Gröna Korset. En metod för att uppmärksamma och visualisera risker och vårdskador samt genomföra förbättringsåtgärder. Södra Älvsborgs Sjukhus

Transkript

1 Gröna Korset En metod för att uppmärksamma och visualisera risker och vårdskador samt genomföra förbättringsåtgärder. Södra Älvsborgs Sjukhus Tillsammans för en hög patientsäkerhet. 1

2 INNEHÅLL SIDA Bakgrund 3 Inledning 3 Syfte och mål 3 Utveckling och införande 4 Metodbeskrivning 5 Grundmall 5 Arbetssätt 6 Koppling till övrigt patientsäkerhetsarbete 8 Resultat och reflektion 9 Avvikelserapportering 9 Upplevda mindre allvarliga händelser 9 Patientsäkerhetskultur 10 Patientperspektiv 12 Medarbetarperspektiv 12 Organisationsperspektiv 13 Slutsatser 14 Fortsatt utveckling 14 Kontakt 14 2

3 Bakgrund Inledning Inom Västra Götalandsregionen (VGR) registreras idag avvikelser och vårdskador i avvikelsesystemet MedControl Pro. Det är ett system som inte ger någon visuell daglig återkoppling av rapporterade risker och vårdskador. Vid ett studiebesök i tillverkningsindustrin som använder en visuell återkoppling rörande arbetsplatsolyckor kallat Safety cross så uppkom tanken hos Lars Rex, dåvarande verksamhetschef på kirurgkliniken vid Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS), att använda en egen variant av modellen inom sjukvården. En anledning var ett antal allvarliga händelser vid kirurgkliniken som inte hade uppmärksammats tillräckligt av medarbetarna. Denna enkla visuella metod skulle kunna stödja en daglig medarbetardialog och ett förbättringsarbete kopplat till patientsäkerhetsrisker och uppkomna vårdskador. Katherina Hansson, vid den tiden utvecklingscontroller vid kirurgkliniken, skapade en första modell anpassad till vårdmiljö. Modell startades som en pilot september 2011 inom läkargruppen på kirurgiska kliniken. Efter ett positivt utfall så startades modellen på Kirurgiska akutvårdsavdelningen. Inom kort uppfattades metoden som ett enkelt och bra stöd för medarbetarna att förbättra patientsäkerheten och klinikens övriga tre avdelningar tog upp metoden. Utifrån de goda erfarenheterna från kirurgkliniken tog chefläkare Jerker Isacson samt Katherina Hansson, nu vårdutvecklare i patientsäkerhet, initiativet till att vidareutveckla och breddinföra metoden på hela SÄS. Den sågs inte minst som ett bra verktyg för att också påverka patientsäkerhetskulturen på sjukhuset. Från 2013 togs metoden med som en del av sjukhusets verksamhetsplan och den utgör nu en del av ledningssystemet. Syfte och mål Göra vården säkrare för våra patienter. Skapa en förbättrad patientsäkerhetskultur. Bedriva ett dagligt systematiskt patientsäkerhetsarbete. Utföra ett dagligt systematiskt förbättringsarbete. Göra patient och närstående delaktiga i patientsäkerhetsarbetet (under 2015) 3

4 Gröna Korset Utveckling och införande på Södra Älvsborgs Sjukhus Från klinikpilot till breddinförande 2015 Jerker Isacson & Katherina Hansson Lars Rex & Katherina Hansson Lean Healthcare introduceras på SÄS Lean-utbildning på Kirurgkliniken Verktyg och metoder börjar användas Visualisering på förbättringstavlor Studiebesök i industrin Gröna Korset utvecklas och första piloten startar Gröna Korset införs klinikövergripande Arbetssättet utvärderas Sjukhusledningen beslutar om sjukhusövergripande införande Metoden en del i SÄS verksamhetsplan och förbättringsprogram En pilotenhet per klinik startar Gröna Korset Breddinförande av Gröna Korset på hela sjukhuset Metoden introduceras för övriga VGR och Sverige Fortsatt införande samt extern utbildning Gröna Korset 2.0 patientens delaktighet i kvalitetsarbetet samt mätning av resultat 4

5 Metodbeskrivning Grundmall 1. A3-papper, utformat som ett kors med numrering mellan 1-31 vilket symboliserar månadens alla dagar. 2. A3-papperet/Gröna Korset görs synligt för alla medarbetare på enhetens förbättringstavla. 3. Överst till höger på grundmallen återfinns ett stöd vid allvarlighetsbedömning av risk eller vårdskada. 4. Nederst till höger på grundmallen återfinns stöd och checklista för medarbetarna när en vårdskada inträffat. Denna del knyter samman patientsäkerhetslagens krav gällande avvikelsehantering samt författningskrav SOSFS 2011:9 gällande egenkontroll och systematiskt kvalitetsarbete samt patientlagens krav att göra patienten aktiv och medskapande i sin vård 5. Med sjukhusets nollvision för vårdskador eftersträvas på sikt så gröna kors som möjligt och därför namnet Gröna Korset 5

6 Arbetssätt för Gröna Korset Metoden införs på hela SÄS inom både somatisk- och psykiatrisk vård samt i slutenvård, med inneliggande patienter, och i öppenvård på mottagningar. Arbetet utförs på likartat sätt oberoende av enhet. Bilden illustrerar arbetssättet. Varje delmoment från 1 till 6 beskrivs i efterföljande text. Har vi haft risk eller inträffad vårdskada? 1. Identifiera En gång per dygn träffas medarbetare inom ett tvärprofessionellt team på enheten för att ställa frågan; Har vi haft risker eller inträffade vårdskador? I teamet kan sjuksköterskor, läkare, undersköterskor, sekreterare, sjukgymnast med flera yrkeskategorier ingå. o Bedömningen utförs med hjälp av patientsäkerhetslagens definition av vårdskada. o Frågan ställs för dygnets alla timmar. Identifierade risker eller vårdskador vidarebefordras muntligt mellan arbetspass eller nedtecknas direkt. o I slutenvården ställs frågan oftast på morgonen (retroaktivt för föregående dygn) medan man i öppenvården oftast ställer frågan i slutet på arbetsdagen. Initialt vid införandet av metoden leds mötet av linjechefen för att understryka att denna äger förändringsledarskapet och driver patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet på enheten. Därefter bör samtliga medarbetare uppmuntras till 6

7 att kunna leda mötet, då vården bedrivs 24 timmar per dygn och årets alla dagar, även när linjechefer inte är på plats. 2. Allvarlighetsbedömning Hur allvarlig risken eller vårdskadan är bedöms av det tvärprofessionella teamet. o Allvarlighetsgraden markeras med färgkodning på det aktuella datumet i grundmallen för Gröna Korset. Allvarligaste händelse avgör markeringen. o Markeringen görs manuellt med tuschpennor RÖD: Allvarlig vårdskada har inträffat (till Lex Maria-bedömning). ORANGE: Vårdskada har inträffat. GUL: Risk för att vårdskada kunnat inträffa. GRÖN: Ingen vårdskada eller risk för vårdskada. 3. Samla in data och sätt in åtgärder Under pågående möte dokumenteras eventuella risker och vårdskador i för metoden framtagen detaljlistmall. o Här framgår; datum, färgkod, typ av risk eller vårdskada, en kortfattad beskrivning av händelsen, vem som inhämtar patientens eller närståendes förbättringsförslag samt vem som ska registrera avvikelsen i MedControl Pro. o Detaljlistmallen är underlag för sammanställning och uppföljning varje månad (se punkt 6). 4. Avvikelseregistrering Skrivs av utsedd medarbetare samma dag innan arbetsdagens slut i regionens avvikelsehanteringssystem, MedControl Pro. Alla vårdskador och allvarligare risker ska registreras även där. Övriga avvikelser enligt individuell bedömning. 5. Dagligt förbättringsarbete (två arbetssätt) Omedelbara åtgärder som slutförs under dagen eller under de närmast dagarna för att minska risken för att liknande händelse sker igen. Enligt traditionellt PDSA-arbete (Plan/planera, Do/utföra, Study/studera, Act/agera) med förbättringstavlor där medarbetare tillsammans genomför ett förbättringsarbete med syfte att öka patientsäkerheten. 6. Uppföljning och lärande Detaljlistmallen är underlag för sammanställning och uppföljning varje månad. Långsiktig planering gällande patientsäkerhets-, förbättrings- och kvalitetsarbete där månadssammanställningarna utgör underlaget för fortsatta åtgärder. Återkoppling sker vid arbetsplatsträffar och klinikledningsmöten. 7

8 Koppling till övrigt patientsäkerhetsarbete Patientsäkerhetsarbetet på sjukhuset drivs även detta enligt PDSA-modell. 1. Planeringen styrs av en nollvision för vårdskador där lagstiftning och förordningar utgör grunden för patientsäkerhetsarbetet. SKL s rekommendationer och satsningar för en bättre vård är också vägledande. Nationella, regionala och lokala mål och mätetal utgör en mer detaljerad styrning av inriktningen. 2. Vården för patienten planeras och genomförs i sina olika delar; omsorg, omvårdnad och medicinskt, med intentionen att minimera vårdskador. 3. Vårdkvalitet följs upp med olika mätningar och metoder där Gröna korset utgör en viktig del. Resultat redovisas sjukhusövergripande på resultattavlor i ett publikt utrymme på sjukhuset dit alla, medarbetare och besökare, har tillträde. Respektive enhet och klinik har sina motsvarande resultattavlor. 4. Dagligt förbättringsarbete utgör grunden för åtgärder på kort och lång sikt vid avvikelser, risker och inträffade vårdskador, men också för övrigt förbättringsarbete som utgår från förbättringsförslag från medarbetarna själva. Gröna Korset Förklaringar: VRI vårdrelaterade infektioner IV infektionsverktyget, registrering och statistik över antibiotikabehandlade infektioner SBAR strukturerad metod för muntlig rapport av patienter FAR fysisk aktivitet på recept Audit frågeformulär om alkoholvanor 8

9 Resultat och reflektion Avvikelserapportering Att bli medveten om risker och vårdskador är första steget i en utvecklingsprocess mot en god patientsäkerhetskultur. En ökning av antalet rapporterade avvikelser ses därför initialt som ett tecken på en ökad medvetenhet om patientsäkerhetsbrister, och inte på ett ökat antal faktiska händelser. En jämförelse mellan de tre kliniker som infört Gröna Korset på hela kliniken och övriga visar att kliniker som fullt ut implementerat metoden påtagligt ökat sin rapportering därefter, medan övriga kliniker, trots andra insatser, har en faktisk minskning av antalet avvikelser åren För hela sjukhuset minskade antalet från 5234 till 4771 avvikelser. (Inklusive ökningen på nedanstående kliniker, varför den reella skillnaden mellan dessa och övriga kliniker är ännu större.) Upplevda mindre allvarliga händelser SÄS riktlinje för avvikelsehantering och metodbeskrivningen för Gröna Korset anger att vårdskador ska rapporteras i det regionala avvikelsesystemet MedControl Pro. Det samma gäller allvarliga risker. Mindre risker och händelser som kan betecknas som strul rapporteras mer sällan. Nu omhändertas de via Gröna Korset och arbetsmetoden Dagligt förbättringsarbete. Dessa händelser skulle till största delen inte ha omhändertagits eller uppmärksammats utan Gröna Korset. Patientsäkerhetsforskning visar att vården är mycket komplex. Professor Erik Hollnagel beskriver bland annat genom sin metod Functional Resonance Analysis Method (FRAM) hur olika negativa förhållanden som i sig inte orsakar en skada kan samverka och leda fram till en negativ händelse. Att upptäcka och åtgärda även mindre brister är därför viktigt för att öka patientsäkerheten. En jämförelse mellan i avvikelsesystemet MCP rapporterade händelser och det antal händelser som identifieras via Gröna Korset visar att drygt fem gånger fler händelser uppmärksammats genom Gröna Korset. 9

10 Identifierade händelser i MCP och i Gröna Korset Kirurgklinik MCP 2013 GK 2013 MCP 2014 GK 2014 Patientsäkerhetskultur Metoder att förbättra patientsäkerheten genom identifiering och analys av vårdskador samt att vidta förbättringsåtgärder baserat på resultaten av händelse- och riskanalyser är del i en struktur som brukar kallas Safety 1 inom patientsäkerhetsforskning. Arbetssättet har rönt viss framgång men inte inneburit de stora förbättringar i patientsäkerhet som man hoppats på. Inom Safety 2 talar företrädare som professorerna Richard Cook och Erik Hollnagel bland annat om vikten av en god patientsäkerhetskultur. Det inbegriper en beredskap och lyhördhet hos medarbetarna att agera klokt och säkert under varierande förhållanden, med olika förutsättningar och inom ofta svåröverskådliga patientprocesser. En viktig effekt av det dagliga, tvärprofessionella arbetet med Gröna Korset är att det kan förbättra patientsäkerhetskulturen. SÄS deltog första gången i en patientsäkerhetskulturmätning 2011 som del i ett forskningsprojekt vid Göteborgs universitet. Gröna Korset hade då inte introducerats som metod. Mätningen upprepades 2013 då kirurgkliniken som första klinik infört metoden på de flesta enheter. Metoden mäter ett antal så kallade dimensioner varav de flesta kan påverkas av arbetet med Gröna Korset enligt nedanstående bild. 10

11 Följande bild visar medelvärdet för de olika dimensionerna för kirurgklinikens enheter, jämfört med resultatet för hela sjukhuset, vid mätningen Eftersom kirurgklinikens resultat ingår i sjukhusmedelvärdena är den verkliga skillnaden ännu större än vad som framgår av bilden. Nästa bild visar en enskild enhet på kirurgkliniken som använt Gröna Korset under större delen av Graferna visar resultatet innan och efter införandet av metoden. De två dimensioner som saknar resultatvärden för 2010 ingick inte i den första mätningen. 11

12 Sammanfattningsvis ser vi en i sammanhanget påtaglig förbättring av resultaten i de flesta dimensioner som Gröna Korset kan förväntas påverka. Att påverka kulturen i en organisation tar ofta betydligt längre tid än ett år varför förbättringar redan efter så kort tid är mycket glädjande. En ny mätning kommer att genomföras under hösten 2015 då fler kliniker som infört metoden under 2014 också kommer att kunna utvärderas. Patientperspektiv Patienter har gjorts delaktiga i patientsäkerhetsarbetet kopplat till Gröna Korset. Ovanstående illustration ger några exempel på förbättringar som utgår från patientupplevda brister som identifierats genom Gröna Korset och där förbättringsåtgärder genomförts. (Tromboflebit = blodkärlsinflammation efter en venös infart.) Medarbetarperspektiv VGR gav Nordic School of Public Health, NHV i uppdrag att analysera och primärkoda öppna svar från medarbetare vid Södra Älvsborgs Sjukhus efter genomförd patientsäkerhetskulturmätning Resultaten har återkopplats till verksamheterna och till sjukhusledningen. Nedan ges några autentiska citat ur de öppna svaren. 12

13 Ledning, chefer och medarbetare har nytta av samma verktyg Öppen samtalskultur Öppet klimat kring patientsäkerhetsrisker Det bästa vi har börjat med! Mindre syndabockstänkande Tips och råd mellan kollegor och samverkande enheter Säkrare arbetssätt Daglig patientsäkerhetsdialog Utökad kompetens i patientsäkerhet Ökad innovationslust Organisationsperspektiv Sjukvården har ett krav genom Hälso- och sjukvårdslagen att ge en god vård. Vården ska ha en hög patientsäkerhet och avvikelser ska uppmärksammas och utredas enligt Patientsäkerhetslagen. I det arbetet är medarbetarnas delaktighet särskilt påtalad liksom patientens delaktighet, vilket ytterligare understryks i den nya Patientlagen. Patientsäkerhetsarbetet ska ske systematiskt och vårdgivaren har en skyldighet att verka förebyggande och att bedriva egenkontroll, så som framhålls i förordningen om ledningssystem för ett systematiskt kvalitetsarbete. Genom Gröna Korset har sjukhuset en metod som uppfyller alla dessa viktiga delar i centrala författningar. Vårdskador (typer och antal) visualiseras i realtid Ökad benägenhet att rapportera avvikelser Förbättrad patientsäkerhetskultur Ökad patientsäkerhetskompetens Systematiskt stöd i patientsäkerhetsarbetet Underlag för planering inför kommande verksamhetsplan På sikt minskad andel vårdskador 13

14 Slutsatser Gröna korset är en enkel, manuell, visuell metod för att identifiera risker och vårdskador, som varje medarbetare i ett tvärprofessionellt arbetsteam ska delta i och vid behov kan leda. Den är kopplad till ett dagligt förbättringsarbete enligt PDSA modell. Resultaten återkopplas på teamets förbättringstavla med en daglig övergripande färgmarkering och med en separat lista för detaljer angående avvikelserna, samt genom månadsvisa sammanställningar på enhets- och kliniknivå. Våra initiala resultat visar att vi har en positiv påverkan på identifiering och rapportering av avvikelser och att dessa, genom kopplingen till Dagligt förbättringsarbete, leder till verkliga förbättringar för patienterna. Ett stort antal mindre allvarliga händelser och risker uppmärksammas vilka annars inte hade lett till förbättringsåtgärder. Den dagliga, tvärprofessionella dialogen kring patientsäkerhet ger en upplevelse av meningsfullhet och förbättrad patientsäkerhet hos medarbetarna, viket muntligt förmedlas vid uppföljningssamtal, i förbättrade resultat vid patientsäkerhetskulturmätningar, samt i skriftliga, anonyma kommentarer från medarbetarna. Det systematiska kvalitetsarbetet enligt PDSA-modell säkerställer uppföljning och egenkontroll av vidtagna åtgärder. Fortsatt utveckling Samtliga enheter på Södra Älvsborgs sjukhus ska införa Gröna Korset under En mindre andel återstår. Utveckling av metoden fortgår samtidigt, där patientens systematiska delaktighet i sin vård och i kvalitetsarbetet testas på ett flertal kliniker under året. Det faktiska utfallet i antal vårdskador av olika typ är svårt att följa inom vården då valida bakgrundsdata och mätmetoder till stor del saknas. För att kunna mäta effekter och kvalitetssäkra patienternas vård håller Smarta mål och mätetal på att identifieras för områden där förbättringsåtgärder genomförs eller behöver genomföras. Kontakt Katherina Hansson, vårdutvecklare patientsäkerhet Tfn E-post: katherina.hansson@vgregion.se Jerker Isacson, chefläkare Tfn E-post: jerker.isacson@vgregion.se Lars Rex, chefläkare Tfn E-post: lars.rex@vgregion.se 14