellan stolarna. Under hösten 2018 har rutinen aktualiserats på nytt. 3.6 Heltidstjänster Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Heltidstjänster Verksamhetschefer Verksamhetschefer 1 gång/år, vid budgetuppföljning Rutin finns, men vid översynen framkom att effekterna av erbjuda heltidstjänster behöver fortsätta att följas upp. Följa upp effekterna av att erbjuda heltidstjänsterna.

132 lii Alvesta._.1~mun Omsorgs nämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 8(19) ON 113 Dnr 2017/ ÅTERRAPPORTERING AV INTERNKONTROLL 2018 Beslutsunderlag 2. Aterrapportering av omsorgsnämndens internkontroll, 26 november Kommunövergripande internkontrollplan 2018, 2 oktober Omsorgsnämndens internkontrollplan 2018, 26 februari 2018 Redogörelse Enligt Kommunallagen 6 kap 6 ska den interna kontrollen säkra en effektiv förvaltning och att undvika att det begås allvarliga fel. En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att den bedrivs effektivt och säkert. Denna rapport avser omsorgsnämndens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för omsorgsförvaltningens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar även en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av den kommunövergripande internkontrollplanen. Beredning ON AU 111, 5 december 2018 Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna återrapportering av internkontroll för Protokollet ska skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmänn.ens7 5)t!J' Å Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

133 I Alvesta kommun Omsorgsförvaltningen Återrapportering av omsorgsnämndens intern kontroll 2018 Till omsorgsnämndens sammanträde

134 Innehåll 1. SAMMANFAITNING, 3 2. GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN ÄTIESTFÖRTECKNING/SYSTEMBEHÖRIGHET REPRESENTATION DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT LÖNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHET VIA TELEFON OCH E-POST UPPFÖUNING AV KVARSTÅENDE INTERNKONTROLLER FRÅN De/egationsordningar Dokumenthanteringsplan 7 3. GENOMFÖRDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FÖR INTERN KONTROLL BASALA HYGIENRUTINER VERKSTÄLLDA TIMMAR....., KVALITET I SÄRSKILT BOENDE/BOSTAD MED SÄRSKILD SERVICE NATIETID NYANSTÄLLNING AV OMSORGSPERSONAL NUTRITION DEBITERING AV TAXOR OCH AVGIFTER 10 Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Kommunövergripande internkontrollplan 2018 Internkontrollplan 2018 för omsorgsnämnden 2

135 1. Sammanfattning Enligt Kommunallagen 6 kap 6 ska den interna kontrollen säkra en effektiv förvaltning och att undvika att det begås allvarliga fel. En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att den bedrivs effektivt och säkert. Denna rapport avser omsorgsnämndens uppföljning av internkontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för omsorgsförvaltningens verksamhet. I enlighet med reglementet för intern kontroll finns dels en kommunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar även en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av den kommunövergripande internkontrollplanen. Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den kommunövergripande internkontrollplanen för år 2018 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat. Kommunövergripande plan 1. a) Att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns b) Att behörigheter överensstämmer (navigatorn vs attestförteckning) 2. Att rutin för representation finns och följs 3. Att inga direktupphandlingar genomförs som överstiger 100 tkr 4. Att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen 5. Att rutin gällande analyslista löner finns och följs 6. Att policyn för svar och bemötanden följs Bedömt resultat ~ tl1íîl'~tlcl!g, Redovisas till kommunstyrelsen Kontrollen har utgått t Tillräcklig Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan från år 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande: 1. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar finns 2. Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Redovisas till kommunstyrelsen 3

136 Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för omsorgsnämnden år 2018 Den nämndspecifika internkontrollplanen för omsorgsförvaltningen (omsorgsnämnden) innehåller följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat. Omsorgsnämndens egna plan 1. Att följsamhet finns till basala hygienrutiner 2. Att de verkställda timmarna för hemtjänst i ordinärt boende är aktuella 3. Att riktlinjer för kvalitet i särskilt boende/bostad med särskild service nattetid följs 4. Att rutiner för nyanställning av omsorgspersonal följs 5. Att rutiner för undernäring följs 6. Att rutiner för debitering av taxor och avgifter följs Bedömt resultat Ej mätbar 2018 Resultat gällande internkontrollprocessen 3. Genomförande 4. Uppföljning I/ I Den årliga internkontrollprocessen består av fyra steg. Steg ett avser riskanalys inför framtagande av internkontrollplanen och steg två avser själva framtagande av internkontrollplanen. För dessa två steg har förvaltningen följt tidplan och dokumentationskrav till fullo. Steg 3 avser själva genomförandet av internkontrollerna. För detta steg så bedöms följsamheten till tidsplan och dokumentation till en tillräcklig nivå. Några kontroller har ej kunnat genomföras enligt upprättad plan dels beroende på svårigheter med att få ut adekvat systeminformation och dels beroende på resursbrist. För steg fyra som avser uppföljning och återrapportering bedöms följsamheten angående dokumentation och tidplan som tillräcklig. Förslag på åtgärder De åtgärder som föreslås anges under respektive internkontrollmoment (avsnitt). 4

137 2. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2.1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrol/moment Kontrol/ansvar Granskning utförs av Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser finns (b) behörigheter överensstämmer (navizatorn vs attestförteckning) F örvaltninzschef Ekonom (a) Attestförteckning Avgrânsningar/urval Attestförteckning Kommentar och slutsats Beslutad attestförteckning finns inkl. beloppsgränser. ON 126 ~ Fôrslae till åigârd -- (b) Systembehörigheter Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Attestförteckning vs navizatorn För ansvarskoder stämmer attestförteckningen mot navigatorn till största del. Några beslutsattestanter har dock behörighet i systemet som inte finns med som ordinarie eller ersättare enligt attestförteckningen. Beloppsbegränsning stämmer överens till ungefär 2/3-del. Kodbegränsning går inte att fullt ut att bedöma då verksamhetskoder inte finns med på attestförteckningen. Genomgång av attestförteckning och navigatorn så att de samstämmer. Ansvarig för unnaiften är ekonom. 2.2 Representation Kontrol/moment Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. l. Att korrekt konto har använts 2. Att momsen hanterats korrekt 3. Att anteckning finns om syfte och vilka som deltagit i representationen 4. Att representationen är verksamhetsrelaterad Kontrol/ansvar F örvaltninzschef Granskning utförs av Ekonom Avgrânsningar/urval Stickprov, 10 fakturor Kommentar och slutsats l. Rätt konto har använts till 70 % 2. Momsen är korrekt hanterad på samtliga fakturor i urvalet 3. Korrekt anteckning finns på hälften av fakturorna 4. Se punkt 3 Förslag till åtgärd På de flesta fakturorna framgår det inte om beslutsattestant varit deltagande i representationen. Om så vore fallet så hade merparten av fakturorna underkänts. Resultatet är likartat tidigare års granskningar. Ekonomen får i uppdrag att gå igenom reglerna kring representation för såväl beslutsattestanter som granskningsattestanter. 5

138 Verksamhetscheferna fâr i uppdrag att för 2019 få fakturaanteckningar att bli korrekta. 2.3 Direktupphandlingar Kontrol/moment Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Kontrol/ansvar F örvaltninzschef Granskning iufôrs av Upohandlingschef Avgränsningar/urval -- Kommentar och slutsats Granskningen redovisas direkt till kommunstyrelsen Fôrslag till åtgârd Projekt Kontrol/moment Transaktioner mot projektplan Kontrol/ansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Ekonom Avgrânsningar/urval -- Kommentar och slutsats Kontrollen har utgått. Brist på resurser. Fôrslae till åtgârd Löner, analyslista Kontrol/moment Kontrol/ansvar Granskning utfôrs av Avgrânsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. F örvaltningschef Respektive förvaltning Samtliga chefer Det föreligger brister i genomförande av kontroll i enlighet med UDDrättad rutin. Förvaltningschefen ansvarar för att alla chefer informeras och påminns om rutinen. 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrol/moment Kontrol/ansvar Granskning utförs av Avgrânsnlngar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Uppföljning av efterlevnaden av policy för svar och bemötande F örvaltningschef Kvalitets- och utvecklinzsgruppen (Kjell Rosenlöf samordnare) Systemstöd finns inte för att kunna få fram användarstatistik. lnformationsinsats har genomförts på samtliga förvaltningar gällande policyn för svar och bemötande. Kontroll av tillgänglighet via telefon och e-post är kvar i planen för Mätning av växelstatistik genomförs i och med nytt växelsystem tas i drift. Det nya växelsystemet ger ökade möjligheter till statistikuttag ex väntetider, missade samtal. 6

139 2.8 Uppföljning av kvarstående internkontroller från Delegationsordningar Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterade deleaationsordninzar finns. Kontrollansvar F örvaltningschef Granskning utförs av Respektive förvaltning Avgränsningar/urval Omsorzsnämnden Kommentar och slutsats Reviderades senast i juni Uppdateringen avsåg bland andra revideringar enligt ny kommunallag, förvaltningslag och gällande dataskyddsförordning. ON 54/2018 Fôrslag till åtzärd Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Kontrol/ansvar Kanslichef Granskning utförs av -- Avgränsningar/urval -- Kommentar och slutsats Granskningen redovisas direkt till kommunstyrelsen Fôrslag till åtgârd -- 7

140 3. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll Basala hygienrutiner Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll ska ske av följsamhet till basala hygienrutiner Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska Kontrollen ej genomförd enligt planerad metod. Avstämning har istället skett med samtliga enhetschefer. Följsamheten varierar mellan enheterna. Upplevelsen är att personalen inte alltid förstår syftet med rutinerna. Medicinskt ansvarig samordnare får i uppdrag att ge grundläggande information om basala hygienrutiner till verksamheten. Överväga ny metod för att säkra följsamheten. 3.2 Verkställda timmar Kontrol/moment Kontroll ska ske av aktualiteten av de verkställda timmarna för hemtjänst i ordinärt boende Kontrollansvar Verksamhetschef ordinärt boende Granskning utförs av -- Avgränsningar/urval Kontrollen ej fullständigt genomförd pga. förseningar med erforderligt planeringssystem. Planeringssystemet är det verktyg som behövs för att kunna planera och följa hemtjänstens resurser och timmar. Planeringssystemet kommer sannolikt att kunna börja användas våren Kommentar och slutsats Under året har enhetschefer uppdaterat timmarna manuellt i verksamhetssystemet och samtidigt uppmärksammat på och åtgärdat vissa fel som funnits i systemet från början. Timmarna som idag kan hämtas ur system är en planerad tid för insatser och kan inte anses helt pålitligt men är ett bra underlag inför fortsatt arbete med planeringssystemet. Förslag till åtgärd Omsorgsnämndens har beslutat i verksamhetsplan för 2019 att kvalitetssäkring av volymer och resursåtgång är ett prioriterat utvecklingsområde, Aktiviteter för detta är planerade och beslutade. 3.3 Kvalitet i särskilt boende/bostad med särskild service nattetid Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning u(fòrs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Kontroll ska ske av dokumentation av hela kedjan d. v. s. från beslut till verkställighet Socialt ansvarig samordnare Socialt ansvarig samordnare Stickprov. 28 ärenden har granskats med beslut om nattillsyn inom särskilt boende och bostad med särskild service Granskningen visar att det inte fanns en tydlighet mellan beslut och genomförande vad gäller beviljade nattillsyner. Dokumentationen i genomförandeplanen om nattillsynens utförande saknades hos vissa. Det gick inte att följa ärendena viajoumalanteckningar då det var brist på anteckningar. Bedömningen är att viss kommunikation fortfarande sker 8

141 Förslag till åtgärd muntligt, vilket gör det svårt att kunna följa ett ärende och eventuellt behov av andra insatser. Omsorgsnämnden har beslutat om att internkontroll av dokumentation även ska ske Fortsatt arbete med att nattillsyn är en insats där "huret" ska tydliggöras i genomförandeplanen. Detta kommer att underlätta för journalföring om något avviker från överenskommelsen med den enskilde. Verksamhetschefen bör överväga om särskild information och utbildning kan ske till nattpersonalen på de särskilda boendena. 3.4 Nyanställning av omsorgspersonal Kontrollmoment l. Kontroll av att rutiner finns vid nyanställning av omsorgspersonal samt att dessa följs. 2. Kontroll av att utvärdering sker efter 100 dagars anställning 3. Kontroll av att omsorgspersonal som inte uppfyller kompetenskraven avslutas inom 300 dagar Kontrollansvar Personalkonsulent Granskning utfôrs av Personalkonsulent Avgränsningar/urval Intervjuer har genomförts med samtliga enhetschefer Kommentar och slutsats l. Rutiner finns. Samtliga chefer hade dock inte kännedom om rutinerna. Upplevelsen är att rutinerna enbart delvis fungerar. En anledning som anges är svårigheten att rekrytera tillräckligt med vikarier. 2. Cirka 40 procent av enhetscheferna har utvärderande samtal efter 100 dagar. Revisionen gav ett ganska genomgående uttryck för osäkerhet kring ansvarsfördelningen mellan enhetschef och Bemanningsenheten i den del som gäller samtalen som ska genomföras efter 100 dagar. 3. Cirka 70 procent av enhetscheferna har omsorgspersonal som inte uppfyller kompetenskraven som anställda även efter 300 dagar. Avstegen har gjorts medvetet och bara för personal som påbörjat utbildning och som ansetts lämplig för fortsatt anställning. Avstegen har gjorts i dialog med Bemanningsenheten och någon formell ansökan till verksamhetschefen enligt rutin görs inte Förslag till åtgärd Verksamhetscheferna har yttersta ansvaret för att: Tydliggöra rutiner och ansvarsfördelning kring uppföljningssamtalet vid 100 dagar och avslutet efter 300 dagar och därefter implementera dessa. Säkerställa att resurser finns för att kunna fullfölja rutinerna. 9

142 3.5 Nutrition Kontrollmoment Kontrollansvar Gransknine utförs av Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Förslag till åtgärd Kontroll av att de rutiner som finns vid undernäring följs och har avsedd effekt Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig sjuksköterska Nattfastemätning är genomförd under vecka 7 hos samtliga boende på de särskilda boendena och bostad med särskild service. Planerad stickprovsgranskning är dock inte genomförd. Resultatet av mätningen visar på en smärre förbättring gentemot föregående års mätning. Flera åtgärder är initierade i syfte att få en minskad nattfasta för att motverka undernäring. Exempelvis en ändrad måltidsordning. Ny nattfastemätning genomförs våren Resultaten används som en del av underlaget för det fortsatta arbetet kring måltiden på respektive enhet. 3.6 Debitering av taxor och avgifter Kontrol/moment Kontroll av att rutiner finns samt att de följs Kontrollansvar Administrativ assistent Granskning utförs av Administrativ assistent Avgränsningar/urval Avstämning av debitering av avgifter och taxor sker gentemot reskontra och redovisning vad gäller totalbelopp och antalet fakturor. Avstämning är gjord per september och oktober Kommentar och slutsats Rutin är införd och följs. Genomförda avstämningar visar på att debiterade avgifter och taxor korrekt överförts till reskontran och Förs/af! till åtgârd redovisningssystemet

143 ' Alvesta l~ommun Kommunledningsförvaltníngen Förslag på Kommunövergripande intern kontrollplan 2018 KOMMUNLEDNINGFÖRVALTNINGEN 1 KOMMUNÖVERGRIPANDE INTERN KONTROLLPLAN 2018 A System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar Granskning Granskning Kontrollmetod Kommentar Rapport Sannolikhet/ V 2) utförs av 3) frekvens 4) 1) till 5) Konsekvens d 6) E Attester Kontroll av att Förvaltningschef Ekonom Minst två Metod enligt Respektive ~öjlig/ K aktuella behörigheter enligt gånger per år anvisning från nämnd.allvarlig systemet (navigator) (förslagsvis vår ekonomichef Värâê.12 överensstämmer med beslutad respektive höst). (3~4) attestförteckning inkl belotmszränser, E Representation Kontroll av att rutin och regelverk Förvaltningschef Ekonom En gång per år. Kontroll av att: Respektive Mfölisl K avseende representation efterlevs. *korrekt konto nämnd A.Bvarii~ används Värdel2 vid kontering (3 4) *momsen hanteras korrekt *anteckning finns, om syfte och L deltagare *representationen är verksamhetsrelaterad,,,,,,,, U Direktupphandlingar Kontroll att inga Upphandlingschef Upphandlings- 1 ggr/år Avstämning av Till p direktupphandlingar genomförts chef totalsumma per kommunstyr _ 8!Ull19~äpti p under kalenderåret som avser leverantör samt eisen bar H liknande varor, tjänster och inköpstyp (slag) 4*3dál2 entreprenader vars totala vilket stäms av inköpssumma överstiger mot kr avtalsdatabasen l.,',' ',

144 I li Alvesta l- ommun Kommunledningsförvaltningen A System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar Granskning Granskning Kontrollmetod Kommentar Rapport Sannolikhet/ V 2) utförs av 3) frekvens 4) 1) till 5) Konsekvens d 6) 1 E Projekt Transaktioner mot projektplan Förvaltningschef Ekonomistöd 2 ggr/proj Samtliga Felaktig Respektive Sahnølìkl.K_ärin.. K transaktioner i ett hantering av AU/Nämnd bar. urval av projekt kostnader 4x3=12 hos förvaltninzarna.... P Löner, analyslista Kontroll av att rutin gällande Förvaltningschef Respektive En gång per år. Urval Respektive Sl\l\11ølìlê/.. analyslista finns och följs. förvaltning nämnd Kärinbàr 4 á=l2 K Tillgänglighet via Uppföljning av efterlevnaden av Förvaltningschef Kvalitets- och En gång per år Eget urval och Resultatet av Respektive Sârinôlik/Kätu1 telefon och e-post policy för svar och bemötande utvecklingsgrup metod utöver genomförd nämnd bar pen (Kjell ordinarie KKiK- kontroll ska 4"'3==12 Rosenlöf mätning. dokumenteras samordnare) och arkiveras Dessutom ska följande kontrollmoment från 2017 följas upp igen I. att uppdaterade delegationsordningar finns 2. att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns 1 Beskriv kontrol/momentet och kontrol/metod i detalj så att feltolkningar undviks 2 Den som ansvarar för att kontrol/momentet genomförs enligt plan 3 Den som utför kontrol/momentet 4 Frekvens, dvs vid vilket/vi/ka tillfällen ska kontrol/momentet utföras 5 Den instans som ska godkänna uppföljningen 6 S*K dvs Sannolikhetstalet (högst värde 4) gånger Konsekvenstalet (högst värde 4) = Kvoten av de bägge. Alla tre talen redovisas för att kunna spåra tillbaka hur bedömningen gjordes. 2

145 ' Alvesta l~ommun Omsorgsförvaltningen Internkontrollplan 2018 Datum Dnr NOH 2017/ Rev (ON 77), (ON 4) Internkontrollplan 2018 omsorgsnämnden System/rutin. I,Kon~ròllmomenf Vad? Kommentar: '.. :vâdör?. Basala hygienrutiner Kontroll ska ske av följsamhet till basala hygienrutiner. Risk finns för smittspridning. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Granskningen ska genomföras under första halvåret och rapporten/ bedömningen ska vara klar till 1 oktober Metoden självskattning och kollegial granskning ska användas vid granskningen. Förvaltningschef rapporterar till ON i december. Allvarlig (4 poäng) /sannolik (4 poäng) (total poäng 4*4= 16 poäng) Verkställda I Kontroll ska ske av I Om de verkställda timmarna Verksamhets Granskningen ska Kontrolleras genom Förvaltningschef Allvarlig (4 timmar aktualiteten av de inte är uppdaterade i chef särskilt genomföras under första stickprov, minst 20 per rapporterar till ON poäng)/möjlig (3 verkställda timmarna. verksamhetssystemet kan det boende halvåret och rapporten/- enhet. i december. poäng) påverka rättsäkerheten för den bedömningen ska vara klar Verksamhets enskilde. (total poäng 4*3= till l oktober chef ordinärt 12 poäng) Det kan vidare försvära boende ekonomiska- och volymmässiga prognoser för förvaltningen. Denna kan orsaka en felaktig resursfördelning och behovsanpassad bemanning samt medföra en brist i den offentligt inlämnade statistiken. Kvalitet i Kontroll ska ske av Risk finns för den enskilde. Socialt Granskningen ska Kontrolleras genom Förvaltningschef Kännbar(3 särskilt dokumentation av hela ansvarig genomföras under första stickprov, minst 20 rapporterar till ON poäng)/möjlig (3 En individuell bedömning ska boende/bostad kedjan d.v.s. frän beslut samordnare halvåret och rapporten/- totalt. i december. poäng) göras av den enskildes behov med särskild till verkställighet. bedömningen ska vara av omsorg och tillsyn nattetid service (total poäng 3*3= 9 klar till 1 oktober nattetid poäng)

146 Alvesta hornmun 2(2) ' System/rutin I K,òntrollmoment.. Vad?. Kommentar IVàñör?. Kontrollmètod )fùt?.. '."iléråppòritm/ Nyanställning av omsorgspersonal 1. Kontroll av att rutiner finns vid nyanställning av omsorgspersonal samt att dessa följs. 2. Kontroll av att utvärdering sker efter I 00 dagars anställning. 3. Kontroll av att omsorgspersonal som inte uppfyller kompetenskraven avslutas inom 300 dagar En god introduktion ger möjlighet att komma in i arbetet på ett bra sätt - bidrar till att uppfylla målet Attraktiv arbetsgivare. En god introduktion säkerställer även att personalen har tillräckliga kunskaper i arbetet vilket förebygger att missförhållanden och vårdskador inträffar. Även viktigt att det finns rutiner gällande vad som behöver göras före anställning. xx Två gånger, en gång sent på våren och en gång i början av hösten. Rapport klar senast 15 oktober. l. Stickprov 2. Stickprov på minst tre medarbetare per enhet (fler stickprov på de större enheterna). 3. Kontroll av om det finns nyanställd omsorgspersonal som inte uppfyller kompetenskraven som varit anställda mer än 300 dagar. Förvaltningschef rapporterar till ON i december. Kännbar/möjlig 3. Säkerställa att omsorgspersonal har rätt kompetens för yrket. Nutrition Kontroll av att de rutiner som finns vid undernäring följs och har avsedd effekt. Förebygga undernäring samt alltför lång nattfasta hos brukaren. MAS Nattfastamätning v 11 samt extra mätning vid behov Stickprov genomförs under september, sammanställning ska vara klar senast 15 oktober Kontrolleras genom nattfastamätning under våren. Stickprov Förvaltningschef I Allvarlig/möjlig rapporterar till ON i december. Debitering taxor och avgifter Kontroll av att rutiner finns samt att de följs. Säkerställa att rätt avgiftsunderlag är registrerat Administrativ assistent för IT & statistik Sammanställning klar senast 15 oktober Debiterade avgifter stämmer med redovisningen. Stickprov Förvaltningschef I Lindrig/möjlig rapporterar till ON i december.

147 Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum (10) Nämnden för myndighetsutövning NMY g2 Dnr2019/19. NMY ÅTERRAPPORTERING AV INTERNKONTROLL 2018 Beslutsunderlag Återrapportering av internkontroll 2018 Redogörelse I gällande reglemente för intern kontroll (KF F ) framgår att varje nämnd/ styrelse ska anta en särskild plan för den interna kontrollen i samband med fastställande av internbudget. I samband med årsredovisningens upprättande är nämnden skyldig att till kommunstyrelsen rapportera fel/ brister som konstaterats vid uppföljningen av kontrollplanen. Förutom att respektive nämnd/ styrelse fastställer sin plan för intern kontroll så fastställer också kommunstyrelsen en kornrnunövergripande plan som gäller för samtliga nämnder/ styrelser. Nämnden för Myndighetsutövning uppfyller laiterierna för internkontroll. Yrkanden Beslut Nämnden för Myndighetsutövning beslutar godkänna återrapporteringen av internkontroll för 2018 Protokollet ska skickas till Ekonomikontoret Justeringsmännens sign!ir2 i Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

148 Återrapportering av Nämnden för Myndighetsutövning Intern kontroll 2018 Nämnden för Myndighetsutövnings e)2

149 Innehåll 1. SAMMANFATTNING GENOMFöRDAKONTROLLERENLIGTKOMMUNöVERGRIPANDEINTERNKONTROLLPLAN ATTESTFöRTECKNING/SYSTEMBEHöRIGHET REPRESENTATl0N DIREKTUPPHANDLINGAR PROJEKT LöNER, ANALYSLISTA TILLGÄNGLIGHETVIATELEFON OCH E-POST Upppöuxixc FRÅN Delegationsordningar Dokumenthanteringsplan GEN0MFe5RDA KONTROLLER ENLIGT NÄMNDENS PLAN FöR INTERN KONTROLL RUBRIK RUBRIK RuBRIK RuBRIK RUBRIK RUBRIK... Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Komrnunövergripande internkontrollplan 2018 Internkontrollplan 2018 för Nämnden för Myndighetsutövning

150 1. Sammanfattning Denna rapport avser Nämnden för Myndighetsutövnings uppföljning av intetankontrollplan 2018 som ansvarig nämnd för del av Förvaltningen för Samhällsplanerings verksamhet. I enlighet med reglementet :för intern kontroll finns dels en kornmunövergripande internkontrollplan, och dels en nämndspecifik kontrollplan. Denna rapport omfattar också en uppföljning av vissa föreslagna åtgärder i 2017 års uppföljning av internkontrollplan. Att också detta ska följas upp i denna rapport framgår av förra årets uppföljning. Uppföljning av internkontrollplan från 2017 De åtgärder som särskilt skall följas upp utifrån 2017 års internkontrollplan är följande; l. Kontroll av att uppdaterade delegationsordningar firuxs 2. Kontroll av att uppdaterad dokumenthanteringsplan finns Uppföljning av kommunövergripande internkontrollplan för år 2018 Den komrnunövergripande internkontro1lplanen för år 2018 innehåller följande kontrollmoment och bedömt resultat. Kommunövergripande plan l. a) att uppdaterad och beslutad attestförteckning inklusive beloppsgränser finns b) att behörigheter överensstärnmer (navigatorn vs attestförteckning) 2. att rutin för representationfinns och fö5s 3. att inga direktupphandlingar genomförs som överstiger IOO tkr 4. att det inte finns några transaktioner som strider mot projektplanen 5. att rutin gällande analyslista löner firu'is och följs 6. att policyn för svar och bemötanden följs. Bedömt resultat ra ig räcklig räcklig räcklig räckli

151 Uppföljning av nämndspecifik internkontrollplan för Nämnden för Myndighetsutövning år 2018 Den nämndspecifika internkontro1lp1anen för Förvaltningen för Samhällsplanering (Nämnden för Myndighetsutövning) innehåller följande kontrollmoment år 2018, och bedömt resultat. Nämnden för Myndighetsutövnings egna plan 1. att Ekonomisk kontroll 2. att Verksamhetsplan och Behovsutredning 3. att Beslutsunderlag och rapporter till nämnd 4. att Rätt kompetens 5. att Lagefterlevnad 6. att Jävsituation 7. att Handläggning Plan- och bygglag 8. att Handläggning Miljöbalken 9. att Handläggning Livsmedelslagen Bedömt resultat Resultat gäl}ande internkontrollprocessen Genomförande ffiffi d ffi Förslag på åtgärder Resultatet av kontrollerna är tilfredställande. Kontroller i den kommunövergripande planen som bedömts som tillräckliga berör nämnden i mindre grad då ekonomin endast avser arvoden och ersättningar för nämdens ledamöter. Samtnantaget bedöms resultatet som tillräckligt.

152 2. Genomförda kontroller enligt kommunövergripande intern kontrollplan 2.1 Attestförteckning/systembehörighet Kontrollmoment Kontroll av att (a) uppdaterad och beslutad attestförteckning inkl. beloppsgränser finns (b) behörigheter överensstärnmer (navigatorn vs attestförteckning) Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning uiprs av Ekonom (a) Attestförteckning Avgränsningar/urval NMY Kommentar och siutsats Kontroll visar att uppdaterad attestlista inklusive beloppsgränser finns Förslag till åtgärd (b) Systembehörigheter Åvgränsningar/urval Utsölaiing i ekonornisystem, kontroll i pärm Ekonomi för FSP Kommentar och slutsats Attest och systembehörigheterna ajourförda och kontrollerade Förslag till åtgärd Uppdatering är giord i pärm hos ekonomienheten för förvaltningen. Attester i systemet stämmer överens med befintlig attestlista. 2.2 Representation Kontrollmoment Kontroll av att rutin och regelverk avseende representation efterlevs. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskriing u4försa+v Ekonom Åvgränsningar/urval Urval gjord på hela kontognupp 71. Kommentar och slutsats Genom gång av representationen är utförd och i det stora hela sköter man konteringen bra. Förslag till åtgärd

153 2.3 Direktupphandlingar Kontrollmoment Kontroll så att inga direktupphandlingar genomförts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssumma överstiger 100 tkr. Kontrollansvar Granskriing uiförs m Avgränsningar/urval Förvaltningschef Upphandlingschef Kommentar och slutsats Ingår i internkontroll för NFS Förslag till åtgärd 2.4 Projekt Kontrollmoment Transaktioner mot prqjektplan Kontrollansvar Granskning u4försm Åvgränsningar/urval Förvaltningschef Ekonom Kommentar och slutsats Ingår i internkontroll för NFS Förslag till åtgärd 2.5 Löner, analyslista Kontrollmoment Kontroll av att rutin gällande analyslista finns och följs. Kontrollansvar Förvaltningschef Granskning utförs m Respektive förvaltning Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Ingår i internkontroll för NFS Förslag till åtgärd 2.6 Tillgänglighet via telefon och e-post Kontrollmoment Konhaollansvar Granskning utförs m Åvgränsningar/urval UppQining av efterlevnaden av policy för svar och bemötande Förvaltningschef Kvalitets- och utvecklingsgruppen (K.iell Rosenlöf samordnare) Telefontider Kommentar och slutsats Under 2018 har alla telefontider avskaffats för att öka tillgängligheten. Förslag till åtgärd Arbetsbetsmi4iönhar inte försämrats utan upplevs friare.

154 2.8 Uppföljning från DeIegationsordningar Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterade de1egationsordningar finns. Kontroliansvar Förvaltningschef Granskning utförs av Respektive förvaltning Avgränsningar/urval Nämnden för Myndighetsutövning Kommentar och shttsats Uppdaterad/ reviderad med ny gällande lagstiffning firu'is Förslag till åtgärd Dokumenthanteringsplan Kontrollmoment Kontroll av att uppdaterad dolaimenthanteringsplan finns Kontrollansvar Kanslichef Granskning u4försm Respektive förvaltning Åvgränsningazlurval Granskat inom FSP Kommentar och slutsats Inaktuell dokumenthanteringsp1an finns fastställd Förslag till åtgärd Uppdraget att uppdatera dokumenthanteringsplanen pågår centralt.

155 3. Genomförda kontroller enligt nämndens plan för intern kontroll 3.1 Ekonomisk kontroll Kontrollmoment Kontrollansvar Enhetschef/ Ekonom Granskning u4försav Ekonomisk kontroll, uppfö4jning och rapportering Budgetansvarig Åvgränsningar/urval Utveckling av de månatliga prognoserna (mars till november 2018). Kommentar och slutsats Vatje månadsresultat är redovisat inämnd Förslag till åtgärd Ingen åtgärd 3.2 Verksamhetsplan o behovsutredning Kontrollinoment Kontrollansvar Kontroll av att verksamhetsuppfö5ning gjorts enligt verksarnhetsplan Förva1tningschef/Enhetschef Granskning u4försm Länsstyrelsen Kronoberg Åvgränsningar/urval Avstämning Kommentar och slutsats Kontroll utförd i verksarnhetsplan antagen för 2018 Förslag till åtgärd Genomgång av målen i verksarnhetsplanen inför fastställande Beslutsunderlag och rapporter till nämnd Kontrollmoment Underlag med rätt bedömning och lagefterlevnad till nämnd Kontrollansvar Enhetschef Granskning u4försav FC Avgränsningar/urval Beslutsrapport delegationsärenden Kommentar och slutsats Nämndsärenden bereds av tjänsteman, därefter ett beredninsmöte inför nämndsmöte. Förslag till åtgärd Ingen åtgärd 3.4 Rätt kompetens Kontrollmoment Rätt kompetens Kontrollansvar FC/ Enhetschef Granskning utförs av FC Åvgränsningar/urval Årlig avstämning Kommentar och slutsats Utbildning och kompetens i förvaltningen bevakas kontinuerligt. En Uar bild av rekryteringsbehovet finns i förvaltningen. Kompetensutveckling sker även i samverkan inom inom Kronoberg och Blekinge inom Miljöoch Byggsamverkan. Förslag till åtgärd Kontinuerlig kompetensutveckling för både förtroendevalda och tjänstemän

156 3.5 Lagefterlevnad Kontrollmoment Kontrollansvar Lagefterlevnad FC/ Enhetschef Granskning u4försav Rättsväsendets olika steg Åvgränsningar/urval Avstäinning löpande under året Kommentar och siutsats Överklangande och rättsfa1lsuppföljning sker löpande. Förslag till åtgärd Ingen åtgärd Kompetenshöjande/fortbildande verksarnhet sker löpande och juridiskt stöd firu'is att tillgå på SKL samt kornmunen har tillgång till sökning i rättsdatabas som tillhandahålls av Infosoc. 3.6 Jävsituation Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförs av Avstämning när.iävsblanketten använts Förva1tningschef/enhetschef Nämndsekreterare Åvgränsningar/urval Genomgång av årets blanketter Kommentar och slutsats Kan användas mer frekvent Förslag till åtgärd Jävsblanketten tas upp på arbetsplatsträffar 3.7 Handläggning Plan- och bygglag Kontrollmoment PBL, 10 veckors handläggningstid Kontrollansvar Enhetschef Granskning uiförs av FC Avgränsningar/urval Kommentar och slutsats Manuell uträkning antal veckor på varje bygglov, redovisning för nämnd och t.jänstemän kvartalsvis Förslag till åtgärd 3.8 Handläggning Miljöbalk Kontrollmoment Tillsyn enligt Miljöbalken Kontrollansvar Erföetschef Granskning utförs av Länsstyrelsen Kronoberg Åvgränsningar/urval Kommentar och slutsats Tillsynsplan/ årsredovisning % av behov i tid och % av planerad tid, Förslag till åtgärd redovisning för nämd och tjänstemän kvartalsvis 3.9 Handläggning Livsmedelslag Kontrollmoment Tillsyn enligt Livsmedelslagen Kontrollansvar Enhetschef Granskning u4försm Livsmedelsverket Åvgränsningar/urval Kommentar och slutsats Tillsynsplan/ årsredovisning % av behov i tid och % av planerad tid, redovisning för nämd och tjänstemän kvartalsvis Förslag till åtgärd

157

158 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2019/ Kommunstyrelsens årsrapport Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterad den 12 februari Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 18 februari Kommunstyrelsens årsrapport, daterad Redogörelse Kommunstyrelsen är den ansvariga nämnden för kommunledningsförvaltningen. Förvaltningen var under 2018 organiserad i fyra avdelningar; kansliavdelningen, ekonomi- och upphandlingsavdelningen, personalavdelningen samt IT-avdelningen. Årets utfall för verksamhet som redovisas under kommunstyrelsen är 67,7 miljoner kronor vilket är 5,5 miljoner kronor bättre än budget. Budgetavvikelser finns i både positiv riktning inom de olika verksamhetsområdena, men avvikelsen hänförs i stort till kansliavdelningen och personalavdelningen. Målen för kommunstyrelsens verksamheter bygger på de av kommunfullmäktige angivna målen i budget 2018 och den verksamhetsplan med internbudget som är beslutad för kommunstyrelsen år Av 16 mål är det endast fyra som är uppfyllda för år Utifrån de fokusområden som finns i kommunfullmäktiges budget så har kommunlednings-förvaltningen haft stort fokus på att skapa förutsättningar för en förbättrad styrning och ledning av kommunkoncernen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna kommunstyrelsens årsrapport för år Protokollet skickas till Ekonomichef Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

159 Kommunstyrelsens arbetsutskott SammanträdesprotokolI Sammanträdesdatum Sida 12(18) KS AU g 28 KS 201 9/ Årsrapport för kommunstyrelsen 2018 Redogörelse Underlag är inte ffirdigt än. Beslut Ärendet lämnas till komrnunstyrelsen utan beredning. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

160 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Till Kommunstyrelsens sammanträde den 26 februari 2019 Kommunstyrelsens årsrapport 2018 Redogörelse Kommunstyrelsen är den ansvariga nämnden för kommunledningsförvaltningen. Förvaltningen var under 2018 organiserad i fyra avdelningar; kansliavdelningen, ekonomi- och upphandlingsavdelningen, personalavdelningen samt IT-avdelningen. Årets utfall för verksamhet som redovisas under kommunstyrelsen är 67,7 miljoner kronor vilket är 5,5 miljoner kronor bättre än budget. Budgetavvikelser finns i både positiv riktning inom de olika verksamhetsområdena, men avvikelsen hänförs i stort till kansliavdelningen och personalavdelningen. Målen för kommunstyrelsens verksamheter bygger på de av kommunfullmäktige angivna målen i budget 2018 och den verksamhetsplan med internbudget som är beslutad för kommunstyrelsen år Av 16 mål är det endast fyra som är uppfyllda för år Utifrån de fokusområden som finns i kommunfullmäktiges budget så har kommunlednings-förvaltningen haft stort fokus på att skapa förutsättningar för en förbättrad styrning och ledning av kommunkoncernen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna kommunstyrelsens årsrapport för år Camilla Holmqvist Kommunchef Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Bilaga: Kommunstyrelsens årsrapport 2018 Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

161 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Kommunstyrelsen Till kommunstyrelsen

162 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Innehållsförteckning 1. SAMMANFATTNING NÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE ÅRET I KORTHET MÅLUPPFYLLELSE KOMMUNFULLMÄKTIGES MÅL INOM NÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE NÄMNDENS MÅL ENLIGT INTERNBUDGET/VERKSAMHETSPLAN EKONOMI DRIFTREDOVISNING INVESTERINGSREDOVISNING MEDARBETARE NYCKELTAL FRAMTID... 23

163 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Sammanfattning Kommunledningsförvaltningen är kommunstyrelsens förvaltning och biträder kommunstyrelsen i arbetet med utveckling, uppföljning, ledning och samordning av kommunens verksamhet. Kommunstyrelsen är det ansvariga politiska organet/nämnden för kommunledningsförvaltningen. Förvaltningen är organiserad i fyra avdelningar; kansli, ekonomi och upphandling, personal samt IT. Utfallet för verksamhet som redovisas under kommunstyrelsen är 67,7 miljoner kronor för år 2018, vilket är 5,5 miljoner kronor bättre än budget. Budgetavvikelser finns i både positiv och negativ riktning inom de olika avdelningarna. Kansliavdelningen och personalavdelningen redovisar stora positiva avvikelser med 2,6 miljoner kronor respektive 2,4 miljoner kronor. IT- avdelningen visar en något positiv avvikelse på medan ekonomi- och upphandlingsavdelningen redovisar en mindre negativ avvikelse. En avstämning och bedömning av måluppfyllelsen görs både för kommunfullmäktiges mål inom kommunstyrelsens ansvarsområde och kommunstyrelsens egna mål. Kommunstyrelsens arbete har under året påverkats av byte av kommunchef samt av att det varit valår. Ett valår ställer alltid högre krav på en kommunledningsförvaltning och detta år blev det en ganska lång period av ovisshet under hösten innan ett nytt politiskt styre kom till stånd. En tf. kommunchef har funnits under året och rekrytering har genomförts av ny ordinarie kommunchef som tillträder Vakanser på personalavdelningen och kansliavdelningen är orsaken till det positiva ekonomiska resultatet. Dock innebär det också att vissa utvecklingsområden inte blivit genomförda som planerat. Det påverkar tyvärr resultatet för den bedömda måluppfyllelsen inom flera områden. Utifrån de fokusområden som finns i kommunfullmäktiges budget så har kommunledningsförvaltningen haft stort fokus på att skapa förutsättningar för en förbättrad styrning och ledning av kommunkoncernen, det vill säga både bolag och förvaltningar. En delvis ny organisation är satt och bolagen har fått nya ägardirektiv. Ett stort fokus är att få igång bostadsbyggandet och en god samverkan är upprättad mellan Allbohus, samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunledningsförvaltningen. Några justeringar av ansvarsområden mellan förvaltningarna har iscensatts, bland annat övergång av Allbo lärcenter från utbildningsförvaltningen till förvaltningen för Arbete och Lärande. FAL har också fått det övergripande ansvaret för processen integration och utbildningsförvaltningen ska i större utsträckning koncentrera sig på högre måluppfyllelse för barn och elever från 1-16 år. Faktaruta mnkr Intäkter 16,3 15,7* 20,1 Kostnader 84,0 81,4* 106,8 Nettokostnader 67,7 65,7* 86,7 Förändring i % 11,4-24,2* 1,6 Nettoinvesteringar 1,0 5,8* 26,6 Nettokostnad kr/inv** * *Organisationsförändring av kommunledningsförvaltningen fr.o.m. 1 januari 2017, då kultur- och fritidsavdelningen övergick till egen förvaltning. **2018 avser invånarantal per 1 november 2018, st. Driftredovisning 2018 mnkr Budget Bokslut Avvik. Intäkter 14,8 16,3 1,5 Kostnader 88,0 84,0 4,0 Netto 73,2 67,7 5,5 2

164 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Nämndens ansvarsområde Kommunfullmäktige Valnämnd Revision Kommunstyrelse Utskott Krisledningsnämnd Kommunledningsförvaltning Kommunfullmäktige Fullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Ledamöterna väljs av kommunens invånare i allmänna val vart fjärde år. Kommunfullmäktige består av 49 ledamöter. Under mandatperioden gäller följande mandatfördelning: Socialdemokraterna Moderaterna Centerpartiet Sverigedemokraterna Alvesta Alternativet Kristdemokraterna Vänsterpartiet Miljöpartiet de gröna Liberalerna 14 ledamöter 10 ledamöter 7 ledamöter 7 ledamöter 5 ledamöter 2 ledamöter 2 ledamöter 1 ledamot 1 ledamot Valnämnden Valnämnden ansvarar för att genomföra val samt folkomröstningar i kommunen och är aktiv under valår. Revision Fullmäktige utser revisorer till revisionen som är en del av kommunens politiska organisation. För mandatperioden har fem revisorer utsetts. Revisorernas uppgift är att varje år granska den verksamhet som bedrivs inom den kommunala organisationen. Granskningen går dels ut på att pröva om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, dels om den bedrivs på ett, ur ekonomisk synpunkt, tillfredsställande sätt samt bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Några av de viktigaste uppgifterna för revisorerna är att granska kommunens årsredovisningar och delårsrapporter samt, utifrån en bedömning av risk och väsentlighet, genomföra granskningar av den kommunala verksamheten. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen bereder samtliga ärenden till fullmäktige och ansvarar för att besluten som tas i kommunfullmäktige genomförs. Utskott Under kommunstyrelsen finns tre utskott: arbetsutskott, personalutskott och upphandlingsutskott. Arbetsutskottet är kommunstyrelsens beredande organ. Kommunstyrelsens personalutskott ansvarar för policyfrågor inom personalområdet, träffar kollektivavtal, tolkar avtal och lagar, ansvarar för chefernas anställningsformer, beslutar om pensioner och avtalsförsäkringar för kommunens räkning m.m. Personalutskottet har både beredande och beslutande uppdrag. Upphandlingsutskottet ansvarar för att kommunens upphandlingar följer den politiska inriktningen och säkerhetsställer en god affär. 3

165 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Upphandlingsutskottet beslutar i upphandlingsärenden som överstiger två miljoner kronor eller som kommunstyrelsen tycker är principiellt viktig. Krisledningsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskott är tillika krisledningsnämnd. Vid en extraordinär händelse kan verksamheten i kommunens nämnder tas över av krisledningsnämnden. Nämnden tar över verksamhet och fattar beslut om det som är kopplat till den extraordinära händelsen. Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen är kommunstyrelsens förvaltning och biträder kommunstyrelsen i arbetet med utveckling, ledning och samordning av kommunens verksamhet. Kommunstyrelsen är det ansvariga politiska organet för kommunledningskontoret. Kontoret har cirka 50 tillsvidareanställda och är organiserat i fyra avdelningar: kansli, ekonomi och upphandling, IT samt personal. Avdelningarnas uppdrag och ansvarsområden beskrivs nedan. Kansliavdelningen Uppdraget är att bereda ärenden till fullmäktige och kommunstyrelsen och ansvara för kommunövergripande strategiska frågor såsom näringsliv, kommunikation och information, lokalsamordning, säkerhet- och beredskap, kvalitet- och demokratiutveckling, besöksnäring och turism samt landsbygdsutveckling. Kansliet ansvarar även för handläggning av frågor som rör kollektivtrafik, infrastruktur och övrig omvärldsbevakning. Inom kansliet administreras även överförmyndarnämnden och valnämnden. Vidare ansvarar kansliavdelningen för kommunarkiv. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Uppdraget är att ansvara för utveckling, samordning och planering av kommunens ekonomi- och upphandlingsfrågor. Avdelningen bistår såväl kommunstyrelsen i strategiska ekonomifrågor som förvaltningarna i deras ekonomiska planering och uppföljning. Avdelningen arbetar även med fakturahantering, löpande bokföring, attestbehörigheter, bokslut, in- och utbetalningar, systemadministration av fakturasystem/ekonomisystem samt finansieringsfrågor. Avdelningen har ett samordningsansvar när det gäller inköp, upphandlingar och avtal samt administrerar beställningssystem och samordnad varudistribution. IT- avdelningen Uppdraget är drift av kommunens samtliga IT-system inklusive växelsystem samt att centralisera ITfrågorna i kommunens verksamhet och att utveckla och samordna kommunens IT-funktioner. Genom centralisering kan suboptimering undvikas och samtidigt byggs kunskap och kostnadskontroll upp vilket gynnar hela kommunen. Fokus ligger på verksamhetsnytta, effektivitet och säkerhet. Vidare ansvarar IT-avdelningen även för växel och reception samt kommunens posthantering och kopieringsservice. Personalavdelningen Personalavdelningen har det övergripande långsiktiga och operativa ansvaret för att initiera, förvalta, driva, utveckla och följa upp området Personal vilket omfattar processområdena kompetensförsörjning, arbetsgivarfrågor och arbetsmiljö. Avdelningens uppdrag innefattar bland annat ansvarsområden såsom personal- och lönepolitik, kompetensförsörjning, arbetsmiljö och hälsa, förmåner och pension, arbetsrättslig lagstiftning och avtal, jämställdhet och mångfald mm. Avdelningen bereder ärenden till Personalutskottet och för ut dess beslut i organisationen samt ger konsultativt stöd inom ansvarsområdet till chefer i kommunen. Avdelningen ansvarar även för utbetalning av alla löner och arvoden, kommunövergripande MBL-förhandlingar, tvisteförhandlingar samt tecknar lokala kollektivavtal. 4

166 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Året i korthet Kategoristyrningsprojekt Styrdokument ekonomi Beslutsstödsystem Förebygga sjukfrånvaro E-tjänster som förenklar för invånarna E-förslag modern variant av medborgarförslag Upphandlat - nytt dokument- och ärendehanteringssystem Kategoristyrning av livsmedel Under 2018 påbörjades ett kategoristyrningsprojekt av livsmedel i Alvesta kommun. Projektet har utifrån ett processbaserad ansats arbetat med verksamhetens kostnader utifrån ett nu- och börläge. Projektgruppen har bestått av representanter från flera olika förvaltningar som tillsammans arbetat för att öka måluppfyllelsen utan att öka kostnaderna. Strategin förväntas vara färdig under Styrdokument ekonomi Styrdokument om god ekonomisk hushållning, målstyrning samt budget och redovisning beslutades av kommunfullmäktige i september Som en del i översynen av den ekonomiska styrningen, har även revidering gjorts av gemensamt ägardirektiv för kommunens helägda bolag samt specifika ägardirektiv och bolagsordningar för respektive bolag. I februari 2019 beslutade kommunstyrelsen om direktiv för ekonomisk rapportering och investeringsdirektiv. Översynen och förtydligande av den kommunövergripande budgetprocessen, både vad gäller drift och investeringar har fortsatt under Beslutsstödsystem Arbetet med att införa verktyg för planerings- och uppföljningsprocesserna, ett så kallat beslutsstödsystem, som fick pausa under 2017 och även till stora delar under 2018, då resurser istället har fått prioriteras till ekonomistöd till omsorgsförvaltningen. Arbetet kommer att intensifieras igen under våren Förebygga sjukfrånvaro Utvecklingen av medarbetares sjukfrånvaro hor noga följts under året. Ett led i det förebyggande arbetet har varit att utbilda cheferna inom arbetsmiljöområdet bland annat vad gäller Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA. För att underlätta och göra arbetet mer strukturerat finns digitala stödsystem, vilka har utökats med ett system som stödjer det systematiska arbetsmiljöarbetet. Personalansvariga chefer har erhållit kompletterande utbildning i dessa delar. Medverkan i forskningsprojekt har efter beslut i personalutskottet - initierats i förebyggande arbetsmiljöprojekt Hållbart arbetsliv. Arbetet syftar bl.a. till att ta fram evidensbaserade metoder för att förebygga arbetsrelaterad ohälsa med fokus på stressrelaterade besvär på både individ-, grupp- och organisationsnivå. Det fortsätter under Ett kommunövergripande hälsoarbete pågår sedan tidigare med hälsoinspiratörer och förebyggande hälsoplaner. E-tjänster som förenklar för invånarna I syfte att ge medborgarna en enkel digital väg att ha kontakt med kommunen etablerades under året en plattform med ett grundutbud för självservice/e-tjänster. Det handlar om de många ärenden då invånare behöver t ex beställa, ansöka, anmäla, boka något. Det finns nyttoeffekter med e-tjänster som enkelhet för invånaren och tillgänglighet under hela dygnet, kortare handläggningstider, kvalitetssäkring och en mer tidsenlig och modern upplevelse av kommunens bemötande och service. 5

167 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 E-förslag modern variant av medborgarförslag Under hösten digitaliserades också de tidigare så kallade medborgarförslagen till e-förslag, som förenklar inlämnande av förslag, administrativ hantering och dialog/synpunkter från andra invånare om förslagen. E-förslagen har en inbyggd funktion för röstning av förslagen innan de eventuellt går vidare för handläggning. Upphandlat - nytt dokument- och ärendehanteringssystem Ett av nytt ärendehanteringssystem för kommunens samtliga nämnder har upphandlats. Det övergripande målet är att digitalisera nämndernas ärendehantering ytterligare. Kommunen behöver ett ändamålsenligt system för ärendehantering inom samtliga verksamheter. Fler delprocesser i ärendehanteringen kommer att digitaliseras för att effektivisera handläggningen och säkerställa den interna kontrollen. Det nya systemet kommer att hantera ett antal olika användarkategorier såsom registratorer, nämndsekreterare, handläggare och förtroendevalda. Vidare medger det en användarvänlig modul i vilken samtliga handläggare ska upprätta de tjänsteskrivelser/beslutsunderlag som ska behandlas politiskt av nämnder och styrelser. 6

168 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Måluppfyllelse 4.1 Kommunfullmäktiges mål inom nämndens ansvarsområde Kommunfullmäktige har i Mål och budget beslutat att samtliga mål, under samtliga fokusområden, är kopplade till styrningen för god ekonomisk hushållning. Till visionen finns fyra fokusområden med därtill kopplade resultatmål och mått: Hållbar tillväxt Människors vardag Barns och ungas behov Trygg välfärd Till de fyra fokusområdena finns totalt sju kopplade mål. Dessutom finns ytterligare ett finansiellt mål. Vid bedömning och avstämning av kommunens resultat och måluppfyllelse inom respektive fokusområde och därtill kopplade resultatmål, är de av fullmäktige beslutade 2 måtten 3 enligt nedan viktiga indikatorer eller tecken på resultat. Genom Sveriges Kommuner och Landsting deltar Alvesta kommun tillsammans med andra kommuner i ett riksomfattande nätverk, kommunernas kvalitet i korthet (KKiK). Vid bedömning och avstämning av kommunens resultat och måluppfyllelse inom respektive område, är resultatmåtten som beslutats av fullmäktige viktiga indikatorer eller tecken på resultat. Måtten kompletteras med annan relevant information för en sammantagen bedömning av måluppfyllelse inom respektive område. I årsrapporten redovisas måluppfyllelse för mål inom kommunstyrelsens ansvarsområde. 1 Mål och budget 2018 med plan , fastställt av fullmäktige, KF 50, Budget 2017 med plan , fastställd av fullmäktige , 105 och kompletterande beslut KF Flertalet mått är hämtade från standarden Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK). 7

169 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Fokusområde: Hållbar tillväxt Avser både tillväxt och minskad miljöpåverkan för att klara utmaningar idag och i morgon. Mångsidigt och livskraftigt näringsliv i hela kommunen. Invånarnas bakgrund och kompetens tas tillvara. Mål 1. Alvesta kommun ska ge näringslivet bästa möjliga förutsättningar för att etablera, utvecklas och växa i hela kommunen. Detta skapar även förutsättning för att fler medborgare ska bli självförsörjande. Resultat Resultat Uppgift 2 Mål/mått enligt Mål och budget 2018 Måluppfyllelse 2018 Vad ger företagarna för sammanfattande omdöme om kommunens service för företagen? (Insikten). Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) nr U Mål 2018: Uppfyllt lämnas av KLF - KLS Kommentarer samt resultat och händelser inom fokusområdet Genomfört företagsbesök och anordnat näringslivsfrukostar. Beslutad näringslivspolicy- och strategi har förankrats och implementerats hos de olika förvaltningarna. Företagarna ges kontinuerlig information via nyhetsbrev, mejl och sociala medier som Facebook och Twitter. Företagslots (näringslivsansvarig) finns för att hjälpa företagen hitta rätt hjälp inom kommunorganisationen. Marknadsföring i olika medier har gjorts om ledig verksamhetsmark på Orrakullen. Samverkan över förvaltningsgränserna har skett för att kunna ge snabb återkoppling till företagen gällande förfrågningar kring mark och lokaler. Förstudie har genomförts kring bildandet av Kronoberg Business Region. Projektet Kompetens i Kronoberg kring kompetenshöjning i näringslivet startat och kartläggning av behov samt upphandlingar av utbildningsinsatser gjorda. 8

170 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Fokusområde: Hållbar tillväxt Avser både tillväxt och minskad miljöpåverkan för att klara utmaningar idag och i morgon. Mångsidigt och livskraftigt näringsliv i hela kommunen. Invånarnas bakgrund och kompetens tas tillvara. Mål 2. För att klara framtidens välfärdsuppdrag ska vi ständigt sträva efter förbättringar och bästa möjliga resursutnyttjande. Alvesta kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. Som arbetsgivare ska vi sträva efter ständiga förbättringar, en bra arbetsmiljö och ett jämlikt förhållningssätt. Måluppfyllelse Resultat Resultat Uppgift 2 Mål/mått enligt Mål och budget 2018 Nettokostnadsavvikelse totalt, exkl LSS. Avser avvikelse mot beräkning i utjämningssystem. Minusvärde innebär en lägre nettokostnad för verksamheten totalt (exkl LSS) än statiskt förväntat. Kolada. Mål 2018: 0,0 % *Värdet för 2018, avser utfall Utfallet för år 2018 följs upp först år Extern personalomsättning. Kommunalt anställda som avslutar sin anställning. Egen undersökning. Mål 2018: 9,4 % Genomsnittlig sysselsättningsgrad, %, Kommunanställda. Egen undersökning. Mål 2018: 92,0 % Sjukfrånvaro kommunanställd personal totalt %. Mål 2018: 5,8 % Hur stor är andelen inköpta ekologiska livsmedel? Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) nr U07514 Mål 2018: 40 % Hur effektiv är kommunens hantering och återvinning av hushållsavfall? Avser andel återvunnet material, inkl biologisk behandling, i förhållande till totala mängden hushållsavfall. Mål 2018: 39 Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) nr U * 0,7 % Uppfyllt I bilaga 1 redovisas utfall per verksamhet, som både har högre respektive lägre nettokostnadsavvikelse. 12,6 % Ej uppfyllt 92,8 % Ej uppfyllt 6,0 % Ej uppfyllt 36 % Ej uppfyllt 35 Ej uppfyllt lämnas av +1,6 % +3,0 % KLF - ekonomi 13,5 % 12,0 % KLF - personal 91,9 % 90,7 % KLF - personal 6,2 % 6,6 % KLF - personal 37 % 38 % KLF - KLS KLF - KLS 9

171 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Kommentarer samt resultat och händelser inom fokusområdet Det pågående generationsskiftet, utvecklingen i kommunens omvärld med mera ökar konkurrensen om arbetskraft på arbetsmarknaden och försvårar kompetensförsörjningen samt ökar personalrörligheten. Det aktualiserar behovet av arbete med långsiktig kompetensförsörjning, arbetsgivarvarumärket och övergripande samordning där kommunens strävan bör vara att uppträda som en arbetsgivare i försörjningsaktiviteter riktade till arbetsmarknaden. Begreppet Attraktiv arbetsgivare är en del i den långsiktiga kompetensförsörjningen. Detta sammantaget med omvärldsutvecklingen pekar också behov av samverkan med näringslivet samt behov av tillgång till kommunal och offentlig service bland annat för att underlätta rekrytering och öka nyetableringen i kommunen. Sjukfrånvarons utveckling inom kommunen följs kontinuerligt och information om utvecklingen lämnas successivt i olika forum som t ex Personalutskottet, skyddskommitté o s v. Ett aktivt arbete med rehabilitering genomförs enligt gällande riktlinjer. Särskild uppmärksamhet riktas åt medarbetare med långa sjuktider för att bl.a. undersöka externa möjligheter i de fall alternativ saknas inom den kommunala organisationen. Det digitala systemstödet har kompletterats med system (SARA) för Det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbete med stressprevention i samverkan med forskare Hållbart arbetsliv - i syfte att förebygga bl.a. organisatoriska arbetsmiljörisker. Fortsatt arbete med hälsobefrämjande aktiviteter genom interna s.k. Hälsoinspiratörer. Fortsatt arbete utifrån kommunövergripande beslut om att alla befattningar som ledigkungörs med varaktighet till vidare ska vara med omfattning heltid. Mot bakgrund av centralt kollektivavtal (Kommunals avtalsområde) har också en partsgemensam lokal handlingsplan med samma syfte upprättats 10

172 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Fokusområde: Trygg välfärd Skapa förutsättningar för god livskvalitet för alla. En kommun där människor vill växa upp, arbeta och bli äldre. Trygg välfärd för upplevd trygghet. Mål 6. Alla ska uppleva att det är en trygg livsmiljö i Alvesta kommun. Mål/mått enligt Mål och budget 2018 Måluppfyllelse 2018 Hur trygga och säkra känner sig medborgarna i kommunen? Medborgarundersökningen Högre indextal = bättre. Mål 2018: 53 Polisens trygghetsmätning, index. Polisen. Skala 0-6; lägre värde = bättre. Mål 2018: 1,8 Mätning genomförs inte ,7 Uppfyllt Resultat Resultat Mätningarna görs vartannat år Uppgift 2 lämnas av KLF - KLS 1,9 1,8 KLF - KLS Kommentarer samt resultat och händelser inom fokusområdet Resultatet från trygghetsmätningen (1,66) var på övergripande nivå det bästa på tre år. Under våren genomfördes två invånardialoger (Hjortsberga och Alvesta tätort) där en del av temat var trygghet och säkerhet. Invånarna visade stort intresse för frågor om trygghet och säkerhet. Två träffar har hållits första halvåret tillsammans med kommunalråd, Polisen och Alvesta Handel om trygghetsfrågor för handeln. Ansökan har lämnats för kamerabevakning av Sjöparken med parkeringsplatser öster om järnvägsstationen i Alvesta. Handlingsplan mot våldsbejakande extremism har tagits fram. 11

173 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Nämndens mål enligt internbudget/verksamhetsplan Nedan redovisas måluppfyllelse utifrån fullmäktiges inriktningar och mål beträffande verksamhet som framgår i kommunstyrelsens Verksamhetsplan med internbudget för år Fokusområde: Hållbar tillväxt Avser både tillväxt och minskad miljöpåverkan för att klara utmaningar idag och i morgon. Mångsidigt och livskraftigt näringsliv i hela kommunen. Invånarnas bakgrund och kompetens tas tillvara. KS eget mål: Kommunstyrelsen arbetar för en kommunövergripande helhetssyn och samordning, kostnadseffektiv verksamhet och tar tillvara digitaliseringens möjligheter. Mål/mått enligt Mål och budget 2018 Måluppfyllelse 2018 Varje avdelningschef bedömer måluppfyllelse i dialog med förvaltningschef. Ansvar för uppföljning: Förvaltningschefen Delvis uppfyllt Resultat 2017 Delvis Uppfyllt Resultat 2016 Uppfyllt Uppgift lämnas av KLF Kommentarer samt resultat och händelser inom fokusområdet Ett grundutbud och enhetlig plattform med e-tjänster till medborgarna lanserades under året. Under hösten digitaliserades också de tidigare så kallade medborgarförslagen till e-förslag, som förenklar inlämnande av förslag, administrativ hantering och dialog/synpunkter från andra invånare om förslagen. Inom administrationen var genomförandet av det allmänna valet ett stort och viktigt projekt. Under slutet av året upphandlades ett nytt ärendehanteringssystem, som ska effektivisera och kvalitetssäkra uppgifter och hantering inom ärendeadministrationen. Marknadsföring av det nya verksamhetsområdet Orrakullen. Tillsammans med AllboHus översyn av principer/regler för förhyrning av lokaler av AllboHus. Översynen resulterade i ett förslag till samarbetsavtal kommunen Allbohus, som beslutas i början på Framtagande av ekonomiska styrdokument, riktlinjer beslutade av kommunfullmäktige och direktiv beslutade av kommunstyrelsen. Som en del i översynen av den ekonomiska styrningen, har även revidering gjorts av gemensamt ägardirektiv för kommunens helägda bolag samt specifika ägardirektiv och bolagsordningar för respektive bolag. Under hösten 2018 infördes köpt tjänst för skanning av kommunens fakturor. Syftet är att frigöra tid och kunna ägna sig så åt mer relevanta arbetsuppgifter. Automatisk attesthantering fortsätter att införas i flera verksamheter, det vill säga fakturaflödet effektiviseras för vissa mängdfakturor med små belopp, exempelvis telefonräkningar. Upphandlat lekmaterial som är godkända enligt giftfri förskola Utökning av digitala stödsystem vad gäller arbetsmiljöarbete. Uppstart av projekt Hållbart arbetsliv med stöd av extern forskarkompetens. Fortsatt arbete med att utveckla Bemanningsenheten. Samverkansarbete med fackförbundet Kommunal vad gäller heltidsfrågan. IT-Projekt, införande av säkra inloggningar för medborgare/personal/elever. 12

174 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 IT-Projekt, förtätning av trådlösa nätverk inom koncernen. IT-Projekt, införande av nytt telefonisystem inom koncernen. (växel/operatör tjänster). IT-Projekt, införande av ny ekonomimodell för IT-tjänster. IT-projekt, för återvinning av IT-utrustning. Framtagning av koncern övergripande Digitaliseringsstratergi/IT-strategi. Framtagning av koncern övergripande Informationssäkerhetspolicy. 13

175 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Fokusområde: Människors vardag En kommun där man kan bo och verka med stolthet. Attraktivt boende i olika miljöer i hela kommunen med goda kommunikationer och möjligheter att på ett enkelt sätt ta sig ut i världen. Plats för alla typer av möten mellan människor. KS eget mål: KS ska skapa bra förutsättningar för ett attraktivt boende och/eller arbete i hela kommunen. Mål/mått enligt Mål och budget 2018 Måluppfyllelse 2018 Andel av befolkningen som har tillgång till bredband om minst 100 Mbit/sek. Post- och telestyrelsen. Mål 2018: 61,0% Mätning genomförs i mars 2019 Målet uppfylls sannolikt inte, måluppfyllelse förutsätter en ökning med närmare 8 procentenheter Resultat Resultat Uppgift lämnas av 53,3 % 46,7 % KLF - KLS Kommentarer samt resultat och händelser inom fokusområdet Kommunstyrelsens beslut i september 2017 om stöd till fyra fiberföreningar på landsbygden i kommunen för investeringar i fiberinfrastruktur, kommer att stärka utbudet av bredband. En stor del av stödet har använts En del kvarstår till Det regionala bredbandsbolaget Wexnet är klar med utbyggnad av bredband i Moheda tätort. Wexnet är klara/pågår med projekt i Forsa/Vret, Benestad, Bastorp samt Sjöatorp med drygt 120 fastigheter. Upphandlat ny sarg och kylanläggning till Alvesta ishall, busstransporter till lovaktiviteter, badleksaker till simhallen, snökanon till Hanaslöv mm. Under 2018 etablerades ett projekt med luftburet bredband med radiolänksteknik kring Blädingeås (Blädingebygdens Bredbandsförening). 14

176 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Fokusområde: Trygg välfärd Skapa förutsättningar för god livskvalitet för alla. En kommun där människor vill växa upp, arbeta och bli äldre. Trygg välfärd för upplevd trygghet. KS eget mål: Medborgarna ska känna möjlighet att påverka sin egen vardag och vara en del av demokratin. Mål/mått enligt Mål och budget 2018 Måluppfyllelse 2018 Hur väl upplever medborgarna att de har insyn och inflytande över kommunens verksamhet? Medborgarundersökningen. Högre indextal = bättre. Mål 2018: 36 Hur väl möjliggör kommunen för medborgarna att delta i kommunens utveckling? KKiK. Mål 2018: 66 Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna? KKiK. Mål 2018: 74 Hur stor andel av medborgarna som tar kontakt med kommunen via telefon får ett direkt svar på en enkel fråga? KKiK nr U Mål 2018: 45 Mätning görs hösten 2019 Mätning och måttet är borttaget ur KKiK 2018 Mätning och måttet är borttaget ur KKiK Uppfyllt Resultat 2017 Resultat 2016 Uppgift lämnas av 37 - KLF - KLS KLF - KLS KLF - KLS KLF - KLS Kommentarer samt resultat och händelser inom fokusområdet En extern undersökning visar att medborgarna har fått en förbättrad direkt kontakt med kommunen via telefon och svar på enkla frågor. Två invånardialoger har under året genomförts, den ena i Hjortsberga och den andra i Alvesta tätort, på temat trygghet, säkerhet och skola. Kommunens officiella Facebook-sida används alltmer. Sidan har 550 följare och normalt är det ett nytt inlägg från kommunen varje arbetsdag. Genomförd upphandling av nytt växelsystem kommer att ge nya möjligheter till uppföljning av tillgängligheten via telefon. 15

177 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Fokusområde: Ekonomiskt överskott KS eget mål: KS ska verka för en god kostnads- och intäktskontroll och en god prognossäkerhet Mål/mått enligt Mål och budget 2018 Måluppfyllelse 2018 Faktiska budgetavvikelsen i årsredovisningen (nettokostnadsavvikelsen) jämfört med den prognostiserade helårsbudgetavvikelsen som gjordes vid delårsrapporten i augusti. Mål 2018: 0,75 % Ej uppfyllt 6 av 8 nämnder har större avvikelse än 0,75 % Resultat 2017 Ej uppfyllt 5 av 8 nämnder har större avvikelse än 0,75 % Resultat 2016 Ej tillämpl, nytt mål från 2017 Uppgift lämnas av KLF - ekonomi miljoner kronor Mål 0,75 % Budget 2018 Prognos avvikelse aug Avvikelse dec Skillnad aug-dec KOMMUNLEDNING/KS 5,16% 73,2 1,7 5,5 3,8 KULTUR OCH FRITIDSNÄMND 0,32% 48,2-0,2 0,0 0,2 NÄMND SAMHÄLLSPLANERING -5,33% 50,7 2,9 0,2-2,7 NÄMNDEN FÖR INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG -5,05% 103,1-4,6-9,8-5,2 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN -6,53% 1,8-0,5-0,6-0,1 UTBILDNINGSNÄMNDEN 0,84% 532,0-6,6-2,2 4,4 OMSORGSNÄMNDEN 0,47% 333,9-9,7 * -8,1 1,6 MYNDIGHETSNÄMNDEN 9,75% 0,2 0,0 0,0 0, ,0-17,0-17,1 1,9 *Helårsprognosen per augusti är justerad med tilläggsbudget med 1,8 miljoner kronor för omsorgsnämnden, som ingår i budgetavvikelsen per december. 16

178 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Ekonomi 5.1 Driftredovisning Driftredovisning Miljoner kronor Budget 2018 (Y) Bokslut 2018 (X) Budget Avvikelse 2018 (Y-X) Utfall 2017 Intäkter 14,8 16,3 +1,5 15,7 Personalkostnader 36,2 34,9 +1,3 33,6 Övriga kostnader 51,8 49,1 +2,7 47,8 Nettokostnad 73,2 67,7 5,5 65,7 Driftredovisning per verksamhet Miljoner kronor Budget 2018 (Y) Bokslut 2018 (X) Budgetavvikelse 2018 (Y-X) Utfall 2017 Kansliavdelning 23,9 21,3 +2,6 19,0 Ekonomi- och upphandlingsavdelning 28,2 28,0 +0,2 26,8 IT-avdelning 8,5 8,2 +0,3 10,0 Personalavdelning 12,6 10,2 +2,4 9,9 Summa 73,2 67,7 +5,5 65,7 Analys av årets utfall Utfall jämfört med föregående år I jämförelse med föregående år är utfallet för intäkterna 0,7 miljoner kronor högre Ekonomioch upphandlingsavdelningen har något ökade engångsintäkter på grund av att bonusrabatter har erhållits från ett företag. Statsbidrag gavs till Valnämnden för hantering av 2018 års val som man inte hade föregående år. Kansliavdelningen har fått större lönebidrag detta år i jämförelse mot 2017 för fortsatta och nya anställningar. Caféverksamheten har fått ökade intäkter 2018 på grund av att debiteringen av antalet anställda på Kansliavdelningen har ökat i antal, samt en fel debitering som gjorts där IT-avdelningen fakturerats två gånger. Beredskapssamordnare ges ett bidrag för arbete med civilt försvar och krisberedskap, den del av intäkten som enligt nya bidragsbestämmelser inte kan nyttjas för kostnaderna periodiseras till 2019, varpå intäkten blev lägre 2018 mot föregående år. I jämförelse med föregående år är utfallet för personalkostnaderna 1,4 miljoner kronor högre Ekonomiavdelningen och personalavdelningen har under 2017 haft vakanser som blivit tillsatta senare under 2017 eller detta år. Kansliavdelningen har haft större personalkostnader som möts upp med lönebidrag. I jämförelse med föregående år är utfallet för de övriga kostnaderna 1,3 miljoner kronor högre I och med valet 2018 har Valnämnden haft större kostnader mot föregående år för hantering av det. Utbildningsstöd till partigrupper har detta år varit större än 2017, utbildningsstödet utbetalas löpande när partigrupper söker ersättning. IT-avdelningens ökade kostnader beror på inköp av kommunikationsutrustning i nya och befintliga lokaler, inköp av projektorer till kommunhusets konferensrum och gemensamma utbildningsdatorer. Medlemsbidraget till Värends Räddningstjänst har under 2018 ökat. Större budgetavvikelser 17

179 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 De redovisade intäkterna för 2018 är 1,5 miljoner kronor högre än årets budgetram. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen har något ökade engångsintäkter på grund av att bonusrabatter har erhållits från ett företag. Oklarheter kring hur debitering av IT-kostnader till andra förvaltningar tidigare har skett, har gjort att intäkterna på IT-avdelningen blev större än budgeterat. Statsbidrag gavs till Valnämnden för hantering av 2018 års val som man inte budgeterar för. Beredskapssamordnare ges ett bidrag för arbete med civilt försvar och krisberedskap, den del av intäkten som enligt nya bidragsbestämmelser inte kan nyttjas för kostnaderna periodiseras till 2019, varpå intäkten blev lägre än budget. Kansliavdelningen har fått större lönebidrag än budgeterat för fortsatta och nya anställningar. Caféverksamheten har fått något ökade intäkter på grund av att debiteringen av antalet anställda på Kansliavdelningen har ökat i antal, samt en felaktig debitering som gjorts där en avdelning fakturerats två gånger. De redovisade personalkostnaderna för 2018 är 1,3 miljoner kronor lägre än årets budgetram. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen har haft vakanser och en anställd som gått ner i tjänstgöringsgrad. IT-avdelningen och personalavdelningen har även haft vakanser under året. Kansliavdelningen har haft ett överskott för t.f. kommunchef då lönekostnad belastat nämnden för Samhällsplanering till och med maj månad. Kansliavdelningen har dock underskott för administrativa tjänster, dessa tjänster ersätts med lönebidrag. Totalt sett är det därmed ingen avvikelse för Kansliavdelningen. De redovisade övriga kostnaderna för 2018 är 2,7 miljoner kronor lägre än årets budgetram. De största överskotten återfinns på kansliavdelningen och personalavdelningen. Orsakerna till överskottet på kansliavdelningen är att nytt pappersarkiv blir försenat. Arbete med jämställdhets- och folkhälsoarbete har inte blivit genomfört på grund av arbetsbelastning samt vissa oklarheter kring hur arbetet skulle läggas upp. Fr.o.m finns dessa medel på strategiska åtgärder. Det har vidare varit låg aktivitet och bristande tid att arbeta med utvecklingsprojekt varpå ett överskott har uppstått. Hållbar mobilitet har också ett överskott, dessa budgetmedel ska användas till egen arbetstid vilket inte har behövt nyttjas. Budget för utvecklingsprojekt och hållbar mobilitet finns hos kansliet men arbetet utförs av miljösamordnare på förvaltningen för samhällsplanering. Personalavdelningens överskott beror på att vissa personalpolitiska åtgärder inte hunnit genomföras under 2018, samt uppsagd programvara på personalkontoret. Friskvård och personalvård har även ett överskott, åtgärder inom dessa verksamheter ska initieras av förvaltningarna. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen och IT-avdelningen har däremot underskott på övriga kostnader. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen har ett litet underskott som beror på köp av en ekonomkonsult under en vakans. IT-avdelningens underskott beror på inköp av kommunikationsutrustning i nya och befintliga lokaler, inköp av projektorer till kommunhusets konferensrum och gemensamma utbildningsdatorer. 18

180 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Investeringsredovisning Kommunstyrelsens investeringsram för 2018 uppgår till 5,1 miljoner kronor inklusive tilläggsbudget och investeringsramen för 2017 uppgick till samma belopp. Budgetmedel för tre projekt från 2017 överfördes till 2018 års investeringsbudget; Wifi nätsystem på 1,0 miljoner kronor, Identitetshantering på 0,4 miljoner kronor och Ärendehanteringssystem på 0,6 miljoner kronor. Antalet projekt är fler 2018 jämfört med föregående år, men projektet Wifi nätsystem hade en stor budget 2017 om man jämför de enskilda investeringsprojektens ramar mellan 2017 och Investeringen Framtagande av varumärkesplattform från Verksamhetsplan 2018 beslutades i Kommunstyrelsen under 2018 att förskjutas för att eventuellt utföras vid senare tillfälle. Dessa budgetmedel är överförda till Odefinierat KLF. Beslutsstödsystem avser ett kommunövergripande beslutsstödsystem för planering och uppföljning. Alvesta kommun har inget sådant administrativt IT-verktyg idag men ser ett stort behov av det, för att skapa effektiva arbetssätt och rutiner. Det ska vara ett verktyg som ska tillämpas kommunövergripande och underlätta hanteringen av våra processer för chefer, ekonomer, kvalitetssamordnare och övriga medarbetare som är berörda på ett eller annat sätt. Wifi nätsystem avser en omfattande utökning av trådlöst nätverk samt system för hantering av gäster i kommunens datanät med bibehållen säkerhet. Investeringsredovisning per projekt Miljoner kronor Budget 2018 nettoinv. Bokslut 2018 inkomster utgifter netto Budgetavvik Utfall 2017 nettoinv Odefinierat KLF 0,6 0,0 0,0 0,0 +0,6 0, Inventarier 2018 Kansli 0,1 0,0 0,0 0,0 +0,1 0, Uppgradering intranätverktyg 0,1 0,0 0,0 0,0 +0,1 0, Uppgradering 0,1 0,0 0,0 0,0 +0,1 0,0 webbpubliceringssystem 0021 Digitala informationsskärmar 0,1 0,0 0,0 0,0 +0,1 0, Ärendehanteringssystem 0,6 0,0 0,0 0,0 +0,6 0, Inventarier 2018 Ekonomi 0,1 0,0 0,1 0,1 0,0 0, Beslutsstödsystem 1,5 0,0 0,0 0,0 +1,5 0, Wifi nätsystem 1,0 0,0 0,0 0,0 +1,0 2, Identitetshantering 0,4 0,0 0,0 0,0 +0,4 0, Kopiatorer 0,4 0,0 0,9 0,9-0,6 2, Inventarier 2018 Personal 0,1 0,0 0,0 0,0 +0,1 0, Digitalisering av 0,1 0,0 0,0 0,0 +0,1 0,0 personalakter Totalt 5,1 0,0 1,0 1,0 +4,1 2,9 19

181 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Större budgetavvikelser Den totala budgetavvikelsen för investeringar inom Kommunstyrelsen är positiv med 4,1 miljoner kronor. Den positiva avvikelsen beror på att flertalet projekt kommer påbörjas eller avslutas först I jämförelse med årets budget är utfallet för Odefinierat KLF positiv med 0,6 miljoner kronor. Detta beror på att det inte funnits en plan för vad dessa pengar ska nyttjas till. Budgeten var ursprungligen beslutat till projektet Framtagande av varumärkesplattform men som Kommunstyrelsen beslöt skulle förskjutas. I jämförelse med årets budget är utfallet för Ärendehanteringssystem positiv med 0,6 miljoner kronor. Detta beror på att projektet upphandlades i slutet av 2018 och utgifter faller inte ut förrän under I jämförelse med årets budget är utfallet för Beslutsstödsystem positiv med 1,5 miljoner kronor. Detta beror på att projektet inte påbörjades under 2018 på grund av arbetsbelastning utan förskjuts till I jämförelse med årets budget är utfallet för Wifi nätsystem positiv med 1,0 miljoner kronor. Detta beror på att projektet inte påbörjades under 2018 utan förskjuts till IT-avdelningen behöver göra nuläges- och behovsanalys på vilka platser där Wifi ska byggas ut, med information från verksamheterna och politiken om vilka platser som ska prioriteras. I jämförelse med årets budget är utfallet för Identitetshantering positiv med 0,4 miljoner kronor. ITavdelningen har varit tvungen att prioritera andra pågående projekt. Identitetshanteringen kommer påbörjas under I jämförelse med årets budget är utfallet för Kopiatorer negativ med 0,6 miljoner kronor. Kommunen leasade tidigare kopiatorer men beslutade att köpa och äga själva för att kunna nyttja livslängden mer. Det var svårt att bedöma verksamheternas behov vid budgettillfället och när i tid investeringsutgifterna skulle falla ut, därav avvikelsen. 20

182 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Medarbetare 6.1 Nyckeltal Nyckeltal Antal anställda Nettoårsarbetare (arbetad tid) Antal tillsvidareanställda 4 Pension inom 10 år 5 Antal -varav ekonomikompetens -varav HR-kompetens (personal/lönefrågor) -varav IT-kompetens Andel i procent -varav ekonomikompetens -varav HR-kompetens (personal/lönefrågor -varav IT-kompetens Bokslut , ,2 15,7 21,0 15,7 Bokslut , , ,8 Bokslut , ,5 12,5 12,5 Sjukfrånvaro Antal sjukdagar per anställd Sjukfrånvaro i procent -varav män -varav kvinnor -längre än 59 dagar 12,3 3,3 2,5 3,9 63,6 15,8 4,3 2,8 4,3 56,3 11,5 3,2 2,1 4,1 19,5 Kommentarer till nyckeltalen Antal anställda Antalet tillsvidareanställda har under perioden minskat med 10 personer och antalet nettoårsarbetare har minskat med 13. Förändringen kan bland annat hänföras till organisatorisk förändring genom bildandet av en ny förvaltning, Kultur- och fritidsförvaltningen. Pension inom 10 år Pensionsavgångarna är spridda över de närmsta 10 åren och fördelar sig jämnt bland avdelningarna. Totalt avgår drygt 40 % av förvaltningens personal under 10-årsperioden. Flera befattningar avser enskilda specialistkompetenser som i sig kräver upparbetad erfarenhet för att verka fullt ut. De blir därmed kompetensmässigt dyra att återbesätta och kan vara svårrekryterade till följd av den rådande konkurrenssituationen på arbetsmarknaden samt den rådande personalrörligheten. Sjukfrånvaro Kommunledningskontoret är den förvaltning som har lägst sjukfrånvaro inom kommunen. Ett par personer har varit långtidssjukskrivna på heltid. Rehabiliteringsarbete bedrivs på föreskrivet sätt och i något fall har enskild överenskommelse träffats om avgång. Två personer har haft fem sjukfrånvarotillfällen eller fler. 4 Per december månad. 5 Tillsvidareanställda födda

183 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport 2018 Större utbildningsinsatser under året Arbetsmiljöutbildning till chefer med personalansvar. Utbildningsinsatser bl a till hälsoinspiratörer i samband med förebyggande hälsoarbete Utbildning i samband med införande av digitalt system för tillbuds- och arbetsskadeanmälan Utbildning till chefer i arbetsrätt med inriktning på kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser Extern chefs- och ledarutvecklingsinsats, mindre grupp. 22

184 Kommunledningsförvaltningen Årsrapport Framtid Kommunledningsförvaltningen utgörs av stabs- och ledningsfunktioner samt centrala stödverksamheter. Förvaltningen är kommunstyrelsens organisation för såväl externt som internt arbete och arbetar med övergripande ledningsprocesser för att nå de uppsatta målen. Tillväxten i kommunen är positiv. Kommunen är i tillväxt och har passerat invånare. Flertalet av företagen i kommunen går bra och bostadsbyggandet har börjat komma igång ordentligt. Samtidigt som detta är positivt så ställer det stora krav på kommunen att hantera utmaningar som också uppstår. Större samverkan behöver ske både lokalt, regional och nationellt för att hantera den gemensamma bostads- och verksamhetsmarknad samt utbyggnad av kommunikationer som uppstår mellan Alvesta och Växjö. Detta arbete kommer att intensifieras under de kommande åren för att möte efterfrågan av nya bostäder och en förbättrad infrastruktur. Sveriges alla kommuner står inför stora utmaningar de kommande åren med allt fler yngre och äldre samt färre i arbetsför ålder. Det innebär att skatteintäkterna ska räcka till fler invånare i behov av kommunal service. För att möta de ökande kraven på våra verksamheter behöver vi hela tiden eftersträva en så effektiv och samtidigt kvalitativ verksamhet som möjligt. För att lyckas med det arbetar vi med att hitta nya sätt att organisera oss på med framförallt att förnya våra arbetssätt så att de är moderna och väl anpassade för dem vi är till för, kommuninvånarna. Exempel är att hitta effektiviseringar och kvalitetsförbättringar i verksamheten genom omställningar av verksamheter. Stort fokus på digitaliseringsprocessen samt införa gemensamma verksamhetssystem och upphandlingar som också ger en större samverkan mellan bolag och förvaltningar. För att locka till oss nya, samt behålla vår personal, är det av största vikt att arbeta fram en kompetensförsörjningsstrategi och en modell för var det innebär för Alvesta att vara en attraktiv arbetsgivare. Idag konkurrerar vi med både offentlig och privat marknad om i princip alla kommunens yrkeskategorier. Då vi är en personalintensiv organisation så är vi beroende av kompetent och välutbildad personal för att klara våra mål om en förbättrad kommunal service inom alla verksamhetsområden. Alvesta kommun är inne i en mycket expansiv och spännande utvecklingsfas med stort fokus på tillväxt. Tack vare ett stort utvecklingsdriv i kommunens verksamheter, ett starkt näringsliv och ett gynnsamt läge i regionen går vi in i 2019 med stor tillförsikt om att kommunledningsförvaltningen kommer arbeta aktivt med styrning, ledning och stöd i det fortsatta förbättringsarbetet. 23

185 Kommunledningsförvaltningen BILAGA 1 Delårsrapport augusti 2018 Nettokostnadsavvikelse, exkl LSS 6 år Nettokostnadsavvikelse totalt (exkl. LSS), andel (%) (N00097) Avvikelse i procent mellan total nettokostnad och total referenskostnad för förskola, fritidshem, grundskola, gymnasieskola, individ- och familjeomsorg och vård och omsorg om äldre, kr/inv. År 2015 ersattes förskola och skolbarnomsorg med förskola och fritidshem (d.v.s. exkl pedagogisk omsorg). Nettokostnad är bruttokostnad minus bruttointäkt. Referenskostnaden bygger på nettokostnader och strukturvariabler för det aktuella året. Se nettokostnadsavvikelse för respektive verksamhetsområde för information om vilka variabler som ingår i beräkningen. Positiva värden indikerar högre kostnadsläge än statistiskt förväntat och negativa värden ett lägre kostnadsläge än statistiskt förväntat. Källa: SKL. 24