Nr Ärende Handläggare Föredragande och ca tid 1 Information. Eva Köpberg

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 (2) Plats och tid: Sammanträdesrum Skutan, , 08:15:00 Upprop Val av protokollsjusterare Nr Ärende Handläggare Föredragande och ca tid 1 Information Eva Köpberg a) Personalfrågor b) Besök från Östgötatrafiken AB Monika Hallberg 08:15 Paul Håkansson 09:30 c) Övrig information 2 Uppföljning av verksamhet under Ekonomisk uppföljning 2016 Eva Köpberg Göran Trysberg 08:30 Sven Stengard Monika Hallberg Martine Christensen Odenhall 09:00 Ewa Wahlfreds 09:15 4 Individanpassat brandskydd - RtÖG Ewa Wahlfreds Petersson 5 Motion - Upphandling Tomas Zingmark Tomas Zingmark 10:45 6 Verksamhetsplan Martine Martine Christensen Odenhall Sektor Samhällsbyggnad Christensen 11:00 (Handlingar utdelas och Kultur Odenhall senare) 7 Verksamhetsplan 2016, SoA 8 Verksamhetsplan 2016, Staben 9 Försköning av kommundelarna, Östra Ed Övriga ärenden Monika Hallberg Monika Hallberg Monika Hallberg Monika Hallberg Monika Hallberg Monika Hallberg

2 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 (2) Erland Olauson (S) Ordförande Eva Köpberg Sekreterare

3 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-KcS (2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Kommunchef och Stab Ewa Wahlfreds Petersson Mottagare KS Individanpassat brandskydd Direktionen för Räddningstjänsten Östras Götaland Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom Direktionen för RTÖG s beslutet kring konceptet för ett Individbaserat brandskydd där medlemskommunerna föreslås erbjuda detsamma i samband med biståndsbedömning. Sammanfattning Räddningstjänsten Östra Götaland har påbörjat ett projekt där medlemskommunerna involveras genom att ställa sig bakom Direktionens föreslag till beslut gällande Individanpassat brandskydd. Förslaget innebär att kommunen kartlägger individer med bov och finner lämpliga åtgärder för ett Individanpassat brandskydd. Meningen är kommunerna vid biståndsbedömning systematiskt ska ta hänsyn till ett individanpassat brandskydd för att eliminera de risker som finns när det gäller brand i bostad för äldre och funktionshindrade personer. Ärendebeskrivning Personer i åldersgruppen 65 år eller äldre är överrepresenterade i dödsbränder och det är vanligt att de omkomna har någon form av funktionsnedsättning. För att identifiera vilka personer som är särskilt riskutsatta kan man som utgångspunkt börja med att leta efter individer som stämmer in på en eller flera av beskrivningar. Förutom rökning så är andra vanliga orsaker att man har glömt stänga av spisen eller att branden är anlagd. En förutsättning för överlevnad är att man hinner ta sig ut innan det så kallade kritiskt förhållande uppstår, det vill säga det blir för varmt eller för mycket rök. Utrymningstiden avgörs av att personer ska uppfatta att det brinner, förstå att det brinner, kunna omformulera det till ett beslut att utrymma samt kunna ta sig ut ur byggnaden. Ett brandförlopp är ofta så snabbt att räddningstjänsten inte hinner göra en första insats innan det är för sent. Inte mindre än 73% av de som omkommer vid en brand dör innan räddningstjänsten har anlänt. Vid majoriteten av dödsbränder saknas fungerande brandvarnare. Den äldre befolkningen kommer att öka och alltfler äldre kommer att bo kvar hemma längre, vilket medför ökande risker. Grundläggande brandskydd

4 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-KcS (2) Skrivelse med beslutsförslag i bostad är utformat att du själv har en förmåga att reagera och agera. Vid vårdbedömningar bör brandsäkerheten finnas med och beaktas. Det bör skapas möjlighet till eget boende, eller kvarboende, med rimlig brandsäkerhet även när vård- och omsorgsbehoven ökar och möjligheterna till egenutrymning minskat på grund av olika funktionsnedsättningar. För vissa kan det vara tillräckligt med ökad kunskap, medan det för andra kan behövas särskilt riktade insatser för att stärka brandskyddet i boendemiljön. Se RTÖG s förslag till beslut gällande Individanpassat brandskydd RÖG /0094. VALDEMARSVIKS KOMMUN Ewa Wahlfreds Petersson Trygghets- och säkerhetssamordnare Beslutet skickas till Direktionen för Räddningstjänsten Östra Götaland.

5

6

7

8

9

10

11

12

13 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (4) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Stab Tomas Zingmark Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Förslag till svar på motion Upphandling Motion till Kommunfullmäktige Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. Avslå motionen Ärendebeskrivning Bakgrund I Sverige uppskattas offentlig upphandling årligen omsätta ca 600 miljarder kronor. De offentliga inköpen regleras genom upphandlingslagstiftning som bygger på gemensamma EUregler. Syftet med reglerna är att säkerställa fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital på EUs inre marknad Reglerna om offentlig upphandling ska ge alla företag samma chans till att sälja sina varor och tjänster till myndigheter. Reglerna ska också se till att myndigheterna använder sina pengar på ett bra sätt när de handlar varor och tjänster. Statliga myndigheter, kommuner och landsting måste följa lagen om offentlig upphandling, LOU, när en myndighet ska köpa varor och tjänster av ett företag. Handlar upphandlingen om varor och tjänster rörande vatten, energi, transporter och posttjänster ska myndigheterna följa lagen LUF som gäller specifikt för dessa områden. Om myndigheterna inte följer lagarna kan de få betala en avgift.

14 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (4) Skrivelse med beslutsförslag Riktlinjer för upphandling och inköp Kommunstyrelsen beslutade om att anta riktlinjer för upphandling och inköp till kommunen. Alla företag har lika rätt att vara med vid en offentlig upphandling. Det är inte tillåtet att diskriminera ett företag för att företaget kommer från ett annat land, en annan region eller en annan kommun. Kommunen får inte välja ett företag enbart för att det finns inom kommunens gränser. All upphandling ska utgå från de upphandlingsrättsliga principerna: principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet. Utvärdering av anbud ska ske på samma sätt för alla anbuden utifrån de utvärderingskriterier som har angetts i förfrågningsunderlaget. Direktupphandlingar genomför kommunen oftast på egen hand utifrån behov. Några särskilda formkrav finns inte för värden under kronor. Även direktupphandlingar mellan kronor och kronor genomför kommunen på egen hand men då på ett mer upphandlingsliknande sätt men med lägre dokumentationskrav. Gemensam upphandling Valdemarsvik samverkar med Upphandlingscenter som ingår i Kommunalförbundet Fjärde Storstadsregionen. Ytterligare sex andra kommuner ingår i samarbetet. Genom samverkan får kommunen hjälp med det administrativa förfarandet kring förfrågningar, kravställande, utvärdering, annonsering, avtalstecknande etc. Samordningen innebär även större upphandlingsvolymer och därmed lägre priser. För närvarande har vi 189 avtal och ramavtal tecknade via Upphandlingscenter varav 84 avser behandlingstjänster för barn, ungdom och vuxna. Det förekommer även länsgemensamma upphandlingar där samtliga kommuner deltar inklusive regionen. Kommunen samverkar även med SKL Kommentus och Kammarkollegiet och har därigenom flera avtal inom olika områden.

15 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (4) Skrivelse med beslutsförslag I kommunens riktlinjer för upphandling och inköp anges att kommunen ska delta i samordnade upphandlingar med Upphandlingscenter, när det är lämpligt. Lämna gemensam upphandling Motionen innehåller förslag om att Valdemarsvik ska lämna Upphandlingscenter och det gemensamma upphandlingsarbetet i regionen, till förmån för det lokala näringslivet. Flera faktorer talar emot motionens förslag: Upphandlingsarbetet är komplicerat att genomföra och kräver särskild kompetens och erfarenhet. Flera upphandlingar överklagas trots den speciella kompetens som finns hos Upphandlingscenter. Inget talar idag för att upphandlingsarbetet kommer att förenklas. Det är inte rimligt att en liten kommun som Valdemarsvik ska hålla en egen upphandlingsverksamhet. Den lokala marknaden är begränsad och många varor och tjänster tillhandahålls inte lokalt. Det är inte förenligt med gällande upphandlingslagar att enbart vända sig till det lokala näringslivet. Inköp från lokala företag En stor del av kommunens inköp sker via direktupphandlingar och inte sällan sker då inköpen av varor och tjänster från lokala företag. En del upphandlingar lämpar sig för att delas upp i mindre delar för att därmed ge flera företag chansen att lämna anbud. Exempel gjordes detta i samband med upphandling av snöröjning. Utvärderingskriterier I varje upphandling ska upphandlaren med sin grupp bestämma vilka kriterier utöver priset som ska utvärderas. Exempel på utvärderingskriterier är leveranstid, genomförandetid, driftkostnader, kvalitet, kostnadseffektivitet, service och tekniskt stöd. Där så är lämpligt används enbart lägsta pris som utvärderingskriterium men inte sällan anges ytterligare flera faktorer som ska utvärderas. Upphandlingen ges då till det

16 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (4) Skrivelse med beslutsförslag ekonomiskt fördelaktiga anbudet. Förslag till beslut Det är inte möjligt, som föreslås i motionen, att endast vända sig till företag inom kommunen. Det skulle bryta mot gällande lagstiftning. I samband med direktupphandlingar sker dock inköpen ofta från lokala företag. Motionen föreslår att kommun ska lämna gemensamma upphandlingar och i stället själva genomföra dessa. Det skulle innebära stora svårigheter avseende kompensförsörjning. Kommunens egna kostnader skulle öka på grund av en upphandlingsorganisation och på grund av de lägre upphandlingsvolymerna vilket sannolikt leder till högre priser. Den sammanlagda bedömningen är att motionens förslag inte är möjlig att införa på grund av gällande lagstiftning liksom svårigheterna med att införa egen upphandlingsorganisation. Föreliggande förslag är att motionen avslås. VALDEMARSVIKS KOMMUN Tomas Zingmark IT-strateg

17

18 Vårt datum Vår beteckning Tjänsteställe/handläggare Monika Hallberg Verksamhetsplan 2016 Service och administration Vision Valdemarsvik 2025 Visionen styr Stabens uppdrag i Valdemarsviks kommun och nedan följer den samlade beskrivningen av visionens innehåll. I balans med naturen Valdemarsvik 2025 är bilden av en gemenskap där kreativitet, öppenhet, respekt för naturen och ekonomisk hushållning skapar förutsättningar för ett liv i balans. Här är det lätt att leva, och enkelt att forma boendet och tillvaron efter eget sinne och smak. Enastående livsmiljöer, mångsidigt kulturliv, spänstigt näringsliv och omtänksam samhällsservice är exempel på faktorer som får oss att trivas, och fler att lockas hit. Resultatet är en miljö där människor känner äkta stolthet och framtidstro. En alldeles speciell anda i en alldeles speciell kommun. Valdemarsviks kommun. Mål och åtaganden 2016 Kommunfullmäktige har fastställt Inriktningsmål, åtaganden och budget i Mål och budget för I det följande framgår de mål och åtaganden som Service och administration ansvarar för att uppnå eller medverkar till att uppnå. Service och administrations uppdrag Service och administration har ett samordnande uppdrag i kommunen och ett ansvar för att stödja den politiska kommunledningen och tjänstemannaledningen. I detta ansvar ligger att arbeta med ett strategiskt ledningsperspektiv, att vara normsättande i tillämpning av policys och riktlinjer och att verkställa ledningens beslut. Avdelningen är också en serviceorganisation som har ansvar för att utveckla kommunens administrativa processer inom områden som ärendehantering, personal, ekonomi och IT. Service och administration ansvarar också för att kommunens gemensamma kostverksamhet och lokalvård tillhandahålls med kvalitet och effektivitet. Verksamheten inom avdelningen är organiserad i fem enheter som leds av enhetschefer eller kommunchef. Enheterna är Kost, lokalvård och bad-enheten, IT-enheten, kanslienheten, personalenheten samt ekonomienheten. Uppdraget fullgörs genom att - Initiera ärenden/övergripande frågor av kommungemensam eller sektorsspecifik karaktär avseende policy, riktlinjer eller rutiner. - Ta fram förslag till nya eller reviderade styrdokument. - Stödja organisationens verksamhetsutveckling med stöd av IT. - Stödja sektorernas och andra organisationers (ex regionens) verkställande av beslut.

19 Vårt datum Vår beteckning (3) - Stödja sektorernas arbete på både strategisk och operativ nivå med anvisningar och information. - Informera i frågor som rör avdelningens uppdrag. Östersjöns ledande miljökommun Inriktningsmål: En ekologisk hållbar kommun med goda livsmiljöer för nutida och framtida generationer. Åtaganden och Service och administrations målsättningar: Medverka till att uppfylla nationella miljömål om att minska koldioxidutsläpp med att införa fyra gröna dagar i månaden inom skolan. Öka andelen inköp av ekologiska livsmedel till 30 % och därefter med 5 % varje år. Öka andelen inköp av närproducerade livsmedel. En plats där alla kan växa och trivas Inriktningsmål: En kommun med kvalitet och service inom alla verksamheter. Åtaganden: Säkerställa att alla kontakter med kommunens verksamheter präglas av tillgänglighet och servicekänsla. Säkerställa att andelen skolelever ger skolluncherna betyget bra eller mycket bra uppgår till minst 70 %. Valdemarsviks kommun ska tillhandahålla moderna IT-lösningar till nytta för medborgare och medarbetare, vilket ska resultera i effektiva processer och ökad kvalitet i verksamheten. Kommunens anställda ska ha en bra arbetsmiljö. Årliga medarbetarsamtal och lönesamtal grundade på fastställda kriterier genomförs för alla medarbetare. Service och administrations målsättningar: - Service och administrations arbete ska präglas av god tillgänglighet och gott bemötande. - En god fysisk och psykosocial arbetsmiljö inom avdelningen främjas av medarbetarnas delaktighet. - Effektiviteten i arbetsprocesserna ska öka inom alla våra verksamhetsområden, till nytta för kunder och medborgare.

20 Vårt datum Vår beteckning (3) - Vi initierar frågor om nya eller förändrade IT-lösningar för beslut i kommunens ledningsgrupp. - Vi ansvarar för införandet av nya lösningar och att driva på implementationen så att nyttjandegraden optimal. - Kompetensutveckling: Minst 5 tillfällen per person under året. Med kompetensutvecklingsinsatser förstås exempelvis lärande aktiviteter i vardagsarbetet, studiebesök och utökade uppdrag samt utbildning, kurs, seminarier, konferenser. Med tillfällen förstås en aktivitet som pågår allt från 1 timme till månader eller En plats i världen att vara stolt över Inriktningsmål: En kommun som utvecklar människans frihet, delaktighet samt mångfald och ett rikt kulturliv. Åtagande: Förbättra medborgarnas möjlighet till delaktighet och påverkan avseende kommunens verksamheter och beslut. Service och administrations målsättningar - Initiera frågor gällande utveckling av ärendeprocesser. - Säkerställa god kvalitet i de beslutsunderlag som ska hanteras i de politiska organen. - Medverka i och delvis ansvara för utvecklingen av hemsida och intranätet. - Medverka i demokratiberedningens arbete. Finansiellt perspektiv Inriktningsmål: Kommunens resurser får inte förbrukas över tiden. Kommunens årliga resultat ska möjliggöra att alla kommuninvånare även i framtiden kan tillförsäkras en bibehållen hög standard på anläggningar, service och verksamhet. Åtaganden och Service och administrations målsättningar Samtliga övergripande organisatoriska enheter ska hålla tilldelade budgetramar. Uppföljningarna under året ska alltid innehålla förslag till åtgärder när ett underskott befaras. Utfallet för åtaganden och budget redovisas fortlöpande på arbetsplatsträffar.

21 Vårt datum Vår beteckning Tjänsteställe/handläggare Monika Hallberg Verksamhetsplan Staben Vision Valdemarsvik 2025 Visionen styr Stabens uppdrag i Valdemarsviks kommun och nedan följer den samlade beskrivningen av visionens innehåll. I balans med naturen Valdemarsvik 2025 är bilden av en gemenskap där kreativitet, öppenhet, respekt för naturen och ekonomisk hushållning skapar förutsättningar för ett liv i balans. Här är det lätt att leva, och enkelt att forma boendet och tillvaron efter eget sinne och smak. Enastående livsmiljöer, mångsidigt kulturliv, spänstigt näringsliv och omtänksam samhällsservice är exempel på faktorer som får oss att trivas, och fler att lockas hit. Resultatet är en miljö där människor känner äkta stolthet och framtidstro. En alldeles speciell anda i en alldeles speciell kommun. Valdemarsviks kommun. Mål och åtaganden 2016 Kommunfullmäktige har fastställt Inriktningsmål, åtaganden och budget i Mål och budget för I det följande framgår de mål och åtaganden som Staben ansvarar för att uppnå eller medverkar till att uppnå. Stabens uppdrag Staben har ett strategiskt och samordnande uppdrag, genom att - Bereda ärenden och beslutsunderlag för politiska beslut - Bereda ärenden för ställningstagande i kommunens ledningsgrupp. - Stödja sektorernas och andra organisationers (ex regionens) verkställande av - beslut. - Stödja näringslivet och säkerställa att näringslivsfrämjande åtgärder aktualiseras och verkställs. - Stödja utvecklingen av kommunens service till medborgare/företagare. - Stödja organisationens verksamhetsutveckling med stöd av IT. - Stödja organisationens arbete med trygghet- och säkerhetsfrågor. - Stödja organisationen i informations- och kommunikationsfrågor. - Informera i frågor som rör stabens uppdrag. Östersjöns ledande miljökommun Inriktningsmål: En ekologisk hållbar kommun med goda livsmiljöer för nutida och framtida generationer. Stabens målsättningar - Slutföra miljöprojekt Valdemarsviken - Slutföra miljöprojekt Gusum - Medverka i omställning av kommunens fordonspark för persontransporter till förnyelsebart bränsle.

22 Vårt datum Vår beteckning (3) En plats där alla kan växa och trivas Inriktningsmål: En kommun med kvalitet och service inom alla verksamheter. Åtaganden: Kommunens anställda ska ha en bra arbetsmiljö. Valdemarsviks kommun ska tillhandahålla moderna IT-lösningar till nytta för medborgare och medarbetare, vilket ska resultera i effektiva processer och ökad kvalitet i verksamheten. Stabens målsättningar: - Staben har ett brett ansvar för att främja en god arbetsmiljö genom en trevlig attityd och ett gott bemötande gentemot alla. - Arbetet i staben ska präglas av kvalitet, kunskap, öppenhet, glädje och generositet. - Staben har en öppenhet vad gäller olika former av IT-lösningar, både i användning och i införandet av nya lösningar. Inriktningsmål: Ett näringsliv med självförtroende Åtaganden: Resultatet av kundundersökningen Insikt ska förbättras och och NKI ska uppgå till minst 70. Resultatet av Svenskt Näringslivs ranking av företagsklimatet ska vara bland de hundra bästa vid mätningen som görs 2017 och presenteras Kartläggning av företagens kompetensförsörjningsbehov. Stabens målsättningar - Förankra och arbeta med regionens besöksnäringsstrategi. - Tillhandahålla god service till företagen. - Arbeta med attitydpåverkan genom att visa på goda exempel. Inriktningsmål: En kommun där det är tryggt att leva. Åtaganden: Arbete enligt handlingsplan med strävansmål: Säkerhet för oskyddade trafikanter ska öka. Säkerhet för boende med omsorg och tillsyn samt boende i rad- och flerfamiljshus ska öka. Säkerhet för barn och unga i skolmiljö ska öka. Stabens målsättningar - Revidering av styrdokument för förebyggande arbete och krisledning - RSA arbetet ska fortlöpa inom respektive sektor med hjälp av framtagen tidplan - Övningsplan - Tydliggöra av ansvar för och samordning av insatser gällande strävansmål i Handlingsprogrammet (RTÖG).

23 Vårt datum Vår beteckning (3) Inriktningsmål: En kommun med bra kommunikationer och attraktiva miljöer i alla kommundelar. Stabens målsättningar - Arbeta med kommunikation och information, även i nya kanaler och med andra tekniker. - Stöd/beredning av ärenden rörande utveckling av centrumutveckling i kommunens tätorter. - Stöd/beredande till sektor gällande avtalslösningar för exploateringar, köp av mark. - Stöd/beredande till sektor och bolag gällande frågor om fastighetsförsäljning - Medverka till att fortsatt bredbandsutbyggnad ska ske i kommunen. Inriktningsmål: En kommun med rika fritidsmöjligheter. Åtagande: Rika fritidsmöjligheter för kommuninvånarna Stabens målsättningar - Stödja utvecklingen av fritidsanläggningar - Medverka i arbetet med att säkerställa skärgårdens utveckling. - Med verka till att säkerställa en tillgänglig skärgårdstrafik. - Medverka till genomförande av EU-projekt Small Ports Finansiellt perspektiv Inriktningsmål: Kommunens resurser får inte förbrukas över tiden. Kommunens årliga resultat ska möjliggöra att alla kommuninvånare även i framtiden kan tillförsäkras en bibehållen hög standard på anläggningar, service och verksamhet. Åtaganden/Stabens målsättningar Samtliga övergripande organisatoriska enheter ska hålla tilldelade budgetramar. Uppföljningarna under året ska alltid innehålla förslag till åtgärder när ett underskott befaras. Utfallet för åtaganden och budget redovisas fortlöpande på arbetsplatsträffar.

24 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Tjänsteställe/Handläggare Monika Hallberg Kommunchef Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Medel för förskönande insatser i Östra Ed Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott ändrar sitt tidigare beslut och beslutar 1. bevilja Östra Eds Sockenförening m fl 50 tkr för tillverkning och uppsättning av tre välkomstskyltar och uppsättning av ny anslagstavla. Bakgrund Den 13 november 2013 fattade Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut om att bevilja föreningar i Östra Ed medel för att rusta upp den så kallade affärsbryggan i Edsviken och om det fanns medel kvar, skulle dessa användas för att sätta upp vägskyltar. Efter beslutet i KSAU framkom att bryggan är privatägd. Kommunen har inte rätt att finansiera upprustning av privat egendom, vilket var ett faktum som förbisågs i det tidigare ärendet. De svårigheter som uppstått kring föreningarnas begäran om renovering av bryggan, har kommunicerats med föreningsrepresentanter från Östra Ed. Östra Eds hembygdsförening, Östra Eds Röda Korskrets och Bygdegårdsföreningen i Långrådna har inkommit med en ny ansökan om medel. Föreningarna är överens om att det är tre välkomstskyltar och en ny anslagstavla som pengarna ska användas till. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslås ändra sitt tidigare beslut gällande medel för förskönande insatser i Östra Ed. De lokala föreningarna har inkommit med en ny skrivelse med begäran om att pengarna ska användas till nya välkomsttavlor ska monteras vid sockengränsen intill de tre tillfartsvägarna samt till en ny anslagstavla i Långrådna. Arbetsutskottet föreslås godkänna de förskönande åtgärderna genom att högst Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro Valdemarsvik Storgatan kommun@valdemarsvik.se Valdemarsvik Telefax Webbadress valdemarsvik.se

25 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) 50 tkr utbetalas utifrån den redovisning som föreningarna inkommer med. Monika Hallberg Kommunchef Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro Valdemarsvik Storgatan Valdemarsvik Telefax Webbadress valdemarsvik.se

26