Revisionsrapport. Granskning av Samhällsbyggnadsutskottet. Stefan Karlsson. Halmstad kommun. December 2014

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av Samhällsbyggnadsutskottet Stefan Karlsson Halmstad kommun

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Bakgrund och syfte Revisionsfråga Revisionskriterier Revisionsmetod 3 3 Dokumentation 4 4 Iakttagelser Organisation Bakgrund till nuvarande organisation Samhällsbyggnadsutskottet Samhällsbyggnadskontoret och dess funktioner Utvärdering av organisation Förändringarna Modell för samhällsbyggnadsprocessen Politisk hantering av ärenden Effekter av förändringarna Andra förändringar som uppstått genom organisationsförändringen12 5 Revisionell bedömning Revisionsfråga: Har syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskott och relaterade förändringar av förvaltningsorganisationen uppnåtts? Har kommunstyrelsen genomfört uppföljning av syftet med organisationsförändringen och hur har detta redovisats för kommunfullmäktige? Är interna processer mellan förvaltningarna effektiva i förhållande till tidigare organisation Har andra förändringar uppstått genom organisationsförändringen som medfört positiva eller negativa resultat för verksamhetens resultat? 16 Halmstads kommun

3 Tabell och figurförteckning Figur 1. Organisation... 5 Figur 2. Modell för samhällsbyggnadsprocessen...9 Figur 3. Ur SCB arbetsgivarbarometer Halmstads kommun

4 1 Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag att granska samhällsbyggnadsutskottet. Revisionsfrågan för granskningen är: Har syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskott och relaterade förändringar av förvaltningsorganisationen uppnåtts? Vi bedömer att syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskottet och relaterade förändringar av förvaltningsorganisationen huvudsakligen har uppnåtts, men att genomförandet av förändringar fortlöpande pågår. Vår bedömning grundar sig i följande iakttagelser: Den av kommunstyrelsen beslutade uppföljningen av organisationsförändringen är inte genomförd och att ingen redovisning har gjorts för kommunfullmäktige. Vi bedömer att de interna processerna i den nya organisationen är mer effektiva än i tidigare organisation. Vår bedömning görs utifrån den dokumentation som finns för handläggningen av samhällsbyggnadsprocessen där det utgås från projektorganisationen före vilken roll de inblandade har i linjeorganisationen. Vi bedömer att det finns behov av att se över och förbättra interna processer i vissa avseenden. Det avser att tillräckliga resurser från andra förvaltningars kompetenser tillförs i tillräcklig utsträckning, bl.a. från Laholmbuktens VA och fastighetskontoret. Vi bedömer även att tydligheten för överlämning av fastighetsärenden mellan fastighetsstrateg inom samhällsbyggnadskontoret (samhällsbyggnadsutskottet) och fastighetskontor(fastighetsnämnden) bör bli tydligare. Förbättrade rutiner bör tas fram för att undvika oklarheter om huruvida överlämnande har skett eller om ärenden är tillräckligt utredda vid överlämnandet. Fastighetsförvaltningen som kompetensområde och återkopplingen för mandat i linjeorganisationen är en viktig del i samhällsbyggnadsprocessen. Fastighetschefens uppfattning om oklarheter i ansvar och rollfördelning bör utredas för att säkerställa att samhällsbyggnadsprocessen är effektiv avseende fastighetsfrågor. Halmstads kommun 1 av 18

5 2 Bakgrund och syfte Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott ersatte, tillsammans med kommunstyrelsens ledningsutskott, kommunstyrelsens beredningsutskott den 1 januari 2011 och har varit politiskt ansvarig för bland annat frågor som översiktsplaner, detaljplaner och den fysiska utbyggnaden av Halmstads kommun under mandattiden Beslutet om den nya organisationen antogs av kommunfullmäktige den 22 juni 2010 (KF 67) och innebar samtidigt att en samhällsbyggnadsförvaltning skapades. Beslutet grundade sig på att kommunfullmäktige den 25 juni 2009 hade beslutat att en verksamhetsöversyn skulle genomföras. Direktivet för verksamhetsöversynen var att det skulle leda till ett förslag på ny nämnds- och bolagsorganisation med tillhörande tjänstemannaorganisation. I den verksamhetsöversyn som gjordes av den tillsatta styrgruppen beslutade densamma den 20 oktober 2009 att låta utreda samhällsbyggnadsprocessen. Verksamhetsöversynens ledningsgrupp fastställde den 27 oktober 2009 direktiv för uppdraget. Syftet som angavs var att förkorta tiden för utarbetande och fastställande av detaljplaner samt att stärka kommunens strategiska näringslivsarbete genom att lägga ansvaret för mark- och exploateringsfrågor under kommunstyrelsen. 2.1 Revisionsfråga Har syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskott och relaterade förändringar av förvaltningsorganisationen uppnåtts? 2.2 Revisionskriterier Granskningen avgränsas till följande kontrollfrågor: Har kommunstyrelsen genomfört uppföljning av syftet med organisationsförändringen och hur har detta redovisats för kommunfullmäktige? Halmstads kommun 2 av 18

6 Är interna processer mellan förvaltningarna effektiva i förhållande till tidigare organisation? Har andra förändringar uppstått genom organisationsförändringen som medfört positiva eller negativa resultat för verksamhetens resultat? 2.3 Revisionsmetod Genomgång av styrdokument, verksamhetsberättelse, ekonomisk uppföljning. Inom samhällsbyggnadsutskottet och samhällsbyggnadskontoret har intervjuer gjorts med presidium och förvaltningschef, planchef samt företrädare för stadskontoret. Intervjuer har även genomförts med fastighetskontorets och byggnadskontorets förvaltningschefer samt Hemvårdsförvaltningens förvaltningschef. Förvaltningschefen för barn- och ungdomsförvaltningen har hänvisat till förvaltningens lokalutredare som intervjuats. Halmstads kommun 3 av 18

7 3 Dokumentation Vi har gått igenom bl.a. följande dokumentation: Kommunstyrelsens verksamhetsberättelse 2013 Halmstad kommuns årsredovisning 2013 SCB:s medborgarundersökningar Halmstad. Åren 2010, 2011, 2012, 2014 Planeringsdirektiv med budget (antagen KF ) Kommunstyrelsens verksamhetsplan (antagen KS ) Organisation Halmstad kommun. Kommunsfullmäktiges beslut om ledamöter i utskott (KF 69/2010) Kommunfullmäktiges protokoll, beslut om nytt utskott (KF 67/2010) Kommunstyrelsens protokoll om förslag till KF om nytt utskott (KS 134/2010) Samhällsbyggnadsprocessen. Halmstadsmodellen 2014 Halmstads kommun 4 av 18

8 4 Iakttagelser 4.1 Organisation Bakgrund till nuvarande organisation Kommunfullmäktiges beslutade den 22 juni att genomföra en organisationsförändring. De delar i beslutet som omfattade samhällsbyggnadsutskott framgår av beslutets fyra första punkter: 1.1 överföra detaljplaneverksamheten från byggnadsnämnden till kommunstyrelsen. 1.2 överföra mark- och exploateringsverksamheten från fastighetsnämnden till kommunstyrelsen. 1.3 förändra kommunstyrelsens utskottsorganisation, bland annat genom att ett samhällsbyggnadsutskott inrättas. 1.4 förändra kommunstyrelsens förvaltningsorganisation genom att en samhällsbyggnadsförvaltning skapas. Syftet som verksamhetsöversynens ledningsgrupp fastställde den 27 oktober 2009 var att förkorta tiden för utarbetande och fastställande av detaljplaner samt att stärka kommunens strategiska näringslivsarbete genom att lägga ansvaret för markoch exploateringsfrågor under kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsutskottet Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott hanterar bland annat frågor om översiktsplaner, detaljplaner och den fysiska utbyggnaden av Halmstads kommun. Samhällsbyggnadsutskottet har sju ledamöter och sammanträder två gånger i månaden. Figur 1. Organisation 1 KF 67. KS 2009/0264 Halmstads kommun 5 av 18

9 4.1.3 Samhällsbyggnadskontoret och dess funktioner Verksamhetens syfte är att effektivisera planprocessen och att stärka kommunens strategiska näringslivsarbete. Huvuduppdraget är att samordna och leda samhällsbyggandet i Halmstads kommun. Uppdraget innefattar bl.a. översikts- och detaljplanering samt att representera kommunen som fastighetsägare. Samhällsbyggnadskontorets ansvar: Samordnare för tre av kommunens beslutade målområden, o Bygga & Bo, o Resor & Trafik samt Miljö- och Energi. Samhällsbyggnadskontoret verkar som stödfunktion till övriga förvaltningars och bolags arbete inom ovanstående målområden. Övergripande ansvar för stadsbyggnadsprocessen. Samråder med övriga förvaltningar och bolag om aktuella förstudier samt förfrågningar avseende samhällsbyggnad. Rådgivande till kommunstyrelsen och verksamhetsberedningen vad avser utvecklingen av det kommunala mark- och lokalbehovet. Representerar Halmstads kommun som fastighetsägare. Avdelningarna på samhällsbyggnadskontoret Planavdelningen o ansvarar för översikts- och detaljplanering. I planförfarandet tillvaratas allmänna intressen. Planavdelningen är målområdessamordnare inom Bygga & Bo, Resor & Trafik samt Miljö- och Energi. Mark- och exploateringsavdelningen o företräder kommunen som fastighetsägare och genomför bl.a. köpoch försäljning av fastigheter, initierar fastighetsbildning samt sköter extern utarrendering och uthyrning av kommunens utvecklingsfastigheter. Ansvarar för kommunens exploateringsverksamhet. Ekonomiavdelningen o svarar för ekonomistyrning och ekonomiadministration för både samhällsbyggnadskontoret och fastighetskontoret. Staben o Ledningsfunktion. Halmstads kommun 6 av 18

10 4.2 Utvärdering av organisation Kommunstyrelsen uppdrog i februari 2013 åt stadskontoret (KS 56 KS 2013/0146) att som projektuppdrag utvärdera verksamhetsöversynen år Bakgrunden till beslutet var att kommunfullmäktige beslutat att en sådan utvärdering skulle ske två år efter ikraftträdandet. Utvärderingen av den nya organisationen skulle omfatta hela kommunstyrelsens nya organisation samt utbildningsnämnden och arbetsmarknadsnämnden Kommunstyrelsen uppdrog i beslutet till stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning att genomföra översynen. I beslutet fastställdes också att uppdraget skulle resultera i en slutrapport för behandling av kommunstyrelsens ledningsutskott, kommunstyrelsen och slutligen kommunfullmäktige i oktober Vidare angav kommunstyrelsen att utvärderingen skulle ta sin utgångspunkt i verksamhetsöversynens effektmål: Halmstads kommun ska ha en nämnds- och bolagsorganisation med tillhörande tjänstemannaorganisation som leder till en flexibel, effektiv och medborgarorienterad verksamhet. Handläggande tjänsteman på stadskontoret uppger att ärendet har påbörjats genom en granskning av samhällsbyggnadskontoret, men att kompletteringar visat sig nödvändiga för att utvärdera förhållandet mellan samhällsbyggnadskontoret och andra verksamheter. Detta har lett till en förskjutning av utvärderingen. Handläggaren uppger i intervju att uppdraget sannolikt kommer att redovisas för kommunfullmäktige under inledningen av år Förändringarna De organisatoriska förändringar som genomfördes i samband med den nya organisationen och berör samhällsbyggnadsområdet var huvudsakligen att detaljplaneverksamheten liksom mark- och exploateringsverksamheten överfördes från byggnadsnämnden till kommunstyrelsen och att en samhällsbyggnadsförvaltning skapades. Förändringarna är genomförda. Samhällsbyggnadskontoret inrättades den 1 januari Halmstads kommun 7 av 18

11 4.3.1 Modell för samhällsbyggnadsprocessen Samhällsbyggnadsprocessen är en bärande del av organisationens arbetssätt. Den nya organisationen har bäring på just arbetssätt och samhällsbyggnadsprocessen. Det innebär att de är av mindre betydelse var de medverkande rent organisatoriskt är anställda. Rollen för den enskilda individen gäller i det specifika projektet, och samma person kan ha en annan roll i ett annat projekt. Projektorganisationen bildas utifrån de behov som finns för respektive projekt. Samordningsgruppen består av avdelningschefer och samordnare från förvaltningar och bolag som är med i samhällsbyggnadsprocessen. Samordningsgruppen ansvarar för bemanningen. Ansvaret i projekten är i hög grad delegerat till projektledaren och samordningsgruppen informeras vid behov och/eller deltar vid avvägningar där projektgruppen inte hittar en lösning. Varje projektmedlem har ett ansvar för att förankra i linjeorganisationen. Samordningsgruppen bereder ärenden för chefgruppen som slutligen bestämmer. Samhällsbyggnadsprocessens olika steg följs och bidrar till att berörda förvaltningar är delaktiga från början av projektet. Uppdragsbeskrivningen är ett centralt dokument som innehåller varje förvaltnings bedömning av hur många timmar som de behöver avsätta till projektet. Tidssättningen görs för alla planer i projekt- och uppdragskatalogen. Ambitionen är att alla planer som inkluderas i projekt- och uppdragskatalogen ska kunna färdigställas inom två års tid. Det finns ingen utvärdering huruvida ambitionen uppfylls. Besked lämnas till intressenter även när beslut tas att inte inleda ett planarbete. För att arbetet i projektgruppen ska vara effektivt krävs att projektdeltagarna har befogenheter från sin förvaltning att fatta beslut, vilket de har enligt vad som framkommit ur intervjuer. Företrädare från samhällsbyggnadskontoret anser att ytterligare samordning av personalresurser från verksamheter som exempelvis Laholmbuktens VA kan ge ytterligare effektivitetsvinster i form av snabbare handläggning. Fastighetschefen beskriver att deras krav på intäktsfinansiering inte är beaktat i organisationsmodellen och att de därför inte kan medverka med de resurser som är önskvärda. Detta får till följd att fastighetskontorets kompetens inte tillförs i samhällsbyggnadsprocessen där de inte har intäktsfinansierat deltagande. Halmstads kommun 8 av 18

12 Chefen för byggnadskontoret beskriver att samhällsbyggnadsprocessen i stor utsträckning är beroende av att chefer och medarbetare på samhällsbyggnadskontoret och byggnadskontoret bra samarbetsrelationer för att processen ska fungera effektivt. Han framför också att då arbetssättet är beroende av personrelationer så medför det en organisatorisk sårbarhet i samhällsbyggnadsprocessen. Byggnadschefen menar att ett sätt att minska sårbarheten är att lägga samman de båda kontoren. Samtliga intervjuade beskriver att samhällsbyggnadsprocessen är ett stöd för att ha överblick av helhetet och alla delar från idé till färdigställande. De anser också att den bidrar till att tydliggöra roller och ansvar samt skapar en transparens mot företagare och kommuninvånare. Figur 2. Modell för samhällsbyggnadsprocessen Figur 2 visar hur modellen för samhällsbyggnadsprocessen fungerar. Den omfattar hela processen från idé till färdigt projekt. Följande skeden omfattas: idéfas, förstudie, startfas, planering, samråd, granskning, antagande, laga kraft, utbyggnad, avslutnings- och överlämnande samt verksamhet och förvaltning. Vid fyra olika skeden under processen finns en funktion för att avgöra hur och om projektet går vidare. I processen kallas det grindvakt. Detta minskar risken för att ett projekt Halmstads kommun 9 av 18

13 påbörjas och löper vidare för långt utan att det är bedömt som prioriterat. Beroende på skede i processen är det olika instanser som har rollen som grindvakt. Ur figuren framgår också hur detaljplaneprocessen överlappas av exploateringsprocessen och hur viktigt det är att dessa processer samordnas. Den nya organisationen och samhällsbyggnadskontorets bildande sammanföll i tid med tillkomsten av stora förändringar i plan- och bygglagen (PBL). Förändringarna i PBL och Halmstads kommuns beslut att snabba upp detaljplaneprocessen var förenliga målsättningar. För att klargöra roller, arbetsfördelning och arbetssätt för alla de aktörer som ingår i samhällsbyggnadsprocessen utarbetades den processbeskrivning som beskrivs här. Ur processbeskrivningen kan utläsas Tanken med samhällsbyggnadsprocessen är att den röda tråden i processen ska löpa över linjeorganisationen. Visionen är nu att en projektansvarig med hjälp av flera projektledare, ska kunna driva processen tidseffektivt från ax till limpa Politisk hantering av ärenden Uppgifterna för kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott regleras i kommunstyrelsens reglemente 4 och 6 samt i delegationsordning. Utskottet bereder ärenden om översikts- och detaljplanering, mark och exploatering tillsammans med andra ärenden som miljö, avfallshantering, kollektivtrafik och lokalbehov Effekter av förändringarna Under år 2013 har 26 planer antagits varav 20 har vunnit laga kraft, av planuppdrag som KSU tagit beslut om. Företrädare för den fysiska planeringen uppger att tillförlitlig statistik för utarbetande av detaljplaner innan verksamhetsöversynen saknas. Förändringarnas effekt är därmed inte kvantifierbar. Samhällsbyggnadskontorets förvaltningschef och planchef bedömer att den förändrade processen som skett sedan samhällsbyggnadskontoret bildades inneburit en ökad effektivitet och flexibilitet. Företrädare från samhällsbyggnadskontoret anser att ytterligare förstärkning av personalresurser från Laholmbuktens VA kan ge ytterligare effektivitetsvinster. Exempelvis pekas på att Laholmbuktens VA måste utreda dagvattenfrågan i nästan varje planärende. Halmstads kommun 10 av 18

14 Teknik- och fritidsförvaltningen har ändrat sin organisation med en projektavdelning, som medför att deras medverkan i samhällsbyggnadsprocessen förbättrats. Fastighetschefen anser att fastighetskontoret har svårt att medverka i de tidiga delarna av samhällsbyggnadsprocessen eftersom de är intäktsfinansierade. Det krävs ett projektnummer som de kan fakturera. Detta är inte beaktat i den nya samhällsbyggnadsprocessen. Samhällsbyggnadskontoret hanterar nu både detaljplaner samt mark- och exploateringsfrågor. Många ärenden berör båda processerna som löper i varandra. Det skapar förutsättningar för samordning och helhetsbedömningar. Arbetssättet med projekt- och uppdragkatalog förkortar, enligt planchefen, handläggningstiden för planarbetet. Inrättande av utskott och förvaltningsstab har medfört ökade kostnader (2,8 mkr för 2013 enligt budget). Kostnadsökningen utgörs av ökade resurser genom tillsättande av tjänst som förvaltningschef och nämndsekreterare. Planchefen anser att tydligheten för vilka planer som är under framtagande har förbättrats, vilket inneburit fördelar för byggbranschens aktörer som har ett bättre underlag att initiera projekt. Det finns möjligheter för kommunstyrelsen att snabbt prioritera in angelägna näringslivsanknutna planprojekt, men fortfarande enligt modellen. Chefen för mark- och exploatering anser att samhällsbyggnadsprocessen skapar förtroende på marknaden genom att aktörer i byggbranschen känner till pågående planprojekt och de vågar därmed initiera projekt. Ur intervju med planchefen framgår att bostadsförsörjningsprogrammets bruttolista revideras en gång per år och att hela bostadsförsörjningsprogrammet beslutas varje mandatperiod. Utöver det görs ingen omprioritering. Det tas då in i projektkatalogen som även revideras två gånger per år. Kommunens fastighetsförvaltning hanteras av flera olika aktörer utöver fastighetskontoret. Samhällsbyggnadskontoret har en fastighetsstrateg och Industristaden AB hanterar fastigheter som de i viss utsträckning uppdrar åt teknik- och fritidsförvaltningen att förvalta. Halmstads kommun 11 av 18

15 Fastighetschefen anser i intervju att samtliga kommunala fastigheter borde förvaltas av fastighetskontoret och att det behövs en tydligare samordning och rollfördelning av fastighetsfrågor. Fastighetschefen beskriver också att felanmälningar i dag hanteras på olika ställen. Han anser att fastighetskontoret ska ta emot samtliga felanmälningar, helst via webbaserat system. Ett gemensamt kontaktcenter är på väg att skapas i organisationen med avsikten att det ska finnas en väg in. Då det finns flera aktörer riskeras det att externa kunder får en otydlig bild av vart de ska vända sig. Fastighetschefen ger exempel på att det råder oklarheter mellan rollerna för fastighetsstrategen på samhällsbyggnadskontoret och fastighetskontoret. Han ser hellre att alla primära kontakter i fastighetsärenden går till fastighetskontoret och att de i sin tur kontaktar fastighetstrategen om det är frågor som skall hanteras där. Han uppger i intervju att en sådan förändring skulle medföra möjlighet effektivisera med motsvarande 1 till 2 tjänster. Ur intervju med lokalutredaren inom barn- och ungdomsförvaltningen framgår att det upplevs som en stor förbättring att det inrättats en funktion som fastighetsstrateg, men att det finns oklarheter i överlämnandet av fastighetsärenden mellan samhällsbyggnadskontorets fastighetsstrateg och fastighetskontoret. Fastighetsstrategen har vid flera tillfällen meddelat att handläggningen är överlämnad till fastighetskontoret för verkställande, medan de får besked från fastighetskontoret att de inte fått över ärende eller att det inte är tillräckligt utrett. Barn- och ungdomsförvaltningen anser att dessa oklarheter riskerar att leda till att de inte klarar att uppfylla sina åtaganden för lokalresurser. Hemvårdsförvaltningens förvaltningschef uppger i intervju att de är mycket nöjda sedan det inrättades en fastighetsstrateg. Hon anser att samhällsbyggnadskontoret är lyhörda för deras behov, men bedömer att det möjligen tar något längre tid nu att behandla deras ärenden. Hon tillägger att det kan bero på andra faktorer som t.ex. förhandlingar med externa parter och/eller politiska beslut Andra förändringar som uppstått genom organisationsförändringen Organisationsformen har stor betydelse för kommunens förmåga att som arbetsgivare attrahera personal, såväl att behålla som att rekrytera. Halmstads kommun 12 av 18

16 Samhällsbyggnadsområdet är en av de faktorer som är viktigast för kommuner när det gäller att planera för en långsiktigt hållbar kommun i alla avseenden. Även om ett stort fokus hos de flesta kommuner nu är att skapa goda förutsättningar för tillväxt genom näringslivsetableringar och tillväxt, ska det ske i balans med övriga politiska områden. För att attrahera personal krävs, utöver faktorer som lön, förmåner, karriärmöjligheter etc., att arbetsuppgifter och delaktighet upplevs som stimulerande. Ur intervjuer har vi noterat att den nya organisationen skapat större nöjdhet hos personalen som får arbeta tillsammans med andra kompetensområden över ett bredare fält och vara delaktiga ur ett helhetsperspektiv. Det framförs även att arbetssättet i projekt minskar känsligheten för de som behöver vara föräldralediga, vilket upplevs som en stor fördel för unga medarbetare. Figur 3. Ur SCB arbetsgivarbarometer 2014 SCB:s arbetsgivarbarometer år 2014 har studerat rekryteringsbehov och tillgång på utbildad arbetskraft för de kommande åren. Halmstads kommun 13 av 18

17 För utbildningsområdena arkitektur, civilingenjörsutbildning byggnadsteknik och civilingenjörsutbildning lantmäteri bedömer SCB att det kommer att råda brist på yrkeserfaren arbetskraft under de närmaste åren. Även Boverket har i en rapport 2012:12 uppmärksammat kommunernas kompetensbehov för byggfrågor i plan- och bygglagstiftningen. Verket hänvisar i rapportens avsnitt Kommunerna måste bli attraktivare som arbetsgivare och arbetsplats till statens intresse av att kommunerna sköter sina uppgifter i planoch bygglagstiftningen på ett effektivt och kompetent sätt. Halmstads kommun 14 av 18

18 5 Revisionell bedömning 5.1 Revisionsfråga: Har syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskott och relaterade förändringar av förvaltningsorganisationen uppnåtts? Vi bedömer att syftet med bildandet av samhällsbyggnadsutskottet och relaterade förändringar av förvaltningsorganisationen huvudsakligen har uppnåtts, men att genomförandet av förändringar fortlöpande pågår. Vi grundar vår bedömning på vad som anges i de revisionella bedömningarna av efterföljande kontrollfrågor. 5.2 Har kommunstyrelsen genomfört uppföljning av syftet med organisationsförändringen och hur har detta redovisats för kommunfullmäktige? Vi konstaterar att den av kommunstyrelsen beslutade uppföljningen av organisationsförändringen inte är genomförd och att ingen redovisning gjorts för kommunfullmäktige. 5.3 Är interna processer mellan förvaltningarna effektiva i förhållande till tidigare organisation Vi bedömer att de interna processerna i den nya organisationen är mer effektiva än i tidigare organisation. Det finns inte dokumenterade mätningar av processeffektivitet från den tidigare organisationen, men vår bedömning görs utifrån den dokumentation som finns för handläggningen av Halmstads kommun 15 av 18

19 samhällsbyggnadsprocessen där det utgås från projektorganisationen före vilken roll de inblandade har i linjeorganisationen. Vi bedömer att det finns behov av att se över och förbättra interna processer i vissa avseenden. Det avser att tillräckliga resurser från andra förvaltningars kompetenser tillförs i tillräcklig utsträckning, bl.a. från Laholmbuktens VA och fastighetskontoret. Vi bedömer även att tydligheten för överlämning av fastighetsärenden mellan fastighetsstrateg inom samhällsbyggnadskontoret (samhällsbyggnadstskottet) och fastighetskontor(fastighetsnämnden) bör bli tydligare. Förbättrade rutiner bör tas fram för att undvika oklarheter om huruvida överlämnande har skett eller om ärenden är tillräckligt utredda vid överlämnandet. 5.4 Har andra förändringar uppstått genom organisationsförändringen som medfört positiva eller negativa resultat för verksamhetens resultat? Vi bedömer att de som arbetar med samhällsbyggnadsprocessen uppfattar det mer stimulerande att få möjlighet till ett bättre helhetsperspektiv då handläggare inom detaljplane- och exploateringsfrågor arbetar tillsammans över hela samhällsbyggnadsprocessen. Organisationsförändringen har i detta avseende medfört möjligheter för Halmstads kommun att uppfattas som en mer attraktiv arbetsgivare än tidigare för flera tjänsteområden som inom de närmaste åren kommer att vara svårrekryterade enligt arbetsmarknadens bedömare som utgör underlag i SCB:s arbetsgivarbarometer. Det ska observeras att bedömningen endast görs ur detta perspektiv och att andra faktorer kan förstärka eller minska attraktionskraften för rekryteringar. Fastighetsförvaltningen som kompetensområde och återkopplingen för mandat i linjeorganisationen är en viktig del i samhällsbyggnadsprocessen. Fastighetschefens uppfattning om oklarheter i ansvar och rollfördelning bör utredas för att säkerställa att samhällsbyggnadsprocessen är effektiv avseende fastighetsfrågor. Halmstads kommun 16 av 18

20 Halmstad den 18 december 2014 Stefan Karlsson Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Halmstads kommun 17 av 18

21 Halmstads kommun 18 av 18