Hur svenska och danska Posten blir Posten Norden. Katarina Ekelöf Chefsarkivarie Corporate Records Manager

Transkript

1 Hur svenska och danska Posten blir Posten Norden Katarina Ekelöf Chefsarkivarie Corporate Records Manager

2 Historiskt samgående Posten Norden AB är moderbolag i den gemensamma koncern som bildats efter det historiska samgåendet mellan Post Danmark A/S och Posten AB Sid 2

3 En gemensam koncern för stärkt konkurrenskraft En meddelandeverksamhet i Danmark Ledande nationella distributionslösningar för mottagare i hushåll och företag En meddelandeverksamhet i Sverige Ledande nationella distributionslösningar för mottagare i hushåll och företag En logistikverksamhet i Norden Ledande på effektiva flöden till, från och inom Norden En informationslogistikverksamhet för Europa Ledande på informationslösningar för effektiv kundkommunikation Sid 3 3

4 Operativ struktur Sid 4

5 Appendix: Legal struktur Sid 5

6 Kort historik Bildades 1634 Bolagiserades 2002 Avreglering Bildades 1636 Bolagiserades 1994 Avreglering/Privatisering April 2008 avsiktsförklaring Juni 2008 godkännande i folketinget/riksdagen Februari 2009 avtal transportmin./näringsdep. Februari-Juni 2009 konkurrensprövning EU Hösten 2009 Target Picture Process Sid 6

7 Vilken verksamhet skall vi ha? Stoppes Non-Core Core Inhouse Outsource Sid 7

8 Arkivet i Bernstorffsgade 36 (ca hm) Här förvaras delar av myndighetsarkivet (-2001) som ännu inte förtecknats och levererats till rigsarkivet. Det är främst personalakter för personer som slutat. Det kommer fortfarande in akter från personalcenter och lokala enheter. Det finns även gallringsbart material som reklamationer och interna brev (sparas 10 år). Sid 8 Inget arkivmaterial från bolaget Post Danmark levereras hit. Michael Suszkiewicz (anställd vid Trafikministeriet hanterar sökuppdrag, förteckning och gallring)

9 Kulturella skillnader Nordens araber möter Nordens ingenjörer Sid 9

10 Språkliga skillnader Politikk Gemme Skabelon Kasse Kassation Opbevaringsperiod Journalfører Sag Referat Notat Forretning Policy Spara Mall Arkivbox Gallring Arkiveringstid Registrator Ärende Protokoll PM Verksamhet Sid 10

11 Legala skillnader Tingslysningsloven EU direktiv EuroSox Export/Import Bokföringslagen Postloven Bokføringsloven Postlagen Kontroll - Revision Persondataloven Aktiebolagslagen Lov om aktie- og anpartsselskaber Patentloven Försörjningslagen Værdipapirhandelsloven Konkurrenslagen Preskriptionslagen Arbetsmiljölagen Sid 11 Arkivlagen PUL Årsregnskabsloven Varemærkeloven Lov om finansiel virksomhed Överenskommelser och Avtal Lov om ansættelsebeviser Standarder: Arkivloven ISO 9001 Skattekontrolloven ISO Offentlighedsloven m.fl. Forældelseloven Skattekontrolloven

12 Riktlinjer för arkivering i Danmark Generellt bevaras skriftligt material 5 år Det kan fattas beslut om längre eller kortare bevarandetid av rättsliga eller administrativa skäl För räkenskapsmaterial hänvisas till ekonomihandboken Dokument som gäller köp och försäljning (ej förhyrning) av fast egendom, avtal om penninglån samt dokument som fastslår tillgodohavanden hos kreditorer (förlikningar, domar, skuldebrev etc.) bevaras 20 år eftersom de omfattas av 20 årig prespription Sid 12

13 Uppdrag Att koncernens dokument hanteras och bevaras på ett professionellt sätt med ett strategiskt perspektiv. Sid 13

14 Strategisk dokumenthantering Work in Progress Ägaransvar för processen hantera dokument och arkiv Centralt ansvar för Postens dokumentplan. - Alla gemensamma processer skall ha en dokumentplan. Verksamhetskritisk dokumentation skall alltid styras. - Alla ska följa Postens dokumentplan och de minimikrav för dokumenthantering som fastställs. Chefsarkivarien har ett formaliserat samarbete med Juridik och BIS för samordning av fysisk och elektronisk arkivering inom Posten Norden - Information Governance Board Sid 14

15 Koncernfunktion Juridik Sid 15

16 Mogenhetskurvan Integrerat tvärorganiserat Samarbete om RM Ledningen Livscykel från vaggan till graven policy Wake-up call - brandsläckning RM policy Ny teknologi, metoder Synlighet Kompetenscenter + resurser BETYDELSE IT policy Placerat långt ner i organisationen Decentraliserade pappersarkiv Arkiv Records Management Sid 16 TID

17 Sid 17 Frågor