SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott. Innehåll

Transkript

1 Innehåll 1 Godkännande av ärendelista Delgivningar Statusrapport över pågående ärenden i allmänna utskottet Information om verksamheten inom kommunstyrelsen Begäran om dispens från anställningsstopp Motion Garanterad plats på äldreboende - svar Motion Avskaffa avgiften för trygghetslarm - svar Motion om skolavslutning i Mullsjö kommun - svar Motion om framtagande av attraktiv mark för verksamheter - svar Medborgarförslag webbsända kommunfullmäktiges sammanträden Medborgarförslag digital termometer för allmänheten som visar utetemperaturen i centrum Remiss reviderat miljöprogram för Habo och Mullsjö kommuner Val av ombud till Kommuninvests föreningsstämma Säkringsdokument Lokalförsörjningsplan, Mullsjö kommun Lokalförsörjningsplan Budget 2018, konsekvensanalys angående förslag till sparbeting Dispens från gällande inköpsstopp Dispens från gällande inköpsstopp Eventuell förlängning av inköpsstopp Eventuell förlängning av anställningsstopp Skogsförvaltning av stiftelsernas skog Samverkansavtal juridisk rådgivning Samverkansavtal dataskyddsombud Revisionsrapport Granskning av budget- och uppföljningsprocessen Inbjudan till kommunerna Jönköping, Habo och Mullsjö att delta i Kommunutredningens och Sveriges Kommuner och Landstings fallstudieprojekt Försäljning av mark till Femmans Affärscentrum... 36

2 1 Plats och tid Ordförandens tjänsterum klockan , ande Linda Danielsson (S), ordförande, 1-18, Kent Oskarsson (S), ordförande och ersättare för Linda Danielsson (S), 19 Henrik Jansson (M) 1 18, Mikael Johansson (V) Staffan Bäckelid (KD) Eva Götbrink M) ersättare för Jens Mattsson (MP) Övriga närvarande Kent Oskarsson (S) 1-18, Lilli Elf, sekreterare Lennie Johansson, kommunchef Jan Österberg, ekonomichef/it-chef, 1-26 Joel Lundgren, kommunsekreterare, 4 Justeringsplats och tid samt utses att justera Kommunalrådets tjänsterum Paragrafer Lilli Elf, sekreterare Linda Danielsson, ordförande, 1-18, Kent Oskarsson, ordförande, 19 Staffan Bäckelid, justerande

3 2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Mullsjö Datum då anslaget tas ned Underskrift Lilli Elf

4 3 1 Godkännande av ärendelista Följande ärenden tillkommer: Inbjudan till kommunerna Jönköping, Habo och Mullsjö att delta i Kommunutredningens och Sveriges Kommuner och Landstings fallstudieprojekt Försäljning av mark till Femmans Affärscentrum Allmänna utskottet beslutar att med ovanstående tillägg godkänna ärendelistan.

5 4 2 Delgivningar Följande handlingar har kommit in till allmänna utskottet: 1. Protokoll från kommunfullmäktige den 28 november 2017, 133. Antagande av översiktsplan. 2. Länsstyrelsen i Jönköpings län; angående skyddsjakt efter lodjur i del av Mullsjö, Jönköpings och Habo kommuner, 12 januari 2018 Delgivningsärenden kopieras inte i kallelsen om inte särskilt beslut tagits om detta, men kan kopieras på begäran före eller efter sammanträdet. Allmänna utskottet beslutar att lägga delgivningarna till handlingarna.

6 5 Dnr 2018/ Statusrapport över pågående ärenden i allmänna utskottet Statusrapport för pågående ärenden i allmänna utskottet. sunderlag Statusrapport Allmänna utskottet beslutar att lägga statusrapporten till handlingarna.

7 6 Dnr 2018/ Information om verksamheten inom kommunstyrelsen Kommunsekreterare Joel Lundgren informerar: Ny bussentreprenör Mjuka linjen från och med januari 2018 Kollektivtrafikbudget 2017 Bänkar i väntsalen bortplockade under 2017 på grund av nedskräpning och skadegörelse. Ev. kommer nya enklare bänkar att sättas dit framöver. Inväntande av fastställande av nationell plan och regional plan för transportsystemet under våren 2018 Länstrafiken: - ny regionbussupphandling på gång - elbussprojekt i Jönköping samt elbussar stadstrafik i Värnamo - planering ny bussdepå i Jönköping - underskott 2017, dock ökat resande - eventuell remiss våren 2018 om biogas - utredning om närtrafik pågår - fler tågstopp i Mullsjö Kommunstyrelsens ordförande Linda Danielsson informerar: Frukostmöte med företagarena har ägt rum där det bland annat diskuterades skolskjutsar och upphandling. Kommunens inköpscontroller kommer att delta vid nästa möte. Möte ska äga rum om lokalerna på Margaretas Park. Arbete pågår om reglerna för lokalernas användning. Rapport från styrelsemöte med June avfall och miljö AB. Kommundirektör Lennie Johansson informerar: Arbete angående näringslivsstrategi pågår tillsammans med Habo kommun. Pengar har sökts och beviljats från DUA, Delegationen för unga och nyanlända till arbete. Information om arbetet med bredbandutbyggnad. Allmänna utskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna.

8 7 Dnr 2017/ Begäran om dispens från anställningsstopp Förskolechefen Pia Croona begär dispens från anställningsstopp gällande ett antal förskollärare under tiden januari 2018 till och med juli Återbesättning av tjänster. Förskolechef Jessica Åberg begär dispens från anställningstopp gällande ett antal förskollärare under tiden januari 2018 till och med juli Återbesättning av tjänster. Till dagens sammanträde har ansökningar inkommit från socialnämnden: Utredningsenheten: biståndshandläggare, återbesättning av tjänst Integration och nyanlända, integrationssamordnare, återbesättning av tjänst Funktionshinderomsorgen: 3,75 personliga assistenter, nya tjänster Björkgården: undersköterska, återbesättning av tjänst Funktionshinderomsorgen, Falkgatans gruppboende: habiliteringspersonal, vikariat Funktionshinderomsorgen, Lärkgatans gruppboende: habiliteringspersonal, återbesättning av tjänst sunderlag Protokoll från socialnämnden den 24 januari 2018, 8, samt ansökningsblanketter Begäran om dispens från anställningsstopp 15 december 2017 Begäran om dispens från anställningsstopp 15 december 2017 Förslag till beslut Barn- och utbildningschefen tillstyrker ansökningarna från förskolecheferna. Socialnämnden föreslår allmänna utskottet besluta att godkänna begärda dispenser från anställningsstopp gällande biståndshandläggare, integrationssamordnare, personliga assistenter, undersköterska samt habiliteringspersonal Allmänna utskottet beslutar att bevilja ansökningarna från förskolecheferna, att bevilja ansökningarna gällande biståndshandläggare, personliga assistenter, undersköterska samt habiliteringspersonal,

9 8 5 fortsättning att återremittera ansökan gällande integrationssamordnare för komplettering med en redovisning av planerad organisation. et skickas till Akt Förskolecheferna Socialnämnden

10 9 Dnr 2017/ Motion Garanterad plats på äldreboende - svar Angelica Lundberg (SD) har kommit in med en motion om garanterad plats på äldreboende. Hon vill att alla kommuninvånare över 85 år som vill, ska garanteras en plats på äldreboende. Kommunfullmäktige beslutade den 26 september 2017, 115, att överlämna motionen till socialnämnden för beredning. Henrik Jansson (M) hade då ett medskick att man utreder vilka konsekvenser och kostnader denna motion kan leda till. Ärendet har beretts av socialnämnden. Socialchefen har upprättat en tjänsteskrivelse som socialnämnden har antagit som sin egen och beslutat att överlämna till kommunfullmäktige som svar på motionen. sunderlag Protokoll från socialnämnden den 13 december 2017, 146 Tjänsteskrivelse från socialchefen den 14 november 2017 med bilaga Protokoll från socialnämnden den 22 november 2017, 130 Protokoll från kommunfullmäktige den 26 september 2017, 115 Motion Garanterad plats på äldreboende, den 29 augusti 2017 Förslag till beslut Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen då det är ett ansträngt ekonomiskt läge i socialnämnden samt att det kommer att krävas fler äldreboendeplatser. Allmänna utskottet beslutar att återremittera ärendet till socialnämnden för att få en belysning av vilka konsekvenser och kostnader motionen kan leda till. et skickas till Socialnämnden Akt

11 10 Dnr 2017/ Motion Avskaffa avgiften för trygghetslarm - svar Angelica Lundberg (SD) har kommit in med en motion att avskaffa avgiften för trygghetslarm. Hon föreslår att månadsavgiften helt avskaffas för dem som blivit beviljade trygghetslarm i Mullsjö kommun. Kommunfullmäktige beslutade den 26 september 2017, 114, att överlämna motionen till socialnämnden för beredning. Ärendet har beretts av socialnämnden. Socialchefen har upprättat en tjänsteskrivelse som socialnämnden har antagit som sin egen och beslutat att överlämna till kommunfullmäktige som svar på motionen. sunderlag Protokoll från socialnämnden den 13 december 2017, 147 Tjänsteskrivelse från socialchefen den 14 november 2017 samt bilaga Protokoll från kommunfullmäktige den 26 september 2017, 114 Motion Avskaffa avgiften för trygghetslarm den 29 augusti 2017 Förslag till beslut Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen då det är ett ansträngt ekonomiskt läge i socialnämndens alla verksamheter. Allmänna utskottet konstaterar att avgiften för trygghetslarm ingår i maxtaxan och beslutar därför föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. et skickas till Kommunstyrelsen Akt

12 11 Dnr 2017/ Motion om skolavslutning i Mullsjö kommun - svar Annika Carlsson (M) har kommit in med en motion angående skolavslutning i Mullsjö kommuns skolor. Annika Carlsson föreslår en gemensam stadievis avslutning i Nyhemshallen för satt samtliga anhöriga ska kunna delta. Kommunfullmäktige beslutade den 26 september 2017, 113, att överlämna motionen till barn- och utbildningsnämnden för beredning. Ärendet har beretts av barn- och utbildningsnämnden. sunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämnden den 18 december 2017, 119 Yttrande/tjänsteskrivelse från rektorerna Patrik Lernberg och Lena Ottosson Burge den 11 december Protokoll från kommunfullmäktige den 26 september 2017, 113 Motion angående skolavslutning i Mullsjö kommuns skolor den 16 augusti 2017 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen om skolavslutning i Mullsjö kommuns skolor. Förslag till beslut under sammanträdet Henrik Jansson (M) föreslår att allmänna utskottet ska föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen. sgång Ordföranden ställer barn- och utbildningsnämndens och Henrik Janssons (M) förslag mot varandra och finner att allmänna utskottet beslutar enligt barn- och utbildningsnämndens förslag. Allmänna utskottet konstaterar att det är rektor som beslutar i detta ärende och beslutar därför föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen.

13 12 8 fortsättning et skickas till Kommunstyrelsen Akt

14 13 Dnr 2016/ Motion om framtagande av attraktiv mark för verksamheter - svar Moderaterna i Mullsjö kommun har genom Fredrik Samuelsson lämnat in en motion om framtagande av attraktiv mark för verksamheter. De ser delar av sträckan utmed riksväg 26/47 mellan södra infarten (rondellen) fram till Spåneryd som mark som borde reserveras och utvecklas till verksamhetsområden. Gärna på båda sidor av vägen där så är möjligt. Allmänna utskottet beslutade den 15 december att ge kommunchefen i uppdrag, att när översiktsplanen är antagen, ta fram ett positivt svar på motionen. Kommunfullmäktige antog Översiktsplan 2017 den 28 november och gav samtidigt kommunfullmäktiges presidium i uppdrag att ta fram direktiv för en ny översiktsplaneberedning i början av nästa mandatperiod. Näringslivet och dess utveckling är inte djupare behandlat i den nya översiktsplanen antagen Den bör få en mer framtydande roll i den nya översiktsplanen som ska tas fram under nästa mandatperiod. (Detta var också föremål för en längre diskussion under kommunfullmäktigesammanträdet den 28 november 2017). Det råder idag inga tveksamheter om att skyltlägen vid genomfartsleder för verksamheter är det mest attraktiva. Det sammanfaller ju dessutom med enklare och kortare transporter och logistik som gynnar såväl ekonomin som miljön. Dessutom är det ju så att det är enklare ur ett helhetsperspektiv att ha verksamheter nära transportleder. Områdets utveckling begränsas, som framgår av motionen, av strandskydd, naturvärden, ägarförhållanden mm, detta hindrar dock inte att en studie bör göras av områdets utvecklingsmöjligheter. Visst arbete och kontakter med markägare inom aktuellt område är redan tagna, men arbetet behöver intensifieras i takt med tänkt bostadsutveckling. Förvaltningen delar således motionens intentioner och anser att arbetet behöver fördjupas. Det är också viktigt att området kommer med i nya översiktsplanen och att näringslivsutvecklingen får ett större utrymme.

15 14 9 fortsättning sunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektören den 16 januari 2018 Protokoll från allmänna utskottet den 15 december Protokoll från tekniska utskottet den 17 november Protokoll från tekniska utskottet den 19 september Protokoll från kommunstyrelsen den 16 augusti Protokoll från kommunfullmäktige den 21 juni Motion om framtagande av attraktiv mark för verksamheter Förslag till beslut Kommundirektören föreslår allmänna utskottet föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att bevilja motionen och därmed anse att motionen är besvarad. Allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen och därmed anse att motionen är besvarad. et skickas till Kommunstyrelsen Akt

16 15 Dnr 2017/ Medborgarförslag webbsända kommunfullmäktiges sammanträden Johan Kyrkeryd har kommit in med ett medborgarförslag där han önskar att kommunen ska streama kommunfullmäktiges sammanträden live. Kommunfullmäktige beslutade den 28 november 2017 att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade den 11 januari 2018 att överlämna medborgarförslaget till allmänna utskottet för beredning. sunderlag Protokoll från kommunstyrelsen den 11 januari 2018, 21 Protokoll från kommunfullmäktige den 28 november 2017, 134 Medborgarförslag till Mullsjö kommun den 9 november Allmänna utskottet beslutar att uppdra åt kommundirektören att utreda ärendet. et skickas till Akt Kommundirektören

17 16 Dnr 2017/ Medborgarförslag digital termometer för allmänheten som visar utetemperaturen i centrum Henry Svensson har kommit in med ett medborgarförslag om digital termometer för allmänheten som visar utetemperatur i centrum. Kommunfullmäktige beslutade den 18 december 2017 att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade den 11 januari 2018 att överlämna ärendet till allmänna utskottet för beredning. sunderlag Protokoll från kommunstyreslen den 11 januari 2018, 22 Protokoll från kommunfullmäktige den 18 december 2017, 147 Medborgarförslag om digital termometer för allmänheten som visar utetemperatur i centrum. Den kan placeras på kommunhuset eller stationsbyggnaden i centrum (en på var sida för bilister). Allmänna utskottet beslutar att lämna ärendet till tekniska utskottet för beredning. et skickas till Akt Tekniska utskottet

18 17 Dnr 2018/ Remiss reviderat miljöprogram för Habo och Mullsjö kommuner Det nuvarande miljöprogrammet för Habo och Mullsjö kommuner gäller för åren Under 2017 beslutade styrgruppen för miljöprogrammet att förlänga programmet till och med år För att aktualisera programmets innehåll och åtgärder inför förlängningen uppdaterades miljöprogrammet under hösten Det som har uppdaterats är främst praktiska frågor kring till exempel eventuella bidrag och formalia. Även vissa åtgärder har uppdaterats och ett fåtal har fått en ny innebörd. De största förändringarna som gjorts och som berör åtgärderna i handlingsplanen har gjorts för att effektivisera arbetet och för att vi ska kunna nå de mål och delmål som är formulerade i programmet. Uppdateringarna i programmet är gulmarkerade. De åtgärder som fått en betydande uppdatering markeras genom en parentes i dess rubrik, till exempel (nytt genomförande). Åtgärd 24 och 25 har fått en ny innebörd och markeras därför som (ny). Remissperioden är från och med 12 januari till och med den 28 februari Kommunstyrelsen beslutade den 11 januari 2018, 12, att remittera det reviderade miljöprogrammet till samtliga nämnder, utskott, de kommunala bolagen samt partigrupperna. sunderlag Protokoll från kommunstyrelsen den 11 januari 2017, 23 Tjänsteskrivelse den 21 december 2017 Miljöprogram för Habo och Mullsjö kommuner Allmänna utskottet beslutar att lämna följande synpunkter: Förordet är inte aktuellt. I den mån det enkelt går att göra, bör en del tabeller uppdateras för att bli mer aktuella. et skickas till Miljöstrategen

19 18 Dnr 2018/ Val av ombud till Kommuninvests föreningsstämma Torsdagen den 26 april 2018 genomförs Kommuninvests föreningsstämma i Stockholm. Varje medlem äger en röst på den formella stämman. Mullsjö kommun ska utse ordinarie ombud respektive ersättare. Uppgifterna ska vara Kommuninvest tillhanda före den 22 mars sunderlag Skrivelse från Kommuninvest den 12 januari 2018 Allmänna utskottet beslutar att då valda ombud inte har möjlighet att delta, utse ekonomichefen Jan Österberg som deltagare i Kommuninvests föreningsstämma i Stockholm. et skickas till Ekonomichefen Kommuninvest

20 19 Dnr 2018/ Säkringsdokument I och med att låneportföljen förändras behöver säkringsdokumentet uppdateras sunderlag Säkringsdokument Förslag till beslut Ekonomichefen föreslår allmänna utskottet föreslå kommunstyrelsen besluta att fastställa uppdaterat säkringsdokument. Allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att fastställa uppdaterat säkringsdokument. et skickas till Kommunstyrelsen

21 20 Dnr 2017/ Lokalförsörjningsplan, Mullsjö kommun Samtidigt som behoven av nya lokaler ökar, åldras kommunens befintliga fastigheter vilka också behöver rustas upp, behovsanpassas, eller i något enstaka fall till och med rivas och ersättas. Verksamheterna förändras och utvecklas med tiden. Mullsjö kommun behöver säkerställa att befintliga lokaler och anläggningar underhålls och anpassas, men också att genom expansion och nyinvesteringar kunna tillgodose ett ökande behov av kontorsrum och verksamhetslokaler. En kommungemensam lokalförsörjningsplan bör av denna anledning arbetas fram och förankras i organisationen. Idag pågår olika diskussioner inom Mullsjö kommuns verksamheter, med syfte att arbeta fram planer för att försörja kommunen med personal och lokaler som kan möta den kommande samhällsutvecklingen. Lokalförsörjningen är dock inte samordnad, vilket på sikt kan komma att bli oerhört kostsamt för förvaltningen. Grunden för lokalplaneringen är nulägesanalysen, som ska kopplas samman med befolknings-, andra prognoser och de antaganden som kan göras vad avser Mullsjös framtida utveckling. Målet med lokalförsörjningsplanen är att den ska bidra till en kommungemensam syn på vårt fastighetsinnehav, att utgöra underlag för kommunala prioriteringar för att på sikt nå målet om ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler för samtliga verksamheter. Lokalförsörjningsplanen bör därför tas fram för en period om 10 år, från , vara brett politiskt förankrad, för att kunna ligga till grund för den kommunala planeringen och att man med god framförhållning ska kunna förutse framtida investeringsbehov samt bedöma de samlade lokalkostnaderna på längre sikt än mandatperioderna. Skälet till detta är också en önskan om att uppnå långsiktig planering och att därigenom skapa handlingsutrymme i ekonomiarbetet. Handlingsutrymme kan nås genom att prioritera bland olika nyinvesteringar eller större underhållsåtgärder, och på så sätt uppnå ett jämnare uttag av investeringsmedel över räkenskapsåren.

22 21 15 fortsättning En fastställd lokalförsörjningsplan ska också kunna nyttjas av kommunstyrelsen, dess nämnder och/eller utskott, i budgetberedningsarbetet. Lokalförsörjningsplanen är tänkt att utgöra ett av Mullsjö kommuns styrdokument och skall därför revideras varje år i enlighet med det årshjul som projektet ges i uppgift att arbeta fram. Årshjulet skall synkroniseras med tidsplanen för budgetberedningens arbete. Arbetet kommer initialt att samordnas av tekniska enheten/fastighet, men involvera såväl gemensamma funktioner som övriga verksamheter, och ansvaret bör sedan tas över av en lokalstrateg med uppgiften att sammanhålla/samordna kommunens lokalförsörjning på såväl kort som lång sikt. sunderlag Protokoll från tekniska utskottet den 10 januari 2018, 7 Tjänsteskrivelse från chefen för tekniska enheten den 3 januari 2018 Förslag till beslut Tekniska utskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att snarast se över formerna för en lokalstrateg placerad under kommundirektören som ges i uppgift att samordna verksamheternas lokalbehov, och som tillsammans med tekniska enheten kan arbeta fram en slutlig lokalförsörjningsplan och därefter jobba strategiskt med lokalförsörjningen. Allmänna utskottet beslutar att uppdra åt kommundirektören att samordna verksamheternas lokalbehov. et skickas till Akt Kommundirektören

23 22 Dnr 2018/ Lokalförsörjningsplan Barn- och utbildningschefen har i uppdrag att utreda Mullsjö kommuns framtida behov av lokaler för grundskola och fritidshem i Mullsjö kommun. Tre aktuella scenarier presenteras med tre olika tillväxttakter: Med nuvarande befolkningsökning som är 2,5 % per år. Med en ökning av befolkningen med 4 % per år. Med en ökning av befolkningen med 6 % per år. En snabbare tillväxt de närmaste åren än 2,5 % är förmodligen inte realistisk men skulle i så fall innebära akuta lokalförsörjningsproblem. En långsammare tillväxttakt skulle innebära att man eventuellt skulle kunna vänta några år med att bygga en ny grundskola - men faktum kvarstår. En ny grundskola behöver byggas i Mullsjö kommun inom en ganska snar framtid om kommunen ska klara en tillväxt när det gäller invånarantalet. Det finns olika förslag för hur lokalfrågan ska kunna lösas temporärt innan en ny skola kan bli färdig. Det kan bli aktuellt med tillfälliga lösningar vid nuvarande skolområden såväl som att starta en tillfällig lågstadieskola på annan plats. Det är också viktigt att en konkret lokalförsörjningsplan för Mullsjö kommuns grundskolor och fritidshem utgår ifrån den kommande utvecklingsplan som samhällsbyggnadsavdelningen håller på att ta fram. sunderlag Protokoll från barn- och utbildningsnämnden den 20 november 2017, 104 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att ge samhällsbyggnadsavdelningen i uppdrag, att i samråd med barn- och utbildningsverksamheten, påbörja arbetet med planering och projektering och placering av en ny låg- och mellanstadieskola i Mullsjö samhälle och att ge samhällsbyggnadsavdelningen i uppdrag, att i samråd med barn- och utbildningsverksamheten, färdigställa anpassade lokaler som möjliggör sammanhållna lågstadier, mellanstadium och högstadium i Mullsjö samhälle.

24 23 16 fortsättning Allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att uppdra åt samhällsbyggnadsavdelningen att i samråd med utbildningsverksamheten påbörja arbetet med planering och planläggning av framtida skol- och barnomsorgslokaler i Mullsjö kommun. et skickas till Kommunstyrelsen

25 24 Dnr 2017/ Budget 2018, konsekvensanalys angående förslag till sparbeting Konsekvensanalys och förslag till besparing har hittills inkommit från barn- och utbildningsnämnden och för kommunal demokrati. sunderlag Tjänsteskrivelse från barn- och utbildningschefen den 5 januari 2018 Förslag till ny budget för kommunal demokrati Allmänna utskottet har tagit del av inlämnade handlingar och beslutar att tillsätta en grupp bestående av kommunalråd, oppositionsråd, kommundirektör, ekonomichef och personalchef för att arbeta vidare med budgetfrågor. et skickas till Akt Kommunalråd Oppositionsråd Kommundirektör Ekonomichef Personalchef

26 25 Dnr 2017/ Dispens från gällande inköpsstopp Bakgrunden till detta ärende är att en huvudnyckel har förlorats av anställd på skolan. Gunnarsboskolan har under julhelgen blivit av med en dator och en IPad, vilket ska ha polisanmälts i mellandagarna mellan nyårs- och trettonhelgen då rektor återinträtt i tjänst. Sannolikt har nyckeln under jul- och nyårshelgen använts till att ta sig in i tekniska enhetens garage, då BAX 269 olovligen använts för körningar i Mullsjö samtliga kvällar under julhelgen, och sedan återlämnats i garage för att inte detta skulle upptäckas. Bil och bilnyckel återtogs under kvällen den 27 december 2017 av enhetens egen personal, samtidigt som ärendet polisanmäldes av chefen för tekniska enheten. I och med att huvudnyckeln fortfarande är försvunnen så skulle detta kunna medföra att obehöriga kan ta sig in i Gunnarsboskolans lokaler och eventuellt komma åt diverse handlingar som inte ska komma ut. Därför är det viktigt att passersystemen snarast byts ut. sunderlag Protokoll från tekniska utskottet den 10 januari 2018, 8 Tjänsteskrivelse från chefen för tekniska enheten den 3 januari 2018 Protokoll från kommunstyrelsen den 6 december 2017, 202 (dnr 2016/1146) Protokoll från allmänna utskottet den 23 november 2017, 194 (dnr 2016/1146) Förslag till beslut Tekniska utskottet föreslår allmänna utskottet besluta att godkänna dispens från gällande inköpsstopp för inköp av passersystem till Gunnarsboskolan, samtliga byggnader. Allmänna utskottet beslutar att godkänna dispens från gällande inköpsstopp för inköp av passersystem till Gunnarsboskolan, samtliga byggnader.

27 26 18 fortsättning et skickas till Tekniska utskottet Akt

28 27 Dnr 2017/ Dispens från gällande inköpsstopp Kommunalråden behöver köpa nya mobiltelefoner. Beräknad kostnad cirka kronor. Administrative chefen begär dispens från gällande inköpsstopp för inköp av ovanstående telefoner. Kommunalrådet och oppositionsrådet deltar inte i behandling eller beslut i detta ärende. Allmänna utskottet beslutar att godkänna dispens från gällande inköpsstopp för inköp av mobiltelefoner till kommunalrådet och oppositionsrådet. et skickas till Kommunalråden Administrative chefen Akt

29 28 Dnr 2016/ Eventuell förlängning av inköpsstopp Vid kommunstyrelsens sammanträde den 6 december 2017, 202, beslutades bland annat att från och med den 15 november 2017 råder ett generellt inköpsstopp och anställningsstopp för samtliga förvaltningar i Mullsjö kommun. Åtgärden vidtas med anledning av att det beräknade underskottet har ökat. Inköpsstopp gäller till exempel konsulter, förbrukningsinventarier, möbler, kurser och konferenser och andra former av kostnader som inte är absolut nödvändiga för att säkerställa och trygga verksamheten för våra medborgare och företagare. Mindre viktiga projekt får skjutas upp eller parkeras tills vidare. Prövning av undantag kan göras av kommunstyrelsens allmänna utskott. att beslutet gäller till och med 31 januari 2018 sunderlag Protokoll från kommunstyrelsen den 6 december 2017, 202 Allmänna utskottet beslutar att förlänga gällande inköpsstopp till och med den 31 mars et skickas till Akt Samtliga chefer

30 29 Dnr 2016/ Eventuell förlängning av anställningsstopp Vid kommunstyrelsens sammanträde den 6 december 2017, 202, beslutades bland annat att från och med den 15 november 2017 råder ett generellt inköpsstopp och anställningsstopp för samtliga förvaltningar i Mullsjö kommun. Åtgärden vidtas med anledning av att det beräknade underskottet har ökat. Inköpsstopp gäller till exempel konsulter, förbrukningsinventarier, möbler, kurser och konferenser och andra former av kostnader som inte är absolut nödvändiga för att säkerställa och trygga verksamheten för våra medborgare och företagare. Mindre viktiga projekt får skjutas upp eller parkeras tills vidare. Prövning av undantag kan göras av kommunstyrelsens allmänna utskott. att beslutet gäller till och med 31 januari 2018 sunderlag Protokoll från kommunstyrelsen den 6 december 2017, 202 Allmänna utskottet beslutar att nu gällande anställningsstopp ska gälla tills vidare. et skickas till Akt Samtliga chefer

31 30 Dnr 2017/ Skogsförvaltning av stiftelsernas skog Bakgrunden är att stiftelserna sedan tidigare inte betalat något för nedlagd arbetstid och de övriga administrativa kostnader som är förknippade med att stiftelserna äger skog. Tekniska enheten lägger varje år ner såväl arbetstid och har en del andra omkostnader för att, tillsammans med Sydved, på bästa sätt förvalta det kommunala skogsinnehavet, och på uppdrag även stiftelsernas skog. Kostnaderna för avverkning balanseras normalt mot försäljning av timmer och massaved, och bör under 2018 och de kommande åren ge respektive stiftelse ett positivt resultat, under förutsättning att den uppdaterade skogsplanen också antas politiskt. sunderlag Protokoll från tekniska utskottet den 10 januari 2018, 9 Tjänsteskrivelse från chefen för tekniska enheten den 4 januari 2018 Förslag till beslut Tekniska utskottet föreslår kommunstyrelsen, tillika styrelse för stiftelserna, besluta att tekniska enheten ges möjlighet att fakturera respektive stiftelse verkliga kostnader för den arbetstid och de övriga administrativa kostnader som berör verksamheten av respektive stiftelses skogsinnehav. Allmänna utskottet beslutar att överlämna ärendet till styrelsen för stiftelserna. et skickas till Styrelsen för stiftelserna Akt

32 31 Dnr 2018/ Samverkansavtal juridisk rådgivning I dialog mellan kommunchefer och även i samarbetsorganet Södra Vätterbygden Jönköping, Aneby, Habo, Mullsjö och Vaggeryd har det utarbetats förslag till avtal om samverkan avseende juridisk rådgivning. Arbetet har pågått under flera år där bland annat organisationsform diskuterats. I och med den nya kommunallagen från 1 januari 2018 öppnas möjligheten upp på ett betydligt enklare sätt. sunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektören den 16 januari 2017 Samverkansavtal juridisk rådgivning den 9 januari 2018 Jönköpings kommun Förslag till beslut Kommundirektören föreslår allmänna utskottet föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta samverkansavtal om juridisk rådgivning. Allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta samverkansavtal om juridisk rådgivning. et skickas till Kommunstyrelsen

33 32 Dnr 2018/ Samverkansavtal dataskyddsombud Myndigheter som behandlar personuppgifter måste utse ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen (GDPR) följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser. Inom området krävs specifika kunskaper samtidigt kan konstateras att tjänsten i en liten kommun är långt ifrån en heltid. Kombination av tjänst inom befintlig organisation har visat sig svår då kompetens inom området ofta saknas. Kommuncheferna Jönköping, Habo, Mullsjö och Vaggeryd har därför tagit fram ett samverkansavtal. Avtalet har även redovisats och diskuterats i samarbetsorganet Södra Vätterbygden. Det kan också konstateras att arbetsuppgifterna ligger väldigt nära och kräver ofta juridisk kompetens. sunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektören den 16 januari 2018 Samverkansavtal dataskyddsombud , Jönköpings kommun Förslag till beslut Kommundirektören förslår allmänna utskottet föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta samverkansavtalet avseende dataskyddsombud. Allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta samverkansavtalet avseende dataskyddsombud. et skickas till Kommunstyrelsen

34 33 Dnr 2017/ Revisionsrapport Granskning av budget- och uppföljningsprocessen Kommunrevisionen har kommit in med en revisionsrapport Granskning av budget- och uppföljningsprocessen där de begär svar från kommunstyrelsen senast den 31 januari Förlängd yttrandetid har begärts till den 28 februari Kommunstyrelsens presidium fick på allmänna utskottets sammanträden den 14 december 2017 i uppdrag att upprätta ett förslag till svar. Svar på frågor från rapporten 1.1 Rekommendationer 1. Kommunstyrelsen delar uppfattningen och har sedan en tid tillbaka påbörjat arbetet med en ny modell för budgetprocessen. Detta innebär en helt ny styrmodell, ett IT-stöd har införskaffats för detta ändamål. 2. Ekonomiavdelningen har uppdraget att titta på en resursfördelningsmodell som kan användas till våra större verksamheter. 3. Vi kommer i större utsträckning använda oss av resursfördelningsmodeller i framtiden för att jämföra oss med andra kommuners kostnader för verksamheterna. 4. Vi befinner oss nu i ett skede där man i högre utsträckning behöver ta fram långsiktiga planer med anledning av att kommunen växer. Planerna behöver bland annat avse skolor, förskolor, äldreboende och annan offentlig service. Vi har sedan en tid tillbaka beslutat om att ta fram en genomförandestrategi för kommunen, där allmänna utskottet är styrgrupp och ledningsgruppen är arbetsgrupp. Arbetet är påbörjat i samband med uppstart av den nya samhällsbyggnadsavdelningen. 5. Detta är ett arbete som finns med i den nya modellen för budgetprocessen. Rollerna behöver definitivt bli mer tydliga och därmed även ansvarsfördelningen på arbetet. Budgetberedningen har tidigare setts som en sluten grupp och verksamheterna har inte haft insyn i varandras budgetarbete utan enbart ledamöterna i beredningen har haft helhetsbilden. Nu träffas alla gemensamt för genomgång som ger alla verksamheterna insyn i varandras planer och utmaningar. Detta ska förhoppningsvis leda till en större förståelse för kommunen som helhet.

35 34 25 fortsättning sunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektören den 16 januari Protokoll från allmänna utskottet den 14 december 2017, 234 Revisionsrapport Granskning av budget- och uppföljningsprocessen Förslag till beslut Kommunstyrelsens presidium föreslår allmänna utskottet föreslå kommunstyrelsen att anta tjänsteskrivelsen som sitt eget svar till kommunrevisionen. Allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att anta tjänsteskrivelsen som sitt eget svar till kommunrevisionen. et skickas till Kommunstyrelsen

36 35 Dnr 2018/ Inbjudan till kommunerna Jönköping, Habo och Mullsjö att delta i Kommunutredningens och Sveriges Kommuner och Landstings fallstudieprojekt Kommunutredningen har regeringens uppdrag att titta på hur kommunernas kapacitet kan stärkas för att möta samhällsutvecklingen. Sveriges Kommuner och Landsting har tidigare varit i kontakt med Mullsjö kommun om att ingå i ett fallstudieprojekt för att undersöka potentialen i olika strukturförändrande åtgärder. Fallstudierna genomförs i form av två workshopar med mellanliggande arbete. Stor vikt läggs vid dialog och diskussion, varför formerna för workshoparna planeras utifrån detta. Fallstudierna har tre syften: a) Undersöka vilken potential kommuner i olika typområden ser i kommunsammanslagningar, samverkan och asymmetriska lösningar. b) Ge empiri om erfarenheter och tankar från befintliga eller planerade samverkanslösningar från fallstudiekommunerna. c) Ge input till kommunutredningens fortsatta arbete. En formell inbjudan att delta i projektet har nu kommit. sunderlag Skrivelse från Statens offentliga utredningar, Kommunutredningen, den 23 januari Allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att Mullsjö kommun anmäler sitt deltagande i projektet. et skickas till Kommunstyrelsen

37 36 Dnr 2016/ Försäljning av mark till Femmans Affärscentrum Femmans Affärscentrum har behov av mer mark som man kommer att arrendera ut. För att klara en expansion vill man gardera sig och även få tillgång till den kommunägda marken på cirka 2905 kvadratmeter. Ärendet har tidigare varit uppe i kommunstyrelsen den 8 juni där det beslutades att ge kommunstyrelsens ordförande i uppdrag att när bygglov är beslutat och start av byggnation har gjorts kan frågan om försäljning av mark slutföras. Ett formellt beslut om försäljning har alltså inte fattats. sunderlag Köpekontrakt daterat 13 november 2017 Protokoll från kommunstyrelsen den 8 juni 2016, 112 Förslag till beslut Samhällsbyggnadschefen föreslår allmänna utskottet besluta föreslå kommunstyrelsen besluta att sälja marken på cirka 2905 kvadratmeter på fastigheten Sjöryd 1:246 till Femmans Affärscentrum. Förslag till beslut under sammanträdet Mikael Johansson (V) och Eva Götbrink (MP) föreslår allmänna utskottet besluta föreslå kommunstyrelsen att erbjuda upphävande av det felaktigt genomförda markköpet samt att i stället erbjuda en optionsrätt på fem år. Henrik Jansson (M) föreslår att allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta i enlighet med samhällsbyggnadschefens förslag. sgång Ordföranden finner att det finns två förslag, dels Mikael Johanssons (V) och Eva Götbrinks (MP) förslag, dels samhällsbyggnadschefens förslag. Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att allmänna utskottet beslutar enligt samhällsbyggnadschefens förslag.

38 37 27 fortsättning Omröstning Omröstning begärs och genomförs genom handuppräckning. Omröstningen ger följande resultat: Samhällsbyggnadschefens förslag: 2 röster Henrik Jansson (M) Linda Danielsson (S). Mikael Johanssons (V) och Eva Götbrinks (MP) förslag: 2 röster Mikael Johansson (V) Eva Götbrink (MP) Staffan Bäckelid (KD) avstår. Allmänna utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att sälja marken på cirka 2905 kvadratmeter på fastigheten Sjöryd 1:246 till Femmans Affärscentrum. Reservation Mikael Johansson (V) och Eva Götbrink (MP) reserverar sig mot beslutet. et skickas till Kommunstyrelsen Akt