D uvesjdns Samfd ig hetsfcire n i n g. Kallelse till Arsm6te 2018 for Duvesjdns Samfdillighetsforening

Transkript

1 D uvesjdns Samfd ig hetsfcire n i n g Kallelse till Arsm6te 2018 for Duvesjdns Samfdillighetsforening Dag: Sdndagen 10 juni 2018 Tid: kl Plats: Dansbanan Styrelsen hdlsar er vdlkomna till fdreningsstdmma I den bifogade dagordningen finner ni de punkter vi tar upp under mdtet. Till kallelsen finns bifogat forslag till Inkomst- och utgiftsstat fdr 2019, ddr ocksi uppgift om vad det innebdr i medlemsavgifter t6r 2019 finns angiven. Det finns ocksi en redovisning av 2017 Ars utgiftsutfall, utgifter fdr de forsta 4 manaderna 2018 samt behallning i fdreningen, obetalda medlemsavgifter samt dnnu ej betalda leverantorsskulder. En komplett debiteringsl?ingd kommer att finnas tillgdnglig pd stdmman, men fdr er som vill se den innan m6tet sa kan ni ldsa den pa var hemsida: eller hdmta ett utskrivet ex hos var kass6r, Bubben Jansson, Duvesjdn 202. Styrelsens Arsberdttelse och revisorernas berdttelse samt gronomradesplan. Fdr en inkommen motion har styrelsen gjort en berdkning av vad den skulle kosta varje fastighet, se bilaga VALKOMNA!Vi bjuder pa kaffe och bulle. Med vdnliga hdlsningar Styrelsen Duvesjdnsamfdllig hetsfdrening Bifogat med kallelsen: { Dagordning./ Inkomst- och utgiftsstat fdr 2019 med medlemsavgifter f6r 2019 { Redovisning av utgifter fdr 2017 och utgifter fdr 4 manader 2018, samt behillning och leverantdrsskulder per 30 april r' Styrelsens Arsberdttelse / Revisorernas berdttelse { Berdkning av inkommen motion ang. tdtare fakturering av irsavgiften { Gdllande gronomradesplan

2 Dagordning vid 2018 irs f<ireningsstdmma f<ir Duvesjrins Samfdllighetsfcirening 1 Mdtets 6ppnande och faststdllande om irsstdmman dr behdrigt uilyst 2 Val av ordfdrande f6r stdmman 3 Val av sekreterare for stdmman 4 Val av tvd justeringsmdn 5 Godkdnnande av dagordningen 6 Styrelsens och revisorernas berdttelser 7 Ansvarsfrihet for styrelsen 8 Framstdllningar fr6n styrelsen eller motioner fr6n medlemmarna I sdrskilt beslut angdende kostnader i samband med forrdttning p6 Lantmdteri ang. Lid:20 och Lid 1:23 med servitut. 10 Ersdttning till styrelsen och revisorerna 11 styrelsens f6rslag till utgifts- och inkomststat samt framlagd debiteringsldngd f g 12 Val av styrelse, styrelseordfdranden och suppleanter 13 Val av revisorer och revisorssuppleanter 14 Val avvdggrupp 15 Val av grdnomradesgrupp 16 Val av valberedning 17 Ovriga fragor 18 Meddelande om prats ddr stdmmoprotokoilet h6ils tifigangrigt

3 Duvesjdns Samfdll i g hetsfdren i ng Styref sen verksam hets be rdttelse fci r i ret 2017 I 201 I Styrelsen f6r Duvesjdns Samfdllighetsf6rening avger hdrmed till 6rsmdtet foljande berdttelse over styrelsens fdrvaltning under perioden t.o.m Vid Arsmotet2OlT valdes ett antal nya ledamdter till styrelsen fram till Arsmdte Vid forsta styrelsemdte konstituerade sig styrelsen enligt f6ljande: Kerstin Kuylenstierna ordfdrande, (nyval 2 ir) Lasse Andersson vice ordfdrande, (nyval 2 6r) Jan-Erik Tranberg sekreterare,(nyval 2 Ar) Bert-Ove Jansson kassdr, (1 Ar kvar pa mandattid) Sofia Hoppe ledamot, (1 ir kvar pi mandattid) Monica Bogren suppleant, (nyval 1 Ar avgick di hon flyttade fr6n omradet) Marcus Enerfalk suppleant, (nyval 1 Ar) Hanne Westvik suppleant, (nyval 1 Ar) Sdrskilda 6vriga ansvarsomriden: Materialfdrvaltning Bert-Ove Jansson Vatten och avlopp Bert-Ove Jansson och Joakim Johansson, GrdnomrAden Sofia Hoppe Vdgar Kerstin Kuylenstierna och Lennart Johansson Till samfdllighetens Ovriga funktioner valdes, (samtliga pi 1 Ar): Valberedning; Inge Brandt, Jan Werner, Revisorer: Anders Lindgren, Magnus Halldin Revisorssuppleanter: JanWerner,SvenHedlund Vdggrupp: Sven Hedlund, Lennart Johansson, Ralph Jdrlebrandt och Kent Corneliusson (Kent gick bort strax fdre jul2017) Gr6nomrAdesgrupp: Sofia Hoppe, Peter Winstedt Styrelsen har under 6ret hallit nio protokollforda sammantrdden. Konstituerande mote: Ord. styrelsemoten: , 2519,30/10, , 2612, 914,715 Sammanfattning av arbetet under verksamhetsiret Ekonomin dr nu stabil i foreningen men fdr det kommande iret behdver vi hoja Arsavgiften. Frdmst dr det vattenavgiftena och slamsugningskostnaderna som stigit kraftigt och som vi mdste justera i 6rets budget. Tack vare var buffert sa har vi inte behdvt gdra ndgon extra utdebitering. VAr fornyelsefond dr nu 6ver 1,1 MKR. Vi har bytt bank fran Nordbanken till Ldnsfdrsdkringsbanken med anledning av att Nordbanken flyttade ut sitt sdte till Finland. Vi har haft vart investeringskonto i LF-banken ett par dr. Med anfedning av detta byte har vi numera bankgiro f6r betalning av avgiften. Di vira bryggor nu blivit sa diliga att de inte ldngre klarar en sommar i vatten utan stora reparationer sd valde vi i hdstas att investera i 3 nya enheter. F6retaget vi k6per av hade 30% rabatt vilket innebar att vifick en av enheterna utan kostnad fdr oss. Vi skdnkte bort de gamla och slapp ddrmed kostnaden att kdra dem tilltippen. Ombyggnationen av vattenverket i Kvarndammen blev inte klart fdrrdn slutet av november 2017, varfdr spolningen av ledningarna inte kan gdras forrdn tjiilen g6tt ur marken pa vdren 2018, vi vdntar i skrivandets stund fortfarande pa besked frin Roger Engstrom. De kanoter som ligger pa LID 1 :18 ligger ej pa vart skdtselomride och dr inte virt ansvar och vi kan ddrf6r inte sldnga dem.

4 De problem vi fick under 6ret med fdr hdga vdrden i vart reningsverk fortsdtter fastdn vi satt in alla Atgdrder vi kan gdra. VAra vdrden varierar inom och utom godkdnda och vi vet inte varfor de dr forh6jda. Vi informerar alla i omridet igen att inte tdmma kemikalier eller tvdtta milarpenslar i virt avlopp. Vi har ocksi sdnt in en Arsrapport till Miljdkontoret. En ersdttare dr nu insatt i Reningsverkets funktioner och det dr Peter Oleander. Vi har endast haft tvi stopp i pumparna sedan fdrra varen, tyvdrr var det igen Kyrkvdgens pump som stoppade tidigt i v6r p.g.a. Torky och trassel. Vi ldmnar ut informationsbroschyren VArt omride i samband med inflyttning i omradet eller strax ddrefter for att undvik att de nyinflyttade skall spola ner saker i avloppen som kan innebdratt det blir stopp. Vi upprepar igen att alla fastighetsdgare har ansvar f6r att besdkande och anlitade yrkesfolk dr informerade om vad som gdller. Stoppen drar med sig stora kostnader helt i onddan och ger ocksd de ansvariga mycketrikigt arbete. Vintervdgh6llningen har for sdsongen inneburit mycket halkbekdmpning och sndrojning, kostnaden i 6r dr ddrfdr hogre dn vi haft de senaste 4 Aren och oversteg vir lagda budget. DA vi sedan flera ir bak6t alltid har kr avsatta ndr sidana hdr vintrar intrdffar, sa fick vi inga problem. Nu har Aterigen den nyuppsatta spegeln pi uppfarten frin Ddmmevdgen upp pi Strandvdgen krossats och behdvt ersiittas, vilket dr helt onodiga kostnader for oss. Alla fordldrar bor tala med barnen om att den dr en sdkerhetsdtgiird fdr uppfart pa Strandvdgen fdr dem som kommer fr6n Ddmmevdgen. Det har genomforts 2 arbetsdagar under perioden, en pa h6sten 2017 och en nu p6 viren. De gamla bryggorna har fitt stanna i sjdn 6ver vintern, de drogs upp innan arbetsdagen nu pi viren di de nya lades i. Ovriga arbeten med rensning av sly och allmdn upprojning skedde ocksd. Vi avslutade som vanligt med korvgrillning och lite samvaro. Vitackar alla som deltog och piminner samtidigt alla fastighetsdgare att ni fdrvdntas delta med en person vid minst ett tillfiille per 6r. En motion har inkommit till styrelsen i ir. Styrelsen ansdkte fdr ett 6r sedan om inskrivning av servitut f6r den utrustning som dr placerad p6 fastighet LID 1 :20. Fdrst i mars 2018 blev drendet utldmnat till en handldggare pi Lantmdteriet och det framkom d6 att ingen fdrrdttning var gjord 2007 ndr de tre LID fastigheterna inforlivades i GA 1 sa myndigheterna hade aldrig fitt uppgifter om att vi byggt ut var anldggning. Rdr dr dven dragna over dga LID 1 :18. Ddrfor krdvdes en tilldggsforrdttning som borde ha gjorts i samband med infdrlivandet men som gjorts nu i var. Kostnaden fdr denna fdrvdntas uppga till ca kr + moms och beslut om kostnaden skall tas upp i sdrskild punkt pd irsstdmman. Styrelsen har ocksa anlitat ett fdretag for att rensa Duvesjdn fran delar av tillvdxten av vass och rotfilt, fdrutsatt att Ldnsstyrelsen godkdnner att vi utfor Atgdrden. Ett muntligt forhandsbesked ang. var onskan att muddra kanterna f6r att Aterstdlla hela sjdn till tidigare utbredning mdttes med negativa utlatanden varfor vi istdllet valt en mindre dtgiird ddr det muntliga beskedet varit mer positivt. Atgarden fdrvdntaske under f6rsommaren 2018 men vi har inga besked i skrivandets stund. Festkommitt6n har fortsatt sitt arbete med flera roliga aktiviteter for barnen i omradet. Vid midsommar anordnades som vanligt dans kring midsommarstangen och en hoppborg och andra aktiviter fdljde d irpi. En sp6kvandring vid Halloween ordnades och alla barn och vuxna ros och myste. Mycket uppskattade aktiviteter som vi hoppas fortsdtter. Dansbanan som nu dr skyddad frin vinden star till alla boendes forfogande fdr egna fester och aktiviteter f6r barnen. Kontakta Bubbe Jansson i hus 202 om ni dnskar lana och behdver nycklar till boden med kokmojligheter och toalett. En mindre summa tas ut i deposition fdr skador som kan uppsta, dr allt fint efter lanet Aterfis hela summan. Ett mindre antal trdd som statt i vdgen eller blivit fdr stora har fdllts. Det har kommit en del nya fastighetsdgare till omrddet under Aret och vi hdlsar alla nya medlemmar vdlkomna iforeningen.

5 !3 Revis i ons beriittelse Duvesjdns Sam fil I i g hetsfcire n i n g Vid granskning av Duvesjdns Samfiilllighetsfdrenings rikenskaper for tiden har vi funnit dessa i god ordning, intdkter och kostnader dr styrkta med verifikationer. Den kontanta kassan och det kvarstaende vdrdet p6 bank och postgiro har kontrollerats och vid drsredovisningen har fdreningens vdrdehandlingar uppvisats. Mot forvaltningen och foreningens verksamhet i ovrigt enligt forda protokoll finns enligt oss icke anledning till anmdrkning. Ddrfdr f6reslir vi Arsmdtet att bevilja avgaende styrelse ansvarsfrihet f6r den tid som revisionen omfattar. Duvesjdn den 11 mars 2018 /r(ft;' Fdrtroendevald revisor

6 Motion inliimnad avj. Nilsson, Duvesjdn 336 Fiirsfag pd en fakturering 4 ggr alternatiw 12 ggr om 6ret istdllet fiir som nu 2 ggr Kostnader ggrom 6ret ll2ggr om Sret bank inbet kostnad klarar vi precis med lt,go/inbet i 10 a,5oo/6r lminader 2250 kr bokf<iringshjilp 16 tim kr 48 tim d 750 ii pris inkl moms, netto 600 kr/tim. ink fakturor for utbet 42 tim 6 7SO kr 42 tim kr krav av obet 4 tim ii 750 kr 12 tim 6750 kr blir di kr per ir per fastighet 400 7oo kr per hel6r i hdjd avgift Om vi skall oka frekvensen pi fakturering si m6ste vi ldgga ut jobbet att skapa fakturor och bokforingen av dem. Det innebdr att vi dven fir ldgga ut bokfdring av alla kop etc vi gor di vi inte kan skcjta bokf6ringen pi olika h6ll. Uppskattad nedlagd tid for bokforing av utligg /fakturor snitt 1 tim /vecka Skapa fakturor, bokfdra, ca 4 timmar / omging fakturor krdva obetalda, ca 1 tim / omging (rdknar bort juli och december) Kronofogde indrivning ca 2 timmar per drende, i speciella fall har det tagit upp till 60 tim/ drende SAMMMANFATTNING skulle innebdra mer iarskostnad: Forslag enl. budget o deb.ldngd 2019 HelSrsboende: kr alt kr kr Fritidsboende: kr alt. 4 7SO kr Obebyggd:920 kr alt 950 kr 4 4OO kr 880 kr om f6rslaget gir igenom miste fdreningen skaffa en checkkredit f6r att klara de stora rdkningarna ndr de kommer.

7 Duvesjon samfdllig hetsforen ing f nkomst- och utgiftsstat ftir 2019 Total antal fastigheter HelSrsboende Fritidsboende Obebyggda fastigheter Andel avgift fritidshus Andel avgift obebyggda % 10% lnkomster 201 Rdnta rmma sek Medlemsavgift f6r 2019 HelArsboende Fritidsboende Obebyggd I resp3111 o % resp 31/1 o 30/6 311 fdrfallodagar for betaln ing Kostnadspost 2019 VA-anldqqninq Vatten avqift EI Drift Vdqar Vinterviighillning Reoaration/underhdll GronomrAde Fdrnvelsefond Admin/finaskost FOrsdkrinqar tvteotemskap (trv / Vil ladgarnasriksf6rbund Arvoden Materialinkdp Ovriqa kostnader/arbets summa utgifter

8 Redovisning av uttall2017 och aktuell ekonomisk stdllning 2018 Poster 2017 budqet2017 utfall12 mhn Awikelse VA anldoon Vattenavqift EI Drift vdoar VintervdohAllnino Reparation/underhill G16nomriden Fdrnyelsefond Admin/finanskost Forsdkrino Medlemskap Villadqarna/REV Arvoden Materialink6p Ovriga kostnader Poster 2018 budqel 2018 utfall4 mankvarstir VA anldqqn Vattenavqift EI Drift vdqar kr in Vintervdqh6llninq Reparation/underhill GrdnomrAden Fdrnvelsefond I Admin/finanskost Fdrsikrino Medlemskao Villadoarna/REV Arvoden Materialinkdp Ovriga kostnader obetalda rdkn Likvider per Kassa Plusgiro Sparkonto Vi ntervdg halln ingskonto Fdrnyelsefond total behdllning Inkomster fdrsdljn sandficka erh6llen rdnta 2290 Utestiende fordrinoar Cbetalda rdkninqar 10251

9 cronomraorspmn, gdlande D uvesjdn s S amfiillig hetsfire n i ng Fdreningen ansvarar fdr drift och underhall av gronomr6den inom samfeilligheten. Syftet med denna plan dr att f6r medlemmarnatydliggdra vad samfdlligheten avser att erbjuda i gr6nomr6det. Kostnader for drift och und-erhall skall klaral inom ramen fdr Arsbudgeten. Styrelsen kan dock besluta att reallokera medel mellan rdkenskapsaren for att bygga upp en reserv. Samt illig hetsforen ingen skall erbjuda : o Bevara ddmmet intakt o Fotbollsplan med mal och bdnkar ' Dansbana med intilliggande byggnad fdr gemensamma festarrangemang och for utlaning till de boende. Badplats med sandstrand, bryggor och picnicbord/bdnkar. ' Lekplats vid badstranden, med minst gunga och lektorn med rutschkana. o H6lla trddbestandet pa allmdnningarna pa en sdker niv6 och tillse att farliga eller fdrvuxna trdd tas bort. Gronomr6desplanen dr ett levande dokument och kan komma att dndras. F6r att dndrad version skall vara giltig kriivs ett Arsmotesbeslut.