Kulturnämnden. Kulturkansliet enligt överenskommelse. Sekreterare... Paragrafer Malin Eriksson. Ordförande...

Transkript

1 Sammanträdesdatum Sida 1 ande organ Plats och tid Residenset, klockan ande Morgan Forsberg KD ordförande Anette Karlsson M ledamot Anita Ahl M ledamot Annika Jödahl FP ledamot Jan Wahn C ledamot Marianne Melin Eriksson MAP ledamot Sonja Lundin S ledamot Adrian Andersson V ledamot ej 7 Mia Cardell KD tj.görande ersättare Elisabeth Ljungkvist S tj.görande ersättare Övriga deltagande Maria Henriksson kulturchef Linda Svensson museisamordnare Helena Jannert bibliotekschef Malin Eriksson kommunsekreterare Utses att justera Sonja Lundin Justeringens plats och tid Kulturkansliet enligt överenskommelse Sekreterare... Paragrafer 1-14 Malin Eriksson Ordförande... Morgan Forsberg Justerande... Sonja Lundin

2 Sammanträdesdatum Sida 2 Kn 1 KN 2013/0002 Information: Nyckelhantering på Vadsbo museum noterar informationen. Hösten 2012 påbörjades ett arbete med att ordna museets nyckelhanteringssystem som funnits sedan 80-talet. Översynen av nyckelsystemet har visat att det finns oklarheter i var alla huvudnycklar finns. Detta beror troligen på att samtliga nycklar inte har noterats eller inte har retursignerats. Nya nycklar har också tillverkats, vilket försvårar spårningsarbetet ytterligare och innebär att personalen på museet inte kan redogöra för var ett antal av huvudnycklarna är, om de är dubbelbokförda eller om de inte finns över huvudtaget. Museisamordnare Linda Svensson redogör för nämnden om bakgrunden till det pågående arbetet med att ordna nyckelhanteringssystemet. Arbetet kommer att fortsätta under våren 2013 då museet också förfogar över en stor mängd nycklar till olika förråd, byråar och skåp med mera som ligger osorterade och oöverskådliga i en låda. Skrivelse från museisamordnare Linda Svensson , Nyckelhantering på Vadsbo musuem Museisamordnare Linda Svensson

3 Sammanträdesdatum Sida 3 Kn 2 KN 2013/0003 Information: Ekonomihanteringssystemet på Vadsbo museum noterar informationen. Under hösten 2012 har museet påbörjat ett arbete med att skapa enklare och tydligare rutiner i ekonomihanteringssystemet för museet. Det handlar om bättre försäljningsrutiner, bättre fakturaunderlag, kontanthantering, kortbetalningar samt att sortera och strukturera upp samtliga dokument som rör inköp och försäljning. En samlad bild över museets tidigare ekonomiska hantering är i nuläget mycket svår att ge, då mycket material och underlag, till exempel kontantkvitton, inte finns samlade på ett enkelt och rationellt sätt. Museisamordnare Linda Svensson redogör för nämnden om det pågående arbetet med att skapa tydligare och förbättrade rutiner i ekonomihanteringen på museet. Skrivelse av museisamordnare Linda Svensson , Ekonomihanteringssystemet på Vadsbo museum Museisamordnare Linda Svensson

4 Sammanträdesdatum Sida 4 Kn 3 KN 2012/0014 Information: Enkät om verksamheten på stadsbiblioteket noterar informationen. Ett av kulturnämndens mål för 2013 är ökad kundnöjdhet (mål nr 2 fokusområde boende ) beträffande bemötande och service på stadsbiblioteket. Som ett led i detta kommer det under 2013 anordnas fortbildning i bemötande för bibliotekets personal. För att kunna utvärdera/mäta om någon förändring sker, ska två enkäter genomföras, en i november 2012 och en i november Enkäten kommer även användas som underlag för personalen vid diskussioner och planering av förbättrad service. Enkäten för 2012 är genomförd och redovisas på sammanträdet av bibliotekschef Helena Jannert. Skrivelse av Helena Jannert , Genomförd enkät på Mariestads stadsbibliotek 2012 Skrivelse Enkät Mariestads stadsbibliotek 2012 Enkät Tyck till om Mariestads stadsbibliotek! Sammanställning av enkätsvar Bibliotekschef Helena Jannert

5 Sammanträdesdatum Sida 5 Kn 4 KN 2013/0004 Information: Skötsel- och ansvarsföreskrifter samt hyresavtal för Mariestads teater 2013 noterar informationen. Med anledning av att kulturnämnden beslutade att revidera hyrorna på bland annat Mariestads teater från och med 1 januari 2013 (Kn 75/12), har förvaltningen reviderat skötseloch ansvarsföreskrifter samt hyresavtal för Mariestads teater. Kulturchef Maria Henriksson informerar nämnden om de ändringar som är gjorda i föreskrifterna och hyresavtalet. Skrivelse från kulturchef Maria Henriksson , Hyresavtal samt skötsel- och ansvarsföreskrifter för Mariestads teater 2013 Skötsel- och ansvarsföreskrifter för Mariestads teater Hyresavtal för Mariestads teater Kulturchef Maria Henriksson Mariestads teater

6 Sammanträdesdatum Sida 6 Kn 5 KN 2013/0005 Information: Verksamhetsstatistik 2012 för Mariestads stadsbibliotek, Vadsbo museum och Mariestads teater noterar informationen. Stadsbiblioteket, Vadsbo museum och Mariestads teater har sammanställt statistik för 2012 över verksamheternas arrangemang, utställningar och övriga aktiviteter samt över antal besökande. Kulturchef Maria Henriksson, bibliotekschef Helena Jannert och museisamordnare Linda Svensson presenterar statistiken på sammanträdet. Skrivelse från kulturchef Maria Henriksson , Verksamhetsstatistik 2012 för Mariestads stadsbibliotek, Vadsbo museum och Mariestads teater Sammanställning av bibliotekschef Helena Jannert Sammanställning av museisamordnare Linda Svensson , Statistik för Vadsbo museum 2012 Sammanställning av vakmästare Magnus Nilsson , Mariestads teater statistik för 2012 Kulturchef Maria Henriksson Mariestads teater Museisamordnare Linda Svensson

7 Sammanträdesdatum Sida 7 Kn 6 KN 2012/0065 Justerade hyresnivåer för lokaler som hyrs ut av kulturförvaltningen komplettering till tidigare beslut (Kn 75/12) beslutar att diffrentiera hyresnivåerna vid uthyrning av Mariestads teater, med en taxa som gäller vid uthyrning till kommunal verksamhet och lokala föreningar samt en taxa vid uthyrning av lokaler till extern verksamhet. Estetprogrammet vid Vadsbo gymnasium kommer debiteras enligt särskild taxa. Mariestads teater hyrs ut till föreningar, skolor, studieförbund, organisationer och enskilda. Med anledning av att Mariestads teater har rustats upp och tillgänglighetsanpassats ökade hyreskostnaden 2012 från 504 tkr till 550 tkr. beslutade därför om en generell hyresökning om 15 % för lokaler som hyrs ut av kulturförvaltningen för (Kn 75/12). Det har därefter visat sig att hyran på teatern under 2013 blev något lägre än 2012, men med anledning av de ökade intäktskraven finns ingen anledning att ändra tidigare beslut kring nivåer som fortfarande är förhållandevis mycket låga. Kulturchefen har efter kulturnämndens beslut om justerade hyresnivåer, tillsammans med teatervaktmästaren och representanter från aktiva aktörer inom teatern, haft en dialog kring hyrorna. I detta samtal framkom förslag på att differentiera hyrorna avseende Mariestads teater ytterligare. Förslaget innebär att nämndens tidigare beslutade taxa ligger kvar när det gäller uthyrning till kommunal verksamhet samt lokala föreningar medan en dubblerad taxa utgår för uthyrning till extern verksamhet. Ett undantag görs för Vadsbo gymnasiums estetprogram, vars verksamhet är profilerad och beroende av Mariestads teater. Den är också så omfattande att det inte skulle vara möjligt för den att verka på teatern om kostanden för hyra blev för stor i förhållande till de intäkter som är realistiskt att inbringa. Estetprogrammet har dessutom en unik profilverksamhet för Mariestads kommun. Med anledning av detta föreslås att estetprogrammet vid Vadsbo gymnasium debiteras enligt särskild taxa. Skrivelse från kulturchef Maria Henriksson , Komplettering till hyresnivåer för uthyrning av Mariestads teater Hyresförslag - Kostnader för hyra av Mariestads teater, Kulturchef Maria Henriksson, Mariestads teater

8 Sammanträdesdatum Sida 8 Kn 7 KN 2011/0056 Barn som curator galleri på barns villkor. Ansökan om projektpengar för år 2013 beslutar att bevilja Panncentralens ansökan om projektpengar för år 2013 för projektet Barn som curator galleri på barns villkor om kr. ser mycket positivt på konstföreningen Panncentralens Vänners initiativ till projektet Barn som curator. Projektet är generationsöverskridande och stärker kulturlivet framför allt för barn i kommunen. Adrian Andersson (V) anmäler jäv och deltar inte i handläggning och beslut i ärendet. Konstföreningen Panncentralens Vänner ansökte om projektmedel till projektet Barn som Curator Galleri på barns villkor om kr från kulturnämnden. beviljade medel om kr per år under tre år (Kn 58/11), under förutsättning att kulturnämndens ekonomiska ramar inte helt förändras under den resterande delen av mandatperioden. På grund av kommunens sparbeting om 60 miljoner kronor, förändrades dock de ekonomiska ramarna markant för kulturnämnden efter det att beslutet togs i frågan. Detta medförde att kulturnämnden ändrade sitt beslut om att bevilja medel till Panncentralens vänner för år För 2013 finns det dock utrymme i budget att utdela projektpengar till projektet Barn som curator om kr. Skrivelse från kulturchef Maria Henriksson , Barn som curator galleri på barns villkor. Ändrade förutsättningar Protokollsutdrag, , 30 Barn som curator galleri på barns villkor. Ändrade förutsättningar Skrivelse från kulturchef Maria Henriksson , Barn som curator galleri på barns villkor. Panncentralens vänner. Ändrade förutsättningar Protokollsutdrag, , 58 Barn som curator galleri på barns villkor. Ansökan från Panncentralens vänner Skrivelse/ansökan från Panncentralens Vänner , Barn som curator galleri på barns villkor, Panncentralens Vänner Ek.avd. (Jonas Eriksson)

9 Sammanträdesdatum Sida 9 Kn 8 KN 2012/0027 Uppföljning av internkontrollplan för 2012 godkänner kulturförvaltningens uppföljning av internkontrollplanen för 2012 och överlämnar förvaltningschefens rapport samt redovisning av internkontrollen 2012 till ekonomiavdelningen. Varje nämnd har det enskilt det yttersta ansvaret för den interna kontrollen av all verksamhet inom sitt verksamhetsområde. Varje nämnd ska se till att en organisation och en plan finns för den interna kontrollen. Nämnden är ansvarig för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. antog internkontrollplan för Kulturförvaltningen har genomfört en uppföljning av planen. Uppföljningen innefattar bland annat målstyrningsmodellen, riktlinjer för IT-policys, telefoni, delegationsordningen, upphandling och inköp, intern kontroll av arbetsmiljön, varumärkesarbetet, inventarieredovisning samt tillgänglighetsplan. Förvaltningen har även utarbetat rutiner för den interna kontrollen vid kulturkansliet, stadsbiblioteket, teatern och museet. Rutinerna revideras årligen. Skrivelse från kulturchef Maria Henriksson , Uppföljning av internkontrollplan för 2012 Redovisning av intern kontroll 2012 för kulturnämnden, Mariestads kommun Rutiner för kulturförvaltningens kansli, stadsbiblioteket, Mariestads teater och Vadsbo musuem Ekonomiavdelningen

10 Sammanträdesdatum Sida 10 Kn 9 KN 2013/0006 Verksamhetsplan för kulturförvaltningen 2013 beslutar om verksamhetsplan för kulturförvaltningen 2013 enligt upprättat förslag. Med utgångspunkt i Vision 2030 för Mariestads kommun samt den nya målstyrningsmodellen med kulturnämndens utarbetade mål för den egna verksamheten, har kulturförvaltningen utarbetat en verksamhetsplan för år Kulturchef Maria Henriksson informerar om verksamhetsplanen på sammanträdet. Skrivelse från kulturchef Maria Henriksson , Verksamhetsplan för kulturförvaltningen 2013 Verksamhetsplan för kulturförvaltningen 2013 Samtliga verksamheter inom förvaltningen Kulturchef Maria Henriksson

11 Sammanträdesdatum Sida 11 Kn 10 KN 2013/0007 Överflyttning av musikskolans verksamhet till kulturnämnden 1. ställer sig positiv till att verksamheten vid musikskolan överförs till kulturnämnden. 2. överlämnar ärendet till kommunstyrelsen för beredning inför beslut i kommunfullmäktige. På uppdrag av kulturnämndens ordförande Morgan Forsberg (KD) överlämnar kulturnämnden en frågeställning om att initiera en utredning kring att överföra Mariestads musikskola till att ingå i kulturnämndens verksamhet. Musikskolans verksamhet skulle i och med detta få ett större fokus med ökade samordningseffekter med nämndens övriga närliggande verksamheter. Ambitionen är på sikt att verksamheten ska kunna utökas med fler konstnärliga discipliner som skulle medföra ett stort mervärde för barnen i Mariestad. Kulturförvaltningen skulle uppleva det som berikande om musikskolan integrerades i förvaltningen. Eftersom kulturförvaltningen och musikskolan till största delen representerar frivilliga verksamheter finns många gemensamma beröringspunkter och stora möjligheter för samordnings, utvecklings- och synergieffekter mellan verksamheterna. Skrivelse av kulturchef Maria Henriksson Musikskolan till kulturnämnden Kommusntyrelsen

12 Sammanträdesdatum Sida 12 Kn 11 KN 2012/0009 Arbetsgrupp för kulturnämndens målarbete för år 2014 beslutar att tillsätta en arbetsgrupp för att ta fram förslag till mål för 2014 för kulturnämnden. Morgan Forsberg (KD), Mia Cardell (KD), Annika Jödahl (FP), Adrian Andersson (V) och Elisabeth Ljungkvist (S) utses att ingå i gruppen. Arbetet med att ta fram målen för 2014 ska vara klart i mars Med utgångspunkt i Vision 2030 för Mariestads kommun samt kommunens målstyrningsmodell har kulturnämnden att utarbeta mål för den egna verksamheten för år Kulturchef Maria Henriksson Morgan Forsberg Mia Cardell Annika Jödahl Adrian Andersson Elisabeth Ljungkvist

13 Sammanträdesdatum Sida 13 Kn 12 KN 2012/0008 Ny fördelningsmodell för det statliga bidraget till studieförbunden godkänner den nya rekommendationen om fördelningsmodell för kommunalt bidrag till studieförbunden som är framtagen av Västra Götalands bildningsförbund. Folkbildningsrådet fastställde 2011 en ny fördelningsmodell för det statliga bidraget till studieförbunden. Modellen bygger liksom tidigare på ett grundbidrag och ett rörligt bidrag. Den nya fördelningen började gälla Med anledning av ovanstående beslutade styrelsen för Västra Götalands bildningsförbund att utarbeta an ny rekommendation för beräkning av kommunernas anslag till den lokala studieförbundsverksamheten. Den största förändringen i fördelningsmodellen består i att den fasta delen (grundbidraget) ökats från 60 % till 75 %. Eftersom det totala bidragsbeloppet är detsamma som tidigare påverkar den nya fördelningsmodellen inte det totatla kommunbidraget. Det finns därför ingen anledning för Mariestads kommun att inte acceptera de nya rekommendationerna. Skrivelse från kulturchef Maria Henriksson , Ny fördelningsmodell för det statliga bidraget till studieförbunden Skrivelse från Västra Götalands bildningsförbund , Ny rekommendation avseende regler för beräkning av studieförbundens kommunala anslag

14 Sammanträdesdatum Sida 14 Kn 13 Handlingar att anmäla Protokollsutdrag, kommunstyrelsen 232/12 KN 2012/0017 Åtgärder för en långsiktigt stark ekonomi Förslag till besparingsåtgärder från kulturnämnden Anmälningsärendena läggs till handlingarna.

15 Sammanträdesdatum Sida 15 Kn 14 Information/rapporter med mera Kulturskola uppdrag att utreda KN 2013/0010 ger kulturchefen i uppdrag att utreda förutsättningarna för en skapa/starta en kulturskola i Mariestads kommun. Invigning av nytt bibliotek i Lidköping Bibliotekschef Helena Jannert rapporterar från besök vid invigning av det nya stadsbiblioteket i Lidköping. Biblioteket består även av café, konsthall och Skaraborgs föreningsarkiv.

16 Anslagsbevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. ande organ Sammanträdesdatum Anslagsdatum Anslag tas ner Förvaringsplats för protokollet Kulturkansliets arkiv Underskrift... Malin Eriksson