Omsorgsnämndens hantering av riktade bidrag

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2018/ Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens hantering av riktade bidrag Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att: 1. Omsorgsförvaltningen får i uppdrag att ta fram ett styrdokument som beskriver processen med riktade statsbidrag inkl ansökan och åtterrapportering till nämnden. 2. Till omsorgsnämndens sammanträde i januari 2019 presenteras uppdaterad delegationsordning innehållande delegation på att söka riktade statsbidrag. 3. Överlämna svaret till kommunens revisorer Bakgrund EY har genomfört granskning av kommunens hantering av riktade statsbidrag. Sammanfattande bedömning är att det finns en fungerande hantering av riktade i kommunen men risk finns att arbetet blir personbundet eftersom dokumenterade rutiner saknas. Omsorgsnämnden rekommenderas att Säkerställa att det finns tydliga rutiner för hur utförda prestationen ska återrapporteras till nämnd Utveckla riktlinjer för förhållningssätt och strategi vad det gäller riktade bidrag, med syfte att ge tydlig vägledning för förvaltning och enheter Säkerställa att nämndens delegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag om dessa beslut ska tas av tjänsteperson Kommunens revisorer önskar veta vilka åtgärder nämnden till följd av granskningen planerar. Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Thomas.Johansson@kalmar.se

2 ON 2018/ (2) Åtgärder 1. Omsorgsförvaltningen får i uppdrag att ta fram ett styrdokument som beskriver processen med riktade bidrag inkl ansökan och åtterrapportering till nämnden. 2. Till omsorgsnämndens sammanträde i januari 2019 presenteras uppdaterad delegationsordning innehållande delegation på att söka riktade bidrag. Mattias Ask Förvaltningschef Thomas Johansson Kvalitet- och miljöstrateg Bilagor Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag

3 Handläggare Datum Kommunens revisorer T ill Barn och ungdomsnämnden Omsorgsnämnden Servicenämnden Socialnämnden Kultur och fritidsnämnden Kornrnunstyrelsen Kommunfullmäktige för kännedom Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag Granskningens syfte var att undersöka om kommunen hade en tillräcklig kontroll över hanteringen av riktade bidrag, från identifiering av möjligheten att sökabidrag till återrapportering av utförda prestationer och eventuell återbetalning. Den sammanfattande bedömningen är att det finns en fungerande hantering och redovisning av riktade bidrag på tj änstemannanivå inom de granskade nämndema. Det finns dock en risk i att arbetet blir personbundet, till följd av att det saknasdokumenterade rutiner. Riktade bidrag kan tillföra extra resurser til] kommunens verksamheter. Arbetet med bidrag kräver dock såväl resurser som kompetens. Nämnder som i dagsläget inte har många riktade bidrag kan ha svårt att bygga upp tillräcklig kompetens inom förvaltningen. Det är därför viktigt att dessanämnder får tillräckligt stöd i arbetet med att an sökaoch redovisa bidragen. Bedömningen är att den politiska stymingen hos nämndema är otillräcklig når det gäller att tydliggöra en övergripande strategi, viljeriktning och hantering av riktade bidrag. Att de granskade nämndemas delegationsordningar inte innehåller delegation avseende riktade bidrag, trots att dessa beslut tas inom förvaltningen bedöms vara en brist. För att stärka ändamålsenligheten i hanteringen av riktade bidrag finns det ett antal rekommendationer i de sakkunnigas revisionsrapport. Vi ställer oss bakom granskningens slutsatser och rekommendationer och överlämnar härmed granskningsrapporten. Vi önskar svar på rapportens rekommendationer samt vilka åtgärder ni planerar att vidta senast den 7zejanuari = T {M WAM; %Hägg 0» an Bengtjéon M Or "ande Vice ordf ' rande Kommunens revisorer ;* ** Ka l ma r kom m u n ä.33 Adress Box 611, Kalmar ' TelO vxl WWW-KALMAR.SE

4 Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdraq av revisorerna Oktober 2018 Kalmar kommun Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag

5 Building a bettrfir working world InnehåH 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod och genomförande Revisionskriterier lakttagelser Organisation och centrala stödfunktioner Barn- och ungdomsn'a'mnden Socialnämnden Omsorgsnämnden Kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden samt servicenämnden Jämförande iakttagelser Granskning av utvalda bidrag Bedömningar och rekommendationer Svar och bedömningar på revisionsfrågor Rekommendationer Källförteckning

6 Einrilänq j i:.atizgr 'ag-jif'äjm :1. Norm 1. Sammanfattning Vår sammanfattande bedömning är att det finns en fungerande hantering och redovisning av riktade bidrag på tjänstemannanivå inom de granskade namnderna. Vi ser dock en risk l att arbetet blir personbundet, till följd av att det saknas dokumenterade rutiner. Återsökning av bidrag samt extern redovisning till exempelvis Skolverket är moment som kan medföra konsekvenser om de inte genomförs. Riktade bidrag kan tillföra extra resurser till kommunens verksamheter. Det krävs dock såväl resurser som kompetens för att genomföra ansökningar och redovisning av bidragen. Om kommunen vill att nämnderna ska använda sig av riktade bidrag är det viktigt att det samtidigt säkerställs att det finns tillräckliga resurser på förvaltningarna. Nämnder som i dagsläget inte har många riktade bidrag kan därför ha svårt att bygga upp kompetens inom forvaltningen. Det är därför viktigt att dessa nämnder får tillräckligt stöd i arbetet med att ansöka och redovisa bidragen. Oförutsägbarheten som präglar bidragsvillkoren medför avsevärda ekonomiska och verksamhetsmässiga risker, vilket skapar behov av tydlighet i kommunens förhållningssätt till bidragen. Det gäller särskilt inom skolområdet, där omfattningen av riktade statsbidrag är stor och bidragen numera står för en inte obetydlig del av de totala resurserna. Att nämnderna får återrapportering av vilka bidrag som söks samt hur dessa används har därför stor betydelse. Bidrag kan finansiere verksamheter som fortsätter att generera kostnader även efter bidragen har upphört, vilket kan få konsekvenser för kommunens ekonomi. Det är därför av vikt att projektens utformning förankras hos nämnden. Vi bedömer att den poiitiska styrningen hos nämnderna är otillräcklig når det gäller att tydliggöra en övergripande strategi, viljeriktning och hantering av riktade bidrag. Att de granskade nämndernas delegationsordningar inte innehåller delegation avseende riktade bidrag, trots att dessa besiut tas inom forvaltningen ser vi som en brist. Vi bedömer därför att rutinerna kring nämndens styming iförhåiiande til! bidragen kan förtydligas. Särskilt vad gäller deiegationsbeslut samt hur återrapportering av bidrag ska genomföras. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi barn och ungdomsnamnden, socialnämnden, omsorgsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden att: Säkerställa att det finns tydliga rutiner för hur utförda prestationer ska återrapporteras till nämnd. Utveokla riktlinjer för förhåliningssätt och strategi vad gäller riktade bidrag, med syfte att ge tydlig vägiedning för forvaltning och enheter. Säkerställa att nämndens delegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag om dessa beslut ska tas av tjänsteperson. Vi rekommenderar servicenämnden att: Utveokla riktlinjer för förhållningssätt och strategi vad galler riktade bidrag, med syfte att ge tydlig vägledning för forvaltning och enheter. Säkerställa att nämndens delegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag om dessa beslut ska tas av tjänsteperson. Slutligen rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Upprätta Kommungemensamma riktlinjer för projektredovisning, i syfte att säkerställa en enhetlig och korrekt redovisning av projekt. 2

7 Bmlq.1' better working worm En ändamålsenlig styrning och uppföljning av kommunens ekonomiska utfall kräver en stringent redovisning av kommunens intäkter och kostnader. Det år av stor vikt att kunna särskilja kostnader som är projektrelaterade från kostnader i den ordinarie driften. Kommunen bör eftersträva att samtliga kostnader tillhörande projekt knyts till respektive projekt i redovisningen. Säkerställa att nämnder erbjuds tillräckligt stöd i arbete med ansökning och redovisning av riktade bidrag. 3

8 ":*:1' iii.??? w :* N'! ;; 54 NMH 2. Inledning 2.1. Bakgrund SKL:s skrift EU i Ioka/politiken visar att ungefär 60 procent av punkterna på en dagordning från kommunfullmäktige påverkas av EU. Kommuner kan söka medel för att finansiera projekt eom bidrar till att förverkiiga EU:s mål och politik och till den egna verksamheten. De senaste aren har Sverige erhållit runt miljarder om året i form av stöd och bidrag till olika verksamheter. lsverige har de riktade statsbidragen ökat i antal och i ekonomisk omfattning under talet. Enligt en kartläggning som SKL har genomfört uppgår bidragen till mer än 120 stycken 2016 alla med sina egna regelverk och fördelningsprinciper. Riktade ekonomiska bidrag är ett av många sätt för staten att styra verksamheter i önskad riktning och de används för att påverka hur huvudmånnen gör prioriteringar inom sina verksamheter. Genom förstärkta ekonomiska resurser kan bidragen hjälpa till att skapa bättre förutsättningar för utveckling, larande och goda resultat för verksamheternas huvudsakiiga målgrupper/användare. Den stora omfattningen av bidrag för olika verksamheter ställer dock höga krav på huvudmånnen i form av rutiner, strukturer och kompetens för att hantera bidragen, från identifiering av möjliga bidrag att söka till redovisning och uppföljning. En angelågen fråga är också i vilken utsträckning bidrag kan användas i planerat eller pågående utvecklingsarbete och i vilken mån bidragen styr kommunens prioriteringar. Ytterligare en viktig aspekt att ta hänsyn till är att det i vissa fall förekommer ett krav på medfinansiering från huvudmannens sida Syfte och revisionsfrågor Granskningen syfte år att undersöka om kommunen har en tillräcklig kontroll över hanteringen av riktade bidrag (statsbidrag, EU-bidrag och eventuellt andra förekommande bidrag), fran identifiering av möjligheten att söka bidrag till återrapportering av utförda prestationer och eventuell återbetalning. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Har nämnderna tillräckliga rutiner för identifiering av vilka bidrag som finns att söka inom respektive område? Har nämnderna en ändamålsenlig ansvarsfördelning i arbetet med bidrag? Har nåmnderna ändamåiseniiga rutiner för att återrapportera utförda prestationer'? Sker redovisningen av intåkter och kostnader på ett tillfredställande sätt? Ingår återsökning av bidrag i namndens interna kontroll? Säkerstälier nämnderna att de riktade bidragen används på ett ändamålsenligt sätt? Har nämnderna i sin pianering av verksamheten tagit hänsyn till tidsbegrånsningen i de riktade bidragen? Finns en handlingsplan för när bidragen upphör? 2.3. Metod och genomförande Granskningen har genomförts genom intervjuer med utvalda nyckelpersoner, dokumentstudier samt stickprov av sex riktade statsbidrag och ett EU-bidrag. Urvalet grundar sig i att geesa bidrag utgör en stor del av inkomsten från statsbidrag. Samtliga intervjuade har beretts tiiifaile 4

9 Bwldinq a betyer working world att sakgranska rapporten. Granskningen fokuserar främst på riktade statsbidrag, med anledning av att majoriteten av kommunens bidrag utgörs av riktade statsbidrag och att dessa omfattar mer pengar än EU-bidragen. Granskningen är genomförd mellan augusti-oktober Granskningen avser barn och ungdomsnämnden, socialnämnden, omsorgsnämnden, kommunstyrelsen och servicenämnden Revisionskriterier l denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: EU:s fonder och program Förordningar gällande statsbidrag Redovisningslagstiftning Statistik och uppföljningsrapporter avseende sökta och beviljade statsbidrag Kommunala mål, riktlinjer och styrdokument 5

10 E! J= i ri ivq ax %: 91'; :9: ali". < "f «mj v.1»:- 3. lakttagelser 3.1. Organisation och centrala stödfunktioner Kalmar kommun har inga kommunövergripande rutiner eller riktlinjer för ansökan och redovisning av riktade statsbidrag. Det finns däremot en kommungemensam dokumenthanteringsplan som med 11 punkter beskriver hur projektredovisningen av EUbidrag ska genomföras. Kommunen har en centralt placerad strateg för EU frågor och internationella frågor. Strateged bevakar vilka EU-bidrag som är öppna för ansökan samt hjälper förvaltningarna l ansökningsprocessen. Ansvaret för att söka medel är decentraliserad till förvaltningarna. Det förekommer att bidrag söks av flera förvaltningar gemensamt. Vid intervju framkommer att det har funnits oklarheter och brister i hur dessa gränsöverskridande bidrag ska sökas och fördelas. Det finns ingen central funktion som kan bistå vid gemensamma bidrag, utöver EUbidrag. Det uppges finnas ett behov av ökat stöd i arbetet med projektredovisning och ansökningar. Kommunens centrala ekonomienhet har ingen funktion som är specialiserad på redovnsning av bidrag. Vid intervju framkommer att de försöker rekrytera en ekonom som delvis ska ha hand om EU-bidragens redovisning Barn- och ungdomsnämnden Identifiering av bidrag och ansvarsfördelning Förvaltningen har en planeringssekreterare som har till uppgift att bevaka riktade statsbidrag. För att vara ute i god tid med ansökningarna görs bevakning av regeringens budget och departementene uppdrag. Detta för att försöka utröna vilka statsbidrag som år på gång och utformningen av dessa. Vidare går planeringssekreteraren in på Skolverkets Mina sidor två gånger i månaden för att se vilka bidrag som finns tillgängliga. På Mina sidor" görs ansökningar samt redovisning av bidragen. Utöver Mina sidor" har Skolverket en statsbidragskalender som visar samtliga ansökningsdatum. Kalendern uppges fungera som ett stöd i arbetet att planera bidragsansökningar. Förvaltningens planeringssekreterare samordnar samtliga statsbidrag, med stöd av ekonom. Med samordna avses att bevaka att samtliga ansökningar, rekvisitioner och redovisningar görs i tid. När nya statsbidrag finns tillgängliga för ansökning gör planeringssekreteraren ett förslag på vilka handläggare som ska ha hand om respektive bidrag. lförvaltningens sammanställning över statsbidrag framgår vem som är ansvarig för respektive statsbidrag. Bidragen fördelas mellan skolorna efter antal elever, med undantag för de bidrag som avser Iärarlönerna. Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning reglerar inte riktade statsbidrag. Mot bakgrund av att forvaltningen bevakar regeringens budget och departementstexter har tjänstepersonerna som ska göra bidragsansökningar ofta kännedom om statsbidragen innan de öppnar för ansökan. Handläggarna vet därmed i regel om bidraget ska sökas eller inte. l tveksamma situationer förs diskussioner med planeringssekreteraren, förvaltningschefen och administrativ chef. 6

11 Elwld'mq a better working worm Rutin för återrapportering av prestationer Externa redovisningar görs via Skolverkets hemsida. Utöver dessa sker viss form av intern redovisning som ska kunna visas upp om det görs en kontroll av Skolverket. Nämnden får ta del av information om statsbidragen genom budgeten, delårsrapporter och ekonomiska prognoser. Det har förekommlt att ändrlngar i statsbldrag har uppmärksammats l budgetens framtidsspaning. Det finns inga riktlinjer som reglerar vilka bidrag som ska återrapporteras till nämnden. Förvaltningschefen har veckovisa möten med nämndsordföranden där de bland annat kan diskutera statsbidrag. l barn- och ungdomsnämndens internkontrollplan för 2018 ingår inte återsökning av bidrag. Genom att Iäsa departementstexter och regeringens budget görs en bedömning om bidragen anses vara tillfälliga eller permanente. Vid bidrag som har bedömts vara kortsiktige har projekten utformats så att verksamheten inte ska bli beroende av pengarna. Som exempel har ett bidrag finansierat kompetensutveckling för Iärare. Ett antal Iärare fick då utbildning i hur undervisning av svenska som andraspråk kan bedrivas. Därmed skapades det ingen verksamhet som fortsätter att generera kostnader när bidragen uteblir Socialnämnden Identifiering av bidrag och ansvarsfördelning Socialförvaltningen genomförde en omorganisation i februari 2018, som renodlade förvaltningens processer. Förändringen medförde att varje verksamhetschef har ett helhetsansvar för sitt område, från utredning till insatser. Verksamhetscheferna bevakar bidrag inom sitt område, tillsammans med sin verksamhetsutvecklare. Risken för att bidrag inte söks uppges vara mindre med anledning av den nya organisationen. Identifiering av bidrag sker genom prenumerationer från SKL, Socialstyrelsen och regeringen. Det finns ingen dokumenterad ansvarsfördelning. lnämndens verksamhetshandbok finns ett dokument som beskriver vilka firmatecknare som har rätt att underteckna handlingar. Enligt dokumentet har socialnämndens ordförande, vice ordförande eller förvaltningschef rätt att underteckna ansökan om bidrag från EU, statliga myndigheter eller övriga externa aktörer.1 l socialnämndens delegationsordning finns inte delegation på rekvirering av riktade bidrag Rutin för återrapportering av prestationer Det finns en sammanställning över samtliga riktade bidrag, där det framgår vem som är ansvarig för extern redovisning. Forvaltningen har ett etablerat arbetssätt för att göra externa bidragsredovisnlngar till bidragsgivarna. Det finns inga riktlinjer som reglerar vilka bidrag som ska återrapporteras till nämnden men nämndsordföranden uppges blir kontinuerligt informerad av administrativ chef samt förvaltningschef. Enligt uppgift har verksamhetschefer ansvar för återrapportering av bidragen. Det uppges ske en återrapportering, men att den kan bli mer systematisk. Förvaltningen uttrycker ett behov av att fastställa rutiner för såväl ansökningsprocessen som återrapportering av bidrag. Återsökning av bidrag ingår inte i 2018 års internkontrollplan. 1 Fastställt av socialnämnden

12 Swain] <. mene! m N yrhjj Det uppges pågå diskussioner och utredningar för hur verksamheten ska kunna anpassas och effektiviseras och på så sätt fortgå när bidragen uteblir Omsorgsnämnden Identifiering av bidrag och ansvarsfördelning Omsorgsförvaltningen har ingen formell rutin för identifiering av riktade bidrag, däremot finns ett etablerat arbetssätt. Tjänstepersoner bevakar vilka bidrag som finns att söka inom deras respektive verksamhetsområden. Det finns ingen dokumenterad ansvarsfördelning. lnämndens delegationsordning finns inte delegation på rekvirering av riktade bidrag Rutiner för återrapportering av prestationer Nämndsordföranden får kontinuerligt information från ekonomichef samt förvaltningschef. Nämnden i sin helhet får information om riktade bidrag genom verksamhetsplan och budget. Förvaltningschef informerar nämnden om nya statsbidrag via punkten "förvaltningschefen informerer". l övrigt finns inga riktlinjer som reglerar vilka bidrag som ska återrapporteras till nämnden. I nämndens interna kontrollplan framgår en risk för att kommunens ekonomi försämras vilket i sin tur kan leda till kvalitetsbrister och ej tillgodosedda behov hos omsorgstagare. Eventuella förändringar i statsbidragen uppges vara en faktor som riskerar att försämra kommunens ekonomi. Återsökning av bidrag ingår inte i den interna kontrollplanen. Det uppges pågå diskussioner och utredninger för hur verksamheten ska kunna anpassas och effektiviseras och på så sätt fortgå när statsbidragen uteblir Kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden samt servicenämnden I följande avsnitt presenteras iakttagelser för kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden samt servicenämnden, mot bakgrund av att de inte mottar bidrag i lika stor utsträckning som barn och ungdomsnämnden, omsorgsnämnden och socialnämnden Identifiering av bidrag och ansvarsfördelning Enligt kommunstyrelsens delegationsordning är bidragsansökan till verksamhet eller projekt delegerat till arbetsutskottet och planutskottet. Det görs ingen hänvisning till statsbidrag och sker ingen närmare beskrivning av ved som räknas som bidrag. Kommunstyrelsen har en sammanställd projektöversikt där det framgår vilken enhet som är projektägare, vem som är kontaktperson samt ansvarig för uppföljning. Kultur- och fritidsförvaltningen har ingen dokumenterad rutin för identifiering av bidrag eller ansvarsfördelning? Nämndens delegationsordning berör inte riktade bidrag. Bidrag identifieras av verksamhetschefer och enhetschefer. För att säkerst'a'lla att så många bidrag som möjligt 2 Vid faktagranskning av rapporten framkom följande: Kultur- och fritidsförva/tningen hade vid undersökningsti/lfä/let ingen dokumenterad rutin för Identifiering av bidrag eller ansvarsfördelning. En rutin för omvär/dsbevakning, rekvirering och hantering av bidragen är numera framtagen. EY har inte tagit del av rutinen. 8

13 Bmldlnq a trer working worm söks, ska identifiering av bidrag inkluderas i omvärldsbevakningen. Vidare kommer anställda inom forvaltningen att börja prenumerera nyhetsbevakningar från bidragsgivare. Serviceförvaltningen identifierar bidrag genom att projektledare i kustmiljögruppen bevakar området via kontaktar i exempelvis Kalmarsundskommissionen och länsstyrelsen. Beslut om bidrag som faller inom ramen för kustmiljöarbetet tas av projektledarna. Nya och större bidrag som exempelvis EU-bidrag beslutas av nämnden. Servicenämndens delegationsordning innehåller ingen reglering av arbetet med statsbidrag Rutiner för återrapportering och uppföljning av prestationer Kultur och fritidsnämnden samt kommunstyrelsen har ingen dokumenterad rutin som beskriver vilka bidrag som ska redovisas för nämnden? Kultur och fritidsnämndens presidie får information om samtliga bidrag. Utöver det får kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden redovisning av de riktade bidragen i delårsuppföljning, årsuppföljning och verksamhetsberättelse. Servicenämnden får ta del av återrapportering av bidragen, genom den stående punkten "information från chefer på nämndsmötena. Vidare får nämnden en till två gånger per kvartal uppföljningar av de ansvariga projektledarna, där de beskriver hur bidragen används. Återsökning av bidrag ingår inte i de interna kontrollplanerna för kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden eller servicenämnden. Kultur och fritidsnämndens projekt som är finansierade av riktade bidrag ligger utöver den ordinarie verksamheten. Det betyder att verksamheten tar in vikarier, använder sig av föreningslivet och köper in produktioner för att exempelvis fylla loven med gratis aktiviteter. Kostnaden redovisas till bidragslämnaren. Det betyder att det inte föreligger en permanent ekonomisk risk för nämnden genom att förvaltningen enbart tar på sig tillfälliga kostnader. Så ser principen ut för samtliga bidragsprojekt, att kostnaderna ska vara tillfälliga alternativt ha en långsikt finansiering efter bidragets upphörande. Serviceförvaltningen diskuterar projektens slutdatum vid kontinuerliga projektmöten. Tre av fem tjänster i kustmiljögruppen utgörs av projekttj'a'nster. För att upprätthålla det arbete som utförs i dagsläget år de beroende av att få in nya bidrag når de nuvarande upphör. 3 Vid faktagranskning av rapporten framkom följande: Kultur och fritidsförvaltningen hade vid undersökningsti/ifä/let ingen dokumenterad rutin för identifiering av bidrag eller ansvarsfördelning. En rutin för omvär/dsbevakning, rekvirering och hantering av bidragen är numera framtagen. EY har inte tagit del av rutinen. 9

14 E L,1!ifllf':q»zxjéf7itf war : :"! Q Milfld 3.6. Jämförandeiakttagelser I tabellen framgår en sammanställning över de iakttagelser som har framkommit i granskningen. För närmare beskrivning se respektive avsnitt. Arbets- Dokumenterad Åter-sökning Hantering Informell DokumenEerad sätt för rutin för ingår i intern- framgår gång för rutin för alter- Nämnd hanterin hantering av kontrollplan av åter- rapportermg 9 av riktade bidrag delegation rapporteri till nämnd riktade sordning ng till bidrag nämnd Barn- och ungdoms- Ja Nej Nej Nej Delvis Nej nämnden Socialnämnden Ja Nej Nej Nej Delvis Nej oms '95' Ja Ne" Delvis Nej Delvis Nej nämnden ] Kommun-.... styrelsen Ja Nej Nej Ja DeIVls Nej Kultur- och fritidsnämnden Ja Nej NG] N8] DelVIS Nej Servicenämnden Ja Nej Nej Nej Ja Nej 3.7. Granskning av utvalda bidrag I detta avsnitt redogör vi för den ingående granskning som har gjorts av ett antal utvalda bidrag. Urvalet är baserat på att dessa bidrag utgör en stor del av inkomsten från bidrag Barn- och ungdomsnämnden Lärar/öne/yftet Lärarlönelyftet är en statlig satsning för att skolhuvudmännen ska kunna ge en Iöneökning till särskilt kvalificerade lärare, förskollärare och fritidspedagoger. Syftet är att öka läraryrkets attraktionskraft och därigenom förbättra resultaten i skolan. Ansöknings- och redovisningsförfarandet sker terminsvis. Bidragsramen för perioden år 13,2 mnkr. Kommunen har haft bidraget sedan Vid faktagranskning av rapporten framkom f'o ljande: Kultur och fritidsförvaltningen hade vid undersökningsti/ifä/let ingen dokumenterad rutin för identifiering av bidrag eller ansvarsfördelning. En rutin för omvärldsbevakning, rekvirering och hantering av bidragen är numera framtagen. EY har inte tagit del av rutinen. 10

15 Buildinq a better working world För att en lärare ska kunna ta del av det statliga bidraget kråvs enligt Skolverkets kriterier att läraren ska ha visat intresse och god förmåga till att utveckla undervisningen på egen hand och tillsammans med kollegor föra att dårigenom förbättrat elevernas studieresultat eller måluppfyllelsen i skolan. Detta ska ha skett genom att läraren uppfyller minst ett av följande kriterier. Läraren har: tagit särskilt ansvar för att utveckla undervisningen genom kollegialt lärande i former som vilar på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet, > med stöd av formell utbildning på avancerad nivå utöver lärarexamen eller förskollärarexamen förbättrat undervisningens innehåll, metoder och arbetssatt, > tagit sårskilt ansvar för att stödja lärar- eller förskollärarstudenter och kollegor som är nya i yrket eller tagit särskilt ansvar för att utveckla ämnen eller ämnesövergripande områden, eller tagit ansvar för särskilt komplicerade undervisningssituationer. Bidraget fördelas efter storleken på skolorna. Det är upp till varje huvudman att avgöra om löneökningen gäller tillsvidare eller är tidsbegransad. l Kalmar kommun har l'a'rarlönelyftet permanentats och löneökningen ligger på kronor per lärare som tar del av bidraget. Nämnden har inte fattat beslut om att permanentera löneökningen. Vid bedömningen av vilka lärare som skulle få ta del av lärarlönelyftet medverkade fackliga representanter. Omkring 270 stycken lärare har fått ta del av lärarlönelyftet. Om lärare som beviljats lärarlönelyftet avbryter sin tjänst genom att de exempelvis byter kommun, blir föräldralediga eller tjänstlediga har kommunen inte rätt till bidraget. lstället för att behöva betala tillbaka medel till Skolverket har de valt att ge fler lärare Iårarlönelyftet än vad det ursprungliga bidraget finansiera, med anledning av att det alltid frigörs pengar. Projektet redovisas externt till Skolverket Karriérstjanster Kommunen mottar det riktade bidraget Utvecklingstjänster. Syf'tet med bidraget är att göra läraryrket mer attraktivt men även fråmja skolutveckling. Bidraget finansierar en löneökning för lärare som utses till förstelärare. l Kalmar kommun har karriärstjänster permanentats. Nämnden har inte fattat beslut om att permanenta karriärtjänsterna. Kommunen har valt att ha tre nivåer av förstelärare: Nivå 1 -Förstelärare som uppfyller de krav som skolverket ställer, exempelvis ett starkt intresse för att utveckla undervisningen. Nivå 2 -Förstelärarna har ett lokalt utvecklingsansvar som omfattar den egna skolan eller rektorsområdet. Det kan exempelvis handla om att utveckla intresset för ett särskilt ämne. Rektorn finansierar den tid som försteläraren lägger på projektet. Nivå 3 Förstel'a'rare med ett kommunalt utvecklingsansvar. Dessa jobbar på uppdrag av förvaltningen med projekt som omfattar samtliga skolor i kommunen. Uppdraget är tidsbegränsat till tre år, därefter annonseras tjänsten ut och en ny rekryteringsprocess inleds. Den tid som försteläraren lägger på projekten påverkar inte skolans ekonomi, då nämnden täcker den kostnaden. Löneökningen varierar mellan kronor extra i månaden, beroende på vilken nivå de tillhör. För att rekryteringen av förstelärare inte enbart ska ligga på rektorerna, närvarar en tjänsteperson från förvaltningen vid samtlige rekryteringar. Det anses leda till en ökad transparens samt mer objektive beslut. 11

16 BHH JWF; " :éii i"! d Projektet redovisas externt till Skolverket Läxhjä/p (fokustid) Bidraget läxhjålp finansierar kommunens projekt Fokustid. Projektets syfte är ge alla elever möjlighet att utveckias så långt som möjligt utifrån sina egna förutsåttningar. Under 2018 mottog kommunen drygt 5,5 miljoner kronor. Samtliga skolor i kommunen erbjuder läxhjäip två gånger i veckan till alla elever. Läxhjälpen riktar sig dels till elever som har svårt att uppnå målen men även de som uppnår målen men behöver extra utmaningar. Projektet beskrivs vara framgångsrikt och i en utvärdering från hösten 2017 framkom att majoriteten av Iärarna ansåg att fokustid bidrog till högre måluppfylieise. Enligt utvårderingen ville 89 procent av lärarna att skoloma borde fortsätta med projektet. Projektet delfinansieras av nåmnden. Av nämndens totala budget avsätts 1 % som nämnden kan fördela till valfria insatser. Bidragspengarna finansierar lärarnas löner. Kostnader i form av extra skolskjutsar samt mellanmål för elever som inte går på fritids har istäilet finansierats av barn- och ungdomsnåmnden. Projektet redovisas externt till Skolverket Socialnämnden Stärkt bemanning [ barn och ungdomsvården Syftet med bidraget är att stärka bemanningen i den sociala barn- och ungdomsvården under perioden Under 2018 mottog kommunen cirka 1,7 miljoner kronor i bidrag. Ansökan gjordes efter besiut från ledningsgruppen där förvaltningschef ingår. Bidraget har finansierat socialsekreterartjänster på de utredningsenhetema med störst behov. Fördelningen av bidraget har beslutats av ledningsgruppen. Verksamhetschefen, ekonom samt förvaltningschef gör löpande budgetuppföljningar. i dessa ingår att stämma av hur stor del av bidraget som ärförbrukat. Verksamhetschefen har även månadsvisa avståmningar med enhetschefer om hur bidraget används. Bidraget beskrivs ha haft lyckad effekt och det pågår diskussioner om hur verksamheten kan effektiviseras, för att klara sig nar bidraget uteblir. Projektet redovisas externt till Socialstyrelsen Stärka insatser för barn med psykisk ohälsa Bidraget utbetalas av Sociaistyreisen och har till syfte att stärka socialtjänstens insatser under för barn och unga med psykisk ohälsa. År 2018 mottog kommunen cirka i bidrag. Besiutet om att söka bidraget togs av ledningsgruppen samt enhetschef. Bidraget finansierar en kvalificerad kontaktperson på förvaitningens förebyggande team, som arbetar med förebyggande insatser hos barn, ungdomar och deras familjer. Kontaktpersonen gör regelbundna tråffar på skoior samt har kontinuerliga möten med ungdomar som har problem med psykisk ohälsa. Verksamhetschef, ekonom samt förvaltningschef gör löpande budgetuppföljningar. l dessa ingår att stämma av hur stor del av bidraget som är förbrukat. Verksamhetschefen gör månadsvisa avståmningar med enhetschefer om hur bidraget används. 12

17 Bl.z=ldtnq a be'tf F-f working world Bidraget uppges fylla en stor funktion och det är osäkert hur verksamheten ska kunna fortsätta när bidraget Iöper ut. Projektet redovisas externt till Socialstyrelsen Eco-udden Eco-udden är ett projekt som finansieras med pengar från Europeiska socialfonden. Under perioden har kommunen mottagit cirka 8,8 miljoner kronor. Projektets syfte är att fler nyanlända kvinnor ska hamna i sysselsättning, genom satsningar på socialt företagande. Eco-Uddens verksamhet inriktas främst mot hushållsnära tjänster, catering och kafé och konferensverksamhet. Beslutet om att söka bidraget togs efter diskussioner inom såväl socialnämnden, förvaltningen och hos kommundirektören. Förvaltningen genomför månadsvisa uppföljningar till Europeiska socialfonden. Fördelning av bidraget görs efter den budget som skickades in i samband med bidragsansökan. Projektet beskrivs vara ckat och förhoppningsvis kommer projektet kunna övergå i ett socialt företag, så att verksamheten kan fortsätta när bidraget uteblir Omsorgsnämnden Okad bemanning inom äldrevården Bidragets syfie är att öka bemanningen inom hemvården, för att förbättra tryggheten och kvaliteten hos de enskilda vårdtagarna. Satsningen pågår under perioden Beslut om att söka bidraget togs av förvaltningschef. Socialstyrelsen fördelar bidraget efter antal kommuninvånare. Omsorgsförvaltningen mottog i februari 2018, cirka 135 mnkr. Av dessa har 10 % fördelats till Södermöre kommundelsnämnd och 10 % till de tre privata äldreboendena Liljan, Varsallparken och Ståthållaren. Fördelningen mellan de tre privata äldreboendena görs utifrån hur många platser boendena erbjuder. Fördelningen beslutades av omsorgsnämnden och handlades av förvaltningens ekonomichef samt utvecklingsstrateg. Boende Antal platser Belopp Cosmo/ Liljan Cosmo/Vasallen God Omsorg/Ståthållaren Bidraget har använts till insatser där det har funnits ett tillfälligt behov av extra hjälp. Det kan exempelvis handla om en omsorgstagare med allvarlig demens som kräver extra resurser. Utbetalningar görs genom att äldreboenden ansöker om extra resurser hos en grupp bestående av teamchef och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Gruppen gör sedan en 13

18 Euflflifiq j håner wcmkmq #0: c bedömning tillsammans med enhetschefen om behov föreligger och i så fall hur stort det år. En ansökan görs därefter till förvaltningschefen som i sin tur beslutar om de ska få extra resurser. De privata boendena samt Södermöre kommundelsnämnd får hele sitt stimulansmedel utbetalt direkt och behöver därmed inte ansöka via teamchefen och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Det uppges pågå en utredning om hur verksamheten ska kunna anpassas till att fortsätta efter att bidragspengarna försvinner. De privata boendena och Södermöre har informerat om hur många sjuksköterskor respektive vårdbiträden som har finansierats genom stimulansmedlet. Projektet redovisas externt till Sociaistyrelsen. 14

19 Burldinq a better w-af'hinq world 4. Bedömningar och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att det finns en fungerande hantering och redovisning av riktade bidrag på tjänstemannanivå inom de granskade nämnderna. Vi ser dock en risk i att arbetet blir personbundet, till följd av att det saknas dokumenterade rutiner. Återsökning av bidrag samt extern redovisning till exempelvis Skolverket är moment som kan medföra konsekvenser om de inte genomförs. Riktade bidrag kan tillföra extra resurser till kommunens verksamheter. Det krävs dock såväl resurser som kompetens för att genomföra ansökningar och redovisning av bidragen. Om kommunen vill att nämnderna ska använda sig av riktade bidrag är det viktigt att det samtidigt säkerställs att det finns tillräckliga resurser på förvaltningarna. Nämnder som i dagsläget inte har många riktade bidrag kan därför ha svårt att bygga upp kompetens inom förvaitningen. Det är därför viktigt att dessa nämnder får tiliräckligt stöd i arbetet med att ansöka och redovisa bidragen. Oförutsägbarheten som präglar bidragsvillkoren medför avsevärda ekonomiska och verksamhetsmässiga risker, vilket skapar behov av tydlighet i kommunens förhållningssätt till bidragen. Det gäller särskiit inom skolområdet, där omfattningen av riktade statsbidrag är stor och bidragen numera står för en inte obetydlig del av de totala resurserna. Att nämnderna får återrapportering av vilka bidrag som söks samt hur dessa används har därför stor betydeise. Bidrag kan finansiera verksamheter som fortsätter att generera kostnader även efter bidragen har upphört, vilket kan få konsekvenser för kommunens ekonomi. Det är därför av vikt att projektens utformning förankras hos nämnden. Vi bedömer att den politiske styrningen hos nämnderna är otillräcklig når det gäller att tydliggöra en övergripande strategi, viljeriktning och hantering av riktade bidrag. Att de granskade nämndernas delegationsordningar inte innehåller delegation avseende riktade bidrag, trots att dessa besiut tas inom forvaltningen ser vi som en brist. Vi bedömer därför att rutinerna kring nämndens styrning i förhållande till bidragen kan förtydligas. Särskilt vad gäller delegationsbeslut samt hur återrapportering av bidrag ska genomföras Svar och bedömningar på revisionsfrågor Har nämnderna tillräckliga rutiner för identifiering av vilka bidrag som finns att söka inom respektive område? Vi bedömer att det inom barn- och ungdomsnämnden finns en systematisk bevakning av relevanta statsbidrag, då det utsetts samordnare med ansvar för detta. De övriga nämnderna har fungerande arbetsrutiner för vem som har ansvar för identifiering av bidrag. Vi bedömer dock att avsaknaden av dokumenterade rutiner medför risk för att arbetet blir personbundet. Mot bakgrund av att de riktade bidragen i flera fall finansierar verksamheter som har stor betydelse för den ordinarie verksamheteten, är det av vikt att bidragen återsöks Har nämnderna en ändamålsenlig ansvarsfördelning i arbetet med bidrag? Hantering och kommunikation kring riktade bidrag år i huvudsak samiat till samma personer inom respektive forvaltning. Vi bedömer därför att det finns en informell ansvarsfördelning på tjänstemannanivå. Vi ser dock oklarheter i nämndernas ansvar, också i förhållande till ekonomiska konsekvenser om bidragen avvecklas eller permanentas (och därmed inte per automatik fördelas till respektive nämnd). Vi bedömer därtill att det är en brist att de undersökta nämndernas 15

20 delegationsordning, med undantag för kommunstyrelsen, inte innehåller delegation avseende riktade bidrag, trots att dessa beslut tas inom forvaltningen. Vad gäller kommunstyrelsens delegationsordning bedömer vi att denna behöver förtydligas då det i nuläget inte är tydligt vilka bidrag som avses Har nämnderna ändamålsenliga rutiner för att återrapportera utförda prestationer? Samtliga undersökta nämnder saknar dokumenterade rutiner för hur återrapportering ska ske till respektive nåmnd. Enligt uppgift får nämnderna information om riktade bidragen via verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och budget. Servicenämnden får löpande information om riktade bidrag från förvaltningsohef och projektledare. Vad gäller externa återrapporteringartill exempeivis Skolverket och Socialstyrelsen genomförs dessa av utsedda personer på forvaltningen. Vi bedömer att det finns ett ändamålseniigt arbetssätt vad gäller externa återrapporteringar. Däremot ser vi det som en brist att det saknas tydliga rutiner för hur återrapportering till nämnden ska ske Sker redovisningen av intäkter och kostnader på ett tillfredställande sätt? Kommunen har inga kommungemensamma riktlinjer eller rutinbeskrivningar för bokföring av projektrelaterade kostnader. Samtliga kostnader allokeras inte till projekt, med undantag för servicenämnden. Barn och ungdomsnamnden projektbokför kostnader når Skolverket kräver redovisning av hur bidraget har använts. Socialnåmnden bokför kostnader på projektkoder vid stora projekt där samtliga medei måste användas inom en viss tid. Dette för att kunna föija hur stor del av bidraget som är förbrukat. Omsorgsnämnden konterar intäkten till den enhet som ska ha bidraget. Kostnadema tilihörande projektet kompenseres budgetmässigt. Dessa kostnader konteras inte på projekt i redovisningen Ingår återsökning av bidrag i nämndens interna kontroll? De granskade nämndernas interna kontrollplaner innehåller inte återsökning av bidrag som ett kontrollområde Säkerställer nämnderna att de riktade bidragen används på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen av utvalda bidrag visar att bidragen har använts ändamålsenligt. lnom samtliga undersökta nämnder saknas dock riktlinjer eller motsvarande för att beskriva vilken strategi och vilket förhållningssätt som ska råda når det gäller ambitioner och inriktning i frågan om riktade bidrag. Vi bedömer att det år av stor vikt att nämnderna får ta del av återrapportering av bidragen, för på så sätt att kunna hålla sig uppdaterade och bedöma om de används ändamålsenligt. 16

21 Building a bana? working worid Har nämnderna i sin planering av verksamheten tagit hänsyn till tidsbegränsningen i de riktade bidragen? Finns en handlingsplan för när bidragen upphör? Utformningen av projekten som finansieras med riktade bidrag varierar. Vissa projekt år helt fristående från den ordinarie verksamheten och kan därmed avslutas utan att det får konsekvenser för den ordinarie verksamheten. l de fall som bidragen finansierar projekt som har stor betydelse för den ordinarie verksamheten uppges det pågå arbete med hur verksamheterna ska kunna anpassas för att kunna fortgå alternativt avvecklas när bidragen upphör. Det finns inga formella handlingsplaner för när bidragen upphör. Vi bedömer därför att det finns utvecklingsmöjligheter, vad gäller handlingsplaner som styr hur verksamheterna ska hanteras när bidragen uteblir Rekommendationer Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi barn- och ungdomsnämnden, socialnämnden, omsorgsnämnden samt kultur och fritidsnämnden att: '» Säkerställa att det finns tydliga rutiner för hur utförda prestationer ska återrapporteras till nämnd. Utveckla riktlinjer för förhållningssätt och strategi vad gäller riktade bidrag, med syfte att ge tydlig vägiedning för förvaltning och enheter. Säkerstäiia att nämndens deiegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag om dessa beslut ska tas av tjänsteperson. Vi rekommenderar servicenämnden att: Utveckla riktiinjer för förhållningssätt och strategi vad gäller riktade bidrag, med syfte att ge tydlig vägledning för förvaltning och enheter. Säkerstäila att nämndens delegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag om dessa beslut ska tas av tjänsteperson. Slutligen rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Upprätta kommungemensamma riktlinjer för projektredovisning, i syfte att säkerställa en enhetlig och korrekt redovisning av projekt. En ändamålsenlig styrning och uppföljning av kommunens ekonomiska utfall kräver en stringent redovisning av kommunens intäkter och kostnader. Det år av stor vikt att kunna särskilja kostnader som är projektrelaterade från kostnader i den ordinarie driften. Kommunen bör eftersträva att samtlige kostnader tillhörande projekt knyts till respektive projekt i redovisningen. Säkerställa att nämnder erbjuds tillräckligt stöd i arbete med ansökning och redovisning av riktade bidrag. Kalmar den 18 oktober 2018 Kristina Lindstedt Sara Shamekhi Anna Färdig EY EY EY 17

22 Eimlq working a better world Källförteckning Intervjuade funktioner: Socialförvaltningen: förvaltningschef, två verksamhetschefer samt administrativ chef Omsorgsförvaltningen: ekonomichef, två ekonomer samt verksamhetschef Barn och utbildningsförvaltningen: förvaltningschef, administrativ chef, planeringssekreterare samt ekonom Kultur- och utbildningsförvaltningen: förvaltningschef samt ekonom Kommunledningskontoret: förvaltningschef samt kommundirektör Dokument: Delegationsordning och internkontrollplaner för samtliga granskade nämnder 3. %> Verksamhetsplan med internbudget 2018, Barn- och ungdomsnämnden Information om Fokustid, Barn- och amsnämnden Kommungemensam verksamhetshandbok dokumenthantering i EU-projekt Verksamhetshandbok socialnämnden Rätt att underteckna vissa handlingar firmatecknare Kommunstyrelsens internbudget och verksamhetsplan för 2018, Barn- och ungdomsnämndens internbudget och verksamhetsplan 2018 Omsorgsnämndens internbudget och verksamhetsplan 2018 Servicenämndens internbudget och verksamhetsplan 2018 Socialnämndens internbudget och verksamhetsplan